Bài giảng Chức năng kiểm tra trong quản trị

CHỨC NĂNG KIỂM TRA TRONG QUẢN TRỊ NỘI DUNG TRÌNH BÀY Khái niệm và phân loại Mục đích và vai trò Quy trình kiểm tra (Phương pháp) Tính hiệu quả trong chức năng kiểm soát Mô hình kiểm soát hiệu chỉnh CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN Định nghĩa Chức năng Kiểm soát bao hàm việc giám sát tiến trình thực hiện các kế hoạch đã vạch ra và tiến hành những điều chỉnh cần thiết nhằm đạt được kết quả như dự kiến Kiểm soát là quá trình áp dụng những cơ chế và phương pháp để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp với các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức Là một quá trình hệ thống quá đó các nhà quản lý điều chỉnh các hoạt động tổ chức để cho các hoạt động này nhất quán với những mong đợi được đề ra trong kế hoạch và để giúp các hoạt động này đạt đuợc những tiêu chuẩn định trước trong iệc thực hiện. CÁC VẤN ĐỀ CƠ BẢN Mục đích: Giúp các nhà quản trị nhận thấy những khuyết điểm trong hệ thống tổ chức, trên cơ sở đó có thể tiến hành những quyết định điều chỉnh kịp thời Bảo đảm sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗi nhóm, mỗi bộ phận và tổ chức Kiểm tra các người thừa hành Kiểm tra người quản lý Vai trò của chức năng Kiểm Soát Là như cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý Kiểm tra nhằm đôn đốc việc thực hiện kế hoạch có hiệu quả cao Đảm bảo quyền thực thi quyền lực của nhà tổ chức Giúp tổ chức theo sát và đối phó với những thay đổi của môi trường Kiểm tra tạo điều kiện cho quá trình hoàn thiện và đổi mới CÁC LOẠI KIỂM SOÁT 1. Kiểm soát phòng ngừa Nhằm làm giảm các sai lầm  có tác dụng làm giảm nhu cầu đối với các hoạt động hiệu chỉnh Nội dung: Định hướng và giới hạn đối với hành vi của nhân viên và nhà quản trị bằng cách ban hành các quy định nguyên tắc, các tiêu chuẩn, các thủ tục tuyển mộ và tuyển chọn nhân sự, các chương trình huấn luyện và phát triển nguồn nhân lực 2. Kiểm soát hiệu chỉnh Nhằm thay đổi những hành vi không mong muốn và đem lại hiệu quả phù hợp với những tiêu chuẩn hay nguyên tắc đã được vạch ra. Ví dụ: như quản lý không lưu 3. Kiểm soát phản hồi Kiểm tra được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra  cung cấp thông tin hữu hiệu để lập kế hoạch và cải tiến động cơ thúc đẩy nhân viên Vd: kiểm tra kiểm toán CÁC ĐIỂM KIỂM SOÁT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT ĐẦU VÀO (Inputs) QUÁ TRÌNH CHUYỂN ĐỔI (Tranformation Process) ĐẦU RA (Outputs) Kiểm tra phòng ngừa Kiểm tra hiệu chỉnh Kiểm soát phản hồi CÁC NGUỒN KIỂM SOÁT Kiểm soát của các nhóm có quyền lợi trong doanh nghiệp Từ các áp lực bên ngoài của doanh nghiệp như khách hàng, cổ đông của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước, định chế tài chính… Kiểm soát của doanh nghiệp Xuất phát từ các chiến lược và cơ chế chính thức nhằm theo đuổi các mục tiêu của nó. Thể hiện qua các quy chế, nguyên tắc, tiêu chuẩn, ngân sách và các hoạt kiểm tra nội bộ Kiểm soát nhóm Chuẩn mực và giá trị của thành viên trong nhóm chia xẻ và duy trì thông qua những phần thưởng và hình phạt nội bộ. Kiểm soát của cá nhân Có ý thức Không có ý thức Bắt đầu Đo lường việc thực hiện So sánh việc thực hiện với tiêu chuẩn Phản hồi lại với các sai lệch Xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện Nếu chấp nhận Tiếp tục Nếu có lệch lạc TIẾN TRÌNH KIỂM SOÁT CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH 1. Xây dựng tiêu chuẩn Là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện hay là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch. Ví dụ như: kế hoạch tiến độ sản xuất, chất lượng sản phẩm, các chỉ tiêu tài chính Một doanh nghiệp có thể có nhiều hệ thống tiêu chuẩn Yêu cầu: Tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý Có khả năng thực hiện trên thực tế CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH 2. Đo lường việc thực hiện (tiến hành KTra) và so sánh việc thực hiện với các tiêu chuẩn Nếu các tiêu chuẩn được đưa ra một cách hợp lý và có các phương tiện xác định một cách chuẩn xác thì việc đo lường thự hiện thực tế sẽ dễ dàng Nếu không xác định được tiêu chuẩn rõ ràng thì sử dụng các tiêu chuẩn mờ như sự tín nhiệm của khách hàng, sự tôn trọng các bạn hàng kinh doanh… CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH 3. Phản hồi và điều chỉnh các sai lệch Phân tích nguyên nhân gây ra sai lệch Khắc phục bằng cách điều chỉnh sai lệch bằng cách tổ chức lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công kại các bộ phận, đào tạo nhân viên, tuyển thêm lao động, điều chỉnh mục tiêu… CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH KT PHẢN HỒI NGUYÊN TẮC KIỂM SOÁT Tiêu chuẩn của kiểm soát hữu hiệu Kiểm soát gắn liền với kết quả mong muốn Kiểm soát phải căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra. Tính khách quan Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho đuợc những nhận xét và kết quả đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả có thể bị sai lệch. Tính toàn diện Phải lựa chọn và xác định được phạm vi kiểm tra hợp lý và toàn diện, phải xác định đuợc trọng điểm có tính đại diện tốt cho đối tượng cần kiểm tra. Tính thời điểm Tính có thể chấp nhận được Th«ng tin trong thêi gian kiÓm tra Th«ng tin theo thêi gian thùc vµ kiÓm tra §Ó cã thÓ thùc hiÖn ®­îc qu¸ tr×nh kiÓm tra, ng­êi ta cÇn ph¶i thu thËp c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch. Th«ng tin theo thêi gian thùc lµ th«ng tin vÒ c¸i x¶y ra trong khi nã ®ang x¶y ra. C¸c th«ng tin ngµy nay cã thÓ thu thËp vµ xö lý nhê viÖc sö dông m¸y tÝnh ®iÖn tö. Mét sè ng­êi coi th«ng tin theo thêi gian thùc nh­ lµ mét ph­¬ng tiÖn ®Ó tiÕn hµnh sù kiÓm tra theo thêi gian thùc trong c¸c vÊn ®Ò quan träng víi nhµ qu¶n lý. Nh­ng theo s¬ ®å m« t¶ qu¸ tr×nh kiÓm tra, ta thÊy r»ng viÖc ph©n tÝch c¸c nguyªn nh©n g©y ra sai lÖch, x¸c ®Þnh ch­¬ng tr×nh ®iÒu chØnh vµ thùc hiÖn c¸c ch­¬ng tr×nh ®iÒu chØnh lµ nh÷ng c«ng viÖc ®ßi hái nhiÒu thêi gian. Trong tr­êng hîp kiÓm tra chÊt l­îng s¶n phÈm, ph¶i mÊt nhiÒu thêi gian ®Ó ph¸t hiÖn nguyªn nh©n g©y ra phÕ phÈm vµ cÇn nhiÒu thêi gian ®Ó lµm ra c¸c biÖn ph¸p ®iÒu chØnh cã hiÖu lùc. C«ng viÖc cµng phøc t¹p th× thêi gian cÇn thiÕt cho viÖc ®iÒu chØnh c¸c sai lÖch cµng dµi. V× vËy ®èi víi hÇu hÕt c¸c qu¸ tr×nh kiÓm tra, thêi gian trÔ lµ ®iÒu khã tr¸nh khái. C¸c kü thuËt kiÓm tra cã thÓ chia thµnh hai nhãm lín: c¸c kü thuËt kiÓm tra ng©n quü vµ c¸c kü thuËt kiÓm tra phi ng©n quü truyÒn thèng. C¸c kü thuËt kiÓm tra ng©n quü. Quan niÖm vÒ ng©n quü. Ng©n quü lµ c¸ch ph¸t biÓu c¸c kÕ ho¹ch cho mét thêi kú t­¬ng lai ®· ®Þnh theo c¸c quan hÖ b»ng con sè. Nh­ vËy, c¸c ng©n quü lµ c¸c ®iÒu kho¶n vÒ c¸c kÕt qu¶ ®Þnh tr­íc theo quan hÖ tµi chÝnh (nh­ ng©n quü thu-chi, ng©n quü vÒ vèn) hoÆc theo c¸c quan hÖ phi tµi chÝnh (nh­ ng©n quü vÒ sè giê lao déng trùc tiÕp, c¸c vËt liÖu, s¶n phÈm s¶n xuÊt ra). C¸c ng©n quü ph¶i dùa trªn c¸c kÕ ho¹ch v× chØ b»ng c¸ch cã nh÷ng môc tiªu râ rµng, cã ph­¬ng ¸n hµnh ®éng ®Ó hoµn thµnh chóng th× ng­êi qu¶n lý míi cã thÓ biÕt râ bao nhiªu tiÒn lµ cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn viÖc mong muèn. B»ng c¸ch ph¸t biÓu c¸c kÕ ho¹ch d­íi d¹ng c¸c quan hÖ con sè vµ t¸ch chóng ra thµnh c¸c bé phËn cña doanh nghiÖp, c¸c ng©n quü sÏ t­¬ng quan víi viÖc lËp kÕ ho¹ch vµ cho phÐp sù giao phã quyÒn h¹n mµ vÉn kh«ng thiÕu sù kiÓm tra. C¸c d¹ng ng©n quü. Ng©n quü thu vµ chi. PhÇn nhiÒu c¸c ng©n quü gi¶i thÝch râ c¸c kÕ ho¹ch vÒ c¸c nguån thu vµ kho¶n chi cho ho¹t ®éng d­íi d¹ng tiÒn tÖ. C¬ b¶n nhÊt trong sè nµy lµ ng©n quü b¸n – mét c¸ch thÓ hiÖn chÝnh thøc vµ chi tiÕt vÒ s¶n l­îng b¸n hµng dù kiÕn. C¸c kho¶n thu tõ b¸n s¶n phÈm hoÆc cung cÊp dÞch vô lµ thu nhËp chÝnh ®Ó bï ®¾p c¸c chi phÝ ho¹t ®éng vµ t¹o ra lîi nhuËn. C¸c ng©n quü chi cho ho¹t ®éng cña mét doanh nghiÖp cã thÓ cã nhiÒu nh­ c¸c ph©n lo¹i chi phÝ trong s¬ ®å h¹ch to¸n cña doanh nghiÖp. C¸c ng©n quü nµy cã thÓ liªn quan ®Õn kho¶n môc chi phÝ nh­: nh©n c«ng, nguyªn vËt liÖu, n¨ng l­îng, v¨n phßng, tiªu thô,... Ng­êi ta th­êng lËp ng©n quü vÒ c¸c kho¶n môc chÝnh vµ gép c¸c kho¶n môc kh¸c víi nhau trong mét b¶ng tæng kÕt kiÓm tra. Ng©n quü vÒ thêi gian, kh«ng gian, vËt liÖu, s¶n phÈm. Mét sè ng©n quü nÕu thÓ hiÖn d­íi d¹ng vËt lý th× tèt h¬n d­íi d¹ng tiÒn tÖ. MÆc dï nh÷ng ng©n quü ®ã còng th­êng ®­îc ®æi sang d¹ng tiÒn tÖ nh­ng chóng sÏ cã ý nghÜa nhiÒu h¬n vµo mét giai ®o¹n nhÊt ®Þnh trong khi lËp kÕ ho¹ch vµ kiÓm tra nÕu chóng ®­îc biÓu thÞ d­íi d¹ng sè l­îng vËt lý. HÇu hÕt c¸c doanh nghiÖp ®Òu lËp ra ng©n quü vÒ s¶n l­îng vµ d­íi ®ã c¸c bé phËn s¶n xuÊt l¹i lËp ra ng©n quü vÒ phÇn s¶n l­îng theo thµnh phÇn cña s¶n phÈm cuèi cïng. Ngoµi ra, viÖc lËp ng©n quü vÒ lao ®éng theo sè giê lao ®éng hoÆc sè ngµy lao ®éng víi lo¹i h×nh lao ®éng cÇn thiÕt còng kh¸ phæ biÕn. C¸c ng©n quü nµy kh«ng thÓ biÓu thÞ tèt d­íi d¹ng tiÒn tÖ do chi phÝ b»ng tiÒn cã thÓ kh«ng ®o l­êng chÝnh x¸c c¸c nguån lùc ®­îc dïng hoÆc c¸c kÕt qu¶ dù ®Þnh. Ng©n quü chi tiªu c¬ b¶n. C¸c ng©n quü chi tiªu c¬ b¶n v¹ch ra nh÷ng kho¶n chi tiªu c¬ b¶n ®Æc tr­ng cho viÖc ®Çu t­: thuª, mua nhµ x­ëng, thiÕt bÞ m¸y mãc, kho tµng,... cho dï lµ dµi h¹n hay ng¾n h¹n, c¸c ng©n quü nµy ®ßi hái ph¶i thËn träng trong viÖc ®­a ra kÕ ho¹ch chi tiªu vèn cña doanh nghiÖp. Do tiÒn vèn lµ mét trong nh÷ng yÕu tè h¹n chÕ nhÊt cña mäi doanh nghiÖp vµ ph¶i mÊt mét thêi gian dµi doanh nghiÖp míi cã thÓ thu håi ®­îc c¸c kho¶n ®Çu t­ vµo thiÕt bÞ m¸y mãc th«ng qua khÊu hao nªn tÝnh bÊt biÕn vµ rñi ro ë ®©y lµ cao. V× vËy, c¸c ng©n quü chi tiªu c¬ b¶n th­êng g¾n chÆt víi viÖc lËp kÕ ho¹ch theo quy m« thêi gian kh¸ dµi. Ng©n quü tiÒn mÆt. Quü tiÒn mÆt lµ sè dù ®o¸n vÒ c¸c kho¶n thu vµ chi tiÒn mÆt mµ nhê ®ã ®o ®­îc l­îng tiÒn mÆt thùc tÕ cã ®­îc. Cho dï cã ®­îc gäi lµ mét ng©n quü hay kh«ng th× quü tiÒn mÆt còng lµ mét c¸ch kiÓm tra quan träng cña doanh nghiÖp. Kh¶ n¨ng cã tiÒn mÆt ®Ó ®¸p øng c¸c kho¶n nî ®Õn kú thanh to¸n lµ yªu cÇu ®Çu tiªn cho sù tån t¹i cña doanh nghiÖp. Lîi nhuËn còng sÏ thÊp khi l­îng tiÒn mÆt ®äng trong dù tr÷, l­u th«ng, m¸y mãc hoÆc c¸c tµi s¶n kh«ng ph¶i lµ tiÒn mÆt kh¸c. ViÖc lËp ng©n quü tiÒn mÆt còng cho thÊy kh¶ n¨ng thõa tiÒn mÆt, tõ ®ã lËp kÕ ho¹ch ®Çu t­ sinh l·i víi c¸c kho¶n tiÒn d«i ra. Ng©n quü biÕn ®æi. Cã lÏ cøng nh¾c lµ mèi nguy h¹i lín nhÊt khi sö dông c¸c ph­¬ng ph¸p ng©n quü. Ngay khi viÖc lËp ng©n quü kh«ng ®­îc dïng ®Ó thay thÕ cho viÖc qu¶n lý th× viÖc quy c¸c kÕ ho¹ch vÒ c¸c gi¸ trÞ con sè còng cã thÓ ®em l¹i nh÷ng sai lÇm. VÝ dô, c¸c sù kiÖn thùc tÕ cho thÊy ph¶i sö dông lo¹i nguyªn liÖu nµy nhiÒu h¬n lo¹i kh¸c, hoÆc khi l­îng b¸n ra thùc tÕ qu¸ kh¸c biÖt so víi møc dù b¸o. Lóc ®ã c¸c ng©n quü trë nªn l¹c hËu vµ nÕu c¸c nhµ qu¶n lý vÉn bÞ c¸c ng©n quü rµng buéc th× lîi Ých cña ng©n quü sÏ suy gi¶m hoÆc triÖt tiªu ng©n quü kh«ng cßn phï hîp. §iÒu nµy ®Æc biÖt ®óng ë nh÷ng n¬i mµ ng©n quü ®­îc thiÕt lËp tr­íc cho nh÷ng thêi kú dµi. Do sù nguy hiÓm cña tÝnh cøng nh¾c trong c¸c ng©n quü vµ do tÝnh linh ho¹t tèi ®a phï hîp víi tÝnh hiÖu qu¶ trong lËp kÕ ho¹ch nªn ng­êi ta ngµy cµng chó ý ®Õn c¸c ng©n quü biÕn ®æi (ng©n quü linh ho¹t). Ng©n quü biÕn ®æi ®­îc thiÕt kÕ ®Ó cã thÓ thay ®æi ®­îc khi khèi l­îng b¸n hoÆc c¸c th«ng sè liªn quan ®Õn s¶n l­îng thay ®æi. V× vËy, phÇn lín chóng ®­îc giíi h¹n trong viÖc ¸p dông cho c¸c ng©n quü chi tiªu. Ng©n quü biÕn ®æi dùa trªn sù ph©n tÝch c¸c kho¶n môc chi tiªu ®Ó xem xÐt c¸c chi phÝ riªng lÎ thay ®æi nh­ thÕ nµo theo khèi l­îng s¶n xuÊt. Mét sè chi phÝ kh«ng thay ®æi theo khèi l­îng, ®Æc biÖt trong thêi kú ng¾n h¹n. Chóng lµ c¸c chi phÝ cè ®Þnh nh­ hao mßn, thuÕ tµi s¶n, b¶o hiÓm, chi phÝ b¶o d­ìng thiÕt bÞ, chi phÝ duy tr× doanh nghiÖp,... Mét sè chi phÝ kh¸c biÕn ®æi theo s¶n l­îng nh­ nguyªn vËt liÖu, lao ®éng trùc tiÕp, chi phÝ b¸n hµng,... Lµm cho viÖc kiÓm tra ng©n quü ho¹t ®éng. Muèn cho viÖc kiÓm tra ng©n quü ho¹t ®éng tèt, ng­êi qu¶n lý ph¶i l­u ý r»ng c¸c ng©n quü chØ ®­îc thiÕt kÕ nh­ mét c«ng cô vµ kh«ng thÓ thay thÕ ®­îc cho viÖc qu¶n lý. §Ó cã kÕt qu¶ tèt nhÊt, viÖc lËp vµ qu¶n lý ng©n quü cÇn ph¶i cã ®­îc sù hç trî toµn t©m toµn ý cña c¸c nhµ qu¶n lý cÊp cao. ViÖc lËp ra mét c¬ quan qu¶n trÞ b»ng mét chØ thÞ sau ®ã l·ng quªn ®i sÏ dÉn ®Õn viÖc lËp ng©n quü mét c¸ch kh«ng ch¾c ch¾n vµ dån tr¸ch nhiÖm cho nhµ qu¶n lý cÊp d­íi. Hä sÏ ph¶i thùc hiÖn mét thñ tôc kh¸c hoÆc so¹n th¶o ra hµng lo¹t hå s¬, giÊy tê. Ng­îc l¹i, nÕu ban qu¶n lý cÊp cao thùc sù hç trî cho viÖc lËp ng©n quü vµ ®Æt nÒn t¶ng ch¾c ch¾n cho ng©n quü d­¹ trªn kÕ ho¹ch, yªu cÇu c¸c bé phËn, c¸c chi nh¸nh thiÕt lËp vµ b¶o vÖ ng©n quü cña hä th× lóc ®ã ng©n quü sÏ thu hót ®­îc sù qu¶n lý n¨ng ®éng trong toµn doanh nghiÖp. C¸c ng©n quü cung cÊp ph­¬ng tiÖn giao phã quyÒn h¹n mµ vÉn kiÓm tra ®­îc nh­ng nÕu nã qu¸ chi tiÕt vµ cøng nh¾c th× thùc tÕ chØ mét Ýt quyÒn h¹n ®­îc giao phã. ViÖc kiÓm tra ng©n quü lµ ®Ó ho¹t ®éng, do ®ã ng­êi qu¶n lý cÇn cã nh÷ng th«ng tin vÒ viÖc thùc hiÖn trªn thùc tÕ. Th«ng tin nµy kh«ng cã s½n mµ ph¶i ®­îc thu thËp sao cho ng­êi qu¶n lý thÊy ®­îc hä ®ang lµm viÖc ®Õn møc ®é nµo, tr¸nh ®­îc nh÷ng sai lÖch vÒ ng©n quü. C¸c kü thuËt kiÓm tra C¸c biÖn ph¸p kiÓm tra phi ng©n quü Cã nhiÒu biÖn ph¸p kiÓm tra phi ng©n quü truyÒn thèng, trong ®ã quan träng nhÊt lµ: c¨n cø vµ sè liÖu thèng kª, c¸c b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m«n, kiÓm tra t¸c nghiÖp vµ quan s¸t c¸ nh©n. C¸c sè liÖu thèng kª. C¸c sè liÖu thèng kª vÒ nhiÒu khÝa c¹nh cña mét ho¹t ®éng vµ c¸ch thÓ hiÖn râ rµng c¸c sè liÖu thèng kª rÊt quan träng cho viÖc kiÓm tra. C¸c nhµ qu¶n lý hiÓu ®­îc c¸c sè liÖu thèng kª tèt nhÊt d­íi d¹ng biÓu ®å v× ng­êi ta cã thÓ thÊy ®­îc mèi liªn hÖ vµ c¸c xu thÕ biÕn ®æi cña c¸c sè liÖu. Ngoµi ra, nÕu muèn c¸c sè liÖu cã ý nghÜa th× cÇn so s¸nh chóng víi mét sè tiªu chuÈn ®· cã. VÝ dô, viÖc t¨ng/gi¶m 1% l­îng tiªu thô hoÆc chi phÝ cã ý nghÜa g×? Tiªu chuÈn so s¸nh? Sù thay ®æi ®ã nghiªm träng tíi møc nµo?... C¸c b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m«n. C¸c b¸o c¸o vµ ph©n tÝch chuyªn m«n gióp cho kiÓm tra trong ph¹m vi c¸c vÊn ®Ò riªng lÎ. MÆc dï b¸o c¸o thèng kª vµ kÕ to¸n th­êng cung cÊp cho ta nh÷ng th«ng tin rÊt tèt nh­ng vÉn cã nh÷ng ph¹m vi mµ ë ®ã chóng kh«ng ®ñ vµ kh«ng phï hîp. KiÓm tra t¸c nghiÖp. KiÓm tra t¸c nghiÖp lµ c«ng cô h÷u hiÖu ®Ó kiÓm tra qu¶n lý. Theo nghÜa réng kiÓm tra t¸c nghiÖp lµ sù ®¸nh gi¸ th­êng xuyªn vµ ®éc lËp ®­îc thùc hiÖn bëi ban kiÓm tra néi bé vÒ kÕ to¸n, tµi chÝnh vµ c¸c ho¹t ®éng kh¸c cña doanh nghiÖp. MÆc dï th­êng ®­îc h¹n ®Þnh trong viÖc kiÓm tra sæ s¸ch kÕ to¸n nh­ng c«ng t¸c kiÓm tra t¸c nghiÖp bao gåm viÖc ®¸nh gi¸ c¸c ho¹t ®éng nãi chung, c©n nh¾c so s¸nh c¸c kÕt qu¶ thùc tÕ vµ kÕt qu¶ dù ®Þnh. Nh­ vËy, ngoµi viÖc ®¶m b¶o r»ng c¸c sæ s¸ch kÕ to¸n ph¶n ¸nh ®óng c¸c sù viÖc, c¸c nhµ kiÓm tra t¸c nghiÖp cßn ®¸nh gi¸ vÒ c¸c chÝnh s¸ch, c¸c thñ tôc, viÖc sö dông quyÒn hµnh, chÊt l­îng qu¶n lý,... Quan s¸t c¸ nh©n. Kh«ng nªn coi nhÑ tÇm quan träng cña viÖc kiÓm tra th«ng qua sù quan s¸t c¸ nh©n. C¸c ng©n quü, c¸c biÓu ®å thèng kª ®Òu rÊt quan träng, nh­ng nÕu ng­êi qu¶n lý chØ dùa hoµn toµn vµo c¸c biÖn ph¸p nµy mµ ngåi trong phßng kÝn th× khã cã thÓ thùc hiÖn ®­îc viÖc kiÓm tra, ®o l­êng, ®iÒu chØnh. Nhµ qu¶n lý cã nhiÖm vô lµm cho c¸c môc tiªu ®­îc hoµn thµnh bëi nh÷ng con ng­êi cô thÓ. Cho dï cã nhiÒu biÖn ph¸p khoa häc hç trî cho viÖc ®¶m b¶o r»ng mäi ng­êi ®ang thùc hiÖn nh÷ng c«ng viÖc ®· ®Þnh theo kÕ ho¹ch nh­ng quan s¸t c¸ nh©n vÉn lµ biÖn ph¸p kiÓm tra cÇn thiÕt. Cã rÊt nhiÒu th«ng tin mµ nhµ qu¶n lý cã thÓ thu nhËn ®­îc nhê viÖc quan s¸t c¸ nh©n, ngay c¶ khi ®i d¹o ngÉu nhiªn qua mét ph©n x­ëng hay mét phßng.