Sổ kế toán và các hình thức kế toán

1SỔ KẾ TOÁN VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN Nội dung nghiên cứu 1. Sổ kế toán 2. Các hình thức kế toán cơ bản 2Mục đích  Hiểu được khái niệm sổ kế toán và phương pháp ghi chép vào một số loại sổ kế toán chủ yếu  Nắm được kỹ thuật ghi sổ và chữa sổ kế toán  Hiểu được những quy định chung về sổ kế toán  Hiểu rõ về các hình thức kế toán 37.1. Sổ kế toán 7.1.1. Khái niệm Là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định, có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để ghi chép, hệ thống hoá các thông tin về hoạt động kinh tế tài chính trên cơ sở số liệu từ các chứng từ gốc theo đúng phương pháp kế toán. 47.1.2. Các loại sổ kế toán *Theo phương pháp ghi chép trên sổ - Sổ ghi theo thứ tự thời gian + Khái niệm: phản ánh các NVKT liên tục theo thời gian + Các loại sổ: Sổ Nhật ký chung; Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Tác dụng:phản ánh và kiểm tra các hoạt động kinh tế theo trình tự thời gian 5Nhật Ký Chung Tháng ... Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải Đã ghi sổ cái TT dòng Số hiệu TK đối ứng Số tiền Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Số trang trước chuyển sang 01/01 01 01/01 Rút TGNH nhập quỹ TM R 1 111 100 112 100 Cộng 6Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Tháng ...Năm... CT- GS Số tiền CT – GS Số tiền Số Ngày Số Ngày 7- Sổ ghi theo hệ thống + Khái niệm: ghi NVKT phát sinh theo đối tượng phản ánh, mỗi đối tượng mở sổ riêng + Các loại Sổ: Sổ cái; Sổ chi tiết + Tác dụng: 8Sổ cái Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111 Tháng... ĐVT: 1000đ CT Diễn giải TK ĐƯ Số tiền S N N C 01 2/5 Dư ĐK Rút TGNH về nhập quỹ TM 111 112 *** 10.000 10.000 Cộng PS Dư CK 9- Sổ liên hợp + Khái niệm: kết hợp …. theo trình tự thời gian và theo hệ thống …. TK trên cùng 1 trang sổ + Các loại sổ: NK- SC + Tác dụng: 10 Nhật ký - sổ cái Tháng... TT dòng Ngày tháng ghi sổ CTừ Diễn giải Số tiền phát sinh Số hiệu TK đối ứng TT dòng TK … SH NT N C N C SDDK SPStrong kỳ Cộng SPS SDCK 11 Nhật ký - Chứng từ Số 2 Ghi Có TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng Tháng năm Số TT CT Nội dung Ghi có TK 112 – TGNH Ghi nợ các TK Cộng Có TK 112 S N 111 133 151 152 153 156 211 311 ... Đã ghi sổ Cái ngày....tháng....năm Người ghi sổ Kế toán trưởng Giám đốc 12 Nhật ký - chứng từ Số 8 Ghi có các TK 155; 156; .... Tháng năm Số TT Số hiệu TK Các TK ghi Có Các TK ghi Nợ 155 156 157 ... Cộng 111 112 131 138 511 ... Cộng 13 * Theo kiểu bố trí mẫu sổ - Sổ kiểu 1 bên - Sổ kiểu 2 bên - Sổ kiểu bàn cờ 14 * Theo hình thức tổ chức sổ - Sổ đóng quyển: sổ cái - Sổ tờ rời: là các tờ sổ để riêng biệt * Theo mức độ phản ánh của số liệu - Sổ kế toán tổng hợp:phản ánh số liệu kế toán tổng quát, ghi theo chỉ tiêu giá trị Ví dụ: Sổ Đăng ký CT ; Sổ cái TK... - Sổ kế toán chi tiết: ghi chép các NVKT phát sinh chi tiết theo các chỉ tiêu kinh tế khác nhau. Ghi sổ theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị 15 7.1.3. Chu trình kế toán trên sổ kế toán a. Mở sổ kế toán + Đầu niên độ kế toán + Ghi số dư đầu năm vào các TK ... + Mở chính thức & duy nhất 1 bộ sổ kế toán 16 b. Ghi sổ kế toán - Căn cứ vào CTG (hợp lệ, hợp pháp) - Số liệu được ghi: + Chính xác, kịp thời, đầy đủ, rõ ràng, sạch sẽ + Bằng mực tốt, không phai, không nhoè + Ghi liên tục, không cách dòng + Không ghi xen kẽ, ghi chồng chéo + Không được tẩy xoá + Dòng không có số liệu phải gach ngang … 17 c. Chữa sổ kế toán Phương pháp cải chính Phương pháp ghi bổ sung Phương pháp ghi số âm 18 * Phương pháp cải chính * Trường hợp áp dụng: + Ghi chép sai sót nhầm lẫn được phát hiện sớm khi chưa khoá sổ kế toán + Ghi sai phần diễn giải * Cách chữa: - Gạch ngang phần ghi sai bằng mực đỏ - Ghi lại số đúng bằng mực thường trên số ghi sai - Người sửa sổ & KTT phải ký xác nhận 19 Ví dụ: 1. Rút TGNH về nhập quỹ TM, 150.000.000đ 15.000.000150.000.000 150.000.000 TK 112 - TGNH TK 111 - TM 20 * Phương pháp ghi bổ sung Trường hợp áp dụng: + Ghi sai số liệu: (sau khoá sổ, Số sai < số đúng, ĐK đúng) + Ghi thiếu nghiệp vụ kinh tế  Cách sửa: + Tìm chênh lệch giữa số sai & số đúng + Ghi bút toán bổ sung bằng mực thường (số chênh lệch) 21 Ví dụ: Xuất quỹ TM trả lương cho CNVC số tiền 70.000.000đ kế toán ghi sai 60.000.000đ 10.000.000 60.000.000 60.000.000 TK 111 - TM TK 334- PTNLĐ 10.000.000 22 * Phương pháp ghi số âm  Trường hợp áp dụng: TH1: Ghi sai số liệu: (Sau khoá sổ, số sai > số đúng, ĐK đúng) TH 2: Ghi trùng nghiệp vụ kinh tế TH 3: Ghi sai quan hệ đối ứng TK (ĐK sai) 23  Cách chữa: TH 1 & TH 2: + Tìm chênh lệch giữa số sai & số đúng + Ghi bút toán đỏ hoặc mực thường nằm trong ngoặc đơn ( ) với số tiền chênh lệch thừa (trùng) 24 Ví dụ: Khách hàng trả nợ tiền hàng bằng TM: 22 triệu 3.000.000 25.000.000 25.000.000 TK 131 - PTCKH TK 111 - TM 3.000.000 25 (3.000.000) 25.000.000 25.000.000 TK 131 - PTCKH Hoặc: (3.000.000) TK 111 - TM 26 * TH 3:  Dùng bút toán đỏ xoá sổ bút toán ghi sai  Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường 27 Ví dụ: Cty X đặt trước tiền hàng cho DN bằng TM, 20.000.000đ Kế toán ghi: Nợ TK 111: 20.000.000đ Có TK 331: 20.000.000đ Sửa lại: Nợ TK 111: (20.000.000đ) Có TK 331: (20.000.000đ) Cty X 28  Hoặc: Nợ TK 111: 20.000.000đ Có TK 331: 20.000.000đ (cty X) Và: Nợ TK 111: 20.000.000đ Có TK 131: 20.000.000đ (Cty X) 29 d. Khoá sổ kế toán + Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) + Cộng số PS, tính số dư cuối kỳ của các TK kế toán, ghi chuyển số liệu. Lưu ý: Riêng sổ quỹ khoá sổ hàng ngày 30 7.2. Hình thức kế toán 7.2.1.Khái niệm Là hệ thống sổ kế toán bao gồm: số lượng sổ, kết cấu sổ, mqh giữa các loại sổ được sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá số liệu… 31 Các hình thức kế toán  Hình thức kế toán Nhật kí chung  Hình thức kế toán Chứng từ - ghi sổ  Hình thức Nhật kí sổ cái  Hình thức kế toán Nhật kí chứng từ 32 Hình thức kế toán Nhật ký chung  Đặc trưng cơ bản 33 Sơ đồ khái quát Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết 34  Trình tự ghi sổ 35  Ưu điểm: mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện phân công lao động.  Nhược điểm: Công việc ghi chép bị trùng lặp nhiều.  Điều kiện áp dụng: Đơn vị có quy mô vừa & nhỏ, có nhiều nhân viên kế toán. 36 Hình thức kế toán CT - GS  Đặc trưng cơ bản 37 Sơ đồ khái quát Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký CTGS Bảng cân đối số phát sinh số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH 38  Trình tự ghi sổ: 39  Ưu điểm: mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện phân công lao động.  Nhược điểm: Ghi chép bị trùng lặp, công việc dồn nhiều vào cuối kỳ kế toán nên việc lập báo cáo kế toán thường bị chậm  Điều kiên áp dụng: mọi loại hình DN 40 Hình thức kế toán NK - SC  Đặc trưng cơ bản: 41 Sơ đồ khái quát Chứng từ kế toán Sổ quỹ NHẬT KÝ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH 42  Trình tự ghi sổ 43  Ưu điểm: - Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, kiểm tra, đối chiếu; - Không cần phải lập bảng cân đối SPS.  Nhược điểm: - Khó phân công lao động kế toán vì chỉ có 1 kế toán tổng hợp; - Mẫu sổ cồng kềnh.  Điều kiện áp dụng: DN vừa & nhỏ sử dụng ít TK. 44 Hình thức kế toán NK - CT  Đặc trưng cơ bản 45 Sơ đồ khái quát Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ 46  Trình tự ghi sổ 47  Ưu điểm - Ghi sổ ít bị trùng lặp - Cung cấp tài liệu kịp thời  Nhược điểm - Đòi hỏi trình độ chuyên môn cao - Sổ sách tương đối phức tạp - Khó khăn trong việc phân công lao động  Điều kiện áp dụng Những đơn vị có quy mô lớn 48 Hình thức kế toán trên máy vi tính Sơ đồ khái quát SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH 49  Phần mềm kế toán thiết kế theo Hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức đó  Không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay