Văn bản và kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính nhà nước

VĂN BẢN VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN Lí HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC I. VĂN BẢN QUẢN Lí NHÀ NƯỚC 1. Khỏi niệm: a. Văn bản là: phương tiện ghi lại và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định. b. Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý và thông tin quản lý thành văn (được văn bản hoá) do các cơ quan Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước bảo đảm thi hành bằng những biện pháp khác nhau, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân. I. VĂN BẢN QUẢN Lí NHÀ NƯỚC 2. Cỏc loại văn bản quản lý nhà nước: a. Văn bản quy phạm phỏp luật: - Khỏi niệm: Văn bản quy phạm phỏp luật là văn bản do cỏc cơ quan nhà nước cú thẩm quyền ban hành theo thủ tục trỡnh tự luật định, trong đú cú quy tắc xử sự chung được nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh cỏc quan hệ xó hội theo định hướng xó hội chủ nghĩa. I. VĂN BẢN QUẢN Lí NHÀ NƯỚC - Cỏc loại văn bản quy phạm phỏp luật: + Hiến phỏp; Bộ luật, đạo luật; Phỏp lệnh; + Nghị quyết của QH, UBTVQH; Hội đồng nhõn dõn; Hội đồng Thẩm phỏn Tũa ỏn nhõn dõn tối cao + Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước; + Quyết định, chỉ thị, thụng tư của Viện trưởng Viện kiểm sỏt nhõn dõn tối cao và Chỏnh ỏn Toà ỏn nhõn tối cao; + Nghị quyết, Nghị định của Chớnh phủ; Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chớnh phủ; Quyết định, Chỉ thị, Thụng tư, Thụng tư liờn tịch của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; Quyết định, chỉ thị của UBND. I. VĂN BẢN QUẢN Lí NHÀ NƯỚC b. Văn bản cá biệt: - Khái niệm: Văn bản cá biệt là văn bản do các cơ quan nhà nước, các cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan nhà nước ban hành, để giải quyết các vụ việc cụ thể, cho một đối tượng, một nhóm đối tượng cụ thể. Là loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử sự riêng. - Loại hình: Quyết định, Chỉ thị, Cáo trạng, Bản án. I. VĂN BẢN QUẢN Lí NHÀ NƯỚC c. Văn bản hành chớnh thụng thường: là những văn bản do cỏc cơ quan nhà nước ban hành, khụng chứa cỏc quy phạm phỏp luật, dựng để giải quyết những cụng việc cụ thể và để tỏc nghiệp hằng ngày của cơ quan nhà nước. Vớ dụ: Cụng văn, bỏo cỏo, tờ trỡnh, biờn bản, thụng bỏo .v.v. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 1. Khái niệm văn bản quản lý hành chính nhà nước. Văn bản quản lý hành chính nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý bằng văn viết, do các cơ quan hành chính nhà nước, các cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà nước ban hành, theo thể thức, thẩm quyền do luật định, mang tính quyền lực đơn phương, làm phát sinh các hệ quả pháp lý nhất định, nhằm điều chỉnh các quan hệ quản lý hành chính nhà nước. 2. Chức năng và vai trũ của văn bản quản lý hành chớnh NN. a. Chức năng: - Chức năng thụng tin - Chức năng quản lý: - Chức năng phỏp lý: - Chức năng văn hoỏ- xó hội: - Cỏc chức năng khỏc: II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC b. Vai trò của văn bản quản lý hành chính nhà nước: - Đảm bảo thông tin cho hoạt động của cỏc cơ quan quản lý hành chớnh nhà nước - là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý. - là phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 3. Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà nước. a. Tiêu chí phân loại: -Tiêu chí tác giả: Văn bản của Chính phủ; Thủ tướng Chính phủ; Bộ trưởng, Thủ trưởng Cơ quan ngang Bộ; Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ; UBND, của Chủ tịch UBND; TTcq chuyên môn UBND. - Dựa vào tiêu chí tên loại: Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình.v.v. - Dựa vào thời gian ban hành: Ngày tháng năm ban hành văn bản. - Nội dung văn bản: Văn bản về xuất nhập khẩu, địa chính.v.v. - Dựa vào kỹ thuật chế tác: Văn bản trên đá, lụa, Ngà voi, Giấy.v.v. - Dựa vào hiệu lực pháp lý văn bản: Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật lập quy; Văn bản hành chính cá biệt; Văn bản hành chính thông thường; Văn bản chuyên môn, kỹ thuật II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC b. Phân loại văn bản quản lý hành chính nhà nước (Theo hiệu lực pháp lý của văn bản): - Văn bản quy phạm hành chính (Văn bản quy phạm pháp luật dưới luật, văn bản lập quy). + Khái niệm: Văn bản quy phạm hành chính, là văn bản thực hiện pháp luật, chứa đựng các quy tắc xử sự chung, được áp dụng nhiều lần, thuộc phạm trù văn bản quy phạm pháp luật dưới luật lập quy, do các cơ quan hành chính nhà nước, cá nhân có thẩm quyền trong các cơ quan hành chính nhà nước ban hành theo trình tự, thể thức được pháp luật quy định. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC + Cỏc loại hỡnh văn bản quy phạm hành chớnh: * Nghị quyết của Chớnh phủ * Nghị định của Chớnh phủ * Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chớnh phủ * Quyết định, Chỉ thị, Thụng tư, Thụng tư liờn tịch của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ * Quyết định, Chỉ thị của Uỷ ban nhõn dõn. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC - Văn bản hành chớnh cỏ biệt: + Khỏi niệm: Là văn bản ỏp dụng cỏc quy phạm phỏp luật để giải quyết một cụng việc, một vấn đề, một lĩnh vực cụ thể nào đú. Loại văn bản chứa đựng những quy tắc xử sự riờng, được ỏp dụng một lần, cho một đối tượng cụ thể. + Loại hỡnh: Quyết định, chỉ thị (bổ nhiệm, khen thưởng, kỹ luật, điều động cụng chức; phờ chuẩn kế hoạch sản xuất kinh doanh, luận chứng kinh tế-kỹ thuật; hướng dẫn cụng việc cụ thể v.v. + Chủ thể ban hành: Thủ tướng Chớnh phủ; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chớnh phủ; Chủ tịch UBND cỏc cấp; Thủ trưởng cỏc cơ quan chuyờn mụn của UBND tỉnh. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC - Văn bản hành chớnh thụng thường: + Đặc điểm: * Là những loại hỡnh văn bản mang tớnh chất thụng tin quy phạm (Bỏo cho ai đú biết cú những văn bản quy phạm...) * Cụ thể hoỏ và thực thi văn bản lập quy. * Dựng để giải quyết những tỏc nghiệp cụ thể của cỏc cơ quan quản lý (Bỏo cỏo tỡnh hỡnh lờn cấp trờn; đụn đốc nhắc nhở.v.v.) + Cỏc loại hỡnh văn bản hành chớnh thụng thường: * Cụng văn: Hướng dẫn, phỳc đỏp, đụn đốc nhắc nhở, đề nghị.v.v. * Bỏo cỏo: Định kỳ, bất thường, chuyờn đề, hội nghị. * Biờn bản: Hội nghị, vi phạm hành chớnh, tai nạn giao thụng... II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC - Văn bản chuyên môn và kỹ thuật: + Văn bản chuyên môn: Trong ngành Thống kê, Kế hoạch, Tài chính, Ngân hàng, Thương nghiệp, Y tế, Giáo dục.v.v. + Văn bản kỹ thuật: Trong ngành Xây dựng, KHCN,các cơ quan khoa học kỹ thuật, như đồ án, bản vẽ, thiết kế thi công, bản quy trình công nghệ, quy phạm kỹ thuật.v.v. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 4. Thể thức văn bản quản lý hành chớnh nhà nước. a. Khỏi niệm: Thể thức văn bản là tập hợp cỏc thành phần và kết cấu cỏc thành phần đú của văn bản, để đảm bảo sự chớnh xỏc về giỏ trị phỏp lý và trỏch nhiệm của cơ quan ban hành văn bản đú. b. Cỏc yếu tố của văn bản QLHCNN: 1*. Quốc hiệu: Cộng hoà xó hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 2*. Tờn cơ quan ban hành văn bản: Đối với cỏc cơ quan hành chớnh như: Chớnh phủ, UBND, Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chớnh phủ, thỡ viết ngay tờn cơ quan ban hành văn bản: Vớ dụ: Chớnh phủ uỷ ban nhõn dõn tỉnh Hà tĩnh II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC Đối với cỏc cơ quan cú cơ quan chủ quản, thỡ viết tờn cơ quan chủ quản phớa trờn, sau đú viết tờn cơ quan ban hành văn bản phớa dưới: Vớ dụ: bộ giỏo dục - đào tạo vụ đại học và sau đại học Ubnd tỉnh hà tĩnh Sở giỏo dục - đào tạo II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 3*. Số và ký hiệu văn bản: Chữ "Số" của văn bản, được viết bằng chữ thường, sau chữ "Số' cú dấu hai chấm (:) Ký hiệu của văn bản, gồm cú chữ viết tắt của tờn loại văn bản và tờn cơ quan ban hành văn bản. Cần chỳ ý: - Văn bản quy phạm hành chớnh cỳ thờm số năm ban hành văn bản ở số và ký hiệu VB. Vớ dụ: Nghị định Số: 146/ 2007/ NĐ-CP II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC - Đối với văn bản cỏ biệt, khụng cú số năm ban hành văn bản, nhưng cú thờm tờn viết tắt của cụng việc, vấn đề mà văn bản đề cập. Vớ dụ: Quyết định Số: 31/ QĐ - UBND - NC. - Đối với văn bản khụng tờn loại (cụng văn), khụng cú chữ viết tắt tờn loại văn bản, nhưng cú thờm chữ viết tắt bộ phận trực tiếp soạn thảo văn bản. Vớ dụ: Cụng văn Số: 15/ UBND - VP. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 4*. Địa danh, ngày thỏng năm ban hành văn bản: Địa danh, ghi tờn chớnh thức của địa phương mà cơ quan ban hành văn bản đúng trụ sở và phải viết hoa, sau địa danh cú dấu phẩy (,). Thời gian, ghi ngày thỏng năm ban hành văn bản, những ngày cú số dưới 10 và những thỏng cú số dưới 3 phải ghi thờm số "0" phớa trước. Vớ dụ: Hà tĩnh, ngày 02 thỏng 01 năm 2007 Cẩm Xuyờn, ngày 12 thỏng 4 năm 2007 II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 5*. Tờn loại văn bản: Vớ dụ: nghị định ; quyết định; chỉ thị 6*. Trớch yếu nội dung văn bản: - Đối với văn bản cú tờn loại: Vớ dụ: chỉ thị Về cụng tỏc phũng, chống lụt bóo - Đối với cụng văn (văn bản khụng cú tờn loại): Vớ dụ: Cụng văn Số: 81/ TCTTP- GV- ĐT V/ v liờn hệ đi thực tế tại cấp xó II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 7*. Nội dung của văn bản: Nội dung của văn bản là phần chủ yếu và quan trọng nhất của văn bản, trong đú cỏc quy phạm phỏp luật (đối với văn bản quy phạm phỏp luật), cỏc quy định được đặt ra; cỏc vấn đề, sự việc được trỡnh bày. Nội dung của văn bản được trỡnh bày theo Quy định tại phụ lục số IV, quy định về Mẫu chữ và chi tiết trỡnh bày thể thức văn bản và thể thức bản sao, ban hành kốm theo Thụng tư liờn tịch Số: 55 / 2005/ TTLT-BNV-VPCP ngày 06 thỏng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phũng Chớnh phủ. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 8*. Thẩm quyền đề ký văn bản, chức vụ và họ tờn người ký: - Đối với cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể (Chớnh phủ, UBND), người đứng đầu cỏc cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể ký. Người đứng đầu cỏc cơ quan, tổ chức uỷ quyền cho cấp phú và cỏc thành viờn khỏc ký thay những văn bản thuộc thẩm quyền ký của mỡnh. Vớ dụ: tm. chớnh phủ tm. chớnh phủ Thủ tướng KT. Thủ tướng PHể THỦ TƯỚNG II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC - Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của người đứng đầu cỏc cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể, thỡ đề ngay chức danh của người đứng đầu cỏc cơ quan, tổ chức đú. Người đứng đầu cỏc tổ chức đú cú thể uỷ quyền cho cấp phú ký thay một số văn bản thuộc thẩm quyền ký của mỡnh. Vớ dụ: Thủ tướng kt. Thủ tướng Phú thủ tướng Chủ tịch kt. Chủ tịch Phú chủ tịch II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cú thể uỷ quyền cho cỏn bộ quản lý cấp dưới một cấp, ký thừa lệnh một số văn bản khụng quan trọng của cơ quan, tổ chức. Vớ dụ: tl. b ộ trưởng Vụ trưởng vụ đại học và sau đại HỌC tl. Giỏm đốc trưởng phũng hành chớnh-tổ chức II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC - Đối với văn bản của cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, đề chức danh của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp ký cỏc văn bản của cơ quan, tổ chức đú. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức cú thể uỷ quyền cho cấp phú ký thay một số văn bản thuộc thẩm quyền ký của mỡnh. Vớ dụ: bộ trưởng kt. Bộ trưởng Thứ trưởng II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 9*. Chữ ký và con dấu: - Chữ ký của người cú thẩm quyền phải rừ ràng, chớnh xỏc, ngay ngắn. Khụng được ký bằng bỳt chỡ, bỳt mực đỏ, mực dễ phai. - Dấu của cơ quan, tổ chức phải đúng đỳng quy định: Đúng trựm lờn 1/4 phớa đầu chữ ký; dấu phải rừ; khụng được đúng lệch, nghiờng, ngược dấu. 10*. Nơi nhận. Ngoài những yếu tố trờn, văn bản cũn cú một số yếu tố phụ khỏc như: - Dấu chỉ mức độ mật - Dấu chỉ mức độ khẩn - Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành và sử dụng văn bản - Ký hiệu người đỏnh mỏy, nhõn bản và số lượng bản - Địa chỉ cơ quan, tổ chức II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 5. Hiệu lực và nguyờn tắc ỏp dụng văn bản qlNN a. Hiệu lực của văn bản quản lý hcnn: - Đối với văn bản quy phạm hành chớnh của cơ quan nn tw cú hiệu lực về thời gian sau 15 ngày kể từ ngày đăng Cụng bỏo, hoặc được quy định trong văn bản. Đối tượng điều chỉnh của loại văn bản này là tất cả cỏc tổ chức, cụng dõn, hoặc quy định trong văn bản. - Đối với văn bản quy phạm hành chớnh của ubnd cỏc cấp, được quy định trong luật Ban hành văn bản qppl của HĐND và UBND, năm 2004 - Đối với văn bản khụng chứa quy phạm phỏp luật cú hiệu lực kể từ ngày ký ban hành, hoặc quy định trong văn bản. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC - Văn bản quy phạm hành chớnh, chỉ hết hiệu lực (Toàn bộ, hoặc một phần) khi: hết thời hạn trong văn bản; được thay thế bằng văn bản khỏc của cơ quan ban hành văn bản đú; bị bói bỏ một phần hay toàn bộ bằng một văn bản của cơ quan nhà nước cú thẩm quyền. Văn bản hướng dẫn thi hành của văn bản chớnh hết hiệu lực, cũng đồng thời hết hiệu lực, trừ trường hợp được giữ lại một phần phự hợp văn bản mới. - Cỏc loại văn bản khỏc (Văn bản cỏ biệt, văn bản hành chớnh thụng thường), sẽ hết hiệu lực sau khi thi hành, hoặc bị bói bừ, hoặc mất đối tượng điều chỉnh. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC b. Nguyờn tắc ỏp dụng văn bản quản lý hành chớnh nhà nước. - Văn bản được ỏp dụng từ thời điểm cú hiệu lực. - Nếu cú nhiều văn bản quy định khỏc nhau về một vấn đề, thỡ ỏp dụng văn bản nào cú hiệu lực phỏp lý cao nhất. - Nếu cú nhiều văn bản do một cơ quan ban hành về một vấn đề thỡ sử dụng văn bản mới nhất. - Trường hợp văn bản mới khụng quy định hoặc quy định trỏch nhiệm phỏp lý nhẹ hơn đối với hành vi xảy ra trước ngày văn bản mới cú hiệu lực thỡ ỏp dụng văn bản mới. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 6. Gỏm sỏt, kiểm tra, xử lý văn bản qlhc sai trỏi. - Giỏm sỏt, kiểm tra văn bản quản lý hành chinh: ubtvQh giỏm sỏt văn bản của Chớnh phủ; Thủ tướng Chớnh phủ kiểm tra văn bản quy phạm phỏp luật của Bộ và UBND cỏc cấp; Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ kiểm tra văn bản của Bộ mỡnh và văn bản của UBND cấp tỉnh cú liờn quan đến ngành, lĩnh vực của mỡnh. Đối với văn bản khụng phải là văn bản quy phạm phỏp luật do thủ trưởng cơ quan ban hành kiển tra. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC - Xử lý văn bản quản lý hành chớnh trỏi phỏp luật: Văn bản sai trỏi là văn bản ban hành trỏi thẩm quyền; nội dung trỏi phỏp luật, khụng phự hợp với đời sống xó hội (khụng thực thi); sai tờn loại; được xõy dựng với kỹ thuật chưa đạt yờu cầu. Hỡnh thức xử lý: Tạm đỡnh chỉ; đỡnh chỉ; bói bỏ hoặc sửa đổi văn bản, bói bỏ từ khi văn bản cú hiệu lực và buộc khụi phục lại tỡnh trạng ban đầu, hoặc bị bói bỏ từ khi văn bản bói bỏ cú hiệu lực;bói bỏ toàn bộ hoặc bị bói bỏ một phần. Văn bản sai thể thức phải ban hành lại cho đỳng thể thức quy định. Thẩm quyền xử lý văn bản quản lý hành chớnh: Cơ quan nhà nước cú thẩm quyền; chớnh cơ quan ban hành văn bản sai trỏi; toà ỏn hành chớnh cú quyền tuyờn bố một văn bản hoặc một nội dung nào đú của văn bản quy phạm phỏp luật là sai trỏi và bói bỏ văn bản cỏ biệt sai trỏi. II. VĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC 1. những yờu cầu về soạn thảo văn bản a. Những yờu cầu chung. - Nắm vững đường lối chớnh trị của Đảng. - Văn bản ban hành phải phự hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan ban hành văn bản. - Phải nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo, phương thức giải quyết cụng việc đưa ra phải rừ ràng, phự hợp. - Văn bản phải được được trỡnh bày đỳng cỏc yờu cầu về thể thức, văn phong hành chớnh. III. KỸ THUẬT SOẠN THẢOVĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC - Văn bản phải cú tớnh mục đớch. - Văn bản phải cú tớnh khoa học. - Văn bản phải cú tớnh đại chỳng. - Văn bản phải cú tớnh bắt buộc thực hiện. - Văn bản phải cú tớnh khả thi. b. Những yờu cầu về nội dung a. Khỏi niệm quy trỡnh soạn thảo, ban hành vb. b. Trỡnh tự chung soạn thảo và ban hành văn bản. - Bước 1. Sỏng kiến văn bản. - Bước 2. Soạn dự thảo văn bản. - Bước 3. Lấy ý kiến tham gia vào dự thảo. - Bước 4. Thẩm định dự thảo văn bản. - Bước 5. Thụng qua văn bản. - Bước 6. Cụng bố văn bản. - Bước 7. Gửi và lưu văn bản. 2. QUY TRèNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN a. Kỹ thuật trỡnh bày về nội dung văn bản qlhcnn - Kết cấu nội dung văn bản gồm: Thứ nhất là, kết cấu chủ đề và Thứ hai là, kết cấu bố cục; - Diễn đạt nội dung văn bản phải cú luận cứ, luận chứng xỏc đỏng và đầy đủ. - Phương phỏp diễn đạt nội dung văn bản gồm: Một là, quy nạp và Hai là diễn dịch. 3. KỸ THUẬT SOẠN THẢOVĂN BẢN QLHC NHÀ NƯỚC - Văn phong: - Văn phong văn bản hành chớnh: + Văn phong hành chớnh: + Văn phong hành chớnh cú những đặc điểm: * Tớnh chớnh xỏc, rừ ràng. * Tớnh phổ thụng đại chỳng. * Tớnh khỏch quan, phi cỏ tớnh. * Tớnh trang trọng, lịch sự. * Tớnh khuụn mẫu. b. KỸ THUẬT TRèNH BÀY VỀ HèNH THỨC VĂN BẢN - Những yờu cầu về ngụn ngữ trong văn bản hc. + Phải dựng từ ngữ phổ thụng, quen thuộc trong đời sống dõn chỳng, trỏnh lạm dụng từ nước ngoài… + Từ ngữ phải chuẩn xỏc, nhuần nhuyễn. + Hạn chế dựng cỏc thuật ngữ chuyờn mụn. + Trỏnh dựng từ thiếu nhất quỏn. + Từ ngữ trong văn bản chỉ dựng một nghĩa ( nghĩa đen), khụng dựng từ phỏt sinh đa nghĩa, nghĩa bỳng. + Khụng dựng từ thiếu văn minh, lịch thiệp, từ lúng, từ địa phương. + Hạn chế tối đa viết tắt cỏc chữ. b. Kỹ thuật trỡnh bày về hỡnh thức văn bản. - Những yờu cầu về cõu văn trong văn bản hành chớnh. + Văn bản quản lý hành chớnh sử dụng cõu trần thuật, cõu mệnh lệnh. + Cõu văn phải đỳng ngữ phỏp, sử dụng bộ dấu cõu phự hợp. + Cõu văn phải ngắn gọn, ưu tiờn cho cõu một mệnh đề, nếu sử dụng cõu nhiều mệnh đề cần phải tỏch cõu một cỏch thớch hợp. + Diễn đạt ý tưởng trong cõu văn phải cõn đối, ngữ nghĩa phải phự hợp với tư duy của người Việt Nam. + Khụng được viết những cõu mơ hồ, để cú thể hiểu theo nhiều cỏch khỏc nhau. + Khụng được viết những cõu cú thể tạo ra hỡnh ảnh khụng đẹp. + Khụng được viết hoa tuỳ tiện. b. Kỹ thuật trỡnh bày về hỡnh thức văn bản. - Yờu cầu về hành văn trong văn bản hành chớnh. + Hành văn trong văn bản hành chớnh là lối hành văn thụng thường, mang tớnh trung tớnh. + Hành văn phải mạch lạc, thể hiện ở toàn bộ cấu trỳc của văn bản, trong mỗi đoạn văn, cõu văn của văn bản. + Hành văn phải trang trọng uy nghi, thể hiện ở ngụn ngữ và cỏch xưng hụ trong văn bản. + Để nhấn mạnh ý tưởng, hành văn trong văn bản cú thể dựng cõu bị động, cõu điệp từ, điệp ngữ. 3. KỸ THUẬT TRèNH BÀY VỀ HèNH THỨC VĂN BẢN IV. SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QHCNN THễNG DỤNG. 1. Soạn thảo Quyết định hành chớnh cỏ biệt. a. Khỏi niệm: b. Bố cục của quyết định cỏ biệt: Gồm cú 3 phần: - Phần mở đầu: - Nội dung của quyết định cỏ biệt, gồm phần căn cứ và phần nội dung chớnh: + Phần căn cứ của quyết định, cú căn cứ phỏp lý và căn cứ thực tiễn. Trong căn cứ phỏp lý cú hai nhúm: Thứ nhất là căn cứ phỏp lý về thẩm quyền ban hành văn bản. Thứ hai là, căn cứ phỏp lý cho nội dung của văn bản. Căn cứ thực tiễn: + Nội dung chớnh của quyết định: Điều 1. Quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh chớnh của quyết định. Điều 2 và cỏc điều tiếp theo. Quy định cỏc hệ quả phỏp lý nảy sinh liờn quan đến nội dung điều chỉnh chớnh của quyết định. Điều cuối cựng. Quy định về hiệu lực văn bản; quy định về xử lý văn bản (bói bỏ văn bản trước đú cú nội dung mõu thuẫn, trỏi với quyết định này) nếu cú; quy định về đối tượng thi hành. - Phần kết của quyết định cỏ biệt: Thẩm quyền đề ký; chức vụ người ký; chữ ký, con dấu, họ tờn người ký; nơi nhận. IV. SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QHCNN THễNG DỤNG. Mẫu quyết định cá biệt Tên cq, tc cấp trên cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Tên cơ quan, tổ chức Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 25/QĐ-UBND-NC Hà Tĩnh, ngày tháng năm 2007 Quyết định Về việc……………………… Thẩm quyền ban hành Căn cứ……………………………………………………………………………………………..; Căn cứ……………………………………………………………………………………………..; Xét đề nghị của…………………………………………………………………………………...., Quyết định: Điều 1. ………………………………………………………………………………………….…. Điều 2. …………………………………………………………………………………………….. Điều… ……………………………………………………………………………………………./. Nơi nhận: quyền hạn, chức vụ của người ký -……….; -……….; -……….; (chữ ký, dấu) - Lưu VT,…. A.XX. 11 Họ tên người ký a. Khỏi niệm: b. Thể thức của cụng văn gồm cú: - Phần mở đầu:( kớnh gửi Nếu gửi cho một cơ quan, cỏ nhõn thỡ ghi ngay sau kớnh gửi, nếu gửi từ hai cơ quan, cỏ nhõn trở lờn thỡ xuống dũng) - Nội dung của cụng văn: + Đặt vấn đề: Nờu lý do, cơ sở, thực trạng tỡnh hỡnh dẫn đến yờu cầu ban hành cụng văn. + Giải quyết vấn đề: Trỡnh bày yờu cầu cần giải quyết một cỏch cụ thể, rừ ràng, đi thẳng vào trọng tõm vấn đề đặt ra. + Kết luận vấn đề: Khẳng định thờm những nội dung đẫ nờu, hoặc làm sỏng tỏ thờm yờu cầu thực hiện, nhấn mạnh trỏch nhiệm giải quyết văn bản khi cần thiết. - Phần kết: 2. SOẠN THẢO CễNG VĂN. - Cụng văn đề nghị, yờu cầu là văn bản của cỏc cơ quan cấp dưới gửi cho cơ quan cấp trờn, hoặc cỏc cơ quan ngang cấp gửi cho nhau để đề nghị, yờu cầu giải quyết những cụng việc nào đú cú liờn quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cỏc cơ quan đú. - Nội dung của cụng văn đề nghị, yờu cầu bao gồm: + Đặt vấn đề: Nờu lý do hoặc mục đớch của việc đề nghị, yờu cầu; nờu thực trạng tỡnh hỡnh dẫn đến việc phải đề nghị, yờu cầu. + Giải quyết vấn đề: Nờu nội dung cụ thể của việc đề nghị, yờu cầu; thời gian và cỏch thức giải quyết cỏc đề nghị, yờu cầu đú; lợi ich của cỏc bờn liờn quan đến đề nghị, yờu cầu. + Phần kết luận: Thể hiện sự mong mỏi được quan tõm, xem xột cỏc đề nghị, yờu cầu đú; lời cam kết, khẳng định mối quan hệ hợp tỏc; lời cảm ơn. 1C. CễNG VĂN ĐỀ NGHỊ, YấU CẦU - Cụng văn chỉ đạo là văn bản của cơ quan cấp trờn thụng tin cho cơ quan cấp dưới về cụng việc cần phải triển khai, thực hiện. - Nội dung của cụng văn chỉ đạo bao gồm: + Đặt vấn đề: Nờu rừ mục đớch, yờu cầu của cụng việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện. Phần này thường sử dụng cỏc cụm từ mang tớnh khuụn mẫu như: “để tiến hành…”, “nhằm mục đớch…”, “căn cứ…”’ “thi hành…”, “để đảm bảo…”v.v. + Giải quyết vấn đề: Nờu những yờu cầu cần đạt được, nhiệm vụ, biện phỏp càn ỏp dụng để đạt được những yờu cầu đú, trỡnh bày nội dung là phương phỏp liệt kờ: “1, 2, 3 …” hoặc “thứ nhất, thứ hai, thứ ba…”. + Phần kết luận: Nờu những yờu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và bỏo cỏo kết quả cho cấp chỉ đạo. 2c. Công văn chỉ đạo Nội dung của cụng văn đụn đốc, nhắc nhở bao gồm: - Đặt vấn đề: Nờu túm tắt nhiệm vụ đó giao cho cấp dưới trong văn bản đó được chỉ đạo tổ chức thực hiện, hoặc nhắc lại một chủ trương, kế hoạch, quyết định đó yờu cầu cấp dưới thực hiện; cũng cú thể nờu một số nhận xột ưu, khuyết điểm chủ yếu của cấp dưới trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao. - Giải quyết vấn đề: Nờu rừ nội dung cỏc yờu cầu thực hiện nhiệm vụ được giap cho cấp dưới; đề ra cỏc biện phỏp, thời gian thực hiện cỏc nhiệm vụ được giao; vặch ra cỏc biện phỏp sai lệch cần chấn chỉnh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa; giao trỏch nhiệm cụ thể cho cỏc cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn trực tiếp tổ chức thực hiện. - Phần kết luận: Yờu cầu cỏc cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn cú trỏch nhiệm triển khai thực hiện kịp thời và bỏo cỏo kết quả thực hiện lờn cơ quan cấp trờn vào thời hạn nhất định. 3c. Công văn đôn đốc, nhắc nhở - Cụng văn hướng dẫn, dựng để chỉ dẫn cỏch thức thực hiện một số hay toàn bộ nội dung của một văn bản quy phạm phỏp luật đó ban hành. - Nội dung cụng văn hướng dẫn bao gồm: + Đặt vấn đề: Nờu rừ nguồn gốc, xuất xứ của chủ trương, chớnh sỏch, quyết định cần được hướng dẫn thực hiện (tại văn bản nào, số bao nhiờu, ngày, thỏng, năm nào, nội dung gỡ?). + Giải quyết vấn đề: Nờu mục đớch, ý nghĩa, tỏc dụng của vấn đề cần hướng dẫn; phõn tớch tỏc dụng của cỏc chủ trương, chớnh sỏch; nờu cỏch thức tổ chức và cỏc biện phỏp thực hiện. + Phần kết luận: Nờu yờu cầu phổ biến cho cỏc cơ quan, tổ chức, cỏ nhõn hữu quan biết và tổ chức thực hiện đỳng tinh thần của chủ trương, chớnh sỏch, quyết định. 4C. CễNG VĂN HƯỚNG DẪN: - Nội dung của cụng văn phỳc đỏp thường bao gồm: + Đặt vấn đề: Ghi rừ trả lời cụng văn số, ký hiệu, ngày thỏng nào, của ại, về vấn đề gỡ…? + Giải quyết vấn đề: Trả lời vấn đề mà nội dung văn bản gửi đến đang yờu cầu phải giải đỏp. Nếu cơ quan phỳc đỏp cú đầy đủ thụng tin chớnh xỏc thỡ trả lời. Nếu cơ quan phỳc đỏp khụng cú đầy đủ thụng tin thỡ trỡnh bày, giải thớch lý do từ chối trả lời và hẹn thời gian trả lời. + Phần kết luận: Đề nghị cơ quan được phỳc đỏp cú vấn đề gỡ chưa rừ, chưa thoả đỏng thỡ cho biết ý kiến để tiếp tục nghiờn cứu trả lời. Cỏch trỡnh bày phải lịch sự, xó giao, thể hiện sự quan tõm của cơ quan phỳc đỏp. 5C. CễNG VĂN PHÚC ĐÁP MẪU CễNG VĂN TấN CQ, TC CẤP TRấN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TấN CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐỘC LẬP – TỰ DO – HẠNH PHÚC SỐ: 25/ UBND - VP HÀ TĨNH, NGÀY THÁNG NĂM 2007 V/V……………………………. KÍNH GỬI: - - ……..…………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………….......... ……………………………………………………………………………………….. ……………….………………………………………………………………............/. NƠI NHẬN: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI Kí - NHƯ TRỜN; -……….; -……….; (CHỮ Kí, DẤU) - LƯU VT,…. A.XX. 11 HỌ TấN NGƯỜI Kí Nội dung của tờ trỡnh: + Đặt vấn đề: Nờu rừ lý do đưa ra trỡnh duyệt; phõn tớch những căn cứ thực tế làm nỗi bật cỏc nhu cầu bức thiết của vấn đề cần đề nghị. + Giải quyết vấn đề: Nờu túm tắt nội dung đề nghị mới; cỏc phương ỏn khả thi một cỏch cụ thể, rừ ràng, với cỏc luận chứng, luận cứ cụ thể, kốm theo cỏc tài liệu cú thụng tin trung thực. Phõn tớch cỏc phản ứng cú thể xẩy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được thực hiện; những khú khăn thuận lợi khi triển khai thực hiện; những biện phỏp khắc phục cỏc phản ứng, khú khăn. Nờu ý nghĩa, tỏc dụng của đề nghị mới đối với sản xuất, đời sống xó hội, cụng tỏc lónh đạo, quản lý… + Kết luận vấn đề: Nờu những kiến nghị, đề nghị cấp trờn xem xột chấp thuận đề xuất mới đó nờu để sớm được triển khai thực hiện. Cú thể nờu thờm một vài phương ỏn khỏc để cấp trờn phờ duyệt khi cần thiết cú thể chuển đổi phương ỏn. - Phần kết: Thẩm quyền đề ký; chữ ký, dấu; họ tờn người ký; nơi nhận. 3. SOẠN THẢO TỜ TRèNH - Phần nội dung: + Đặt vấn đề: Ghi thời gian lập BB; địa điểm; thành phần tham gia. + Nội dung biờn bản: Nội dung biờn bản phải được ghi chộp chớnh xỏc, cụ thể, trung thực cỏc số liệu, sự kiện, khụng suy đoỏn chủ quan, mà đi vào trọng tõm, trọng điểm, khụng diễn giải lan man. Biờn bản cần ghi chi tiết và đầy đủ, đặc biệt là đối với cỏc cuộc bàn giao, kiểm tra, cuộc họp quan trọng. Cú thể ghi biờn bản theo cỏch tổng hợp theo vấn đề hoặc cú thể ghi theo mẫu cú sẵn (biờn bản xử lý vi phạm, biờn bản hoà giải…). + Kết thỳc biờn bản: Ghi số biờn bản được lập; nơi lập biờn bản; thời gian kết thỳc vệc lập biờn bản. - Phần kết văn bản: Họ tờn, chữ ký của những người tham gia lập biờn bản (chủ toạ, thư ký, người đại diện, người chứng kiến, người vi phạm…) 4. SOẠN THẢO BIấN BẢN Mẫu các văn bản hành chính khác Tên cq, tc cấp trên cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Tên cơ quan, tổ chức Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số: 25/ TTr - SXD Hà Tĩnh, ngày tháng năm 2007 Tên loại văn bản Về việc……………………… …………………………………………………………………………..................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………………..…. …..….. ………………………………………………………………………......................................................................... ……………………………………………………………………………………………………………………….………. ……… ………………………………………………………………………………………………………………............. …………………………………………………………………………………….. /. Nơi nhận: quyền hạn, chức vụ của người ký -……….; -……….; -……….; (chữ ký, dấu) - Lưu VT,…. A.XX. 11 Họ tên người ký XIN TRÂN TRỌNG CẢM ƠN