Backup - Restore Microsoft - Outlook

Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 3 Khai báo E-mail quản lý thư bằng Microsoft Outlook  Khôûi ñoäng Microsoft Outlook  Baïn vaøo Start\Programs\Microsoft Office\Outlook  Cửa sổ Outlook xuất hiện  Treân Menu chọn Tools\E-mail Accounts Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 4  Thẻ E-mail Accounts bạn chọn mục Add a new e-mail account roài Click Next  Tieáp theo baïn choïn POP3 roài click Next tieáp Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 5  Baïn ñieàn ñaày ñuû thoâng tin vaøo caùc muïc trong theû E -mail Accounts Click Next Giaûi thích theâm caùc muïc trong More Settings nhö : check my server require authentication & Leaving mail on server Cuoái cuøng Finish Khai baùo ñòa chæ email.tenmien ñeå nhaän thö veà Khai baùo ñòa chæ email.tenmien ñeå gö ûi thö ñi Lö u nhôù maät khaåu khi ñaêng nhaäp Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 6  Sau khi khai baùo Accounts xong thì baïn Add moät vaøi Contact  Treân Menu baïn choïn File\New\Contact  Baïn ñieàn ñaày ñuû thoâng tin vaøo caùc muïc trong theû Contact Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 7  Click Contact ñeå ñoàng yù roài Apply, OK  Ví duï baïn Add 2 Contact (Baïn coùtheå Add nhieàu Contacts) Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 8  Sau khi Taïo xong Accounts thì baïn Nhaáp vaøo “Send/Receive” treân thanh Menu ñeåkích hoaït (gôûi nhaän mail) Accounts vö ø a taïo. Click vaøo ñaây Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 9 Backup MS Outlook Sau khi baïn taïo xong Account ñeå deãdaøng quaûn lyù gö ûi vaø nhaän mail. Ñoâi khi vì moät lyù do naøo ñoù maø baïn phaûi caøi laïi h eä ñieàu haønh thì toaøn boä dö õ lieäu trong Microsoft Outlook seõ bò maát. Do ñoù baïn phaûi Backup toaøn boä dö õ lieäu trong Outlook naøy laïi vaø lö u treân oå ñóa khaùc (Ví duï oå ñóa D: \), baïn khoâng ñö ôïc lö u thö muïc Backup naøy treân oå C:\ (OÅ ñóa heä thoáng), vì khi caøi laïi thì oå ñóa C:\ seõ bò Format toaøn boä.  Baây giôø baïn môû cö ûa soå Explore leân, baïn chon oå D: \ vaø baïn taïo moät Folder roài ñaët teân, ñeå baïn coù theâ deã daøng Backup hay Restore laïi Microsoft Outlook, ví duï baïn ñaët teân thö muïc ñoù laø “Backup MS Outlook” nhö hình dö ôùi: Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 10  Trong thö muïc “Backup MS Outlook” baïn taïo theâm hai Folder nö õa roài ñaët teân hai Folder naøy laø: -Mail Data Vaø-Mail Setting Baây giôø baïn Backup muïc Mail Data trö ô ùc.  Taïi cö ûa soå MS Outlook baïn choïn Menu\Tools\Options Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 11  Theû Option xuaát hieän baïn chon Tab Mail Setup \Data Files.  Theû Outlook Data Files xuaát hieän baïn choïn Setting Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 12  Theû Personal Folder xuaát hieän baïn choïn muïc Filename roài baïn boâi ñeân tö ø C:\Documents and Settings… Outlook nhö hình dö ôùi Roài baïn Copy toaøn boä muïc naøy.  Baïn môû cö ûa soå Explore leân roài baïn daùn vaøo thanh ñòa chæ Address, roài baïn nhaán Enter. Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 13  Tieáp theo baïn Copy toaøn boä muïc naøy.  Roài baïn di chuyeån ñeán thö muïc Backup maø baïn môùi taïo vaø daùn(paste) vaøo muïc Mail Data theo ñö ôøng daãn: D:\Backup MS Outlook\Mail Data. Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 14 Nhö vaäy laø baïn ñaõ Backup xong muïc Mail Data Tieáp theo baïn Backup muïc Mail Setting.  Baïn vaøo Start\Settings\Control Panel  TheûContron Panel baïn choïn muïc Mail nhö hình dö ôùi: Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 15  Theû Mail Setup – Outlook xuaát hieän baïn choïn muïc E-mail Accounts  Theû E-mail Accounts baïn choïn muïc “View or change… ” roài click Next. Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 16  Theû E-mail Accounts baïn choïn Change  Theû E-mail Accounts xuaát hieän vôùi toaøn boä thoâng tin cuûa ngö ôøi duøng. Baïn nhaán toå hôïp phím Alt+Print Screen(chuïp hình) vaø Daùn(paste) treân chö ông trình Paint nhö hình dö ôùi: Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 17  Sau ñoù baïn lö u laïi File\Save As..  Baïn lö u File nay trong thö muïc Mail Setting maø baïn ñaõ taïo D:\Backup MS Outlook\Mail Setting. Click Save Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 18 Theâm phaàn backup hình cuûa muïc More settings (Authentication & Leaving mail) Nhö vaäy laøn baïn ñaõ Backup xong toaøn boä Taøi khoaûn ngö ôøi duøng trong Microsoft Outlook. Baây giôø baïn muoán khoâi phuïc laïi Accounts naøy baïn chæ caàn Restore laïi laø xong.  Ví duï baïn Remove Toaøn boä Accounts maø baïn vö øa taïo roài sau ñoù Restore laïi thö û xem.  Baây giôø baïn Remove taøi khoaûn ñoù OK. Baïn vaøo Start\Settings\Control Panel Baïn choïn muïc Mail Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 19  Theû Mail Setup – Outlook xuaát hieän baïn choïn muïc E-mail Accounts  Theû E-mail Accounts baïn click Next Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 20  Theû E-mail Account baïn Click Remove, Click Yes, Click Finish.  Tieáp theo theû Mail Setup – Outlook baïn choïn Show Profiles Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 21  Hoäp thoaïi Mail xuaát hieän baïn Click Remove, Click Yes, Click OK. Xong roài baïn ñoùng caùc cö ûa soå cuûa MS Outlook laïi. Nhö vaäy laø baïn ñaõ Remove toaøn boä Accounts roài, baây giôø baïn muoán khoâi phuïc laïi noù thì baïn chæ vieäc Restore laïi thoâi. Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 22 Restore Microsoft OutLook. Baïn Restore muïc Mail Setting trö ôùc.  Baïn vaøo Start\Setting\Control Panel Roài baïn choïn muïc Mail.  Theû Mail xuaát hieän baïn choïn Add  Theû New Profile xuaát hieän, baïn ñaët teân Profile laø Accounts cuûa ngö ôøi duøng. Ví duï nhö ôû beân dö ôùi: Roài Click OK. Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 23  Theû E-mail Accounts xuaát hieän baïn choïn “Add a new… ”, roài Click Nex t  Baïn choïn POP3 roài Click Next tieáp (chænh laïi hình cheøn footer) Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 24  Theû E-Mail Accounts xuaát hieän  Baïn môû cö ûa soå Explore, baïn tìm ñeán thö muïc Mail Setting theo ñö ôøng daãn: D:\Backup MS Outlook\Mail Setting.  Baïn môû muïc Mail Setting ra vaø môû file “untitled” leân nhö beân dö ôùi: Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 25  Taïi cö ûa soå E-mail Accounts baïn chæ caàn nhìn vaøo muïc “untitled” vaø baï chæ vieäc goõ ñaày ñuû thoâng tin nhö muïc “untitled” vaøo theû E -mail Accounts. (Veà phaàn Password cho Accounts thì baïn coù theå hoûi ngö ôøi duøng). Theâm thoâng tin veà phaàn hình caàn phuïc hoài cuûa muc more setting  Sau khi nhaäp ñuû thoâng tin treân theû E -Mail Accounts nhö sau:  Baïn Click Next, Finish, Apply, OK.  Nhö vaäy laø baïn ñaõ Backup xong Accounts trong MS Outlook. Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 26  Tieáp theo baïn Backup muïc Mail Data  Baïn môû muïc Mail trong Control Panel  Theû Mail Setup xuaát hieän baïn choïn muïc Data Files  Theû Outlook Data Files xuaát hieän baïn Click Add Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 27  Theû New Outlook Data File Baïn Click OK  Theû Create or Open Outlook Data File baïn choïn muïc Mail Data maø baïn ñaõ Backup tö ø trö ôùc. Roài Click OK. Baïn choïn Muïc Data Mail theo ñö ôøng daãn: D:\Backup MS Outlook\Mail Data Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 28  Theû Personal Folders Click Apply, OK. Baïn ñaët teân ñeå deã phaân bieät Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 29  Sau ñoù baïn ñoùng caùc cö ûa soå Mail laïi  Baïn môû Microsoft Outlook ra.  Treân Menu Tools\E-mail Accounts  Theû E-Mail Accounts baïn Click Next Muïc “Deliver new e-mail to the following location” baïn choïn muïc “Hao Outlook” nhö hình dö ôùi. Roài Click Finish , OK. Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 30  Baïn Ñoùng cö ûa soå Microsoft Outlook laïi.  Baây giôø baïn vaøo muïc Mail trong Contron Panel Baïn choïn muïc Data Files roài baïn Remove Muïc “Personal Folders… ” nhö hình dö ôùi: Baïn Remove muïc naøy Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 31 Click Remove, Yes. Roài baïn ñoùng heát cö ûa soå naøy laïi.  Tieáp theo baïn môû Microsoft Outllook leân.  Baïn choïn muïc Contacts Menu\Tools\Folder\Properties for “Contacts” Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 32  Theû Contacts Properties xuaát hieän baïn choïn Tab “Outlook Address Book”  Check vaøo muïc “Show this… Book” Click Apply, OK  Baïn Click vaøo bieåu tö ôïng Address Book treân thanh coâng cuï Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 33  Theû Address Book xuaát hieän  Muïc Show Name from the baïn choïn muïc Contacts beân dö ôùi.  Tieáp theo treân Menu baïn choïn Tools \ Options. Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 34  Theû Addressing, taïi muïc “Show this address list first” baïn choïn muïc Contacts thö ù 2 nhö hình:  Taát caû caùc muïc baïn choïn Contacts thö ù 2 Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 35 Click Apply, OK. Theâm moät bö ôùc delete Contacts cuû  Ñoùng cö ûa soå Address Book laïi  Ñoùng cö ûa soåMS Outlook laïi  Baây giôø baïn môû cö ûa soå Microsoft Outlook ra . Treân Menu baïn choïn Tab Mail baïn choïn muïc Inbox Baïn choïn New ñeå gö ûi tin nhaén thö û Cö ûa soå Untitled Message xuaát hieän Treân thanh coâng cuï baïn nhaáp vaøo bieåu tö ôïng Address Book nhö hình: Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 36  Hoäp thoaïi Select Names xuaát hieän vôùi ñaày ñuû thoâng tin caùc Contacts maø baïn vö øa môùi Restore.  Baïn chæ caàn choïn moät Contacts maø baïn muoán gö ûi tin roài choïn “To”, Click OK.  Cö ûa soå Untitled Message seõ hieån thò thoâng tin maø baïn seõ gö ûi ñeán cho ngö ôøi ñoù. Höôùng Daãn Taïo Account Vaø Quaûn Lyù Thö Baèng Microsoft Outlook Backup & Restore E-Mail Trong Outlook Taøi Lieäu Microsoft Outlook Trang 37 Nhö vaäy laø baïn ñaõRestore xong toaøn boä Accounts ngö ôøi sö û duïng, Mail Data vaø Mail Setting.