Bài giảng Các chức năng trong quản trị

CÁC CHỨC NĂNG TRONG QUẢN TRỊ Dẫn đến Đạt được mục đích đề ra của Tổ chức Xác lập mục đích, thành lập chiến lược và phát triển kế hoạch cấp nhỏ hơn để điều hành hoạt động Quyết định những gì phải làm, làm như thế nào và ai sẽ làm việc đó Định hướng, động viên tất cả các bên tham gia và giải quyết các mâu thuẫn Theo dõi các hoạt động để chắc chắn rằng chúng được hoàn thành như trong kế hoạch Lập kế hoạch Tổ chức Điều phối Kiểm tra LẬP KẾ HOẠCH KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH “... Lập kế hoạch là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định những biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó...” KHÁI NIỆM VỀ LẬP KẾ HOẠCH “... Lập kế hoạch được hiểu là việc lựa chọn một trong những phương án hành động tương lai cho tổ chức và cho từng bộ phận của tổ chức, là quá trình xác định các mục tiêu, các nhiệm vụ và phương pháp tốt nhất để đạt được các mục tiêu đó...” Lập kế hoạch là việc quyết định định trước xem Tổ chức cần phải làm những việc gì? làm như thế nào? Nguồn lực phân bổ thực hiện ra sao? MỤC ĐÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH “...là chắc chắn rằng các hoạt động của tổ chức đạt được mục tiêu và có hiệu quả cao” LY DO LẬP KẾ HOẠCH Các nguồn tài nguyên hạn chế Tài nguyên thiên nhiên Tài nguyên của tổ chức như nhân lực, tài chính... Tính không chắc chắn của môi trường quản lý Không thể đoán trước được các môi trường của quản lý Không thể đoán chắc chắn được hậu quả và kết quả của các quyết định Không thể đoán trước được sự thay đổi của môi trường tác động đến doanh nghiệp LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH ỨNG PHÓ VỚI NHỮNG TÌNH HUỐNG BẤT ĐỊNH VÀ THAY ĐỔI  THÍCH NGHI VỚI SỰ THAY ĐỔI. PHỐI HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG VÀ NỖ LỰC CÁC BỘ PHẬN CỦA TỔ CHỨC LẠI VỚI NHAU ĐỂ HOÀN THÀNH MỤC TIÊU KẾ HOẠCH LÀ NỀN TẢNG CHO VIỆC PHỐI HỢP CÁC HOẠT ĐỘNG KHÁC NHAU CỦA TỔ CHỨC MỘT BẢN KẾ HOẠCH SẼ GIÚP VIỆC PHÂN CHIA RÕ RÀNG VỀ CÔNG VIỆC VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA TỪNG CÁ NHÂN VÀ NHÓM TỪ ĐÓ GIÚP ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CHUNG CỦA HỌ TẬP TRUNG NỖ LỰC VÀ CÁC NGUỒN LỰC VÀO CÁC MỤC TIÊU CHÍNH. TẠO ĐỘNG LỰC VÀ TINH THẦN TẬP THỂ CHO NHÂN VIÊN GIÚP CHO CÁC NHÀ QUẢN LÝ KIỂM TRA CHI PHÍ CỦA LẬP KẾ HOẠCH Thời gian quản lý Nếu làm một cách hoàn chỉnh, quá trình lập kế hoạch đòi hỏi khối lượng lớn thời gian và công sức Chậm trễ trong việc ra quyết định Lập kế hoạch có thể dẫn đến việc chậm trễ trong việc ra quyết định, trái ngược với sự quan trọng của thời gian ra quyết định phản ứng với tình hình HỆ THỐNG LIÊN HOÀN Mục tiêu Goals Kiểm soát Control Kế hoạch Plans Mối quan hệ giữa mục tiêu, kế hoạch và kiểm soát BẢN CHẤT CỦA LẬP KẾ HOẠCH Thực chất của việc lập kế hoạch là nhằm hoàn thành các mục đích và mục tiêu của tổ chức đặt ra, xuất phát từ bản chất của một hệ thống có tổ chức, thông qua sự hợp tác chặt chẽ giữa mọi thành viên trong tổ chức. Lập kế hoạch là khâu đầu tiên của quá trình quản lý, nếu lập kế hoạch không tốt sẽ dẫn đến kết quả không thực hiện được hoặc thực hiện với hiệu quả không cao  Nhằm chắc chắn rằng công việc được thực hiện với hiệu quả cao nhất, CÁC LOẠI KẾ HOẠCH Phân loại theo phạm vi hoạt động. Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp Phân loại theo thời gian. Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch có thời gian lớn hơn 5 năm. Kế hoạch trung hạn: là kế hoạch có thời gian lớn hơn 1 năm và nhỏ hơn 5 năm. Kế hoạch ngắn hạn: là kế hoạch có thời gian nhỏ hơn 1 năm. Phân loại theo mức độ cụ thể. Kế hoạch cụ thể: kế hoạch cụ thể là kế hoạch với mục tiêu được xác định rõ, không có sự mập mờ và hiểu lầm. Kế hoạch định hướng: kế hoạch định hướng là kế hoạch có tính định hướng và đưa ra hướng chỉ đạo chung. KH CHIẾN LƯỢC VS KH TÁC NGHIỆP Kế hoạch chiến lược Kế hoạch chiến lược là kế hoạch ở cấp tổ chức, là KH thiết lập những mục tiêu chung của doanh nghiệp và vị trí của tổ chức với môi trường. Hoạch định chiến lược mang tính chất dài hạn và là cơ sở để phát triển tổ chức. Nội dung của hoạch định chiến lược bao gồm xác định các mục đích, triết lý kinh doanh, thiết lập thứ tự ưu tiến và để ra các chính sách Kế hoạch tác nghiệp Kế hoạch liên quan đến việc triển khai các chiến lược trong tình huống cụ thể và ở thời gian ngắn  Kế hoạch tác nghiệp sẽ đưa ra những chiến thuật hay những bước cụ thể mà doanh nghiệp sẽ tiến hành để thực hiện kế hoạch chiến lược. Nội dung chủ yếu là định ra các chương trình hoạt động ngắn, sử dụng các nguồn lựcđã được phân bổ để hoàn thành nhiệm vụ NHỮNG NHÂN TỐ NGẪU NHIÊN Phân cấp trong tổ chức Kế hoạch chiến lược Kế hoạch tác nghiệp NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH Xác định hệ thống các mục tiêu Hoạch định các chính sách lớn, quan trọng Xây dựng chương trình hành động: Tiến hành làm gì Quy môi Địa điểm Thời hạn Người phụ trách Làm rõ những gì sẵn có và những gì còn thiếu  ngân quỹ hóa Dự kiến trước những khó khăn, trở ngại có thể xảy ra và các dự phòng biện pháp khắc phục, các nguồn lực cũng như trách nhiệm quản lý Xác lập các biện pháp kiểm tra hành chính KẾT QUẢ CỦA LẬP KẾ HOẠCH Bản kế hoạch Mục tiêu Chương trình hành động Ngân quỹ thực hiện Ngân sách Chương trình Dự án Chính sách Thủ tục Quy định Kế hoạch chiến lược Kế hoạch Tác nghiệp PHÂN CẤP TRONG LKH Sự phân cấp trong lập kế hoạch Các mục đích, Các mục tiêu, Các chiến lược, Các chính sách, Các thủ tục, Các quy tắc, Các chương trình, Các ngân quỹ mà doanh nghiệp phải thực hiện. Nhà quản lý phải phân biệt rõ các loại kế hoạch này cũng như xác định được mối quan hệ qua lại giữa chúng. Trong một chừng mực nào đó, quan hệ giữa các loại kế hoạch này có sự phân cấp. NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH Mục đích Mục đích của tổ chức là lý do để tồn tại, là các động cơ hoạt động dài hạn thể hiện bản chất của tổ chức trong khuôn khổ quy định của pháp luật và thông lệ của thị trường. Từ mục đích sẽ hình thành các nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể của tổ chức Các mục đích bao hàm sự biến đổi: tương lai sẽ khác nhiều hoặc ít so với hiện tại, môi trường hoạt động của doanh nghiệp cũng luôn biến động. NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH Các mục tiêu Mục tiêu là điểm kết thúc của một hành động đã được ấn định trong một khoảng thời gian Mục tiêu là kế hoạch ngắn hạn có tính chất hoạt động cụ thể, có thể đo lường và lượng hoá được kết quả. Các bộ phận trong tổ chức cũng có thể có mục tiêu riêng Như vậy, cần phải có sự kết hợp giữa mục tiêu chung và các mục tiêu bộ phận. Mục tiêu của tổ chức thường biến động qua quá trình phát triển của nó: từ đơn giản (nhỏ bé) đến phức tạp (to lớn) theo biểu đồ phù hợp với biểu đồ chu kỳ sống của doanh nghiệp. NỘI DUNG LẬP KẾ HOẠCH Chiến lược Chiến lược của doanh nghiệp là một chương trình hành động tổng quát nhằm hướng đến việc thực hiện các mục tiêu cụ thể. Bao gồm: Các mục tiêu cơ bản của tổ chức. Các đường lối tổng quát, các chủ trương mà doanh nghiệp sẽ thực thi trong một thời hạn đủ dài. Các nguồn lực và các tiềm năng được sử dụng để đạt được các mục tiêu đó. Các chính sách điều hành việc thu hút và sử dụng các nguồn lực, các tiềm năng cần thiết để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Chiến lược mang tính dài hạn Tầm quan trọng: nó làm định hướng cho các kế hoạch một cách thống nhất, là khuôn mẫu cho các kế hoạch và ảnh hưởng đến mọi khía cạnh của quản lý. NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH Chiến lược Đối với doanh nghiệp, các chiến lược chủ yếu nhằm đưa ra định hướng tổng thể cho DN và nó có thể thuộc vào những lĩnh vực sau: Sản phẩm: quyết định ra đời và tồn tại của mỗi loại sản phẩm và nó cũng gắn với sự tồn tại của doanh nghiệp. Marketing: các biện pháp nhằm đưa sản phẩm đến với khách hàng. Tăng trưởng: xác định tốc độ tăng trưởng phù hợp và xu hướng tăng trưởng đi theo con đường nào. Tài chính: xác định các nguồn tài trợ cần thiết cho mọi hoạt động của doanh nghiệp. Tổ chức: xây dựng mô hình tổ chức, cơ cấu của bộ máy quản lý sao cho hoạt động có hiệu quả nhất. Nhân sự: bao gồm việc tuyển chọn, đào tạo, sử dụng, đánh giá, đề bạt và các hoạt động có liên quan đến yếu tố con người. Quan hệ xã hội: tạo dựng hình ảnh tốt đẹp về doanh nghiệp và khai thác tốt nhất các yếu tố môi trường. Cạnh tranh: nhằm xác định phương pháp tạo dựng được vị thế có lợi trên thị trường. NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH Chiến lược Các bước xây dựng chiến lược Bước 1: Đánh giá thực trạng của doanh nghiệp. Bước 2: Xác định các mục tiêu chiến lược, nhằm trả lời doanh nghiệp muốn đi tới đâu. Bước 3: Xác định nhiệm vụ mà bộ máy doanh nghiệp cần thực hiện, nhằm trả lời câu hỏi doanh nghiệp cần phải làm gì. Bước 4: Tổ chức thực hiện các mục tiêu chiến lược, các nhiệm vụ chiến lược nhằm trả lời câu hỏi doanh nghiệp phải thực hiện như thế nào? NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH Các chính sách Các chính sách của tổ chức là tổng thể các biện pháp được sử dụng để tác động đến các đối tượng có liên quan trong thời gian đủ dài nhằm thực hiện các mục tiêu chiến lược của mình Chính sách hướng dẫn cách suy nghĩ và hành động trong doanh nghiệp nhằm đạt các mục tiêu chiến lược đã đề ra. Là những đường lối chỉ đạo tổng quát để làm quyết định. Ví dụ: chính sách học bổng, chính sách thuế, chính sách tăng lương và thưởng… NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH Các quy tắc Các quy tắc giải thích việc được làm hoặc không đựoc làm cụ thể, cần thiết, không cho phép bất cứ một bộ phận nào trong tổ chức được hành động theo ý riêng. Các quy tắc được gắn liền với các thủ tục theo nghĩa chúng hướng dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian. Thực tế có thể coi thủ tục là một loạt các quy tắc. Mục đích sử dụng không muốn mọi người sử dụng quyền hạn để làm theo ý riêng của mình. NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH Các thủ tục Các thủ tục là các kế hoạch thiết lập phương pháp điều hành các hoạt động trong tương lai của tổ chức. Bao gồm một chuỗi các hoạt động hoạt động cần thiết được ấn định theo trình tự thời gian (ví dụ như thủ tục đặt hàng, thủ tục thanh toán,...) Các thủ tục tồn tại ở tất cả các bộ phận của doanh nghiệp mà nhờ đó những hoạt động hàng ngày ở các bộ phận và toàn bộ doanh nghiệp diễn ra theo những cách thức có lợi nhất nhằm đạt đến hiệu quả cao nhất. NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH Các chương trình Các chương trình là tổ hợp các mục tiêu, các chính sách, các thủ tục, các quy tắc, các công việc phải thực hiện và trình tự các bước tiến hành công việc nhằm hướng đến việc thực hiện một mục tiêu nhất định nào đó cho doanh nghiệp. Trong chương trình, quản lý thiết lập trình tự các hoạt động cần thiết để đạt mục tiêu, quy định sự ưu tiên cho các hoạt động  tập trung các nguồn lực của tổ chức cho các CV chính, đẩy lùi về phía sau các khâu thứ yếu tuy không phải là vô ích, nhưng chúng ngẫu nhiên tiêu tốn quá nhiều tiền bạc và thời gian so với giá trị đem lại. Việc thành lập các chương trình làm thuận lợi cho sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp và chúng còn được dùng làm cơ sở cho việc kiểm tra có hiệu lực. NỘI DUNG CỦA LẬP KẾ HOẠCH Ngân sách Là một biểu mẫu về các nguồn tài chính được phân bổ cho những hoạt động đã định, trong một khoảng thời gian đã cho Ngân sách là thành tố quan trọng của chương trình và là công cụ hữu hiệu để kiểm soát CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH Nhận thức cơ hội Người quản lý cần phải nhận thức được doanh nghiệp đang đứng trước những cơ hội nào về sản xuất, kinh doanh nói chung. Lưu ý rằng ở mỗi thời điểm doanh nghiệp có thể đứng trước nhiều cơ hội khác nhau. Nhưng do bị hạn chế về nguồn lực thì họ chỉ có thể theo đuổi để biến một vài cơ hội thành hiện thực. Xác định mục tiêu Xác định các mục tiêu Các mục tiêu kế hoạch chỉ ra điểm kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch thì doanh nghiệp sẽ đi đến đâu? Đạt đến trình độ phát triển nào với những chỉ tiêu đặc trưng cho trình độ phát triển ấy. Lưu ý rằng khi xác định mục tiêu kế hoạch cần phải đạt được sự phù hợp giữa mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể, giữa mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH 3. Xem xét các tiền đề cơ bản Các tiền đề lập kế hoạch chính là các dự báo về nhu cầu thị trường, về môi trường doanh nghiệp, cùng với những đánh giá về trình độ hiện tại của doanh nghiệp, năng lực sản xuất, tiền vốn, các khoản dự trữ về vật tư,... 4. Xây dựng các phương án Dựa trên mục tiêu và điều kiện tiền đề để xây dựng các phương án và lưu ý rằng để đạt được mục tiêu thì doanh nghiệp có thể đi theo nhiều con đường khác nhau, mỗi con đường đòi hỏi những khoản chi phí khác nhau, cũng như đem lại các khoản thu nhập khác nhau cho doanh nghiệp  nhiều phương án để lựa chọn. CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH 5. Đánh giá phương án Sau khi đưa ra được các phương án, ta phải tìm cách đưa ra các tiêu chuẩn đánh giá dựa vào mục tiêu và các điều kiện tiền đề Đánh giá định tính và định lượng 6. Lựa chọn phương án Đây là thời điểm thực sự đòi hỏi người quản lý phải đưa ra quyết định của mình dựa vào các kết quả đánh giá phương án. Người ta sẽ chọn phương án tối ưu theo tiêu chuẩn đề ra cho từng trường hợp: Lợi nhuận max hoặc thu hồi vốn nhanh. CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH 7. Xây dựng kế hoạch phụ trợ 8. Ngân quỹ hoá Lượng hoá sang dạng ngân quỹ. Các ngân quỹ chính là các đảm bảo vật chất có các kế hoạch đã đưa ra được thực hiện có kết quả. Việc thành lập ngân quỹ là một yếu tố quan trọng, chúng đảm bảo cho các tài khoản cần thiết cho việc thực hiện các mục tiêu, kế hoạch đề ra. Đó là cách mà người quản lý phân phối các tài khoản mà doanh nghiệp có. Việc ngân quỹ hoá kế hoạch còn là một công cụ quan trọng trong kiểm soát quản lý vì qua ngân quỹ người chủ sẽ thấy tiền của mình đang được ai chi tiêu, ở đâu, vào các khoản chi phí nào cũng như các nguồn thu của mình. NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH Để đảm bảo cho tính hiệu quả của việc lập kế hoạch, người quản lý cần phải quán triệt một số nguyên tắc căn bản dưới đây: 1. Phải chủ động đối với quá trình lập kế hoạch, gạt bỏ mọi trở ngại, tạo bầu không khí trong đó mọi người làm việc có kế hoạch. 2. Việc lập kế hoạch cần có sự tham gia của người quản lý ở mọi cấp 3. Việc lập kế hoạch phải có tổ chức 4. Việc lập kế hoạch phải xác định rõ ràng: các mục tiêu, tiền đề, chiến lược, chính sách phải được xác định cụ thể. NGUYÊN TẮC LẬP KẾ HOẠCH Nguyên tác lập kế hoạch 5. Kết hợp kế hoạch ngắn hạn và kế hoạch dài hạn: tránh tình trạng chỉ lập kế hoạch ngắn hạn mà không có sự quan tâm thích đáng tới các kế hoạch dài hạn. 6. Đảm bảo tính linh hoạt. Chú ý nhận thức và chấp nhận sự thay đổi. Lý do: Việc xác định các điều kiện tiền đề ban đầu thông qua các dự báo là không đầy đủ. Sự thay đổi của môi trường về bầu không khí chính trị, sự phát triển của ngành, sự thay đổi công nghệ,... Tính cứng nhắc nội tại: cứng nhắc về tâm lý – việc tư duy theo khuôn mẫu và không thích có sự thay đổi là sự hạn chế đáng kể cho việc lập kế hoạch hoặc sự cứng nhắc về chính sách và thủ tục sẽ hạn chế khả năng thay đổi và điều chỉnh trong quá trình thực hiện kế hoạch.