Bài giảng Các công cụ xử lý trong Microsoft Project

Chương 9 Các công cụ xử lý trong Ms Project 9.1 Công cụ Zoom 9.2 Bộ lọc Filter 9.3 Sắp xếp công việc 9.4 Phân nhóm công tác 9.5 Cập nhập tiến độ 9.6 Cân đối tài nguyên 9.7 Tạo cửa sổ riêng 9.1 Công cụ Zoom 1. Công cụ Zoom Zoom là công cụ thu phóng thang thời gian (Timescale) trong các cửa sổ làm việc Gantt Chart, Tracking Gantt, Network Diagram… với công cụ Zoom người sử dụng có thể thiết lập và thay đổi nhanh cách thể hiện lịch trình của dự án theo yêu cầu thực tế. 9.1 Công cụ Zoom 1. Công cụ Zoom Để phóng to (Zoom In) thang thời gian Timescale: C1: chọn nhanh công cụ Zoom In trên thanh công cụ C2: tổ hợp phím Ctrl + * 9.1 Công cụ Zoom 1. Công cụ Zoom Để thu nhỏ (Zoom Out) thang thời gian Timescale C1: chọn nhanh công cụ Zoom Out trên thanh công cụ C2: tổ hợp phím Ctrl + / 9.1 Công cụ Zoom 1. Công cụ Zoom Ngoài ra có thể chọn nhanh lịch quan sát qua hộp thoại Zoom Menu View \Zoom 9.1 Công cụ Zoom Hộp thoại Zoom Chọn nhanh lịch quan sát qua hộp thoại Zoom 9.2 Bộ lọc Filter 1. Sử dụng bộ lọc Filtered Bộ lọc Filtered cho phép người sử dụng lọc theo các tiêu chí khác nhau. Đây là công cụ mạnh trong quá trình quan sát, xử lý và lập báo biểu cho dự án. 9.2 Bộ lọc Filter 1. Sử dụng bộ lọc Filtered Menu Project \Filtered for \Chọn các tiêu chí lọc 9.2 Bộ lọc Filter All tasks: tất cả các công tác Completed tasks: các công tác đã hoàn thành 9.2 Bộ lọc Filter Critical: Các công tác găng Date range: các công tác nằm trong khoản thời gian 9.2 Bộ lọc Filter Incompleted tasks: các công tác chưa hoàn thành Milestores: các công tác mốc 9.2 Bộ lọc Filter Summary Tasks: các công tác tóm lược Tasks range: các công tác nằm giữa 2 chỉ số ID 9.2 Bộ lọc Filter Task with estimated duration: các công tác với thời gian khoảng ước lượng Using Resources: sử dụng tài nguyên 9.2 Bộ lọc Filter More Filter: các tiêu chí lọc khác Auto filter: tự động lọc theo tiêu chí người sử dụng 9.2 Bộ lọc Filter Lọc theo hộp thoại More Filter Project \Filtered for \More Filters 9.2 Bộ lọc Filter Lọc theo Auto Filter C1: Project \Filtered for \Auto Filter C2: biểu tượng Auto Filter trên thanh công cụ 9.3 Sắp xếp công việc Menu Project \Sort \chọn tiêu chí sắp xếp 9.3 Sắp xếp công việc By start date: sắp xếp theo ngày tháng bắt đầu By Finish date: sắp xếp theo ngày tháng kết thúc 9.3 Sắp xếp công việc By priority: sắp xếp theo mức độ ưu tiên By Cost: sắp xếp theo chi phí 9.3 Sắp xếp công việc By ID: sắp xếp theo chỉ số công tác Sort By: sắp xếp theo thiết lập người sử dụng 9.4 Phân nhóm công tác Công cụ Group cho phép đưa ra nhanh nhóm công tác theo các tiêu chí phân nhóm khác nhau. Công cụ này cho phép thiết lập nhanh các báo cáo theo yêu cầu thực tế. 9.4 Phân nhóm công tác Menu Project \ Group by 9.4 Phân nhóm công tác No group: không phân nhóm Complete and incomplete task: phân nhóm các công tác hoàn thành và chưa hoàn thành 9.4 Phân nhóm công tác Constraint type: phân nhóm theo kiểu ràng buộc các công tác Critical: phân nhóm các công tác găng 9.4 Phân nhóm công tác Duration: phân nhóm các công tác theo thời khoảng Duration then priority: phân nhóm các công tác theo thời khoảng sau đó theo mức độ ưu tiên công tác 9.4 Phân nhóm công tác Milestores: phân nhóm công tác mốc Priority: phân nhóm mức độ ưu tiên các công tác 9.4 Phân nhóm công tác Priority Keeping Outline Structure: phân nhóm mức độ ưu tiên các công tác có thể hiện cấu trúc công tác tóm lược. 9.4 Phân nhóm công tác More Groups: các phân nhóm công tác khác Custom Group by: phân nhóm công tác được thiết lập bởi người sử dụng 9.5 Cập nhập tiến độ 1 dự án thường trải qua các giai đoạn khác nhau: Lập dự án, cập nhập, điều chỉnh và quản lý dự án, kết thúc dự án. 9.5 Cập nhập tiến độ a) Tiến độ thực tế của công tác Để quản lý về khối lượng của các công tác cũng như các thông tin khác khi dự án đã được thực hiện, ta cần thiết phải thực hiện việc cập nhập và quản lý tiến độ thực tế của công tác. 9.5 Cập nhập tiến độ Menu Tools \Tracking \Update Tasks 9.5 Cập nhập tiến độ Name: tên công tác % Complete: Phần trăm công tác đã thực hiện 9.5 Cập nhập tiến độ Actual dur: thời gian thực tế đã thực hiện công tác Remaining dur: thời gian còn lại của công tác 9.5 Cập nhập tiến độ Actual: thời gian bắt đầu và kết thúc thực sự của công tác Current: thời gian bắt đầu và kết thúc hiện thời của công tác 9.5 Cập nhập tiến độ b. Tiến độ thực tế của dự án Khi thực hiện 1 dự án lớn việc cập nhập và quản lý từng công tác là khó khăn và không thuận tiện. Do đó có thể cập nhập và quản lý đồng thời nhiều công tác hoặc toàn bộ dự án thông qua hộp thoại Update Project. 9.5 Cập nhập tiến độ b. Tiến độ thực tế của dự án Menu Tools \Tracking \Update Project 9.5 Cập nhập tiến độ Update work as complete through: cập nhập tiến độ thực tế của công tác 9.5 Cập nhập tiến độ Set 0% - 100% complete: cập nhập tiến độ của công tác theo thời gian chỉ định hoặc thời gian hiện thời. 9.5 Cập nhập tiến độ Set 0% or 100% complete only: chỉ cập nhập tiến độ của công tác khi công tác kết thúc 9.5 Cập nhập tiến độ Reschedule uncompleted work to start after: thiết lập lại lịch trình cho công tác chưa kết thúc theo thời điểm thực tế. 9.5 Cập nhập tiến độ Entire Project: cập nhập cho toàn bộ dự án Selected task: chỉ cập nhập cho những công tác được chọn 9.5 Cập nhập tiến độ Chú ý: Tiến độ thực tế của công tác thường được thể hiện thông qua cửa sổ Gantt Chart, Tracking Gantt Cách thể hiện tiến độ thực tế của 1 công tác như sau: 9.6 Cân đối tài nguyên Tài nguyên là vấn đề mấu chốt của dự án. Để tránh tình trạng quá tải và thiếu hụt tài nguyên cần phải có các biện pháp điều chỉnh và phân bổ lại tài nguyên cho hợp lý. 9.6 Cân đối tài nguyên Menu Tools \Level Resource 9.6 Cân đối tài nguyên Automatic: tự động cân đối tài nguyên Manual: cân đối tài nguyên bởi người sử dụng 9.6 Cân đối tài nguyên Look for overallocations on a basic: tìm kiếm các tài nguyên quá tải theo các tiêu chí thời gian từng phút, giờ, ngày, tuần, tháng, 9.6 Cân đối tài nguyên Level entire project: cân đối tài nguyên trên phạm vi toàn bộ dự án 9.6 Cân đối tài nguyên Level from-to: cân đối tài nguyên theo giới hạn thời gian 9.7 Tạo cửa sổ riêng Trong quá trình làm việc có một số cửa sổ sẽ thường xuyên được sử dụng, chương trình cho phép thiết lập những cửa sổ riêng tiện sử dụng trong quá trình làm việc. 9.7 Tạo cửa sổ riêng Menu View \More Views\ New \Combination View \Thiết lập các thông số theo yêu cầu \OK More Views 9.7 Tạo cửa sổ riêng Menu View \More Views\ New \Combination View \Thiết lập các thông số theo yêu cầu \OK Combination View