Bài giảng Hành vi tổ chức - Thông tin liên lạc

THÔNG TIN LIÊN LẠC PHAÀN BA CAÁP ÑOÄ NHOÙM HÀNH VI TỔ CHỨC HỒ THIỆN THÔNG MINH 10 C h ư ơ n g 2SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY : 1. Trìng bày quá trình thông tin. 2. Nêu bật thuận lợi và khó khăn giữa thông tin bằng văn nói và văn viết. 3. So sánh hiệu quả của thông tin theo kiểu mạng dây chuyền, mạng vòng và mạng đa kênh. 4. Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến việc sử dụng tin đồn. 5. Hiểu rõ kỹ thuật hỗ trợ bằng vi tính đang thay đổi quá trình thông tin trong tổ chức. C Á C M Ụ C T IÊ U C H ÍN H C Ầ N T ÌM H IỂ U 3SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY : 6. Giải thích tầm quan trọng của việc hoàn thiện các kênh thông tin để nâng cao hiệu quả chất lượng. 7. Xác định các rào cản chung ảnh hưởng đến hiệu quả thông tin. 8. Liệt kê các hành vi liên quan đến việc lắng nghe chủ động có hiệu quả. 9. So sánh ý nghĩa nói giữa đàn ông với đàn bà. 10. Nêu rõ các vấn đề đang tranh cãi trong việc thông tin giữa các nền văn hóa. C Á C M Ụ C T IÊ U C H Í N H C Ầ N T ÌM H IỂ U ( tt ) 4Chức năng của thông tin Các chức năng của thông tin : 1. Kiểm soát hành vi thành viên 2. Động viên những việc đã được thực hiện. 3. Thể hiện những biểu hiện cảm xúc. 4. Cung cấp thông tin đang cần để ra quyết định. Thông tin Quá trình truyền đạt và hiểu biết các ý nghĩa 5Mô hình quá trình thông tin Quá trình thông tin Quá trình truyền đạt và hiểu được các ý nghĩa bao gồm các bước nằm giữa thông điệp dự định và thông điệp nhận được 6Hướng đi của thông tin Upward Downward Lateral 7Thông tin giao tiếp  Thông tin bằng văn nói  Thuận lợi: Tốc độ và sự phản hồi.  Khó khăn: bóp méo thông điệp.  Thông tin bằng văn viết  Thuận lợi : xác thực và hữu hình.  Khó khăn: tốn nhiều thời gian và thiếu phản hồi.  Thông tin bằng ngôn ngữ không lời  Thuận lợi : hỗ trợ cho các kênh thông tin khác và đưa ra những biểu hiện cảm xúc và cảm nghĩ có thể quan sát.  Khó khăn: Thiếu sự nhận thức của ngôn ngữ không lời hoặc điệu bộ có thể ảnh hưởng đến quá trình giài thích tông điệp của người nhận. 8Ngữ điệu : hiểu theo cách bạn nói ! 9Ba dạng kênh thông tin của nhóm nhỏ thông dụng chính thức 10 Các kênh và tiêu chí đo lường hiệu quả Kênh Tiêu chí Dây chuyền Bánh xe Đa kênh Tốc độ Trung bình Nhanh Nhanh Chính xác Cao Cao Trung bình Vai trò dẫn dắt Trung bình Cao Không Thỏa mãn của thành viên Trung bình Thấp Cao 11 Tin đồn  Đặc điểm tin đồn  Nhà quản trị không kiểm soát những thông tin loại này.  Nhân viên khi nhận thức sẽ tin tưởng hơn các kên thông tin khác.  Phần lớn được dùng để phục vụ cho lợi ích bản thân của những người điều khiển nó.  Kết quả :  Sự mong đợi về thông tin cho tình hình mang tầm quan trọng  Điều kiện mô hồ, không rõ ràng  Điều kiện gây nên sự lo lắng 12 Biện pháp làm giảm kết quả bất lợi của tin đồn 1. Tuyên bố rõ thời gian biểu khi ra quyết định quan trọng 2. Giải thích quyết định và các hành vi có thể có động thái thay đổi hoặc giấu giếm 3. Truyền đạt xuống, cũng như lên trên của những quyết định hiện hành và các kế hoạch tương lai 4. Bàn luận mở rộng cho các khả năng tồi tệ nhất – Nó không để sự lo lắng khiêu khích từ những tưởng tượng không nói ra được 13 Thông tin có sự hỗ trợ của máy tính  E-mail  Thuận lợi : viết, gửi và lưu trữ nhanh; chi phí giao nhận thấp.  Bất lợi : quá tải thông tin, thiếu nội dung biểu hiện, nhận sự vo cảm và thiếu giao tiếp trực tiếp.  Mạng nội bộ  Mạng thông tin phủ rộng khắp trong tổ chức riêng biệt.  Mạng mở rộng  Mạng thông tin nối kết giữa nhân viên với bên cung cấp, khách hàng và đối tác chiến lược của họ.  Hội nghị ghi hình ảnh  Sự mở rộng của mạng nội bộ và mạng mở rộng cho phép tổ chức cuộc họp giáp mặt với nahu thông qua việc liên lạc bằng hình ảnh. 14 Biểu hiện : thể hiện cảm xúc trong E-Mail E-mail không cần thể hiện những cảm xúc mang cá tính. Trong vài năm, bộ biểu tượng (cảm xúc) được phát triển trong các e-mail muốn thể hiện cảm xúc. Ví dụ, với việc sử dụng các ký tự chữ (ví dụ : dự án này cần bạn chú ý ngay lập tức !) là thông điệp bằng e-mail của việc hô hào bạn chú ý. Dưới đây là 1 số biểu tượng tiêu biểu : 15 Chọn lựa các kênh thông Đặc điểm của việc tăng cường các kênh 1. Cùng lúc xử lý nhiều tín hiệu. 2. Tạo sự phản hồi ngay lập tức. 3. Mang tính riêng tư của tình huống. Tăng cường các kênh thông tin Số lượng thông tin có thể truyền đạt trong suốt giai đoạn thông tin 16 Tăng cường thông tin của các kênh thông tin Low channel richness High channel richness Thường xuyên Không thường xuyên 17 Rào cản đến hiệu quả thông tin Chọn lọc Sự khéo léo của người gửi thông tin để thông tin đó có thể đi đến người nhận theo mong muốn của họ. Sự quá tải thông tin Khi người nhận được gửi quá nhiều thông in vượt quá khả năng kiểm soát của họ cảm thấy quá tải thông tin Nhận thức có chọn lựa Người ta sẽ lựa chọn cách giải thích những cái họ thấy torng cơ sở lợi ích, hoàn cảnh, kinh nghiệm và thái độ. 18 Rào cản đến hiệu quả thông tin (tt) Ngôn ngữ Từ gnữ có nhiều ý nghĩa (đen và bóng) dành cho nhiều người Cảm xúc Cách thức người nhận cảm nghĩ tại thời điểm thông điệp được nhận sẽ ảnh hưởng việc thông điệp được giải thích nhu thế nào Sự lĩnh hội đầy đủ thông tin Sự căng thẳng và lo lắng thái quá về thông tin bằng văn nói, văn viết hoặc cả hai 19 Rào cản thông tin giữa đàn ông và đàn bà  Đàn ông nói để:  Nhấn mạng địa vị, quyền lực và sự độc lập.  Phàn nàn đàn bà hay nói luyên thuyên.  Đề nghị cách giải quyết.  Khoe khoang về công việc thực hiện của họ.  Đàn bà nói để:  Thiết lập mối gắn bó thân mật.  Lên án đàn ông không biết nghe.  Nói lên các vấn đề để đẩy mạnh sự liên kết chặt chẽ.  Diễn tả sự an hận và khôi phục sự cân bằng trong đàm phán. 20 Thông tin giữa các nền văn hóa  Rào cản văn hóa  Rào cản gây bởi từ ngữ  Rào cản gây bởi nghĩa bóng  Rào cản gây bởi giọng điệu  Rào cản gây bởi cảm nhận khác nhau 21 Ý nghĩa của điệu bộ bằng tay chân tạo sự khác nhau trong các nước khác nhau 22 Ý nghĩa của điệu bộ bằng tay chân tạo sự khác nhau trong các nước khác nhau (tt) 23 Rào cản thông tin và ngữ cảnh văn hóa Văn hóa phụ thuộc ngữ cảnh cao Văn hóa đặt nặng vấn đề không lời nói và nhạy cảm đối với các tín hiệu theo ngữ cảnh trong việc thông tin Văn hóa phụ thuộc ngữ cảnh thấp Văn hóa đặt nặng vấn đề từ ngữ để truyền đạt ý nghĩa trogn việc thông tin 24 Văn hóa phụ thuộc ngữ cảnh cao – thấp 25 Chỉ dẫn mang tính văn hóa Vai trò thông tin đặt vào ngữ cảnh mang tính văn hóa: 1. Giả định về sự khác nhau cho đến khi sự đồngn hất được chấp nhận. 2. Nhấn mạng đến việc diễn tả hơn là giải thích hoặc đáng giá. 3. Thể hiện sự đồng cảm. 4. Xem việc bạn giải thích như là đang giả định.