Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn ở công ty

XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN Ở CÔNG TY Các vấn đề chung về tiêu chuẩn hố 1. Các khái niệm cơ bản 1.1. Tiêu chuẩn Có nhiều định nghĩa khác nhau, thay đổi theo thời gian, phản ánh quan điểm khác nhau về tiêu chuẩn Hiện tại, tổ chức Tiêu chuẩn hố quốc tế (ISO) đưa ra một định nghĩa tiêu chuẩn, được nhiều quốc gia, tổ chức công nhận rộng rãi, định nghĩa này như sau: Tiêu chuẩn là tài liệu được thiết lập bằng cách thoả thuận và do một cơ quan được thừa nhận phê duyệt nhằm cung cấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả hoạt động để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. 1.2. Tiêu chuẩn hố Khác với tiêu chuẩn, định nghĩa về Tiêu chuẩn hố không thay đổi nhiều, về bản chất Tiêu chuẩn hố là hoạt động bao gồm: đưa ra tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn. Định nghĩa đầy đủ của ISO vê Tiêu chuẩn hố như sau: Tiêu chuẩn hố là một hoạt động thiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại đối với những vấn đề thực tế hoặc tiềm ẩn, nhằm đạt được mức độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định. 2. Mục đích của tiêu chuẩn hố Mục đích của tiêu chuẩn hố đã được thể hiện trong định nghĩa của tiêu chuẩn hố đó là "nhằm đạt tới một trật tự tối ưu trong một hồn cảnh nhất định". Cụ thể, các mục đích đó là: a. Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin (thông hiểu): Phục vụ cho mục đích này là những tiêu chuẩn định nghĩa, các thuật ngữ, quy định các ký hiệu, dấu hiệu để dùng chung. Ví dụ ký hiệu tốn học, nguyên tố hố học, ký hiệu tượng trưng các bộ phận, chi tiết trên bản vẽ, ký hiệu vật liệu... b. Đơn giản hố, thống nhất hố tạo thuận lợi phân công, hợp tác sản xuất, tăng năng suất lao động, thuận tiện khi sử dụng, sửa chũa (kinh tê): Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về các chi tiết nguyên vật liệu điển hình như bu lông, đai ốc, vít, đinh tán, thép định hình (I, U, L, T), động cơ, hộp đổi tốc, bánh răng, đai truyền (curoa) các kích thước lắp ráp: bóng đèn - đui đèn, máy ảnh -ống kính, độ bắt sáng của phim ảnh... c. Đảm bảo vệ sinh, an tồn cho người sử dụng, người tiêu dùng Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về môi truờng nước, không khí, tiếng ồn, các tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm, an tồn cho sản phẩm, thiết bị (bàn là, bếp điện, máy giặt, thang máy, dụng cụ bảo hộ lao động: kính, găng, ủng, mặt nạ phòng độc). Các tiêu chuẩn loại này thường là bắt buộc theo các văn bản pháp luật tương ứng d- Thúc đẩy thương mại tồn cầu Việc hồ nhập tiêu chuẩn giữa các nước xuất khẩu và nhập khẩu tạo điều kiện thuận lợi cho thương mại tồn cầu: trao đổi hàng hố sản phẩm, trao đổi thông tin. Trong nền kinh tế kế hoạch hố tập trung trước đây, người ta cho rằng, tiêu chuẩn hố có những mục đích chính như sau: - Thúc đẩy áp dụng kỹ thuật mới, nâng cao năng suất lao động xã hội - ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm, công trình - Góp phần hồn thiện tổ chức quản lý nền kinh tế quốc dân - Sử dụng hợp lý tài nguyên tiết kiệm nguyên vật liệu - Đảm bảo an tồn lao động, sức khoẻ con người - Phục vụ tốt nhu cầu quốc phòng - Phát triển hợp tác quốc tế khoa học kỹ thuật, đẩy mạnh xuất khẩu, hướng dẫn nhập khẩu. Để tránh khuynh hướng sai lầm trong tiêu chuẩn hố, cần nêu rõ một số nét không phải là mục đích của tiêu chuẩn hố: - Không làm cho mọi thứ giống hệt nhau một cách không cần thiết - Không đưa ra khuôn mẫu để mọi người áp dụng máy móc mà không cần suy xét - Không hạ thấp chất luợng tới mức tầm thường chỉ vì mục đích để tiêu chuẩn được áp dụng rộng rãi - Không ra lệnh hay cưỡng bức. Tiêu chuẩn chỉ là một tài liệu có thể sử dụng trong hợp đồng hay trong văn bản pháp luật. 3. Đối tượng của tiêu chuẩn hố Đối tượng của tiêu chuẩn hố là các chủ đề của tiêu chuẩn. Chủ đề tiêu chuẩn hố có thể là sản phẩm (viên gạch, bu lông, bánh răng, đường ống), nguyên vật liệu (than, sắt thép, xi măng, cát, sỏi...), máy móc thiết bị (động cơ ô tô, động cơ điện, máy bơm, máy nén khí...). Đối tượng của tiêu chuẩn có thể là một quá trình (ví dụ: phương pháp xác định nhiệt lượng của than đá...), cũng có thể là nhưng đối tượng không phải sản phẩm như (đơn vị đo lường, ký hiệu các nguyên tố hố học, ký hiệu tốn học, dấu hiệu chỉ đường...) Nội dung một tiêu chuẩn có thể quy định về một đối tượng, cũng có thể quy định một vài khía cạnh của một đối tượng. Tên của tiêu chuẩn phản ảnh đối tượng của tiêu chuẩn. 4. Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hố Để hoạt động tiêu chuẩn hố được tiến hành một cách hiệu quả cần tuân thủ một số nguyên tắc chính như sau: Nguyên tắc 1: Đơn giản hố Tiêu chuẩn hố trước hết là đơn giản hố, có nghĩa là loại trừ những sự quá đa dạng không cần thiết. Trong sản xuất đó là việc loại bỏ các kiểu loại, kích cỡ không cần thiết chỉ giữ lại những gì cần thiết và có lợi cho trước mắt và tương lai. Nguyên tắc 2: Thoả thuận Tiêu chuẩn hố là một hoạt động đòi hỏi phải có sự tham gia, hợp tác bình đẳng của tất cả các bên có liên quan. Nói chung, khi tiến hành công tác tiêu chuẩn hố phải có một sự dung hồ quyền lợi của các bên. Nguyên tắc 3: áp dụng Tiêu chuẩn hố gồm hai mảng công việc chính là xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn vì vậy phải làm sao cho các tiêu chuẩn áp dụng được, có như vậy tiêu chuần hố mới đem lại hiệu quả. Bất cứ một cơ quan, tổ chức tiêu chuẩn hố nào nếu chỉ chú ý đến việc ban hành tiêu chuẩn mà không chú ý đến áp dụng tiêu chuẩn, thì hoạt động tiêu chuẩn hố sẽ không đem lại hiệu quả mong muốn. Nguyên tắc 4: Quyết định, thống nhất Việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn không phải lúc nào cũng đảm bảo được nó là một giải pháp tuyệt đối ưu việt. Trong nhiều trường hợp các tiêu chuẩn được xuất phát từ các yêu cầu thực tế, không thể chờ đợi có sự nhất trí tuyệt đối, hồn hảo. Lúc đó giải pháp của tiêu chuẩn là giải pháp đưa ra các quyết định để thống nhất thực hiện. Nguyên tắc 5: Đổi mới Tiêu chuẩn hố là một giải pháp tối ưu trong một khung cảnh nhất định cho nên các tiêu chuẩn phải luôn luôn được sốt xét lại cho phù hợp với khung cảnh luôn luôn thay đổi. Trong thực tế tiêu chuẩn phải được xem xét nghiên cứu và sốt xét lại một cách định kỳ hay bất cứ lúc nào nếu thấy cần thiết. Nguyên tắc 6: Đồng bộ Công tác tiêu chuẩn hố phải tiến hành một cách đồng bộ. Trong khi xây dựng tiêu chuẩn cần xem xét sự đồng bộ giữa các loại tiêu chuẩn, các cấp tiêu chuẩn, các đối tượng tiêu chuẩn có liên quan. Ngồi ra phải chú ý đến sự đồng bộ của khâu xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn. Nguyên tắc 7: Pháp lý Tiêu chuẩn ban hành ra là để áp dụng, nhưng phương pháp đưa tiêu chuẩn vào thực tế có khác nhau. Nói chung ở các cấp, bộ, công ty, tiêu chuẩn hố được ban hành là dể bắt buộc áp dụng. ở cấp quốc tế và khu vực nói chung, tiêu chuẩn là để khuyến khích áp dụng nhưng nó sẽ trở thành pháp lý khi các bên thoả thuận với nhau hoặc đưọc chấp nhận thành tiêu chuẩn bắt buộc ở cấp quốc gia hay các cấp khác. ở cấp quốc gia việc qui định tiêu chuẩn là bắt buộc hay chỉ khuyến khích phụ thuộc vào nhiều yếu tố. Cấp, loại, hình thức hiệu lực của tiêu chuẩn 1 .Cấp tiêu chuẩn Tuỳ theo quy mô, phạm vi hoạt động của cơ quan, tổ chức công bố (ban hành) tiêu chuẩn mà người ta chia tiêu chuẩn thành ra các cấp sau đây: Cấp quốc tế: Tiêu chuẩn do các tổ chức tiêu chuẩn có phạm vi hoạt động tồn cầu công bố: ISO, IEC, CAC, ITU, ... - Cấp khu vực: Tiêu chuẩn do các tổ chức tiêu chuẩn hố khu vực công bố: EN (tiêu chuẩn Châu Âu), ENELEC (tiêu chuẩn điện Châu Âu)... Cấp quốc gia: Tiêu chuẩn do các tổ chức tiêu chuẩn quốc gia công bố: DIN (Đức), ANSI (Mỹ), BSI (Anh), TCVN (Việt Nam). - Cấp ngành hay hội: Tiêu chuẩn do các tổ chức tiêu chuẩn ngành hay hội (liên kết nhiều công ty) công bố: ngành chế tạo ô tô, hội thử nghiệm vật liệu... Cấp công ty: Tiêu chuẩn do một công ty công bố, ví dụ tiêu chuẩn hãng Philíp, tiêu chuẩn công ty Siemen... Khi nói về "cấp tiêu chuẩn" người ta chỉ đơn giản nói về "cỡ" của tổ chức công bố tiêu chuẩn (công ty, quốc gia hay quốc tế) và mức độ phạm vi tham gia đông đảo của tập thể xây dựng tiêu chuẩn. Cấp tiêu chuẩn không nói về tính "cao thấp" của "chất lượng" tiêu chuẩn cũng như không phản ánh mức độ áp dụng rộng rãi của tiêu chuần. Một tiêu chuẩn của một ngành hay hội có thể được áp dụng rộng rãi trong nhiều quốc gia, khu vực, thậm chí áp dụng rộng rãi trên tồn thế giới. Trong khi đó thì một tiêu chuẩn quốc gia có khi chỉ áp dụng trong một vài tổ chức hay cá nhân nào đó. 2. Phân loại tiêu chuẩn Có nhiều cách phân loại tiêu chuẩn, người ta có thể phân loại tiêu chuẩn theo đối tượng của tiêu chuẩn, tức là theo những vấn đề mà tiêu chuẩn đề cập đến, cũng có thể phân loại theo mục đích của tiêu chuẩn, phân loại theo vị trí pháp lý của tiêu chuẩn. 2.1. Phân loại tiêu chuẩn theo đối tượng Theo đối tượng, tiêu chuẩn được phân thành 3 loại: Tiêu chuẩn cơ bản: - Là những tiêu chuẩn sử dụng chung cho nhiều ngành, nhiều lĩnh vực. Ví dụ: đơn vị đo lường, hằng số vật lý, ký hiệu tốn học... các tiêu chuẩn về số ưu tiên, cách trình bày tiêu chuẩn. - Tiêu chuẩn về sản phẩm hàng hố: - Là các tiêu chuẩn về các vật thể hữu hình như nguyên vật liệu: than, sắt, thép..., các thi tiết, cụm chi tiết: bu lông, trục, động cơ..., các máy móc thiết bị: ô tô, máy kéo... - Tiêu chuẩn về các quá trình: - Là tiêu chuẩn quy định các yêu cầu mà một quá trình sản xuất thử nghiệm hay dịch vụ phải thoả mãn. Ví dụ các phương pháp lấy mẫu, phân tích... 2.2. Phân loại theo mục đích - Các tiêu chuẩn nhằm mục đích thông hiểu: thuật ngữ định nghĩa, dấu hiệu, ký hiệu quy ước... - Các tiêu chuẩn nhằm giảm bớt sự đa dạng và đổi lẫn sản phẩm: các tiêu chuẩn về kích thước, các mối lắp ghép... - Các tiêu chuẩn nhằm mục đích chất lượng: quy định các chỉ tiêu chất lượng mà một sản phẩm hay nguyên vật liệu phải đạt được. - Các tiêu chuẩn nhằm bảo vệ an tồn vệ sinh: quy định riêng về các chỉ tiêu an tồn hay vệ sinh mà sản phẩm phải đạt, đây là những chỉ tiêu tối thiểu mà sản phẩm phải thoả mãn, nhằm bảo vệ người tiêu dùng. 2.3. Phân loại theo vai trò pháp lý của tiêu chuẩn Theo vai trò pháp lý, người ta chia tiêu chuẩn ra làm 2 loại: tiêu chuẩn bắt buộc và tiêu chuẩn tự nguyện. Tiêu chuẩn bắt buộc: là tiêu chuẩn mà những người có liên quan có nghĩa vụ thực hiện Tiêu chuẩn tự nguyện : là tiêu chuẩn có sẵn, ai thấy ích lợi thì dùng. Hầu hết các tiêu chuẩn khi công bố là tự nguyện, các cơ quan của chính phủ, các tổ chức kinh tế, xã hội... theo quyền hạn của mình ban hành các văn bản pháp luật trong đó có "tham chiếu" các tiêu chuẩn, khi ấy nó trở thành bắt buộc. 3. Hiệu lực của tiêu chuẩn Như trên đã trình bày, xét về tính chất pháp lý, người ta chia tiêu chuẩn ra làm 2 loại: tiêu chuẩn bắt buộc (mandatory standard) và tiêu chuẩn tự nguyện (voluntory standard), đôi khi người ta cũng gọi đó là "hình thức hiệu lực" của tiêu chuẩn và gọi bằng tên khác là "chính thức" và "khuyến khích". Hình thức hiệu lực của một tiêu chuẩn chỉ ra rằng, việc áp dụng tiêu chuẩn đó là bắt buộc hay tự nguyện. ở các nước công nghiệp phát triển hầu như tồn bộ tiêu chuẩn (100%) là tự nguyện. ở nước ta trước đây, cũng như các nước XHCN khác, hầu hết tiêu chuẩn (trên 90%) là bắt buộc. Thực ra điều ấy cũng chỉ là "hình thức", nó không phản ảnh thực chất của việc áp dụng tiêu chuẩn. ở các nước công nghiệp, tổ chức Tiêu chuẩn hố quốc gia thường không phải là một cơ quan của Chính phủ vì vậy họ thường chỉ công bố tiêu chuẩn tự nguyện. Nếu các cơ quan của Chính phủ thấy cần thiết phải quy định bắt buộc sử dụng một tiêu chuẩn nào đó thì họ đưa tiêu chuẩn đó vào nội dung của một văn bản pháp luật. Trong thực tế, một tỷ lệ khá lớn các tiêu chuẩn đã trở thành "bắt buộc" theo cách này. ở các nước đang phát triển, đặc biệt là các nước quản lý kinh tế kế hoạch hố tập trung, tổ chức Tiêu chuẩn hố quốc gia thường là một cơ quan Chính phủ (thậm chí tiêu chuẩn do một bộ trưởng ký ban hành) nên họ có quyền quy định tất cả tiêu chuẩn là bắt buộc. Trong thực tế, điều đó có thực hiện được không lại là một vấn đề khác. Về nguyên tắc, hầu hết các tiêu chuẩn của một công ty là tiêu chuẩn bắt buộc (tất nhiên trong phạm vi công ty đó); tiêu chuẩn ngành (hội) quốc gia, khu vực hay quốc tế đều là tự nguyện Quá trình xây dựng tiêu chuẩn Để thực hiện các nguyên tắc của tiêu chuẩn hố, đặc biệt là nguyên tắc "thoả thuận" người ta thực hiện xây dựng tiêu chuẩn theo "phương pháp ban kỹ thuật" tức là lập một Ban kỹ thuật tập hợp tất cả các bên quan tâm tới đối tượng tiêu chuẩn (đề mục tiêu chuẩn) để soạn ra tiêu chuẩn đó. Về đại thể, việc xây dựng tiêu chuẩn ở tất cả các cấp (quốc tế, quốc gia, hội, công ty...) tất cả các ngành, các lĩnh vực chuyên môn đều theo những nét lớn giống nhau, chỉ khác nhau ở những chi tiết cụ thể. 1. Ban kỹ thuật 1.1. Ban kỹ thuật là gì ? Ban kỹ thuật là một tổ chức tập hợp những người thay mặt cho các bên quan tâm tới đối tượng tiêu chuẩn hay một nhóm tiêu chuẩn về một sản phẩm hay một lĩnh vực chuyên môn nhất định để soạn thảo tiêu chuẩn cho sản phẩm hay lĩnh vực chuyên môn đó. Bên dưới Ban kỹ thuật là Tiểu ban và Nhóm công tác. 1.2. Thành phần ban kỹ thuật Thành phần Ban kỹ thuật gồm tất cả các bên quan tâm tới đối tượng tiêu chuẩn. Đối với tiêu chuẩn của sản phẩm thường có các nhóm quan tâm sau đây: - Nhà sản xuất sản phẩm - Người tiêu thụ hay tiêu dùng sản phẩm - Các cơ quan tổ chức hay nghiên cứu khoa học - Các cơ quan của chính phủ Mỗi Ban kỹ thuật thường có từ 9 đến 20 thành viên, trong ban kỹ thuật có 1 uỷ viên thư ký là người của cơ quan Tiêu chuẩn hố. Ban ky thuật của tổ chức ISO tập hợp tất cả các đại diện của tất cả các quốc gia quan tâm đến đề mục tiêu chuẩn, không loại trừ một quốc gia nào, miễn là họ thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thành viên ban kỹ thuật (đi họp, góp ý kiến, biểu quyết đầy đủ). Tổ chức ISO đã thành lập khoảng 220 ban kỹ thuật, trong đó có gần 200 ban đang còn hoạt động. Mỗi tổ chức Tiêu chuẩn hố quốc gia có chừng vài chục tới vài trăm ban kỹ thuật, tập hợp chừng vài trăm tới vài ngàn cán bộ bên ngồi cơ quan Tiêu chuẩn hố tham gia vào hoạt động xây dựng tiêu chuẩn. 1.3. Nhiệm vụ của ban kỹ thuật Nhiệm vụ chủ yếu của ban kỹ thuật là xây dựng tiêu chuẩn, ngồi ra còn một số nhiệm vụ khác. - Sốt xét (sửa đổi, thay thế) tiêu chuẩn - Đề nghị kế hoạch xây dựng, sốt xét tiêu chuẩn - Góp ý cho các dự thảo tiêu chuẩn của các ban kỹ thuật khác có liên quan. - Tham gia hoạt động của các ban kỹ thuật cấp trên hoặc cấp dưới. 2. Quá trình xây dựng tiêu chuẩn Quá trình xây dựng tiêu chuẩn gồm những bước chủ yếu sau đây (nhưng không chỉ giới hạn trong những bước này): - Đề nghị đề mục tiêu chuẩn - Phê duyệt kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn - Lập dự thảo ban kỹ thuật - Gửi dự thảo ban kỹ thuật lấy ý kiến rộng rãi - Lập dự thảo cuối cùng - Phê duyệt và phát hành tiêu chuẩn. Quá trình xây dựng một tiêu chuẩn từ khi bắt đầu đến kết thúc thường là 5 năm hoặc hơn (với TC ISO), từ 3 đến 5 năm (với TC quốc gia của các nước nói chung) và 1 đến 2 năm đối với TCVN. 2.1. Đề nghị đề mục tiêu chuẩn Mọi tập thể hay cá nhân trong tổ chức tiêu chuẩn có thể đề nghị đề mục xây dựng tiêu chuẩn. Trong tổ chức ISO, mọi quốc gia thành viên ISO có thể đề nghị mục xây dựng tiêu chuẩn ISO, trong công ty, mọi bộ phận (marketing, thiết kế, cung ứng, kiểm sốt chất lượng, bảo hành...) đều có thể đề nghị xây dựng tiêu chuẩn công ty. 2.2. Phê duyệt kế hoạch xây dựng tiêu chuẩn. Vì không có đủ nguồn lực (nhân lực, tài chính...) để thực hiện mọi đề nghị đề mục tiêu chuẩn, nên tổ chức nào cũng cần quy định thủ tục đề phê duyệt xem những đề mục nào sẽ được thực hiện trong những khoảng thời gian nhất định. Những căn cứ để phê duyệt là tính cấp bách của đề mục, ý nghĩa và mức độ quan tâm của các thành viên trong tổ chức, khả năng thực hiện, các nguồn lực ... 2.3. Soạn thảo dự thảo đề nghị Dự thảo đề nghị là sơ thảo đầu tiên củạ tiêu chuẩn. Dự thảo này có thể do chính người (tổ chức) đề nghị đề mục tiêu chuẩn soạn thảo ra đề trình cho ban kỹ thuật. Nếu đề mục xây dựng được phê duyệt khi chưa có dự thảo đề nghị thì ban kỹ thuật phải chỉ định ra một nhóm làm việc để soạn thảo dự thảo đề nghị này. 2.4. Lập dự thảo ban kỹ thuật Dự thảo đề nghị sau khi được các thành viên ban kỹ thuật xem xét, sửa chữa, nhất trí thông qua thì trở thành dự thảo ban kỹ thuật. 2.5. Gửi dự thảo ban kỹ thuật đi lấy ý kiến rộng rãi Dự thảo ban kỹ thuật sẽ được gửi đi lấy ý kiến rộng rãi. Thông thường sẽ có một thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng để mọi người quan tâm có thể nhận được dự thảo ban kỹ thuật nếu họ muốn. Người ta cũng ấn định một khoảng thời gian (dài ngắn tuỳ theo thủ tục cụ thể) để mọi người gửi ý kiến góp ý về ban kỹ thuật. 2.6. Lập dự thảo cuối dùng Các ý kiến đóng góp sẽ được ban kỹ thuật xem xét, khi cần có thể mời người đã góp ý đến để trình bày và cùng thảo luận. Dự thảo tiêu chuẩn đã được sửa chữa sau khi xem xét tới tất cả các ý kiến đóng góp là dự thảo cuối cùng. 2.7. Phê duyệt và phát hành tiêu chuẩn Dự thảo cuối cùng cùng với hồ sơ xây dựng tiêu chuẩn (các dự thảo trước, các ý kiến đóng góp, biên bản các cuộc họp, các tài liệu tham khảo...) được chuyển lên bộ phận có thẩm quyền theo quy định để phê duyệt. 3. Chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế thành tiêu chuẩn quốc gia Tiêu chuẩn quốc gia có thể được xây dựng từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau: kết quả của các chương trình nghiên cứu tiêu chuẩn của các công ty, các ngành đã được sử dụng trước đó nhưng có một nguồn rất quan trọng đó là công nhận tiêu chuẩn quốc tế. 3.1. Tại sao phải chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế thành tiêu chuẩn quốc gia ? - Lý do kinh tế: Tiêu chuẩn quốc tế đã được nghiên cứu, xây dựng và áp dụng ở nhiều nước, đã được kiểm nghiệm trong thực tế nên khi xây dựng TCQT chúng ta có thể tham khảo để tiết kiệm thời gian và kinh phí. - Lý do hồ nhập: Để tạo điều kiện cho việc tiếp thu kinh nghiệm, trao đổi kiến thức, trao đổi hàng hố... các tổ chức kinh tế, xã hội, khoa học... quốc tế thường yêu cầu các quốc gia thành viên "hồ hợp" tiêu chuẩn quốc gia trên cơ sở các tiêu chuẩn quốc tế, nếu đã có tiêu chuẩn quốc tế, trong lĩnh vực, phạm vi đó. 3.2. Tại sao không dịch "nguyên si" các tiêu chuẩn quốc tế - Bản thân TCQT đôi khi cũng có những sai lỗi nhỏ. - Có thể có các cách diễn đạt khác nhau về đơn vị đo lường hay ký hiệu chữ cái, hình vẽ... cần phải chú giải thêm. - Cần lựa chọn, nếu tiêu chuẩn quốc tế đưa ra quá nhiều phương án, quá nhiều giải pháp. Một số quy định của TCQT không thể sử dụng được trong điều kiện trang thiết bị, nguyên vật liệu của chúng ta vì vậy cần thay đổi các quy định đó cho thích hợp. 3.3. Nguyên tắc khi chấp nhận tiêu chuẩn quốc tế thành tiêu chuẩn quốc gia Các tổ chức quốc tế khuyến khích các quốc gia chấp nhận càng nhiều càng tốt các tiêu chuẩn quốc tế thành tiêu chuẩn quốc gia, đồng thời phải bảo đảm các nguyên tắc sau: Chỉ sửa chữa thay đổi các điều khoản của tiêu chuẩn quốc tế ở nhưng chỗ thật cần thiết, tránh làm xáo trộn các điều khoản chỉ vì lý do hình thức trình bày, điều này gây khó khăn cho việc sử dụng tiêu chuẩn sau này. Cần sử dụng một phương pháp trình bày sao cho phân biệt được ngay những điều nào đã bị thay đổi hay thêm vào. Nếu một tiêu chuẩn quốc gia tương đương với một tiêu chuẩn quốc tế thì nên chỉ rõ số hiệu của tiêu chuẩn quốc tế tương ứng. Áp dụng tiêu chuẩn 1. Khái niệm Trước đây người ta có quan điểm tương đối khắt khe về việc áp dụng tiêu chuẩn. "áp dụng tiêu chuẩn là tiến hành các biện pháp kinh tế, kỹ thuật, pháp lý... để thực hiện các yêu cầu quy định trong tiêu chuẩn". Một tiêu chuẩn được coi là "được áp dụng" khi nào trên thị trường không còn tồn tại những sản phẩm khác với tiêu chuẩn. ở các nước có nền kinh tế thị trường khái niệm áp dụng tiêu chuẩn được hiểu tương đối rộng rãi linh hoạt hơn. "áp dụng tiêu chuẩn là sử dụng tiêu chuẩn trong công việc hàng ngày: giảng dạy, học tập, sản xuất kinh doanh, quản lý hành chính..." Có hai cách áp dụng tiêu chuẩn: - áp dụng trực tiếp là sử dụng tiêu chuẩn trong công việc hàng ngày không qua một tiêu chuẩn hay một tài liệu khác. Hầu hết các tiêu chuẩn công ty là áp dụng trực tiếp, một số các tiêu chuẩn quốc gia cũng có thể được áp dụng trực tiếp : đơn vị đo lường, ký hiệu tốn... - áp dụng gián tiếp là sử dụng tiêu chuẩn thông qua một tiêu chuẩn hay một tài liệu khác: tiêu chuẩn quốc tế được chấp nhận thành tiêu chuẩn quốc gia hay tiêu chuẩn công ty, tiêu chuẩn quốc gia được "thamn chiếu" trong các văn bản pháp luật : Luật môi trường, luật lao động... Vì phần lớn các tiêu chuẩn thuộc loại tự nguyện cho nên một tiêu chuẩn dù có nội dung tốt được mọi người tán thành đến mấy thì cũng không thể được áp dụng đầy đủ "100%" và trên thị trường, thực tế không bao giờ có tồn bộ sản phẩm hàng hố theo đúng tiêu chuẩn. 2. Tiêu chuẩn được sử dụng ở đâu ? Muốn biết tiêu chuẩn có được áp dụng không trước hết ta phải xem, thông thường, tiêu chuẩn được sử dụng ở đâu? chúng ta tạm thời chia ra 3 loại sau đây: 2.1 Sử dụng tiêu chuẩn trong học tập, giảng dạy, trao đổi thông tin Các tiêu chuẩn định nghĩa các khái niệm, thuật ngữ, các ký hiệu viết tắt hoặc hình vẽ...được sử dụng trực tiếp trong các tài liệu giảng dạy, các công trình nghiên cứu, các tiêu chuẩn khác vì nó thuận tiện, mang lại sự thông hiểu chung. 2.2 Sử dụng tiêu chuẩn trong quản lý hành chính, kinh tế, xã hội Để thuận tiện, đơn giản và dễ dàng "cập nhật", thường sử dụng phương pháp "tham chiếu" tiêu chuẩn. Các luật và văn bản dưới luật sau đây thường "tham chiếu" tới các tiêu chuẩn: luật môi trường, luật vệ sinh sức khoẻ, luật lao động... 2.3 Sử dụng tiêu chuẩn trong sản xuất kinh doanh thương mại Các tiêu chuẩn thường được sử dụng trong thiết kế, thử nghiệm, đánh giá kết quả, trong hợp đồng mua bán nguyên vật liệu, sản phẩm, máy móc thiết bị. Để mô tả nguyên vật liệu, đặc tính của sản phẩm, máy móc thiết bị người ta chỉ cần trích dẫn tên và số liệu của tiêu chuẩn là có thể thay cho hàng chục trang mô tả hình vẽ. 3. Lợi ích mang lại do sử dụng tiêu chuẩn 3.1. Thuận tiện, đơn giản khi xây dựng các văn bản pháp luật Các tiêu chuẩn đã được soạn thảo có tính chất "tiên tiến" đồng thời "khả thi". Các văn bản pháp luật dựa trên tiêu chuẩn sẽ có tính "thực tế" đồng thời lại ổn định, đơn giản, dễ dàng "cập nhật" khi cần thiết (chỉ cần sốt xét lại tiêu chuẩn, không cần thay đổi văn bản pháp luật) 3.2 Tăng năng suất, giảm giá thành khi thiết kế, sản xuất Sử dụng nguyên vật liệu, chi tiết, cụm chi tiết theo tiêu chuẩn làm cho: - Giảm khối lượng công việc thiết kế - Giảm chủng loại nguyên vật liệu, có sẵn trên thị trường - Gía thành hạ, giảm chi phí dự trữ, kho tàng - Tăng năng suất - Giảm công việc chi phí bảo hành, sửa chữa sản phẩm. 3.3 Thuận tiện, tiết kiệm, an tồn cho người tiêu dùng Các sản phẩm tiêu chuẩn đã được tính tốn, cân nhắc để có thể đổi lẫn, tương thích với nhau, và thông thường chúng được sản xuất hàng loạt có sẵn trên thị trường. 4. Tại sao tiêu chuẩn không được sử dụng - Không biết có tiêu chuẩn - Không tán thành nội dung của tiêu chuẩn - Cho rằng sử dụng tiêu chuẩn là không có lợi - Không có khả năng áp dụng tiêu chuẩn - Ngại thay đổi thói quen cũ 5. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng tiêu chuẩn 5.1 Xây dựng tiêu chuẩn a. Chọn đề mục xây dựng tiêu chuẩn Đề mục xây dựng tiêu chuẩn phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng tiêu chuẩn. Yêu cầu xây dựng tiêu chuẩn có thể xuất phát từ phía các nhà sản xuất, người tiêu dùng hay các cơ quan của Chính phủ. Nếu đề mục xây dựng tiêu chuẩn chỉ xuất phát từ ý muốn chủ quan của một vài cá nhân thì sau khi ban hành, tiêu chuẩn sẽ không được áp dụng. Khi thiết lập đề án xây dựng tiêu chuẩn cần chỉ rõ tiêu chuẩn đó sẽ được áp dụng kèm với văn bản pháp quy nào, được sử dụng để chứng nhận phù hợp hay tự nguyện áp dụng trong các hợp đồng mua bán. b. Tính áp dụng được của tiêu chuẩn Các quy định trong tiêu chuẩn phải thực tế để tiêu chuẩn có khả thi, ví dụ phù hợp với điều kiện công nghệ, nguyên vật liệu, yêu cầu của khách hàng. Nếu tiêu chuẩn không phản ánh nguyện vọng của khách hàng, nó sẽ không được các nhà sản xuất áp dụng. c. Xây dựng tiêu chuẩn theo nguyên tắc thoả thuận Việc xây dựng tiêu chuẩn phụ thuộc vào các bên có liên quan: nhà sản xuất, người tiêu thụ... Tiêu chuẩn cần phản ánh quan điểm của họ. Vì vậy cần phải xây dựng tiêu chuẩn theo phương pháp Ban kỹ thuật, tức là tập hợp các bên có liên quan trong một tổ chức để soạn thảo tiêu chuẩn. Tiêu chuẩn cần được gửi đi lấy ý kiến rộng rãi, kể cả những người không phải là thành viên Ban kỹ thuật. 5.2 Phổ biến tiêu chuẩn Tiêu chuẩn chỉ có thể được áp dụng khi mọi người biết đến sự tồn tại của nó Cần sử dụng mọi hình thức để công bố rộng rãi danh mục các tiêu chuẩn hiện hành. Việc này phải được thực hiện ngay khi mới thành lập Ban kỹ thuật, chọn đề mục xây dựng tiêu chuẩn đến khi tiêu chuẩn được ban hành. 5.3 Sự hỗ trợ của Chính phủ Sự giúp đỡ của Chính phủ là nhân tố quan trọng tạo thuận lợi cho việc áp dụng tiêu chuẩn. Có khá nhiều tiêu chuẩn là phụ lục của các luật: luật vệ sinh sức khoẻ, luật lao động, luật bảo vệ môi trường, luật chất lượng hàng hố... các cơ quan của Chính phủ lập ra các bộ phận giám sát việc thi hành các luật này. Sự phối hợp giữa các cơ quan giám sát thi hành luật với cơ quan tiêu chuẩn làm cho tiêu chuẩn được áp dụng tốt hơn. Trong một số trường hợp, các cơ quan của Chính phủ là những hộ tiêu thụ một lượng hàng hố lớn (trang bị cho bộ đội, trường học hay nhà trẻ, dùng trong các cóng trình trọng điểm của Nhà nước, nhà máy điện, đường dây chuyền tải điện...). Nếu các cơ quan này sử dụng tiêu chuẩn quốc gia trong hợp đồng tiêu thụ sản phẩm thì sẽ tạo ra một áp lực lớn trong việc áp dụng tiêu chuẩn. Để hỗ trợ các xí nghiệp vừa và nhỏ áp dụng tiêu chuẩn, Chính phủ có thể cho họ vay vốn hay áp dụng xuất thuế ưu đãi, khuyến khích họ đổi mới công nghệ. 6. Vai trò của cơ quan tiêu chuẩn quốc gia trong áp dụng tiêu chuẩn Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia là cơ quan chuyên trách về tiêu chuẩn hố ở trong nước. Tiêu chuẩn có được áp dụng hay không, phần lớn phụ thuộc vào chính cơ quan này. Một số việc nên làm là: a. Đẩy mạnh tuyên truyền phổ biến, đưa tiêu chuẩn tới người sử dụng b. Thúc đẩy áp dụng thông qua chứng nhận sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn Chứng nhận hợp chuẩn và cho phép sử dụng dấu tiêu chuẩn trên sản phẩm là cách tốt nhất thúc đẩy áp dụng tiêu chuẩn. Dấu hợp chuẩn làm cho người tiêu dùng phân biệt sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn với các sản phẩm khác, hướng dẫn người tiêu dùng tiêu thụ sản phẩm hợp chuẩn. Để làm được việc này, hệ thống chứng nhận phải tuân thủ một số nguyên tắc: - Mức chất lượng sản phẩm quy định trong tiêu chuẩn phải là mức tương đối cao, chỉ một số ít cơ sở sản xuất đạt được. Nếu mức chất lượng sản phẩm trong tiêu chuẩn tương đối thấp để hầu hết các nhà sản xuất đều đạt được thì người tiêu thụ không tín nhiệm sản phẩm được chứng nhận. Sản phẩm được chứng nhận không tiêu thụ được thì nhà sản xuất cũng không muốn xin chứng nhận. - Thủ tục đánh giá và thanh tra sau chứng nhận phải đảm bảo sao cho các sản phẩm mang dấu luôn luôn phù hợp tiêu chuẩn. Nếu mức chất lượng trong tiêu chuẩn tương đối cao nhưng chất lượng sản phẩm được chứng nhận không thực sự đạt được yêu cầu của tiêu chuẩn thì cũng làm mất uy tín của dấu hợp chuẩn. Điều này cũng làm mất uy tín của cơ quan chứng nhận, đồng thời không tạo thuận lợi cho việc áp dụng tiêu chuẩn. c. Đào tạo các thầy giáo và đưa giáo trình Tiêu chuẩn hố vào các trường đại học và dạy nghề Cần phải tạo cho học sinh, sinh viên có thói quen sử dụng tiêu chuẩn ngay từ khi còn ngồi trên ghế nhà trường. Muốn vậy, phải đào tạo các thầy giáo và biên soạn các giáo trình về Tiêu chuẩn hố để giảng dạy trong các trường đại học và dạy nghề. Là cơ quan chuyên trách về Tiêu chuẩn hố, cơ quan tiêu chuẩn quốc gia cần dành thời gian, kinh phí và nhân lực cho việc viết giáo trình và đào tạo các thầy giáo ở trường đại học và dạy nghề. Cơ quan tiêu chuẩn quốc gia chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng và phát hành tiêu chuẩn quốc gia, đồng thời cũng có một vai trò không kém phần quan trọng trong việc đưa các tiêu chuẩn này vào áp dụng. Hiệu quả của việc áp dụng tiêu chuẩn trong thực tế sẽ khẳng định vai trò của cơ quan tiêu chuẩn trong công cuộc xây dựng và phát triển nền kinh tế quốc dân. Tiêu chuẩn hố công ty 1 . Mục đích của tiêu chuẩn hố trong công ty 1.1. Thông hiểu Một số tiêu chuẩn công ty nhằm mục đích thông hiểu tức là dùng vào việc trao đổi thông tin. Ví dụ: các tiêu chuẩn và thuật ngữ, ký hiệu, dấu hiệu, tín hiệu, màu sắc, âm thanh... 1.2. An tồn, vệ sinh, môi trường Một số tiêu chuẩn công ty cụ thể hố các điều luật vệ sinh, an tồn và môi trường mà công ty phải thực hiện trong các trường hợp khác nhau: an tồn điện, an tồn cháy, nổ, giới hạn các chất độc hại và các điều kiện môi trường trong nơi sản xuất, làm việc. Thực hiện các tiêu chuẩn này là nghĩa vụ của công ty trước pháp luật đồng thời cũng là điều kiện để đảm bảo năng suất, chất lượng và hiệu quả sản xuất của công ty. 1.3 Chất lượng sản phẩm . Một trong những yếu tố quan trọng quyết định khả năng cạnh tranh của công ty là chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của công ty, vì vậy công ty phải quy định rõ ràng tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình, đồng thời phải có biện pháp kiểm sốt để không bao giờ có các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn lọt ra ngồi. Việc kiểm sốt chặt chẽ ở khâu cuối cùng là cần thiết nhưng chất lượng sản phẩm không phải chỉ quyết định ở khâu cuối cùng, chất lượng sản phẩm được hình thành trong suốt quá trình sản xuất, vì vậy công ty phải xây dựng một bộ tiêu chuẩn kỹ thuật cho nguyên vật liệu, bán thành phẩm mua vào, các phương pháp thử và quy tắc giao nhận... ; tiêu chuẩn về kỹ năng và trình độ của nhân viên ở các vị trí làm việc khác nhau để đảm bảo chất lượng công việc; tiêu chuẩn về bao gói, vận chuyền xếp dỡ sản phẩm để bảo đảm duy trì chất lượng sản phẩm... 1 .4 Giảm bớt chi phí, tăng lợi nhuận Mục đích cuối cùng của Tiêu chuẩn hố trong công ty là giảm bớt tất cả các loại chi phí: nguyên vật liệu, thời gian nhân lực đề làm tăng lợi nhuận cho công ty. Xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn làm cho công việc thiết kế nhanh chóng đơn giản hố việc đặt mua và giao nhận nguyên vật liệu, giảm bớt chi phí do phải dự trừ và do nguyên vật liệu khóng đạt yêu cầu, giảm bớt chi phí sửa chữa, gia công lại sản phẩm, giảm bớt chi phí do phải bồi thường và bảo hành sản phẩm. Công tác Tiêu chuẩn hố trong công ty nếu được thực hiện tốt sẽ mang lại những lợi ích sau: - Phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn : khi tiêu chuẩn đã được xây dựng và áp dụng từ trên xuống dưới nếu có vấn đề trục trặc nào xảy ra, có thể dễ dàng xác định được phần trách nhiệm của các bên có liên quan. - Hợp lý hố sản xuất: qua tiêu chuẩn hố, công ty giải quyết những bất hợp lý, hỗn tạp vể kiểu loại; thống nhất hợp lý hố các thao tác, thủ tục; loại bỏ các thao tác, thủ tục rườm rà không cần thiết. - Kỹ thuật cá nhân trở nên kỹ thuật chung: trước kia kỹ thuật, kỹ năng là sở hữu của cá nhân người làm việc. Những người mới vào nghề không có con đường nào khác để học hỏi ngồi quan sát và bắt trước những công nhân thành thạo. Các tài liệu về kỹ năng và trình độ giúp người làm việc mau chóng tiếp thu được kỹ năng mới, kỹ thuật của tác nhân trở thành kỹ thuật của công ty. 2. Phạm vi tiêu chuẩn hố trong công ty Công tác tiêu chuẩn hố có liên quan đến hầu hết các bộ phận trong tồn công ty: 2.1 Nghiên cứu thiết kế ở một trình độ nhất định, các bản thiết kế mới là sự kế thừa các bản thiết kế cũ, là việc kết hợp sử dụng những bộ phận chi tiết độc đáo, đặc biệt với những bộ phận chi tiết thông thường có sẵn. Vì vậy tại bộ phận thiết kế cần có được các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế có liên quan đến công việc của mình: tiêu chuẩn về bản vẽ, tiêu chuẩn về cách ký hiệu, tiêu chuẩn về các chi tiết và bộ phận đã được tiêu chuẩn hố, các tiêu chuẩn quốc gia về an tồn, vệ sinh và môi trường có liên quan đến sản phẩm của công ty... Bộ phận nghiên cứu phải nghiên cứu triệt để áp dụng các tiêu chuẩn này đồng thời đề xuất việc xây dựng các tiêu chuẩn của công ty về chất lượng và phương pháp thử. 2.2 Thiết bị công trình Để đảm bảo sản xuất liên tục và có hiệu quả, công ty cần có kế hoạch bảo trì máy móc, thiết bị, công trình. Công việc này cần được cụ thể hố bằng các tiêu chuẩn quy định kỹ thuật và quy trình bảo trì thiết bị của công ty. 2.3 Cung ứng nguyên vật liệu Bộ phận cung ứng nguyên vật liệu cần có đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật của các loại nguyên vật liệu và cụm chi tiết mua vào. Có thể sử dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế có sẵn. Hợp đồng mua nguyên vật liệu cần phải dựa trên các tiêu chuẩn rõ ràng kể cả các tiêu chuẩn về phương pháp thử và quy tắc nghiệm thu, giao nhận. Việc sử dụng nguyên vật liệu, chi tiết bán thành phẩm tiêu chuẩn mang lại những lợi ích sau: sự sẵn có để sử dụng, chất lượng bảo đảm, giá cả hợp lý. 2.4. Sản xuất Công ty cần xây dựng một bộ tiêu chuẩn đầy đủ vể quy trình sản xuất của mình. Quá trình xây dựng tiêu chuẩn đồng thời là quá trình hợp lý hố, thống nhất hố công việc sản xuất; cắt bỏ những công đoạn, những thao tác không cần thiết. Các tài liệu sản xuất này cần được lưu trữ. thường xuyên xem xét và loại bỏ những phần lạc hậu. Công tác kiểm tra chất lượng trong sản xuất là một hoạt động không thể thiếu, công ty cần quy định rõ những điểm cần kiểm tra và những chỉ tiêu cần thử nghiệm trong tồn bộ quá trình sản xuất của công ty. 2.5 Bao gói, bảo quản, xếp dỡ Công ty cần xây dựng tiêu chuẩn về kích thước, nguyên vật liệu bao gói để duy trì chất lượng sản phẩm. Cần áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế thích hợp về bao gói đề cập đến vật liệu và phương pháp bao gói cũng như các hướng dẫn để tránh sự cố trong vận chuyển và bảo quản. Cần nắm vững và áp dụng các tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế về ghi nhãn đối với một số hàng đặc biệt: thực phẩm, thuốc, hố chất độc... Công ty cần quy định rõ quy trình bảo quản, xếp dỡ sản phẩm và các loại nguyên vật liệu sử dụng. 2.6 Nhân sự, đào tạo Bộ phận nhân sự của công ty cần xây dựng những tiêu chuẩn yêu cầu năng lực của các chức danh đối với các cán bộ quản lý và nhân viên của công ty và có kế hoạch giám sát việc thực hiện các tiêu chuẩn đó. 3. Tổ chức hoạt động tiêu chuẩn hố công ty Để tổ chức hoạt động tiêu chuẩn hố, công ty cần quan tâm đến 2 yếu tố, đó là: - Cán bộ tiêu chuẩn hố - Tổ chức bộ phận tiêu chuẩn hố 3.1 Cán bộ tiêu chuẩn hố 3.1.1 Yêu cầu về trình độ Cán bộ tiêu chuẩn hố trong công ty phải có trình độ và nghiệp vụ sau: a. Có hiểu biết vững chắc về: - Hoạt động của công ty: sản phẩm, công nghệ và thị trường của công ty - Những vấn đề cơ bản về tiêu chuẩn hố, hoạt động của cơ quan tiêu chuẩn hố quốc gia, của các hội kinh doanh chuyên ngành và của các công ty khác có liên quan. b. Viết và nói lưu lốt c. Nghệ thuật giao tiếp 3.1.2 Đào tạo cán bộ tiêu chuẩn hố Mọi công ty cần có một chương trình đào tạo cán bộ tiêu chuẩn hố riêng cho mình. Cán bộ trong các phòng, ban của công ty cũng cần được đào tạo theo những nội dung cụ thể khác nhau. Các công ty vừa và nhỏ cần tranh thủ sự trợ giúp của cơ quan tiêu chuẩn quốc gia trong vấn đề này. Những nội dung chung nhất mà một cán bộ tiêu chuẩn cần được đào tạo là: - Những nguyên tắc của tiêu chuẩn hố, tổ chức cơ quan tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế - áp dụng tiêu chuẩn, tiêu chuẩn hố và chất lượng, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn... - Xây dựng tiêu chuẩn công ty 3.2 Bộ phận tiêu chuẩn hố công ty Để đảm bảo các hoạt động tiêu chuẩn hố của công ty mang lại hiệu quả, mỗi công ty dù lớn hay nhỏ cũng cần thành lập một bộ phận tiêu chuẩn hố. Bộ phận này có thể gồm một số người, nếu công ty quá nhỏ cũng có thể chỉ cần một người chuyên trách. Bộ phận này có thể đặt trong phòng thiết kế hoặc phòng quản lý chất lượng. Dù đặt ở đâu, bộ phận này cũng cần sự chỉ đạo trực tiếp của cấp lãnh đạo cao nhất: giám đốc kỹ thuật. Nhiệm vụ cơ bản của bộ phận tiêu chuẩn là: - Xây dựng tiêu chuẩn - Phổ biến thông tin về tiêu chuẩn - Tổ chức và kiểm tra việc áp dụng tiêu chuẩn Trách nhiệm của bộ phận tiêu chuẩn hố của công ty là 1- Tổ chức xây dựng và giám sát việc áp dụng tiêu chuẩn của công ty, tiêu chuẩn hội, tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế có liên quan. 2- Xem xét quá trình sản xuất và các hoạt động của công ty để đảm bảo các quy trình, quy phạm, các thủ tục tốt nhất đang được sừ dụng trong tồn công ty. 3- Xem xét lại các tiêu chuẩn của công ty để phù hợp với những tiến bộ về vật liệu và công nghệ, những quy định mới về luật pháp, làm cho tiêu chuẩn của công ty luôn luôn được cập nhật. 4- Duy trì thư viện tiêu chuẩn của công ty phục vụ cho các hoạt động của công ty. 5- Đảm bảo cho tất cả các tài liệu kỹ thuật của công ty được trình bày rõ ràng, thống nhất và chuyển giao cho mọi người có liên quan. 6- Đảm bảo cho quan điểm và quyền lợi của công ty được xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn quốc gia. Tốt nhất là cán bộ tiêu chuẩn hố của công ty được tham gia vào các ban kỹ thuật tiêu chuẩn có liên quan. 4. Xây dựng tiêu chuẩn hố công ty Tiêu chuẩn của công ty thường bao gồm một phạm vi rộng rãi hơn so với tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế Tiêu chuẩn của công ty cũng cần phải được soạn thảo nhanh chóng và tiết kiệm. Tiêu chuẩn của công ty cần cụ thể và có chất lượng cao vì chúng là những tiêu chuẩn bắt buộc áp dụng trong công ty. Các giai đoạn chính trong xây dựng là: - Đề xuất yêu cầu - Phân tích yêu cầu và phân tích thông tin - Xây dựng dự thảo - Hồn thiện dự thảo - Phê duyệt - công bố a. Đề xuất yêu cầu Một bộ phận, cá nhân trong và ngồi công ty có thể đề xuất yêu cầu xây dựng tiêu chuẩn công ty, khi nảy sinh vấn đề nào đó do không có tiêu chuẩn thích hợp. Đề nghị này được đưa lên phòng tiêu chuẩn. b. Phân tích yêu cầu và phân tích thông tin Phòng tiêu chuẩn tổ chức việc phân tích yêu cầu, thu thập thông tin về sử dụng tiêu chuẩn, các thông tin và tài liệu có liên quan, xác định chức năng và nội dung của tiêu chuẩn dự kiến, xác định chi phí và hiệu quả dự kiến. c. Xây dựng dự thảo Việc biên soạn dự thảo cần được giao cho người hay bộ phận thích hợp phối hợp với cán bộ tiêu chuẩn. Dự thảo tiêu chuẩn cần phải : đầy đủ, rõ ràng, ngắn gọn trình bày như một tiêu chuẩn thực sự. Dự thảo tiêu chuẩn cần phải có bản thuyết minh kèm theo nói rõ : Sự cần thiết phải có tiêu chuẩn, nhưng nội dung và định hướng của tiêu chuẩn, nguồn gốc tiêu chuẩn và các tài liệu tham khảo khác trích dẫn khi xây dựng tiêu chuẩn. d. Hồn chỉnh dự thảo: Dự thảo tiêu chuẩn và bản thuyết minh cần được gửi tới những người có liên quan trong công ty để lấy ý kiến. Cần quy định thời hạn thu ý kiến. Phòng tiêu chuẩn tổng hợp các ý kiến nhận được, thảo luận với nhưng bên có liên quan để dung hồ các ý kiến. e. Phê duyệt - công bố Sau khi đã hồn chỉnh dự thảo, phòng tiêu chuẩn chuẩn bị hồ sơ để trình duyệt tiêu chuẩn. Hồ sơ gồm: bản đề nghị xây dựng tiêu chuẩn, các bản dự thảo tiêu chuẩn bản thuyết minh, các ý kiến góp ý, biên bản họp thảo luận, bản dự thảo cuối cùng. Tiêu chuẩn cần được lãnh đạo cấp cao nhất của công ty phê duyệt. Sau khi phê duyệt, tiêu chuẩn được cấp số hiệu vào sổ đăng ký, công bố và được phân phát cho các bộ phận có liên quan của công ty. f. Sốt xét: Cần thường kỳ xem xét lại các tiêu chuẩn đã ban hành để đảm bảo nó không bị lạc hậu. 5. áp dụng tiêu chuẩn trong công ty Công ty ban hành tiêu chuẩn là để sử dụng cho mục đích của công ty. Nếu vì một lý do nào đó một tiêu chuẩn của công ty không thể áp dụng được, lãnh đạo công ty phải biết điều đó để xem xét lại tiêu chuẩn kịp thời. Công ty có thể và nên sử dụng các tiêu chuẩn quốc tế, quốc gia, ngành hay tiêu chuẩn của các công ty khác trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, cách sử dụng tốt nhất là xem xét để công nhận chúng thành tiêu chuẩn của công ty, cấp cho nó một số hiệu của công ty để dễ dàng tra cứu. 6. Cơ quan tiêu chuẩn hố quốc gia cần quan tâm đến hoạt động tiêu chuẩn hố ở các công ty Hoạt động tiêu chuẩn hố ở cấp quốc gia có mối liên quan với hoạt động tiêu chuẩn hố ở công ty: - Tiêu chuẩn công ty là nguồn cung cấp dự thảo tiêu chuẩn quốc gia. - Cán bộ tiêu chuẩn hố công ty tham gia vào các ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia - Qua hoạt động tiêu chuẩn hố ở công ty, nhận được các thông tin phản hồi về tiêu chuẩn quốc gia. - Hiệu quả của tiêu chuần hố quốc gia chỉ được thể hiện nếu tiêu chuẩn quốc gia được các công ty chấp nhận rộng rãi. Cơ quan tiêu chuẩn hố quốc gia ở các nước đang phát triển cần đặc biệt quan tâm hỗ trợ hoạt động tiêu chuẩn hố ở công ty.