Bài giảng Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

Click to edit Master text styles Second level Third level Fourth level Fifth level ‹#› Click to edit Master title style Chương 4Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán  1 Mục tiêu của chương Ý nghĩa của việc mô tả hệ thống bằng các công cụ Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng sơ đồ dòng dữ liệu Khả năng đọc và hiểu hệ thống khi được mô tả bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống Khả năng mô tả hệ thống bằng sơ đồ dòng dữ liệu Khả năng mô tả hệ thống bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống 2 Tình huống: Quá trình thu tiền bán chịu KH trả tiền cho NVBH kèm theo thông báo trả nợ của cty. NVBH nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền thanh toán, số phiếu thu vào thông báo trả tiền kèm theo. NVBH chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông báo trả tiền cho kế toán Pthu. Thủ quỹ nhận tiền, kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển 1 phiếu thu cho kế toán Pthu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự Kế toán Pthu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ khách hàng. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, đối chiếu với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản lý phải thu. Phần mềm kiểm tra mã khách hàng, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, phần mềm sẽ cho phép ghi nhận nghiệp vụ thanh toán làm giảm nợ phải thu của khách hàng theo từng hóa đơn. Định kì, phần mềm sẽ in bảng tổng hợp thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp. Định kì, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng. 3 Vấn đề đặt ra Những ai tham gia vào quá trình trên Các chứng từ luân chuyển như thế nào Phần mềm xử lý ra sao Đánh giá kiểm soát của quá trình xử lý trên ……. 4 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU (Data Flow Diagram - DFD) DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin DFD có nhiều cấp DFD khái quát (cấp 0) DFD cấp 1 DFD cấp 2 …. 5 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Các kí hiệu: Có 4 kí hiệu biễu diễn 6 Hoạt động xử lý Dòng dữ liệu Đối tượng bên ngoài hệ thống (điểm đầu, kết thúc) Lưu trữ dữ liệu Hoạt động xử lý Dòng dữ liệu SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Phân cấp DFD Các quá trình xử lý của DFD (hình tròn) sẽ được chi tiết hóa thành nhiều cấp Quá trình xử lý cấp chi tiết được đánh số theo cấp cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …) Dòng dữ liệu vào và ra các cấp chi tiết khi tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn Phân cấp DFD sẽ thấy được các hoạt động xử lý chi tiết bên trong của hệ thống 7 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Phân cấp DFD 8 Điểm đầu Hệ thống Điểm cuối A B Điểm đầu 1.0 2.0 3.0 Điểm cuối A C D Lưu trữ B Cấp 0 Cấp 1 SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU Phân cấp DFD 9 1.1 1.2 1.4 A E F 1.3 G C D 3.1 3.2 H I B D Lưu trữ 3.1.1 3.1.2 I J H D Cấp 2 Cấp 3 DFD cấp 0 (khái quát) Là sơ đồ cấp cao nhất mô tả 1 cách khái quát nội dung của hệ thống bởi 1 hình tròn, biểu diễn dòng dữ liệu đi vào (inflow) và đi ra (outflow) giữa hệ thống và các đối tượng bên ngoài hệ thống. Đối tượng: Người hoặc vật (máy tính) thực hiện hoặc điều khiển các hoạt động Đối tượng bên ngoài hệ thống: chỉ cho hoặc nhận dữ liệu của hệ thống (ko xử lý dữ liệu)  Có vai trò là các điểm đầu, điểm cuối của hệ thống 10 DFD cấp 0 (khái quát) DFD khái quát cho biết Hệ thống này là gì Dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu 11 Khách hàng Ngân hàng Hệ thống thu tiền bán chịu Thanh toán Nộp tiền NH Kế toán tổng hợp Tổng hợp thanh toán DFD cấp 1 Biểu diễn hệ thống bằng hình vẽ các hoạt động xử lý, dòng dữ liệu đi vào, đi ra các hoạt động xử lý đó. Cho chúng ta biết dữ liệu được xử lý qua các quá trình như thế nào mà không quan tâm đến do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu Chú trọng đến các chức năng mà hệ thống thực hiện 12 DFD cấp 1 13 Nhận thanh toán 1.0 Khách hàng Đối chiếu với tiền thực nhận 2.0 Ghi nhận thanh toán 4.0 Ngân hàng Lập giấy chuyển ngân hàng 3.0 Giấy đòi nợ đã xác nhận Chuyển tiền và Phiếu thu Chuyển tiền Chuyển phiếu thu đã xác nhận Phiếu thu đã xác nhận Sổ quỹ Tiền, giấy đòi nợ Kế toán tổng hợp VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0 Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến các đối tượng đó Đối tượng Hoạt động Khách hàng Trả tiền và giấy đòi tiền Nhân viên BH Lập phiếu thu Nhân viên BH Ghi số tiền, số hóa đơn, số phiếu thu vào giấy đòi tiền …… …….. Thủ quỹ Mang tiền nộp ngân hàng 14 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0 Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả ở bước 2 Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu. Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp… Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt xử lý dữ liệu Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu 15 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 0 Bước 4: Nhận diện các đối tượng bên ngoài hệ thống Là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống Bước 5: Vẽ các hình chữ nhật biểu diễn các đối tượng bên ngoài Vẽ 1 vòng tròn biểu diễn nội dung chính trong hoạt động xử lý của hệ thống hiện hành. Vẽ các dòng dữ liệu nối vòng tròn và các đối tượng bên ngoài hệ thống Đặt tên cho các dòng dữ liệu theo các động từ chỉ hành động nhận và gửi dữ liệu 16 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1 Bước 6: liệt kê các hoạt động xử lý dữ liệu theo trình tự diễn ra các hoạt động đó. Bước 7: Nhóm các hoạt động xử lý dữ liệu trên theo các cách sau: Nhóm các hoạt động xảy ra cùng 1 nơi và cùng thời điểm Nhóm các hoạt động xảy ra cùng thời điểm nhưng khác nơi xảy ra Để cho DFD dễ đọc, chỉ nên sử dụng từ 5 đến 7 hình tròn trong mỗi sơ đồ, mỗi cấp Bước 8: Vẽ hình tròn và đặt tên chung cho mỗi nhóm hoạt động theo 1 động từ nêu bật nội dung chính các hoạt động trong nhóm 17 VẼ SƠ ĐỒ DÒNG DỮ LIỆU cấp 1 Bước 9: Đọc lại bảng mô tả hệ thống và nối các hình tròn với nhau theo mối liên hệ hợp lý Bước 10: Bổ sung các nơi lưu trữ dữ liệu nếu thấy hợp lý Phân cấp DFD Bước 11: Tiếp tục nhóm nhỏ các hoạt trong mỗi nhóm ở bước 7 Mỗi nhóm nhỏ trong 1 nhóm lớn là các hình tròn xử lý cấp con cho hình tròn lớn. Thực hiện các bước 8,9,10 18 LƯU ĐỒ (Flowchart) Lưu đồ mô tả hệ thống bằng hình vẽ các quá trình xử lý dữ liệu (các hoạt động, đầu vào, đầu ra, lưu trữ) Đồng thời, lưu đồ mô tả các hoạt động chức năng như bán, mua, nhập xuất…(người thực hiện, các hoạt động, trình tự luân chuyển chứng từ). Lưu đồ còn được sử dụng trong phân tích tính kiểm soát của hệ thống Khác với DFD, lưu đồ mô tả đồng thời cả khía cạnh vật lý và luận lý của hệ thống. 19 LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ - LƯU ĐỒ HỆ THỐNG Lưu đồ chứng từ mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ…trong các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập xuất…) Lưu đồ hệ thống mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính Kết hợp lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống trong mô tả hệ thống sẽ thấy được các hoạt động hữu hình và vô hình trong hệ thống. 20 LƯU ĐỒ CHỨNG TỪ (Document Flowchart) 21 KH Lập phiếu thu Phiếu thu Xác nhận ghi sổ Phiếu thu Phiếu thu A A Sổ quỹ Phiếu thu N Kế toán công nợ Kế toán tiền Ghi nhật kí NK Thu tiền Phiếu thu KH Thủ quỹ Quá trình thu tiền LƯU ĐỒ HỆ THỐNG (System Flowchart) 22 Đơn đặt hàng Nhập vào PM Hiện thị khi nhập Cập nhật đơn hàng Tập tin KH Tập tin HTKho Tập tin đơn hàng Đơn đặt hàng đã xử lý N Nhập đơn đặt hàng của khách hàng Các công cụ kỹ thuật 23 Bắt đầu, kết thúc Chứng từ báo cáo Công việc xử lý thủ công Chứng từ báo cáo có nhiều liên Dữ liệu được đưa vào hệ thống hay thông tin kết quả của xử lý Điểm nối trên cùng một lưu đồ Điểm nối đến lưu đồ khác, hệ thống khác Lưu trữ thủ công chứng từ , tài liệu Đường luân chuyển Các công cụ kỹ thuật 24 Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thống Cônng việc xử lý bởi máy tính Thủ tục , hàm, CT con được viết sẵn Dữ liệu lưu trữ về mặt luận lý (file) Thiết bị kết xuất thông tin như màn hình, bảng điện Dữ liệu lưu trữ về mặt luận lý (file) Nhập thủ công dữ liệu vào hệ thống Cônng việc xử lý bởi máy tính Quyết định KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ Kí hiệu đầu vào 25 Phiếu thu Hóa đơn BH Chứng từ đầu vào (hoặc chứng từ, báo cáo đầu ra) bằng giấy Nhập liệu Nhập chứng từ vào máy tính (nhập bằng tay) Thẻ lưu trữ Đưa dữ liệu vào hệ thống bằng thẻ lưu trữ Phiếu thu Hóa đơn BH Nhập liệu Phiếu thu Hóa đơn BH Thẻ lưu trữ Nhập liệu Phiếu thu Hóa đơn BH KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ 26 Xử lý bằng máy tính Xử lý thủ công Tính giá HTK Lập phiếu thu Hiển thị trên màn hình Sổ, báo cáo Dữ liệu đầu vào/ra Báo cáo BH Tính giá HTK Lập phiếu thu Báo cáo BH Tính giá HTK Lập phiếu thu Tính giá HTK Lập phiếu thu Báo cáo BH Tính giá HTK Lập phiếu thu Kí hiệu xử lý Kí hiệu đầu ra Báo cáo BH Tính giá HTK Lập phiếu thu Báo cáo BH Tính giá HTK Lập phiếu thu KÍ HIỆU CỦA LƯU ĐỒ Kí hiệu lưu trữ Kí hiệu kết nối 27 Lưu trữ trong máy tính Lưu trữ thủ công N: Lưu trữ theo số thứ tự A: Lưu trữ theo Alphabet D: Lưu trữ theo ngày Bắt đầu Bắt đầu/kết thúc A Điểm nối trong cùng 1 trang (A, B, C…) 2 Điểm nối sang trang sau (Số trang: 1,2,3…) Bắt đầu A 2 Bắt đầu A 2 Bắt đầu A 2 Bắt đầu A 2 Bắt đầu A Bắt đầu A Bắt đầu 2 A Bắt đầu N Tập tin hàng tồn kho Lưu trữ Các qui ước khi đọc và vẽ lưu đồ Mỗi ký hiệu xử lý phải nối với ký hiệu đầu vào của xử lý và ký hiệu thể hiện kết quả của xử lý Lưu đồ phải đựơc trình bày quá trình xử lý hoặc luân chuyển dữ liệu từ trên xuống dưới, từ trái qua phải của trang giấy. Trường hợp không thể trình bày lưu đồ theo chiều thông thừơng qui định thì cần phải sử dụng mũi tên mô tả hướng luân chuyển lưu đồ một cách rõ ràng 28 VẼ LƯU ĐỒ Bước 1: Xác định các đối tượng bên trong và bên ngoài của hệ thống (xem lại phần DFD) Bước 2: Chia lưu đồ thành các cột Mỗi đối tượng bên trong là một cột trên lưu đồ Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải Bước 3: Xác định các thành phần của từng cột Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra. 29 VẼ LƯU ĐỒ Bước 4: Hoàn thành lưu đồ: Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần) Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc Cách duy nhất để có lấy dữ liệu hoặc lưu trữ dữ liệu trong thiết bị máy tính là thông qua hoạt động xử lý máy (hình chữ nhật) 30 Ý NGHĨA Mô tả hệ thống bằng DFD sẽ giúp: Nhận biết được các hoạt động xử lý và trình tự của chúng trong hoạt động của hệ thống Phác thảo hệ thống mới, cần thiết lập ở mức độ ý niệm (các hoạt động xử lý dự kiến) Mô tả hệ thống bằng lưu đồ sẽ giúp: Nhận biết và phân tích được các hoạt động chức năng và xử lý theo các đối tượng, bộ phận liên quan Đánh giá tính kiểm soát của các quá trình kinh doanh 31 Sự khác nhau giữa lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu 32 Lưu đồ • Nhấn mạnh khiá cạnh vật lý của dữ liệu luân chuyển cũng như xử lý • Trình bày người tham gia trong quá trình luân chuyển và xử lý dữ liệu • Được dùng nhiều hơn khi mô tả hệ thống hiện hành •Sử dụng nhiều ký hiệu hơn Sơ đồ dòng dữ liệu • Nhấn mạnh sự luân chuyển logic của dữ liệu • Không trình bày phương tiện lưu trữ, xử lý, luân chuyển dữ liệu • Thường không trình bày người tham gia trong hệ thống • Được dùng nhiều hơn khi thiết kế hệ thống mới •Sử dụng ít ký hiệu hơn Bài tập 1 Công ty abc sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng (3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang phòng kế tóan. Tại phòng kế toán, hóa đơn (3 liên) và phiếu xuất kho (4 liên) được lập thủ công trên cơ sở lện bán hàng. Một liên của lệnh bán hàng, hóa đơn và phiếu xuất kho được chuyển sang bộ phận bán hàng. Một liên của lệnh bán hàng được đính kèm với 2 liên của phiếu xuất kho và sau đó được chuyển đến bộ phận giao hàng. Một liên của hóa đơn được giao cho khách hàng. Các chứng từ còn lại được đính kèm với nhau và lưu tại phòng kế toán theo số đơn đặt hàng Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên 33 Bài giải : Vẽ lưu đồ 34 Lập hóa đơn , phiếu xuất kho A A Đến bộ phận giao hàng Khách hàng Bộ phận bán hàng Bộ phận kế tóan Lệnh bán hàng Hóa đơn Lệnh bán hàng Phiếu xuất kho 1 2 3 3 4 1 2 1 2 3 1 2 3 Bài tập 2 Công ty sản xuất ABC có nhiều phân xưởng. Phân xưởng lập các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu(4 liên) và chuyển sang bộ phận quản lý phân xưởng để phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến bộ phận kho. Tại kho, các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được ký bởi thủ kho. Nhân viên này gởi liên thứ 1 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu cùng với nguyên vật liệu đến các phân xưởng. Liên thứ 2 của phiếu yêu cầu nguyên vật liệu được chuyển đến quản lý phân xưởng. Liên thứ 4 được chuyển đến bộ phận kế tóan chi phí. Liên thứ 3 được sử dụng để ghi nhận lượng nguyên vật liệu xuất dùng vào các thẻ kho, sau đó chúng được lưu lại tại kho theo số thứ tự Yêu cầu: Vẽ lưu đồ chứng từ cho các thủ tục trên 35 Bài giải : Vẽ lưu đồ 36 Duyệt phiếu yêu cầu NVL Phân xưởng sản xuất Kho Phiếu yêu cầu NVL đã duyệt + ký 4 1 2 Phiếu yêu cầu nguyên liệu 4 1 2 3 Lập phiếu yêu cầu NVL Phiếu yêu cầu NVL đã duyệt+ký 1 Phiếu yêu cầu nguyên liệu đã duyệt 4 1 2 3 Ký phiếu yêu cầu NVL, xuất NVL,ghi thẻ kho Xuất NVL cho sản xuất sản phẩm N Thẻ kho Phiếu yêu cầu NVL đã duyệt+ký 3 N KTCP Quản lý phân xưởng Bài tập về sơ đồ dòng dữ liệu Công ty X sử dụng hệ thống thủ công xử lý đơn đặt hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng(3 liên) được lập bởi bộ phận bán hàng và chuyển sang bộ phận tín dụng đẻ xét duyệt. Lệnh bán hàng sau khi xét duyệt được chuyển cho phòng kế tóan để lập hóa đơn(3 liên) và phiếu xuất kho(4 liên). Một liên của lệnh bán hàng được gởi cho khách hàng để hồi báo. Kế toán ghi nhận doanh thu và số phải thu chi tiết cho khách hàng. Bộ phận ghi sổ cái cập nhật số tổng hợp trên các sổ nhật ký lên sổ tổng hợp Yêu cầu: Lập sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) cho hệ thống trên 37 Sơ đồ dòng dữ liệu(DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – mức 0 38 Khách hàng Xử lý yêu cầu mua Sơ đồ dòng dữ liệu(DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán hàng – mức 1 39 Khách hàng Ghi nhận, lập LBH Xét duyệt Ghi sổ cái Ghi nhật ký Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng Lệnh bán hàng Chi tiết kháchhàng Lệnh bán Lệnh bán hàng Hồi báo Sổ chi tiết Sổ tổng hợp Sổ cái tổng hợp ĐĐH Tổng số Sổ chi tiết Nghiệp vụ thu tiền khách hàng ở công ty HFone được xử lý như sau: Nhận viên nhận thư thanh toán mở bì thư, đối chiếu và tách riêng các séc thanh toán và giấy báo trả tiền, rồi lập bảng kê tổng hợp tiền thu (2 liên) từ các khoản chuyển trả của khách hàng. Các chứng từ này được gởi đến phòng quỹ. Tại đây thủ quỹ căn cứ vào các tờ séc lập giấy nộp tiền gồm 2 liên. Liên thứ 1 của giấy nộp tiền và các séc thanh toán được chuyển nộp vào ngân hàng. Liên thứ 2 của giấy nộp tiền được đối chiếu với liên thứ 1 của bảng kê tổng hợp tiền thu rồi kèm với nhau và được lưu tại phòng thủ quỹ, sắp xếp theo ngày nộp tiền. Liên thứ 2 của bảng kê tổng hợp tiền thu được chuyển đến bộ phận kế toán tổng hợp để ghi sổ cái và được lưu theo số bảng kê. Giấy báo trả tiền được chuyển đến bộ phận kế toán phải thu để ghi vào sổ chi tiết tài khoản phải thu khách hàng. Các giấy báo trả tiền được lưu tại bộ phận kế toán phải thu theo mã số khách hàng. 40