Bài giảng Hành vi tổ chức - Cơ sở của bộ máy tổ chức

W W W . P R E N H A L L . C O M / R O B B I N S CƠ SỞ CỦA BỘ MÁY TỔ CHỨC PHAÀN BA CAÁP ÑOÄ TOÅ CHÖÙC HÀNH VI TỔ CHỨC HỒ THIỆN THÔNG MINH 15 C h ư ơ n g 2SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY : 1. Xác định 6 yếu tố chính định nghĩa một bộ máy tổ chức. 2. Giải thích đặc điểm của nền hành chính sự nghiệp. 3. Trình bày cấu trúc theo kiểu ma trận. 4. Giải thích các đặc điểm của tổ chức ảo. 5. Tóm tắt các lý do nhà quản trị muốn tạo các tổ chức không có ranh giới. C Á C M Ụ C T IÊ U C H ÍN H C Ầ N T ÌM H IỂ U 3SAU KHI HỌC XONG CHƯƠNG NÀY, NGƯỜI HỌC CẦN NẮM RÕ CÁC NỘI DUNG CHÍNH SAU ĐÂY : 6. So sánh các mô hình tổ chức cơ học và hữu cơ. 7. Liệt kê các yếu tố nhằm phân biệt các cấu trúc tổ chức. 8. Giải thích việc ứng dụng mang tính hành vi trong các công việc thiết kế tổ chức. C Á C M Ụ C T IÊ U C H Í N H C Ầ N T ÌM H IỂ U ( tt ) 4Cấu trúc tổ chức là gì? Các yếu tố chính: • Chuyên môn hóa • Bộ phận hóa • Hệ thống điều hành • Phạm vi kiểm soát • Tập quyền và phân quyền • Chính thức hóa Cấu trúc tổ chức Xác định các công việc được chính thức phân công, tập hợp và phối hợp như thế nào ? 5Cấu trúc tổ chức là gì? (tt) Phân công lao động: • Sử dụng lao động có hiệu quả • Gia tăng năng súat lao động thông qua công việc có tính lặp lại • Giảm thời gian chết trong công việc do đó gia tăng năng suất • Đào tạo chuyên môn hóa mang lại hiệu quả hơn • Cho phép sử dụng có thiết bị chuyên môn Chuyên môn hóa Mức độ ở đó các công việc của tổ chức được phân chia thành những bước công việc hoặc những nhiệm vụ khác nhau được thực hiện bởi những người lao động khác nhau. 6Các câu hỏi và trả lời được thiết kế chủ yếu cho việc thiếp lập cấu trúc tổ chức hợp lý Các câu hỏi chủ yếu Câu trả lời cung cấp cho 1.Công việc sẽ được phân công ở mức độ nào ? Chuyên môn hóa 2.Công việc sẽ được nhóm với nhau trên cơ sở nào ? Bộ phận hóa 3.Cá nhân và nhóm báo cáo cho ai ? Hệ thống điều hành 4.Nhà quản trị điều hành hiệu quả khoảng bao nhiêu người Phạm vi kiểm soát 5.Thẩm quyền ra quyết định nằm ở đâu ? Tập quyền và phân quyền 6.Luật lệ và nội quy chi phối nhân viên và nhà quản trị đến mức độ nào ? Chính thức hóa 7Chuyên môn hóa mang tính kinh tế và phi kinh tế 8Cấu trúc tổ chức là gì? (tt) Hoạt độn nhóm theo : • Chức năng • Sản phẩm • Địa lý – khu vực • Quá trình • Khách hàng Bộ phận hóa Dựa vào cơ sở tập hợp những công việc lại để các nhiệm vụ được phối hợp với nhau 9Cấu trúc tổ chức là gì? (tt) Hệ thống điều hành Một hệ thống quyền lực và quan hệ báo cáo liên tực từ cấp cao nhất tới cấp thấp nhất của tổ chức Quyền lực Những quyền gắn liền với một vị trí quản lý, đưa ra các mệnh lệnh và đòi hỏi các mệnh lệnh đó phải được thi hành Tính thống nhất trong điều hành Một nhánh nên có một cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp trước một cấp trên 10 Cấu trúc tổ chức là gì? (tt) Hạn chế phạm vi hẹp: • Tạo theo nhiều cấp quản lý. • Gia tăng tính phức tạp cho thông tin theo hướng báo cáo đi lên. • Khuyến khích cho việc giám sát chặt chẽ và giảm đi tính tự quản trị trong nhân viên. Quan điểm : Phạm vi quản trị càng rộng làm gia tăng hiệu quả tổ chức. Phạm vi quản lý Số lượng các nhánh mà một nhà quản lý có thể điều hành một cách hiệu quả 11 So sánh phạm vi kiểm soát 12 Cấu trúc tổ chức là gì? (tt) Tập quyền Mức độ trong đó quyền ra quyết định được tập trung tại một cấp trong tổ chức Chính thức hóa Mức độ tiêu chuẩn hóa các công việc và hoạt động của người lao động trong tổ chức thông qua các luật lệ và chính sách của tổ chức 13 Các mô hình tổ chức phổ biến Cơ cấu đơn giản : Cửa hành Jack Gold’s Men’s Cơ cấu đơn giản Cơ cấu tổ chức có mức độ bộ phận hóa và mức độ chính thức hóa thấp, phạm vi quản lý rộng, quyền lực tập trung vào một người đứng đầu tổ chức đó 14 Các mô hình tổ chức phổ biến (tt) Cơ cấu quan liêu (hành chính sự nghiệp) Cơ cấu có tính thông lệ cao được thực hiện thông qua chuyên môn hóa, các luật lệ và quy định được chính thức hóa, các nhiệm vụ được tập hợp thành các bộ phận chức năng; quyền lực tập trung, phạm vi quản lý hẹp, việc ra quyết định đi theo hệ thống ra mệnh lệnh, có nhiều cấp quản lý nhưng quyền hạn của mỗi cấp không rõ ràng 15 Cơ cấu quan liêu (hành chính sự nghiệp)  Điểm mạnh  Tính kinh tế về quy mô  Giảm thấp tính lặp lại ở con người và thiết bị  Nân cao hiệu quả báo cáo  Việc ra quyết định được tập trung  Điểm yếu  Các thuộc cấp mâu thuẫn với các mục tiêu tổ chức  Ám ảnh liên quan đến các luật lệ và quy định  Thiếu sự suy xét của nhân viên trong việc đối phó các vấn đề 16 Các mô hình tổ chức phổ biến (tt) Các yếu tố chính : + Đạt sự thuận lợi của bộ phận hóa chức năng và sản phẩm trong khi đó tránh những yếu kém của từng cái. + Tạo thuận lợi cho việc kết hợp các hoạt động phức tạp và độc lập. – Xóa bỏ khái niệm tính thống nhất trong điều hành. Cơ cấu ma trận Cơ cấu tạo ra bằng cách kết hợp hai hình thức quyền lực : bộ phận hóa chức năng và bộ phận hóa sản phẩm hoặc dự án 17 Cơ cấu ma trận (Trường Quản trị kinh doanh) (Dean) (Director) Employee 18 Những chọn lựa trong việc thiết kế mới Đặc điểm : • Xoá bỏ các rào cản phòng ban. • Phân quyền việc ra quyết định đến mức độ đội nhóm. • Đòi hỏi các nhân viên phải có mức độ tổng quát xử lý cũng như chuyên môn hóa. • Tạo một “cơ cấu hành chính linh hoạt” Cơ cấu đội nhóm Sử dụng đội nhóm như công cụ tập trung để kết hợp các hoạt đ6ọng của công việc 19 Những chọn lựa trong việc thiết kế mới (tt) Các khái niệm : Cung cấp tối đa sự linh hoạt trong đó được tập trung vào các công việc mà tổ chức làm tốt. Mặt hạn chế được kiểm soát giảm soát dựa vào các phần trong việc kinh doanh. Tổ chức ảo Tổ chức nhỏ, hạt nhân điều hành hầu hết các chức năng kinh doanh 20 Tổ chức ảo 21 Những chọn lựa trong việc thiết kế mới (tt) Các khái niệm hình thành đội nhóm : Xoá bỏ giới hạn nội bộ theo chiều ngang (bộ phận và chiều đứng (cập bậc). Xoá bỏ các rào cản bên ngoài đối với khách hàng và nhà cung cấp. Tổ chức phi giới hạn Tổ chức tìm kiếm để xóa bỏ những hệ thống mệnh lệnh, phạm vi kiểm soát không giới hạn và các bộ phận phòng ban được thay thế bởi các đội nhóm 22 Tạo sao các tổ chức khác nhau? Mô hình cơ học Cơ cấu đặc trưng bởi việc mở rộng bộ phận hóa, chính thức hóa cao, giới hạn mạng lưới thông tin báo cáo và tập quyền. 23 Tạo sao các tổ chức khác nhau? Mô hình hữu cơ Cơ cấu theo dạng ngang, sử dụng đội nhóm phối hợp thứ cấp và chức năng, chính thức hóa thấp, có mạng lưới thông tin báo cáo tổng hợp và dựa vào việc ra quyết định tham gia (không tập trung) 24 Mô hình cơ học đối với hữu cơ 25 Tạo sao các tổ chức khác nhau? – Chiến lược Chiến lược đổi mới Chiến lược nhấn mạnh đến việc giới thiệu hàng loạt các sản phẩm và dịch vụ mới Chiến lược bắt chước Chiến lược tìm kiếm để tham gia các sản phẩm mới mà đã được chấp nhận trên thị trường Chiến lược chí phí tối thiểu Chiến lược nhấn mạnh đến việc thắt chặt việc kiểm soát chi phí, tránh việc đưa sản phẩm mới và chi tiêu quảng cáo và cắt giảm giá cả không cần thiết 26 Mối quan hệ giữa chiến lược và cơ cấu 27 Tạo sao các tổ chức khác nhau? – công nghệ Đặc điểm mức độ thông lệ (tiêu chuẩn hóa hoặc tuỳ biến) trong các hoạt động của công nghệ: • Các công nghệ thông lệ thường kếp hợp với các cơ cấu bộ phận hóa và chính thức hóa trong tổ chức. • Các công nghệ thông lệ dẫn tới việc tập quyền khi chính thức hóa thấp. • Các công nghệ không mang tính thông lệ thường gắn với những tổ chức trao quyền. Cách thức tổ chức chọn lựa chuyển đổi đầu vào thành sản phẩm đầu ra 28 Các khía cạnh chủ yếu: • Khả năng đáp ứng :mức độ môi trường hỗ trợ tăng trưởng. • Tính thay đổi :mức độ không ổn định trong môi trường. • Tính phức tạp :mức độ không đồng nhất và tập trung giữa các yếu tố môi trường. Tạo sao các tổ chức khác nhau? – mô trường Môi trường Thể chế hoặc các lực lượng bên ngoài tổ chức tiềm ẩn sự ảnh hưởng tới hoạt động của tổ chức 29 Mô hình ba khía cạnh của môi trường Complexity Volatility Capacity 30 Thiết kế tổ chức và hành vi nhân viên Các kết quả nghiên cứu : • Chuyên môn hóa đó góp cho việc nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, nhưng nó giảm sự thỏa mãn công việc. • Lợi ích của việc chuyên môn hóa là giảm nhanh việc nhân viên tìm kiếm các công việc có thưởng. • Hiệu quả phạm vi kiểm soát đối với kết quả thực hiện của nhân viên được phụ thuộc vào nhu cầu và khả năng của nhân viên, bộ máy tổ chức và các yếu tố tổ chức khác. • Việc ra quyết định theo kiểu tham gia trong các tổ chức phân quyền có mối quan hệ đ6òng biến với sự thỏa mãn công việc. 31 Cơ cấu tổ chức : các yếu tố tác động và kết quả Các mô hình ẩn trong cơ cấu tổ chức Sự nhận thức của nhân viên liên quan đến các biến cơ cấu hình thnàh bởi việc quan sát mọi thứ xung quanh họ theo phong cách thiếu khoa học của họ