Bài giảng Hành vi tổ chức - Thông tin

LOGO THƠNG TIN CHƯƠNG 7 Mục tiêu: Ba cấp độ của quá trình thơng tin1 Mơ tả quá trình thơng tin2 Phát triển kỹ năng lắng nghe3 Kết thúc chương này, bạn sẽ biết rõ hơn: Thơng tin được xem là ……… của tổ chức, nĩ là ……. gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ chức lại với nhau. Tầm quan trọng của thơng tin: Quá trình thơng tin cần được phân tích trên 3 cấp độ khác nhau: Thơng tin tổ chức Thơng tin trong nhĩm Thơng tin qua lại giữa các cá nhân LOGO I- Thơng tin qua lại giữa các cá nhân: 1.1- Quá trình thơng tin 1.2- Lắng nghe 1.3- Thơng tin phi ngơn ngữ 1.4- Phản hồi 1.1- Quá trình thơng tin: Mơi trường trong quá trình truyền đạt luơn bị nhiễu Ý tưởng Người gởi Thấu hiểu Nhận thức Nhận thức Mã hĩa Trung gian Giải mã Phản hồi Người nhận Mơi trường Những rào cản trong thơng tin: Các mối quan hệ quyền hạn Văn hĩa DN Ngơn ngữ Mơi trường Tình cảm/cảm xúc Tiếng ồn, sự bỏ sĩt/ lược bỏ Những rào cản Truyền đạt cĩ hiệu quả: 1.1- Quá trình thơng tin (tt): Sự hài lịng/ thú vị2 Ảnh hưởng thái độ3 4 1 Hành động5 Sự hiểu biết1 Hồn thiện, phát triển các quan hệ 1.2- Lắng nghe …% …% …% 1.2- Lắng nghe (tt): Định nghĩa: Quá trình thu nhận, sắp xếp nghĩa và đáp lại những thơng điệp được nĩi ra bằng lời và/ hoặc khơng bằng lời. ƒ Lắng nghe là hoạt động rất quan trọng cho quá trình thơng tin hiệu quả. ƒ Lắng nghe hiệu quả là kết quả của việc phát triển sự thấu cảm và sử dụng những kỹ năng lắng nghe hiệu quả. 1.2- Lắng nghe (tt): Mục đích của lắng nghe: ƒ Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại và lưu trữ thơng tin (4Ss- Search, Sift, Sort and Store) ƒ Thể hiện sự tơn trọng ƒ Phát hiện sự mâu thuẫn ƒ Phát hiện những điểm then chốt cĩ giá trị ƒ Đánh giá hiểu biết 1.2- Lắng nghe (tt): Thĩi quen lắng nghe: Khơng tốt Tốt Lơ đãng Chăm chú Để cảm xúc chi phối Nhận biết và kiểm sốt cảm xúc Vội vàng phán xét Lắng nghe tồn bộ thơng điệp trước khi phán xét Bị rối trí Tỉnh táo Khơng ghi chép hoặc ghi chép mọi thứ Ghi chép những ý chính Bỏ qua những phần khĩ hiểu Yêu cầu giải thích Bỏ phí lợi thế thời gian suy nghĩ Tận dụng lợi thế thời gian suy nghĩ Nguyên tắc của việc lắng nghe hiệu quả: Nguyên tắc Người biết nghe Người khơng biết nghe 1. Tìm kiếm những vùng lợi ích 2. Khơng chú trọng vào những lỗi của phát biểu 3 Khơng vội phán quyết. Nguyên tắc của việc lắng nghe hiệu quả (tt): Nguyên tắc Người biết nghe Người khơng biết nghe 4. Lắng nghe những ý tưởng 5. Ghi chép 6. Phản ứng tích cực. 7. Chống lại sự lơ đãng. Nguyên tắc của việc lắng nghe hiệu quả (tt): Nguyên tắc Người biết nghe Người khơng biết nghe 8. Thách thức những suy nghĩ 9. Làm tăng hiểu biết với sự suy nghĩ tích cực khi nghe. 10. Giúp đỡ và khuyến khích người nĩi. 1.3- Thơng tin phi ngơn ngữ: Sức mạnh của phi ngơn ngữ: 93% 7% ………………38% …………….. 55% 1.3- Thơng tin phi ngơn ngữ (tt): 5 biến chủ yếu ảnh hưởng đến ý nghĩa của thơng điệp: Sự gần gũi Dáng điệu cử chỉ Nét mặt Giọng nĩi Ngoại hình 1.4- Phản hồi: Phản hồi là hoạt động rất quan trọng để đảm bảo rằng: ƒ Thông tin truyền đi được người nhận hiểu đúng ƒ Người đưa thông tin hiểu được suy nghĩ, cảm xúc của người nhận thông tin ƒ Tăng lượng thông tin trao đổi ƒ Khuyến khích tăng phản hồi thông tin ƒ Khi nhận phản hồi thông tin cần thực tế, lịch sự, vui vẻ 1.4- Phản hồi (tt): Đưa phản hồi: ƒ Cụ thể, có chọn lọc, biết chắc chắn ƒ Mô tả, không phán quyết ƒ Tránh suy luận về động cơ hay cảm xúc ƒ Không né những phản hồi tiêu cực ƒ Đưa ra những đề nghị hoặc lời khuyên ƒ Đúng thời điểm 1.4- Phản hồi (tt): Nhận phản hồi ƒ Cởi mở với những điều được nghe ƒ Nên ghi chép lại ƒ Đề nghị nêu ví dụ cụ thể (nếu cần) ƒ Đừng tìm cách giải thích để người nghe cảm nhận sự biện minh LOGO II- Thơng tin trong nhĩm Các nhân tố ảnh hưởng tới thơng tin 1 Cơ hội tương tác 2 Địa vị 3 Sự vững chắc ƒ Cĩ 5 loại mạng thơng tin Mạng thơng tin Mạng hình sao Mạng đan chéo Mạng dây chuyềnMạng vịng trịn Mạng phân nhĩm Vậy mạng nào tốt nhất? Và trong điều kiện nào? Mạng thơng tin Mạng thơng tin Tiêu chí Mức độ tập trung Mức độ phân tán Sự chính xác Mức độ thỏa mãn của các thành viên Xuất hiện lãnh đạo LOGO III- Thơng tin trong tổ chức Hướng của dịng thơng tin 1 Thơng tin từ trên xuống: Theo cấp bậc tổ chức và đi từ người cĩ vị trí cao hơn tới người cĩ vị trí thấp hơn. 2 Thơng tin từ dưới lên: Được thiết kế để tạo ra phản hồi về các hoạt động của tổ chức được thực hiện như thế nào 3 Thơng tin theo chiều ngang: Thơng tin giữa những người cùng cấp, giữa các đồng sự, nĩ khơng diễn ra theo cấu trúc chính thức của tổ chức