Bài giảng Chương 6: Tổ chức

Khái niệm và vai trò1 Xây dựng cơ cấu tổ chức2 Sự phân chia quyền lực3 Câu hỏi thảo luận4 1.1. Khái niệm - Lập nên các bộ phận (các khâu, các cấp) - Thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận (nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm) 1.1. Khái niệm ổ ứ ự ổ ứ ộ ổ ứ ệ ổ ứ 1.1. Khái niệm 1.2. Vai trò của tổ chức 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức Khoa học tổ chức 1. Tầm hạn quản trị: số lượng nhân viên; số lượng các cấp trung gian; số lượng các bộ phận/phòng ban trong tổ chức => Phải có căn cứ khoa học 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức Tầm (hạn) kiểm soát / tầm quản trị chỉ ra số nhân viên thuộc cấp mà một nhà quản trị điều khiển trực tiếp 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức Tầm kiểm soát = 4 Tầm kiểm soát = 8 1 4 16 64 256 1024 4096 4096 512 64 8 11 2 3 4 5 6 7 Số nhà quản trị (1 – 6) 1.365 Số nhà quản trị (1 – 4) 585 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức • Mối quan hệ giữa các nhân viên + nhân viên & nhà quản trị • Trình độ & khả năng của các thuộc cấp • Năng lực của nhà quản trị • Tính chất phức tạp và mức độ ổn định của công việc • Kỹ thuật thông tin Ưu nhược điểm của tầm hạn quản trị hẹp và rộng Tầm hạn quản trị hẹp ☺ Ưu điểm  Nhược điểm  Giám sát và kiểm soát chặt chẽ  Tăng số cấp quản trị  Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp nhanh chóng  Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc của cấp dưới  Tốn kém nhiều chi phí quản trị  Truyền đạt thông tin đến cấp dưới cùng không nhanh chóng Tầm hạn quản trị rộng ☺ Ưu điểm  Nhược điểm  Giảm số cấp quản trị  Có nguy cơ không kiểm soát nổi  Có thể tiết kiệm được chi phí quản trị  Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến quyết định chậm  Cấp trên buộc phải phân chia quyền hạn  Cần phải có những nhà quản trị giỏi  Phải có chính sách rõ ràng  Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức Khoa học tổ chức 1. Tầm hạn quản trị: số lượng nhân viên; số lượng các cấp trung gian; số lượng các bộ phận/phòng ban trong tổ chức => Phải có căn cứ khoa học 2. Quyền hành trong quản trị: Theo Max Weber quyền hành của NQT phải có đủ 3 yếu tố: - Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ - Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng - Nhà quản trị có khả năng và đức tính khiến cấp dưới tin tưởng 1.3. Vấn đề khoa học trong tổ chức Khoa học tổ chức 1. Tầm hạn quản trị: số lượng nhân viên; số lượng các cấp trung gian; số lượng các bộ phận/phòng ban trong tổ chức => Phải có căn cứ khoa học 2. Quyền hành trong quản trị: Theo Max Weber quyền hành của NQT phải có đủ 3 yếu tố: - Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ - Cấp dưới thừa nhận quyền hành đó là chính đáng - Nhà quản trị có khả năng và đức tính khiến cấp dưới tin tưởng 3. Phân cấp quản trị: Thực chất là phân chia quyền lực hay ủy quyền của nhà quản trị cho cấp dưới 2.1. Khái niệm 2.1. Khái niệm
Thống nhất chỉ huy  Gắn với mục tiêu  Cân đối  Hiệu quả  Linh hoạt  An toàn và tin cậy 2.2. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức 2.3. Các yêu cầu khi xây dựng cơ cấu tổ chức 2.4. Các cách phân chia cơ cấu tổ chức ⇒ ⇒ ⇒ ⇒2.4. Các cách phân chia cơ cấu tổ chức 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức Ưu điểm ☺ Đảm bảo chế độ một thủ trưởng ☺ Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp ☺ Chế độ trách nhiệm rõ ràng Nhược điểm  Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện  Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ  Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng Quản đốc Phân xưởng 2 Quản đốc Phân xưởng 3 Quản đốc Phân xưởng 1 Giám Đốc Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Tổ trưởng Quản trị Chức năng B Quản trị Chức năng C Quản trị Chức năng A GIÁM ĐỐC Quản đốc Phân xưởng 1 Quản đốc Phân xưởng 2 Quản đốc Phân xưởng 3 Ưu điểm ☺ Sử dụng được các chuyên gia giỏi trong việc ra các quyết định quản trị ☺ Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện ☺ Dễ đào tạo và dễ tìm nhà quản trị Nhược điểm  Vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy  Chế độ trách nhiệm không rõ ràng  Sự phối hợp giữa lãnh đạo và các bộ phận chức năng khó khăn 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức Quản đốc Phân xưởng 1 Quản trị Chức năng B Quản trị Chức năng C Quản trị Chức năng D Quản trị Chức năng A GIÁM ĐỐC Quản đốc Phân xưởng 2 Quản đốc Phân xưởng 3  Nhược điểm Nhiều tranh luận vẫn xảy ra Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng ☺ Ưu điểm Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức CHỦ TỊCH P. chủ tịch Marketing Quản trị dự án A P. chủ tịch Sản xuất P. chủ tịch Kỹ thuật P. chủ tịch Cung ứng P. chủ tịch Nhân sự Quản trị dự án B Quản trị dự án C Nhược điểm  Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận  Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn  Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì một trình độ nhất định Ưu điểm ☺ Tổ chức linh động ☺ Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quả ☺ Đáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến động ☺ Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng Quản lý Khu vực Miền Tây Quản lý Khu vực Miền Đông Quản lý Khu vực Miền Trung Quản lý Khu vực Miền Bắc GIÁM ĐỐC KINH DOANH ☺ Ưu điểm + Chú ý đến thị trường và những vấn đề địa phương + Hiểu biết cao về nhu cầu khách hàng + Có thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện của địa phương + Cung cấp cơ sở đào tạo những nhà tổng quản trị  Nhược điểm + Cần có nhiều người có năng lực quản lý chung + Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức Kiểm Toán Tư vấn Quản Trị GIÁM ĐỐC Tư vấn Luật & Thuế ☺ Ưu điểm Hiểu rõ về sản phẩm/dịch vụ cung ứng Trách nhiệm về lợi nhuận đối với sản phẩm rõ ràng  Nhược điểm Tạo nên tình trạng trùng lắp trong tổ chức 2.5. Các mô hình cơ cấu tổ chức 2.4. Các cách phân chia cơ cấu tổ chức ☺ Ưu điểm + Hiểu rõ nhu cầu khách hàng + Tác động tốt về tâm lý đối với khách hàng  Nhược điểm + Cần có người quản lý và chuyên gia tham mưu về các vấn đề của khách hàng + Các nhóm khách hàng không phải luôn xác định rõ ràng Quản Lý Tín Dụng Công Thương Quản Lý Tín Dụng Cơ Quan Chính Phủ GIÁM ĐỐC KINH DOANH Quản Lý Tín dụng nông nghiệp 3.1. Khái niệm Mức độ độc lập trong việc ra quyết định và các chỉ thị Quyền lực Phân tán công việc cho cấp dưới trong tổ chức Phân quyền 3.1. Khái niệm Tập quyền > < > < Tập quyền Phân Quyền  Môi trường ổn định  Những nhà quản trị cấp thấp hơn thiếu khả năng và kinh nghiệm ra quyết định  Những nhà quản trị cấp thấp hơn không sẵn lòng tham gia làm quyết định  Quyết định rất quan trọng  Tổ chức đang đối mặt với nguy cơ khủng hoảng/phá sản  Môi trường phức tạp và biến động  Những nhà quản trị cấp thấp hơn có khả năng và kinh nghiệm ra quyết định  Những nhà quản trị cấp thấp hơn muốn tham gia làm quyết định  Quyết định kém quan trọng  Công ty phân tán rộng theo lãnh thổ
Chuẩn Bị Ủy Thác Quyết Định Công Việc Ủy Thác Lựa Chọn Người Để Ủy Thác  Thực Hiện Ủy Thác 3.2. Ủy quyền 3.2. Ủy quyền Những nguyên tắc ủy quyền: 1. Người được ủy quyền phải là cấp dưới trực tiếp làm những việc đó 2. Không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền 3. Quyền lợi của người ủy quyền và người được ủy quyền phải gắn bó với nhau 4. Nội dung ủy quyền phải rõ ràng 5. Phải tự giác, không áp đặt 6. Người được ủy quyền phải có đầy đủ các thông tin trước khi bắt tay vào việc 3.2. Ủy quyền Nghệ thuật cần có để ủy quyền: 1. Sự hợp tác 2. Sẵn sàng chia sẻ 3. Chấp nhận thất bại của người khác 4. Sẵn sàng tin cậy cấp dưới 5. Sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi 3.2. Ủy quyền Trở ngại của ủy quyền: 1. Tâm lý lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụ 2. Sợ cấp dưới thực hiện công việc theo cách riêng của họ hoặc họ sẽ làm tốt hơn mình và vượt mình trong thăng tiến 3. Không xác định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn Khắc phục trở ngại trong ủy quyền: 1. Trao cấp dưới quyền tự do hành động để hoàn thành nhiệm vụ 2. Thực hiện truyền thông cởi mở giữa nhà quản trị và cấp dưới