Thủ thuật với Office

g từng Section tại thẻ Paper size. 3. Thiết lập nhiều hệ thống tiêu đề trên và tiêu đề dưới (header and footer) cho các Section. Tại Section sau, ta muốn có tiêu đề trên và tiêu đề dưới khác với Section trước ta làm như sau: Đặt con trỏ tại Section sau, chọn thực đơn View, chọn Header and footer, trước khi soạn vào nội dung tiêu đề chúng ta nhấn vào nút Same as previous cho nút này đang ở chế độ lún xuống thành chế độ bình thường nhằm loại bỏ tuỳ chọn các Header và footer của tất cả các Section đều giống nhau (hình minh hoạ). Lúc này các Header và footer mà ta gõ vào, sẽ khác với các Header và footer của Section trước đó. Bằng cách này, ta có thể tạo các Header và footer cho riêng từng section. 4. Thiết lập nhiều hệ thống số trang trên cùng một văn bản. Ta có thể tạo mỗi một Section có một hệ thống số thứ tự của trang (page number) khác nhau, cách làm như sau: Đặt con trỏ tại Section muốn tạo hệ thống số trang riêng, chọn thực đơn Insert, chọn Page numbers, cửa sổ Page numbers hiện ra, chọn nút Format. Tại mục Page numbering của của sổ Page Number Format, ta đánh dấu vào mục Start at và chọn số thứ tự đầu tiên của trang đầu tiên của Section (hình minh hoạ). Khi hoàn thành, Section này sẽ có một hệ thống số thứ tự trang riêng theo ý muốn của bạn. 5. Thiết lập chế độ bảo vệ nội dung cho từng đoạn văn bản. Sau khi đã tạo được các Section cần bảo vệ nội dung, ta làm như sau: Chọn thự đơn Tools, chọn Protect Document, hộp thoại Protect Document hiện ra, ta đánh dấu vào mục Forms, khi đó nút Sections mới được cho phép kích hoạt (sáng lên), ta chọn vào nút Sections. Hộp thoại Sections Protection hiện ra, trong đó có các Section được đánh số theo thứ tự từ 1 đến 9. Để bảo vệ Section nào, bạn hãy đánh dấu vào Section đó, thí dụ Section 2. Trở lại hộp thoại Protect Document, bạn nhập mật khẩu vào ô Password (Options). Hộp thoại Confirm Password hiện ra, bạn gõ lại mật khẩu cũ một lần nữa trong ô Reenter Password to open. Sau khi hoàn thành các bước này, văn bản đã được bảo vệ theo từng Section theo ý đồ của bạn, tất cả nội dung trong đoạn được bảo vệ sẽ không thể sửa chữa (tất nhiên là trừ chính bạn). Muốn sửa chữa nội dung của văn bản, bạn chọn thực đơn Tools, chọn Unprotect Document. Hộp thoại Unprotect Document hiện ra, gõ đúng mật khẩu vào ô Password ta mới có thể sửa chữa được đoạn văn bản mà ta bảo vệ. Chu Ngọc Anh (Sở Bưu chính Viễn thông tỉnh Vĩnh Phúc)Email: ngocanh1978@gmail.com Đánh số trang, chèn ký tự đặc biệt... vào file văn bản MS Word: Tiếp theo loạt bài về Tin học văn phòng, QuanTriMang.com giới thiệu cách đánh số trang file văn bản; chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học, chèn giờ … ngày … tháng … năm, và một số nội dung khác vào nội dung file văn bản. Đánh số trang không cần vào phần Header, Footer. 1. Vào Insert \ Page Numbers… 2. Màn hình xuất hiện hộp thoại Page Numbers: Position: Vị trí đặt số Top of page (Header): Đặt số lên đầu trang (Header) Bottom of page (Footer): Đặt số ở dưới cùng trang (Footer) Alignment: Căn theo lề: Right: Lề phải Center: Căn lề giữa Left: Lề trái þ Show number on first page: Cho hiển thị/ẩn đánh số trang ở trang đầu tiên của file. Nút Format… Mở hộp thoại Page Number Format - Một số căn chỉnh cho việc đánh số trang: Number format: Kiểu đánh số (1, 2, 3,…; - 1 -, - 2 -, - 3 -…; a, b, c,…)  Include chapter number: Chèn thêm thứ tự đề mục Page numbering: Số thứ tự trang đang đánh: Mặc định của chế độ đánh số trang là bắt đầu từ trang số 1, nếu bạn không muốn số bắt đầu là số 1, mà là số 6 thì nhập vào ô Start at số 6 (Chú ý: Nếu đánh số trang bắt đầu từ số 6 thì trang đầu tiên sẽ được đánh số 6, lúc này nếu bạn đặt lệnh in là trang số 1, 2, 3, 4, 5 thì máy in sẽ không đọc được để in). 3. Chọn nút OK để hoàn thành việc đánh số trang. Chèn Ngày, tháng, giờ trong nội dung file văn bản 1. Vào Insert \ Date and Time… 2. Xuất hiện hộp thoại Date and Time: Available formats: Lựa chọn kiểu giá trị hiển thị Language: Lựa chọn loại ngôn ngữ hiển thị (Anh, Việt,…) þ Update automatically: Tự động cập nhật Nút Default…: Thiết lập chế độ mặc định 3. Chọn nút OK để đồng ý chèn ngày, tháng, giờ vào nội dung file. Chèn một số nội dung khác vào nội dung file văn bản 1. Vào Insert \ AutoText: 2. Lựa chọn nội dung muốn chèn Chèn ký tự đặc biệt, ký tự toán học vào nội dung file 1. Vào Insert \ Symbol… 2. Xuất hiện hộp thoại Symbol, chọn thẻ Symbols & chọn ký tự đặc biệt: Font: Chọn loại phông chữ hiển thị ký tự đặc biệt Recently used symbols: Hiển thị 16 ký tự đặc biệt đã được sử dụng gần thời điểm hiện tại nhất. Wingding: Hiển thị con số của ký tự đặc biệt. (Trong toán học mỗi một ký tự đều được mã hóa bởi một con số nào đó)  Charater code: Số của ký tự đặc biệt, ở ô này bạn có thể nhập số của ký tự đặc biệt để tìm mà không phải lựa chọn theo bảng danh sách ký tự hiển thị ở trên. From: Số hiển thị ở Wingding và Charater code phụ thuộc ở From: Lựa chọn cơ số hiển thị, mặc định để ở dạng Symbol (decimal) - cơ số 10, hoặc có thể lựa chọn dạng Symbol (hex) – cơ số 16. Nút AutoCorrect… Hiển thị hộp thoại AutoCorrect: Thiết lập chế độ tự động sửa ký tự (ví dụ: bạn có thể đặt từ “abc” là ký tự “@” thì sau khi gõ xong từ “abc” và cách ra, MS Word sẽ tự động chuyển thành ký tự “@”) Nút Shortcut Key: Mở hộp thoại Customize Keyboard: Tạo phím tắt cho ký tự đặc biệt. Tại ô Press new shortcut key: Gõ phím tắt dùng cho ký tự đặc biệt (ví dụ trên ảnh là dùng tổ hợp phím Alt + 9 cho ký tự þ) Kích vào nút Assign: Thiết lập phím tắt cho ký tự đó, lúc này tổ hợp phím tắt (Alt + 9) sẽ được chuyển sang vùng Current keys.  Chọn Close để hoàn thành. Việc đặt phím tắt cho ký tự đặc biệt này sẽ giúp bạn không phải vào hộp thoại Symbol mà vẫn chèn ký tự đặc biệt, rút ngắn thời gian gõ nội dung văn bản. Tuy nhiên, bạn nên chú ý đặt phím tắt chỉ cho những ký tự đặc biệt thường xuyên sử dụng và tổ hợp phím đặt không trùng với các tổ hợp phím tắt đang sử dụng, tránh trường hợp làm mất tác dụng của tổ hợp phím đó. 3. Kích vào nút Insert và Close để chèn ký tự đặc biệt ra nội dung file văn bản Định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn chữ, trang trí chữ cho sinh động. Định dạng phông chữ. 1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng. 2. Vào Format \ Font (Ctrl + D) => Xuất hiện hộp thoại Font: 3. Chọn thẻ Font Font: Chọn loại phông chữ Font style: Chọn kiểu chữ bình thường, đậm, nghiêng, đậm nghiêng Size: Chọn kích thước chữ. Font color: Màu chữ Underline style: Loại đường gạch chân chữ. Underline color: Màu đường gạch chân chữ. Effects: Một số kiểu lựa chọn bổ sung: R Strikethrough: Gạch giữa chữ. R Double strikethrough: Nét gạch đôi giữa chữ. R Superscript: Chỉ số trên. (Ctrl + Shift + =) R Subscript: Chỉ số dưới. (Ctrl + =) R Shadow: Kiểu hình bóng R Outline: Nét chữ bao ngoài. R Emboss: Chữ nổi mờ (màu trắng) trước R Engrave: Chữ nổi mờ (màu trắng) sau. R All caps: Chữ in hoa lớn R Hidden: Ẩn chữ. - Sau khi đã chọn kiểu định dạng font chữ xong, nếu muốn để định dạng mặc định cho các file sau thì kích vào nút Default. Một hộp thoại xuất hiện:  Bạn có muốn đổi lại định dạng font chữ mặc định cho các file mới sau này không? Chọn Yes: Đồng ý Chọn No: Không đồng ý 4. Chọn nút OK để hoàn thành việc định dạng lại font chữ. * Trường hợp bạn có thể sử dụng thanh công cụ Formatting để định dạng nhanh font chữ của mình: - Định dạng theo những style có sẵn: - Định dạng font chữ: - Định dạng cỡ chữ: - Chữ đậm: - Chữ nghiêng: - Chữ gạch chân: Thay đổi độ giãn chữ. 1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng. 2. Vào Format \ Font (Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Font 3. Chọn thẻ Character spacing, hộp thoại Font có hình ảnh sau: Scale: Định dạng độ giãn chữ theo %. Spacing: Khoảng cách giữa các chữ By:  Tăng: Giãn thưa chữ       Giảm: Giãn chữ mau Position: Vị trí ở dòng By:  Tăng: Vị trí chữ lên cao dần so với dòng        Giảm: Vị trí xuống dần so với dòng Nút Default: Nếu muốn mặc định độ giãn chữ này cho các file sau. 4. Chọn nút OK hoàn thành viện thay đổi độ giãn chữ. Trang trí chữ cho sinh động. 1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn font chữ cần định dạng. 2. Vào Format \ Font (Ctrl + D), xuất hiện hộp thoại Font. 3. Chọn thẻ Text Effects, hộp thoại Font có hình ảnh sau: Lựa chọn các hoạt hình chữ ở ô Animations. Nút Default: Nếu muốn mặc định độ giãn chữ này cho các file sau. 4. OK Sau khi kích nút OK, đoạn font chữ đã chọn sẽ có kết quả nhấp nháy theo loại đã chọn ở ô Animations. Ví dụ: Lưu ý: Với việc trang trí chữ cho sinh động này chỉ nhìn trên màn hình máy tính, khi in sẽ không xuất hiện những hình ảnh nhấp nháy. Chèn ghi chú ở chân trang 1. Vào Insert \ Reference \ Footnote… (Vào Insert \ Footnote với Office 2000) 2. Xuất hiện hộp thoại Footnote: Location: Vị trí đặt ghi chú: Footnote: Chân trang (thường để ghi chú ở chân trang) Endnotes: Đặt ở vị trí dưới cùng của file văn bản. Format: Định dạng. Number format: Định dạng kiểu đánh số ghi chú (1, 2, 3…; a, b, c…; i, iii, iii,…) Custom mark: Tự nhập ký tự làm ký tự ghi chú. Start at: Bắt đầu đánh số thứ tự từ số... Numbering: Continuous: Đánh tiếp số thứ tự Restart each section: Bắt đầu đánh lại số thứ tự tính trong đoạn Restart each page: Bắt đầu đánh lại số thứ tự tính theo trang. Apply changes: Áp dụng đánh ghi chú cho cả file (whole document). Nút Symbol… Mở hộp thoại Symbol: Chèn ký tự đặc biệt làm ký tự đánh ghi chú. 3. Chọn nút Apply và Insert để bắt đầu nhập nội dung ghi chú. Tạo báo cáo tự động trong word từ bảng số liệu của Excel Khi làm báo cáo bằng Word có sử dụng số liệu từ bảng tính Excel, thường người ta thực hiện 2 công việc: - Công việc A: Nhập số liệu vào bảng Excel để tính. - Công việc B: Mở văn bản Word để cập nhật kết quả tính toán từ Excel (lời văn của báo cáo nói chung không thay đổi là mấy). Hình 1: Excel, số liệu kỳ trước dùng cho các báo cáo tháng 07/2005 Việc cập nhật thủ công văn bản Word dễ nhầm lẫn và tốn công khi có nhiều số liệu. Có một cách giúp liên kết tự động dữ liệu từ Excel với văn bản Word để bạn chỉ cần làm công việc B một lần, sau đó mỗi khi bạn thực hiện công việc A xong thì Word tự động cập nhật những thay đổi và bạn chỉ việc in báo cáo ra mà không phải thực hiện công việc B nữa. Ví dụ, chúng ta xem xét báo cáo vận chuyển hành khách của 4 hãng xe HTX, TNHH, QD và CT. Báo cáo mỗi tháng bạn cần đưa vào số liệu của tháng hiện tại và tháng trước đó để so sánh sự tăng giảm. Hiện tại ta cần làm phân tích số liệu tháng 08/2005. Bước 1 (công việc A): Ở H.1 ta đã có sẵn bảng tính Excel với số liệu của kỳ trước (tháng 07/2005) với các công thức để tính tổng số hành khách, tỉ lệ hành khách tăng giảm so với tháng trước... ta chỉ cần nhập vào các số liệu của tháng cần báo cáo, Excel sẽ tự động tính ra các số còn lại. Sau khi nhập xong ta được bảng tính với các số liệu của kỳ hiện tại (tháng 08/2005) như H.2. Hình 2: Excel, số liệu kỳ hiện tại dùng cho các báo cáo tháng 08/2005 Bước 2: Ở H.3 là phân tích số liệu có được trong H.1. Điều cần làm là phải sửa số liệu của kỳ trước thành số liệu của kỳ này trong bảng phân tích đó (tức là sửa từ H.3 thành H.4). Bây giờ chúng ta sẽ liên kết dữ liệu từ Excel sang Word để các kỳ về sau chỉ cần sửa trong Excel rồi ra lệnh cho Word tự động cập nhật dữ liệu từ Excel sang.  Đầu tiên bạn vào bảng tính Excel, copy ô số liệu cần là ô C2 ở H.2 (ô được tô đỏ ở H.2) rồi vào Word đặt con trỏ vào chỗ cần sửa dữ liệu thích hợp (ngay trước con số 272.601 ở H.3). Xóa giá trị 272.601 ở H.3 đi rồi nhấn vào menu Edit > Paste special, bảng Paste special xuất hiện. Bạn chọn Paste link > Unformated Text rồi OK (các thao tác này tạm gọi là Paste link), phần mới được paste vào có giá trị là 273.780 như trong H.4 nhưng phần nền của số 273.780 này có màu xám. Thực hiện giống như vậy ở những số liệu khác cần sửa đổi. (Chú ý khi copy từ Excel phải copy nguyên cả ô chứ không phải chỉ tô đen phần số rồi copy). Hình 3: Word, phân tích số liệu của H.1 Chú ý, nếu vùng được Paste link không có màu xám, bạn làm như sau: vào menu Tools > Options, chọn tab View, phần Field shadding chọn Always rồi OK. Riêng đối với những số liệu có thể có giá trị âm hoặc dương và giá trị này ảnh hưởng đến phần lời văn trong văn bản Word cần làm phức tạp hơn một chút. Như phần giảm 44,44% ở H.3: tháng trước giảm 44,44% vì giá trị trong Excel tương ứng là -44,44 (ở H.1). Tháng này giá trị trong bảng tính Excel là 16,39 (ở H.2), ta phải hiển thị lời văn là tăng 16,39% trong Word. Cách làm như sau: đầu tiên bạn mở bảng tính Excel (H.2), đối với những cột nào thể hiện sự tăng giảm (ở ví dụ này là cột D và cột E) ta phải tạo thêm 2 cột phụ dùng để thể hiện lời văn cho mỗi cột. Ta làm cho cột D như sau (cột E làm tương tự): Hình 4: Word, phân tích số liệu của H.2 - Chèn thêm 2 cột F và G để bổ sung cho cột D như H.5. Trong đó cột F thể hiện dấu của cột D và cột G thể hiện giá trị tuyệt đối của cột D. - Nhập vào ô F2 công thức: =IF(D2=0;"không tăng giảm";IF(D2>0;"tăng ";"giảm ")) Hàm này xét giá trị của ô D2, nếu =0 thì hiển thị "không tăng giảm", nếu >0 thì hiển thị "tăng ", nếu 0;ABS(D2);"") Hàm này lấy giá trị tuyệt đối của ô D2. Copy công thức trên cho các ô G3, G4, G5, G6. Bạn sẽ được các chi tiết giống với H.5. Bây giờ bạn trở lại Word ở H.3: - Xóa chữ "giảm", qua Excel copy ô F5 ở H.5 rồi Paste link vào Word. - Xóa "44,44", qua Excel copy ô G5 ở H.5 rồi Paste link vào Word. Thực hiện tương tự cho các phần khác cần sửa đổi. Nếu thực hiện chính xác bạn sẽ có được bản báo cáo của tháng 08/2005 như H.4. Kể từ tháng sau, bạn chỉ cần nhập số liệu trong bảng tính Excel xong, mở văn bản Word lên, nhấn menu Edit > Select All rồi lại nhấn menu Edit > Links > Update Now, lập tức dữ liệu được cập nhật từ Excel vào Word. Chú ý, để Word không tự động cập nhật dữ liệu khi mở file: vào menu Tools > Options > General, bỏ chọn ở mục "Update automatic links at Open". Nếu không, mỗi khi bạn mở file Word nào có dữ liệu dạng liên kết thì Word sẽ luôn hỏi có cập nhật dữ liệu hay không rất phiền phức. ĐỒNG VỊ Email: dongvi@gmail.com Dịch nhanh văn bản bằng Microsoft Word 2003 Như các bạn đã biết, bộ Office của Microsoft là bộ công cụ mạnh, trong đó chương trình xử lý văn bản (MS Word) được sử dụng rất rộng rãi. Nếu thường soạn thảo văn bản tiếng Anh chắc hẳn bạn không thể bỏ qua tính năng kiểm tra chính tả (spelling), văn phạm (grammar) hay tra từ đồng nghĩa, trái nghĩa (thesaurus) của chương trình này. Với phiên bản 2003, Microsoft đã đưa thêm một tính năng mới rất tiện lợi, đó là tính năng dịch nhanh văn bản từ một ngôn ngữ này sang một ngôn ngữ khác. Tính năng này hỗ trợ tiếng Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha, Nga... (chưa có tiếng Việt). Tất nhiên tính năng này không thể dịch đúng như người nhưng nó có thể giúp bạn hiểu được ý chính của văn bản mà không cần phải biết ngôn ngữ gốc. Để sử dụng được tính năng này, máy tính cần có kết nối mạng Internet và thiết lập thêm một số thông số cho chương trình thông qua research task pane - tạm dịch là cửa sổ truy vấn thông tin. Các bạn hãy mở chương trình Word 2003, từ menu Tools chọn Research (phím tắt Alt+Click), sẽ xuất hiện một cửa sổ nhỏ bên phải văn bản hiện hành. Hãy tìm đến và chọn mục Research options (hình 1), đảm bảo mục Translation được chọn (hình 2). Ngoài ra, bạn cũng có thể bổ sung thêm các dịch vụ khác. Để hiểu rõ hơn về, bạn có thể đọc trợ giúp "About research services" và tài liệu của tác giả Diane Vizine-Goetz & Andy Houghton, thành viên của OCLC Research (www.oclc.org/research/memberscouncil/2004-10/vizine-goetz.ppt). Hình 1 Hình 2 Dưới đây là một đoạn văn gốc bằng tiếng Tây Ban Nha và các bước thực hiện để dịch đoạn văn đó sang tiếng Anh. Đoạn văn gốc: "Buenos días Félix: Tengo dos clientes que desean realizar un combinado Vietnam / Camboya pero incluyendo 2 noches en Sapa ( que coincidan en Sábado) por lo que ruego informes de posibles itinerarios para poder realiza en el mes de Agosto. Entre 15 y 20 días de estancia. Te adjunto en fichero aparte la idea que tiene el cliente para ver si es posible o encontrar lo que mejor se adapte a ellos pero incluyendo Sapa dentro del viaje. Sin otro particular, y en espera de tus prontas noticias, recibe un cordial saludo Atentamente, Josep Sala". Các bước thực hiện: Bước 1: Chọn (select) đoạn văn gốc, tốt nhất là ta chọn từng đoạn để dịch được nhanh và chính xác. Bước 2: Chọn Tools, Language rồi chọn Translate (hình 3). Hình 3 Sau khi chọn lệnh, một cửa sổ nhỏ sẽ xuất hiện. Mục Search for: sẽ chứa nội dung đoạn văn bản bạn vừa chọn. Phía bên dưới sẽ chỉ ra ngôn ngữ gốc From và ngôn ngữ bạn muốn chuyển thành To. Trong ví dụ này chúng ta sẽ chọn tiếng Anh (hình 4). Hình 4 Sau đó để hiển thị kết quả, bạn cuộn màn hình xuống phía dưới tới mục WorldLingo hoặc nó sẽ mở ra cửa sổ IE mới với nội dung đã được dịch. Bạn có thể copy và dán vào bên dưới đoạn văn gốc. Lặp lại các bước trên để dịch toàn bộ văn bản gốc. Nguyễn Hữu Phước Email: phuoc_nguyen_hanoi@yahoo.com Chèn ảnh vào nội dung văn bản Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2003) Tải ảnh từ bộ Office trên trang web của Microsoft về máy tính. Dán ảnh bằng cách chụp màn hình máy tính Chèn ảnh từ một file ảnh đã có trong máy tính Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2000) Căn chỉnh ảnh trong Word Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2003) 1. Vào Insert \ Picture \ Clip Art… 2. Trên màn hình xuất hiện panel Clip Art bên phải, bạn có thể tìm ảnh bằng những ô Search. Hoặc tìm ảnh tại: - Organize clips…: Mở cửa sổ Favorites – Microsoft Clip Organize: Sử dụng cấu trúc ảnh có sẵn trong bộ Office và trong máy tính. (Bạn hãy chọn phần này)- Clip art on Office Online: Mở phần ảnh của bộ Office trên trang web của Microsoft với điều kiện máy tính có nối mạng Internet, tại địa chỉ Phần này để Tải ảnh từ bộ Office trên trang web của Microsoft về máy tính. 3. Chèn ảnh: Sử dụng cấu trúc ảnh có sẵn trong bộ Office và trong máy tính - Cửa sổ Favorites – Microsoft Clip Organize: * Tại hộp thoại Add clip to Organizer: Thêm mới vào cấu trúc ảnh. Bạn có thể thêm vào cấu trúc những file hình ảnh, âm thanh, và phim ảnh trên ổ cứng hoặc thư mục nào đó. - Nút Now: Thêm ngay bây giờ Clip Organizer đang tổng hợp lại toàn bộ file dữ liệu ảnh Clip Organizer đã thêm từ khoá vào các để bạn có thể tìm kiếm chúng vào lần sử dụng sau bằng cách search từ khoá. - Nút Later: Thêm sau - Nút Options… Bạn hãy đợi quét đĩa trong chốc lát Hiển thị các thư mục ảnh trong máy tính thành catalog * Tại cửa sổ Microsoft Clip Organizer: Sau khi thêm xong trên danh sách My collections thuộc vùng Collection list sẽ hiển thị toàn thư mục ảnh được tìm thấy trong máy tính của bạn: -  Tìm ảnh muốn chèn tại Collection List: Liệt kê danh sách thư mục chứa ảnh của: My collections: Tổng hợp toàn bộ thư mục ảnh tìm thấy trong máy tính.Office collections: Danh mục ảnh có sẵn trong bộ Office.Web collections: Danh mục ảnh từ các trang web Khi click vào thư mục nào thì toàn bộ ảnh trong thư mục đó sẽ hiển thị vùng bên phải. Di chuyển chuột vào mỗi ảnh để xem tên ảnh, kích thước ảnh và định dạng ảnh. - Click chuột vào thanh cuộn trên mỗi ảnh hoặc click chuột phải vào ảnh để xuất hiện menu xử lý ảnh: + Copy: Sao chép ảnh. Hãy copy ảnh và ra màn hình MS Word chọn Paste để chèn ảnh vào nội dung file văn bản.+ Paste: Dán ảnh.+ Delete from “ ”: Xóa thư mục ảnh.+ Delete from Clip Organizer: Xóa toàn bộ ảnh trong thư mục.+ Copy to Collection…: Sao chép ảnh từ các thư mục ảnh: + Move to Collection…: Di chuyển ảnh giữa các thư mục ảnh + Edit keywords…: Thay đổi, bổ sung thuộc tính của ảnh. + Find Similar Style: Tìm kiếm kiểu ảnh tương tự+ Preview/Properties: Xem thuộc tính ảnh Tải ảnh từ bộ Office trên trang web của Microsoft về máy tính: 1. Tại cửa sổ Internet hiển thị cấu trúc ảnh Office online, hãy lựa chọn chủ đề ảnh theo Cachứa ảnh tùy ý: 2. Tại cửa sổ hiển danh sách ảnh theo chủ đề đã chọn: - Click vào menu sổ xuống của ảnh để hiển thị menu: + Copy: Sao chép ảnh.+ Add to Selection Basket: Thêm vào danh sách lựa chọn ảnh.+ Properties: Xem thuộc tính ảnh. - Click vào ảnh để mở popup hiển thị chi tiết thuộc tính ảnh: - Click đánh dấu R dưới mỗi ảnh để lựa chọn và tải về máy tính. 3. Click vào link Download để bắt đầu tải ảnh: 4. Click vào nút Open trên hộp thoại File Download để lưu ảnh. 5. Sau khi tải xong, trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Downloaded Clips hiển thị những ảnh đã tải về máy tính và những ảnh đó sẽ được lưu trong thư mục Downloaded Clips Dán ảnh bằng cách chụp màn hình máy tính Trong trường hợp bạn muốn dán ảnh màn hình máy tính vào trong văn bản word: 1. Mở màn hình máy tính muốn chụp2. Ấn phím Print Screen, nếu chỉ chụp ảnh một hộp thoại thì dùng tổ hợp phím Alt + Print Screen3. Dán vào nội dung văn bản Word: Dùng phím tắt Ctrl + V hoặc dùng các công cụ Paste để dán. Chèn ảnh từ một file ảnh đã có trong máy tính 1. Vào Insert / Picture / From file… 2. Hộp thoại Insert Piture xuất hiện: - Lựa chọn đường dẫn chứa ảnh và ảnh- Click vào ảnh & chọn nút Insert (hoặc click đúp vào ảnh) để chèn ảnh vào nội dung word. 3. Kết quả trên màn hình MS word sẽ hiển thị hình ảnh vừa chèn vào. Chèn ảnh vào nội dung văn bản (Office 2000) 1. Vào Insert / Picture / Clip Art… 2. Xuất hiện hộp thoại Insert ClipArt, Click vào chủ đề ảnh và chọn ảnh: 3. Click chuột vào ảnh hoặc click chuột phải để xuất hiện menu và chèn ảnh: -   Insert clipArt: Chèn ảnh-   Preview clip: Mở popup xem ảnh-   Add clip to favorites… Thêm ảnh đó vào một thư mục chứa ảnh khác-   Find similar clip: Tìm kiếm các ảnh tương tự. - Insert clipArt: Chèn ảnh- Copy: Sao chép ảnh- Paste: Dán ảnh- Delete: Xóa ảnh- Select All: Lựa chọn toàn bộ ảnh- Recover… Khôi phục lại ảnh- Clip Properties: Xem thuộc tính ảnh Căn chỉnh ảnh trong Word Sau khi bạn đã chèn ảnh vào nội dung văn bản MS Word, nhưng vẫn cần căn chỉnh ảnh sao cho vừa mắt (xem ví dụ dưới đây): 1. Click chuột phải vào ảnh để xuất hiện menu xử lý ảnh:  - Cut: Cắt ảnh- Copy: Sao chép ảnh- Paste: Dán ảnh- Edit Picture: Sửa ảnh- Show/Hide Picture Toolbar: Cho hiện/ẩn thanh công cụ xử lý ảnh.- Borders and Shading… Đường viền ảnh - Caption… Đặt tiêu đề ảnh (Figure) + Caption: Tên tiêu đề ảnh+ Label: Lựa chọn nhãn (Figure, Equation, Table)+ Position: Vị trí đặt tiêu đều ảnh (Trên hoặc dưới ảnh)+ New Label: Tự tạo nhãn mới+ Numbering: Đặt số thứ tự cùng với tiêu đề ảnh+ AutoCaption…: Tạo nhãn tự động - Format Picture… Một số định dạng ảnh + Clors and Lines: Màu và đường viền của ảnh+ Size: Kích thước ảnh+ Layout: Cách đặt ảnh. Bạn hãy chú ý có một số trường hợp khi chèn ảnh thì ảnh có thể di chuyển ở mọi vị trí, chèn ảnh trên chữ hoặc ảnh bị nhảy lung tung thì sử dụng thẻ Layout này để đặt lại ảnh.+ Picture: Một số tính năng của ảnh.+ Text Box: Thẻ này sẽ dùng khi bạn sử dụng thanh công cụ Draw để vẽ sơ đồ trong MS Word. - Hyperlink: Đặt liên kết cho ảnh 2. Xử lý ảnh bằng thanh công cụ   Chèn một ảnh khác  Màu ảnh: Automatic (màu mặc định của ảnh), Grayscalse (màu xám), Black and White (màu đen và trắng), Washout (làm mờ ảnh).  Tăng thêm màu sắc mặc định cho ảnh  Giảm màu sắc mặc định của ảnh  Tăng độ sáng  Giảm độ sáng  Cắt bớt viền ảnh  Quay ảnh theo các hướng  Kiểu đường nét bao ảnh  Độ nén (độ phân giải – chất lượng) ảnh  Đặt kiểu ảnh: Ảnh có thể chèn trên chữ, chèn ngoài chữ, chèn như một ký tự,…  Sửa, hiệu ảnh ảnh  Thiết lập chế độ trong suốt cho ảnh  Trở về chế độ mặc định của ảnh. Chúc bạn thực hiện thành công! Chèn chú thích MS Word: Đôi khi trong những tài liệu của bạn cần bổ sung nội dung giải thích thêm về từ ngữ cho người đọc khác hoặc sau này bạn sẽ đọc lại có thể dễ dàng hiểu được những từ ngữ viết tắt, hay khó hiểu nào đó, QuảnTrịMạng.com sẽ hướng dẫn bạn cách chèn chú thích cho từ ngữ. Chèn chú thích với Office 2000 Đối với người dùng MS Office 2000 thì chú thích (Comment) sẽ không có ô Comment xuất hiện bên lề phải của trang và khi in ra thì không xuất hiện màu nền. 1. Lựa chọn (bôi đen) từ ngữ muốn chèn chú thích 2. Vào Insert / Comment 3. Bạn sẽ thấy màu nền của từ ngữ bôi đen sẽ có màu vàng và panel xuất hiện ở phía dưới màn hình có tên Comments From - Hãy chèn nội dung chú thích vào phần Comments From này - Có thể click vào biểu tượng  để chèn đoạn âm thanh. - Click vào nút Close để đóng Comments From lại. 4. Sau khi nhập xong nội dung chú thích, thì màu nền của từ ngữ được chèn sẽ có màu vàng và khi di chuyển chuột đến (Ví dụ: “QuảnTrịMạng.com”) sẽ xuất hiện nội dung chú thích. Với phần màu vàng làm màu nền cho từ ngữ chú thích khi in ra giấy sẽ không xuất hiện. Chèn chú thích với Office 2003 Đối với người dùng MS Office 2003 thì chú thích (Comment) được chèn sẽ xuất hiện cả màu nền và ô Comment khi in ra giấy. 1. Lựa chọn (bôi đen) từ ngữ muốn chèn chú thích 2. Vào Insert / Comment 3. Bạn sẽ thấy ô Comment có màu sắc xuất hiện ở bên phải màn hình văn bản: - Hãy nhập nội dung vào ô Comment 4. Sau khi nhập xong nội dung chú thích, thì từ ngữ được chèn sẽ có màu nền và khi di chuyển chuột đến (Ví dụ: “Chèn chú thích”) sẽ xuất hiện nội dung chú thích đó. Với phần màu nền và ô Comment bên phải khi in ra giấy vẫn sẽ xuất hiện. Chèn nội dung của 1 file.doc đã có vào nội dung file đang mở MS Word: Đôi khi một tài liệu của bạn được nhiều người soạn thảo hoặc làm thành nhiều file khác nhau, và giờ bạn muốn tổng hợp thành 1 file tài liệu. QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn chèn nội dung một file văn bản đã có vào nội dung file đang mở. 1. Vào Insert / File… 2. Xuất hiện hộp thoại Insert File: Tại hộp thoại này bạn hãy chọn đường dẫn (path) và chọn file muốn chèn. 3. Chọn nút Insert (hoặc kích đúp vào file đã chọn) để chèn. Như vậy trong nội dung file văn bản đang mở sẽ có toàn bộ nội dung file văn bản mà bạn vừa chèn. Bạn cũng có thể dùng phương pháp copy và dán (paste) nội dung tài liệu vào những file.doc khác nhau. Tạo các liên kết (Link) trong MS Word MS Word: Bài hôm nay QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách đánh dấu dòng văn bản (Bookmark) và hướng dẫn tạo liên kết đến 1 file đã có, đến trang web, email hoặc liên kết trong cùng file,… Tạo các liên kết (Link) trong MS Word Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo Tạo liên kết đến địa chỉ Email Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file Tạo heading mới trong Office 2003 Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản Tạo các liên kết (Link) trong MS Word 1. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết. 2. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…) * Tạo liên kết đến 1 file khác hoặc 1 trang web. 3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Existing File or web page - Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết - Current Folder: Thư mục hiện thời - Browsed Pages: Các trang web đã trình duyệt gần thời gian hiện thời nhất - Recent files: Các file mới được mở gần thời gian hiện thời nhất. - Address: Tên địa chỉ và file chọn để link tới. - Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chèn chú thích): - Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark 4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết. * Tạo liên kết đến 1 file mới sẽ được tạo. 3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Creat New Document - Text to display: Nội dung hiển thị đoạn liên kết - Name of new document: Đặt tên cho file mới. - Nút Change… Thay đổi lại file liên kết đã có Bạn không nên chọn nút Change này bởi nội dung của file chọn sẽ bị mất sau khi nhấn nút OK và MS Word sẽ tự động tạo ra file trùng với tên đã chọn cùng với nội dung file trống. - Nút ScreenTip…: Nhập nội dung khi di chuyển chuột vào liên kết sẽ hiển thị nội dung đó (Giống việc chèn chú thích): - Nút Bookmark: Đưa ra 1 địa chỉ nào đó đã đặt bookmark 4. Chọn nút OK để hoàn thành việc đặt liên kết. * Tạo liên kết đến địa chỉ Email. 3. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn E-mail Address - E-mail Address: Địa chỉ email đặt liên kết tới - Subject: Tên tiêu đề - Recently used e-mail address: Hiển thị những email đã được sử dụng gần thời điểm này nhất. Nội dung Subject và E-mail Address sẽ hiển thị khi bạn di chuyển chuột vào liên kết. 4. Chọn nút OK để hoàn thành. * Tạo liên kết đến một vị trí bất kỳ ở cùng file. 1. Trước hết bạn cần phải đánh dấu (đặt Bookmark hoặc Heading hoặc Style) cho dòng văn bản được link tới. 2. Hãy lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần tạo liên kết. 3. Vào Insert / Hyperlink… (Ctrl + K. Hoặc nháy chuột phải, chọn Hyperlink…) 4. Tại hộp thoại Hyperlink, chọn Place in This Document Select a place in this document: Lựa chọn vùng tài liệu đã được đánh dấu: - Top of the Document: Đặt liên kết đến vị trí đầu tiên của file. - Headings: Đặt liên kết đến 1 heading nào đó đã có trong file - Bookmarks: Đặt liên kết đến 1 dòng văn bản đã được đánh dấu - Bạn có thể click vào dấu + để hiển thị chi tiết các mục trong Headings, Bookmarks,… Sau khi tạo xong bạn có thể dùng chuột click (hoặc Ctrl + chuột trái) vào đoạn văn bản vừa đặt để chuyển sang vùng liên kết mới. Đánh dấu (Bookmark) cho đoạn văn bản 1. Đặt trỏ chuột hoặc bôi đen đoạn dòng muốn đặt liên kết đến. 2. Vào Insert / Bookmark... 3. Xuất hiện hộp thoại Bookmark - Nhập tên đánh dấu tại ô Bookmark name (Tên này phải bắt đầu từ chữ cái và không có ký tự đặc biệt nào) 4. Chọn nút Add để hoàn thành việc đặt Bookmark Thay đổi một số tùy chọn trong MS Word MS Office luôn thiết lập một số tính năng cơ bản cho người dùng, nhưng cũng có phần tùy chọn (Option) có thể thay đổi một số tính năng phù hợp do người dùng tự đặt. QuanTriMang.com xin giới thiệu cách thay đổi một số tùy chọn như sau: Bỏ chế độ tự động điền số thứ tự và ký tự đầu dòng tự động Trong 1 vài trường hợp có thể bạn không muốn dùng chế độ khi xuống dòng MS Word tự động nhập số thứ tự hoặc ký tự đầu dòng, có thể dùng phím tắt Ctrl + Z để bỏ tạm thời chế độ này. Bạn cũng có thể đặt bỏ hẳn chế độ này, cách làm như sau: 1. Vào Tools / AutoCorrect Options… 2. Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoFormat As You Type: Bạn bỏ đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng: - £ Automatic bulleted lists - £ Automatic numbered lists 3. Tiếp tục chọn thẻ AutoFormat Bạn cũng bỏ 2 đánh dấu lựa chọn ở 2 dòng: - £ Automatic bulleted lists - £ Other paragraph styles. 4. Chọn nút OK Thay đổi đơn vị đo chiều dài trong Office 1. Vào Tools / Options… 2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ General: Tại vùng Measurement units, bạn chọn loại đơn vị thường dùng. - Inches: Đơn vị đo chiều dài của Anh (1inch = 2.54cm) - Centimeters: cm - Millimeters: mm - Points: Thường được viết tắt là pt, 72 pt xấp xỉ bằng 1 inch. Cỡ chữ thường được biểu diễn bằng đơn vị pt. - Picas: Là đơn vị đo lường xấp xỉ bằng 1/6 inch, hoặc 12 point. Pica được dùng để mô tả các kích thước theo chiều dọc và chiều ngang trên trang. 3. Chọn OK Đặt chế độ tự động sao lưu dữ liệu. 1. Vào Tools / Options… 2. Xuất hiện hộp thoại Options, chọn thẻ Save: Bạn đánh dấu lựa chọn R Save AutoRecover info every: Đặt thời gian tự động lưu dữ liệu (Trên ảnh đặt: cứ 10 phút MS Word sẽ tự động lưu dữ liệu lại). 3. Chọn nút OK. Bỏ chế độ kiểm tra chính tả, từ ngữ tiếng Anh MS Word mặc định sau khi cài đặt luôn hiển thị chế độ kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp tiếng Anh cho bạn bằng những gạch chân màu đỏ và màu xanh dưới từ ngừ. Khi gõ tiếng Việt có thể sẽ làm bạn khó chịu, cách bỏ như sau: 1. Vào Tools / Options… 2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ Spelling & Grammar Bạn bỏ dấu lựa chọn ở 3 dòng như sau: - £ Check spelling as you type - £ Check grammar as you type - £ Check grammar with spelling. 3. Chọn nút OK Ẩn / hiện đường viền bao quanh văn bản 1. Vào Tools / Options… 2. Xuất hiện hộp thoại Option, chọn thẻ View: - £ Text boundaries: Ẩn đường viền bao quanh văn bản. - R Text boundaries: Cho hiển thị đường viền bao quanh văn bản. 3. Chọn nút OK Thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ khi gõ văn bản MS Word: Khi gõ văn bản, việc gõ sai chính tả là điều không thể tránh khỏi. Trong MS Word có thiết lập chế độ tự động chỉnh sửa từ ngữ dành cho người sử dụng, QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách làm như sau: 1. Vào Tools \ AutoCorrect Options… 2. Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect: - Nhập ký tự cần sửa ở ô Replace. - Nhập từ ngữ đúng ở ô With. (Bạn có thể nhập chữ cần sửa trên văn bản và bôi đen rồi mới vào hộp thoại AutoCorrect). 3. Chọn nút Add để thêm vào danh sách 4. Chọn OK để hoàn thành. Sau khi thiết lập xong, khi bạn gõ sai chính tả và nhấn phím cách (space), MS Word sẽ tự động sửa lại chính tả của từ đó cho bạn. Ở đây lấy ví dụ khi gõ chữ “gn” sẽ được chỉnh sửa thành chữ “ng”. Dựa vào tính năng này của MS Word, bạn có thể đặt 1 số ký ký tự tắt cho cả dòng văn bản. Ví dụ có thể đặt: “qh” sẽ được sửa thành “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” Xóa chế độ tự động sửa từ ngữ. Trong một vài trường hợp bạn lại muốn xóa bỏ chế độ tự động sửa từ ngữ với những từ bạn đã thiết lập hoặc MS Word đã tự thiết lập (Ví dụ MS Word thường tự động thiết lập sẵn cho bạn khi nhập chữ ‘i” (i thường) thành chữ “I” (I hoa)). Cách thực hiện như sau: 1. Vào Tools \ AutoCorrect Options… 2. Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect: Tìm chữ đã đặt chỉnh sửa từ ngữ ở trong danh sách 3. Chọn nút Delete để xóa 4. Chọn OK để hoàn thành. Theo yêu cầu của một số bạn đọc, chúng tôi xin hướng dẫn cụ thể về trường hợp tạo chỉnh sửa ký tự cho trường hợp dạng ký tự mũ. Ví dụ: Tạo ký tự x' được chỉnh sửa thành biểu thức ax2 + by2: 1. Trước hết, hãy nhập ax2 + by2 trên trang văn bản trrước. 2. Bội đen (lựa chọn)  ax2 + by2 3. Vào Tools \ AutoCorrect Options… 4. Xuất hiện hộp thoại AutoCorrect, chọn thẻ AutoCorrect: - Nhập ký tự cần sửa ở ô Replace là x'- Còn ô With thì không cần nhập nữa- Và cần đánh dấu chọn ở phần Formatted text: Giữ nguyên định dạng văn bản 5. Chọn Add 6. Chọn OK Sau khi thoát khỏi hộp thoại, cứ mỗi lần gõ x' MS Word sẽ tự động chỉnh sửa thành biểu thức ax2 + by2 Một số thủ thuật quan trọng khác Đặt mật khẩu bảo vệ nội dung file văn bản nhưng vẫn hiển thị đọc được (Office 2003) MS Word: Bạn muốn chia sẻ nội dung file văn bản cho người khác đọc, nhưng bạn không muốn dữ liệu trong file của mình bị chỉnh sửa; QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách làm như sau: Đặt mật khẩu bảo vệ nội dung file văn bản nhưng vẫn hiển thị cho người khác đọc được (Office 2003) 1. Vào Tools \ Protect Document… 2. Xuất hiện Panel Protect Document bên phải. Có 2 lựa chọn cho bạn: a. Formatting restrictions: Giới hạn quyền chỉnh sửa định dạng b. Editing restrictions: Giới hạn quyền chỉnh sửa nội dung - Tracked changes: - Comments: Cho phép nhập chú thích. - Filling in forms: Cho phép điền vào Form - No changes (Read only): Không thay đổi gì (chỉ đọc) - R Everyone: Áp dụng cho tất cả mọi người. Bạn có thể chọn 1 trong 2 hoặc cả 2 lựa chọn trên. 3. Kích vào Nút “Yes, Start Enforcing Protection”, xuất hiện hộp thoại Start Enforcing Protection: Bắt đầu nhập mật khẩu. - ž Password: Sử dụng mật khẩu để bảo vệ file: Enter new password (optional): Đặt mật khẩu (Không nên gõ tiếng Việt và chữ HOA)  Reeter password to comfirm: Nhắc lại mật khẩu. - User authentication: Thẩm định quyền cho người dùng. 4. Chọn nút OK để hoàn thành. Bỏ mật khẩu bảo vệ nội dung file văn bản 1. Vào Tools \ UnProtect Document 2. Xuất hiện hộp thoại UnProtect Document Nhập đúng mật khẩu vào ô Password 3. Chọn nút OK để hoàn thành. Đặt mật khẩu bảo vệ file không mở và lưu chỉnh sửa nội dung Cách 1: 1. Vào Tools / Options… 2. Xuất hiện hộp thoại Options, chọn thẻ Security: (Nếu dùng Office 2000 thì phần đặt mật khẩu sẽ ở thẻ Save) Password to open: Bắt người sử dụng phải nhập mật khẩu khi mở. Password to modify: Nếu chỉ nhập mật khẩu ở ô này thì người dùng vẫn xem được nội dung file văn bản (bằng cách mở Read Only), chỉ khi chỉnh sửa và lưu lại thì người dùng mới phải nhập mật khẩu. 3. Chọn nút OK, màn hình xuất hiện hộp thoại Confirm Password: Nhập lại mật khẩu vào ô Reenter password to open (hoặc Modify) 4. Nhấn nút OK để hoàn thành. Cách 2: 1. Nhấn phím F12 hoặc Ctrl+S để lưu tài liệu 2. Xuất hiện hộp thoại Save As: Click vào nút Tools \ Chọn Security Options… (Đối với Office 2000 thì chọn mục General Options…) 3. Xuất hiện hộp thoại Security: Password to open: Bắt người sử dụng phải nhập mật khẩu khi mở. Password to modify: Nếu chỉ nhập mật khẩu ở ô này thì người dùng vẫn xem được nội dung file văn bản (bằng cách mở Read Only), chỉ khi chỉnh sửa và lưu lại thì người dùng mới phải nhập mật khẩu. 4. Chọn nút OK, màn hình xuất hiện hộp thoại Confirm Password: Nhập lại mật khẩu vào ô Reenter password to open (hoặc Modify) 5. Nhấn nút OK. Lúc này màn hình sẽ trở lại hộp thoại Save As 6. Nhập tên file vào ô File name và nhấn nút Save để hoàn thành. Đếm số ký tự trong đoạn văn bản MS Word: Khi bạn tham gia một cuộc thi nào đó, yêu cầu bạn cần trình bày nội dung bằng file.doc và có hạn chế số lượng từ. Làm thế nào để bạn đếm được số lượng từ, số lượng ký tự… công việc này rất đơn giản, QuanTriMang.com sẽ hướng dẫn bạn cách đếm ký tự trong file văn bản như sau: 1. Lựa chọn (bôi đen) đoạn văn bản cần đếm. 2. Vào Tools \ Word count… 3. Xuất hiện hộp thoại Word Count: Các thông số thông báo như sau: - Pages: Số trang - Words: Số từ - Characters (no spaces): Số ký tự (không tính ký tự trắng) - Characters (with space): Số ký tự (Tính cả ký tự trắng) - Paragraphs: Số đoạn - Lines: Số dòng. - £ Include footnotes and endnotes: Không đếm chú thích   R Include footnotes and endnotes: Đếm cả chú thích - Nút Show Toolbar: Hiển thị thanh công cụ Word Count 4. Close: Đóng hộp thoại thông báo. HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MAIL MERGE CHO NHÃN BIỂU (LABEL) Bước 1. Chọn Tools menu – Letters and Mailing Chọn Mail merge hoặc Envelopes and Labels Về tổng quát thì nên chọn vào lệnh Mail Merge… sẽ xuất hiện màn hình sau: (Chú ý panel bên phải theo mũi tên chỉ) Bấn chọn vào nút chọn Labels ở phần select document type (chọn kiểu văn bản) rồi chọn Next: Starting document để tiếp tục làm việc. Bước 2: Chọn 1 trong 3 tùy chọn: Use the current document: Sử dụng văn bản hiện hành (đang mở sẵn) Change document layout: Thay đổi cách nhìn của văn bản (hay thay đổi định dạng). Start from existing document: Bắt đầu từ văn bản đã có (phải chọn từ các thư mục đã có văn bản này). Thường mặc định là Change document layout Bấm chọn vào Label option Label Options bao gồm các điều khiển: Details….; New Label…. Và các nút điều khiển khác cho phép lựa chọn Loại mát in trong mục Printer information; thông tin về các loại nhãn, kiểu cách đã được dựng sẵn (cung cấp sẵn cho người sử dụng) trong các hộp Labels products; Product number. Tuy nhiên, người dùng có thể lựa chọn hoặc tạo mới cho phù hợp với yêu cầu, phong cách riêng. Lúc đó, có thể bấm chọn vào các điều khiển Details hoặc New Label. Nếu bấm vào Details… sẽ cho cửa sổ cài đặt sau: Chỉ ra các mục chi tiết của các loại giấy đã dựng sẵn, có trong thư viện. Gồm các mục: Label name: Tên riêng cần đặt cho loại nhãn sắp tạo ra (để có thể sử dụng sau này theo phong cách, cách thức riêng của người sử dụng). Top margin; Side margin; Label height, label width: là các chừa đỉnh, lề, chiều cao, độ rộng của mỗi nhãn như minh họa tại cửa sổ information Number across; Number down là số cái nhãn có trong hàng ngang và hàng dọc của trang giấy chuẩn. Paper size: Trang giấy chuẩn được lựa chọn để đạt vào các nhãn biểu. Tùy thuộc vào máy in, cỡ giấy chuẩn sẽ được lựa chọn cho phù hợp. Loại giấy thông dụng hiện nay trên thị trường dùng để in văn bản là loại giất A4 (21 x 29.7 cm) + Chọn Paper size: A4(21 x 29.7 cm) + Number across: x (Chọn x nhãn theo chiều ngang/1 trang giấy A4) + Number down: y (Chọn y nhãn theo chiều dọc/ trang giấy A4) + Label height : Cỡ (29.7: x ~ 10) + Label width : Cỡ (21: y) Chỉnh thêm lề ở phần Top margin, Side margin, vertical picth cho phù hợp. Tiếp theo, đặt tên (gõ vào hộp: Label name) cho tuỳ chọn vừa cài đặt này. Bạn sẽ được: Nếu bấm vào New Label…. Sẽ được: Tương tự như trên nhưng mục Label name chưa có, yêu cầu ta thiết kế mới và lưu lại tên cho tiện sử dụng về sau. Với lựa chọn Details…. Và chọn label TÔI LÀ AI? sẽ được 1 series các khung nhãn sau: Chọn tiếp Next: Select recipients để tiếp tục Bước 3 - hoặc Previous: Select document type (nếu muốn quay lại, làm lại bước trước đó). Bước 3: Chuẩn bị danh sách (một bộ cơ sở dữ liệu – Database) có thể điền vào mỗi nhãn. – Ở bước này có những mục sau: Select recipients bao gồm các phần tử công việc cần lựa chọn như sau: + Use an existing list: Dùng loại danh sách (database) đã có sẵn – Lúc đó mục Use an existing list phía dưới sẽ xuất hiện và kèm theo mục lưa chọn là Browse người dùng có thể click chuột vào để lựa chọn trong thư mục những danh sách cần trộn cho Labels. Cửa sổ Select Data source là mặc định. Người dùng có thể chọn danh sách có sẵn từ bất kỳ thư mục nào trên máy (rồi chọn Open). + Select from outlook contacts: Chọn từ ứng dụng Outlook contacts Nếu chọn Select from Outlook list: Trên máy phải có cài đặt chương trình Outlook. + Type new list: Gõ nhập một danh sách mới. Khi chọn mục này, phía dưới sẽ xuất hiện Type new list và dưới mục này có lệnh create… - Bấm chọn vào đây, ta sẽ tiến hành các thao tác tạo mới một bảng danh sách phục vụ cho việc trộn các mẫu Label. * Danh sách này có thể được tạo bởi Microsoft word; Microsoft Excel; Microsoft Access; ….. * Hoặc có thể được tạo mới và trực tiếp (sẽ có dạng của 1 tập tin cơ sở dữ liệu loại Access) ngay trong các bước của mail merge. Các bước sẽ hướng dẫn tiếp theo sau đây (Lựa chọn: Type new list) VD: Bảng danh sách sau TT HOTEN NGAYSINH NOISINH DIACHI DANTOC TONGIAO DONVICONGTAC 1 NGUYỄN VĂN A 02.06.1998 DALAT 2 LÊ THỊ B 03.05.1999 TPHCM … ……. …. …. … …. …. Khi nhấp vào lệnh Create sẽ xuất hiện bảng New Address List gồm Enter Address Information: Bạn gõ các thông tin vào các hộp nhập liệu theo danh mục mặc định (như hình) và còn có các nút lệnh sau: New entry: Nhập mới từng danh sách theo danh mục ở trên các hộp nhập liệu – lúc đó, bên dưới (Vew Entries sẽ nhảy số bản tin, mẫu tin - Ở dòng này sẽ giúp cho người sử dụng có thể tùy ý lựa chọn thứ tự của entry để có thể hiệu chỉnh, bổ sung). Delete entry: Xóa bỏ các mẫu tin (entry) nếu cần thiết. Find entry…: Truy tòm các mẫu tin (entry) Filter and sort…: Lọc hoặc sắp xếp các entry. Customize… Xuất hiện cửa sổ: New Address List có tác dụng giúp người sử dụng thiết lập một danh sách mới theo yêu cầu cá nhân với các danh mục tùy ý – bao gồm các nút lệnh thao tác như sau: @ Add….: Bạn có thể thêm một danh mục mới vào danh sách. @ Delete: Xóa bỏ một danh mục. @Rename: Đổi tên một danh mục @ Move Up, Move down: Di chuyển thứ tự các danh mục trong danh sách lên trước hoặc xuống sau: Lúc này, bạn có thể chọn từng mục có sẵn trong danh sách mặc định – nhấn nút Delete để xóa bỏ rồi nhấn nút Add để thêm vào danh mục (những field name) mới và dùng nút Rename để đổi tên theo ý của mình. – Rồi OK. * Cần nhắc nhở: Các field Name nên cố gắng ngắn gọn, tránh sử dụng dấu thanh tiếng Việt. Sau khi hoàn thành bảng Customize Address List, chọn OK, tiến hành nhập danh sách trực tiếp vào bảng New Address List – Sau mỗi lần nhập xong 1 entry thì bấm vào nút New entry để nhập danh sách tiếp theo. Nhập xong danh sách, nhấp Close, máy sẽ yêu cầu ta lưu danh sách vào 1 thư mục (cần đặt tên file danh sách này, chọn thư mục lưu vào) Sau khi hoàn thành việc nhập danh sách, màn hình lúc này có dạng sau, ta có thể chọn lại danh sách khác hoặc điều chỉnh lại danh sách vừa lập nếu cần: Lúc này có thể nhập vào giấy mời từ bàn phím những danh mục (có thể gõ đầy đủ, bỏ dấu tiếng Việt được bình thường), format lại nhãn (chỉ cần 1 nhãn) Rồi chọn Next: Arrange your labels để vào bước 4. Bước 4: Đặt con trỏ lần lược vào từng danh mục chọn More Items…. Lần lượt chèn (insert) từng field code tương ứng vào labels. Cuối cùng ta được: Tuy nhiên, để tất cả các nhãn đều có đầy đủ như nhãn số 1, ta chọn vào nút : Update all labels Các nhãn còn lại sẽ tự động được cập nhật như nhãn số 1. Để hoàn chỉnh các nhãn này: Đóng khung, chỉnh lại, định dạng, chỉnh lại độ rộng, …. Ta có thể vào menu format để hoàn tất công việc. Tuy nhiên, nhãn này đang ở tầm nhìn của các code. Muốn xem được, in được, ta có thể chọn tiếp các công cụ trên toolbar như chỉ dẫn sau: Mở lại nguồn dữ liệu Mở lại Mail Merge Recipients Insert Address Block Insert Greeting line Insert Merge Field Chèn các mã điều kiện Bấm vào đây để chuyển sang cách nhìn thực hoặc chỉ thấy mã (code) Lật xem từng trang hoặc từng entry Trộn ra thành 1 văn bản mới (dạng *.doc) In trực tiếp từ Mail merge mà không cần trộn ra thành văn bản * Lưu ý: Khi trộn ra thành văn bản dạng *.doc, sẽ không còn những mã nên không còn tính linh hoạt. Khi có thay đổi dữ liệu trong danh sách (Database nguồn của mail merge) thì văn bản này sẽ không thể cập nhật (Update) tự động được. Các nút còn lại, xin tự nghiên cứu (thật ra là không phổ thông lắm, ít cần đến!) THỦ THUẬT WORD XP PHẠM HOÀNG VIỆT (hoangviet@tlnet.com.vn) Thêm số dòng cho tài liệu Muốn Word sẽ đánh số cho mỗi dòng và số dòng này sẽ hiển thị phía bên tay trái của tài liệu, bạn chọn menu View/Print Layout. Sau đó dùng chuột đánh dấu chọn những vùng cần đánh số dòng rồi chọn menu File/Page Setup, chọn tab Layout, bấm nút Line Numbers. Trong hộp thoại xuất hiện, bấm chọn mục Add line numbering. Bên dưới có các mục Start at bạn nhập số bắt đầu đếm cho dòng dầu tiên, mục From text bạn nhập khoảng cách sẽ từ số dòng đến lề trái, mặc định là Auto, mục Count by bạn nhập vào số dòng cách nhau khi đánh dấu. Bên dưới mục Numbering bạn chọn mục Restart each page nếu muốn sau mỗi trang số dòng sẽ đếm lại từ đầu, chọn mục Restart each section nếu muốn số dòng sẽ đếm lại sau mỗi section và mục Continuos sẽ đến liên lục từ đầu đến cuối. Khi chọn xong nhấn OK để Word đếm dòng và chèn số dòng vào tài liệu. Đánh số trang theo từng chương trong tài liệu Khi tài liệu của bạn được tổ chức thành nhiều chương, và bạn muốn cứ qua chương mới thì số trang tương ứng sẽ bắt đầu đếm lại là 1. Để làm được như vậy, bạn cần phải chia mỗi chương của bạn thành một section trong tài liệu bằng cách sau mỗi chương bạn chọn menu Insert /Break để ngắt thành nhiều section. Sau khi chia thành nhiều section, tại trang đầu tiên của section, chính là trang đầu tiên của mỗi chương bạn chọn menu Insert/ Page Numbers, bấm nút Format rồi bạn nhập số khởi đầu lại cho trang đầu tiên của section là 1 ( hay số khác tùy bạn ) trong mục Start at và nhấn OK để đóng các hộp thoại. Hiện hoặc ẩn số trang trên trang đầu tiên Khi bạn đánh số trang cho tài liệu và bạn muốn trên trang đầu tiên không xuất hiện số trang thì chọn menu Insert/Page Numbers rồi bỏ dấu chọn mục Show number on first page. Nếu muốn xuất hiện lại thì chọn lại mục trên. Cuối cùng nhấn OK để kết thúc. Bỏ qua việc đánh số dòng cho một Paragraph. Khi bạn dùng chức năng đánh số dòng cho tài liệu và bạn muốn một Paragraph nào đó không cần đánh số dòng thì bạn chọn menu View – Print Layout rồi dùng chuột chọn paragraph không cần đánh số dòng và chọn menu Format – Paragraph, chọn tab Line and Page Breaks, đánh dấu chọn mục Suppress line numbers rồi nhấn OK. THỦ THUẬT WORD XP PHẠM HOÀNG VIỆT Đánh dấu chọn những từ tìm thấy khi tìm kiếm Khi bạn sử dụng chức năng tìm kiếm trong menu Edit/ Find, nếu bạn đánh dấu chọn mục Hightlight all items found in và nhấn Find Next hoặc Find All, Word sẽ tô đen những từ tìm thấy được trên tài liệu, nếu bạn muốn tìm luôn trong Header và Footer thì bạn chọn mục Headers and Footers trong danh sách. Sử dụng ký tự thay thế khi tìm kiếm Khi tìm kiếm một từ nào đó trong tài liệu nhưng bạn không nhớ rõ chính xác về từ cần tìm, bạn có thể sử dụng ký tự thay thế để tìm kiếm. Ví dụ như bạn nhập vào ô tìm kiếm là s*d thì chương trình sẽ tìm tất cả những từ nào bắt đầu bằng ký tự s và kết thúc bằng ký tự d và có bất kỳ ký tự nào ở giữả. Để sử dụng được chức năng này, bạn bấm vào nút More trên cửa sổ Find rồi chọn mục Use wildcards rồi nhập nội dung tìm kiếm với những ký tự thay thế có thể sử dụng như sau : Ký tự Mô tả ? Sử dụng để thay thế một ký tự. Ví dụ tìm từ s?d thì word sẽ tìm tất cả những từ có 3 ký tự bắt đầu bằng ký tự s và kết thúc bằng ký tự d. Kết quả ví dụ là sad. * Sử dụng để thay thế tất cả những ký tự. Ví dụ bạn tìm từ s*d thì Word sẽ tìm tất cả những từ có chiều dài bất kỳ có ký tự đầu là s và ký tự cuối là d. Kết quả ví dụ là sad, hay started. < Tìm từ bắt đầu với một số ký tự. Ví dụ tìm từ <(inter) kết quả sẽ là interesting, intercept,.. > Tìm từ kết thúc với một số ký tự. Ví dụ tìm từ (in)> kết quả sẽ là within [ ] Tìm từ có ký tự thỏa mãn một trong những ký tự. Ví dụ tìm từ w[io] thì kết quả là win, won. [x - y] Tìm từ có ký tự thỏa mãn một trong những ký nằm trong khoảng các ký tự x đến y. Ví dụ tìm từ có kí tự bắt đầu với các ký tự nằm trong khoảng từ ký tự r đến t như sau : [r-t]ight, kết quả là right, sight [!x - y] Tìm từ có ký tự không thỏa mãn một trong những ký nằm trong khoảng các ký tự x đến y. Ví dụ như bạn tìm từ t[!a-m] kết quả là tock, tuck chứ không thể có từ tack, tick {n} Tìm từ có ký tự xuất hiện n lần. Ví dụ tìm từ fe{2}d sẽ tìm những từ có ký tự đầu là f, e, và kí tự e sẽ xuất hiện 2 lần rồi đến ký tự d cuối cùng. Kết quả là từ feed,.. và từ fed sẽ không hợp lệ với điều kiện trên. {n,} Tìm từ có ký tự xuất hiện tối thiểu n lần. Ví dụ tìm từ fe{2}d sẽ tìm những từ có ký tự đầu là f, e, và kí tự e sẽ xuất hiện tối thiểu 1 lần rồi đến ký tự d cuối cùng. Kết quả là từ feed, fed... {n,m} Tìm từ có ký tự xuất hiện từ n đến m lần. Ví dụ tìm từ 10{1,3 } kết quả là 10, 100, 1000 @ Tìm từ có ký tự xuất hiện một hoặc nhiều lần. Ví dụ tìm từ lo@t thì kết quả là lot, loot .