Bài giảng chức năng của quản trị

LẬP KẾ HOẠCH CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ • Qu¸ tr×nh qu¶n lý t©p hîp nh÷ng quyÕt ®Þnh vµ c«ng viÖc ®ang x¶y trong ®ã ngêi qu¶n lý ph¶i thùc hiÖn: lËp kÕ ho¹ch, tæ chóc, ®iÒu phèi vµ kiÓm tra. DÉn ®Õn Đạt được mục đích đề ta của tổ chức X¸c lËp môc tiêu , thµnh lËp chiÕn lîc vµ ph¸t triÓn kÕ ho¹ch cÊp nhá h¬n ®Ó ®iÒu hµnh ho¹t ®éng QuyÕt ®Þnh nh÷ng g× ph¶i lµm, lµm nh thÕ nµo vµ ai sÏ lµm viÖc ®ã §Þnh híng, ®éng viªn tÊt c¶ c¸c bªn tham gia vµ gi¶i quyÕt c¸c m©u thuÉn Theo dâi c¸c ho¹t ®éng ®Ó ch¾c ch¾n r»ng chóng ®îc hoµn thµnh nh trong kÕ ho¹ch Lập kế hoạch Tổ chức Lãnh đạo Kiểm tra 2.1 KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH “…Lập kế hoạch được hiểu là việc lựa chọn một phương án hành động tương lai cho tổ chức và cho từng bộ phận của tổ chức, là quá trình xác định các mục tiêu, và phương án tốt nhất để đạt được mục tiêu đó…” KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH (tiếp) 2.2 LÝ DO LẬP KẾ HOẠCH  Các nguồn lực hạn chế Nguồn nhân lực Nguồn vật lực Nguồn tài lực …  Tính không chắc chắn của môi trường Không thể đoán trước được hết sự biến động của môi trường bên trong mỗi tổ chức Không thể đoán trước được hết sự thay đổi của môi trường bên ngoài tác động đến tổ chức Không thể đoán chắc chắn được kết quả của các quyết định quản trị LÝ DO LẬP KẾ HOẠCH (tiếp) • Ví dụ lập kế hoạch sản xuất sản phẩm mùa đông cho công ty may Hanosimex 2.3 VAI TRÒ CỦA LẬP KẾ HOẠCH • Ứng phó với những tình huống bất định và thay đổi thích nghi với sự thay đổi của môi trường. • Phối hợp các hoạt động và nỗ lực các bộ phận của tổ chức lại với nhau để hoàn thành mục tiêu  Nền tảng cho việc phối hợp các hoạt động của tổ chức Giúp cho việc phân chia rõ ràng về công việc và trách nhiệm của từng cá nhân và nhóm để điều hành hoạt động chung • Tập trung nỗ lực và các nguồn lực vào các mục tiêu chính • Giúp cho các nhà quản lý kiểm tra, điều chỉnh các hoạt động CHI PHÍ CỦA LẬP KẾ HOẠCH • Thời gian quản lý Quá trình lập kế hoạch đòi hỏi khối lượng lớn thời gian + công sức (nếu làm 1 cách hoàn chỉnh) • Chậm trễ trong việc ra quyết định 2.4 BẢN CHẤT CỦA LẬP KẾ HOẠCH • Nhằm hoàn thành các mục đích và mục tiêu đã đặt ra thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa mọi thành viên trong tổ chức. • Là khâu đầu tiên của quá trình quản lý. Do vậy, nếu lập kế hoạch không tốt kết quả không thực hiện được hoặc thực hiện với hiệu quả không cao. 2.4.1 Các loại kế hoạch • Phân loại theo phạm vi hoạt động  Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp • Phân loại theo thời gian Kế hoạch dài hạn Kế hoạch trung hạn Kế hoạch ngắn hạn • Phân loại theo mức độ cụ thể Kế hoạch cụ thể Kế hoạch định hướng 2.4.2 Kế hoạch chiến lược & Kế hoạch tác nghiệp KH chiến lược • Là KH ở cấp tổ chức, thiết lập những mục tiêu chung của DN và vị trí của tổ chức với môi trường • Hoạch định chiến lược mang tính dài hạn và là cơ sở để phát triển tổ chức • Nội dung bao gồm xác định các mục đích, triết lý kinh doanh, thiết lập các thứ tự ưu tiên để ra các chính sách. KH tác nghiệp • Là KH liên quan đến việc triển khai các chiến lược trong tình huống cụ thể và ở thời gian ngắn • Đưa ra những chiến thuật hay những bước cụ thể để thực hiện KH chiến lược • Nội dung chủ yếu là định ra các chương trình hoạt động ngắn, sử dụng các nguồn lực đã được phân bổ để hoàn thành nhiệm vụ. 2.5 NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH • Xác định hệ thống các mục tiêu • Hoạch định các chính sách lớn, quan trọng • Xây dựng chương trình hành động • Làm rõ những gì sẵn có và những gì còn thiếu ngân quỹ hóa • Dự kiến trước khó khăn, trở ngại và dự phòng biện pháp khắc phục, các nguồn lực và trách nhiệm quản lý • Xác lập các biện pháp kiểm tra hành chính 2.5.1 Kết quả của lập kế hoạch • Bản kế hoạch Mục tiêu Chương trình hành động Ngân quỹ thực hiện Môc ®Ých vµ nhiÖm vô C¸c môc tiªu C¸c chiÕn lîc C¸c chÝnh s¸ch: chñ yÕu vµ thø yÕu C¸c quy tắc và thủ tục C¸c ch¬ng tr×nh: chÝnh yÕu, thø yÕu, vµ phô trî C¸c ng©n quü: c¸c ch¬ng tr×nh ®· ®îc cÊp tiÒn hoÆc xÕp thø tù u tiªn vÒ tiÒn Sù ph©n cÊp trong lËp kÕ ho¹ch Kế hoạch chiến lược Kế hoạch Tác nghiệp 2.5.2 Phân cấp trong lập kế hoạch Phân cấp trong lập kế hoạch • Sự phân cấp trong lập kế hoạch Các mục đích Các mục tiêu Các chính sách Các thủ tục Các quy tắc Các chương trình Các ngân quỹ • Nhà quản trị phải phân biệt rõ các loại kế hoạch và xác định được mối quan hệ qua lại giữa chúng. Trong một chừng mực nào đó, quan hệ giữa các loại kế hoạch này có sự phân cấp 2.5.3 NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH • MỤC ĐÍCH  Mục đích của tổ chức là lý do để tồn tại, là động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của tổ chức trong khuôn khổ quy định pháp luật và thông lệ của thị trường  Từ mục đích sẽ hình thành các nhiệm vụ + mục tiêu cụ thể  Các mục đích bao hàm sự biến đổi: tương lai sẽ khác nhiều hoặc ít so với hiện tại, môi trường của doanh nghiệp cũng luôn biến động Nội dung lập kế hoạch • MỤC TIÊU Mục tiêu là điểm kết thúc của một hành động đã được ấn định trong 1 khoảng thời gian. Mục tiêu là kế hoạch ngắn hạn có tính chất cụ thể, có thể đo lường và lượng hóa được kết quả.  Các bộ phận trong tổ chức cũng có thể có mục tiêu riêng Cần có sự kết hợp giữa mục tiêu chung và các mục tiêu bộ phận Mục tiêu của tổ chức thường biến động qua quá trình phát triển của nó: từ đơn giản đến phức tạp theo biểu đồ phù hợp với chu kỳ sống của doanh nghiệp Nội dung lập kế hoạch • CHIẾN LƯỢC: Chiến lược của doanh nghiệp là một chương trình hành động tổng quát nhằm hướng đến việc thực hiện các mục tiêu cụ thể. Bao gồm: Mục tiêu cơ bản của tổ chức Đường lối tổng quát, chủ trương mà DN sẽ thực thi trong 1 thời gian đủ dài Nguồn lực và tiềm năng được sử dụng để đạt mục tiêu đó Chính sách điều hành việc thu hút và sử dụng các nguồn lực, các tiềm năng cần thiết để đạt mục tiêu của DN Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh các sai lệch Chiến lược mang tính dài hạn Tầm quan trọng: định hướng cho các kế hoạch một cách thống nhất, là khuôn mẫu cho kế hoạch và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của quản lý. Nội dung lập kế hoạch Chủ yếu nhằm đưa ra định hướng tổng thể cho DN và có thể thuộc vào lĩnh vực: Marketing: các hoạt động nhằm tới việc thỏa mãn nhu cầu của khách hàng thông qua trao đổi  Công nghệ: lựa chọn công nghệ phù hợp, R&D  Tài chính: các hoạt động liên quan đến các khoản thu- chi của tổ chức  Tổ chức: xây dựng mô hình tổ chức, cơ cấu bộ máy quản trị sao cho hiệu quả nhất  Nhân sự: tuyển chọn, đào tạo, sử dụng, đánh giá , phát triển con người  Quan hệ xã hội: tạo dựng hình ảnh tốt về DN và khai thác tốt nhất yếu tố môi trường Nội dung của lập kế hoach • Các bước xây dựng chiến lược 1. Đánh giá thực trạng doanh nghiệp 2. Xác định mục tiêu chiến lược (nhằm trả lời doanh nghiệp muốn đi tới đâu?) 3. Xác định nhiệm vụ mà bộ máy doanh nghiệp cần thực hiện (trả lời câu hỏi doanh nghiệp cần phải làm gì?) 4. Tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lược, các nhiệm vụ chiến lược (trả lời câu hỏi doanh nghiệp phải thực hiện như thế nào?) Nội dung của lập kế hoạch • Các chính sách Là tổng thể các biện pháp được sử dụng để tác động đến đối tượng có liên quan trong thời gian đủ dài nhằm thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình. Hướng dẫn cách suy nghĩ và hành động trong DN nhằm đạt mục tiêu chiến lược đã đề ra. Là những đường lối chỉ đạo tổng quát để làm quyết định Nội dung của lập kế hoạch • Các quy tắc Giải thích việc được làm hay không được làm một cách cụ thể, cần thiết, không cho phép bất cứ bộ phận nào trong tổ chức được hành động theo ý riêng. Gắn liền với các thủ tục theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian.  Mục đích nhằm hạn chế việc mọi người sử dụng quyền hạn để làm theo ý riêng của mình Nội dung của lập kế hoạch • Các thủ tục  Là các kế hoạch thiết lập phương pháp điều hành các hoạt động trong tương lai của tổ chức.  Bao gồm chuỗi các hoạt động cần thiết được ấn định theo trình tự thời gian ( thủ tục đặt hàn, thủ tục thanh toán…)  Tồn tại ở tất cả các bộ phận của DN mà nhờ đó những hoạt động hàng ngày ở các bộ phận và toàn bộ DN diễn ra theo những cách thức có lợi nhất nhằm đạt đến hiệu quả cao nhất. Nội dung lập kế hoạch • Các chương trình Là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, thủ tục, quy tắc, công việc phải thực hiện và trình tự các bước tiên hành công việc nhằm hướng đến việc thực hiện 1 mục tiêu nhất định nào đó cho DN. Trong chương trình, quản lý thiết lập trình tự các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, quy định sự ưu tiên cho các hoạt động  Việc thành lập các chương trình làm thuận lợi cho sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và chúng còn được dùng làm cơ sở cho việc kiểm tra có hiệu lực. Nội dung của lập kế hoạch • Ngân quỹ Là biểu mẫu về các nguồn tài chính được phân bổ cho những hoạt động đã định, trong khoảng thời gian đã cho. Là nhân tố quan trọng của chương trình và là công cụ hữu hiệu để kiểm soát. 2.3 CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH NhËn thøc c¬ héi X¸c ®Þnh môc tiªu Xem xÐt c¸c ®iÒu kiÖn tiÒn ®Ò X©y dùng c¸c ph¬ng ¸n §¸nh gi¸ c¸c ph¬ng ¸n Lùa chän c¸c ph¬ng ¸n kÕ ho¹ch X©y dùng c¸c kÕ ho¹ch phô trî Ng©n quü ho¸ kÕ ho¹ch Các bước lập kế hoạch 1. Nhận thức cơ hội + Phải nhận thức được DN đang đứng trước những cơ hội nào về sản xuất, kinh doanh nói chung. + Mỗi thời điểm, DN có thể đứng trước nhiều cơ hội khác nhau. + Do bị hạn chế về nguồn lực chỉ có thể theo đuổi để biến một vài cơ hội thành hiện thực. Các bước lập kế hoạch 2. Xác định các mục tiêu + Các mục tiêu kế hoạch chỉ ra điểm kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch DN sẽ đi đến đâu? + Tùy theo từng trình độ phát triển mà có những chỉ tiêu đặc trưng tương ứng. + Lưu ý: cần có sự phù hợp giữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn Các bước lập kế hoạch 3. Xem xét các tiền đề cơ bản Các tiền đề lập kế hoạch chính là các dự báo về nhu cầu thị trường, môi trường doanh nghiệp, đánh giá về trình độ hiện tại của DN, năng lực sản xuất, tiền vốn, các khoản dự trữ về vật tư… Các bước lập kế hoạch 4. Xây dựng các phương án + Dựa trên mục tiêu và điều kiện tiền đề để xây dựng các phương án. + Lưu ý rằng để đạt được mục tiêu thì DN có thể đi theo nhiều con đường khác nhau, mỗi con đường đòi hỏi những khoản chi phí khác nhau và đem lại những khoản thu nhập khác nhau cho DN nên có nhiều phương án để lực chọn. Các bước lập kế hoạch 5. Đánh giá phương án + Sau khi đưa ra các phương án, ta phải tìm cách đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá dựa vào mục tiêu và điều kiện tiền đề + Đánh giá định tính và định lượng Các bước lập kế hoạch 6. Lựa chọn phương án + Là thời điểm quyết định đòi hỏi người quản lý phải đưa ra quyết định của mình dựa vào kết quả đánh giá phương án. + Chọn phương án tối ưu theo tiêu chuẩn đề ra cho từng trường hợp: Lợi nhuận là lớn nhất hoặc thu hồi vốn nhanh Các bước lập kế hoạch 7. Xây dựng kế hoạch phụ trợ 8. Ngân quỹ hóa Lượng hóa sang dạng ngân quỹ Ngân quỹ chính là đảm bảo vật chất có các KH đã đưa ra được thực hiện có kết quả Việc thành lập ngân quỹ là yếu tố quan trọng, đảm bảo cho các tài khoản cần thiết cho việc thực hiện mục tiêu, KH đề ra ( nhà quản lý phân phối các tài khoản mà DN có) Ngân quỹ hóa KH là một công cụ quan trọng trong kiểm soát quản lý 2.5.5 NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH o Chủ động đối với quá trình lập kế hoạch, gạt bỏ mọi trở ngại, tạo bầu không khí trong đó mọi người làm việc có kế hoạch. o Cần có sự tham gia của người quản lý ở mọi cấp o Phải có tổ chức: đảm bảo sự phân cấp o Phải xác định rõ và cụ thể các mục tiêu, tiền đề, chiến lược, chính sách. o Kết hợp kế hoạch ngắn hạn và dài hạn; kế hoạch bộ phận và kế hoạch tổng thể o Đảm bảo linh hoạt để phù hợp với sự thay đổi của môi trường