Bài giảng Hành vi tổ chức - Cơ cấu tổ chức, cấp độ tổ chức

GVHD: Hoàng Thị Doan Email: htdoan_87@yahoo.com Sđt: 0973 654 787 MỤC TIÊU HỌC TẬP  Những thành phần chủ yếu hình thành nên cơ cấu tổ chức.  Những tác động bên ngoài đến cơ cấu tổ chức.  Một số cơ cấu tổ chức mà người quản lý có thể lựa chọn. KHÁI NIỆM Khi tổ chức quyết định các nhiệm vụ được phân chia, tập hợp và điều phồi theo một cách chính thức nào đó thì đó chính là cơ cấu tổ chức. XÁC ĐỊNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CCTC cơ học và CCTC hữu cơ Các yếu tố hình thành CCTC Chuyên môn hoá CV Bộ phận hoá Hệ thống điều hành Phạm vi kiểm soát Cơ cấu tổ chức Tập quyền phân quyền Chính thức hoá  Chuyên môn hoá công việc thể hiện mức độ chia nhỏ nhiệm vụ trong tổ chức thành các công việc riêng lẻ. VD: Trong lĩnh vực may mặc, giầy dép, … Fredericl Winslow Taylor Cha để của chuyên môn hoá quản lý Ưu điểm  Sử dụng có hiệu suất kỹ năng của nhân viên.  Tăng kỹ năng của nhân viên nhờ sự lặp đi nặp lại.  Tăng năng suất nhờ giảm thời gian thực hiện công việc.  Đào tạo chuyên môn hoá hiệu quả hơn.  Cho phép sử dụng các thiết bị chuyên môn hoá. Nhược điểm Tạo ra sự nhàm chán, mệt mỏi và căng thẳng thần kinh của người lao động, có thể dẫn đến năng suất làm việc thấp đi, chất lượng sản phẩm kém, tăng tỷ lệ vắng mặt và tăng tỷ lệ thuyên chuyển. Bộ phận hoá  Khi các công việc được phân chia thì cần có một cơ cấu điều phối để tập hợp chúng lại với nhau, đó chính là bộ phận hoá.  Bộ phận hoá theo:  Theo chức năng  Theo sản phẩm  Theo quy trình  Theo khách hàng VD: trong doanh nghiệp chia thành các phòng ban: Kinh doanh, tổ chức hành chánh, nhân sự… Ví dụ: công ty sản xuất dầu khí sẽ có bộ phận nhiên liệu, dầu nhớt, hoá chất… VD: Xin iấ phép lái xe là một quy trình gồm: đăng ký đóng tiền, đi thi kiểm tra, đánh giá và cấp phép… như vậy các bộ phận sẽ được phân chia theo từng công đoạn của quy trình. VD: Hoạt động bán hàng có thể p ân thành các bộ phận phục vụ đại lý, bán lẻ, chính phủ… Hệ thống điều hành  Hệ thống điều hành phản ánh sự sắp xếp, phân chia quyền lực từ quản lý cấp cao đến bậc thấp nhất trong tổ chức Tầm (hạn) kiểm soát / tầm quản trị chỉ ra số nhân viên thuộc cấp mà một nhà quản trị điều khiển trực tiếp Giám Đốc Trợ lý Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc QTV NV NV NV QTV NV NV NV QTV NV NV NV QTV NV NV NV QTV NV NV NV QTV NV NV NV TẦM KIỂM SOÁT HẸP Giám Đốc NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV TẦM KIỂM SOÁT RỘNG Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8 1 4 16 64 256 1024 4096 4096 512 64 8 11 2 3 4 5 6 7 Số nhà quản trị (1 – 6) 1.365 Số nhà quản trị (1 – 4) 585 Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị hẹp và rộng Tầm hạn quản trị hẹp  Ưu điểm  Nhược điểm  Giám sát và kiểm soát chặt chẽ  Tăng số cấp quản trị  Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp nhanh chóng  Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới  Tốn kém nhiều chi phí quản trị  Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng Tầm hạn quản trị rộng  Ưu điểm  Nhược điểm  Giảm số cấp quản trị  Có nguy cơ không kiểm soát nổi  Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị  Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến quyết định chậm  Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn  Cần phải có những nhà quản trị giỏi  Phải có chính sách rõ ràng  Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng TẬP QUYỀN VÀ PHÂN QUYỀN Xảy ra khi việc ra quyết định tập trung vào một điểm duy nhất trong tổ chức. TẬP QUYỀN Cho phép cấp dưới được góp ý, tham gia quyết định PHÂN QUYỀN TẬP QUYỀN VÀ PHÂN QUYỀN Tập quyền Phân Quyền Môi trường ổn định  Những nhà quản trị cấp thấp hơn thiếu khả năng và kinh nghiệm ra quyết định  Những nhà quản trị cấp thấp hơn không sẵn lòng tham gia làm quyết định  Quyết định rất quan trọng  Tổ chức đang đối mặt với nguy cơ khủng hoảng/phá sản Môi trường phức tạp và biến động  Những nhà quản trị cấp thấp hơn có khả năng và kinh nghiệm ra quyết định  Những nhà quản trị cấp thấp hơn muốn tham gia làm quyết định  Quyết định kém quan trọng  Công ty phân tán rộng theo lãnh thổ Lợi ích của phân quyền và giao việc hiệu quả  Tiết kiệm thời gian  Tận dụng tối đa nguồn nhân sự và nâng cao năng suất làm việc.  Tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành mục tiêu.  Khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên.  Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, giám sát. Chính thức hoá  Chính thức hoá liên quan đến việc hình thành các tiêu chuẩn (chuẩn hoá) để làm việc.  Ưu điểm và hạn chế:  Ưu điểm: góp phần tăng hiệu suất  Hạn chế: đôi khi các quy định và thủ tục sẽ làm giảm tính linh động của tổ chức CCTC cơ học và CCTC hữu cơ.  Cơ cấu cơ học ۔ Bộ phận hoá cao ۔ Phạm vi kiểm soát hẹp ۔ Chính thức hoá cao ۔ Tập quyền ۔ Thông tin giới hạn  Cơ cấu hữu cơ ۔ Phạm vi kiểm soát rộng ۔ Chính thức hoá thấp ۔ Phân quyền ۔ Thông tin rộng rãi Thiết kế tổ chức Tổ chức ảo Ma trận Giản đơn Quan liêu Các hình thức thiết kế tổ chức phổ biến Làm việc đội nhóm Cơ cấu đơn giản  Đặc điểm:  Bộ phận hoá thấp  Phạm vị kiểm soát rộng  Tập quyền vào một người duy nhất  Chính thức hoá thấp Ưu điểm: tính đơn giản, linh hoạt, chi phí hoạt động thấp. Tuy nhiên, công ty sẽ gặp khó khăn khi môi trường hoạt động trở lên và tổ chức đã phát triển cao hơn. Cơ cấu quan liêu  Cơ cấu quan liêu tổ chức sắp xếp công việc theo dạng chuyên môn hoá.  Đặc điểm: ۔ Tập quyền ۔ Chính thức hoá cao ۔ Bộ phận hoá theo chức năng ۔ Phạm vi kiểm soát hẹp ۔ Ra quyết định theo hệ thống điều hành. Cơ cấu quan liêu (tt)  Ưu điểm: ۔ Phát huy được những ưu điểm của chuyên môn hoá ۔ Quy mô kinh tế theo chức năng ۔ Giảm thiểu việc nhân đôi về nhân sự và thiết bị. ۔ Tăng tính truyền thông. Cơ cấu quan liêu (tt)  Hạn chế: ۔ Mâu thuẫn giữa đơn vị với mục tiêu tổ chức ۔ Chịu mối ám ảnh về luật lệ và quy định ۔ Thiều sự tự do cho nhân viên khi giải quyết vấn đề. Cơ cấu ma trận  Cơ cấu này tạo ra sự điều hành kép giữa bộ phận chức năng và bộ phận dự án.  Cơ cấu này được áp dụng trong các ngành nghề liên quan đến quảng cáo, hàng không, nghiên cứu và phát triển, các trường đại học, phòng tư vấn, các dịch vụ giải trí. Cơ cấu ma trận Cơ cấu ma trận (tt)  Ưu điểm: ۔ Khuyến khích hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức. ۔ Khuyến khích phân bổ nguồn lực các chuyên gia có hiệu suất.  Nhược điểm: ۔ Tạo ra sự hiểu lầm, dẫn đến xung đột quyền lực ۔ Tạo áp lực cho nhân viên do chịu trách nhiệm báo cáo cho hai cấp trên khác nhau Cơ cấu làm việc đội nhóm  Các tổ chức sử dụng nhóm để thực hiện các hoạt động, các công việc.  Đặc điểm:  Phá vỡ rào cản giữa các bộ phận  Phân quyền ra quyết định  Giúp nhân viên vừa là nhà tổng hợp, vừa là nhà chuyên môn. Cơ cấu làm việc đội nhóm (tt)  Ưu điểm: - Cơ cấu này rất linh động và phản ứng nhanh. - Giảm bớt chi phí quản lý. - Tính tự chủ cho nhân viên cao hơn. Cơ cấu làm việc đội nhóm (tt)  Hạn chế (khó khăn). ۔ Cơ cấu này đòi hỏi chi phí đào tạo các kỹ năng làm việc nhóm cao. ۔ Tốn nhiều thời gian để điều phối. ۔ Nhân viên có thể bị căng thẳng vì vai trò mơ hồ, lãnh đạo nhóm chịu áp lực trong giải quyết xung đột, nấc thang phát triển nghề nghiệp không rõ ràng. Cơ cấu tổ chức ảo (CCTC mạng lưới)  Cơ cấu chỉ có ban điều hành chính còn toàn bộ các hoạt động kinh doanh chủ yếu được thực hiện ở bên ngoài.  Ưu điểm: ۔ Tính linh động ۔ Người có ý tưởng không có tiền vẫn có thể thực hiện HĐKD  Hạn chế: khó kiểm soát hoạt động kinh doanh Cơ cấu tổ chức ảo (tt) NHÓM ĐIỀU HÀNH CT Quảng cáo Đại diện BH ăn hoa hồng Dây truyền lắp ráp ở Mexico Nhà máy SX ở TQ VP tư vấn đầu tư và phát triển CƠ CẤU TỔ CHỨC Quy mô tổ chức Công nghệ Môi trường bên ngoài Chiến lược của TC Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng tới CCTC Quy mô tổ chức  Đối với tổ chức có quy mô lớn: Chuyên môn hoá trong công việc cao Đòi hỏi hệ thống điều hành Chính thức hoá cao Có khuynh hướng phân quyền.  Quy mô lớn có cơ cấu tổ chức theo hữu cơ. Công nghệ  Hai yếu tố làm cơ sở cho tổ chức quyết định một cơ cấu phù hợp với công nghệ của mình là tính đa dạng và khả năng phân tích. Hữu cơ, có thể chính thức hoá, TQ Cơ cấu cơ học, phân quyền, chính thức hoá, CM hoá cao Hữu cơ với chính thức hoá thấp, phân quyền cao Chính thức hoá cao, tập quyền nhưng cần những NV kỹ năng cao Tính đa dạng Cao Thấp Cao Thấp Khả năng phân tích MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI CƠ CẤU TỔ CHỨC Năng động Cơ cấu hữu cơ Phức tạp Dạng phân quyền Đa dạng (về sản phẩm, dịch vụ, khách hàng hoặc phạm vi địa lý ) Cần bộ phận hoá Mức độ cạnh tranh cao Cơ cấu hữu cơ MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI Chiến lược của tổ chức  Chiến lược đi đầu trong phát minh: giới thiệu những SP, dịch vụ mới => cơ cấu hữu cơ  Chiến lược cắt giảm chi phí: kiểm soát chi phí chặt chẽ, tránh những chi phí nghiên cứu và tiếp thị không cần thiết => cơ cấu cơ học.  Chiến lược bắt chiếc: phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới trên thị trường sau khi khă năng tồn tại của nó đã được kiểm chững => cơ cấu vừa cơ học vừa hữu cơ. CƠ CẤU TỔ CHỨC: CÁC ĐỊNH TỐ VÀ KẾT QUẢ Nguyên nhân: Chiến lược Quy mô Công nghệ Môi trường Thiết kế cơ cấu - Cơ học - Hữu cơ - Kết quả công việc - Hài lòng. Trung hòa bởi những khác biệt cá nhân và chuẩn mực văn hóa. Xác định Dẫn đến