Bài giảng Đàm phán bằng thư

9/4/2015 1 Trương Văn Khánh Trẩm Bích Lộc 1 ĐÀM PHÁN BẰNG THƯ Nội dung 2 1. Hình thức thư thương mại 2. Hỏi hàng 3. Chào hàng 4. Hoàn giá 5. Chấp nhận 6. Đặt hàng 7. Xác nhận (ký kết hợp đồng) 1. Hình thức thư thương mại 3 Trong giao dịch quốc tế, người ta thường sử dụng một trong các hình thức sau để trình bày một thư thương mại: Block form (Hình thức khối); Indented form (Hình thức thụt đầu dòng); Modified block (Hình thức khối thay đổi); Modified block with indented paragraphs (Hình thức khối xiên). 9/4/2015 2 1. Hình thức thư thương mại 4 1. Letter head (gồm: tên, địa chỉ người gửi thư); 2. File reference (mã hồ sơ) 3. Date (ngày tháng) 4. Receiver’s address (gồm: tên, địa chỉ người nhận thư) 5. Salutation (Chào hỏi: “Dear Sir”, “Dear + tên”,...) 6. The opening paragraph 7. The body of letter 8. The closing paragraph (The last sentence) 9. Closing (“Yours faithfully”, “Yours sincerely”) 10.Signature 11.Enclosure 2. Thư hỏi hàng (the enquiry) Thư hỏi hàng là thư trong đó người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và những thông tin liên quan đến lô hàng mà mình muốn mua. Cách viết thư hỏi hàng Phần mở đầu: 2 trường hợp: oNgười mua và người bán chưa biết nhau oNgười mua và người bán có sẵn quan hệ từ trước Nội dung chính của thư: Thông báo cho người bán biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu người bán gửi catalog, mẫu hàng,...Đồng thời, cho biết giá cả, chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác. Phần kết: Mong người bán phúc đáp các yêu cầu của thư. 3. Chào hàng, báo giá (offer) Trong buôn bán, chào hàng – báo giá là việc người bán thể hiện rõ ý định bán hàng của mình. Có nhiều loại chào hàng 3.1. Xét theo mức độ chủ động của người xuất khẩu Chào hàng thụ động Chào hàng chủ động 3.2.Xét theo ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng Chào hàng cố định Chào hàng tự do 9/4/2015 3 3.1.1. Chào hàng thụ động Chào hàng thụ động (còn gọi là “Trả lời thư hỏi hàng” – “Reply to enquiry”): là chào hàng của người bán nếu trước đó nhận được yêu cầu (thư hỏi hàng) của người mua. Cách viết thư chào hàng thụ động: Phần mở đầu: Cảm ơn khách hàng đã gửi thư hỏi hàng đến công ty mình. Phần nội dung chính: Trả lời những câu hỏi của người mua. Gửi họ Catalog, hàng mẫu, biểu giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán, điều kiện giảm giá. Phần kết: Tỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn 3.1.2. Chào hàng chủ động Chào hàng chủ động là việc người XK chủ động chào hàng khi chưa có thư hỏi hàng của nhà NK. Chào hàng chủ động không chỉ là bản báo giá mà còn là sự quảng cáo HH của người XK. Có hai cách: Mở trang web trên mạng, gửi thư đến khách hàng cụ thể. Cách viết thư chào hàng chủ động: Phần mở đầu: Trình bày lý do chọn lựa đối tác của mình Phần nội dung chính: Tự giới thiệu về cty mình và các mặt hàng mình sản xuất kinh doanh. Gửi kèm theo catalog, hàng mẫu, giá biểu, điều kiện thanh toán, cách thức bán hàng,... Phần kết: Thể hiện sự mong muốn được phục vụ khách hàng. 3.2. Xét theo ràng buộc trách nhiệm Chào hàng cố định (firm offer) là việc chào bán một lô hàng nhất định, trong đó nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình. Trong thời gian này, nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng đó thì hợp đồng coi như được ký kết. Chào hàng tự do (free order) là loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát ra nó, cùng một lúc với cùng một lô hàng người ta có thể chào hàng tự do cho nhiều khách hàng. Trong chào hàng tự do cần ghi rõ “chào hàng không cam kết” – “offer without engagement”. Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận lại của người xuất khẩu. 9/4/2015 4 4. Hoàn giá (Counter – offer) Hoàn giá là một lời đề nghị mới do một bên mua (hoặc bán) đưa ra, sau khi đã nhận được chào hàng (hoặc đặt hàng) của bên kia, nhưng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng (hoặc đặt hàng) đó. Khi hoàn giá, chào giá trước đó xem như hủy bỏ. Trong buôn bán, mỗi lần giao dịch phải qua nhiều lần hoàn giá mới đi đến kết thúc. 4. Hoàn giá (Counter – offer) Thư hoàn giá của bên mua Phần mở đầu: Cám ơn bên bán đã báo giá cho cty mình Phần nội dung chính: Trình bày các điều kiện không thích hợp với cty mình và đề xuất điều kiện. Phần kết: Mong nhận được hồi âm. Thư hoàn giá của bên bán Phần mở đầu: Cảm ơn bên mua đã có ý định mua hàng và gửi đơn đặt hàng cho mình. Phần nội dung chính: Trình bày các điều kiện mình không thể đáp ứng và đề xuất các điều kiện mong muốn. Phần kết: Mong nhận được hồi âm. 5. Chấp nhận (Acceptance) Sau khi bên bán và bên mua qua những lần báo giá (chào hàng) và trả giá (hoàn giá), cuối cùng đi đến thỏa thuận ký kết hợp đồng mua bán. Khi đó, một trong hai bên chỉ cần ghi chữ “ACCEPT” vào thư hoàn giá lần cuối cùng là đủ, nhưng sau đó vẫn phải viết thư chấp nhận. Thư chấp thuận bên mua viết cho bên bán Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp thuận các điều kiện do bên bán đưa ra, cũng cần nhắc lại nếu mình đã fax hoặc telex chấp thuận cho bên bán trước đó. Phần nội dung chính: Thông báo mình gửi “Phiếu xác nhận mua” và “Đơn đặt hàng” cho bên bán. Đồng thời, báo cho bên bán biết mình đã chuẩn bị mở L/C cho họ nếu thanh toán bằng phương thức thư tín dụng chứng từ. Phần kết: Mong bên bán quan tâm đến đơn đặt hàng. 9/4/2015 5 5. Chấp nhận (Acceptance) Thư chấp thuận bên bán viết cho bên mua Phần mở đầu: Nêu rõ mình chấp thuận các điều kiện do bên mua đưa ra, cũng cần nhắc lại nếu mình đã fax hoặc telex chấp thuận cho bên mua trước đó. Phần nội dung chính: Thông báo mình gửi “Phiếu xác nhận bán” và bản xác nhận hợp đồng gửi kèm theo thư cho bên mua, yêu cầu bên mua mở thư tín dụng cho mình nếu thanh toán bằng L/C. Phần kết: Cảm ơn về đơn đặt hàng của người mua và bảo đảm sẽ thực hiện tốt nhất hợp đồng được ký giữa hai bên. 6. Đặt hàng (Order) Trên cơ sở chào hàng, báo giá hoặc chấp nhận giá do bên bán đưa ra, bên mua sẽ lập đơn đặt hàng gửi cho bên bán. Thông thường, một đơn đặt hàng đầy đủ gồm các mục sau: Tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức thanh toán,... Cách viết đơn đặt hàng Phần mở đầu: Nêu cơ sở lập đơn hàng: dựa vào chào hàng, chấp nhận giá của bên bán hoặc hàng mẫu, catalog tự mình đưa ra. Phần nội dung chính: Nêu rõ những điều kiện mình đề nghị Phần kết: Đề nghị bên bán chấp nhận đơn đặt hàng của mình. 6. Xác nhận (Confirmation) Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên mua bán ghi lại các kết quả đạt được, rồi trao cho đối phương. Đó là văn kiện xác nhận. Xác nhận thường lập thành 2 bản, bên lập xác nhận ký trước, rồi gửi bên kia, bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trả lại một bản. Lưu ý: Giấy xác nhận mua bán có hình thức trình bày tương tự như một bản hợp đồng có đủ chữ ký của hai bên. Trong thực tế, có trường hợp giấy xác nhận mua bán cũng được sử dụng có giá trị như một bản hợp đồng mua bán ngoại thương.