Áp dụng lean để nâng cao chất lượng khoa xét nghiệm bệnh viện An Bình

GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 1 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TP.HỒ CHÍ MINH ____________________ SV: VŨ ĐỖ TRÀ MY ÁP DỤNG LEAN ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG KHOA XÉT NGHIỆM BỆNH VIỆN AN BÌNH TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: QUẢN TRỊ BỆNH VIỆN TP.HCM, THÁNG 08/2010 GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 2 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHẦN MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề Ngày nay mọi người đều nhìn nhận và đánh giá cao chất lượng xét nghiệm, điều mà trước kia họ không mấy quan tâm. Chất lượng và độ tin cậy của xét nghiệm và chất lượng điều trị có mối quan hệ mật thiết với nhau. Các labo xét nghiệm đóng một vai trò rất quan trọng, chúng đưa ra những kết quả phân tích có ích cho chẩn đoán, kiểm tra quá trình điều trị, tiên lượng và dự phòng bệnh tật. Chính vì thế khoa Xét nghiệm ngày càng khẳng định vai trò của mình trong bệnh viện. Muốn điều trị đúng bệnh và làm giảm đi nỗi lo lắng của bệnh nhân thì khâu quan trọng đầu tiên là kết quả xét nghiệm phải nhanh chóng và chính xác. Để có kết quả nhanh chóng và chính xác hay đúng hơn là nâng cao chất lượng xét nghiệm thì nhất thiết phải loại bỏ những bất hợp lý và hạn chế những sai sót trong quy trình xét nghiệm. Điều đó không những làm bệnh nhân tin tưởng, hài lòng mà còn nâng cao uy tín cho bệnh viện. Trong điều kiện cơ chế thị trường, các bệnh viện dần tiến đến xu hướng xã hội hoá thì chất lượng điều trị trong đó có chất lượng xét nghiệm ngày càng trở nên quan trọng. 2. Lý do chọn đề tài Kết quả xét nghiệm là cơ sở quan trọng cho việc chẩn đoán, theo dõi và điều trị cho người bệnh (trên 60% kết quả chẩn đoán dựa vào kết quả xét nghiệm). Do vậy việc các labo xét nghiệm có khả năng cung cấp cho các bác sĩ lâm sàng những số liệu thực sự có ích, có hiệu quả để nâng cao chất lượng chẩn đoán và điều trị bệnh nhân hay không là nỗi trăn trở của không ít nhà chuyên môn trong những năm qua. Hiện nay, các phòng xét nghiệm nói chung và khoa Xét nghiệm bệnh viện An Bình nói riêng đều đã trang bị thêm nhiều máy móc hiện đại để phục vụ công việc xét nghiệm. Điều đó làm thay đổi bộ mặt của khoa học xét nghiệm và nâng cao tính chuẩn xác cũng như độ tin cậy của các xét nghiệm dù là đơn giản hay phức tạp. Tuy nhiên, trên thực tế GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 3 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP các phòng xét nghiệm vẫn thường để xảy ra các sai sót làm lãng phí thời gian, tiền bạc, gây khó khăn và làm tăng thêm sự không hài lòng của bệnh nhân. Nguy hiểm hơn cả là điều đó sẽ làm sai lệch hướng điều trị của bác sĩ. Để hạn chế đến mức tối thiểu những sai sót gây lãng phí và nâng cao tính chuẩn xác thì sử dụng “Lean Six Sigma” là phương pháp hữu hiệu nhất. Phương pháp "Lean Six sigma" là một phương pháp luận có hệ thống nhằm cải tiến đột phá quá trình xét nghệm bằng cách phân tích dòng giá trị của quá trình và loại trừ các hoạt động không mang lại giá trị. Hiện nay, các doanh nghiệp thường áp dụng Lean Six Sigma như là một công cụ hữu hiệu để loại bỏ lãng phí và nâng cao chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, do một số hạn chế về thời gian và nguồn lực nên đề tài chỉ có thể nghiên cứu áp dụng Lean vào khoa Xét nghiệm – bệnh viện An Bình, còn Six Sigma là định hướng để khoa Xét nghiệm xem xét áp dụng trong tương lai. Đây cũng là lý do của đề tài “Áp dụng Lean để nâng cao chất lượng khoa xét nghiệm bệnh viện An Bình”. 3. Mục tiêu của đề tài 3.1. Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu phương pháp Lean Six Sigma và việc áp dụng phương pháp này để nâng cao chất lượng khoa Xét nghiệm Bệnh viện An Bình. 3.2. Mục tiêu chuyên biệt - Xác định những hoạt động không mang lại giá trị và gây lãng phí trong quy trình xét nghiệm. - Xác định những sai sót thường xảy ra trong quy trình xét nghiệm. - Nghiên cứu áp dụng phương pháp Lean để loại bỏ những hoạt động không có giá trị và hạn chế sai sót. 4. Đối tượng nghiên cứu: Khoa Xét nghiệm - Bệnh viện An Bình. 5. Phương pháp nghiên cứu - Quan sát thực tế. - Thu thập, nghiên cứu tài liệu, thông tin. GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 4 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Khảo sát bằng bảng câu hỏi. (số liệu sau khi thu thập được xử lý bằng phần mềm SPSS 15.0) - Phỏng vấn trực tiếp. 6. Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước Việc nghiên cứu áp dụng phương pháp Lean Six Sigma tại Việt Nam và trên thế giới hiện nay rất phổ biến. Tuy nhiên đa số chỉ tập trung nghiên cứu để áp dụng vào các công ty sản xuất kinh doanh còn áp dụng vào bệnh viện đặc biệt là khoa Xét nghiệm thì hầu như chưa có. 7. Những vấn đề còn tồn tại Có thể có những sai sót và lãng phí làm ảnh hưởng đến chất lượng xét nghiệm mà đề tài chưa nêu ra được hết. 8. Tính khoa học Đề tài được nghiên cứu dựa trên phương pháp Lean và một phần phương pháp Six Sigma đã được rất nhiều nơi trên thế giới ứng dụng và thành công. Trong quá trình nghiên cứu có sử dụng bảng câu hỏi khảo sát mức độ hài lòng của bệnh nhân để tăng khả năng thuyết phục. 9. Khả năng triển khai ứng dụng vào thực tế Đề tài này hoàn toàn có khả năng triển khai ứng dụng vào thực tế vì nó đơn giản, ít tốn chi phí đồng thời nội dung rất gần gũi với nhân viên khoa Xét nghiệm. 10. Hiệu quả kinh tế xã hội Đề tài này nếu được ứng dụng vào thực tiễn sẽ góp phần nâng cao chất lượng khoa Xét nghiệm, mang lại lợi ích kinh tế cao cho khoa Xét nghiệm cũng như cho bệnh viện An Bình trong thời gian sắp tới. Ngoài ra đề tài còn có thể mở rộng hướng nghiên cứu đến các bệnh viện khác, giúp nâng cao chất lượng xét nghiệm và đem lại hiệu quả kinh tế thiết thực. GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 5 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I – CƠ SỞ LÝ LUẬN I.Tổng quan về xét nghiệm và phòng xét nghiệm 1.Khái niệm về xét nghiệm và chất lượng xét nghiệm Xét nghiệm là sử dụng các phương pháp, phương tiện kỹ thuật để xác định toàn phần nồng độ một chất. Chất lượng xét nghiệm bao gồm: - Sự hoàn thiện về kỹ thuật: tính chính xác và tính lặp lại. - Ý nghĩa thực tiễn: tính chính xác, độ nhạy, độ đặc hiệu. - Khả năng áp dụng: giá thành, mức độ khó dễ. 2.Vai trò và vị trí của phòng xét nghiệm trong Bệnh viện Khoa Xét nghiệm là nơi đầu tiên của quá trình điều trị và là nơi không thể thiếu được của mỗi bệnh viện. Nó còn liên quan đến tất cả các khoa, phòng trực tiếp nhận và điều trị cho bệnh nhân. 3.Hoạt động của phòng xét nghiệm Chuyển mẫu đến phòng xét nghiệm (4) Xác định yêu cầu xét nghiệm chẩn đoán (1) Yêu cầu xét nghiệm cho phòng xét ngiệm (2) Thực hiện việc lấy mẫu (3) Ghi lại những dữ kiện liên quan đến mẫu (5) Chuẩn bị lấy mẫu để làm các thử nghiệm (6) Thực hiện các xét nghiệm (7) Tập trung và phân tích các kết quả (8) Thực hiện các thử nghiệm tái xác nhận (9) Ghi lại các kết quả (10) Bác sĩ hay các dịch vụ Chuyển giao kết quả đến bác sĩ yêu cầu (11) Giải thích các kết quả với bác sĩ (12) Trao đổi các kết quả với bệnh nhân (13) GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 6 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 4.Hệ thống tổ chức phòng xét nghiệm 5.Tình hình thực tế các phòng xét nghiệm hiện nay ở Tp.HCM Qua khảo sát của trung tâm kiểm chuẩn xét nghiệm thì: các phòng xét nghiệm hiện nay ở Tp.HCM có đầy đủ năng lực xét nghiệm. Tuy nhiên có sự khác biệt rất lớn về kỹ thuật, trình độ, trang thiết bị. Đa số chưa quan tâm đến công tác đảm bảo chất lượng và hầu hết chưa có quy trình chuẩn. II.Giới thiệu phương pháp Lean và phương pháp Six Sigma A - Giới thiệu về Lean Manufacturing Lean manufacturing, còn gọi là Lean production, là một hệ thống các công cụ và phương pháp nhằm liên tục loại bỏ tất cả những lãng phí trong quá trình sản xuất. 1.Các khái niệm trong Lean Manufacturing 1.1.Việc tạo ra giá trị và sự lãng phí Trong Lean, giá trị của một sản phẩm được xác định hoàn toàn dựa trên những gì khách hàng thật sự yêu cầu và sẵn lòng trả tiền để có được. Bất kỳ những gì không tạo ra giá trị tăng thêm có thể được định nghĩa là lãng phí. 1.2.Những loại lãng phí chính Trưởng khoa Phân khoa Giải phẫu bệnh -Tế bào học - Bệnh lý tế bào Phân khoa Huyết học - Ngân hàng máu - Đông máu Phân khoa Hóa sinh - Hóa sinh - Miễn dịch - Di truyền Phân khoa Vi sinh - Vi sinh - Ký sinh trùng - Huyết thanh học Kỹ thuật viên trưởng GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 7 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Sản xuất dư thừa, khuyết tật, tồn kho, di chuyển, chờ đợi, thao tác, sửa sai, gia công thừa, kiến thức rời rạc 1.3.Sản xuất Pull (Lôi Kéo) Luồng sản xuất trong nhà máy được điều tiết bởi yêu cầu từ công đoạn cuối quy trình “lôi kéo” hoạt động của các công đoạn đầu quy trình. 1.4.Quy trình liên tục Việc phối hợp các thao tác và hoạt động của thiết bị trở thành một luồng hài hòa hoàn hảo, trong đó bán thành phẩm liên tục ở trong trạng thái chuyển đổi và không bao giờ phải nằm ứ đọng trong tình trạng chờ đợi để được xử lý. 1.5.Cải tiến liên tục (Kaizen) Trọng tâm của việc cải tiến liên tục nên nhắm vào việc xác định các nguyên nhân tiềm tàng của các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm và loại bỏ chúng bằng cách cải tiến quy trình sản xuất. 1.6.Sự tham gia của công nhân Các doanh nghiệp sản xuất Lean nhìn chung tin rằng phần lớn các ý tưởng hữu dụng cho việc loại trừ các hoạt động không tạo ra giá trị tăng thêm xuất phát từ công nhân trực thuộc các quy trình sản xuất. 2.Mục Tiêu của Lean Manufacturing Mục tiêu của Lean là: giảm phế phẩm và sự lãng phí, giảm thời gian quy trình và chu kỳ sản xuất, giảm mức tồn kho, cải thiện năng suất lao động, tận dụng thiết bị và mặt bằng, tăng tính linh động, tăng sản lượng. 3.Các nguyên tắc chính của Lean Manufacturing - Nhận thức về sự lãng phí - Chuẩn hoá quy trình - Quy trình liên tục - Sản xuất "Pull" - Chất lượng từ gốc - Liên tục cải tiến 4.Công cụ và phương pháp trong Lean Manufacturing GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 8 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 4.1. Chuẩn hoá quy trình (Standard Work): gồm trình tự công việc chuẩn, thời gian chuẩn, mức tồn kho chuẩn trong quy trình 4.2. Truyền đạt quy trình chuẩn cho nhân viên 4.3. Quy trình chuẩn và sự linh hoạt Các hướng dẫn công việc chuẩn nên được cập nhật thường xuyên càng tốt nhằm gắn kết với các cải tiến quy trình đang diễn ra. 4.4. Chất lượng từ gốc (hay "Làm đúng ngay từ đầu") 4.5. Phương pháp 5S Phương pháp 5S bao gồm một số các hướng dẫn về tổ chức nơi làm việc nhằm sắp xếp khu vực làm việc của công nhân và tối ưu hiệu quả công việc. 4.6. Bảo trì ngăn ngừa (Preventative Maintenance) Nhằm xác định và giải quyết các vấn đề tiềm tàng trước khi chúng phát sinh. 4.7. Bảo trì sản xuất tổng thể (Total Productive Maintenance) Là phân công công việc bảo dưỡng cơ bản thiết bị. 4.8. Thời gian chuyển đổi/chuẩn bị (Changeover/setup time) Giảm thiểu thời gian dừng chuyền bất hợp lý. 5.Triển khai Lean Manufacturing Cần có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao. Nên bắt đầu bằng việc triển khai lean từng phần và bắt đầu với quy mô nhỏ. Nên nhờ chuyên viên tư vấn và lập kế hoạch cụ thể. 6. Lean và ISO 9001 ISO9001 đòi hỏi các quy trình trong công ty phải đạt tới một tiêu chí tối thiểu, Lean nhắm tới cải tiến quy trình liên tục và cung cấp một loạt phương pháp để đạt được các cải tiến này. Nhìn chung, ISO9001 được xem như một nền tảng tốt cho Lean và cả hai phương pháp đều bổ sung cho nhau. B - Giới thiệu về Six Sigma 1.Six Sigma là gì 1.1.Định nghĩa GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 9 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Six Sigma là một hệ phương pháp cải tiến quy trình dựa trên thống kê nhằm giảm thiểu tỷ lệ sai sót hay khuyết tật đến mức 3,4 lỗi trên mỗi triệu khả năng gây lỗi bằng cách xác định và loại trừ các nguồn tạo nên dao động (bất ổn) trong các quy trình. 1.2.Các chủ đề chính của Six Sigma Tập trung vào yêu cầu của khách hàng; Sử dụng các phương pháp đo lường và thống kê để xác định căn nguyên của vấn đề; Nhấn mạnh việc cải tiến quy trình để loại trừ dao động; Tập trung ngăn ngừa sai sót, cải tiến liên tục và không ngừng vươn tới sự hoàn hảo; Phối hợp liên chức năng trong cùng tổ chức; 1.3.Các cấp độ trong Six Sigma Cấp Độ Sigma Lỗi phần Triệu Lỗi phần Trăm Một Sigma 690.000,0 69,0000% Hai Sigma 308.000,0 30,8000% Ba Sigma 66.800,0 6,6800% Bốn Sigma 6.210,0 0,6210% Năm Sigma 230,0 0,0230% Sáu Sigma 3,4 0,0003% 2.Những lợi ích từ chương trình Six Sigma Chi phí sản xuất giảm; Chi phí quản lý giảm; Sự hài lòng của khách hàng gia tăng; Thời gian chu trình giảm; Giao hàng đúng hẹn; Dễ dàng hơn cho việc mở rộng sản xuất; Kỳ vọng cao hơn; Những thay đổi tích cực trong Văn hoá của Tổ chức. 3.Tiến trình DMAIC 1. Xác định - Define (D); 2. Đo lường - Measure (M); 3. Phân tích - Analyze (A); 4. Cải tiến - Improve (I); 5. Kiểm soát - Control (C) 4.Triển khai Six Sigma 1 – Nhận định; 2 - Quyết định; 3 – Tổ chức; 4 – Khởi xướng; 5 – triển khai; 6 – Duy trì 5. Six Sigma và ISO 9001 Six Sigma hỗ trợ ISO và giúp tổ chức đáp ứng được các yêu cầu của ISO. Hơn nữa, ISO là một phương tiện tuyệt vời giúp cung cấp tư liệu và duy trì hệ thống quản lý GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 10 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP quy trình trong đó có Six Sigma. Bên cạnh đó, việc đào tạo bài bản là cần thiết đối với cả hai hệ thống nhằm đảm bảo cho việc triển khai thành công. C - Giới thiệu phương pháp Lean Six Sigma Thông thường khi triển khai kết hợp Lean và Six Sigma gọi là “Lean Six Sigma”. CHƯƠNG II TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN AN BÌNH I.Giới thiệu Bệnh viện An Bình Bệnh viện An Bình: có 21 khoa và 7 phòng chức năng, là bệnh viện đa khoa được xếp hạng 2 theo tiêu chuẩn xếp hạng bệnh viện của liên bộ Bộ Y tế - Bộ Nội vụ Việt Nam. Bệnh viện hiện đang tọa lạc tại 146 An Bình, Phường 7, Quận 5, Tp.HCM. II.Giới thiệu khoa Xét nghiệm Bệnh viện An Bình 1.Giới thiệu khoa Xét nghiệm Khoa Xét nghiệm nằm trong trung tâm của Bệnh viện An Bình. Là một khoa Xét nghiệm tổng hợp được trang bị đầy đủ máy móc thiết bị hiện đại để làm các xét nghiệm về huyết học, sinh hóa, miễn dịch, vi sinh với mục đích là kết quả phải chính xác và nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu về chẩn đoán và điều trị. 2.Sơ đồ tổ chức III.Tình hình hoạt động của khoa Xét nghiệm, Bệnh viện An Bình 1.Các hoạt động xét nghiệm BAN LÃNH ĐẠO Tiếp nhận mẫu và trả kết quả Ngân hàng máu Phòng xét nghiệm ngoại chẩn Phòng huyết học Phòng sinh hóa Phòng vi ký sinh Phòng miễn dịch Phòng rửa GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 11 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Khoa Xét nghiệm bệnh viện An Bình thực hiện tất cả các xét nghiệm về sinh hóa, huyết học, vi sinh, miễn dịch cho bệnh nhân nội và ngoại trú của bệnh viện. - Ngoài ra khoa còn nhận thực hiện xét nghiệm cho các bệnh viện bạn khi có yêu cầu. 2.Nhân sự Khoa xét nghiệm có tổng cộng 28 nhân viên, trong đó có 2 bác sĩ, 25 kỹ thuật viên và 1 nhân viên hành chính. 3. Tình hình hoạt động của khoa Xét nghiệm 6 tháng đầu năm 2010 01/2010 02/2010 3/2010 4/2010 5/2010 6/2010 Huyết học 75654 49023 71077 74445 81110 64735 Hóa sinh 33692 19901 38196 35501 36735 33937 Vi khuẩn 2289 1460 2582 2443 3125 4511 HIV 260 195 236 389 310 271 Khác 829 764 949 1020 1042 1145 Tổng cộng 112724 71343 113040 113798 122322 104599 GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 12 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHƯƠNG III NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG LEAN VÀO KHOA XÉT NGHIỆM BỆNH VIỆN AN BÌNH I. Nhận định Áp dụng Lean để hạn chế những sai sót gây lãng phí và nâng cao chất lượng xét nghiệm là điều hết sức cần thiết vì số lượng xét nghiệm tại bệnh viện rất lớn. II. Quyết định Ban lãnh đạo Bệnh viện An bình và ban lãnh đạo Khoa Xét nghiệm chấp thuận đề xướng Lean và xác định mục tiêu, phạm vi triển khai cho Khoa Xét nghiệm. III. Tổ chức Thiết lập mục tiêu tài chính, lịch trình, đào tạo cho nhân viên Khoa Xét nghiệm về nội dung và phương pháp thực hiện dự án Lean. IV. Khởi xướng Xây dựng kế hoạch triển khai chi tiết dự án Lean cho Khoa Xét nghiệm, ước tính giá trị tiết kiệm về chi phí, hình thức và lịch trình đánh giá cập nhật tiến độ của dự án, những hướng dẫn và hệ thống theo dõi hiệu quả ảnh hưởng tài chính mong đợi từ dự án Lean trong từng thời kỳ và so sánh với thực tế. V. Triển khai 1. Nhận thức về những sai phạm và sự lãng phí Trong quá trình làm việc, khoa Xét nghiệm có thể mắc phải những sai phạm sau: 1.1. Đón tiếp - Bệnh nhân không tìm thấy phòng xét nghiệm hoặc nhầm lẫn một labo khác. GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 13 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Bệnh nhân chờ đợi không có người đón tiếp - Chờ đợi quá lâu 1.2. Lấy mẫu - Nhầm lẫn tên bệnh nhân - Nhầm lẫn ống lấy mẫu - Thiếu thông tin - Lấy mẫu không tốt hoặc không lấy được mẫu - Dung dịch chống đông không đúng loại hoặc sai tỷ lệ 1.3. Gửi mẫu - Nhầm lẫn tên bệnh nhân - Nhầm lẫn ống lấy mẫu - Thiếu thông tin - Lấy mẫu không tốt hoặc không lấy được mẫu - Dung dịch chống đông không đúng loại hoặc sai tỷ lệ 1.4. Kỹ thuật - Nhầm lẫn ống mẫu do sai vị trí - Vệ sinh máy kém - Bảo trì kém - Hiệu chuẩn chưa đúng - Kiểm tra kết quả kém - Quản lý stock thuốc thử kém 1.5. Chuẩn nhận kết quả Chuẩn nhận sai hoặc trả lại nhưng kết quả từng phần hay chưa được chuẩn nhận. 1.6. Chuyển giao kết quả - Ghi nhận sai kết quả từ labo - Trả kết quả chậm trễ - Địa chỉ sai 1.7. Đóng hồ sơ 2. Chuẩn hóa quy trình và truyền đạt quy trình chuẩn cho nhân viên GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 14 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Các quy trình và hướng dẫn các khâu trong quá trình xét nghiệm cần phải được quy định và truyền đạt rõ ràng đến mức hết sức chi tiết nhằm tránh sự thiếu nhất quán và giả định sai về cách thức thực hiện một xét nghiệm. 3. Quy trình liên tục Theo Lean Quy trình xét nghiệm cần phải được thực hiện liên tục từ khâu nhận mẫu đến khâu trả kết quả, không được ùn tắc, gián đoạn, đi vòng lại, trả về hay phải chờ đợi. 4. Chất lượng từ gốc Theo Lean, khoa Xét nghiệm phải khắc phục sai phạm ngay từ nguồn gốc gây ra sai phạm đó. 4.1. Đối với bệnh nhân - Cần xem xét cẩn thận và đảm bảo đúng thông tin về họ tên, năm sinh hoặc tuổi như đã ghi trên phiếu xét nghiệm. - Thực hiện đúng theo hướng dẫn của nhân viên y tế khi tiến hành lấy bệnh phẩm. 4.2. Đối với bệnh phẩm - Bệnh phẩm phải được lấy đúng yêu cầu kỹ thuật, phù hợp với yêu cầu ghi trên phiếu xét nghiệm. - Bệnh phẩm được bảo quản và đảm bảo an toàn trong quá trình chờ tiến hành thao tác xét nghiệm. - Khi giao nhận bệnh phẩm phải luôn có phiếu xét nghiệm, giấy tờ cần thiết khác đi kèm. - Khi nhận bệnh phẩm từ các khoa nội trú phải kiểm tra thông tin bệnh nhân ghi trên phiếu và trên nhãn dụng cụ, kiểm tra mẫu. 4.3. Đối với phiếu yêu cầu xét nghiệm và kết quả xét nghiệm - Phiếu yêu cầu xét nghiệm phải ghi rõ họ tên, năm sinh hoặc tuổi của bệnh nhân, chẩn đoán và yêu cầu xét nghiệm của bác sĩ, ngày tháng năm tiến hành cho xét nghiệm. GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 15 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Phiếu xét nghiệm phải luôn đi kèm với mẫu bệnh phẩm để đảm bảo tính chính xác, an toàn cho kết quả. - Phiếu xét nghiệm có kết quả phải được đặt trong tủ hoặc trên kệ có các ngăn riêng biệt thuận tiện cho việc tìm kiếm, không để lẫn lộn với các giấy tờ khác. 4.4. Đối với nhân viên lấy mẫu - Trước khi lấy mẫu, phải kiểm tra họ tên, tuổi hoặc năm sinh xem có phù hợp với thông tin ghi trên phiếu xét nghiệm hay không. - Tiến hành lấy mẫu bệnh phẩm theo đúng yêu cầu ghi trên phiếu xét nghiệm. - Trang phục phải đúng qui định, mang găng tay, khẩu trang an toàn. - Có thái độ hòa nhã, lịch sự đối với bệnh nhân - Ghi phiếu hẹn giờ nhận kết quả cho bệnh nhân đúng với thông tin bệnh nhân và các xét nghiệm cần thực hiện. - Đem mẫu bệnh phẩm đến khoa xét nghiệm. 4.5. Đối với kỹ thuật viên xét nghiệm - Trước khi tiến hành thao tác, phải kiểm tra họ tên, tuổi hoặc năm sinh trên dụng cụ chứa bệnh phẩm xem có phù hợp với thông tin ghi trên phiếu xét nghiệm hay không. - Tiến hành các thao tác đúng quy trình kỹ thuật. - Đọc, kiểm tra và ghi kết quả phù hợp, trùng khớp với từng mẫu bệnh phẩm. - Trang phục đúng qui định, mang găng tay, khẩu trang an toàn. - Kiểm tra, lưu hồ sơ đúng như thông tin kết quả đã ghi nhận được. 4.6. Đối với nhân viên trả kết quả xét nghiệm Trả kết quả bệnh nhân ngoại trú: - Trả kết quả cho bệnh nhân ngay sau khi xem xét và có ký duyệt của bác sĩ trưởng khoa - Đọc tên bệnh nhân để trả kết quả. GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 16 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP - Kiểm tra thông tin bệnh nhân ghi trên phiếu xét nghiệm và phiếu hẹn xem có trùng khớp hay không. Trả kết quả bệnh nhân nội trú: - Cần phân loại phiếu trả kết quả theo từng khoa và để kết quả trong từng ngăn riêng có ghi tên các khoa để khi trả kết quả không cần phải mất thời gian tìm kiếm. 5. Liên tục cải tiến Khoa Xét nghiệm cần liên tục cải tiến quy trình để nâng cao chất lượng hoạt động 6. Phương pháp 5S - Sàng lọc(Sort) - Sắp xếp (Straighten/Set in order) - Sạch sẽ (Scrub/Shine) - Sẵn sàng (Stabilize/Standardize) - Sâu sát (Sustain) 7. Bảo trì ngăn ngừa và bảo trì sản xuất tổng thể 7.1. Bảo trì ngăn ngừa Lean nhấn mạnh công tác bảo trì ngăn ngừa cần thiết cho việc giảm thiểu thời gian dừng máy do hỏng hóc và thiếu phụ tùng thay thế. 7.2. Bảo trì sản xuất tổng thể Cần phải vệ sinh máy hàng ngày và bảo trì theo đúng định kỳ để đảm bảo máy luôn vận hành tốt. 8. Kiểm soát - Kiểm tra kết quả và so sánh so với lúc chưa áp dụng Lean. - Kiểm chứng năng lực dài hạn của quy trình. - Triển khai việc kiểm soát quy trình bằng kế hoạch kiểm soát nhằm đảm bảo các vấn đề không còn tái diễn bằng cách liên tục giám sát những quy trình có liên quan. GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 17 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP PHẦN KẾT LUẬN I. KẾT LUẬN Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến kết quả xét nghiệm, đó có thể là những sai sót trong quá trình đón tiếp, lấy mẫu, gửi mẫu, kỹ thuật xét nghiệm, chuẩn nhận kết quả, chuyển giao kết quả hoặc đóng hồ sơ. Dù sai sót xảy ra trong giai đoạn nào thì cũng đều ít nhiều ảnh hưởng đến kết quả xét nghiệm, gây khó khăn và lãng phí thời gian cho nhân viên xét nghiệm, bác sĩ điều trị, bệnh nhân và quan trọng nhất là thiệt hại về kinh tế cho bệnh viện, mất niềm tin của bệnh nhân. Để có thể hạn chế một cách tối thiểu các sai sót cần phải có sự hợp tác của cả nhân viên xét nghiệm, bác sĩ điều trị và bệnh nhân. Việc làm hiệu quả nhất là loại bỏ những điều không cần thiết và khắc phục sai sót ngay từ nguồn phát sinh để không làm lãng phí, ảnh hưởng đến các giai đoạn khác trong quá trình xét nghiệm. Khoa Xét nghiệm và bệnh viện cần phải xây dựng một kế hoạch và lộ trình rõ ràng nếu muốn thực hiện áp dụng Lean Six Sigma để nâng cao chất lượng xét nghiệm. II. KIẾN NGHỊ Khoa Xét nghiệm cần phải có một hệ thống đảm bảo chất lượng, tổ chức các hoạt động một cách hệ thống nhằm cung cấp một dịch vụ xét nghiệm phù hợp đáng tin cậy. Hệ thống này có khả năng nhận ra những sai sót tối thiểu và sử lý chúng trong suốt quá trình trước, trong và sau khi phân tích. Một hệ thống đảm bảo chất lượng phải có một chính sách chất lượng phù hợp, thường xuyên quản lý các tài liệu, số liệu, qui trình đào tạo và kiểm tra con người, phê duyệt và đánh giá. Đảm bảo chất lượng phải luôn quan tâm đến mọi khía cạnh của hoạt động labo. Thực hiện thường xuyên kiểm tra chất lượng nội bộ (Internal quality control – IQC), đánh GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 18 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP giá chất lượng từ bên ngoài (External quality assessment – EQA), giám sát kỹ năng và tiêu chuẩn hoá. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]. Đào Thị Kim Phượng (2008), Mối quan hệ giữa tiêu chuẩn ISO/IEC 17025:2005 và ISO 15189/2007 áp dụng trong quản lý Phòng xét nghiệm y khoa”, tr 10-15. [2]. Hương Huy (2007), 6 Sigma dành cho nhà quản lý, NXB Giao thông vận tải, tr 156-161. [3]. Trần Hữu Tâm, Lê Trung Phương, Trần Thoại Uyên, Bùi Thúy Nga (2009), “Kết quả khảo sát thực trạng xét nghiệm tại các phòng xét nghiệm Thành phố Hồ Chí Minh”, Tạp chí Y học thực hành, NXB Y Học, số 10/2009, tr 60-61. [4]. Mekong Capital (2004), Giới thiệu về Six Sigma, Mekong Capital Ltd.,tr 5-10. [5]. Mark Graban (2008), Lean Hospitals, A Productivity Press Book. GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 19 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề ....................................................................................................1 2. Lý do chọn đề tài ..........................................................................................1 3. Mục tiêu của đề tài .......................................................................................2 4. Đối tượng nghiên cứu ...................................................................................2 5. Phương pháp nghiên cứu ..............................................................................2 6. Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước....................................................3 7. Những vấn đề còn tồn tại..............................................................................3 8. Tính khoa học...............................................................................................3 9. Khả năng triển khai ứng dụng vào thực tế.....................................................3 10. Hiệu quả kinh tế xã hội...............................................................................3 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I – CƠ SỞ LÝ LUẬN...........................................................................4 I.Tổng quan về xét nghiệm và phòng xét nghiệm .....................................4 1.Khái niệm về xét nghiệm và chất lượng xét nghiệm...................................4 2.Vai trò và vị trí của phòng xét nghiệm trong Bệnh viện .............................4 3.Hoạt động của phòng xét nghiệm ..............................................................4 4.Hệ thống tổ chức phòng xét nghiệm ..........................................................5 6.Tình hình thực tế các phòng xét nghiệm hiện nay ở Tp.HCM ....................5 II.Giới thiệu phương pháp Lean và phương pháp Six Sigma ...............5 A - Giới thiệu về Lean Manufacturing ..................................................5 1.Các khái niệm trong Lean Manufacturing..................................................5 1.1.Việc tạo ra giá trị và sự lãng phí ........................................................5 1.2.Những loại lãng phí chính .................................................................5 1.3.Sản xuất Pull (Lôi Kéo).....................................................................5 1.4.Quy trình liên tục ..............................................................................6 1.5.Cải tiến liên tục (Kaizen)...................................................................6 1.6.Sự tham gia của công nhân................................................................6 2.Mục Tiêu của Lean Manufacturing ...........................................................6 3.Các nguyên tắc chính của Lean Manufacturing..........................................6 4.Công cụ và phương pháp trong Lean Manufacturing .................................6 4.1. Chuẩn hoá quy trình (Standard Work) ..............................................6 4.2. Truyền đạt quy trình chuẩn cho nhân viên ........................................6 4.3. Quy trình chuẩn và sự linh hoạt........................................................7 4.4. Chất lượng từ gốc (hay "Làm đúng ngay từ đầu").............................7 4.5. Phương pháp 5S ...............................................................................7 4.6. Bảo trì ngăn ngừa (Preventative Maintenance) .................................7 4.7. Bảo trì sản xuất tổng thể (Total Productive Maintenance) ................7 4.8. Thời gian chuyển đổi/chuẩn bị (Changeover/setup time) ..................7 5.Triển khai Lean Manufacturing .................................................................7 GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 20 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 6. Lean và ISO 9001.....................................................................................7 B - Giới thiệu về Six Sigma .....................................................................7 1.Six Sigma là gì ..........................................................................................7 1.1.Định nghĩa .......................................................................................7 1.2.Các chủ đề chính của Six Sigma .......................................................8 1.3.Các cấp độ trong Six Sigma .............................................................8 2.Những lợi ích từ chương trình Six Sigma ..................................................8 3.Tiến trình DMAIC.....................................................................................8 4.Triển khai Six Sigma .................................................................................8 5. Six Sigma và ISO 9001 ............................................................................8 C - Giới thiệu phương pháp Lean Six Sigma .........................................8 CHƯƠNG II – TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN AN BÌNH............................9 I.Giới thiệu Bệnh viện An Bình ..............................................................9 II.Giới thiệu khoa Xét nghiệm Bệnh viện An Bình ...............................9 1.Giới thiệu khoa Xét nghiệm.......................................................................9 2.Sơ đồ tổ chức.............................................................................................9 III.Tình hình hoạt động của khoa Xét nghiệm, Bệnh viện An Bình .....9 1.Các hoạt động xét nghiệm .........................................................................9 2.Nhân sự ...................................................................................................10 3. Tình hình hoạt động của khoa Xét nghiệm 6 tháng đầu năm 2010 ..........10 CHƯƠNG III – NGHIÊN CỨU ÁP DỤNG LEAN VÀO KHOA XÉT NGHIỆM BỆNH VIỆN AN BÌNH ...................................................11 I. Nhận định ..................................................................................11 II. Quyết định ................................................................................11 III. Tổ chức ....................................................................................11 IV. Khởi xướng ..............................................................................11 V. Triển khai..................................................................................11 1. Nhận thức về những sai phạm và sự lãng phí..................................11 1.1. Đón tiếp................................................................................. 11 1.2. Lấy mẫu................................................................................. 11 1.3. Gửi mẫu................................................................................. 12 1.4. Kỹ thuật ................................................................................. 12 1.5. Chuẩn nhận kết quả................................................................ 12 1.6. Chuyển giao kết quả............................................................... 12 1.7. Đóng hồ sơ ............................................................................12 2. Chuẩn hóa quy trình và truyền đạt quy trình chuẩn cho nhân viên ..12 3. Quy trình liên tục ...........................................................................12 4. Chất lượng từ gốc...........................................................................13 4.1. Đối với bệnh nhân..................................................................13 4.2. Đối với bệnh phẩm.................................................................13 4.3. Đối với phiếu yêu cầu xét nghiệm và kết quả xét nghiệm.......13 4.4. Đối với nhân viên lấy mẫu ..................................................... 14 GVHD: ThS.NGÔ GIA LƯƠNG 21 SVTH: VŨ ĐỖ TRÀ MY TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 4.5. Đối với kỹ thuật viên xét nghiệm ...........................................14 4.6. Đối với nhân viên trả kết quả xét nghiệm............................... 14 5. Liên tục cải tiến..............................................................................15 6. Phương pháp 5S .............................................................................15 7. Bảo trì ngăn ngừa và bảo trì sản xuất tổng thể ............................... 15 7.1. Bảo trì ngăn ngừa...................................................................15 7.2. Bảo trì sản xuất tổng thể ........................................................ 15 8. Kiểm soát ....................................................................................... 15 PHẦN KẾT LUẬN I. Kết luận ...................................................................................... 16 II. Kiến nghị................................................................................... 16 Tài liệu tham khảo........................................................................................... 17