Tin học đại cương và ứng dụng - Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel

Tin học đại cương và ứng dụng Một số khái niệm và thao tác cơ bản với MS Excel Trần Quang Hải Bằng Faculty of Information Technology University of Communication and Transport (Unit 2) Office location: Administration building, Block D3, Room 6 Office phone: 38962018 Cell phone: N/A Email: bangtqh@hotmail.com Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 2 Ch5a. Khái niệm & thao tác cơ bản trong MS Excel 1. Khởi động Excel. 2. Màn hình làm việc. 3. Thoát khỏi Excel. 4. Khởi tạo một bảng tính. 5. Địa chỉ, miền và công thức. 6. Các thao tác soạn thảo. 7. Các thao tác với tệp. 8. Một số hàm đơn giản. Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 3 1. Khởi động Excel 1. Start Programs Microsoft Excel. 2. Desktop Microsoft Excel. 3. Office Bar Microsoft Excel. Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 4 2. Màn hình làm việc Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 5 Các thành phần của màn hình làm việc n Thanh tiêu đề (Title Bar). n Thanh menu (Menu Bar). n Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar). n Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar). n Thanh biên tập công thức (Formula Bar). n Bảng tính (Sheet). ¤ 256 cột (A..Z, AA,ABIV). ¤ 65536 dòng. ¤ Một tệp (workbook) gồm nhiều bảng tính (sheet). n Các thanh cuốn (scroll bars). n Thanh trạng thái (status bar). n Dòng tên cột (column heading). n Cột tên hàng (row heading). n Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 6 3. Thoát khỏi Excel n Sử dụng Menu File ¤ File Exit n Kích chuột vào biểu tượng đóng ứng dụng ở góc trên bên phải màn hình Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 7 4. Tạo bảng tính và một số thao tác n Để tạo một tệp (workbook) mới: ¤ File New. ¤ Chọn New workbook. n Workbook có thể có nhiều trang tính (sheet). Để tạo một sheet mới: ¤ Kích chuột phải vào tên một sheet nào đó (vd: Sheet1), chọn Insert, sau đó chọn Worksheet. n Đặt tên cho trang tính: ¤ Kích chuột phải vào tên trang, chọn Rename ¤ Gõ tên rồi gõ Enter. n Bố trí trật tự các sheets: Dùng chuột bấm và rê tên sheet tới vị trí mong muốn. Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 8 4.1. Dịch chuyển con trỏ n Con trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật trùm quanh đường viền ô. n Di chuyển: Sử dụng các phím mũi tên, Page Up, Page Down, Home. n Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên. n Gõ F5 rồi gõ địa chỉ ô (xem phần sau) n Kích chuột vào ô nào đó Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 9 4.2. Chọn miền, cột, dòng, bảng n Chọn miền (range) ¤ Bấm và rê chuột từ ô trên cùng bên trái tới ô dưới cùng bên phải của vùng (hoặc theo các chiều khác). n Chọn cả dòng/cột ¤ Kích chuột trái tại tên dòng (cột) để lựa chọn cả dòng (cột). n Nhấn thêm phím Ctrl khi chọn để chọn các miền rời nhau. n Chọn cả bảng tính ¤ Kích chuột vào giao giữa hàng tên cột và cột tên dòng Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 10 4.3. Nhập dữ liệu {1} n Sử dụng bàn phím để nhập liệu cho ô tại vị trí con trỏ. Gõ Enter để hoàn tất!!! n Nhập số: ¤ Nhập bình thường ¤ Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập phân (Regional setting là US). ¤ Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số. ¤ Viết cách phần nguyên và phần thập phân để nhập hỗn số. Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 11 Nhập dữ liệu n Nhập số: ¤ 123.456 ¤ -123.456 hoặc (123.456) ¤ 3/2 ¤ 1 1/2 (hỗn số). ¤ 3E+7 (dạng kỹ thuật). n Nhập xâu văn bản (text): ¤ Các xâu có chứa chữ, nhập bình thường ¤ Các xâu dạng số: “1234”, có hai cách nhập: n =“1234” n ‘1234 n Nhập ngày tháng ¤ Khuôn dạng: mm/dd/yyyy (Mỹ) ¤ Ví dụ: n 02/09/2004 n 12/31/2003 n Nhập thời gian ¤ Khuôn dạng: hh:mm:ss ¤ Ví dụ: n 13:30:55 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 12 5. Địa chỉ, miền, công thức n Địa chỉ ô ¤ Địa chỉ tương đối ¤ Địa chỉ tuyệt đối n Miền ¤ Khái niệm miền ¤ Đặt tên miền n Công thức ¤ Khái niệm ¤ Hàm Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 13 5.1. Địa chỉ ô n Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó. n Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng n Ví dụ ¤ Ô đầu tiên có địa chỉ A1 (A là cột A, 1 là hàng 1) n Địa chỉ chia làm 2 loại: tương đối và tuyệt đối Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 14 Địa chỉ tương đối n Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng n Bị thay đổi theo vị trí tương đối của ô chép tới so với ô gốc khi sao chép công thức n Ví dụ ¤ A1 ¤ F9 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 15 Địa chỉ tuyệt đối n Không bị thay đổi khi sao chép công thức n Cách viết ¤ Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn thay đổi khi sao chép công thức. ¤ Ví dụ: n $A1: Luôn ở cột A n $F$9: Luôn là ô F9 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 16 5.2. Miền (range) n Tập hợp ô n Cách viết ¤ Đ/c ô góc: Đ/c ô đối diện n C2:D8 ¤ Đ/c ô góc..Đ/c ô đối diện n A1..A5 ¤ Dùng “;” phân cách các miền rời nhau: n B2..B8; E2:E8 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 17 Đặt tên cho miền n Insert Name Define n Gõ tên miền (không có dấu cách) ¤ Ví dụ: Ngày_thuê n Chọn Add n Nhấn OK n Sử dụng để truy xuất miền ¤ Trong công thức ¤ Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 18 5.3. Công thức (formula) n Sử dụng để tính toán, thống kê trên dữ liệu. n Bắt đầu bằng dấu bằng ( = ) n Tiếp theo là: ¤ Các hằng, địa chỉ, ¤ Phép toán số học: +,-,*,/,^ ¤ Hàm ¤ Ví dụ: n =A1/B1+COS(A1)*SIN(B1) Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 19 Formula bar n Có thể sử dụng thanh công thức để nhập công thức cho tiện. n Ví dụ ¤ =G3+G3*F3+J3-H3-I3 Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 20 6. Các thao tác soạn thảo n Sao chép n Chuyển n Sửa n Xoá n Bỏ miền n Chèn n Dán đặc biệt n Undo và Redo Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 21 6.1. Sao chép {1} n Chọn miền cần sao chép (nếu là một ô thì di chuyển con trỏ tới ô đó). n Nhấn Ctrl+C hoặc chọn menu Edit Copy. n Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy. n Di chuyển tới nơi cần chép tới. n Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu Edit Paste. Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 22 6.1. Sao chép {2} n Chép bằng chuột ¤ Chọn vùng cần sao chép. ¤ Nhấn Ctrl, di con trỏ tới biên vùng đến khi xuất hiện dấu + ở cạnh chuột. ¤ Bấm và rê chuột để kéo vùng cần sao chép sang vị trí khác rồi thả chuột. n Chép tới các ô cùng hàng/cột liền kề: ¤ Di chuột tới góc dưới bên phải vùng chọn tới khi chuột chuyển thành dấu cộng (+). ¤ Bấm và rê để chép tới các ô liên tiếp cùng hàng (cột). Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 23 6.2. Chuyển n Chọn miền cần chuyển (nếu là một ô thì di chuyển con trỏ tới ô đó). n Nhấn Ctrl+X hoặc chọn menu Edit Cut. n Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy. n Di chuyển tới nơi cần chép tới. n Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu Edit Paste. Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 24 6.3. Sửa và xóa dữ liệu n Sửa: ¤ Di chuyển con trỏ tới ô cần sửa. ¤ Nhấn phím F2 hoặc kích đúp chuột trái. ¤ Sửa nội dung. ¤ Nhấn Enter. n Xóa dữ liệu: ¤ Chọn miền cần xoá ¤ Nhấn phím Delete để xoá dữ liệu (các ô không bị xoá). Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 25 6.4. Bỏ miền và chèn ô n Bỏ miền: ¤ Chọn miền cần bỏ ¤ Chọn menu Edit Delete ¤ Shift cells left: Đẩy sang trái. ¤ Shift cells up: Đẩy ô lên trên. ¤ Entire row: Xoá toàn bộ hàng. ¤ Entire column: Xoá toàn bộ cột. n Chèn ô: Chọn menu Insert ¤ Cells: Chèn ô ¤ Columns: Chèn cột vào bên trái cột hiện thời. ¤ Rows: Chèn hàng lên phía trên hàng hiện thời. Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 26 6.5. Dán đặc biệt n Thực hiện động tác sao (Ctrl+C) n Chọn Edit Paste Special ¤ All: Dán toàn bộ ¤ Formulas: Chỉ dán công thức ¤ Values: Chỉ dán giá trị ¤ ¤ Operation: Lấy dữ liệu ở vùng bị dán đè thực hiện phép toán với dữ liệu dán vào. n Chọn OK để chấp nhận dán Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 27 6.6. Undo và Redo n Undo ¤ Tác dụng: Huỷ bỏ thao tác vừa làm trước đó ¤ Cách làm: Nhấn Ctrl+Z hoặc chọn Edit Undo n Redo ¤ Tác dụng: Lặp lại thao tác vừa làm trước đó ¤ Cách làm: Nhấn Ctrl+Y hoặc chọn Edit Redo Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 28 7. Các thao tác với tệp n Tệp Excel có phần mở rộng là “xls”. n Các thao tác chính với tệp ¤ Tạo tệp mới ¤ Mở tệp đã có ¤ Ghi tệp ¤ Ghi tệp với tên khác ¤ Ghi tệp với kiểu khác ¤ Đóng tệp Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 29 7.1. Tạo tệp mới 1. Chọn menu File New 2. Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ chuẩn 3. Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 30 7.2. Mở tệp đã có trên đĩa 1. File Open. 2. Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ chuẩn. 3. Ctrl + O. n Sau đó: ¤ Chọn thư mục. ¤ Nhấn chuột chọn tệp. ¤ Nhấn Open. Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 31 7.3. Ghi tệp n File Save (Ctrl + S, biểu tượng đĩa mềm trên thanh công cụ). n Sau đó: ¤ Chọn thư mục. ¤ Gõ tên tệp. ¤ Gõ Enter hoặc nhấn Save. Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 32 7.4. Ghi tệp với tên khác n File Save As n Sau đó: ¤ Gõ tên khác cho tệp. ¤ Gõ Enter hoặc nhấn Save. n Kết quả: ¤ Excel ghi tệp hiện hành sang tệp mới. ¤ Tệp mới được mở thay thế tệp cũ. n Sử dụng khi muốn tạo phiên bản mới để sửa chữa mà không ảnh hưởng đến tệp cũ Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 33 7.4. Ghi tệp với kiểu khác n File Save As, sau đó: ¤ Gõ tên tệp. ¤ Chọn kiểu tệp ở mục Save as type n *.HTML: trang web n *.DBF: cơ sở dữ liệu dBASE, n n Kết quả: ¤ Excel ghi tệp hiện hành sang tệp mới có kiểu đã chọn. ¤ Tệp mới được mở thay thế tệp cũ. n Sử dụng khi muốn xuất dữ liệu sang dạng khác. Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 34 7.5. Đóng tệp n File Close, hoặc n Kích chuột vào nút đóng tại cửa sổ tệp, hoặc: n Gõ Ctrl + F4 n Kết quả: ¤ Tệp đang soạn thảo được đóng ¤ Excel và các tệp khác vẫn được mở Ch5a. Một số khái niệm và thao tác cơ bản với Microsoft Excel 35 8. Một số hàm đơn giản. n SUM (miền) ¤ Tính tổng các số trong miền ¤ Ví dụ: SUM(A1:A5); SUM(số_ngày_thuê) n AVERAGE (miền) ¤ Tính trung bình các số trong miền ¤ Ví dụ: AVERAGE(B2:E10) n MAX(miền): Giá trị lớn nhất trong miền n MIN(miền): Giá trị nhỏ nhất trong miền n COUNT(miền): Số ô chứa số trong miền n IF(điều_kiện, giá_trị_1, giá_trị_2): ¤ Nếu điều_kiện đúng, trả về giá_trị_1. ¤ Nếu điều_kiện sai, trả về giá_trị_2. ¤ Các lệnh IF có thể lồng nhau.