Chuyên đề Quản lý, điều hành sàn giao dịch bất động sản

của mình. + Giá các tài sản gắn liền với đất: Có một số tài sản có giá trị và có thể được tính vào giá nhà bán, cho thuê khi giao dịch bất động sản. Các tài sản này có thể là các đồ đạc trong nhà: máy lạnh, thang máy, tủ tường hoặc kể cả các cây cảnh lâu năm quý giá… Đặc điểm của các tài sản này là phải có một mức giá trị đáng kể nhất định kể cả giá trị sử dụng và giá trị bằng tiền. - Sơ đồ BĐS: Sơ đồ bất động sản thể hiện một cái nhìn tổng quan về bất động sản. Sơ đồ thể hiện đặc điểm, kết cấu, vị trí từng thiết bị cũng như hệ thống kỹ thuật của nhà. Tài liệu này cũng là một cơ sở giúp cho việc xem xét xem ngôi nhà có được xây có phù hợp với thiết kế hoặc giấy phép xây dựng không. Đối với các bất động sản, đặc biệt là bất động sản hình thành trong tương lai, sơ đồ là một phương tiện thông tin không thể thiếu trong quá trình giao dịch, giúp người mua, người thuê có thể có những cơ sở vững chắc để ra quyết định. - Quy mô, diện tích, hình thể, không gian và hướng BĐS: mặt tiền, chiều cao, sâu, nở hậu... - Đặc điểm, tính chất, công năng sử dụng, chất lượng: số tầng, số buồng, mái, chất lượng sử dụng từng tầng, buồng, ... - Giấy tờ, sổ sách liên quan đến thu nhập và chi phí của bất động sản: có thể là các hợp đồng thuê nhà hiện có, các hợp đồng cũ, các hoá đơn tiền điện, tiền nước, tiền làm đường, các hoá đơn thuế đất, tiền sử dụng đất... - Tình trạng kỹ thuật: các thông tin này đi từ tổng thể đến chi tiết, chúng bao gồm chất liệu, năm sử dụng, kết cấu, kiến trúc, bảo dưỡng, sửa chữa, các công trình kỹ thuật như điện, cấp nước và thoát nước, vệ sinh, trang thiết bị, .... - Quyền năng và các hạn chế quyền năng liên quan đến bất động sản: ngõ chung, chỉ giới, hạn chế độ cao, hạn chế về số tầng được xây, về thiết kế phải tuân thủ, về diện tích sử dụng chung, ... + Lịch sử BĐS: thời gian sử dụng, người sử dụng, thời gian xây dựng, người xây dựng, quá trình phát triển. + Phong thủy của BĐS: đây là vấn đề quan trọng và có ý nghĩa khoa học. Một số bất động sản được xây dựng hợp lý, có tính đến yếu tố phong thủy thường dễ bán hơn các bất động sản không hợp lý. Người môi giới cũng nên thu thập các thông tin về vấn đề này để có thể có tư vấn cho khách hàng một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. 1.7.2.2. Thông tin về môi trường xung quanh BĐS: - Thực trạng công trình hạ tầng, dịch vụ kỹ thuật xã hội liên quan đến bất động sản: điện, đường, cầu cống, trường học, trạm, công viên, chợ... Phải chú ý rằng các công trình hạ tầng kỹ thuật nằm ở cả trên không, trên mặt đất và ngầm dưới bất động sản. Đặc biệt, một số bất động sản do có liên quan đến hệ thống hạ tầng kỹ thuật của địa phương nên có một số hạn chế về khả năng xây dựng cũng như khả năng sử dụng bất động sản và điều này ảnh hưởng rất lớn đến giá cả cũng như quyết định của người mua, người thuê. + Kiến trúc của khu vực xung quanh: đây là một nhân tố tác động gián tiếp lên giá cả bất động sản. Một khu vực có kiến trúc đẹp, hài hoà bao giờ cùng làm tăng giá trị của các bất động sản nằm trong đó. + Thực trạng môi trường và dân trí trong khu vực: dân số, nghề nghiệp của hàng xóm, rác thải, nước thải của khu vực + Giá cả chung của khu vực: yếu tố này chủ yếu được sử dụng để so sánh giá cả của bất động sản mục tiêu với giá các bất động sản khác xung quanh để có cơ sở ra quyết định. + Bản đồ khu vực: để dễ dạng tra cứu khi có yêu cầu về thông tin khu vực và thông tin bất động sản + Phong thủy của cả khu vực: 1.7.3. Hồ sơ pháp lý của BĐS 1.7.3.1 Hồ sơ pháp lý của BĐS: Là các giấy tờ chứng minh nguồn gốc và tồn tại hợp pháp của bất động sản từ khi hình thành đến hiện tại. Chúng bao gồm các loại giấy tờ sau: + Giấy tờ xác nhận về các quyền về BĐS: GCNQSDĐ, GCNQSH NƠ, GCNQSDĐ&QSHNƠ, GCNQSH công trình q/đ phân nhà, + Hợp đồng mua bán, nhận tặng cho, đổi, nhận thừa kế, hợp đồng thuê, quyết định giao đất... + giấy phép cấp đất, giấy phép xây dựng, + Hóa đơn: thuế chuyển nhượng, chuyển đổi, nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất... + Giấy tờ thừa kế, thế chấp, bảo hiểm, phân chia tài sản + Giấy tờ của toà án hoặc cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền và đã có hiệu lực pháp luật: quyết định giải chấp, quyết định trúng đấu giá, bản án ... + Hồ sơ đơn từ và quyết định liên quan đến sự thay đổi cấu trúc, kỹ thuật-xây dựng và sử dụng của công trình. + Tình trạng tranh chấp, khiếu kiện liên quan đến bất động sản: có đơn thư khiếu nại không, có mâu thuẫn tranh chấp về quyền sử dụng, sở hữu, ranh giới liên quan đến bất động sản không? Hồ cơ của bất động sản có thể có một hoặc một vài loại trong các loại giấy tờ pháp lý kể trên. Trong các loại giấy tờ trên, giấy tờ chứng minh nguồn gốc và sở hữu bất động sản là quan trong nhất, nó quyết định tính pháp lý tồn tại của bất động sản: các giấy tờ này bao gồm GCNQSDĐ, GCNQSHNƠ, GCNQSDĐ và QSHNƠ. - GCNQSDĐ: GCNQSDĐ do Bộ Tài nguyên môi trường phát hành theo một mẫu thống nhất trong cả nước. GCNQSDĐ là 01 tờ gồm 04 trang, mỗi trang có kích thước 190 x 265mm trong đó: + Trang 1 là trang bìa mầu đỏ, có quốc huy và dòng chữ „Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất” mầu vàng, số phát hành GCN màu đen, dấu nổi của Bộ Tài nguyên và môi trường. + Trang 2 và 3 in trên nền trống đồng màu vàng, chữ và hình vẽ màu đen - Trang 2 có nội dung gồm Quốc hiệu, tên UBND cấp GCNQSDĐ, tên người sử dụng đất, tên thửa đất, các thông tin về thửa đất như số, tờ bản đồ, địa chỉ, diện tích, hình thức sử dụng, mục đích sử dụng, thời hạn sử dụng, nguồn gốc sử dụng và tài sản gắn liền với đất. Mục ghi chú có thể ghi các thông tin về khả năng thu hồi, đất thuộc hành lang bảo vệ an toàn các công trình quốc gia, về hạn chế diện tích xây dựng, , đo đạc đã chính xác chưa, về nợ nghĩa vụ tài chính liên quan đến thửa đất này của chủ sử dụng. Người môi giới thường bỏ qua nội dung của mục ghi chú và điều này rất nguy hiểm vì các thông tin trong mục này rất quan trọng và có thể ảnh hưởng đến giá cả cũng như quyết định của người mua. VD: Nếu mục này có thông tin về việc chủ sử dụng nợ nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước thì người môi giới cần tư vấn cho khách hàng về việc điều tra xem nghĩa vụ tài chính này là bao nhiêu và nếu người mua quyết định mua BĐS này cũng có nghĩa là sẵn sàng gánh thêm nghĩa vụ tài chính của thửa đất đó. - Trang 3 có vẽ sơ đồ thửa đất, ngày tháng năm ký GCN, chức vụ, họ tên của người ký GCN, dấu của cơ quan cấp GCN và số vào sổ cấp GCN. Lưu ý: nếu đất của tổ chức, người VN định cư ở nước ngoài, tổ chức, cá nhân nước ngoài thì cơ quan ký cấp GCN phải là UBND cấp tỉnh. Nếu GCN cấp cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người VN ở nước ngoài mua nhà ở gắn liền với QSD đất ở thì cơ quan ký cấp GCN là UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh. + Trang 4 màu trắng, in bảng và chữ màu đen để ghi những thay đổi về sử dụng đất sau khi cấp giấy chứng nhận. Những thay đổi này có thể là đổi tên chủ sử dụng đất (mua bán, chuyển nhượng, thừa kế, cho thuê), thế chấp, cầm cố, bảo lãnh, góp vốn, xử lý của toà án, chuyển mục đích sử dụng đất, thời hạn sử dụng đất, những sai sót nhầm lẫn trong các nội dung ghi trong GCN này... . Bảng này gồm 3 cột: · Cột 1: ngày tháng năm: ghi thời điểm mà cơ quan có thẩm quyền chỉnh lý biến động liên quan đến thửa đất · Cột 2 : xác nhận của cơ quan có thẩm quyền: Thủ trưởng cơ quan tài nguyên môi trường hoặc thủ trưởng văn phòng đăng lý quyền sử dụng đất ký đóng dấu xác nhận · Cột 3: Nội dung thay đổi và cơ sở pháp lý: ghi tóm tắt nội dung biến động về sử dụng đất và căn cứ pháp lý của biến động như số hợp đồng, số quyết định, số văn bản.... - Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở: Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở có mầu hồng: + Trang 1: Có hình Quốc huy và dòng chữ ‘Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở” + Trang 2: Tên UBND cấp GCN, tên chủ sở hữu, · Phần liên quan đến nhà có các nội dung: địa chỉ nhà, diện tích, hạng nhà, số tầng, năm xây dựng, diện tích sàn phụ nếu có · Phần liên quan đến đất ở có các nội dung: số GCNQSDĐ, số thửa đất, diện tích đất, sử dụng chung hay riêng, nguồn gốc đất, thời hạn sử dụng đất và họ tên, chữ ký của người ký GCN, dấu của cơ quan cấp GCN + Trang 3: Vẽ sơ đồ nhà ở và bảng những thay đổi sau khi cấp GCN. Bảng ‘Những thay đổi sau khi cấp giấy chứng nhận” cung bao gồm 3 cột · Cột 1: ngày tháng năm cơ quan có thẩm quyền xác nhận biến động · Cột 2: Nội dung thay đổi · Cột 3: xác nhận của cơ quan có thẩm quyền: ký, đóng dấu. 2.2. Hồ sơ pháp lý của môi trường xung quanh BĐS: - Quy hoạch vùng: bao gồm quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội, quy hoạch sử dụng đất, quy hoạch phát triển khu dân cư, khu công nghiệp... - Quy hoạch không gian lãnh thổ - Quy hoạch các công trình liên quan: quy hoạch công trình hạ tầng kỹ thuật, xã hội,.... - Các quyết định phê duyệt dự án phát triển khu đô thị mới, khu kinh tế, hải cảng, các quyết định giao đất, phân đất của khu vực ... Lưu ý: - Để đảm bảo tính pháp lý của bất động sản cũng như của các yếu tố liên quan đến bất động sản, tất cả các giấy tờ trong hồ sơ pháp lý của bất động sản đều phải có chứng thực hoặc phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền đối với từng loại giấy. - Trường hợp tên trong giấy tờ pháp lý của bất động sản không trùng với tên của người bán, cho thuê thì phải có giấy tờ xác nhận của UBND xã về nguồn gốc, không có tranh chấp và việc tạo lập BĐS - Trường hợp BĐS nhà ở mua của doanh nghiệp đầu tư kinh doanh BĐS: + Nếu mua BĐS đã có sẵn thì cần có thêm quyết định phê duyệt dự án hoặc quyết định đầu tư có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền, hợp đồng mua bán, GCNQSDĐ, quyết định giao đất, cho thuê đất, hợp đồng thuê đất. + Đối với trường hợp BĐS đang trong quá trình thi công thì phải thêm có giấy phép xây dựng hoặc thiết kế bản vẽ, thi công đã được phê duyệt. + Đối với BĐS nằm trong dự án khu đô thị mới, dự án hạ tầng kỹ thuật khu công nghiệp chưa có giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng cần phải có hồ sơ hoàn công và biên bản nghiệm thu bàn giao đưa vào sử dụng + Đối với BĐS sẽ hình thành trong tương lại cần có hồ sơ dự án, thiết kế bản vẽ thi công và tiến độ xây dựng BĐS đã được phê duyệt. 1.7.4. Kinh doanh bất động sản qua sàn giao dịch Thực chất là mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản khi bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê mua bất động sản đều phải thông qua sàn giao dịch bất động sản. Điều đó có nghĩa là, nếu tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản nào đó khi bán, chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê mua bất động sản không thông qua sàn giao dịch bất động sản thì sẽ bị coi là phạm luật. Đối với các tổ chức hay cá nhân không kinh doanh bất động sản, khi tham gia giao dịch bất động sản không bắt buộc phải thông qua sàn giao địch. Tuy nhiên, Nhà nước khuyến khích họ thực hiện các giao dịch đó thông qua sàn giao dịch để đảm bảo tính công khai, minh bạch và quyền lợi chính đáng. 1.7.5. Ý nghĩa của kinh doanh bất động sản qua sàn giao dịch BĐS - Đảm bảo tính công khai minh bạch trong các thương vụ mua bán, chuyển nhượng cho thuê, thuê mua bất động sản đối với những tổ chức và cá nhân kinh doanh bất động sản, nhờ đó mà góp phần quản lý, đảm bảo tính minh bạch, lành mạnh của thị trường bất động sản. - Nhà nước kiểm soát được tình hình mua bán, chuyển nhượng, cho thuê, thuê mua bất động sản. Thông qua sàn giao dịch, Nhà nước sẽ theo dõi chính xác về diễn biến của thị trường, cập nhật được các thông tin từ thị trường như giá cả bất động sản để từ đó cung cấp ngược lại cho người dân. Đồng thời, kiểm soát kinh doanh qua sẽ sàn tăng cường kiểm soát và tận thu được nguồn thuế góp phần tăng ngân sách. 1.7.6. Các hoạt động kinh doanh bất động sản qua sàn giao dịch BĐS - Các hoạt động kinh doanh bất động sản phải qua sàn giao dịch là mua bán, chuyển nhượng, cho thuê và cho thuê mua bất động sản. Theo quy định, khi mua bán chuyển nhượng, cho thuê hay cho thuê mua bất động sản, các tổ chức, cá nhân kinh doanh bất động sản bắt buộc phải thực thiện qua sàn, tức phải cung cấp toàn bộ những thông tin về bất động sản cần bán cho sàn giao dịch. Qua hoạt động của sàn giao dịch, người mua sẽ tiếp nhận thông tin và sẽ thực hiện các giao dịch có liên quan dưới sự hướng dẫn, điều phối của người quản lý điều hành và các nhân viên của sàn giao dịch. Như vậy, sàn giao dịch bất động sản thực sự trở thành nơi diễn ra các hoạt động giao dịch mua bán, chuyển nhượng, cho thuê và thuê mua về bất đọng sản. Với những quy chế chặt chẽ của sàn, những giao dịch đó sẽ đảm bảo được tính minh bạch, tính hợp pháp và sẽ nhanh chóng được thực hiện có kết quả và hiệu quả. - Vai trò của Nhà nước trong khuyến khích kinh doanh bất động sản qua sàn giao dịch BĐS. Theo Luật, chỉ những hoạt động giao dịch như vừa trình bày trên mới phải qua sàn. Tuy nhiên, chủ thể là cá nhân hay tổ chức khi muốn mua, bán, chuyển nhượng, cho thuê, thuê mua những không phải mới mục đích kinh doanh nếu không thực hiện qua sàn sẽ rất hạn chế về tính minh bạch, tính pháp lý và tính chính xác, vì vậy, Nhà nước khuyến khích các thành phần khác nên thực hiện những giao dịch về bất động sản thông qua sàn giao dịch. 1.8. TỔ CHỨC CÁC DỊCH VỤ TẠI SÀN GIAO DỊCH BẤT ĐỘNG SẢN 1.8.1. Thành lập sàn giao dịch a. Chuẩn bị hồ sơ thành lập sàn giao dịch: (theo Luật doanh nghiệp 2005 và Nghị định 88/2006, Luật kinh doanh Bất động sản 2006 và Nghị định 153/2007) - Trường hợp thành lập doanh nghiệp mới: o Quyền thành lập doanh nghiệp: Điều 13 Luật doanh nghiệp 2005 quy định về quyền thành lập, góp vốn, mua cổ phần và quản lý doanh nghiệp như sau: 1. Tổ chức, cá nhân Việt Nam, tổ chức, cá nhân nước ngoài có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định của Luật này, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này. 2. Tổ chức, cá nhân sau đây không được quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam: a) Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Việt Nam sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình; b) Cán bộ, công chức theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức; c) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam; d) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong các doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, trừ những người được cử làm đại diện theo uỷ quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác; đ) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự; e) Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc đang bị Toà án cấm hành nghề kinh doanh; g) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật về phá sản. 3. Tổ chức, cá nhân có quyền mua cổ phần của công ty cổ phần, góp vốn vào công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh theo quy định của Luật này, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này. 4. Tổ chức, cá nhân sau đây không được mua cổ phần của công ty cổ phần, góp vốn vào công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh theo quy định của Luật này: a) Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân Việt Nam sử dụng tài sản nhà nước góp vốn vào doanh nghiệp để thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình; b) Các đối tượng không được góp vốn vào doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức. Hồ sơ đăng ký kinh doanh (1): Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh, Dự thảo điều lệ, Danh sách cổ đông sáng lập, Văn bản xác nhận vốn pháp định (nếu cần). Hồ sơ đăng ký kinh doanh (2): Ngoài những loại giấy tờ trong hồ sơ đăng ký kinh doanh để thành lập một doanh nghiệp thông thường, doanh nghiệp có chức năng tổ chức sàn giao dịch bất động sản còn phải có: Chứng chỉ hành nghề của người quản lý sàn giao dịch: là chứng nhận đã qua đào tạo về quản lý sàn giao dịch bất động sản do cơ quan đào tạo có chức năng cấp.. Chứng chỉ hành nghề của các chuyên viên bất động sản: có ít nhất 2 nhân viên có chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản; nếu sàn có đăng ký chức năng định giá thì phải có ít nhất 1 nhân viên có chứng chỉ hành nghề định giá bất động sản Quy chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản. Trường hợp đã có doanh nghiệp sẵn, chỉ bổ sung chức năng sàn giao dịch: các loại giấy tờ bao gồm Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp; Ngành, nghề đăng ký bổ sung hoặc thay đổi; Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; Chứng chỉ hành nghề: Chứng chỉ hành nghề của người quản lý sàn giao dịch: là chứng nhận đã qua đào tạo về quản lý sàn giao dịch bất động sản do cơ quan đào tạo có chức năng cấp. Chứng chỉ hành nghề của các chuyên viên bất động sản: có ít nhất 2 nhân viên có chứng chỉ hành nghề môi giới bất động sản; nếu sàn có đăng ký chức năng định giá thì phải có ít nhất 1 nhân viên có chứng chỉ hành nghề định giá bất động sản Quy chế hoạt động của sàn giao dịch bất động sản. b. Chuẩn bị địa điểm đặt sàn giao dịch Yêu cầu về địa điểm đặt sàn: theo thứ tự ưu tiên sau Phải thu hút khách hàng: sàn giao dịch bất động sản không giống như một văn phòng làm việc bình thường mà là địa điểm để khách hàng đến tìm hiểu thông tin và giao dịch. Do vậy, sàn phải được đặt ở địa điểm dễ gây chú ý, dễ tiếp cận. Ở địa điểm mà nhân viên có thể tới dễ dàng: nhân viên là nguồn lực quan trọng nhất của một doanh nghiệp, và với sàn giao dịch bất động sản cũng vậy. Sàn phải được đặt ở địa điểm mà phần lớn nhân viên của sàn có thể tới cơ quan một cách thuận tiện, ví dụ bằng xe máy. Điều này tạo tâm lý tốt cho nhân viên, đồng thời cũng tránh được những vấn đề như nhân viên thường xuyên đến cơ quan muộn hoặc vắng mặt vì lý do đi lại. Không quá gần các đối thủ cạnh tranh: hoạt động của sàn giao dịch bất động sản không giống như các hoạt động kinh doanh thông thường khác nên không đòi hỏi phải “buôn có bạn, bán có phường”. Sự cách biệt về không gian với các đối thủ cạnh tranh tạo nên sự thu hút với khách hàng và giảm thiểu sự cạnh tranh không cần thiết. Chi phí nằm trong khả năng tài chính của sàn: một sàn giao dịch phải có diện tích đủ lớn để đáp ứng được các yêu cầu về hoạt động của sàn. Hơn nữa, địa điểm đặt sàn cũng phải đáp ứng được các tiêu chí nói trên. Chính vì vậy, chi phí để thuê hoặc mua một điểm điểm tuyệt đối lý tưởng có thể vượt xa khả năng tài chính của doanh nghiệp, hoặc làm cho hiệu quả kinh doanh của sàn giao dịch trở nên quá thấp. Chính vì vậy, mặc dù ba tiêu chí trên là rất quan trọng nhưng tiêu chí thứ thư này cũng cần phải được cân nhắc tới. Yêu cầu về tòa nhà đặt sàn giao dịch: Quy mô: như đã phân tích ở trên, quy mô về mặt diện tích của tòa nhà phải đáp ứng được các hoạt động của sàn. Hiện nay chưa có quy định chính thức về diện tích tối thiểu của sàn giao dịch bất động sản nhưng để có một sàn giao dịch đúng nghĩa thì diện tích mặt bằng sàn giao dịch có thể phải 100m2 mặt bằng. Kết cấu và hình thức cả bên trong lẫn bên ngoài: Rõ ràng là sàn giao dịch cần một mặt bằng rộng và thoáng, không bị ngăn cách bởi quá nhiều vách ngăn hoặc cột Các yêu cầu đặc biệt, ví dụ độ cao mỗi tầng Các tiện ích tạo nên sự thuận lợi cho nhân viên và khách hàng Các trang thiết bị sẵn có, như điện, và các yêu cầu đặc biệt (ví dụ điện ba pha) Giấy phép sử dụng tòa nhà vào mục đích kinh doanh (nếu được yêu cầu) Khả năng tiếp cận với tòa nhà và diện tích để xe cho nhân viên và khách hàng Tòa nhà có khả năng sửa chữa hay mở rộng hay không Tòa nhà có thích hợp với nhu cầu lâu dài của sàn giao dịch hay không c. Thông tin quảng cáo về sàn giao dịch: Đặt tên cho sàn giao dịch: (theo điều 31 đến 34 Luật doanh nghiệp 2005 và chương III Nghị định 88/2006) các điểm cần lưu ý Tên có phản ảnh hoạt động của sàn giao dịch hay không? (tên bao gồm chữ “sàn giao dịch”) Tên có bao gồm tên doanh nghiệp hay không Cách đặt tên truyền thống hay hiện đại Có tầm nhìn, tránh đặt tên mau chóng lỗi thời Nếu có ý định mở rộng hoạt động ra nước ngoài, kiểm tra tên có không phù hợp ở nước ngoài hay không Tránh dùng những tên khó đọc, khó nhớ, dễ gây nhầm lẫn; có thể dùng những vần trên đầu bảng chữ cái để khách hàng dễ tra tìm (ví dụ trong cuốn Những trang vàng) Nếu tập trung phục vụ một thị trường địa lý, có thể thêm tên vùng vào (ví dụ Hà Nội) Tên thương hiệu cần có sáng tạo, nhưng tên doanh nghiệp cần ôn hòa (không quá đặc biệt) Thông báo về sự hoạt động của sàn giao dịch: Theo Điều 28, Chương I, Luật Doanh nghiệp 2005, để công bố nội dung đăng ký kinh doanh của một doanh nghiệp, mà sàn giao dịch là một nội dung, phải đăng trên mạng thông tin doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc một trong các loại tờ báo viết hoặc báo điện tử trong ba số liên tiếp về các nội dung chủ yếu sau đây: Tên doanh nghiệp; Địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện; Ngành, nghề kinh doanh; Vốn điều lệ; Thông tin cá nhân của chủ doanh nghiệp; Nơi đăng ký kinh doanh. Theo Điều 56, Mục 3, Luật KDBDS: Sàn giao dịch bất động sản phải có tên, địa chỉ, biển hiệu và phải thông báo về việc thành lập trên phương tiện thông tin đại chúng; trước khi hoạt động phải thông báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền tại địa phương. Thông tin quảng cáo về hoạt động của sàn giao dịch: Nội dung quảng cáo: Sàn giao dịch có thể lựa chọn quảng cáo về thương hiệu của mình hoặc về những hoạt động của sàn giao dịch, hoặc cả hai nội dung này. Hình thức quảng cáo: có thể là quảng cáo trực tiếp hoặc gián tiếp Phương tiện quảng cáo: có thể sử dụng các phương tiện như truyền hình, báo viết hoặc báo điện tử, panô – áp phích, tờ rơi, v.v… Tần suất quảng cáo: tần suất quảng cáo là yếu tố tác động đến khả năng lưu trữ thông tin của đối tượng mà quảng cáo nhắm vào. Nếu tần suất quảng cáo không đủ lớn thì đối tượng sẽ không thể nhớ về nội dung quảng cáo và như vậy sẽ không đạt yêu cầu của việc quảng cáo. Tuy nhiên, tần suất quảng cáo quá cao sẽ dẫn đến lãng phí. Độ dài thời gian của đợt quảng cáo: đây là tiêu chí gắn liền với tần suất quảng cáo 1.8.2. Tổ chức không gian và trang thiết bị của sàn giao dịch Sàn giao dịch phải có diện tích đủ rộng để có thể bố trí được hai khu vực chính sau đây. a. Khu vực thông tin về bất động sản: khu vực này gồm hai phần Khu vực trưng bày thông tin chung về các bất động sản đang niêm yết tại sàn: bao gồm Mô hình các khu đô thị, dự án bất động sản hoặc mô hình của các bất động sản cá biệt Bản đồ quy hoạch hoặc sơ đồ chi tiết các khu đô thị, dự án bất động sản Tờ rơi trong đó có chứa các thông tin chung về bất động sản Màn chiếu đưa thông tin về bất động sản có kết nối với máy tính Yêu cầu trang thiết bị: - Khu vực thông tin về bất động sản là vị trí mà khách hàng sẽ đặt chân tới đầu tiên khi bước vào sàn giao dịch và có thể dành nhiều thời gian để tìm hiểu thông tin, vì vậy khu vực này phải nằm ở vị trí thuận tiện nhất của sàn giao dịch và có đặt ghế ghồi cho khách hàng. - Các mô hình bất động sản đặt trong tủ kính và thường được bố trí ở vị trí dễ quan sát nhất trong Khu vực trưng bày thông tin sơ bộ. - Các bản đồ và sơ đồ cần được treo trên tường ở một bên của khu vực trưng bày thông tin sơ bộ. - Các tờ rơi có thể được ghim trên các tấm bảng treo trên tường hoặc đặt trên các giá xếp dọc theo lối đi. - Các màn chiếu được bố trí đối diện với các bản đồ và sơ đồ, ở một bên của sàn. Khu vực tra cứu thông tin chi tiết về bất động sản đang niêm yết tại sàn: bao gồm Nội dung của thông tin chi tiết bao gồm: - Thông tin về từng bất động sản nhất định: § Tên § Vị trí, quy mô § Tính chất và thực trạng § Tình trạng pháp lý § Các hạn chế § Giá bán hoặc cho thuê (nếu có) - Thông tin về quy hoạch và dự án: § Tên dự án § Vị trí, quy mô § Thời điểm bắt đầu thực hiện và hoàn thành dự án § Tên đơn vị thực hiện và quản lý dự án § Thông tin về quy hoạch chi tiết vùng có BDS giao dịch - Thông tin pháp lý về lĩnh vực bất động sản: § Mức thuế, phí trước bạ khi chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà § Mức thuế khi làm sổ đỏ, sổ hồng § Tìm hiểu Luật đất đai, Luật kinh doanh nhà ở § Tên và địa chỉ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong lĩnh vực bất động sản - Thông tin thị trường: § Giá cả bất động sản đã giao dịch, những dạng và số lượng bất động sản đã giáo dịch, phân nhóm BDS theo khu vực địa lý, theo mức giá, theo loại BDS …. § Tình trạng sôi động của thị trường bất động sản tại một địa phương nhất định § Dạng bất động sản đang có cầu cao hoặc đang dư cung § Mức độ cạnh tranh trong một khúc thị trường nhất định Nguồn lưu trữ thông tin chi tiết: - Thông tin về từng bất động sản nhất định: § Máy tính (dữ liệu lưu trữ dưới dạng các thông tin theo lớp có giao diện như các trang web): máy tính lưu trữ những thông tin cụ thể hơn so với những thông tin chung được cung cấp cho khách hàng ở khu vực trưng bày thông tin chung. § Nhân viên sàn giao dịch: nhân viên có thể giải đáp một số thông tin khác mà máy tính không thể giải đáp được cho khách hàng + Thông tin quy hoạch: Máy tính, sơ đồ chi tiết, nhân viên sàn giao dịch + Thông tin pháp lý: Máy tính, các ấn bản phẩm (sách, tạp chí) và nhân viên sàn giao dịch + Thông tin thị trường: Máy tính, các ấn bản phẩm (sách, tạp chí) và nhân viên sàn giao dịch Bố trí vị trí và tổ chức quản lý truy cập: - Khu vực này phải trùng hoặc tiếp giáp với khu vực trưng bày thông tin sơ bộ. Khách hàng có thể có nhu cầu từ trước hoặc nảy sinh nhu cầu sau khi có thông tin chung về một hoặc một số bất động sản nhất định. Chính vì vậy, việc đặt hai khu vực này tiếp giáp hoặc trùng với nhau sẽ khiến khách hàng cảm thấy thuận tiện hơn trong việc có được thông tin cần thiết. - Khu vực này lưu các thông tin cụ thể hơn về bất động sản do vậy cần có dạng lưu trữ thông tin phù hợp sao cho tiết kiệm không gian, nhân lực, vật lực. Tuy nhiên, việc truy xuất thông tin chi tiết có thể không dễ dàng với một số khách hàng (vd, người cao tuổi) và vì vậy cần có nhân viên hướng dẫn hoặc giải đáp khách hàng về cách truy xuất thông tin. - Nhân viên tiếp nhận và triết xuất thông tin Yêu cầu trang thiết bị: - Máy tính công cộng (số lượng tùy thuộc số lượng khách hàng đến sàn) - Giá đặt ấn bản phẩm - Bàn dùng cho khách hàng ghi chép thông tin b. Khu vực làm việc của chuyên viên và cung cấp dịch vụ cho khách hàng: tùy theo các chức năng và loại hình dịch vụ mà sàn cung cấp để bố trí cho phù hợp - Bộ phận đón tiếp khách hàng: - Mục đích: Bộ phận đón tiếp khách hàng nhằm tiếp nhận yêu cầu, phân loại khách hàng, xác định mức độ ưu tiên và lên lịch hẹn khách hàng với các chuyên viên phụ trách các nhóm yêu cầu. o Yêu cầu bố trí: § Đặt trên cùng một mặt bằng với khu vực thông tin: khách hàng sau khi có được thông tin (chung hoặc chi tiết) cần thiết thì sẽ gặp bộ phận đón tiếp khác hàng để hỏi thêm thông tin (vd: giá dịch vụ, hoa hồng) hoặc yêu cầu cung cấp dịch vụ. Việc được bố trí trên cùng một mặt bằng sẽ giúp khách hàng cảm thấy tiện lợi hơn, có nghĩa là làm khách hàng thấy hài lòng hơn về dịch vụ của sàn hoặc giữ được chân khách hàng (với những người mới chỉ có nhu cầu bộc phát, khi việc hỏi thêm không thuận lợi thì sẽ bỏ qua). § Nhân viên trực lễ tân phải có nghiệp vụ về lĩnh vực bất động sản (nên là một chuyên viên): với mục đích là đáp ứng các yêu cầu tức thời của khách hàng và giảm tải công việc cho các chuyên viên, nhân viên lễ tân phải nắm được một cách cơ bản các nghiệp vụ và quy trình chuyên môn trong các dịch vụ mà sàn cung cấp. o Yêu cầu trang thiết bị: § Máy tính để cung cấp thông tin cho các màn chiếu (số lượng tương ứng với số màn chiếu bởi mỗi máy tính chỉ có thể xuất ra một màn hình thông tin). § Máy tính để nhân viên lễ tân sử dụng § Máy điện thoại § Máy fax (khách hàng cần gửi tài liệu qua fax sẽ gửi đến số fax của lễ tân) - Các phòng nghiệp vụ và cung cấp dịch vụ: - Mục đích: § Mỗi phòng nghiệp vụ chuyên về một nghiệp vụ bất động sản nhất định (số phòng nghiệp vụ tương ứng với số dịch vụ mà sàn cung cấp) § Là nơi làm việc của các chuyên viên trong phòng § Là nơi tiếp xúc và phục vụ khách hàng - Yêu cầu bố trí: § Có thể không cùng một mặt bằng với khu vực thông tin (khác tầng) § Có đủ diện tích để mỗi chuyên viên có bàn làm việc và tủ tài liệu riêng § Có đủ diện tích để đặt một khoang tiếp khách cách biệt (có thể bằng vách ngăn) với diện tích khoảng 5m2 - Yêu cầu trang thiết bị: § Bàn làm việc và tủ tài liệu riêng cho từng chuyên viên § Máy tính cá nhân kết nối internet § Điện thoại § Bàn và ghế tiếp khách, các thiết bị đặc thù phục vụ cho chuyên môn của phòng - Bộ phận hỗ trợ: o Mục đích: làm cho các hoạt động của sàn, đặc biệt các tác nghiệp của chuyên viên trong việc cung cấp và thực hiện dịch vụ cho khách hàng, được trơn tru và theo đúng quy trình như quy chế hoạt động của sàn quy định. o Yêu cầu bố trí: § Tùy quy mô của từng chức năng trong bộ phận hỗ trợ để xác định có tách riêng thành các bộ phận nhỏ hơn hay không § Toàn bộ các chức năng của bộ phận hỗ trợ có thể đặt chung trong một phòng o Yêu cầu trang thiết bị: § Bàn làm việc và tủ tài liệu riêng § Máy tính cá nhân § Các thiết bị đặc thù khác của từng bộ phận 1.8.3. Tổ chức các hoạt động của sàn giao dịch - Chức năng, nhiệm vụ - Yêu cầu bố trí mặt bằng - Yêu cầu trang thiết bị a. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phận: Ø Bộ phận đón tiếp khách hàng: o Giải đáp thông tin tức thời và tiếp nhận yêu cầu của khách hàng o Chắp nối thông tin giữa khách hàng với chuyên viên và lên lịch hẹn cho khách hàng với chuyên viên theo yêu cầu của loại hình dịch vụ mà khách hàng cần. Ø Bộ phận nghiệp vụ bất động sản: - Tiếp nhận và phân tích nhu cầu của khách hàng - Cung cấp nghiệp vụ bất động sản phù hợp. Nghiệp vụ ở đây có thể là nghiệp vụ định giá, quản lý bất động sản, môi giới mua bán, môi giới thuê - cho thuê, hay tư vấn luật. Trong trường hợp khách hàng có một yêu cầu nào đó vượt quá khả năng thực hiện của các chuyên viên hay một yêu cầu dịch vụ mà sàn không thực hiện, các chuyên viên có thể giúp khách hàng liên hệ với bên thứ ba sau khi đã được sự đồng ý của cấp trên trực tiếp. - Lưu trữ hồ sơ của các thương vụ mà mình đã thực hiện Ø Bộ phận hỗ trợ: cung cấp các dịch vụ, tiện tích, hoạt động nhằm hỗ trợ cho hoạt động của sàn và tác nghiệp của các chuyên viên, bao gồm: o Chiến lược/kế hoạch kinh doanh: có nhiệm vụ đề ra chiến lược kinh doanh cho sàn giao dịch trong ngắn, trung và dài hạn (chiến lược ở đây hàm ý về chiến lược cạnh tranh và chiến lược phát triển). Phần kế hoạch kinh doanh là nhằm cụ thể hóa các chiến lược đã được đề ra. o Nhân sự: chức năng của bộ phận nhân sự là hết sức rộng, bao gồm từ lập kế hoạch nhân sự cho tới việc trả lương, thưởng, nộp bảo hiểm cho nhân viên. o Tài chính kế toán: đảm bảo việc thu chi đủ và đúng theo quy trình, lập báo cáo kế toán tài chính định kỳ và có các phân tích kèm theo. o Hành chính: xử lý các tác vụ chung liên quan đến hoạt động của mọi phòng ban trong sàn giao dịch o Quảng cáo, marketing: tìm khách hàng và lôi kéo họ sử dụng dịch vụ của sàn o Công nghệ thông tin: đảm bảo việc lưu trữ thông tin và sự hoạt động trơn tru của hệ thống máy tính, mạng và các thiết bị điện - điện tử khác thuộc sàn giao dịch o An ninh trật tự: giúp cho nhân viên và khách hàng cảm thấy yên tâm khi làm việc và giao dịch o Vệ sinh: giữ cho sàn giao dịch luôn ở điều kiện sạch đẹp cao nhất Đây chỉ là danh sách mang tính liệt kê. Mỗi sàn giao dịch, tùy theo điều kiện cụ thể về nguồn tài chính, nhân lực, về khối lượng công việc giao dịch mà có những điều chỉnh cụ thể cho phù hợp với sàn giao dịch của mình, ví dụ có thể ghép các bộ phận hành chính/nhân sự/an ninh trật tự/vệ sinh thành một bộ phận. b. Cơ chế phối hợp và điều hành giữa các bộ phận Điểm mấu chốt trong cơ chế phối hợp giữa các bộ phận trong một sàn giao dịch là lấy bộ phận nghiệp vụ bất động sản làm trung tâm, các hoạt động khác để hỗ trợ cho các chuyên viên bất động sản có thể tác nghiệp tốt nhất nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Điều này không hàm ý rằng nhiệm vụ của các bộ phận khác kém quan trọng hơn mà hàm ý rằng các bộ phận khác được xây dựng xung quanh hoạt động của bộ phận nghiệp vụ bất động sản. c. Quy trình thực hiện các hoạt động d. Cơ chế giám sát Ø Nội dung kiểm soát: - Kiểm soát tài chính/đầu tư: + Các nội dung thu/chi có hợp lý và hợp lệ hay không + Doanh số/chi phí/lợi nhuận + Tiến độ thực hiện các dự án đầu tư, phát triển - Kiếm soát nhân sự: + Số lượng + Chất lượng - Kiếm soát chất lượng: + Mức độ hài lòng của khách hàng + Uy tín của sàn giao dịch trên thị trường + Kiếm soát hoạt động: + Các dịch vụ cung cấp cho khách hàng có phù hợp với ngành nghề đăng ký đăng ký kinh doanh hay không + Số lượng khách hàng được phục vụ Ø Hình thức kiểm soát: - Kiểm soát định kỳ - Kiểm soát liên tục 1.8.4. Quản trị nhân sự sàn giao dịch a. Tổ chức nhân sự - Xây dựng kế hoạch sử dụng nhân lực: xuất phát từ khối lượng công việc cần hoàn thành (ví dụ: phục vụ tối thiểu 200 khách hàng/tháng) trong ngắn hạn hay dài hạn để có kế hoạch cụ thể về số lượng và chất lượng nhân viên thuộc sàn giao dịch. Giống như cơ chế phối hợp, kế hoạch sử dụng nhân lực lấy bộ phận nghiệp vụ bất động sản làm trọng tâm. Yêu cầu số lượng: số lượng chuyên viên nghiệp vụ bất động sản phải đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng theo nghĩa mỗi chuyên viên chỉ nên có tối đa 10-20 khách hàng trong cùng một thời điểm, tùy theo mức độ phức tạp của công việc, bởi nếu một chuyên viên phụ trách quá nhiều khách hàng sẽ làm ảnh hưởng tới chất lượng dịch vụ. Yêu cầu chất lượng: tùy mức độ phức tạp của công việc mà có kế hoạch chi tiết về chuất lượng. Ví dụ, chuyên viên định giá ngoài việc có chứng chỉ định giá theo quy định mà cần có trình độ thạc sỹ quản trị kinh doanh hoặc tốt nghiệp ở nước ngoài. Xây dựng hệ thống mô tả chi tiết vị trí công việc: Phân loại cấp bậc nhân viên theo cấu trúc tổ chức của sàn giao dịch: giống như các doanh nghiệp thông thường, sàn giao dịch có thể có cơ cấu tổ chức theo hình tháp (nhiều nấc) hoặc dẹt (ít cấp bậc). Mô tả chi tiết chức năng/nhiệm vụ/quyền hạn/tác nghiệp của từng vị trí: đây là một công việc hết sức quan trọng của quản trị nhân sự. Việc này giúp cho mỗi nhân viên ở từng vị trí biết mình phải làm gì, được làm gì và được hưởng quyền lợi gì. Khi đó, việc đánh giá hiệu quả hoạt động của từng nhân viên sẽ rất dễ dàng. Ngoài ra, việc này cũng giúp cho khâu tuyển đụng và lựa chọn diễn ra đơn giản và nhanh chóng hơn. b. Đánh giá kết quả công việc và xây dựng chế độ đãi ngộ Đánh giá kết quả công việc: Gồm có 3 bước chủ yếu dưới đây Định nghĩa một cách cụ thể và hiểu rõ về công việc: nhằm đảm bảo rằng người quản lý (giám đốc) sàn giao dịch và nhân viên của sàn đều thống nhất và đồng ý về các công việc của họ cũng như các tiêu chuẩn về công việc. Có một thực tế là không nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới, trong đó sàn giao dịch bất động sản có thể là một ví dụ điển hình, có hệ thống mô tả công việc cho các vị trí nhân sự. Nếu có, các bản mô tả nhiều khi cũng không thật cụ thể cho từng vị trí công việc, thể hiện ở việc bản mô tả công việc không nêu rõ người quản lý muốn nhân viên làm cái gì, làm thế nào là tốt,… Ví dụ, bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên định giá không nên chỉ dừng lại ở việc “thực hiện định giá cho các bất động sản theo yêu cầu của khách hàng” mà nên đi sâu hơn vào những yêu cầu cụ thể như “mỗi nhân viên phải hoàn thành tối thiểu 15 vụ định giá trong một tháng” hoặc “mỗi năm không có quá 10 phản ảnh tiêu cực về chất lượng định giá từ phía khách hàng”. Nói tóm lại, nhân viên phải được biết trước nào họ sẽ được đánh giá như thế nào và dựa vào đâu (theo tiêu chí nào). Phương pháp đánh giá: bao gồm 8 phương pháp Phương pháp thang điểm đánh giá đồ họa (graphic rating scale): đây là phương pháp đơn giản nhất và thông dụng trong việc đánh giá kết quả thực hiện công việc. Theo phương pháp này, người đánh giá (quản lý hoặc giám sát) sẽ có một biểu đánh giá, trong đó có liệt kê các tiêu chí (hay đặc điểm công việc, như chất lượng, độ tin cậy…) và một loạt các giá trị điểm cho kết quả thực hiện công việc (từ không đạt yêu cầu cho đến đặc biệt xuất sắc) - xem mẫu 1. Người đánh giá cho điểm từng nhân viên bằng cách khoanh tròn hoặc ghi điểm số phản ảnh đúng nhất chất lượng thực hiện công việc theo từng tiêu chí. Điểm số cuối cùng sẽ là tổng của từng điểm số ứng với các tiêu chí trên. Có một cách thức khác của phương pháp này, đó là thay vì đánh giá dựa trên các yếu tố hoặc tiêu chí như chất lượng hay số lượng, có thể đánh giá dựa trên các nhiệm vụ cụ thể như đã liệt kê trong bảng mô tả công việc. Có thể chi tiết hóa việc đánh giá này bằng cách phân bổ trọng số cho từng nhiệm vụ trên - xem mẫu 2. Phương pháp xếp hạng luân phiên (alternation ranking): theo phương pháp này, những nhân viên được đánh giá sẽ được xếp hạng từ tốt nhất đến tồi nhất theo một hoặc một nhóm các tiêu chí nhất định. Tuy nhiên, việc xếp hạng nhân viên từ trên xuống dưới như vậy sẽ khó hơn việc phân biệt nhân viên tốt nhất với nhân viên tồi nhất, việc xếp hạng luân phiên sẽ giúp việc xếp hạng dễ dàng hơn. Đầu tiên, liệt kê tất cả các nhân viên cần được đánh giá, rồi loại đi những nhân viên mà người giám sát không có đủ thông tin để đánh giá. Tiếp theo, người đánh giá xác định nhân viên tốt nhất theo tiêu chí được đo lường và nhân viên tồi nhất. Lần lượt sau đó chọn ra người tốt nhất còn lại và người tồi nhất còn lại. Kết quả là sẽ có một danh sách theo thứ tự từ nhân viên tốt nhất xuống đến nhân viên tồi nhất. Phương pháp so sánh từng đôi (paired comparison): phương pháp này cho phương pháp xếp hạng trở nên chính xác hơn. Theo đó, đối với từng tiêu chí (chất lượng hay số lượng công việc,…), từng nhân viên được so sánh theo cặp lần lượt với từng nhân viên khác. Ví dụ ở Bảng đánh giá về tiêu chí “Mức độ sáng tạo” dưới đây, dành cho 5 nhân viên A, B, C, D và E. Nhân viên B là nhân viên tốt nhất với 4 dấu “+” thể hiện sự tốt hơn so với tất cả 4 nhân viên còn lại. Tiêu chí đánh giá: Mức độ sáng tạo Nhân viên được đánh giá o sánh với: A B D § Phương pháp phân phối cưỡng bức: phương pháp này thường dẫn tới một sự sắp xếp theo hình chuông. Ví dụ: 15% là hiệu quả cao 20% là hiệu quả trung bình cao 30% là hiệu quả trung bình 20% là hiệu quả trung bình kém 15% là hiệu quả kém Phương pháp sự việc then chốt (critical incident): trong phương pháp này, người giám sát, người được đánh giá hay đồng nghiệp giữ một bản ghi đối với các sự việc hay ví dụ được mong muốn hoặc không được mong muốn trong hành vi liên quan đến công việc của từng nhân viên. Sau đó, trong từng thời kỳ nửa năm hoặc tương đương, người đánh giá và nhân viên gặp nhau để thảo luận về hiệu quả công việc trong kỳ tiếp theo sử dụng các sự việc cụ thể làm ví dụ. Phương pháp này có thể được sử dụng để bổ sung cho kỹ thuật đánh giá khác, và trong vai trò đó, phương pháp này có một số lợi thế. Phương pháp này cung cấp những tình huống thực tế cụ thể để giải thích cho việc đánh giá. Nó đảm bảo rằng người đánh giá đã quan sát và đánh giá nhân viên trong suốt một thời kỳ bởi các sự việc cần phải được tích lũy, và vì vậy việc đánh giá không chỉ phản ảnh chất lượng công việc của nhân viên trong thời gian gần đây nhất. Việc giữ một bản ghi liên tục được cập nhật về các sự việc then chốt cũng để nhằm đưa ra những ví dụ rõ ràng của những gì nhân viên có thể làm để loại trừ bất kỳ điểm yếu nào trong chất lượng công việc. Thông qua việc thu thập các quan sát về các hành vi công việc hiệu quả hoặc không hiệu quả, phương pháp sự việc then chốt có thể mở rộng quá trình đánh giá khi được sử dụng làm cơ sở cho thang điểm đánh giá gắn với hành vi. Mẫu trình bày (narrative form): Một số chủ sử dụng lao động sử dụng các mẫu trình bày để đánh giá nhân viên. Ví dụ, trong một “kế hoạch cải thiện hiệu quả công việc”, người đánh giá được yêu cầu (a) đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên xét về mặt tiêu chuẩn công việc và (b) đưa ra các ví dụ then chốt và một kế hoạch cải thiện được thiết kế nhằm hỗ trợ nhân viên trong việc đáp ứng được hoặc vượt các tiêu chuẩn cho những vị trí công việc này. Một bản thảo luận đánh giá hiệu quả công việc dạng tóm tắt sau đó sẽ tập trung vào giải quyết vấn đề. Thang điểm đánh giá gắn với hành vi (behaviorally anchored rating scales): thang điểm đánh giá gắn với hành vi kết hợp những lợi ích của việc trình bày, các sự việc then chốt và việc đánh giá lượng hóa bằng cách gắn một thang điểm lượng hóa với các ví dụ cụ thể liên quan tới hành vi của hiệu quả công việc tốt hoặc tồi. Những người ủng hộ phương pháp này cho rằng nó đưa ra sự đánh giá tốt hơn, công bằng hơn so với những phương pháp đã nói tới ở trên. Xây dựng một BARS thông thường đòi hỏi 5 bước: + Thu thập các sự kiện then chốt: Những người biết về công việc đang được đánh giá (người thực hiện công việc hoặc người giám sát/quản lý) được yêu cầu đưa ra những minh họa cụ thể (sự việc then chốt) của việc thực hiện công việc hiệu quả hoặc không hiệu quả. + Xây dựng các yếu tố đánh giá hiệu quả công việc: Những người này sau đó phân các sự kiện thành các nhóm nhỏ hơn theo các yếu tố đánh giá hiệu quả công việc (ví dụ 5 hay 10 nhóm). Mỗi nhóm yếu tố sau đó được định nghĩa (mô tả) rõ ràng. + Phân bổ lại các sự kiện: Một nhóm khác cũng là những người hiểu biết về công việc sau đó sẽ tái phân bổ các sự kiện then chốt ban đầu. Họ được cung cấp định nghĩa của từng nhóm yếu tố cùng với các sự kiện then chốt trong đó và sau đó được yêu cầu sắp xếp lại từng sự kiện vào các nhóm yếu tố mà họ cho là phù hợp nhất. Thông thường, một sự kiện then chốt sẽ được giữ lại nếu tỷ lệ (thường từ 50 đến 80%) của nhóm thứ hai này sắp xếp sự kiện đó vào cùng một nhóm yếu tố như trong bước 2. + Lập thang điểm cho các sự kiện: Nhóm thứ hai này thường được yêu cầu đánh giá các hành vi đã được mô tả trong sự kiện liên quan đến việc nó thể hiện chất lượng thực hiện công việc hiệu quả hoặc kém hiệu quả đến mức nào với nhóm yếu tố phù hợp (điển hình là thang điểm 7 hoặc 9 nấc). + Xây dựng công cụ hoàn chỉnh: Một phân nhóm các sự kiện (thường là 6 hoặc 7 cho từng nhóm yếu tố) được sử dụng làm điểm chốt hành vi cho từng nhóm yếu tố. Phương pháp quản lý bằng mục tiêu (management by objectives): phương pháp này đòi hỏi người quản lý phải đưa ra các mục tiêu có thể đo lường được cho từng nhân viên và sau đó định kỳ trao đổi về tiến trình thực hiện mục tiêu của họ. Có thể có một chương trình MBO đơn giản bằng cách cùng với nhân viên đặt ra các mục tiêu và định kỳ cung cấp các phản hồi. Tuy nhiên, thuật ngữ MBO phần lớn thường là đề cập tới một chương trình đánh giá và và đặt ra mục tiêu đồng bộ và bao trùm toàn bộ công ty, bao gồm 6 bước như sau: + Đặt ra mục tiêu cho công ty: lập một kế hoạch bao trùm công ty cho năm tiếp theo và đưa ra các mục tiêu. + Đặt ra mục tiêu cho bộ phận: trưởng bộ phận và các nhân sự cấp cao của họ cùng đặt ra các mục tiêu cho bộ phận của mình. + Thảo luận về mục tiêu của bộ phận: trưởng bộ phận trao đổi các mục tiêu của bộ phận với tất cả nhân viên thuộc bộ phận mình (thường là trong một cuộc họp toàn thể bộ phận) và yêu cầu họ xây dựng các mục tiêu của riêng cá nhân từng người. Nói cách khác, làm thế nào để từng nhân viên đóng góp vào việc đạt được mục tiêu của bộ phận? Mục tiêu phải đáp ứng được tiêu chí SMART (specific - cụ thể, measurable - có thể đo lường, achievable - có thể thực hiện, realistic - thực tiễn, và time frame - thời gian hoàn thành). + Xác định các kết quả mong muốn (đưa ra các mục tiêu cá nhân): trưởng bộ phận và nhân viên đưa ra các mục tiêu thực hiện công việc trong ngắn hạn. + Nhìn nhận hiệu quả thực hiện công việc: trưởng bộ phận so sánh hiệu quả thực hiện công việc thực tế của từng nhân viên với các kết quả mong muốn. + Cung cấp phản hồi: trưởng bộ phận tổ chức một cuộc họp định kỳ nhìn nhận hiệu quả thực hiện công việc với nhân viên để thảo luận và đánh giá sự tiến triển trong việc đạt được kết quả mong muốn của họ. Cung cấp phản hồi cho nhân viên: Việc đánh giá hiệu quả hoạt động thường đòi hòi một hoặc nhiều phiên phản hồi. Sự triến triển và hiệu quả hoạt động của nhân viên được mang ra trao đổi, và các kế hoạch được đưa ra nếu thực tế đòi hỏi phải có sự phát triển nhất định từ phía nhân viên. Các vấn đề cần chú ý: - Các vấn đề về thang điểm đánh giá cần tránh: + Các tiêu chuẩn không rõ ràng (unclear standards): + Hiện tượng cào bằng (halo effect): điểm số đánh giá nhân viên theo một tiêu chí nào đó ảnh hưởng tới người đánh giá khi đánh giá nhân viên đó trên một tiêu chí khác. + Xu hướng trung bình (central tendency): điểm số 3 đến 5 hay được chọn trong một thang điểm 7. + Sự dễ dãi hoặc nghiêm khắc: một số người đánh giá tỏ ra quá nghiêm khắc hoặc quá dễ dãi so với những người đánh giá khác. + Định kiến: - Ai là người đánh giá: + Người quản lý trực tiếp + Đồng nghiệp cùng cấp + Ban đánh giá: gồm cấp trên trực tiếp của người được đánh giá và 3-4 cấp trên khác + Tự đánh giá + Cấp dưới + Phản hồi 3600 Phươn g pháp đánh giá Ưu điểm Nhược điểm Thang điểm đánh giá đồ họa Sử dụng đơn giản; đưa ra sự đánh giá lượng hóa cho từng nhân viên Các tiêu chuẩn có thể không rõ ràng; hiệu ứng cào bằng; xu hướng trung bình; dễ dãi; định kiến Đánh giá luân phiên Sử dụng đơn giản (chỉ kém phương pháp đồ họa). Tránh được xu hướng trung bình của thang điểm đánh giá Có thể gây ra sự không đồng thuận trong nhân viên và có thể không công bằng nếu thực tế là tất cả nhân viên đều tốt Phân phối cưỡng bức Kết thúc với số lượng nhân viên trong mỗi nhóm đã biết trước Kết quả đánh giá tùy thuộc vào sự hạn chế trong sự lựa chọn ban đầu đối với điểm chốt (cut-off) Sự việc then chốt Giúp xác định cái gì là “đúng” hay “sai” về hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên; buộc người đánh giá phải đánh giá nhân viên một cách liên tục Khó đánh giá hoặc xếp hạng nhân viên này so với nhân viên khác Thang điểm đánh giá gắn với hành vi Cung cấp các “mối liên kết” hành vi. BARS là rất chính xác. Các tiêu chuẩn rõ ràng hơn. Các sự kiện then chốt cung cấp các phản hồi tốt. Các nhóm yếu tố hiệu quả thực hiện công việc độc lập. Đánh giá của những người đánh giá khác nhau đều nhất Khó xây dựng và tốn thời gian quán và tin cậy Quản lý bằng mục tiêu Gắn với các mục tiêu hiệu quả thực hiện công việc được cùng thống nhất Tốn thời gian. Quy trình phụ thuộc vào việc đưa ra các mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được. Phụ thuộc vào việc người đánh giá có biết công việc của nhân viên hay không và khả năng tự tin trong việc đưa ra các mục tiêu. Xây dựng chế độ đãi ngộ: Xây dựng kế hoạch lương, thưởng Lương Thưởng Các phúc lợi khác (trực tiếp hoặc gián tiếp, tài chính hoặc phi tài chính): bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, nghỉ phép,… c. Tuyển dụng, đào tạo Phân tích nhu cầu đào tạo Thiết kế chương trình đào tạo Các phương pháp và nội dung đào tạo Đánh giá hiệu quả đào tạo và đề xuất cải tiến 1.8.5. Quản trị tài chính sàn giao dịch a. Xây dựng kế hoạch tài chính o Nội dung, số lượng, tốc độ tiến triển của các khoản thu/chi o Thời điểm phát sinh các khoản thu/chi o Tổng hợp dòng tiền b. Hạch toán, kế toán o Xây dựng hệ thống sổ sách kế toán o Thiết lập các thủ tục thu/chi o Quản lý tiền mặt o Lập các báo cáo tài chính theo định kỳ c. Quản lý nguồn vốn o Quản lý vốn đầu tư vào các dự án kinh doanh o Nắm tiến độ sử dụng vốn o Nắm tiến độ huy động vốn từ các nguồn o Xây dựng kế hoạch trả nợ (nếu có) o Phân tích các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả tài chính doanh nghiệp 3.6. Chọn nhân sự quản lý, điều hành sàn giao dịch a. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của vị trí quản lý, điều hành Ø Chức năng: o Điều hành hoạt động của bộ phận mình phụ trách Ø Nhiệm vụ: o Thay mặt lãnh đạo cấp trên thực hiện các nhiệm vụ được giao o Duy trì hoạt động của bộ phận mình phụ trách một cách trơn tru o Phối hợp với các bộ phận có liên quan để sàn giao dịch vận hành tốt Ø Quyền hạn: o Thực hiện các công việc trong thẩm quyền của vị trí mình đảm nhiệm o Ra quyết định trong phạm vi được ủy quyền o Giao việc cho các nhân viên, chuyên viên thuộc bộ phận mình phụ trách b. Tiêu chuẩn của vị trí quản lý, điều hành Ø Yêu cầu trình độ: o Trình độ học vấn o Trình độ chuyên môn o Chứng chỉ hành nghề Ø Yêu cầu kinh nghiệm: o Số năm làm việc o Số năm làm việc ở vị trí quản lý o Số năm làm việc trong lĩnh vực bất động sản Ø Yêu cầu tố chất: o Phẩm chất cá nhân o Kỹ năng/tố chất lãnh đạo o Phẩm chất, đạo đức kinh doanh Ø Yêu cầu khác: o Tuổi tác/giới tính/sức khỏe o Phẩm chất chính trị c. Tuyển chọn: Ø Phương thức đánh giá: o Tìm hiểu sơ yếu lý lịch o Lời giới thiệu của bên thứ ba (vd: nơi làm việc cũ) o Làm bài thi o Phỏng vấn (trực tiếp hoặc gián tiếp) Ø Nội dung đánh giá: o Độ tuổi/giới tính o Ngoại hình o Chỉ số thông minh, chỉ số cảm xúc o Kỹ năng/tố chất lãnh đạo (SUNLAW FIRM: Bài viết được đăng tải nhằm mục đích giáo dục, phổ biến, tuyên truyền pháp luật và chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước không nhằm mục đích thương mại. Thông tin nêu trên chỉ có giá trị tham khảo vì vậy Quý khách khi đọc thông tin này cần tham khảo ý kiến luật sư, chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng vào thực tế.)