Bài giảng Chu trình kinh doanh. Chu trình doanh thu

Click to edit Master title style Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› Click to edit Master title style Chương 5Chu trình kinh doanhChu trình doanh thu 1 Mục tiêu Nhận biết các hoạt động trong chu trình Mô tả dòng di chuyển dữ liệu trong chu trình Nội dung các chứng từ sử dụng Quy trình xử lý thủ công và máy tính Các loại báo cáo trong chu trình doanh thu Rủi ro và các thủ tục kiểm soát trong chu trình 2 3 Các sự kiện kinh tế Chu trình tiêu thụ Chu trình cung cấp Chu trình sản xuất Chu trình tài chính Báo cáo tài chính Chu trình kinh doanh 4 4 Một chuỗi các sự kiện cùng liên quan đến 1 nội dung của quá trình SXKD  Chu trình kinh doanh hay còn gọi là chu trình kế toán Các hoạt động trong chu trình diễn ra theo trình tự và được lặp lại Bao gồm: Chu trình doanh thu Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Chu trình nhân sự Chu trình tài chính Mối liên hệ giữa các chu trình kế toán 5 5 Hệ thống ghi sổ-lập báo cáo Chu trình doanh thu Bán hàng –> Thu tiền Chu trình chi phí Mua hàng – trả tiền Chu trình sản xuất NVL, NC -> SP hoàn thành Chu trình tài chính Nhận tiền – Chi tiền Chu trình nhân sự Tuyển dụng – Trả lương Sản phẩm Tiền Tiền Tiền Nhân công NVL Dữ liệu Dữ liệu Dữ liệu 6 Các hoạt động trong chu trình doanh thu Chức năng thứ nhất của HTTTKT là hỗ trợ cho việc thực hiện các hoạt động kinh doanh trong một doanh nghiệp. Chu trình doanh thu là một tập hợp các nghiệp vụ kinh doanh xảy ra thường xuyên và các xử lý thông tin liên quan đến việc bán hàng hay cung cấp dịch vụ cho khách hàng và thu tiền thanh toán. Chu trình doanh thu Là các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền 7 Chu trình doanh thu Khách hàng Hãng vận tải Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Ngân hàng Sổ cái, lập báo cáo Hệ thống lương Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình doanh thu 8 XL Đặt hàng 1.0 Giao hàng 2.0 Lập hóa đơn 3.0 Thu tiền 4.0 Khách hàng Hãng vận tải Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Ngân hàng HT sổ cái HT lương Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu 9 Các hoạt động trong chu trình doanh thu 10 Các hoạt động trong chu trình doanh thu Các hoạt động trong chu trình doanh thu? Xử lý đơn đặt hàng Giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng Phát hành hoá đơn và ghi nhận phải thu. Thu tiền. Journal Vouchers/EntriesHow do we get them? Billing Department prepares a journal voucher: Accounts Receivable DR Sales CR Inventory Control Dept. prepares a journal voucher: Cost of Goods Sold DR Inventory CR Cash Receipts prepares a journal voucher: Cash DR Accounts Receivable CR Revenue Cycle Databases Master files customer master file accounts receivable master file merchandise inventory master file Transaction and Open Document Files sales order transaction file open sales order transaction file sales invoice transaction file cash receipts transaction file Other Files shipping and price data reference file credit reference file (may not be needed) salesperson file (may be a master file) Sales history file cash receipts history file accounts receivable reports file 13 Bước này bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc chào hàng và xử lý đơn đặt hàng. Quyết định chính và thông tin cần sử dụng: - Quyết định liên quan đến chính sách tín dụng, bao gồm việc phê chuẩn tín dụng. - Thông tin về lượng hàng trong kho và tình trạng tín dụng của khách hàng từ các bộ phận kiểm soát hàng tồn kho và phòng kế toán. Xử lý đơn đặt hàng 14 Xử lý đơn đặt hàng Chức năng xử lý đơn hàng liên quan đến ba hoạt động chính sau đây: Trả lời yêu cầu mua hàng từ khách hàng Kiểm tra và phê chuẩn tín dụng Đối chiếu lượng hàng tồn kho 15 Xử lý đơn đặt hàng Chứng từ, sổ và thủ tục: Đại diện bán hàng ghi nhận đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng được chuyển đến phòng kinh doanh. Kiểm soát tổng được tính bằng tay. Số TK khách hàng, mã nhân viên bán hàng, mã sản phẩm, số lượng, ngày giao hàng được nhập cho mỗi nghiệp vụ bán hàng. Hoạt động xử lý đặt hàng 16 Kiểm tra HTK 1.1 Khách hàng Kiểm tra nợ KH 1.2 Lập lệnh BH 1.3 Từ chối HTK, KH Lệnh BH BP giao hàng BP lập hóa đơn Lệnh bán hàng Bộ phận kho LBH (Phiếu xuất) LBH (Phiếu đóng gói) BP Mua hàng Phiếu yêu cầu hàng Chấp nhận 17 Kiểm tra và sửa chữa nhằm đảm bảo việc nhập liệu được chính xác. Hệ thống kiểm tra hàng tồn kho xem có đủ hàng cung cấp cho các đơn hàng đã đươc duyệt hay không? Phát hành các chứng từ nội bộ Lệnh bán hàng Phiếu đóng gói Phiếu xuất kho Xử lý đơn đặt hàng 18 Các dữ liệu khi nhập đơn đặt hàng 19 LỆNH BÁN HÀNG Số: 2344 Mã KH Khách hàng:…. Địa chỉ giao hàng: Địa chỉ: Ngày Số ĐĐH Người bán Người giao Đkhoản TT Mã hàng Tên hàng SL đặt SL xuất SL giao Giá bán Thành tiền PC001 Toshiba deskpro 100 10.000.000 1.000.000.000 Thuế GTGT 10% 100.000.000 Tổng cộng 1.100.000.000 Liên:1 Sample Quy trình xử lý ĐĐH thủ công 20 ĐĐH ĐĐH Xét duyệt và lập LBH ĐĐH ĐĐH ĐĐH ĐĐH LBH 5 liên ĐĐH A LBH Kho hàng BP lập hóa đơn BP giao hàng BP xử lý ĐĐH Khách hàng Quy trình xử lý ĐĐH bằng máy 21 Khách hàng ĐĐH Nhập ĐĐH Ghi nhận & in LBH Tập tin KH, HTK Tập tin đơn đặt hàng PXK Kho hàng Thông báo Khách hàng LBH ĐĐH Thông báo lỗi 22 Giao hàng Nhân viên giao hàng ở bộ phận kho có trách nhiệm xuất kho hàng hoá, hoàn tất đơn hàng cho khách hàng. Quyết định và thông tin cần dùng: Xác định phương thức vận chuyển. Nhận hàng Chuyển thẳng 23 Chứng từ, sổ và thủ tục: Phiếu xuất kho được in ra từ lệnh bán hàng đã được duyệt, hàng được xuất giao cho khách hàng; sau đó, phiếu xuất kho được sử dụng để xác nhận và kiểm tra các mặt hàng được xuất giao. Phiếu xuất kho được sử dụng để ghi thẻ kho. Kết quả kiểm kê kho sẽ được đối chiếu với số lượng trên các phiếu xuất kho, thẻ kho, bảng kê nhập xuất tồn. Giao hàng 24 Chứng từ, ghi chép và trình tự xử lý Lệnh BH nhận từ BP bán hàng (BPBH) Phiếu giao hàng có thể nhận từ BPBH hoặc do BP giao hàng lập Phiếu xuất kho nhận từ BP kho (sau khi xuất hàng) Vận đơn (hoặc hợp đồng vận chuyển) do BP giao hàng lập hoặc hóa đơn vận chuyển do hãng vận tải lập Giao hàng Hoạt động xuất kho và giao hàng 25 Kiểm tra hàng xuất 2.1 BP xử lý ĐĐH Ghi nhận hàng xuất 2.2 Đối chiếu trước giao hàng 2.3 Lập phiếu giao hàng 2.4 (LBH) Phiếu xuất (LBH) phiếu đóng gói Phiếu xuất Phiếu giao hàng Hãng vận chuyển, khách hàng BP lập HĐơn Phiếu đóng gói, vận đơn Phiếu giao hàng Quy trình xử lý thủ công 26 PXK Phiếu đóng gói Lập phiếu giao hàng, vận đơn PGH N PXK BP lập hóa đơn Hãng vận tải, Khách hàng PB giao hàng Kho hàng BP xử lý ĐĐH Kiểm tra và ghi nhận hàng xuất Phiếu đóng gói Vận đơn Vận đơn PXK Quy trình xử lý bằng máy 27 Kho hàng PXK Nhập dữ liệu liên quan Ghi nhận & in ctừ GH Tập tin HTK Tập tin giao hàng PGH Khách hàng Phiếu GH BP lập hóa đơn Vận đơn PXK N Thông báo lỗi Vận đơn Vận đơn Tập tin đơn đặt hàng 28 Lập hoá đơn và ghi nhận doanh thu Hai hoạt động được thực hiện trong giai đoạn này là: Tính tiền và lập hoá đơn cho khách hàng. Ghi nhận phải thu vào chi tiết tài khoản khách hàng. Quyết định và thông tin cần sử dụng: Thông tin về hàng bán, trị giá, thuế phải nộp, … là các thông tin cần thiết và cốt yếu cho một hoá đơn chính xác. Nợ phải thu của khách hàng được ghi nhận tăng lên phải phù hợp với tình hình công nợ hiện tại của khách hàng. 29 Hoá đơn bán hàng thông báo cho khách hàng số tiền phải trả và thanh toán ở đâu, theo phương thức thanh toán nào. Một bảng kê hàng tháng được lập để tóm tắt các nghiệp vụ phát sinh trong tháng và thông báo cho khách hàng số dư nợ hiện hành. Lập hoá đơn và ghi nhận doanh thu Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợ 30 Lập hóa đơn 3.1 BP xử lý ĐĐH Lệnh BH BP giao hàng Phiếu giao hàng, PXK Dữ liệu KH Khách hàng TB hàng bị trả lại Nợ phải thu KH Theo dõi nợ 3.3 BP nhận hàng Hóa đơn & TB trả tiền Ctừ giảm nợ Hệ thống sổ cái Ghi bút toán DThu Ghi các bút toán đchỉnh giảm Ghi chi tiết HTK/Gvốn 3.2 Hàng tồn kho 31 Một số dữ liệu khi ghi nhận hóa đơn Quy trình xử lý thủ công 32 LBH Ghi sổ chi tiết HTK N PXK Khách hàng Kế toán kho Ktoán BH (BP lập hóa đơn) BP xử lý ĐĐH Kiểm tra, lập hóa đơn,ghi nhật kí BH Hóa đơn PXK BP giao hàng PXK PGH Hóa đơn Hóa đơn PGH LBH A-2 NKBH B-2 Sổ CT HTK N Ctừ định khoản B-2 Quy trình xử lý thủ công 33 Kế toán tổng hợp Kế toán phải thu Hóa đơn A-2 Ghi sổ chi tiết nợ Pthu Sổ CT khách hàng A BP xét duyệt Ctừ điều chỉnh giảm nợ Hóa đơn Ctừ điều chỉnh giảm nợ NKBH B-2 Ctừ định khoản Ghi sổ cái TK Sổ cái NKBH Ctừ định khoản Số cái Quy trình xử lý bằng máy 34 BP giao hàng PGH Nhập dữ liệu liên quan Ghi nhận & in hóa đơn Tập tin giao hàng Khách hàng Hóa đơn PGH N Thông báo lỗi Tập tin khách hàng, HTK Tập tin đơn đặt hàng Tập tin hóa đơn Tập tin phải thu KH Hóa đơn Tập tin ghi nhật kí 35 Một số dữ liệu khi nhập chứng từ điều chỉnh giàm Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi nợ Các hệ thống lập hóa đơn Lập sau (Post-billing): Chỉ lập hóa đơn khi nhận đầy đủ các chứng từ chứng minh hàng đã xuất Lập trước (Pre-billing): Lập hóa đơn (nhưng chưa gửi) sau khi lệnh bán hàng được chấp nhận Các hệ thống theo dõi nợ Theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn (open-invoice method): Tất cả các sự kiện làm tăng, giảm nợ đều chi tiết từng chứng từ Theo dõi theo số dư (Balance-forward method): Chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối tượng phải thu 36 37 Thu tiền Các đối tượng tham gia vào quy trình xử lý nghiệp vụ: - Thủ quỹ, thu ngân, ngân hàng - Kế toán phải thu, kế toán tổng hợp 38 Quyết định chính và thông tin cần sử dụng: Giảm thiểu khả năng mất cắp tiền mặt Bộ phận lập hoá đơn và kế toán phải thu không được tiếp cận tiền thu do bán hàng hay do khách hàng thanh toán Kế toán phải thu phải xác định được khoản tiền thu được sẽ ghi giảm nợ cho khách hàng nào, cho hoá đơn nào. Thu tiền 39 Chứng từ, sổ kế toán, và quy trình xử lý nghiệp vụ: Tiền được thu, nhập quỹ hay chuyển vào ngân hàng. Ghi sổ quỹ, lập bảng kê về tiền thu được trong ngày, thể hiện đầy đủ các dữ liệu về hoá đơn, số tiền thực thu, … Thu tiền Hoạt động thu tiền 40 Lập chứng từ thanh toán 4.1 Khách hàng Tiền, séc + TB trả tiền Xác nhận thanh toán 4.2 Ghi giảm nợ phải thu 4.3 Phiếu thu Phiếu thu + TB trả tiền Nợ phải thu KH Ngân hàng Giấy nộp tiền Hệ thống sổ cái 41 Một số dữ liệu khi nhập thanh toán cho hóa đơn Quy trình xử lý thủ công 42 KH Lập phiếu thu Phiếu thu Xác nhận ghi sổ Phiếu thu Phiếu thu A A Sổ quỹ Phiếu thu N Kế toán công nợ Kế toán tiền Ghi nhật kí NK Thu tiền Phiếu thu KH Thủ quỹ Kế toán tổng hợp Quy trình xử lý bằng máy 43 Khách hàng TB trả tiền Nhập dữ liệu liên quan In phiếu thu Hóa đơn Thông báo lỗi Tập tin khách hàng Tập tin phải thu KH Phiếu thu Tập tin ghi nhật kí TB trả tiền Thủ quỹ Khách hàng Phiếu thu N 44 Lệnh BH PXuất GGHàng Hóa đơn PThu KH Hàng hóa Nviên Tkhoản n n n 1 1 1 1 n 1 1 n n n n 1 1 1 n 1 n Mô hình dữ liệu minh họa (REA) 1 n n n Resource Event Agent 45 Báo cáo của chu trình doanh thu Nhóm báo cáo theo dõi khách hàng Báo cáo chi tiết từng khách hàng Báo cáo nợ phải thu theo từng thời hạn nợ Nhóm báo cáo theo dõi bán hàng Báo cáo chi tiết bán hàng Báo cáo phân tích bán hàng theo khu vực, mặt hàng, nhân viên, khách hàng…theo thời gian Các báo cáo hoạt động Thời gian xử lý yêu cầu của khách hàng Hiệu quả của các khoản chi quảng cáo, khuyến mãi… Báo cáo của chu trình doanh thu 46 Hoạt động Bảng kê các hoạt động/sự kiện trong kỳ Bảng kê bán hàng Từ ngày…đến… SHĐ Ngày KH Giá trị 001 12/3 ABC 1,000 002… Phân tích các hoạt động theo đối tượng/nguồn lực liên quan Báo cáo bán hàng theo KH Từ ngày…đến… KH SHĐ Ngày Giá trị ABC 001 12/3 1,000 002 15/3 3,000 EFG 023 20/3 4,000 Các bảng kê đơn hàng, bán hàng, xuất kho, giao hàng, thu tiền Báo cáo các hoạt động theo khách hàng, nhân viên, hàng hóa… Báo cáo của chu trình doanh thu (tt) 47 Các đối tượng/nguồn lực Danh sách các đối tượng/nguồn lực sử dụng Bảng kê hàng tồn kho Ngày:… Kho Mã HH SLtồn Giá trị A PC-03 100 1,000,000 A PC-04 50 500,000 Báo cáo tình trạng các đối tượng/nguồn lực Danh mục hàng tồn kho Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH 1 PC-03 B Cái 90 2 PC-04 C Cái 10 Các bảng kê hàng hóa, khách hàng, nhân viên BH… Báo cáo tình hình hàng tồn kho, dư nợ khách hàng, phân tích tuổi nợ… 48 Automating the Revenue Cycle Authorizations and data access can be performed through computer screens. There is a decrease in the amount of paper. The manual journals and ledgers are changed to disk or tape transaction and master files. Input is still typically from a hard copy document and goes through one or more computerized processes. Processes store data in electronic files (the tape or disk) or prepare data in the form of a hardcopy report. Automating the Revenue Cycle Revenue cycle programs can include: formatted screens for collecting data edit checks on the data entered instructions for processing and storing the data security procedures (passwords or user IDs) steps for generating and displaying output To understand files, you must consider the record design and layout. The documents and the files used as input sources must contain the data necessary to generate the output reports. Computer-Based Accounting Systems CBAS technology can be viewed as a continuum with two extremes: automation - use technology to improve efficiency and effectiveness reengineering – use technology to restructure business processes and firm organization Example: Automated Batch Sales Reengineering Sales Order Processing Using Real-Time Technology Manual procedures and physical documents are replaced by interactive computer terminals. Real time input and output occurs, with some master files still being updated using batches. Real-time - entry of customer order, printout of stock release, packing slip and bill of lading; update of credit file, inventory file, and open sales orders file Batch - printout of invoice, update of closed sales order (journal), accounts receivable and general ledger control account Real-time Sales Order Advantages of Real-Time Processing Shortens the cash cycle of the firm by reducing the time between the order date and billing date Better inventory management which can lead to a competitive advantage Fewer clerical errors, reducing incorrect items being shipped and bill discrepancies Reduces the amount of expensive paper documents and their storage costs Reengineered Cash Receipts The mail room is a frequent target for reengineering. Companies send their customers preprinted envelopes and remittance advices. Upon receipt, these envelopes are scanned to provides a control procedure against theft. Machines are open the envelopes, scan remittance advices and checks, and separate the checks. Artificial intelligence may be used to read handwriting, such as remittance amounts and signatures. Automated Cash Receipts Point-of-Sale Systems Point of sale systems are used extensively in retail establishments. Customers pick the inventory from the shelves and take them to a cashier. The clerk scans the universal product code (UPC). The POS system is connected to an inventory file, where the price and description are retrieved. The inventory levels are updated and reorder needs can immediately be detected. Point-of-Sale Systems The system computes the amount due. Payment is either cash, check, ATM or credit card in most cases. No accounts receivables If checks, ATM or credit cards are used, an on-line link to receive approval is necessary. At the end of the day or a cashier’s shift, the money and receipts in the drawer are reconciled to the internal cash register tape or a printout from the computer’s database. Cash over and under must be recorded Computerized POS Reengineering Using EDI EDI helps to expedite transactions. The customer’s computer: determines that inventory is needed selects a supplier with whom the business has a formal business agreement dials the supplier’s computer and places the order The exchange is completely automated. No human intervention or management EDI System Purchases System EDI Translation Software EDI Translation Software Communications Software Communications Software Other Mailbox Other Mailbox Company A’s mailbox Company B’s mailbox Sales Order System Application Software Application Software Direct Connection VAN Company A Company B Reengineering Using the Internet Typically, no formal business agreements exist as they do in EDI. Most orders are made with credit cards. Mainly done with e-mail systems, and thus a turnaround time is necessary Intelligent agents are needed to eliminate this time lag. Security and control over data is a concern with Internet transactions. CBAS Control Considerations Authorization - in real-time systems, authorizations are automated Programmed decision rules must be closely monitored. Segregation of Functions - consolidation of tasks by the computer is common Protect the computer programs Coding, processing, and maintenance should be separated. Supervision - in POS systems, the cash register’s internal tape or database is an added form of supervision Access Control - magnetic records are vulnerable to both authorized and unauthorized exposure and should be protected Must have limited file accessibility Must safeguard and monitor computer programs CBAS Control Considerations Accounting Records - rest on reliability and security of stored digitalized data Accountants should be skeptical about the accuracy of hard-copy printouts. Backups - the system needs to ensure that backups of all files are continuously kept Independent Verification – consolidating accounting tasks under one computer program can remove traditional independent verification controls. To counter this problem: perform batch control balancing after each run produce management reports and summaries for end users to review CBAS Control Considerations Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng  Bán hàng nhưng không thu được tiền (do khách hàng không có khả năng trả tiền hay có tiền nhưng không chịu trả) + Đánh giá uy tín+ Duyệt hạn mức tín dụng+ Phân tích tuổi nợ+ Nếu bán hàng lần đầu Bán hàng không đúng giá, tính toán sai chiết chấu+ Phê duyệt giá bán+ Cập nhật giá mới 67 Giao hàng trễ+ Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng+ Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng+ Khách hàng ký duyệt mẩu hàng+ Đối chiếu đơn đặt hàng+ Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng 68 Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng  Phát hành hoá đơn sai+ Phê duyệt hoá đơn+ Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho Tiền bán hàng bị lạm dụng :+ Định kỳ đối chiếu công nợ+ Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng+ Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ+ Các chứng từ bán hàng điều chuyển về KT ghi chép+ Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho+ Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng 69 Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương ứng  Kiểm soát trong chu trình doanh thu Mục tiêu kiểm soát Kiểm soát nghiệp vụ: Kiểm soát quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu Tất cả các hoạt động trong chu trình đều được xét duyệt Tất cả các nghiệp vụ xét duyệt đều được thực hiện đúng đối tượng khách hàng, hàng hóa liên quan Bảo vệ hàng hóa, tiền trong chu trình Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Kiểm soát ghi nhận, xử lý thông tin Ghi chép, nhập liệu đầy đủ nội dung các hoạt động hợp lệ Ghi chép, nhập liệu chính xác các hoạt động Cập nhật thông tin đúng khách hàng, hàng hóa 70 Các hoạt động kiểm soát Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS Hoạt động xử lý đơn đặt hàng Chấp nhận đơn hàng từ KH không có khả năng thanh toán Ko thu nợ đượcLỗ do nợ khó đòi Tách biệt chức năng xét duyệt và bán hàngCập nhật chính xác số dư KH Chấp nhận bán mặt hàng cty không có khả năng cung cấp Hợp đồng không được thực hiệnẢnh hưởng đến uy tín cty Lập danh mục hàng hóa để bánTheo dõi chính xác tình trạng hàng hóa Ghi nhận sai thông tin hàng hóa, khách hàng Bán sai hàng hóaGiao sai khách hàng Ghi nhận yêu cầu của KH bằng chứng từKiểm soát nhập liệu 71 Các hoạt động kiểm soát Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS Hoạt động xuất kho – giao hàng Xuất kho, giao hàng không được xét duyệt Mất hàng Yêu cầu phải có LBHTách biệt xét duyệt, bán hàng, thủ kho, giao hàng Xuất kho, giao hàng sai mặt hàng, số lượng Không đáp ứng yêu cầu của KH Đối chiếu với phiếu kho, phiếu đóng gói, phiếu giao hàng Giao hàng sai địa điểm, thời gian Giao hàng trễ, phát sinh chi phí VC Đối chiếu phiếu giao hàng, vận đơn với LBH Mất hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng Mất tài sản Kiểm soát truy cậpGhi nhận đầy đủ thông tin các cá nhân liên quanKiểm kê hàng tồn kho 72 Các hoạt động kiểm soát Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS Hoạt động lập hóa đơn - theo dõi nợ Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng không hợp lệ Mất hàng, tiền Đối chiếu LBH, PXK, PGH khi lập hđơnTạo DS khách hàng hợp lệ Không lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao KH Không ghi nhận doanh thu, phải thu Tách biệt giao hàng và lập hóa đơnĐánh số ctừ GH, vận đơnĐối chiếu định kì vận đơn và HĐ Thông tin hóa đơn sai (SL, mặt hàng, KH…) KH không chấp nhận thanh toánDthu, phải thu bị sai Đối chiếu, sử dụng dữ liệu của LBH, PXK, PGHKiểm soát nhập liệu Ghi nhận, cập nhật sai nợ phải thu (số tiền, tên KH.. Nhầm lẫn trong thu hồi nợMất tiền bán hàng Đối chiếu tổng hợp và chi tiếtĐối chiếu định kì với KH 73 Các hoạt động kiểm soát Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS Hoạt động Thu tiền Tham ô tiền, gian lận lapping Mất tài sảnĐánh giá sai nợ phải thu Tách biệt chức năng thủ quỹ, xét duyệt và phải thuThanh toán qua NH (hạn chế giao dịch tiền)Kiểm kê quỹ Không ghi nhận hoặc ghi nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của KH Đánh giá sai nợ phải thu,Ảnh hưởng đến KH Đối chiếu nợ định kì với KHTheo dõi nợ từng hóa đơnKiểm soát nhập liệu Ghi nhận thanh toán không đúng hóa đơn, khách hàng, số tiền, TK… Đánh giá sai TK tiền, nợ phải thu KH Đối chiếu TB trả tiền với ctừ thanh toánĐối chiếu nợ định kì với KHKiểm soát nhập liệu Xóa nợ, giảm nợ không được xét duyệt Mất tài sản (giảm nợ phải thu) Tách biệt xét duyệt và theo dõi nợ phải thuLập các ctừ điều chỉnh 74 Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Đơn đặt hàng của KH Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số ĐĐH X x x Ngày đặt hàng X X X x Ngày giao hàng X X x Mã KH X X Tên KH X X Địa chỉ KH X X Nhân viên BH X Mã hàng X X Tên hàng X X Số lượng X X X X X Đơn giá x x x Thành tiền X X x 75 Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Lệnh bán hàng Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số lệnh BH X X X Ngày X X X X X Số ĐĐH X X X Mã KH X X Tên KH X X Địa chỉ KH X X Mã hàng X X Tên hàng X X Số lượng X X X X X Đơn giá X X X X Thành tiền X X X 76 Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Phiếu giao hàng Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số phiếu X X X Ngày giao X X X X Số lệnh BH X X Mã KH X X Tên KH X X Địa chỉ KH X X Đơn vị vận tải X Mã hàng X X Tên hàng X X Số lượng đặt X X X Số lượng giao X X X 77 Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Phiếu xuất kho Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số phiếu X X X Ngày xuất X X X X Mã kho X X Tên kho X X Số lệnh BH X X Người xuất X X Người nhận X X Mã hàng X X X Tên hàng X X Số lượng đặt X X X X X Số lượng xuất X X X X Giá xuất X X X X 78 Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Phiếu xuất kho Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Tài khoản nợ X X X X Tài khoản có X X X X Thành tiền X X X X Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Hóa đơn BH Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số Hóa đơn X X X Ngày Hóa đơn X X X X Số lệnh BH X X Khách hàng X X Địa chỉ X X 79 Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Hóa đơn BH Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số phiếu xuất X X Điều khoản TT X X X Ngày ttoán X X X X Mã hàng X X Tên hàng X X Số lượng X X Đơn giá X X X X Thành tiền X X X TK nợ/có X X X X Thuế VAT X X X X Tổng cộng X X 80 Kiểm soát nhập liệu Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Phiếu thu Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số phiếu thu X X X Ngày chứng từ X X X X X KH ttoán X X Người nhận X X X Số hóa đơn X X X Số tiền nợ X X Số tiền ttoán X X X X X TK nợ/có X X X Mã chi tiết X X Tổng cộng X X X X 81 Bài tập 1 Các thủ tục kiểm soát nội bộ nào cần thiết để hạn chế các rủi ro trong Chu trình doanh thu sau: a. Ghi nhận bán hàng sai KH do nhập sai mã KH b. Một khoản bán chịu cho 1 khách hàng có 1 khoản nợ 4 tháng chưa thanh toán c. Thực hiện ghi nhận 1 nghiệp vụ hàng trả lại không có thực (hàng không về nhập kho) d. Ghi nhận trên hóa đơn số lượng đặt hàng do đó có trường hợp không khớp với lượng hàng thực giao do không có đủ hàng để giao e. Thủ quỹ nhận tiền từ KH và không ghi chép nghiệp vụ thu tiền i. Nhân viên phục vụ dấu những orders đã phục vụ nước cho khách hàng để lấy tiền 82