Bài 6 Phân tích hệ thống quản lý

Bài 6 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ Trong chương này bạn sẽ học: 1. Hướng dẫn nhận thức các lọai hệ thống quản lý bằng phân tích hệ thống 2. Ứng dụng phân tích hệ thống môi trường trong các doanh nghiệp: phương pháp xây dựng qui trình quản lý 1) Sự cần thiết nghiên cứu hệ thống quản lý Trong lĩnh vực môi trường, nguời cán bộ luôn phải làm việc trong các bộ máy tổ chức: các cơ quan quản lý nhà nước về môi trường như Sở Tài Nguyên Môi trường, Phòng Quản lý đô thị Quận Huyện, các công ty môi trường (nhà nước hoạc tư nhân); các doanh nghiệp , công ty sản xuất, các tổ chức phi chính phủ trong và ngoài nước.. . . + Các Sở Tài Nguyên Môi trường, Phòng Quản lý đô thị Quận Huyện có mục đích quản lý các hệ sinh thái trong phạm vi phụ trách phát triển bền vững. + Các Công ty và doanh nghiệp có mục tiêu phát triển lợi nhuận đồng thời với mục tiêu sản xuất hợp với tiêu chuẩn môi trường (quản lý môi trường trong phạm vi công ty sao cho không tác động đến môi trường của hệ sinh thái. Đáp ứng nhận thức cho cả hai nhóm hệ quản lý, trước tiên nghiên cứu các ứng dụng chung cho các loại hệ quản lý. 1.1) Phân tích hệ thống ứng dụng trong các hệ thống quản lý 1. Cấu trúc 2. Ranh giới giữa “hệ thống và môi trường” 3. Các tiến trình hệ thống 4. Động thái hệ thống 5. Cơ cấu cấp bậc các tổ chức quản lý 6. Tính trội hay tính tập hưởng 1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý Ba điểm cần chú ý + Lấy mục tiêu của hệ thống làm chuẩn để đánh giá sự cần thiết của một thành phần trong hệ thống. Thành phần không đóng góp vào việc thực hiện mục tiêu hệ thống là thành phần thừa, không cần cho hệ thống. + Chú ý 2 mức độ : cá nhân – đơn vị, trong đó lấy chức năng nhiệm vụ làm chuẩn để phân biệt cấu trúc. + Xác định cấu trúc chính thức của hệ thống, và nếu có thể cả cấu trúc không chính thức. 1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý Một ví dụ có thể cho một sơ đồ tổ chức vẽ ra các quan hệ chính thức cho hệ thống sản xuất sạch. 1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý Thành phần cấu trúc phổ biến CẤU TRÚC TỔ CHỨC KIỂU PHÂN KHU VỰC Công ty mẹ -công ty con Các bộ phận cùng chức năng trong một công ty 1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý Thành phần cấu trúc phổ biến CẤU TRÚC TỔ CHỨC KIỂU MA TRẬN 1.1) Phân tích cấu trúc để cải tiến hệ thống quản lý Thành phần cấu trúc phổ biến CẤU TRÚC TỔ CHỨC KIỂU CHỨC NĂNG 1.2) Xác định ranh giới giữa “hệ thống và môi trường” giúp tìm nguyên nhân sự cố, vấn đề môi trường trong quản lý môi trường đô thị Quản lý môi trường thường phân cấp theo ranh giới hành chánh. Có phân biệt giữa hệ thống và môi trường mới có thể tìm ra nguyên nhân và giải pháp đúng: nguyên nhân từ bên trong hay bên ngoài Phương pháp: Dùng sơ đồ khối biểu thị các bên có liên quan 1.3) Xác định ranh giới, phân tích không gian sản xuất - làm việc hay bố trí mặt bằng Bố trí mặt bằng là một trong các biểu hiện của cấu trúc hệ thống ra bên ngoài Cần đánh giá sự phân bố không gian hiện tại và vẻ bề ngoài của con người, thiết bị và luồng công việc. Hình thức của văn phòng có thể có một tác động có ý nghĩa đối với các quan hệ giữa cá nhân. Ví dụ, mặt bằng chật hẹp hay sự sắp xếp không hợp lý mặt bằng sản xuất có thể là nguyên do của vấn đề trong nghiên cứu HT. Phân tích không gian sản xuất, bố trí mặt bằng là một trong các nội dung quan trọng của ứng dụng phân tích hệ thống để bố trí sản xuất hợp lý, tiết kiệm năng lượng, nước. . . 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý Như những loại hệ khác, các tiến trình hệ thống biến đổi các đầu vào (input), qua các tín hiệu trung gian (throughput) thành các đầu ra (output). Nhận biết các tiến trình hệ thống là một nội dung rất quan trọng, lại càng quan trọng hơn khi phân tích các hệ thống quản lý. Các mối liên hệ giữa các thành phần và giữa HT và môi trường hình thành nên một mạng các qui trình liên hệ và tương tác nhau, chúng liên kết nhau để tạo ra sự thống nhất hành động chung nhằm hoàn thành các mục tiêu xác định của HT. 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý qui trình cấp giấy chứng nhận không gây ô nhiễm môi trường ở Sở Tài nguyên môi trường nào đó (ví dụ). 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý Các qui trình thành phần của HT tạo thành một tổng thể. Một qui trình (procedure) là một loạt các chỉ dẫn từng bước chỉ ra: Cái gì sẽ được làm?; Ai sẽ làm nó?; khi nào nó được làm ?; Nó được làm bằng cách nào? (What, Who, When, How). Các qui trình nói lên các cấu phần tích hợp thành tổng thể. 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý Ứng dụng phân tích tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình trong quản lý môi trường: 1) Xác định mục tiêu hệ thống quản lý, mục tiêu của qui trình 2) Phân tích cấu trúc thành phần của tổ chức (hệ thống quản lý) 3) Nhận biết ranh giới hệ thống – môi trường 4) Xác định thông tin đầu vào của qui trình 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý 5) Phân tích các bước biến đổi thông tin về mặt luận lý (logic): thông tin đầu vào, thông tin đầu ra , nhiệm vụ biến đổi thông tin của bước. 6) Trong mỗi bước, xác định : việc gì cần làm, ai làm, khi nào làm, làm như thế nào? 7) Bố trí phân công nhiệm vụ cho từng thành phần của tổ chức (phân tích về mặt vật lý) 8) Biên soạn qui trình thành văn bản bao gồm qui trình cho nội bộ hệ thống quản lý và hướng dẫn thông tin đầu vào và quá trình thực hiện qui trình cho bên ngoài. 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý Xác định mục tiêu hệ thống quản lý Cần phân định mục tiêu của hệ thống quản lý là gì, từ đó xác định nhiệm vụ của qui trình quản lý là góp phần vào thực hiện mục tiêu chung của tổ chức quản lý. Vd: Mục tiêu hệ thống là quản lý tài nguyên nước Mục tiêu qui trình là cấp giấy phép khai thác nước ngầm 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý Phân tích cấu trúc thành phần của tổ chức (hệ thống quản lý) Nhận dạng các thành phần của hệ thống để hiểu rõ chức năng của từng bộ phận trong tổ chức quản lý nhằm phục vụ cho phân tích bố trí phân công trong qui trình (phân tích vật lý) Vd: Sở Tài nguyên Môi trường bao gồm các phòng ban nào? Chức năng và nhiêm vụ mỗi phòng ban là gì? 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý 4) Nhận biết ranh giới hệ thống – môi trường Xác định rõ ranh giới hệ thống quản lý để biết nơi đi vào và nơi đi ra khỏi qui trình Vd: Ai là đối tượng “khách hàng” của qui trình? 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý 5) Xác định thông tin đầu vào, đầu ra của qui trình Xác định yêu cầu đầu vào qui trình Xác định sản phẩm đầu ra của qui trình (cần phân tích tất cả các tình huống để đảm bảo các đầu ra của qui trình phù hợp) Vd: Đối với qui trình cấp phép khai thác nước ngầm + Đầu vào cần có giấy tờ gì, nội dung của các giây tờ kê khai, đơn như thế nào? + Đầu ra của quy trình là văn bản gì? Giấy phép hay thông báo?. . .. Sơ đồ qui trình cấp giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn môi trường 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý 6) Phân tích các bước biến đổi thông tin về mặt luận lý (logic): thông tin đầu vào, thông tin đầu ra , nhiệm vụ biến đổi thông tin của từng bước. Xây dựng một lưu đồ về tiến trình biến đổi thông tin của qui trình Ví dụ về phân tích logic (luận lý) cho qui trình cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn môi trường của một Sở Tài nguyên môi trường 1.4) Phân tích các tiến trình hệ thống để xây dựng qui trình quản lý 7) Trong mỗi bước, xác định : việc gì cần làm, ai làm, khi nào làm, làm như thế nào? Cụ thể hóa từng bước nhằm bảo đảm cho mỗi bước thực hiện được sự biến đổi thông tin đầu vào thành thông tin đầu ra. Việc gì cần làm trong bước này? + Ai sẽ làm nó? (nhân viên hay lãnh đạo, chuyên gia kỹ thuật. . .) + Khi nào thì thực hiện nó? Trong thời gian bao lâu? + Công việc sẽ được thực hiện như thế nào, mô tả cụ thể chi tiết nhằm đảm bảo thông tin đầu vào được biến đổi thành thông tin đầu ra của bước này. Ví dụ về phân tích logic (luận lý) cho qui trình cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn môi trường của một Sở Tài nguyên môi trường Bước nhận hồ sơ: + Việc gì: Tiếp nhận hồ sơ đăng ký + Ai làm: Nhân viên phòng tiếp nhận hồ sơ. + Khi nào làm: Ngay khi nhận hồ sơ từ các doanh nghiệp + Làm như thế nào: - Kiêm tra hồ sơ theo qui định gồm đơn và bảng đăng ký môi trường. - Vô sổ, cho số hồ sơ, - Làm biên nhận hồ sơ (phiếu hẹn) - Làm phiếu chuyển hồ sơ sang bước thẩm định. 8) Bố trí phân công nhiệm vụ cho từng thành phần của tổ chức (thiết kế về mặt vật lý) Xem xét chức năng và nhiệm vụ của các thành phần trong tổ chức để bố trí phân công trách nhiệm về các bước thực hiện đã phân tích trong phần phân tích logic. 9) Biên soạn qui trình thành văn bản bao gồm qui trình cho nội bộ hệ thống quản lý và hướng dẫn thông tin đầu vào và quá trình thực hiện qui trình cho bên ngoài. + Qui trình cho nội bộ: + Mục đích của qui trình + Các bước thực hiện (thể hiện việc gì cần làm, ai làm, khi nào làm và làm như thế nào?) + Điều khoản thực hiện (Phạm vi thời hiệu áp dụng) Qui trình hướng dẫn khách hàng: + Các bước mà khách hàng cần thực hiện để đạt được mục tiêu . 1.5) Phân tích động thái để tìm nguyên nhân của “vấn đề” trong các tổ chức quản lý + Tình trạng của hệ thống: nêu ra các giá trị của các biến trạng thái mô tả tình trạng của hệ thống về các tín hiệu cơ bản: tài chính, nguyên vật liệu, nhân sự, kỹ thuật công nghệ, chất thải. . . Tình trạng của hệ thống thường được trình bày dưới dạng các bảng thống kê. + Diễn biến động thái biến đổi của hệ thống: Phân tích sự biến đổi của các tín hiệu cơ bản: tài chính, nguyên vật liệu, nhân sự, kỹ thuật công nghệ, chất thải. . . theo thời gian bằng đồ thị BOTG ( xem chương 1, phần tư duy hệ thống). 1.5) Phân tích động thái để tìm nguyên nhân của “vấn đề” trong các tổ chức quản lý 1.5) Phân tích động thái để tìm nguyên nhân của “vấn đề” trong các tổ chức quản lý 1.6. Xem xét cơ cấu cấp bậc các tổ chức quản lý để xác định quan hệ trong quản lý Việc xem xét cơ cấu cấp bậc hay “phả hệ” của hệ thống quản lý giúp ích rất nhiều trong quá trình thu thập thông tin để tiến hành phân tích hệ thống. Việc xem xét cơ cấu cấp bậc giúp nhà quản lý xác định quan hệ nào là cần thiết, quan hệ nào gần gủi cần quan tâm. Tổ chức quản lý (cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp) bao giờ cũng nằm trong phả hệ của các tổ chức . Khi phân tích cần vã ra sơ đồ, thể hiện các tổ chức cấp dưới, ngang cấp và cấp trên. Căn cứ vào sơ đồ đó, biết được mối quan hệ ngang, dọc để có thể thu thập các thông tin có liên quan phục vụ cho quá trình phân tích. 1.6. Xem xét cơ cấu cấp bậc các tổ chức quản lý để xác định quan hệ trong quản lý Cấu trúc cấp bậc trong cơ cấu cấp bậc của phòng Quản lý đô thị quận tại Tp HCM 1.7. Xem xét tính trội hay tính tập hưởng của dự án hệ thống để tăng thuyết phục cho dự án Tính tập hưởng hay tính trội là tính chất nẩy sinh khi các phần tử riêng lẻ hợp thành hệ thống hoạt động có mục đích. Khi đứng riêng, các thành phần không có tính đó. Trong phân tích các hệ thống quản lý nhằm mục đích cải tiến để sản xuất có hiệu quả hơn, cần chú ý đến việc thay đổi cấu trúc để tạo ra tính tập hưởng. Ví dụ , có thể sát nhập các tổ, các Ban để giảm chi phí gián tiếp, hoặc đưa hai dây chuyền riêng biệt vào cùng một cổng nhận nguyên liệu đầu vào, có thễ dẫn đến giảm bớt năng lượng điện và thời gian di chuyển. . . Nhận thức về tính trội sẽ giúp người lập dự án nêu ra tính thuyết phục, hiệu quả của dự án liên quan đến hệ thống. 1. NHỮNG ỨNG DỤNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG MÔI TRƯỜNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 2.1 Xác định mục tiêu quản lý môi trường 2.2) Phân tích tiến trình sản xuất để thực hiện sản xúât sạch hơn 2.3) Phân tích tiến trình sản xuất để cải tiến thiết kế sản phẩm thân thiện môi trường. 2.4) Xác định ranh giới, phân tích mặt bằng để xác định các mối nguy hại trong đánh giá rủi ro môi trường. 2.1 Xác định mục tiêu quản lý môi trường Hình 4.11: Hai hướng thực hiện mục tiêu bảo vệ môi trường của doanh nghiệp 2.1 Xác định mục tiêu quản lý môi trường Mục tiêu định hướng đầu vào: Định hướng về giữ gìn, giảm thiểu sử dụng nguồn tài nguyên là nguyên liệu và năng lượng. Tìm cách tránh không sử dụng các yếu tố nguyên liệu đầu vào gây tổn hại bằng cách dùng nguyên liệu thay thế hoặc bằng việc phát triển các công nghệ mới, sử dụng với tỷ lệ ít hơn (giảm bớt) các nguyên liệu gây hệ quả môi trường. Ví dụ: ngành may mặt không sử dụng chất làm mềm vải, cadmi trong sản xuất màu và đồ chơi trẻ em. 2.1 Xác định mục tiêu quản lý môi trường Mục tiêu định hướng đầu ra: giảm sản xuất các sản phẩm không mong muốn ví dụ như: dung môi trong sơn và màu, chất CFC làm khí xịt và chất làm mát, làm lạnh, cadmi là thành phần của màu, bao bì khó phân hủy, chì trong xăng. . . Chuyển đổi cơ cấu sản phẩm, đưa ra các sản phẩm không gây ô nhiễm hoặc giảm thiểu ô nhiễm, chuyển đổi dần cơ cấu sản phẩm theo xu hướng sản xuất sạch hơn, sử dụng và tái chế các sản phẩm thừa. Cũng có thể đặt ra mục tiêu: tăng tối đa chuyển hóa nguyên liệu và tăng tối đa khối lượng tái sinh của chất thải rắn, lỏng và nhiệt tỏa ra. 2.2) Phân tích tiến trình sản xuất để thực hiện sản xúât sạch hơn 2.2) Phân tích tiến trình sản xuất để thực hiện sản xúât sạch hơn Sản xuất sạch hơn là một chiến lược và triết lý cơ bản để quản lý môi trường ở các nước phát triển. Các cơ hội SXSH có thể được phân loại như sau: Thay đổi nguyên vật liệu; Quản lý nội vi; Kiểm soát quá trình tốt hơn; Cải tiến thiết bị Thay đổi công nghệ; Thu hồi tái sử dụng trong nhà máy; Sản xuất các sản phẩm phụ có ích; Cải tiến sản phẩm. . . Các cơ hội sản xúât sạch hơn chỉ có thể được phát hiện thông qua việc áp dụng các công cụ phân tích hệ thống môi trường như: LCA, IOA . . 2.3) Phân tích tiến trình sản xuất để cải tiến thiết kế sản phẩm thân thiện môi trường. Sử dụng các công cụ phân tích đánh giá chu trình sản phẩm (LCA), phân tích biến vào – ra (IOA) sẽ giúp các doanh nghiệp tìm cách giảm thiểu tác động môi trường trong các công đoạn sản xuất, từ đó giúp thiết kế giảm thiểu, thay thế các nguyên liệu độc hại, làm cho sản phẩm ít gay tác động môi trường. (Xem công cụ LCA, IOA chương 7) 2.4) Xác định ranh giới, phân tích mặt bằng để xác định các mối nguy hại trong đánh giá rủi ro môi trường. Khi thực hiện bước xác định mối nguy hại cho một doanh nghiệp, cần xác định ranh giới, xem xét các thành phần cấu trúc không gian của mặt bằng và xác định các nguồn phát sinh nguy hại. Việc phân tích đó giúp cho việc quản lý rủi ro hiệu quả, tiết kiệm. (Xem công cụ đánh giá rủi môi trường, chương 7) Câu hỏi thảo luận nhóm 1. Sử dụng phương pháp phân tích tiến trình quản lý, xây dựng qui trình quản lý môi trường sau đây: + Qui trình cấp chứng nhận đã đánh giá tác động môi trường trong cấp giấy phép đầu tư của Sở Tài nguyên môi trường + Qui trình xử lý khiếu kiện môi trường của Sở Tài nguyên môi trường + Qui trình Xử lý sự cố môi trường của Sở Tài nguyên môi trường