Bài giảng Phân tích công việc quản trị

CHƯƠNG III: Â Í Ô ỆPH N T CH C NG VI C Mục tiêu: 1 Nắm được khái niệm bản chất và ứng.        ,          dụng của phân tích công việc 2 ì hiể iế ì h hâ í h ô iệ. T m  u t n tr n  p n t c  c ng v c. 3. Giới thiệu các phương pháp thu thập  thông tin để phân tích công việc. 4. Thực hành viết bản mô tả công việc và  bản tiêu chuẩn công việc. Mục tiêu chiến Nghề lược Chức năng nhiệm Công việc , vụ Vị t í Các công việc cụ r thể của từng bộ phận Nhiệm vụ . ỗ¾ Nắm vững công việc ¾ Có đủ những phẩm chất kỹM i người sẽ  hoàn thành  , năng cần thiết ¾ Có ôi t ờ là iệ th ậ l itốt công  việc  khi: m rư ng m v c u n ợ Phân tích công việc là chìa khoá là nội dung có ý nghĩa, sống còn của bất cứ một hệ thống Quản trị nguồn nhân l hiệ đ i àực n ạ n o. John Ivancevich Phân tích công việc là gì ? -Là quá trình tìm hiểu và xác định: Nhiệm vụ trách nhiệm quyền hạn khi , , thực thi công việc; Các điều kiện tiến hành công việc; Các tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc; Các phầm chất, kỹ năng nhân viên cần phải có để thực hiện công việc . Sản phẩm của Phân tích công việc:            1. Bảng mô tả công việc. 2. Bảng tiêu chuẩn nhân viên. Bả ô tả ô iệng m    c ng v c: Tên công việc;- - Tóm tắt công việc; Các mối quan hệ trng thực hiện công việc;- - Chức năng, trách nhiệm trong công việc; Quyền hạn của người thực hiện công việc;- - Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng thực hiện công việc; - Điều kiện làm việc. Bả tiê h ẩ hâ iêng  u c u n n n v n: - Trình độ (văn hoá, chuyên môn, ngoại ngữ) Kinh nghiệm công tác;- - Tuổi đời, sức khoẻ; Đặc điểm tâm lý cá nhân;- - Ngoại hình, giọng nói; Các năng lực khác- … - Hoàn cảnh gia đình. Phân tích công việc để làm gì?            -Bảng Mô tả công việc -Bảng Tiêu chuẩn nhân viên nhằm: + Đề ra tiêu chuẩn tuyển dụng; + Phân công, bố trí nhân viên; + Thiết kế chương trình đào tạo; + Đánh giá năng lực thực hiện công việc; + Cải thiện điều kiện làm việc; + Định giá công việc; + Trả công khen thưởng , . Ai ầ kế ả hâ í h ô iệ ? c n  t qu  p n t c  c ng v c ‐ Chuyên viên tuyển dụng; ‐ Nhà quản lý; ‐ Người thiết kế bảng lương; Người lập kế hoạch;‐ ‐ Chuyên viên phát triển nhân sự; ‐ Người thực hiện công việc; Người giám sát‐ . Ai ẽ iế hà h hâ í h ô iệ ? s  t n  n  p n t c  c ng v c 1 Chuyên viên  bên ngoài. 2. Chuyên gia bên trong 3. Người giám sát (cấp trên trực  tiế )p 4. Người thực hiện công việc. Cụ thể:‐ Chuyên gia nhân lực: Quan sát và phân tích công việc; Giám sát trực tiếp và người thực hiện công việc: liệt ‐ kê các hoạt động, điền vào bảng câu hỏi; ‐ Chuyên gia nhân lực: phát thảo bảng mô tả công việc và  bàng tiêu chuẩn nhân viên; ‐ Giám sát trực tiếp và người thực hiện công việc: xem  xét và góp ý cho hai bảng trên. Trình tự tiến hành        phân tích công  việc? Xem xét lại cơ cấu tổ chức và điểm lại tất cả 1. các dạng công việc có trong tổ chức. 2. Xác định mục đích của phân tích công việc  (xem kết quả của phân tích công việc sẽ  được sử dụng như thế nào?). 3. Chọn các công việc cần phân tích. 4. Tập hợp thông tin, dữ liệu cần thiết bằng  á   h   há  thí h hc c p ương p p c ợp. 5. Thiết lập bảng mô tả công việc. 6 Thiết lập bảng tiêu chuẩn nhân viên. . Thông tin cần thu thập. ‐ Các tài liệu hiện có của doanh nghiệp như sơ đồ tổ  chức, quy trình công việc, cơ cấu lao động, quy  trình sản xuất, chương trình và nội dung đào tạo. ‐ Các thông tin chung và cơ bản về công việc từ người  quản lý. Cá  thô  ti    thể   hi tiết h  từ  ời th  ‐ c ng n cụ , c ơn ngư ực hiện công việc. Tác dụng của các sơ đồ: 1. Sơ đồ tổ chức: Biết đựơc các mối quan hệ trên dưới,  quan hệ qua lại trong cơ cấu tổ chức của doanh  nghiệp. 2. Sơ đồ quy trình làm việc: ‐ Biết các công việc cóliên hệ với nhau như thế nào? ‐ Biết dòng công việc cần thực hiện để ra được một sản  phẩm hay dịch vụ mong muốn. Các phương pháp thu thập thông tin: 1. Quan sát; 2. Phỏng vấn; 3. Bảng câu hỏi; 4. Nhật ký công việc. Ph há bả â hỏiương p p  ng c u  ¾Cách làm: Yêu cầu nhân viên điền câu  trả lời vào bảng câu hỏi để mô tả  nhiệm vụ  bổn phận  trách nhiệm của , , mình trong công việc. ể¾Ưu đi m: ? ¾Nh điể ?ược m: Phương pháp: Bảng câu hỏi. ¾Ưu điểm: Nhanh chóng – là cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin từ rất nhiều người. ¾Nhược điểm: Mất nhiều thời gian để chuẩn bị và thử nghiệm bảng câu hỏi . Phương pháp phỏng vấn . Ai sẽ là người trả lời phỏng vấn? Là người hiểu biết về công việc! ‐ Người làm công việc đó; ‐ Những người chung quanh; ‐ Người giám sát trực tiếp; Phương pháp phỏng vấn. Ư điể ?u  m:  Nhược điểm: ? Phương pháp phỏng vấn. Ưu điểm: Nhanh, cách thức ngắn  nhất để tìm kiếm những thông tin  dễ bị bỏ     qua. ểNhược đi m: Thông tin không chính xác do chủ tâm của người trả lời. Những câu hỏi nào thường đặt ra trong  phỏng vấn? ‐ Anh (chị) tham gia vào những mảng hoạt động nào? ‐ Anh (chị) đã làm những công việc gì? ‐ Những trách nhiệm chính trong công việc của anh (chị)? ‐ Anh (chị) làm việc trong môi trường như thế nào? ‐ Cần phải có trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng như thế nào  để thực hiện công việc? ‐ Công việc có đòi hỏi những tiêu chuẩn về thể chất không; ‐ Điều kiện làm việc có ảnh hưởng đến sức khoẻ của  anh (chị)  không? Có rủi ro  nguy hiểm nào khi anh (chị) thực hiện công việc của ‐ , mình hay không? ‐ Đâu là những tiêu chuẩn đánh giá công việc của anh (chị)? Lưu ý khi phỏng vấn: ‐ Người phân tích công việc và người giám sát thảo  luận với nhau để xác định nên phỏng vấn ai (nhân  viên nào hiểu biết tốt nhất về công việc). N ời  hỏ   ấ   h h  hó   hiế  lậ    hệ ‐ gư p ng v n n an c ng t t p quan với người được phỏng vấn. Áp dụng các câu hõi đóng mở  nhớ tạo điều kiện ‐ ‐ , cho người được hỏi trả lời rộng hơn. ‐ Cần liệt kê nhiệm vụ theo trình tự về tầm quan  trọng và mức độ thường xuyên xảy ra. ‐ Sau khi hoàn tất việc phỏng vấn, xem lại và kiểm    à   há  d  liệtra ng y t ng, ữ u. Cách đặt câu hỏi: Trong một bộ bài gồm 52 quân: … tôi rút ra một quân và đề nghị các anh (chị) đặt các  â  hỏi “đú   i”c u ng – sa . … để biết được con bài tôi đang cầm là con bài nào.   hì  ối  hiể   á   h  hị  hải đặ  b   hiê   â  hỏi?… t t t u c c an c p t ao n u c u Phương pháp quan sát ¾ Cách làm: Quan sát và ghi lại các hoạt  động của người thực hiện công việc. ¾Ưu điểm: ? Nh điể ?¾ ược m: CÂU HỎI THẢO LUẬN 1. Tiến trình phân tích công việc? Nội dung các giai đoạn  trong tiến trình đó? 2 Các phương pháp phân tích công việc?. 3. Hãy đề nghị nhiệm vụ phân tích một công việc? Tiến  hành phân tích công việc trên và báo cáo kết quả? 4. Thiết kế công việc là gì? Các yếu tố ảnh hưởng và các  phương pháp thiết kế công việc? h h ế kế5. Các xu  ướng trong t i t   công việc. 6. Khái niệm về định mức lao động và các phương pháp  định mức được sử dụng?