Bài giảng Đàm phán hợp đồng ngoại thương

9/4/2015 1 LOGO ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG Trương Văn Khánh Trẩm Bích Lộc NỘI DUNG Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc của đàm phán; Tiêu chuẩn đánh giá đàm phán; Những điểm cần lưu ý; Sai lầm cần tránh; Phân loại đàm phán HĐNT; Quá trình đàm phán HĐNT. 1. Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc Khái niệm Đàm phán là quá trình trao đổi giữa người mua và người bán nhằm đạt được những thỏa thuận thống nhất về nội dung của hợp đồng mua bán ngoại thương, như vậy, sau quá trình đàm phán, người mua và người bán có thể đi đến ký kết hợp đồng. 9/4/2015 2 1. Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc Đặc điểm Đàm phán HĐNT là quá trình không ngừng tự điều chỉnh các nhu cầu, lợi ích của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là ký kết được HĐNT; Đàm phán HĐNT là quá trình thống nhất các lợi ích trong khi vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong HĐ. Cần tránh 2 khuynh hướng: (1) Luôn nhượng bộ mọi điều kiện của đối phương, (2) Khăng khăng giữ lập trường của mình; Đàm phán HĐNT là một môn khoa học, đồng thời là một nghệ thuật. 1. Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc Nguyên tắc cơ bản trong đàm phán HĐNT Lợi ích chung của cả đôi bên trong HĐNT phải được quan tâm hàng đầu; “Đàm phán không phải là một cuộc cờ, không nên yêu cầu quyết đấu một trận thắng thua; đàm phán cũng không phải là một trận đánh, phải tiêu diệt hoặc đặt đối phương vào đất chết, mà hợp tác là một sự nghiệp đôi bên cùng có lợi” Gerald I. Nierenberg Đàm phán HĐNT phải mang tính công khai và bình đẳng; Người đàm phán HĐNT phải là người có tài thỏa hiệp, biết lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. 2. Tiêu chuẩn đánh giá đàm phán Mục tiêu của các bên đàm phán: Kết quả cuối cùng của đàm phán có đạt được mục tiêu xác định ban đầu không? Mức độ thực hiện cao hay thấp? Chi phí đàm phán HĐNT đạt mức thấp nhất: Gồm Chi phí cơ bản: Là chi phí mất đi khi có sự nhượng bộ xảy ra trong đàm phán nhằm ký được hợp đồng Chi phí trực tiếp: Chi phí nhân lực, vật lực, tài lực và thời gian cho đàm phán; Chi phí cơ hội  Lợi ích vô hình của đôi bên trong đàm phán HĐNT có đạt được hay không. 9/4/2015 3 3. Những điểm cần lưu ý “If you’re going to play the game properly, you’d better know every rule” - Barbara Jordan Những điểm cần lưu ý khi đàm phán Đàm phán là một việc tự nguyện; Đàm phán chỉ có thể bắt đầu khi ít nhất có một bên muốn thay đổi thỏa thuận hiện tại và tin rằng có thể đạt được một thỏa thuận mới thỏa mãn cả đôi bên; Chỉ xảy ra đàm phán khi các bên hiểu rằng: sự việc chỉ được quyết định khi có thỏa thuận chung, còn nếu sự việc có thể quyết định đơn phương bởi một bên thì không cần xảy ra đàm phán; 3. Những điểm cần lưu ý Những điểm cần lưu ý khi đàm phán (tt) Thời gian là một trong những yếu tố quyết định trong đàm phán: ảnh hưởng to lớn đến tình hình và kết quả cuối cùng của đàm phán; Một cuộc đàm phán thành công không có nghĩa là phải giành thắng lợi bằng mọi giá mà là đạt điều cả hai bên đều mong muốn; Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tìm cảm của những người ngồi trên bàn đàm phán có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình đàm phán. 4. Những sai lầm cần tránh Nhà đàm phán John Illich (1992) cho rằng những sai lầm thường gặp trong đàm phán là: Ngồi vào bàn đàm phán với cái đầu đầy những định kiến; Không xác định được người có quyền quyết định cuối cùng của phía đối tác; Không xác định được chính xác thế mạnh của mình là gì và không thể sử dụng thế mạnh đó một cách hiệu quả; Ngồi vào bàn đàm phán chỉ với một phương án duy nhất mà không có phương án thay thế; Không kiểm soát được những yếu tố quan trọng như: thời gian, địa điểm đàm phán, những vấn đề cần giải quyết,... mà để đối tác kéo đi theo ý họ. 9/4/2015 4 5. Phân loại đàm phán HĐNT 5.1. Phân loại theo hình thức đàm phán Đàm phán giao dịch bằng thư tín Đàm phán qua điện thoại Gặp mặt trực tiếp để đàm phán 5.2. Phân loại theo thái độ của người đàm phán Đàm phán kiểu “Mặc cả lập trường” (Positional bargaining) Đàm phán kiểu Mềm (Soft negotiation) Đàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation) Đàm phán kiểu “Nguyên tắc” còn gọi là “Thuật đàm phán Harvard” 5.1. Hình thức đàm phán Đàm phán giao dịch bằng thư tín Là hình thức mà qua thư từ gửi bằng bưu điện, telex, fax hoặc email, người mua và người bán đàm phán thỏa thuận với nhau những điều khoản cần thiết của một hợp đồng. 5.1. Hình thức đàm phán Các lưu ý khi thực hiện đàm phán bằng thư tín  Thư từ là sứ giả của mình đến với khách hàng;  Nội dung phải trình bày chính xác, mọi lý lẽ được diễn đạt đầy đủ nhưng không rườm rà, tránh những lỗi không đáng, hoặc dễ gây hiểu lầm;  Giấy viết thư cần được chuẩn bị chu đáo;  Thư từ chỉ viết trên một mặt giấy, mỗi thư chỉ nên đề cập đến một vấn đề kinh doanh;  Lời lẽ trong thư cần lịch sự, đúng mực, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi của mỗi nước, mỗi thứ tiếng, tránh cộc lốc và cũng tránh cầu kỳ;  Nên kiên trì viết thư nhiều lần nếu mục đích của quá trình đàm phán chưa đạt được 9/4/2015 5 5.1. Hình thức đàm phán Đàm phán qua điện thoại Là hình thức qua đường dây điện thoại quốc tế, người mua và người bán thực hiện giao dịch đàm phán với nhau để đi đến ký kết hợp đồng ngoại thương. 5.1. Hình thức đàm phán Các lưu ý khi đàm phán qua điện thoại Chỉ sử dụng điện thoại trong trường hợp thật cần thiết, khẩn trương, sợ lỡ thời cơ hoặc trong trường hợp mọi điều kiện đã thỏa thuận xong chỉ còn chờ xác nhận, hoặc xác nhận vài chi tiết nữa để làm rõ hợp đồng; Trước khi giao dịch bằng điện thoại, cần phải chuẩn bị nội dung định nói với bạn hàng một cách kỹ càng; Sau khi trao đổi bằng điện thoại xong, cần có thư xác nhận về những nội dung đã thỏa thuận qua điện thoại; Nhất thiết người giao dịch bằng điện thoại phải có trình độ ngoại ngữ vững vàng. 5.1. Hình thức đàm phán Gặp mặt trực tiếp để đàm phán Là hình thức đàm phán có ưu điểm so với cả hai cách thức đàm phán qua thư từ và điện thoại. 9/4/2015 6 5.1. Hình thức đàm phán Lưu ý khi thực hiện đàm phán trực tiếp Việc ký kết hợp đồng thường được tiến hành kịp thời khi đã có đủ các điều kiện ký kết chín mùi; Trong thực tế, có những hợp đồng được ký kết khi tiễn khách ra sân bay;  Người tiến hành đàm phán cần biết sử dụng ngôn ngữ dùng để đàm phán; Khi cần dùng phiên dịch, người phiên dịch nên nắm rõ nội dung cần giao dịch trước khi tiến hành đàm phán; Khi đàm phán có đông người tham dự nên thống nhất một người phát ngôn để tránh sơ hở trong đối đáp; Mỗi buổi đàm phán cần được ghi thành biên bản để theo dõi 5.2. Thái độ người đàm phán 5.2.1. Đàm phán kiểu “Mặc cả lập trường”: Mỗi bên đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận. Đàm phán kiểu Mềm: Kiểu đàm phán mang tính hữu nghị cao giữa các bên trong HĐNT. Thái độ của người đàm phán kiểu này thường là mềm mỏng, cố gắng tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộ đối phương để mau chóng đạt được sự thỏa thuận. Mục đích của người đàm phán theo kiểu này là ký kết cho được HĐ, không mấy quan tâm đến lợi ích và hiệu quả kinh tế đạt được. 5.2. Thái độ người đàm phán 5.2.1. Đàm phán kiểu “Mặc cả lập trường”: Mỗi bên đưa ra một lập trường nào đó, bảo vệ nó và nhượng bộ để đi đến thỏa thuận. Đàm phán kiểu Cứng: Người đàm phán có lập trường hết sức cứng rắn, cương quyết không chịu nhượng bộ trong bất cứ trường hợp nào, ngược lại luôn mong muốn đè bẹp được đối phương. 9/4/2015 7 5.2. Thái độ người đàm phán 5.2.2. Đàm phán kiểu nguyên tắc: Hay còn gọi là “Thuật đàm phán Harvard”, thường gồm 5 đặc điểm sau: Thái độ của người đàm phán là ôn hòa đối với con người, cứng rắn đối với công việc; Lợi ích của cả hai bên đàm phán luôn được bảo đảm; Người đàm phán có nhiều phương án khác nhau để lựa chọn, thay thế khi cần; Kết quả của sự thỏa thuận giữa các bên trong đàm phán là dựa trên cơ sở khách quan khoa học. Lưu ý: 5. So sánh các kiểu đàm phán Mềm Cứng Nguyên tắc Với đối tác Mục tiêu Chủ trương Thái độ với con người và vấn đề 5. So sánh các kiểu đàm phán Mềm Cứng Nguyên tắc Lòng tin với đối tác Lập trường Thái độ đàm phán Giới hạn cuối cùng 9/4/2015 8 5. So sánh các kiểu đàm phán Mềm Cứng Nguyên tắc Lợi ích Câu trả lời mong muốn Áp lực 6. Quá trình đàm phán HĐNT Chia làm 5 giai đoạn Giai đoạn chuẩn bị  Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán: ngôn ngữ, thông tin, năng lực người đàm phán/đoàn đàm phán, thời gian và địa điểm đàm phán.  Chuẩn bị cụ thể trước một cuộc đàm phán cụ thể: Thiết lập mục tiêu cần thương lượng, đánh giá lại đối tác, đánh giá lại những điểm mạnh/yếu của mình, lập phương án kinh doanh, xây dựng chiến lược đàm phán và tiến hành đàm phán thử. Giai đoạn tiếp xúc Giai đoạn đàm phán Giai đoạn kết thúc – ký kết hợp đồng Giai đoạn rút kinh nghiệm 6.1. Giai đoạn chuẩn bị 6.1.1. Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán Ngôn ngữ Để đàm phán thành công, cần nắm vững và sử dụng thành thạo các ngôn ngữ, bắt đầu từ tiếng mẹ đẻ, tiếng Anh, ...  Trong TH sử dụng phiên dịch, lưu ý: o Nói sơ qua trước về chủ đề với người diễn dịch; o Nói rõ và chậm; o Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng long, thành ngữ, tiếng địa phương; o Giải thích ý chính theo 2-3 cách khác nhau, vì nếu chỉ nói 1 cách ý chính có thể bị mất; o Nói ngắn, không lâu hơn 1-2 phút;... 9/4/2015 9 6.1. Giai đoạn chuẩn bị 6.1.1. Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán Thông tin Về hàng hóa: Tên gọi, khía cạnh thương phẩm học, yêu cầu của thị trường, tình hình sản xuất mặt hàng, nghiên cứu về chu kỳ sống sp, giá cả công ty cạnh tranh,... Về thị trường: Thông tin tổng quan về đất nước, con người, chính trị, xã hội; thông tin kinh tế cơ bản; cơ sở hạ tầng; chính sách ngoại thương; hệ thống ngân hàng, tín dụng; những thông tin liên quan đến mặt hàng dự định kinh doanh. Về đối tác: Thực lực đối tác, nhu cầu và ý định của đối tác, lực lượng đàm phán của họ,... Cách thu thập thông tin? 6.1. Giai đoạn chuẩn bị 6.1.1. Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán Năng lực người đàm phán  Về kiến thức: Chuyên gia đàm phán cần có kiến thức và khả năng toàn diện, chuyên gia đàm phán giỏi đồng thời là: Nhà thương mại (trong nước và quốc tế), luật gia, nhà ngoại giao, nhà tâm lý, giỏi ngoại ngữ, có kiến thức về kỹ thuật, văn hóa,...  Về tâm lý: Có tư duy nhạy bén, biết suy nghĩ và hành động đúng, có nghị lực, nhẫn nại, không nóng vội, hấp tấp, biết kiềm chế cảm xúc, không tự ti, không tự kiêu.  Có kỹ năng giao tiếp tốt: bao gồm: lắng nghe, đặt câu hỏi, diễn thuyết, giao dịch bằng thư (phần riêng), xã giao thông thường (chào hỏi, trao nhận danh thiếp, gọi điện thoại,...) 6.1. Giai đoạn chuẩn bị 6.1.1. Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán Tổ chức đoàn đàm phán Thành phần của đoàn đàm phán cần hội đủ chuyên gia ở ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật, thương mại (quan trọng nhất– thường làm trưởng đoàn);  Sự phối hợp ăn ý, nhịp nhàng của ba loại chuyên gia là cơ sở quan trọng cho quá trình đàm phán; Nếu thiếu một trong ba loại chuyên gia thì tùy điều kiện của từng thương vụ, có thể: Thuê chuyên gia bên ngoài hoặc Nghiên cứu sau. Nhưng xét về lâu dài, cty phải có chính sách tuyển dụng, đào tạo thích hợp nhằm giải quyết vấn đề chuyên gia trên. 9/4/2015 10 6.1. Giai đoạn chuẩn bị 6.1.1. Chuẩn bị chung cho mọi cuộc đàm phán Thời gian và địa điểm đàm phán Thời gian: Phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên trên cơ sở tính toán sự khác biệt múi giờ giữa hai nước cũng như thuận tiện giữa hai bên. Hai bên cần lập và thống nhất với nhau lịch làm việc cụ thể, và nên lập luôn cả phương án dự phòng để đề phòng trường hợp hết thời gian mà vấn đề thương lượng vẫn chưa giải quyết xong. Địa điểm: Phải đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi, phù hợp cho cả hai bên. 6.1. Giai đoạn chuẩn bị 6.1.2. Những công việc cần chuẩn bị trước cuộc đàm phán cụ thể Thiết lập những mục tiêu cần thương lượng Mục tiêu xác lập phải SMART: Thực tiễn (Specific), Lượng hóa được (Measurable), Đồng thuận (Agreeable), Khả thi (Realistic), và Có thời hạn (Timely); Để linh hoạt trong đàm phán, thay vì chỉ xác định một điểm đích duy nhất, nên đề ra hàng loạt mục tiêu, gồm: o Mục tiêu tối đa: Kết quả tốt nhất có thể đạt được; o Mục tiêu tối thiểu: Kết quả thấp nhất có thể chấp nhận; o Mục tiêu chính: Cái mà bạn thật sự hướng tới. 6.1. Giai đoạn chuẩn bị 6.1.2. Những công việc cần chuẩn bị trước cuộc đàm phán cụ thể Đánh giá lại đối tác Cố gắng xác định những gì đối tác muốn yêu sách và những gì đối tác muốn đạt được;  Thăm dò xem những vấn đề gì, những mối quan tâm nào ẩn sau những yêu sách của họ;  Trao đổi những thông tin cần thiết trong quá trình chuẩn bị đàm phán; Cân nhắc những cơ sở lập luận và lý lẽ mà đối tác có thể sử dụng;  Tìm những vấn đề có thể ảnh hưởng tới hướng đi cũng như kết quả cuộc đàm phán. 9/4/2015 11 6.1. Giai đoạn chuẩn bị 6.1.2. Những công việc cần chuẩn bị trước cuộc đàm phán cụ thể Đánh giá lại những điểm mạnh, điểm yếu của mình Quyền: Trong cuộc đàm phán sắp tới, bạn là chủ hay là khách? Ai là người có quyền đưa ra quyết định? Thế: Kiểm tra lại tiềm lực tài chính, mối quan hệ, uy tín, ảnh hưởng của bạn và đối tác. Ai có thế hơn? Lực: Kiểm tra lại lực lượng đàm phán của bạn: Họ là ai? Năng lực thế nào? Chuẩn bị ra sao? (So sánh với phía đối tác- Nếu bạn có thông tin) Thời gian có đứng về phía bạn không? 6.1. Giai đoạn chuẩn bị 6.1.2. Những công việc cần chuẩn bị trước cuộc đàm phán cụ thể Lập phương án kinh doanh: Gồm các bước sau: B1: Đánh giá tổng quát tình hình thị trường và thương nhân, phân tích những khó khăn, thuận lợi trong kinh doanh; B2: Lựa chọn mặt hàng, thời cơ, điều kiện và phương thức kinh doanh phù hợp; B3: Đề ra mục tiêu cụ thể: sẽ bán (mua) bao nhiêu hàng? Giá cả? Thâm nhập thị trường nào? Mua bán với ai?... B4: Đề ra biện pháp thực hiện: Đầu tư vào sx, cải tiến bao bì, tăng giá thu mua,...Đẩy mạnh quảng cáo, lập chi nhánh... B5: Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của việc kinh doanh qua chỉ tiêu như: thời gian hoàn vốn, điểm hòa vốn,... 6.1. Giai đoạn chuẩn bị 6.1.2. Những công việc cần chuẩn bị trước cuộc đàm phán cụ thể Xây dựng chiến lược đàm phán và đàm phán thử Những điểm quan trọng trong xây dựng chiến lược đàm phán: Nên mở đầu như thế nào? Nên đưa ra những câu hỏi nào trong buổi đầu? Đối tác có thể hỏi những câu hỏi nào? Ta sẽ trả lời như thế nào? Ta có đủ dữ liệu và thông tin để trả lời chưa? Nếu chưa đủ thì lấy thông tin từ đâu? Nếu đàm phán theo nhóm thì cần cân nhắc thêm các vấn đề sau: Ai sẽ là người dẫn dắt cuộc đàm phán? Ai sẽ kiểm tra cơ sở lập luận? Ai sẽ đặt câu hỏi? Ai sẽ trả lời câu hỏi của đối tác? Ai sẽ đóng vai trò làm giảm sự căng thẳng trong đàm phán? 9/4/2015 12 6.2. Giai đoạn tiếp xúc Trong giai đoạn này, cần làm những công việc sau: Tạo không khí thân mật, hữu nghị, muốn vậy cần phải: Làm cho đối tác tin cậy ở mình bằng việc thể hiện thành ý hợp tác của mình đối với họ như biết xem trọng lợi ích chung của cả hai bên; Tôn trọng phong tục, tập quán, thói quen, sở thích và tư tưởng của bên đối tác; Tuyệt đối tránh, không bao giờ tranh cãi những vấn đề liên quan đến: chính trị, tôn giáo, đạo đức, lối sống, chủng tộc trong khi đàm phán. Thăm dò đối tác, sửa lại kế hoạch (nếu cần) 6.3. Giai đoạn đàm phán Trong giai đoạn này, các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm nhằm đi đến ý kiến thống nhất và ký hợp đồng mua bán hàng hóa. Giai đoạn này bao gồm: Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ; Nhận và đưa ra nhượng bộ; Phá vỡ những bế tắc; Tiến tới thỏa thuận. 6.4. Giai đoạn kết thúc – ký kết HĐ Khi soạn thảo, ký kết HĐ cần lưu ý: Cần đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh dùng tập quán thương mại địa phương để giải quyết những tranh chấp phát sinh sau này; Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành; Tránh dùng từ ngữ mập mờ, có thể suy diễn bằng nhiều cách. Ngôn ngữ sử dụng là ngôn ngữ cả hai bên thông thạo; Nếu hợp đồng do đối tác soạn thảo, phải kiểm tra thật kỹ càng trước khi ký kết; Những người tham gia ký kết hợp đồng phải là người đại diện hợp pháp hoặc phải có giấy ủy quyền hợp lệ. 9/4/2015 13 6.5. Giai đoạn rút kinh nghiệm Đây là giai đoạn kiểm tra lại kết quả của những giai đoạn trước nhằm rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán sau. Sau những cuộc đàm phán quan trọng, cần tổ chức họp để đánh giá ưu nhược điểm, tìm nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Đồng thời, còn phải theo dõi quá trình tổ chức, thực hiện hợp đồng, ghi nhận lại những vướng mắc, đặc biệt những vướng mắc do hợp đồng gây ra, để lần sau kịp thời sửa chữa.