Bài giảng Chu trình kinh doanh. Chu trình chi phí

Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› Click to edit Master title style Chương 5Chu trình kinh doanhChu trình chi phí 1 Mục tiêu Nhận biết các hoạt động trong chu trình Mơ tả dịng di chuyển dữ liệu trong chu trình Nội dung các chứng từ sử dụng Quy trình xử lý thủ cơng và máy tính Các loại báo cáo trong chu trình chi phí Rủi ro và các thủ tục kiểm sốt trong chu trình 2 Chu trình chi phí Là tập hợp các sự kiện, hoạt động liên quan đến quá trình mua hàng, dịch vụ và thanh tốn tiền 3 Chu trình chi phí Nhà cung cấp Sổ cái, lập báo cáo Chu trình sản xuất Chu trình DT Kiểm sốt HTK Các bộ phận sử dụng Sơ đồ dịng dữ liệu khái quát của chu trình chi phí Ngân hàng 4 Chu trình chi phí 5 Đặt hàng 1.0 Nhận hàng 2.0 Ghi nhận HĐ 3.0 Thanh tốn 4.0 Các BP sử dụng Kiểm sốt HTK Nhà cung cấp Sổ cái, báo cáo Chu trình doanh thu Chu trình SX Ngân hàng Sơ đồ dịng dữ liệu cấp 1 của chu trình chi phí Expenditure Cycle Database Master Files supplier (vendor) master file accounts payable master file merchandise inventory master file Transaction and Open Document Files purchase order file open purchase order file supplier’s invoice file open vouchers file cash disbursements file Other Files supplier reference and history file buyer file accounts payable detail file 7 Chu trình chi phí Hoạt động kinh tế Trao đổi hàng hố, dịch vụ với người bán Thanh tốn tiền cho người bán Sự kiện kinh tế Yêu cầu hàng Đặt hàng mua với người bán Nhận hàng Chấp thuận hĩa đơn người bán Thanh tốn tiền cho người bán 8 Xử lý yêu cầu hàng Xác định nhu cầu Gửi yêu cầu mua hàng tới bộ phận mua hàng Lưu ý: các bộ phận liên quan khác như bán hàng (lập Back Order) hay BP cĩ nhu cầu TSCĐ cũng cĩ thể lập yêu cầu mua Kho hàng Mua hàng 9 Xử lý mua hàng Chọn người bán: Giá cả, chất lượng hàng, vấn đề giao hàng Gửi thơng tin đặt hàng cho người bán (purchase order) Người bán Xem xét, kiểm tra yêu cầu Trả lời chấp thuận hay khơng đặt hàng mua hàng Thơng báo các bộ phận liên quan về đặt hàng Mua hàng 10 Xử lý nhận hàng, nhập kho Nhận hàng Kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận Chấp nhận việc giao hàng Ghi nhận thơng tin nhận hàng Gửi thơng tin nhận hàng cho các bộ phận liên quan Kho hàng Tham gia kiểm tra số lượng, chất lượng hàng nhận Nhập kho hàng nhận Ký nhận thơng tin nhận hàng 11 Chấp nhận hĩa đơn bán hàng- theo dõi phải trả Kế tốn phải trả Nhận hĩa đơn bán hàng Đối chiếu chứng từ liên quan Chấp nhận hĩa đơn bán hàng Theo dõi phải trả người bán 12 Thanh tốn tiền Thủ quỹ thanh tốn tiền theo lệnh của kế tốn phải trả Ghi, ký bổ sung nội dung liên quan vào chứng từ chi tiền Chuyển chứng từ chi tiền cho những bộ phận liên quan 13 Tổ chức HT kế tốn xử lý chu trình chi phí Báo cáo Cơng nợ: Cơng nợ theo người bán Cơng nợ theo hĩa đơn bán hàng Phân tích nợ theo thời hạn nợ. Thanh tốn: Yêu cầu tiền thanh tốn Báo cáo chi tiền Báo cáo quản trị khác Yêu cầu thơng tin? 14 Tổ chức hệ thống kế tốn xử lý nghiệp vụ chu trình chi phí Chứng từ Yêu cầu mua hàng Đặt hàng mua hàng Phiếu nhập kho Hĩa đơn mua hàng Voucher (chứng từ thanh tĩan) Giấy gửi hàng (hay đĩng gĩi hàng- packing list) của người bán Dữ liệu gì ? 15 Theo dõi chi tiết phải trả người bán Cĩ 2 hình thức tổ chức theo dõi phải trả người bán Theo dõi theo từng người bán Theo dõi theo từng hĩa đơn bán hàng (hệ thống Voucher) 16 KSNB yêu cầu mua hàng Rủi ro Yêu cầu mặt hàng khơng cần thiết Yêu cầu số lượng cao hoặc thấp hơn nhu cầu Thủ tục Phụ trách bộ phận chịu trách nhiệm lập yêu cầu mua hàng Sử dụng các cơng cụ kiểm sốt hàng tồn kho. 17 KSNB đặt hàng Rủi ro Thủ tục Đặt hàng khơng đúng chủng loại, qui cách theo nhu cầu Đặt khơng đúng số lượng theo nhu cầu Hàng kém chất lượng Giá cả khơng hợp lý Phân chia bộ phận yêu cầu (sử dụng)& mua hàng Thủ tục uỷ quyền, xét duyệt phù hợp (trên đơn đặt hàng mua) Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng Người khơng được phép lại thực hiện nghiệp vụ Yêu cầu báo giá hay thủ tục đấu thầu phù hợp 18 KSNB nhận hàng Rủi ro Nhận hàng khơng đặt hàng Nhận hàng sai chất lượng, số lượng hàng Thủ tục Phân chia Nhận hàng & Mua hàng Bản sao đặt hàng mua gửi cho bộ phận nhận hàng Đếm, kiểm hàng nhập Lập phiếu nhập kho ngay khi nghiệp vụ xẩy ra. Thủ kho đồng thời ký vào phiếu nhập kho 19 KSNB theo dõi phải trả người bán Rủi ro Sai sĩt trong hố đơn của người bán Ghi nhận phải trả cho hàng khơng nhận Mất chiết khấu thanh tốn Chuyển sổ chi tiết, tổng hợp sai Thủ tục Phân chia kế tốn chi tiềt & tổng hợp Đối chiếu HĐ người bán và chứng từ liên quan Kiểm tra nội dung của HĐ người bán Sử dụng hệ thống Voucher Đối chiếu báo cáo người bán Đối chiếu tổng hợp và chi tiết 20 KSNB trả tiền Rủi ro Thanh tốn HĐ 2 lần Thanh tốn khách hàng giả tưởng Ăn cắp Check Người đối chiếu phải khác người thu, chi tiền Thủ tục Phân chia Bộ phận:phải trả & Ký check & thanh tốn tiền Phân chia người viết SEC, ký SEC, gửi SEC Chỉ thanh tĩan cho chứng từ gốc (khơng phải bản sao) Đánh dấu chứng từ đã sử dụng Đối chiếu ngân hàng 21 DFD chu trình chi phí Ðặt hàng Các bộ phận khác Thơng báo thiếu hàng 1a Kiểm sốt hàng tồn kho Y/C bổ sung hàng Nhận hàng ĐH th.hiện H.tồn kho Ch.thuận Hố đơn Hàng hĩa Nhà cung cấp Ch.trình DT Ch.trình chuyển đổi Hàng gửi Hĩa đơn TK phải trả HT sổ cái và lập b.cáo Thanh tốn Chứng từ thanhtốn Dữ liệu trả tiền Dữ liệu trả tiền Nhà CC Thơng báo ÐH mua Y/C mua hàng Thơng báo ÐH mua ÐH mua Thơng báo ÐH mua Thơng báo ÐH mua Hàng hĩa Hàng nhận ÐH mua ÐH mua được chấp thuận Thơng tin mua hàng-phải trả Hoạt động đặt hàng 22 Các BP sử dụng Kiểm sốt HTK Chu trình doanh thu Chu trình SX Chọn nhà cung cấp 1.1 Lập đơn đặt hàng 1.2 Cập nhật đơn đặt hàng 1.3 Dữ liệu về NCC HTK Nợ phải trả Nhận hàng Đơn đặt hàng BP yêu cầu hàng Dữ liệu ĐĐH Nhà cung cấp Yêu cầu hàng Yêu cầu hàng NCC đồng ý Quy trình lập ĐĐH thủ cơng 23 Giấy YCH Giấy YCH Xét duyệt và đơn đặt hàng ĐĐH ĐĐH ĐĐH ĐĐH ĐĐH 5 liên Giấy YCH A BP nhận hàng KT nợ phải trả BP mua hàng BP yêu cầu Nhà cung cấp BP yêu cầu Quy trình lập ĐĐH bằng máy 24 BP sử dụng Giấy YCH Nhập YCH Ghi nhận & in ĐĐH Tập tin NCC, HTK Tập tin đơn đặt hàng ĐĐH Nhà cung cấp Giấy YCH ĐĐH A Thơng báo lỗi Tại BP mua hàng 25 Giấy yêu cầu hàng Phịng ban: Số: 2344 Ngày lập: Người lập: Nhà ccấp (pref) Địa chỉ giao hàng: Ngày cần giao: Người duyệt Mã hàng Tên hàng SL đặt PC001 Toshiba deskpro 100 Liên:1 26 Cơng ty… Địa chỉ: Đơn đặt hàng Số: 44 Nhà CC: Địa chỉ giao hàng: Người duyệt Mã hàng Tên hàng SL đặt Đơn Giá Thành tiền PC001 Toshiba deskpro 100 10.000.000 1.000.000.000 Tổng cộng Liên:1 Ngày đặt Số Y/C hàng Người mua Ngày giao Đkhoản TT 2344 Hoạt động nhận hàng 27 Kiểm hàng 2.1 Lập BC nhận hàng 2.2 Đối chiếu hàng nhập 2.3 BP mua hàng Nhà cung cấp Phiếu đĩng gĩi Đơn ĐH KT nợ phải trả Dữ liệu ĐĐH Dữ liệu nhận hàng Phiếu nhận hàng Dữ liệu NCC, HTKho KT hàng tồn kho Quy trình xử lý nhận hàng thủ cơng 28 ĐĐH ĐĐH Phiếu đĩng gĩi Nhận hàng và lập BC nhận hàng ĐĐH BC nhận hàng N BP nợ phải trả BP nhận hàng - Kho BP mua hàng Nhà CC Phiếu đĩng gĩi Phiếu nhận hàng (4l) ĐĐH Kế tốn HTK PNK Ghi sổ CT PNK N Sổ CT HTK Quy trình xử lý nhận hàng bằng máy 29 Nhập dữ liệu nhận hàng Ghi nhận & in giấy nhận hàng Tập tin Đơn đặt hàng Tập tin nhận hàng Phiếu nhận hàng Phiếu đĩng gĩi N Thơng báo lỗi Nhà CC Phiếu đĩng gĩi 30 Cơng ty… Địa chỉ: Phiếu nhận hàng Số: 35 Nhà CC: Người nhận Người duyệt Mã hàng Tên hàng SL nhận Giá bán Thành tiền PC001 Toshiba deskpro 100 10.000.000 1.000.000.000 Tổng cộng Liên:1 Ngày nhận Số ĐĐH (PO) Ship Via Nhập kho 44 Hoạt động nhận hĩa đơn, ghi nhận nợ 31 Kiểm tra hĩa đơn 3.1 BP mua hàng Nhà cung cấp Hĩa đơn Đơn ĐH BP nhận hàng BC nhận hàng Dữ liệu về NCC Ghi nhận nợ 3.2 Nợ phải trả NCC Hệ thống ghi sổ cái Quy trình nhận hĩa đơn – ghi nhận nợ thủ cơng 32 ĐĐH Hĩa đơn Đối chiếu ghi nhận nợ phải trả A Kế tốn nợ phải trả BP mua hàng Nhà CC PNH ĐĐH NK mua hàng BP nhận hàng PNH Hĩa đơn Sổ chi tiết NCC Hệ thống ghi sổ cái Quy trình nhận hĩa đơn, ghi nợ bằng máy 33 Nhập dữ liệu hĩa đơn Ghi nhận & in giấy nhận hàng Tập tin Đơn đặt hàng Tập tin nhận hàng Hĩa đơn A Thơng báo lỗi Nhà CC Hĩa đơn Tập tin hĩa đơn Tập tin chi tiết nợ phải trả Hoạt động nhận hĩa đơn và ghi nhận nợ Hệ thống theo dõi nợ Theo dõi theo từng hĩa đơn thanh tốn: tất cả các khoản giảm nợ phải trả thì sẽ ghi giảm chi tiết cho từng hĩa đơn nợ Theo dõi số dư tổng hợp: theo dõi trên số dư của từng nhà cung cấp 34 Hoạt động thanh tốn 35 Lựa chọn thanh tốn 4.1 Nợ phải trả NCC Xét duyệt thanh tốn 4.2 Lập ctừ thanh tốn 4.3 Xác nhận thanh tốn 4.4 Giảm nợ 4.5 Hệ thống ghi sổ cái Quy trình thanh tốn thủ cơng 36 Bộ ctừ mua hàng Lựa chọn, xét duyệt thanh tốn Kế tốn nợ phải trả Sổ chi tiết NCC Kế tốn tiền Bộ ctừ mua hàng Lập phiếu chi Thủ quỹ Xác nhận chi Ghi nhật kí NK chi tiền A Ghi nhận thanh tốn Sổ chi tiết NCC Bộ ctừ mua hàng Bộ ctừ mua hàng Phiếu chi Phiếu chi Nhà CC Quy trình thanh tốn bằng máy 37 Nhập dữ liệu thanh toan Lựa chọn, xét duyệt thanh tốn Hĩa đơn A Thơng báo lỗi Hĩa đơn Tập tin hĩa đơn Tập tin chi tiết nợ phải trả Tập tin chi tiết nợ phải trả Tập tin chi tiết phiếu chi Phiếu chi Nhà CC Thủ quỹ Phiếu chi CHU TRÌNH CHI PHÍ 38 39 Yêu cầu hàng ĐĐHàng Pnhập Hĩa đơn Pchi Kho Hàng hĩa NV mua Tkhoản n n n 1 1 1 1 n 1 1 n n n n 1 1 1 n 1 n 1 mơ hình dữ liệu minh họa (REA) 1 n n n Resource Event Agent BP sử dụng n 1 Nhà CC 1 n 1 n Báo cáo của chu trình chi phí 40 Hoạt động Bảng kê các hoạt động/sự kiện trong kỳ Bảng kê mua hàng Từ ngày…đến… SHĐ Ngày NCC Giá trị 001 12/3 ABC 1,000 002… Phân tích các hoạt động theo đối tượng/nguồn lực liên quan Báo cáo mua hàng theo NCC Từ ngày…đến… NCC SHĐ Ngày Giá trị ABC 001 12/3 1,000 002 15/3 3,000 EFG 023 20/3 4,000 Các bảng kê đơn đặt hàng, mua hàng, nhập kho, thanh tốn Báo cáo các hoạt động theo nhà cung cấp, nhân viên, hàng hĩa… Báo cáo của chu trình chi phí (tt) 41 Các đối tượng/nguồn lực Danh sách các đối tượng/nguồn lực sử dụng Báo cáo dư nợ NCC Ngày:… Mã NCC Nợ Nợ quá hạn NCC01 1,000,000 600,000 NCC02 500,000 200,000 Báo cáo tình trạng các đối tượng/nguồn lực Danh mục hàng tồn kho Kho Mã HH Tên ĐVT Điểm ĐH 1 PC-03 B Cái 90 2 PC-04 C Cái 10 Các bảng kê hàng hĩa, nhà cung cấp, … Báo cáo tình hình hàng tồn kho, dư nợ nhà cung cấp, phân tích tuổi nợ… Kiểm sốt trong chu trình chi phí Mục tiêu kiểm sốt Kiểm sốt nghiệp vụ: Kiểm sốt quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình chi phí Tất cả các hoạt động trong chu trình đều được xét duyệt Tất cả các nghiệp vụ xét duyệt đều được thực hiện đúng nhà cung cấp, mặt hàng, giá mua Bảo vệ hàng hĩa, tiền Các hoạt động hữu hiệu và hiệu quả Kiểm sốt ghi nhận, xử lý thơng tin Ghi chép, nhập liệu đầy đủ nội dung các hoạt động hợp lệ Ghi chép, nhập liệu chính xác các hoạt động Cập nhật thơng tin đúng nhà cung cấp, hàng hĩa 42 Các hoạt động kiểm sốt Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS Hoạt động yêu cầu hàng hĩa/dịch vụ Các yêu cầu mua hàng bởi người khơng cĩ thẩm quyền, hoặc khơng xuất phát từ nhu cần thực tế Phát sinh chi phí khơng đúng mục đích, Lãng phí Xét duyệt YC mua hàngĐánh số trước, thứ tự các yêu cầu mua hàngBảo quản các giấy YC hàng chưa sử dụng Hoạt động đặt hàng Đặt hàng cho yêu cầu mua hàng khơng hợp lệ Phát sinh chi phí YC hàng phải được xét duyệt Đặt hàng nhà cung cấp khơng hợp lệ, khơng đủ khả năng Mua hàng giá cao, chất lượng kém Phân tích tình trạng NCCXét duyệt ĐĐHLập và hạn chế tiếp cận Ds nhà cung cấp hợp lệ= Đặt hàng sai mặt hàng, số lượng Đình trệ kinh doanh Lập ctừ yêu cầu hàng Kiểm sốt nhập liệu 43 Các hoạt động kiểm sốt Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS Hoạt động nhận hàng Nhận hàng khơng đặt mua Phát sinh chi phí lưu trữ hàng tồn kho Đối chiếu ĐĐH khi nhận hàng Nhận sai mặt hàng,SL Thanh tốn cho mặt hàng khơng đúng Lập chứng tù nhận hàngĐối chiếu ĐĐH Mất hàng Mất TS, sổ sách kế tốn khơng chính xác Quy định các cá nhân liên quanKiểm kê kho định kì Hoạt động nhận hĩa đơn – ghi nhận nợ Hĩa đơn khơng đúng nội dung của NVụ ( SL, MH…) Ghi nhận nợ sai, chi phí sai Đối chiếu HĐ, ĐĐH, giấy nhập hàng Hĩa đơn nhập liệu nhiều sai sĩt Sai nợ phải trả, hàng hĩa mua Kiểm sốt nhập liệuĐối chiếu với ĐĐH, PGH Ghi nhận nợ sai, khơng đúng thời đểm Thanh tốn sai nhà cung cấp Đối chiếu nợ với NCC đkìKiểm sốt xử lý 44 Các hoạt động kiểm sốt Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục KS Hoạt động thanh tốn Thanh tốn cho hàng chưa được nhận Mất tiền, chi phí tăng Đối chiếu ĐĐH, PNH, HĐ trước khi xét duyêt thanh toan Khơng hưởng chiết khấu do thanh tốn khơng đúng thời điểm Tăng chi phí mua hàng Lưuntrữ hĩa đơn theo ngày thanh tốn Thanh tốn 1 hĩa đơn nhiều lần Chi phí PS tăngMất tiền Đánh dấu ctừ đã sử dụngLưu ctừ thanh tốn cùng với hĩa đơnKiểm sốt nhập liệu Ghi nhận thanh tốn sai Nợ Ptrả khơng phản ánh chính xác Kiểm sốt nhập liệuĐối chiếu định kì với NCC Thanh tốn cho nhà CC khơng cĩ thật Mất tiền Lập bộ chtừ thanh tốnLập DS NCC thường xuyên 45 Kiểm sốt nhập liệu trong CTCP Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm sốt nhập liệu Yêu cầu mua hàng Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số yêu cầu   x   x     x     Ngày yêu cầu   x x x       x   Ngày cần hàng   x x x       x   Mã BP yêu cầu x x   x           Tên Bộ phận       x     x     Địa chỉ giao       x     x     Người duyệt x x   x           Mã hàng x     x           Tên hàng       x     x     Số lượng   x x x x x   Đơn giá x     x x x x x   Thành tiền       x x   x  x 46 47 Kiểm sốt nhập liệu trong CTCP Tên chứng từ/Dữ liệu nhâp Một số thủ tục kiểm soát nhập liệu Đơn Đặt Hàng Chọn DS Hợp ly Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số đơn đặt hàng   x   x     x     Ngày đơn đặt hàng   x x x       x   Mã NCC x     x           Tên NCC       x     x     Ngày cần hàng   x x x   x x   Địa chỉ giao       x     x     Người duyệt x x   x           Số yêu cầu Hàng x     x           Điều khoản thanh toán x     x           Mã hàng x     x           Tên hàng       x     x     Số lượng   x x x x x x   Đơn giá x     x x x x x   Thành tiền       x x    x x Kiểm sốt nhập liệu trong CTCP Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm sốt nhập liệu Giấy nhận hàng, phiếu NK Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số phiếu X X X Ngày lập X X X X Số ĐĐH X X Mã kho hàng X X Tên kho X X Người nhận/ thủ kho X X Mã hàng X X Tên hàng X X Số lượng X X X X X Đơn giá X X X X X X X Thành tiền X X X X 48 Kiểm sốt nhập liệu trong CTCP Tên chứng từ / dữ liệu nhập Một số thủ tục kiểm sốt nhập liệu Hĩa đơn BH Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số Hĩa đơn X Ngày Hĩa đơn X X X X X Số ĐĐH X X Nhà CC X x Tên NCC X X Số phiếu Nkho X X TK Nợ/Cĩ X X X X Phiếu chi Chọn DS Hợp lý Giới hạn Đầy đủ Ktra dấu Mặc định Tự động Kiểu dữ liệu Ktra số học Số phiếu x X X Ngày Ctừ X X X X X X Nhà CC X X Tên NCC X X Số Hđơn X X x Số tiền nợ X X Số tiền TT X X X X X TK Nợ/Cĩ X X X X 49