Tin học văn phòng - Chapter 5: Cơ bản về các ứng dụng văn phòng

IT Essentials: PC Hardware and Software v4.0ThS. Nguyễn Minh Thànhthanhnm@itc.edu.vn Chapter 5 Cơ bản về các ứng dụng văn phòngNội Dung2Giới thiệu về ứng dụng Microsoft WordCác chức năng của WordGiới thiệu về ứng dụng Microsoft ExcelCác chức năng của ExcelGiới thiệu về ứng dụng Microsoft PowerPoint Các chức năng của PowerPoint 1. Giới thiệu giao diện Word 20103Microsoft Word 2010 là một chương trình xử lý văn bản cho phép tạo, chỉnh sửa, định dạng và in văn bản.Giao diện của Word 2010 bao gồm :Nút lệnh FileThanh công cụ truy cập nhanhDải RibbonThanh trạng tháiVùng gõ văn bản1. Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt)41. Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt)5Nút FileĐược đặt tại góc trên bên trái chương trình Word (có màu xanh dương)Được dùng để mở Backstage (hậu trường), bao gồmCác chức năng cơ bản : Save, Save As, Close, OpenNút xem thông tin file WordDanh sách các file mới sử dụngNút tạo mới văn bản với các template mẫuNút thay đổi các tùy chọn của WordNút in văn bảnNút thoát Word1. Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt)6Nút FileBackstage view1. Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt)7Thanh truy cập nhanh (Quick Access Toolbar)Nằm phía bên phải nút FileCung cấp các chức năng như lưu văn bản, undo và redo những thay đổi.Ta có thể tùy biến để thêm hoặc bớt các chức năng trên thanh này bằng cách nhấn vào mũi tên bên phải của thanh.1. Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt)8Thanh trạng thái (Status bar)Nằm phía dưới cửa sổ WordHiển thị các thông tin về văn bản Word như :Số trangSố từKiểm tra chính tảChứa một số điều khiển về layoutThay đổi layourChức năng Zoom1. Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt)9Thanh RibbonNằm phía trên cửa sổ WordChứa các chức năng cần thiết và dễ dàng sử dụngCó thể tự thay đổi giao diện tùy thuộc kích thước màn hình WordĐược chia thành các thẻ (tab) :HomeInsertPage LayoutReferenceMailingReviewViewNgoài ra, Ribbon còn chứa các thẻ ngữ cảnh Format, Design,LayoutCác chứa năng trên mỗi thẻ được phân chia thành các Group1. Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt)10Một phần của thanh RibbonThẻ ngữ cảnh Format1. Giới thiệu giao diện Word 2010 (tt)11Vùng gõ văn bản1.1 Các tính năng trên Ribbon12Thẻ HomeChứa các tính năng để chỉnh sửa và định dạng văn bảnBao gồm các group:ClipboardFontParagraphStylesEditing1.1 Các tính năng trên Ribbon13Thẻ InsertChứa các tính năng để chèn các đối tượng đặc biệtBao gồm các group:PagesTablesIllustrationsLinksHeader & FooterTextSymbols1.1 Các tính năng trên Ribbon14Thẻ Page LayoutChứa các tính năng để chỉnh sửa trang giấyBao gồm các group:ThemesPage SetupPage BackgroundParagraphArrange1.1 Các tính năng trên Ribbon15Thẻ ReferenceChứa các tính năng để về các liên kết, tham chiếuBao gồm các group:Table of ContentsFootnotesCitations & BibliographyCaptionsIndexTable of Authorities1.1 Các tính năng trên Ribbon16Thẻ MailingChứa các tính năng để chèn và chỉnh sửa thư điện tử, bìa hoặc nhãnBao gồm các group:CreateStart Mail MergeWrite & Insert FieldsReview ResultsFinish1.1 Các tính năng trên Ribbon17Thẻ ReviewChứa các tính năng để kiểm tra và chỉnh sửa văn phạm, ngữ pháp cho văn bảnBao gồm các group:ProofingCommentsTrackingChangesCompareProtect1.1 Các tính năng trên Ribbon18Thẻ ViewChứa các tính năng để chuyển đổi khung nhìn của WordBao gồm các group:Document ViewsShow/HideZoomWindowMacros1.1 Các tính năng trên Ribbon19Thẻ ViewChứa các tính năng để chuyển đổi khung nhìn của WordBao gồm các group:Document ViewsShow/HideZoomWindowMacros2. Các chức năng của Word20Các chức năng cơ bảnTạo văn bản mớiLưu văn bảnMở văn bản đã cóĐóng văn bảnXem văn bản trước khi inGõ tiếng ViệtDi chuyển văn bảnChèn văn bảnChọn văn bảnXóa một khối văn bảnSắp xếp lại các khối văn bảnTìm và thay thế văn bảnHủy những thay đổiSao chép văn bản2. Các chức năng của Word21Định dạng văn bảnChọn FontTô màu nềnThay đổi màu chữĐịnh dạng in đậm, nghiêngSao chép định dạngXóa định dạngThay đổi chữ hoa / thường2. Các chức năng của Word22Định dạng đoạn vănKhoảng cách giữa các đoạnKhoảng cách giữa các dòngCanh lềXác định lềĐặt cột mốc tabTạo danh sáchKẻ khung và tô nềnSử dụng style2. Các chức năng của Word23Header & FooterSymbolDropCapChia cộtTạo bảngĐồ họa trong Word3. Giới thiệu giao diện Excel 201024Microsoft Excel 2010 là một chương trình xử lý bảng tính cho phép lâp bảng tính, định dạng, tính toán trên bảng tính.Giao diện của Excel 2010 bao gồm :Nút lệnh FileThanh công cụ truy cập nhanhDải RibbonThanh Công thức (Formula bar)Thanh trạng tháiVùng bảng tính (Workbook)3. Giới thiệu giao diện Excel 2010 (tt)253.1 Các tính năng trên Ribbon26Thẻ HomeChứa các trình bày bảng tính và định dạng dữ liệuBao gồm các group:ClipboardFontAlignmentNumberStylesCellsEditing3.1 Các tính năng trên Ribbon27Thẻ InsertChứa các tính năng để chèn các đối tượng đặc biệtBao gồm các group:TablesIllustrationsChartsSparklinesFilterLinksTextSymbols3.1 Các tính năng trên Ribbon28Thẻ Page LayoutChứa các tính năng để định dạng trang giấy inBao gồm các group:ThemesPage SetupScale to FitSheet OptionsArrange3.1 Các tính năng trên Ribbon29Thẻ FormulasChứa các tính năng về tính toán trên bảng tínhBao gồm các groupFunction libraryDefined NamesFormula AuditingCalculation3.1 Các tính năng trên Ribbon30Thẻ DataChứa các tính năng về quản lý dữ liệu như sắp xếp, trích lọc, kiểm traBao gồm các group:Get External DataSort & FilterData toolsOutline3.1 Các tính năng trên Ribbon31Thẻ ReviewChứa các tính năng để kiểm tra và chỉnh sửa văn phạm, ngữ pháp cho nội dung trong bảng tínhBao gồm các group:ProofingLanguageCommentsInk3.1 Các tính năng trên Ribbon32Thẻ ViewChứa các tính năng để chuyển đổi khung nhìn của ExcelBao gồm các group:Document ViewsShow/HideZoomWindowMacros4. Các chức năng của Excel33Một số thao tác cơ bảnTạo bảng tínhLưu bảng tínhMở bảng tính đã cóDi chuyển trong bảng tínhĐóng bảng tínhCác thao tác trên dữ liệu :Nhập dữ liệuSao chép và di chuyển dữ liệuXóa dữ liệuSửa dữ liệuĐịnh dạng dữ liệu4. Các chức năng của Excel34Các thao tác trình bày bảng tínhTrình bày kiểu chữThay đổi chiều dài, chiều cao của dòng, cộtTrộn ôKẻ khung viềnTô màu nền cho ô Xoay chữ trong ôĐịnh dạng theo mẫu (style)4. Các chức năng của Excel35Địa chỉ trong ExcelKhi làm việc với Excel, ta thường dùng đến địa chỉ để gọi đến vùng dữ liệu muốn làm việc.Địa chỉ trong Excel sử dụng kí tự để chỉ cột và số để chỉ dòng.Ví dụ cột : A, B, CVí dụ dòng : 1, 2, 3Địa chỉ ô : được ghép từ địa chỉ cột và dòngVí dụ : A2, B6, D10,Các loại địa chỉ : Địa chỉ tương đối : có thể thay đổi khi sao chépĐịa chỉ tuyệt đối : không thể thay đổi khi sao chépĐịa chỉ laiVí dụ : A5, $A$5, $A5, A$54. Các chức năng của Excel36Tính toán trong ExcelChức năng quan trong của Excel là thực hiện các tính toán trên bảng tính một cách hiệu quả và nhanh nhất.Ngoài việc thực hiện được các phép tính cơ bản, Excel còn hỗ trợ một công cụ rất mạnh cho việc tính toán đó là các hàm.Các hàm được chia thanh nhiều nhóm như : Nhóm các hàm xử lý chuỗi (Text)Nhóm các hàm toán học (Math & Trig)Nhóm các hàm điều kiện (Logical)Nhóm các hàm xử lý thời gian (Date & Time)Nhóm các hàm tham chiếu, tìm kiếm (Lookup & Reference)Nhóm các hàm tài chính (Financial)4. Các chức năng của Excel37Lập công thức tính :Công thức được bắt đầu bởi dấu bằng ‘=’Phía sau là các phép tính toán hoặc hàmVí dụ : Sử dụng địa chỉ trong công thức :Khi dữ liệu đã nhập trong các ô, ta có thể sử dụng địa chỉ trong công thức.Ví dụ : 4. Các chức năng của Excel38Sao chép công thức :Trong bảng tính, khi các ô liên tiếp nhau có chung một công thức nhưng chỉ thay đổi địa chỉ, ta có thể sử dụng tính năng cao chép công thức.Các ô được sao chép sẽ có công thức tương tự nhưng các địa chỉ trong công thức sẽ được cập nhật tương ứng với chiểu sao chép4. Các chức năng của Excel39Hàm là một chức năng tính toán nhanh của Excel và hỗ trợ nhiều tính toán phức tạp.Cú pháp của hàm :Tên_hàm(các tham số)Hàm sẽ trả ra một giá trị kết quả tùy thuộc vào tham số được truyền vàoVí dụ :Sum(4,5,6) = 15Sum(1,2,3) = 6Excel có khoảng 300 hàm, chúng ta sẽ học một số hàm thông dụng nhất.4. Các chức năng của Excel40Nhóm hàm toán họcSumMaxMinAverageCountCountaIntModRoundRankNhóm hàm tìm kiếm & tham chiếuVLOOKUPHLOOKUPMATCHINDEX4. Các chức năng của Excel41Nhóm hàm logic (luận lý)ANDORIFCOUNTIFSUMIFNhóm hàm thời gianNOWTODAYDATEVALUEDATEDAYMONTHYEARWEEKDAYTIMETIMEVALUEHOURMINUTESECONDNhóm hàm xử lý chuỗiLEFTRIGHTMIDTRIMLENVALUE4. Các chức năng của Excel42Tạo Biểu ĐồBiểu đồ là công cụ để biểu diễn dữ liệu dưới dạng đồ họa.Biểu đồ sẽ giúp người xem dễ dàng đánh giá và nhận xét sự thay đổi của dữ liệu và đưa ra các quyết định trong quản lý.Biểu đồ được ứng dụng rất nhiều trong kinh doanh.Trong Excel 2010, có 7 loại biểu đồColumnLinePieBarAreaScatterOthers5. Giới thiệu giao diện PowerPoint 201043Microsoft PowerPoint 2010 là một chương trình cho phép tạo một bản trình chiếu chuyên nghiệp và phong phú với các nội dung:Tạo văn bản, chèn hình ảnh, âm thanh, phimTạo hiệu ứng chuyển động bắt mắtGiao diện của PowerPoint 2010 bao gồm :Nút lệnh FileThanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar)Dải RibbonVùng thiết kế slide (Slides tab)Vùng quản lý đề mục slide (Outlines tab)Thanh trạng thái (Status bar)5. Giới thiệu giao diện PowerPoint 2010 (tt)445. Giới thiệu giao diện PowerPoint 2010 (tt)45Thanh RibbonBao gồm các thẻ :HomeInsertDesignTransitionsAnimationReviewViewNgoài ra, Ribbon còn chứa các thẻ ngữ cảnh Format, Designgiành cho các đối tượng đặc biệt như hình ảnh, biểu đồ,Các chứa năng trên mỗi thẻ được phân chia thành các Group5. Giới thiệu giao diện PowerPoint 2010 (tt)46Vùng thiết kế : vùng làm việc chính của PowerPoint, bao gồm các thành phầnTrang (slide) thiết kếÔ ghi chú5. Giới thiệu giao diện PowerPoint 2010 (tt)47Vùng đề mục slideQuản lý các đề mục chính trong slideSắp xếp thứ tự slide5.1 Các tính năng trên Ribbon48Thẻ HomeChứa các trình bày bảng tính và định dạng dữ liệuBao gồm các group:ClipboardSlidesFontParagraphDrawingEditing5.1 Các tính năng trên Ribbon49Thẻ InsertChứa các tính năng để chèn các đối tượng lên slide, đặc biệt có thêm nhóm đối tượng Media.Bao gồm các group:TablesImagesIllustrationsLinksLinksTextSymbolsMedia5.1 Các tính năng trên Ribbon50Thẻ DesignChứa các tính năng để thiết kế mỹ thuật cho slide.Bao gồm các group:ThemesPage SetupBackground5.1 Các tính năng trên Ribbon51Thẻ TransitionsChứa các tính năng để tạo hiệu ứng xuất hiện slide khi trình chiềuBao gồm các groupPreviewTransition to thí slideTiming5.1 Các tính năng trên Ribbon52Thẻ AnimationsChứa các tính năng để tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong slideBao gồm các group:PreviewAnimationAdvance AnimationTiming5.1 Các tính năng trên Ribbon53Thẻ SlideShowChứa các tính năng để thiết lập thông số khi trình chiếuBao gồm các group:Start Slide ShowSet UpMonitors5.1 Các tính năng trên Ribbon54Thẻ ReviewChứa các tính năng để kiểm tra và chỉnh sửa văn phạm, ngữ pháp cho nội dung trong bảng tínhBao gồm các group:ProofingLanguageCommentsCompareInk5.1 Các tính năng trên Ribbon55Thẻ ViewChứa các tính năng thiết kế trang chính của toàn bộ phiên thuyết trình, thay đổi giao diện PowerPointBao gồm các group:Presentation ViewsMaster ViewsShowZoomColor/GrayscaleWindowMacros6. Các chức năng của PowerPoint56Một số thao tác cơ bảnTạo phiên trình chiếu mớiLưu phiên trình chiếuMở phiên trình chiếu đã cóThay đổi khung nhìn (View)Thêm một slide cho phiên trình chiếuSắp xếp slide trong phiên trình chiếuĐóng gói phiên trình chiếu6. Các chức năng của PowerPoint57Thiết kế nội dung cho PowerPointPowerPoint cho phép chèn nhiều loại nội dung vào slide : Văn bảnHình ảnhBiểu đồBảng biểuÂm thanhPhim6. Các chức năng của PowerPoint58Làm Việc Với Bố CụcBố cục là sự sắp xếp các thành phần nội dung trên Slide. Nếu có một bố cục tốt, người xem sẽ dễ dàng đọc và theo dõi phần thuyết trình.Chọn bố cụcHome / Slides / LayoutChọn mẫu Layout có sẵnMỗi Layout sẽ tương ứng với mộtloại trangVí dụ : Title Slide giành cho trangđầu tiên của phiên thuyết trìnhTuy nhiên, ta có thể tự trình bày layout cho riêng mình, khi đó ta sẽchọn mẫu Blank và tự thiết kế6. Các chức năng của PowerPoint59Làm Việc Với Mẫu Thiết KếMẫu thiết kế (Themes)Mẫu thiết kế là những thiết kế có sẵn trong thư viện của PowerPointMỗi mẫu bao gồm : nền, màu sắc cho chữ, màu sẵn cho hình ảnh, phù hợp với một chủ đề nào đó.Ngoài những mẫu trong thư viện, ta có thể lấy thêm mẫu trên Internet và nhúng vào PowerPoint.Chọn mẫu : Design / ThemesChọn mẫu trong Gallery6. Các chức năng của PowerPoint60Tạo hiệu ứng Slide TransitionSlide Transition là hiệu ứng chuyển từ slide này sang slide khác, giúp nâng cao tính phong phú cho phiên trình chiếu.Chọn hiệu ứngTransitions / Transition to This SlideChọn hiệu ứng trong GalleryThiết lập thông số hiệu ứngTransitions / TimingCác thiết lậpSound : âm thanhDuration : thời gian hiệu ứng6. Các chức năng của PowerPoint61Tạo hiệu ứng cho đối tương AnimationHiệu Ứng Đối Tượng (Animation) là hiệu ứng của các nội dung có trên slide.Có 4 loại hiệu ứng :Entrance : xuất hiện Exit : biến mấtEmphasis : nhấn mạnhMotion path : chuyển động theo đườngChọn hiệu ứng : Chọn đối tượngAnimations / Animation / chọn hiệu ứng trong GalleryHoặc Animations / Advanced Animation / Add AnimationIT Essentials: PC Hardware and Software v4.0Kết Thúc Chương 5