Tài liệu tập huấn Lập kế họach có sự tham gia cho cấp phường/xã

0 DWC – CDC – Nadicofric (Tài trợ : SDC) Dự án “Thúc đẩy mô hình cộng đồng quản lý tại Việt Nam” - PCMM - TÀI LIỆU TẬP HUẤN LẬP KẾ HỌACH CÓ SỰ THAM GIA CHO CẤP PHƯỜNG/XÃ Biên soạn: Bùi Thị Kim Giám đốc DWC - 2008 - 1 Mục lục MỤC TIÊU KHÓA TẬP HUẤN .................................................................................. 2 CHIA SẺ KINH NGHIỆM LẬP KẾ HOẠCH............. Error! Bookmark not defined. CÁC BƯỚC LẬP KẾ HỌACH HIỆN TẠI CỦA CÁC PHƯỜNG/XÃ ...................... 3 KHÁI NIỆM THAM GIA............................................................................................. 4 LẬP KẾ HỌACH CÓ SỰ THAM GIA........................................................................ 5 Bước 1: Phân tích hiện trạng........................................................................................ 5 Bước 2: Sắp xếp các vấn đề ưu tiên ............................................................................. 6 Bước 3: Phân tích nguyên nhân và tìm giải pháp giải quyết các ưu tiên. ...................... 6 Bước 4: Phân tích mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội, cản trở (SWOT) ................................... 7 Bước 5: Lập kế họach (theo các nội dung của khung lô gíc) ........................................ 8 Phân tích các bên liên quan.......................................................................................... 9 CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA BẢN KẾ HỌACH THEO KHUNG LÔ GÍC ...... 10 ÁP DỤNG CÁC BƯỚC LẬP KẾ HỌACH CÓ SỰ THAM GIA VÀO VIỆC LẬP KẾ HỌACH TẠI ĐỊA PHƯƠNG ..................................................................................... 13 Nguyên tắc : .............................................................................................................. 13 Bước 1: Hội nghị mở rộng lần 1- Phân tích hiện trạng và tiềm năng. ......................... 13 Bước 2: Họp thống nhất về Dự thảo kế họach............................................................ 14 Bước 3: Hội nghị mở rộng lần 2 - Thông qua Dự thảo kế họach. ............................... 15 Bước 4: Họp đại diện cử tri - Góp ý cho Dự thảo kế họach. ....................................... 15 Bước 5: Hội nghị mở rộng lần 3 - Chính sửa Dự thảo kế họach theo khung lô gíc...... 16 Bước 6: Họp đại diện cử tri - Thông báo Bản kế họach chính thức............................. 17 2 MỤC TIÊU KHÓA TẬP HUẤN Sau khoá tập huấn, các tham dự viên sẽ Chia sẻ các kinh nghiệm lập kế họach hiện tại Hiểu khái niệm tham gia Hiểu các bước của lập kế họach có sự tham gia và thực hành một số công cụ lập kế họach có sự tham gia Áp dụng các bước lập kế họach có sự tham gia vào lập kế họach phát triển kinh tế xã hội tại cấp xã/phường theo quy định của Pháp lệnh dân chủ. 3 CÁC BƯỚC LẬP KẾ HỌACH HIỆN TẠI CỦA CÁC PHƯỜNG/XÃ Hiện tại các Phường/Xã thường tổ chức tất cả 6 cuộc họp cho việc lập kế họach và thông báo kế họach đến người dân và các bên liên quan. Cụ thể như sau: CÁC BƯỚC NỘI DUNG THÀNH PHẦN 1. Hội nghị liên tịch lần 1  Phân công chuẩn bị báo cáo kết quả thực hiện kế họach của năm cũ Lãnh đạo Đảng uỷ, HĐND, UBND, MTTQ. Trưởng các ban nghành, đoàn thể. 2. Hội nghị UBND  Báo cáo kết quả thực hiện kế họach năm cũ  Định hướng một số chỉ tiêu KH năm mới  Phân công chuẩn bị lập dự thảo kế hoạch năm mới Lãnh đạo Đảng uỷ, HĐND, UBND, MTTQ. Trưởng, phó các ban ngành đoàn thể 3. Hội nghị liên tịch lần 2  Thông qua dự thảo kế họach năm mới Thường vụ Đảng uỷ. Thường trực UBND, HĐND, UBMT 4. Hội nghị tiếp xúc cử tri trước kỳ họp  Lấy ý kiến cử tri về dự thảo kế họach năm mới MTTQ tổ chức Đại diện chính quyền Tất cả các đại diện cử tri trên địa bàn 5. Hội nghị họp HĐND  Thông qua các báo cáo và dự thảo kê họach năm mới  Thảo luận báo cáo đi đến thống nhất ý kiến  Biểu quyết – Ra quyết định Đại biểu HĐND, cán bộ UBND. Các ban nghành đoàn thể Đại diện thôn/Tiểu khu 6. Hội nghị tiếp xúc cử tri sau kỳ họp  Báo các kết quả kỳ họp HĐND  Thông báo nghị quyết Toàn thể cử tri và đại biểu HĐND ứng cử trên địa bàn 4 KHÁI NIỆM THAM GIA Tham gia là một quá trình mà các bên liên quan cùng gây ảnh hưởng, cùng chia sẻ và kiểm soát các nguồn lực. Tham gia có nghĩa là chúng ta cùng nhau phân tích hoàn cảnh hiện tại, cùng nhau chia sẻ kinh nghiệm và thông tin, cùng nhau lập kế hoạch và hành động, cùng nhau giám sát đánh giá quá trình thực hiện và cùng nhau hưởng lợi công bằng. Đây là một chu trình khép kín và liên tục. Chúng ta luôn luôn tham gia và cùng nhau hành động để luôn phát triển. Tham gia = Cùng nhau Phân tích hòan cảnh hiện tại Chia sẻ kinh nghiệm Lập kế họach Thực hiện kế họach Theo dõi giám sát Đánh giá Cùng hưởng lợi 5 LẬP KẾ HỌACH CÓ SỰ THAM GIA Bước 1: Phân tích hiện trạng Chính quyền địa phương có thể căn cứ vào các ý kiến phản ảnh của người dân thông qua các tổ trưởng/trưởng thôn, các đại diện đòan thể. Mời các thành phần liên quan dự họp góp ý cho Dự thảo kế họach. Dùng phương pháp thảo luận nhóm để thu thập các ý kiến góp ý cho bản dự thảo kế họach. Bứơc 1: Cùng nhau phân tích hiện trạng Bứơc 4: Phân tích mặt mạnh, yếu, cơ hội, cản trở khi giải quyết ưu tiên Bứơc 5: Cùng nhau lập kế họach Bứơc 3: Cùng phân tích các nguyên nhân và các giải pháp giải quyết các ưu tiên Bứơc 2: Cùng sắp xếp các ưu tiên 6 Bước 2: Sắp xếp các vấn đề ưu tiên Có nhiều cách sắp xếp các vấn đề ưu tiên, cách đơn giản nhất là phương pháp cho điểm. Cách tiến hành Liệt kê các vấn đề ưu tiên tại cộng đồng (từ bước 1) Kẻ một bảng có số cột bằng số người tham dự và thêm 3 cột nữa Liệt kê các vấn đề cần xếp hạng vào các hàng của cột đầu trong bảng xếp hạng Danh sách các thành viên trong nhóm được ghi vào các cột tiếp theo trong bảng xếp hạng Thống nhất bảng điểm xếp hạng Mỗi thành viên cho điểm các vấn đề cần xếp hạng: vấn đề nào quan tâm nhất cho điểm cao nhất, không quan tâm có thể cho điểm 0 (hãy nghĩ đến tòan cộng đồng khi cho điểm chứ không chỉ nghĩ đến lợi ích riêng của bản thân!) Cộng tổng số điểm của từng vấn đề và so sánh tổng điểm của các vấn đề: vấn đề có tổng điểm cao nhất sẽ được xếp hạng thứ nhất. Bước 3: Phân tích nguyên nhân và tìm giải pháp giải quyết các ưu tiên. 1. Lựa chọn một số các vấn đề ưu tiên muốn giải quyết trong năm kế họach 2. Phân tích các nguyên nhân gốc rễ (công cụ: cây vấn đề) của từng vấn đề ưu tiên; 3. Bàn bạc về các biện pháp khắc phục dựa vào cây vấn đề. 7 CÂY VẤN ĐỀ Nhằm phân tích nguyên nhân, hậu quả của các vấn đề/khó khăn (quan hệ nhân quả), để từ đó dựa vào khả năng của cộng đồng, cùng lựa chọn lĩnh vực can thiệp phù hợp, xác định mục tiêu để lên kế hoạch thực hiện. Tại sao gọi là cây vấn đề: Cây tức là có rễ, có thân và có cành. Chúng ta hãy hình dung: Thân cây: là vấn đề muốn giải quyết (phần này dễ nhìn thấy trong hiện tại) Gốc cây: là các nguyên nhân sâu xa (phần mà người ta phải phân tích mới thấy rõ được) Cành cây: là hậu quả mà vấn đề sẽ gây ra (phần mà tương lai sẽ phải gánh chịu nếu chúng ta không giải quyết vấn đề hiện tại). Giải pháp: Dựa vào các nguyên nhân gốc rễ, thảo luận để đưa ra các giải pháp khắc phục Bước 4: Phân tích mặt mạnh, mặt yếu, cơ hội, cản trở (SWOT) Là công cụ giúp cộng đồng phân tích, nhận diện các mặt mạnh, mặt yếu (của nội bộ) cũng như các cơ hội và các cản trở (của bên ngoài) khi cộng đồng muốn thực hiện một giải pháp/giải quyết một vấn đề/khó khăn hoặc thực hiện một dự án cụ thể. Nhằm giúp cộng đồng có thể tìm cách tận dụng và đẩy mạnh các mặt mạnh, các cơ hội, đồng thời tìm cách khắc phục các mặt yếu, các cản trở nhằm tăng hiệu quả các hoạt động dự án. 8 SWOT còn là công cụ giúp phân tích phát triển một tổ chức hay áp dụng cho tiến trình xác định các chiến lược phát triển cộng đồng. Nội dung: Hướng dẫn nhóm người tham gia lập kế họach tự phân tích các mặt mạnh, mặt yếu của nội bộ cộng đồng, các cơ hội và cản trở từ bên ngoài khi muốn giải quyết một vấn đề/khó khăn cụ thể. Tên giải pháp/khó khăn muốn giải quyết:........ Môi trường cộng đồng (Nội lực/đặc điểm nội bộ) Môi trường bên ngoài (pháp lý, thiên nhiên, sự hỗ trợ tài chính...) Mặt mạnh: --- ---- Cơ hội thuận lợi: ------ ------ Mặt yếu: ------ ------ Các cản trở/nguy cơ: -------- -------- Bước 5: Lập kế họach (theo các nội dung của khung lô gíc) 1. Xác định các mục tiêu cần đạt; 2. Xác định các kết quả/đầu ra cần đạt cho từng mục tiêu; 3. Xác định các chỉ số đo đạc các kết quả/đầu ra theo kế họach; 4. Xác định các họat động cụ thể để đạt các kết quả (có thể dùng sơ đồ Gannt); 5. Xác định nguồn lực (đầu vào) để thực hiện các họat động; 6. Phân tích các bên liên quan 9 7. Phân công nhiệm vụ cho các bên liên quan. Phân tích các bên liên quan Số thứ tự Nội dung các kết quả cần đạt Người điều phối Người hỗ trợ Người điều phối là một cá nhân cụ thể có khả năng tổ chức thực hiện các họat động để đạt các kết quả dự kiến. Người chịu trách nhiệm điều phối không nhất thiết phải tự làm mọi việc, nhưng phải có khả năng tổ chức và phân công công việc cụ thể cho các bên liên quan, có phương pháp theo dõi giám sát và báo cáo kịp thời với người có trách nhiệm để đưa ra các quyết định kịp thời. Người hỗ trợ sẽ giúp thực hiện các họat động do Người điều phối phân công, phản ảnh kịp thời các khó khăn và kết quả cho người điều phối, giúp người điều phối điều chỉnh kịp thời các họat động nhằm hướng tới kết quả và mục tiêu. 10 CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA BẢN KẾ HỌACH THEO KHUNG LÔ GÍC  Một bản kế họach cần có các mục tiêu rõ ràng, các kết quả/đầu ra cụ thể, các họat động chính để đạt các kết quả/đầu ra.  Các kết quả/đầu ra phải được đo đạc bằng các chỉ số/chỉ tiêu cụ thể Các mục tiêu cụ thể: khẳng định các thay đổi cần đạt trong năm kế họach. Đầu ra/kết quả: các đóng góp cần thiết/các sản phẩm để đạt được các mục tiêu đề ra. Nó là các kết quả của các hoạt động trong năm kế họach. Các hoạt động: là các hành động nhằm đạt được các kết quả/đầu ra dự kiến. Lập kế hoach thực hiện theo sơ đồ Gannt. Các chỉ số/chỉ tiêu: để đo đạc các kết quả thu được. Một chỉ số phải đạt các tiêu chuẩn sau: SMART: Chỉ số phải Cụ thể (Specific) Đo đạc được với kỹ thuật sẵn có (Measureable) Có thể đạt được, có tính khả thi (Achieveable) Có tính thực tiễn, phù hợp với mục tiêu/kết quả (Realistic) Có giới hạn thời gian (Time bound) 11 Sơ đồ Gannt: Phân bố thời gian thực hiện các họat động Các tháng trong năm kế họach Hoạt động 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Các hoạt động để đạt kết quả 1 1. x x 2. x x 3. x x Các họat động để đạt kết quả 2 x x 1. x x 2. x x x x x x 3. x x x x x x x x x x x X 4 .... 12 Mối liên quan giữa các khái niệm trong khung lô gíc Mục tiêu 1 Kết quả/đầu ra 1.1 Kết quả/đầu ra 1.2 Mục tiêu 2 Kết quả/đầu ra 2.1 Kết quả/đầu ra 2.2 .. Các họat động để đạt các kết quả/đầu ra: 1. 2. 3. .. Đầu vào 13 ÁP DỤNG CÁC BƯỚC LẬP KẾ HỌACH CÓ SỰ THAM GIA VÀO VIỆC LẬP KẾ HỌACH TẠI ĐỊA PHƯƠNG Nguyên tắc : Không vi phạm quy trình kế họach hiện tại Giữ nguyên số lần họp Thay đổi thứ tự và bổ sung các thành phần của từng cuộc họp nhằm thúc đẩy nhiều nhất sự tham gia của các bên liên quan Bước 1: Hội nghị mở rộng lần 1- Phân tích hiện trạng và tiềm năng. Đây là một cuộc họp quan trọng nhất để lấy ý kiến của các cá nhân nòng cốt cho việc thực hiện kế họach của năm cũ và các đề xuất cho dự thảo kế họach của năm mới. Nội dung Báo cáo việc thực hiện kế họach của năm cũ Các ý kiến góp ý và bổ sung Phân tích mặt mạnh, yếu, cơ hội và cản trở Xác định các ưu tiên của năm mới Thời gian 01 ngày Thành phần UBND, HDND, Đảng ủy, Mặt trận tổ quốc Đại diện các Ban ngành và đòan thể Trưởng/phó thôn Đại diện các Ban tự quản, nhóm cộng đồng (nếu có) Phương pháp Đại diện UBND báo cáo về việc thực hiện kế họach của năm cũ theo nội dung của khung lô gíc:  Mục tiêu  Các kết quả 14  Các chỉ số  Các họat động chính Thảo luận nhóm theo từng lĩnh vực trong báo cáo và phân tích mặt mạnh yếu, cơ hội, cản trở: Kinh tế, Văn hóa – Xã hội, Y tế, dân số, gia đình và trẻ em, Vệ sinh môi trường, Chính sách xã hội và Phát triển cộng đồng, An ninh quốc phòng, Công tác chỉ đạo của chính quyền Các nhóm trình bày kết quả thảo luận Tổng hợp các ý kiến đóng góp Định hướng một số chỉ tiêu năm kế họach (đại điện chính quyền) Các đề xuất cho năm mới và sắp xếp ưu tiên: thảo luận nhóm theo lĩnh vực, phân tích mặt mạnh, yếu, cơ hội và cản trở của năm kế họach. Bước 2: Họp thống nhất về Dự thảo kế họach Nội dung Thống nhất khung Dự thảo kế họach dựa vào các kết quả của cuộc họp mở rộng lần 1 Thời gian ½ ngày Thành phần UBND Phương pháp Thành lập nhóm viết dự thảo kế họach; phân công người chủ trì viết dự thảo kế họach Rà sóat lại các kết quả của cuộc họp mở rộng lần 1 Thảo luận về mục tiêu, các kết quả, các chỉ số và các họat động chính của năm kế họach Phân công người viết và thống nhất thời hạn hòan thành. 15 Bước 3: Hội nghị mở rộng lần 2 - Thông qua Dự thảo kế họach. Nội dung Góy ý và thông qua Dự thảo kế họach Thời gian 01 ngày Thành phần Như cuộc họp mở rộng lần 1: UBND, HDND, Đảng ủy, Mặt trận tổ quốc Đại diện các Ban ngành và đòan thể Trưởng/phó thôn Đại diện các Ban tự quản, nhóm cộng đồng (nếu có) Phương pháp Phát bản dự thảo kế họach cho tất cả các thành viên tham dự trước đó ít nhất là 01 tuần để mọi người đọc và nghiên cứu trước các ý kiến góp ý; Đại diện UBND trình bày dự thảo kế họach; Thảo luận nhóm theo từng lĩnh vực để đóng góp cho bản Dự thảo kế họach ; Tổng hợp các ý kiến và bổ sung cho Dự thảo kế họach Bước 4: Họp đại diện cử tri - Góp ý cho Dự thảo kế họach. Nội dung Trình bày báo cáo thực hiện kế họach năm cũ Góy ý cho Dự thảo kế họach năm mới. Phân tích mặt mạnh, yếu, cơ hội, cản trở Thời gian 1/2 ngày tại từng thôn/tổ Thành phần Đại diện cử tri các hộ trong thôn/tổ Tổ trưởng, tổ phó/Truởng, phó thôn Đại diện MTTQ và chính quyền Phương pháp Chính quyền trình bày về báo cáo thực hiện kế họach năm hiện tại 16 Thảo luận chung: Các cử tri phát biểu ý kiến về các điểm mạnh và yếu của năm cũ Chính quyền trình bày Bản dự thảo kế họach năm mới: các kết quả và chỉ số chính của năm kế họach Thảo luận chung: Các cử tri phân tích mặt mạnh, mặt yếu của năm mới, góp ý cho bản dự thảo và đề xuất bổ sung các nguyện vọng; Bước 5: Hội nghị mở rộng lần 3 - Chính sửa Dự thảo kế họach theo khung lô gíc. Nội dung Rà sóat lại kết quả của cuộc họp đại diện cử tri Thống nhất Bản kế họach năm mới và đưa ra quyết định Thời gian 01 ngày Thành phần Như cuộc họp mở rộng lần 1 và 2: UBND, HDND, Đảng ủy, Mặt trận tổ quốc Đại diện các Ban ngành và đòan thể Trưởng/phó thôn Đại diện các Ban tự quản, nhóm cộng đồng (nếu có) Phương pháp Chính quyền tổng hợp lại các ý kiến góp ý của cử tri Thảo luận chung: xem lại mục tiêu, các kết quả, các chỉ số và các họat động chính của năm kế họach Thống nhất ý kiến và ra quyết định. Phân tích các bên liên quan và phân công nhiệm vụ 17 Bước 6: Họp đại diện cử tri - Thông báo Bản kế họach chính thức. Nội dung Thông báo Bản kế họach năm mới Nêu rõ nhiệm vụ của các bên liên quan Có sự cam kết của các đại diện cử tri Thời gian 1/2 ngày tại từng thôn/tổ Thành phần Đại diện cử tri các hộ trong thôn/tổ Tổ trưởng, tổ phó/Truởng, phó thôn Đại diện MTTQ và chính quyền Phương pháp Chính quyền trình bày mục tiêu, các kết quả và các chỉ số của Bản kế họach năm mới Thảo luận chung: Hỏi đáp để làm rõ các nội dung chính của bản kế họach Nêu rõ nhiệm vụ của các bên liên quan Các phát biểu cam kết của một số đại diện cử tri. Cam kết của chính quyền. Các anh chị hãy thử áp dụng quy trình lập kế họach có sự tham gia và viết lại bản kế họach của địa phương mình theo khung lô gíc. Xin vui lòng phản hồi cho các cán bộ dự án về quy trình này và đóng góp các ý kiến để cải thiện quy trình. Xin cám ơn. Bùi Thị Kim – Giám đốc PCMM 0