Bài giảng Định hướng và sắp xếp công việc

* Bài 5 Định hướng và sắp xếp công việc * Ngày làm việc đầu tiên Bạn muốn biết những gì trong ngày làm việc đầu tiên? Công việc? Tổ chức? Giám đốc/Giám sát viên? Đồng nghiệp? Vị trí/môi trường làm việc? Điều kiện làm việc? Hiện tại công việc đang tiến triển ra sao? * Những vấn đề thực tế 1. Thực tại thường khác so với mong đợi. 2. Trong ngày đầu tiên, công ty thường tập trung nhiều hơn tới nhân viên. 3. Nhân viên có thể hay rời bỏ công việc trong vòng vài tháng đầu hơn là thời gian sau này. 4. Chương trình định hướng không hiệu quả sẽ làm tăng cao tần suất nghỉ việc của nhân viên và tăng chi phí. * Định hướng là gì? Drop-out Ổn định c.v Truyền thống văn hóa Nghỉ việc Thừa kế Thông tin mới Định hướng Kinh nghiệm trước kia Phân tích/Tổng hợp … một quá trình tương tác của những yếu tố chỉ dẫn đa diện, bao gồm những dự đoán, sự cảm thông, sự tương quan, và những ý kiến bác bỏ * Mục đích của việc định hướng 1. Bày tỏ nguyện vọng nghề nghiệp một cách thực tế - biểu hiện về mặt tâm lý (lo lắng, hoảng hốt) - tham gia những vấn đề xã hội 2. Tăng năng suất - Nhanh chóng bắt đầu, theo kịp tiến độ, tăng chất lượng - Tiết kiệm chi phí, mang lại lợi nhuận 3. Tiết kiệm thời gian, công sức - hệ thống - hiệu quả 4. Tăng cường tính ổn định nghề nghiệp - giảm sự lo lắng, tăng sự tự tin 5. Giảm xung đột và bảo đảm sự hợp tác trôi chảy - Giảm thiểu những điểm khó hiểu hoặc phân biệt thông qua sự hợp tác giữa các đồng nghiệp - Bảo đảm quyền lợi của nhóm dân tộc thiểu số, tầng lớp được bảo hộ * Mục đích của định hướng Tôi cũng không biết mọi việc đã bắt đầu ra sao. Tất cả những gì tôi biết là: đó là một phần trong văn hóa công ty ta. * Mục đích của định hướng “Ôi, lạy Chúa, các vị! Cà vạt của các vị bị lệch rồi đấy.” * Mục tiêu của Chương trình định hướng Ví dụ: Metropolitan Life, Insurance Company, New York City, USA Nuôi dưỡng niềm tự hào được làm việc cho một công ty chất lượng. Tạo ra nhận thức công ty có quy mô như một tổ chức tài chính lớn. Nhấn mạnh rằng lợi thế cạnh tranh của công ty là việc tập trung vào khách hàng và dịch vụ khách hàng. Giảm những lo ngại liên quan đến công việc mới. Giúp tăng tốc độ phát triển thành viên trong đơn vị, có đóng góp thực sự. Nêu rõ những tiêu chuẩn chất lượng để đánh giá kết quả làm việc. Xác định rằng trách nhiệm phát triển cá nhân vừa là của nhân viên, vừa là của ban quản lý. * Xã hội hóa là gì? Định nghĩa Xã hội hóa tổ chức được hiểu là việc “dạy” về các mục tiêu, quy tắc, giá trị, và các phương thức làm việc được ưa chuộng Mục tiêu Thực hiện xã hội hóa thành công sẽ mang lại: công việc phụ thuộc lẫn nhau sự đổi mới và hợp tác tăng động lực và sự thỏa mãn và giảm tỷ lệ nghỉ việc * Quy trình xã hội hóa 1 Văn hóa công ty Tính cách cá nhân Truyền thống Giá trị Niềm tin Cá tính Lối cư xử Tham vọng QUY TRÌNH XÃ HỘI HÓA Năng suất Sự thỏa mãn Sự ổn định nghề nghiệp * Bước 1 Nhân viên học tập những cách ứng xử phù hợp với vai trò của mình. Ví dụ: xác định công việc của mình, xác định những điểm ưu tiên, học cách phân phối thời gian và công sức, cách giải quyết xung đột, v.v… Bước 2 Nhân viên phải phát triển các kỹ năng và năng lực mới phù hợp với công việc. Bước 3 Việc xã hội hóa sẽ kéo theo sự chấp nhận một số tiêu chuẩn và giá trị ở một mức độ nhất định. Nguồn: Fieldman, 1981 Quy trình xã hội hóa 2 * Các loại quy tắc ứng xử Các quy tắc chính: mọi người phải tuân thủ nếu muốn làm việc trong công ty. Các quy tắc bổ sung: đáng để thực hiện nhưng không bắt buộc, ví dụ: quần áo. - Không tuân thủ cả hai (- -): nổi loạn một cách chủ động - Tuân thủ cả hai ( + +): tuân thủ hoàn toàn--> “người có tổ chức”, “quan chức”, “công chức” - Tuân thủ các quy tắc chính, nhưng không tuân thủ các quy tắc bổ sung (+ -): chủ nghĩa cá nhân sáng tạo. * Mô hình xã hội hóa Biến đổi Bắt đầu Trước khi bắt đầu Năng suất Sự tận tụy Tỷ lệ nghỉ việc 1. Giai đoạn trước khi bắt đầu Là một giai đoạn của quá trình xã hội hóa, đã nhìn nhận sự tham gia vào tổ chức của cá nhân với một loạt những giá trị, quan điểm, và kỳ vọng của tổ chức. 2. Giai đoạn bắt đầu Là giai đoạn các nhân phải đối mặt với việc tách biệt giữa những kỳ vọng của tổ chức và thực tiễn. 3. Giai đoạn biến đổi Là giai đoạn nhân viên mới phải làm việc với cường độ cao để giải quyết những mâu thuẫn trong giai đoạn bắt đầu. * Nhiệm vụ của nhân viên mới Sốc với tình hình thực tế Những mong đợi bất thành 1. Thích nghi với tình hình thực tiễn của tổ chức nhân sự. 2. Đối phó với những đối kháng, khó khăn khi thay đổi. 3. Học cách làm việc. 4. Học cách để ngày một tiến bộ trong công việc. 5. Giữ vững vị trí của mình trong tổ chức * Các bước việc định hướng 1. Chào đón 2. Gặp lãnh đạo và các đồng nghiệp 3. Hoàn thành các thủ tục giấy tờ 4. Kiểm tra lại sổ tay nhân viên 5. Giới thiệu các nhiệm vụ phải làm và hoàn thành khóa đào tạo ban đầu 6. Thực hiện những phần kế tiếp * Nội dung Chương trình định hướng Tiểu sử lãnh đạo Tổ chức lãnh đạo Tên và chức vụ các lãnh đạo chủ chốt Chức vụ và phòng ban của nhân viên Sơ đồ các thiết bị tiện dụng Các giai đoạn tập sự Dây chuyền sản phẩm hoặc dịch vụ Tổng quan quá trình sản xuất Các chính sách và luật lệ của công ty Các quy định phạt Sổ tay nhân viên Thủ tục an toàn và việc áp dụng Quy mô và kỳ hạn trả lương Nghỉ lễ, nghỉ phép Giờ giải lao Lợi ích đào tạo Hướng dẫn Lợi ích bảo hiểm Chương trình hưu trí Các dịch vụ của nhà tuyển dụng giành cho nhân viên Chương trình phục hồi Với giám sát viên Với giảng viên đào tạo Với đồng nghiệp Với cố vấn viên Địa điểm làm việc Nhiệm vụ Các yêu cầu về an toàn trong công việc Tổng quan về công việc Mục tiêu của công việc Mối liên quan với các công việc khác Các vấn đề tổ chức Lợi ích của nhân viên Giới thiệu Nhiệm vụ * Trang bị cho việc định hướng 1. Sơ đồ tổ chức công ty. 2. Sơ đồ các thiết bị của công ty. 3. Bản sao các chính sách và thủ tục làm việc trong công ty. 4. Danh mục ngày nghỉ lễ và phúc lợi. 5. Bản sao mẫu khen thưởng hoạt động hiệu quả, ngày tháng và các thủ tục. 6. Bản sao các mẫu khác theo yêu cầu (ví dụ: mẫu bồi hoàn chi phí... 7. Các thủ tục phòng tránh những trường hợp khẩn cấp và tai nạn. 8. Mẫu bản sao bản tin hoặc tạp chí của công ty. 9. Số điện thoại và địa chỉ các nhân viên quan trọng trong công ty (ví dụ: an ninh). 10. Bản sao các kế hoạch bảo hiểm. * Ví dụ về chương trình định hướng Định hướng của Quaker Oats ởtrường cao đẳng với tư cách là người được đào tạo về Kinh doanh bán hàng 1. Đào tạo theo lĩnh vực, với giám đốc khu vực 2. Triết lý công ty của Quaker 3. Kỹ năng thuyết trình 4. Cơ cấu tổ chức 5. Sử dụng các tài liệu xúc tiến bán hàng, trợ cấp thương mại, và các sự kiện khách hàng. 6. Chi tiết về mặt hành chính: bảng lương, bảo hiểm y tế, chính sách nghỉ việc và nghỉ phép, lương hưu, lợi ích nhân viên, các mẫu giấy tờ. Nguồn: Anthony et al., (1999:333) * Tác động của quá trình định hướng Định hướng ngắn hạn Định hướng dài hạn % nhân viên nghỉ việc Năng suất làm việc Thời gian Thời gian Định hướng dài hạn Định hướng ngắn hạn Tiêu chuẩn sản xuất * Những khó khăn của việc định hướng 1. Bị quá tải vì làm việc với quá nhiều thông tin trong một thời gian ngắn. 2. Bị quá tải với các mẫu giấy tờ phải hoàn thành. 3. Chỉ được giao các nhiệm vụ phụ việc, làm giảm lòng yêu mến công việc và trung thành với công ty. 4. Bị yêu cầu hoàn thành các nhiệm vụ có nguy cơ thất bại cao, có thể làm nản lòng nhân viên một cách không cần thiết. 5. Bị ép làm việc thiếu định hướng, với một niềm tin sai lầm là “lửa thử vàng, gian nan thử sức” chính là định hướng đúng đắn nhất. 6. Bị buộc phải lấp đầy chỗ trống giữa việc định hướng quy mô rộng theo bộ phận HR và việc định hướng quy mô hẹp ở cấp bộ phận.