Tài liệu tập huấn công tác văn thư lưu trữ

quyền từ chối không nhận; biên bản giao nhận hồ sơ lập thành 02 bản mỗi bên giữ một bản. Tài liệu thu về kho được cán bộ lưu trữ phân loại, lên mục lục thống kê, đánh số bó, bó gói đưa vào tủ, hoặc xếp lên giá, kệ để bảo quản và khai thác sử dụng. * Tại Tòa án nhân dân tối cao: Hàng năm, phòng Lưu trữ hồ sơ lên kế hoạch giao nhận hồ sơ của các đơn vị trực thuộc. Sau 01 năm các Tòa phúc thẩm và các Tòa chuyên trách bàn giao đầy đủ các hồ sơ án đã giải quyết xong, phòng Lưu trữ hồ sơ nhận, phân loại, lên mục lục thống kê trên máy, lên số bó tạm, xếp lên giá nên rất thuận tiện cho việc tra cứu. Năm 2009 thu về: 8.692 hồ sơ vụ án; 1.017 hồ sơ tài liệu QLNN; Năm 2010 thu về: 7.588 hồ sơ vụ án; 1.103 hồ sơ tài liệu QLNN; Năm 2011 thu về: 9.014 hồ sơ vụ án; 9.579 hồ sơ tài liệu QLNN. * Tại Tòa án nhân dân cấp tỉnh: Phần lớn việc thực hiện nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định. Đối với Tòa án nhân dân cấp Tỉnh do phòng làm việc chật chội, tủ đựng hồ sơ có hạn nên 03 tháng hoặc 06 tháng nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan một lần. Một số Tòa án nhân dân địa phương như Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, thành phố Hải Phòng..., hàng năm thu về một khối lượng hồ sơ vụ án cụ thể như sau: * Tại Tòa án nhân dân thành phố Hà Nội: Năm 2009 thu thập được tổng số: 2.337 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2010 thu thập được tổng số: 2.244 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2011 thu thập được tổng số: 2.360 hồ sơ vụ án các loại; * Tại Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh: Năm 2009 thu thập được tổng số: 5.521 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2010 thu thập được tổng số: 4.658 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2011 thu thập được tổng số: 4.880 hồ sơ vụ án các loại. * Tại Tòa án nhân dân thành phố Hải Phòng: Năm 2009 thu thập được tổng số: 787 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2010 thu thập được tổng số: 485 hồ sơ vụ án các loại; Năm 2011 thu thập tổng số: 501 hồ sơ vụ án các loại. * Tại Tòa án nhân dân cấp Huyện, Thị xã (gọi chung là cấp Huyện): Do điều kiện Tòa án nhân dân cấp huyện trụ sở làm việc còn chật chội thậm chí một số Tòa án nhân dân cấp huyện còn phải mượn hoặc thuê trụ sở làm việc nên không có chỗ để chứa hồ sơ, đa số Tòa án nhân dân cấp Huyện sau 03 tháng hoặc 06 tháng nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan một lần. Do quy định hồ sơ án được giao nhận trực tiếp và kiểm đếm theo số bút lục nên không để xẩy ra tình trạng nhầm lẫn tài liệu trong hồ sơ án. Tuy nhiên do làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm nên một số cán bộ lưu trữ cấp huyện khi nhận hồ sơ không kiểm đếm bút lục mà chỉ ký nhận theo đầu hồ sơ, dẫn đến tình trạng có nhiều hồ sơ nộp lưu nhưng thiếu rất nhiều số bút lục, cán bộ làm lưu trữ cũng không xác định được những bút lục thiếu ở đâu. Do chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của Lãnh đạo Tòa án nhân dân cấp huyện nên công tác lưu trữ nói chung và công tác giao nhận hồ sơ nói riêng còn nhiều bất cập. Sổ giao nhận hồ sơ, tài liệu không ghi đầy đủ nội dung, việc giao nhận hồ sơ, tài liệu không đúng quy định nên khi xẩy ra những sự việc như nhầm lẫn hay thất lạc hồ sơ rất khó khăn khi quy trách nhiệm. b. Công tác chỉnh lý xác định giá trị tài liệu: Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là một khâu nghiệp vụ rất quan trọng được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục, nhằm sắp xếp tài liệu một cách khoa học, loại hủy tài liệu hết giá trị, xác định thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu đưa vào lưu trữ. Trung bình mỗi năm toàn ngành Tòa án nhân dân thu về khoảng 320.000 hồ sơ án các loại; khối hồ sơ này đã được chỉnh lý (sơ bộ), sắp xếp một cách khoa học để đưa vào lưu trữ và sử dụng có hiệu quả. * Tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao: Trung bình một năm kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao thu về khoảng trên 10.000 hồ sơ án các loại. Hiện nay kho lưu trữ hồ sơ tại Tòa án nhân dân tối cao đang bảo quản khoảng 85.000 hồ sơ các loại; công tác chỉnh lý được thực hiện thường xuyên; các hồ sơ án thu về từ năm 2009 trở về trước đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, đóng vào hộp, lên mục lục thống kê trên máy vi tính, do vậy việc bảo quản, khai thác, sử dụng rất thuận lợi. Tại 02 kho lưu trữ của 02 Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh đang lưu trữ khoảng 35.673 hồ sơ án các loại; do biên chế lưu trữ ít, vì vậy, hồ sơ án thu về chỉ phân loại, đánh số bó, xếp lên giá, lên Mục lục thống kê hồ sơ mà không được chỉnh lý, vì vậy còn có những tài liệu trùng, thừa, hết thời hạn bảo quản vần lưu giữ. Tuy nhiên, Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại thành phố Hồ Chí Minh đã tiến hành tiêu hủy hồ sơ án từ năm 1960-1995; Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Đà Nẵng đã tiêu hủy hồ sơ án từ năm 1960-1992. Năm 2009, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao đã ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao, do vậy, tại lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao những hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản đã được tiến hành tiêu hủy theo quy định. Hiện nay tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao không còn lưu trữ những tài liệu đã hết thời hạn bảo quản. Do tính đặc thù của hồ sơ các vụ án nên khi giao nhận hồ sơ phải nhận theo số bút lục thực tế, do vậy khi chỉnh lý hồ sơ cán bộ lưu trữ phải sắp xếp theo thứ tự bút lục và đóng thành quyển (đơn vị bảo quản) đối với tài liệu hết giá trị cán bộ làm công tác lưu trữ chưa chủ động loại ra để tiêu hủy theo quy định chung, công tác chỉnh lý còn mang nặng tính thủ công, chưa ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý, khai thác hồ sơ, tài liệu. * Tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân các địa phương: Các kho lưu trữ Tòa án nhân dân cấp Tỉnh, Tòa án nhân dân cấp Huyện do chỉ có 01 cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm, nên công tác chỉnh lý hồ sơ chưa được tiến hành. Vì Tòa án nhân dân tối cao chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho Phông lưu trữ Tòa án nhân dân các địa phương, nên Tòa án nhân dân địa phương chưa tiến hành tiêu hủy hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản. Hiện nay, Tòa án nhân dân tối cao đã Dự thảo Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ hồ sơ, tài liệu Tòa án nhân dân các địa phương (cấp Tỉnh, cấp Huyện) và đã có Công văn xin ý kiến góp ý của các Tòa án nhân dân địa phương, nhưng đến nay Tòa án nhân dân tối cao mới nhận được 07 ý kiến đóng góp của địa phương, còn lại 56 địa phương chưa có ý kiến đóng góp, vì thế rất khó khăn cho việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ Tòa án nhân dân địa phương. II. Các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ hồ sơ án của ngành Tòa án nhân dân: 1. Công tác thu thập: Do đặc thù của ngành Tòa án nhân dân nên hồ sơ lưu trữ chủ yếu là hồ sơ các vụ án nên công tác thu thập hồ sơ án, tài liệu của ngành Tòa án nhân dân được thực hiện theo những bước cơ bản sau đây: + Hàng năm lưu trữ cơ quan, cán bộ phụ trách công tác lưu trữ xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các cá nhân, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu; + Căn cứ vào kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt, lưu trữ cơ quan, các cá nhân, đơn vị có hồ sơ thuộc nguồn nộp lưu tiến hành những công việc sau: - Lập Mục lục thống kê hồ sơ nộp lưu; - Vệ sinh hồ sơ; - Kiểm đếm số bút lục có trong hồ sơ (bút lục trong hồ sơ do các cơ quan tiến hành tố tụng đánh số liên tục từ tờ đầu tiên của hồ sơ đến tờ cuối của hồ sơ, đối với những hồ sơ có nhiều tập và nhiều hệ thống bút lục khi kiểm đếm, cán bộ làm lưu trữ phải cố định vị trí của từng tập trong hồ sơ theo mục lục thống kê tài liệu trong hồ sơ). Trong quá trình kiểm đếm bút lục cần lưu ý loại bỏ những tài liệu trùng thừa và những tài liệu không liên quan đến hồ sơ. + Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại kho lưu trữ; + Tổ chức tiếp nhận tài liệu và làm các thủ tục giao nhận hồ sơ; * Lưu ý: khi giao, nhận hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ phải nhận trực tiếp từng hồ sơ và kiểm đếm từng số bút lục mà các cơ quan tiến hành tố tụng đã đánh trong từng hồ sơ. + Đối với Tòa án nhân dân tối cao và Tòa án nhân dân cấp tỉnh, việc nhận hồ sơ được chia thành từng đợt, do khối lượng hồ sơ lớn (nếu có), thì giữa bên giao và bên nhận phải nhận theo từng đầu hồ sơ, sau đó kiểm đếm bút lục trong hồ sơ theo đúng quy trình như đã nêu ở phần trên; + Đối với các đơn vị thuộc Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân cấp Tỉnh và cấp Huyện, hồ sơ do các Thẩm tra viên hoặc Thư ký nộp lưu sau khi án có hiệu lực pháp luật, việc nộp lưu này phải được nhận theo quy định, vì số lượng hồ sơ không nhiều, do đó bên giao và bên nhận phải tiến hành kiểm đếm bút lục trong hồ sơ và ký nhận ngay tránh tình trạng nhầm lẫn thất lạc hồ sơ; + Kiểm đếm bút lục phải căn cứ vào Mục lục thống kê tài liệu trong hồ sơ. Đối với những hồ sơ thiếu bút lục thì cán bộ làm lưu trữ phải ký nhận trực tiếp từng hồ sơ với đơn vị có hồ sơ nộp lưu; Những hồ sơ thiếu nhiều bút lục hoặc thiếu những loại văn bản giấy tờ quan trọng trong hồ sơ (như những Biên bản nghi lời khai của bị cáo; các Bản án; Bản kết luận điều tra vụ án, Bản cáo trạng...) cán bộ làm công tác lưu trữ không nhận mà phải báo cáo Lãnh đạo quyết định; khi kiểm đếm bút lục trong hồ sơ cần lưu ý sắp xếp bản án cuối cùng lên phần đầu tiên của hồ sơ để thuận tiện cho việc theo dõi và quản lý hồ sơ; - Hai bên giao, nhận hồ sơ phải ký vào Biên bản giao nhận hồ sơ; Biên bản giao nhận hồ sơ phải thể hiện đúng, đầy đủ nội dung và thông tin đối với khối hồ sơ giao nhận; Biên bản giao nhận hồ sơ tài liệu giữa hai bên phải có xác nhận của Lãnh đạo phụ trách công tác lưu trữ hoặc Lãnh đạo cơ quan; Biên bản được lập thành 02 bản có kèm theo Mục lục thống kê hồ sơ giao nhận và mỗi bên giữ một bản; * Thời hạn nộp lưu hồ sơ: Đối với Tòa án nhân dân tối cao hồ sơ giải quyết xong sau 01 năm công tác nộp lưu vào lưu trữ cơ quan; Đối với Tòa án nhân dân cấp tỉnh và Tòa án nhân dân cấp huyện hồ sơ, tài liệu nộp lưu theo quy định của cơ quan có thể sau 03 tháng hoặc 06 tháng công tác. 2. Công tác phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Hồ sơ các vụ án sau khi thu thập của các cá nhân đơn vị thuộc nguồn nộp lưu cán bộ làm công tác lưu trữ tiến hành phân loại theo những bước sau: - Xác định xem hồ sơ thuộc loại nào; phân loại sắp xếp thành từng loại hồ sơ; Ví dụ: Phân loại hồ sơ đã nhận căn cứ theo năm (hình sự, dân sự, kinh tế...; năm 1999, năm 2000, năm 2001...); phân loại hồ sơ theo cấp xét xử như hồ sơ hình sự, dân sự sơ thẩm, phúc thẩm, giám đốc thẩm... - Sau khi phân loại hồ sơ, cán bộ làm lưu trữ tiến hành lập Mục lục thống kê hồ sơ theo từng loại hồ sơ đã phân loại (Mục lục thống kê phải có đầy đủ các thông tin, các thông tin phải chính xác để đảm bảo cho việc tra tìm hồ sơ, tài liệu; - Đối với kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao sau khi phân loại hồ sơ cán bộ làm lưu trữ tiến hành kiểm đếm và chia hồ sơ thành từng đơn vị bảo quản (đơn vị bảo quản là một tập tài liệu có trong hồ sơ, khoảng từ 250 đến 300 bút lục); 01 hồ sơ có thể là 01 đơn vị bảo quản nhưng cũng có thể 01 hồ sơ được chia nhiều đơn vị bảo quản. Ví dụ: Hồ sơ vụ án Nguyễn Văn A có tổng số 1.200 bút lục sẽ được chia thành 05 đơn vị bảo quản. - Đối với Tòa án nhân dân địa phương, hồ sơ nhận về cán bộ làm lưu trữ phân loại và chia hồ sơ thành từng bó (mỗi bó khoảng 05 hồ sơ nhỏ, nếu hồ sơ to có nhiều số bút lục có thể 01 hồ sơ chia thành nhiều bó, nhưng trên số bó khi chia nhỏ phải ghi các thông tin như: tên bị cáo, tên nguyên đơn, bị đơn, số án, năm xét xử...). Ví dụ: vụ Nguyễn Văn A bị kết án về tội Đánh bạc, số án 300, khi giao vào lưu trữ được chia thành 04 bó (hoạc 04 cặp), thì đánh số bó 1/4; 2/4; 3/4; 4/4, trên mỗi số bó ghi các thông tin để tránh tình trạng nhầm lẫn từ bó của hồ sơ vụ án này sang hồ sơ của vụ án khác, hoạc không biết hồ sơ này có bao nhiêu bó... Việc đánh số bó vào Mục lục thống kê hồ sơ lưu tại Lưu trữ cơ quan phải đánh số theo thứ tự từ 01 đến hết (việc đánh số bó hồ sơ chính là hệ thống lại hồ sơ theo Mục lục mới lập để thuận tiện cho việc bảo quản và tra tìm hồ sơ) sau đó đưa vào kho xếp vào tủ hoặc giá hồ sơ để bảo quản. * Đối với một số Tòa án nhân dân địa phương việc lập Mục lục thống kê hồ sơ được thực hiện theo vần, theo địa danh (ví dụ theo vần A, B, C..., theo địa danh tỉnh như huyện Thanh Hà, huyện Cẩm Giàng...) cần lưu ý việc lập Mục lục thống kê hồ sơ án theo vần, theo huyện sẽ có hạn chế là số án không được đánh liên tục, do đó việc theo dõi và quản lý gặp nhiều khó khăn, có thể dẫn đến việc nhầm lẫn hoạc thất lạc hồ sơ mà không biết. 3. Công tác Chỉnh lý, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu: a) Đối với Tòa án nhân dân tối cao căn cứ vào Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao để xác định thời hạn bảo quản đối với những loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan; xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định và xác định giá trị hồ sơ, tài liệu đã hết hạn bảo quản loại ra để tiêu hủy; Ví dụ: Hồ sơ do Hội đồng thẩm phán xét xử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, thì lưu trữ toàn bộ hồ sơ; Hồ sơ xét xử Phúc thẩm những tài liệu sau được lưu vĩnh viễn: - C¸c B¶n kÕt luËn ®iÒu tra vô ¸n; - C¸c B¶n C¸o tr¹ng; - C¸c biªn b¶n phiªn toµ; - C¸c biªn b¶n nghÞ ¸n; - C¸c b¶n ¸n; QuyÕt ®Þnh s¬ thÈm vµ phóc thÈm; QuyÕt ®Þnh kh¸ng nghÞ gi¸m ®èc thÈm hoÆc t¸i thÈm; - QuyÕt ®Þnh gi¸m ®èc thÈm hoÆc t¸i thÈm; - B¶n gèc c¸c tµi liÖu liªn quan ®Õn quyÒn sö dông ®Êt; ®éng s¶n, bÊt ®éng s¶n cã ®¨ng ký, sæ hé khÈu, di chóc (nÕu cã); C¸c tµi liÖu kh¸c cã trong hå s¬ (thêi h¹n b¶o qu¶n 20 n¨m). b) Đối với Tòa án nhân dân địa phương do chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, vì vậy chưa thực hiện được việc xác định giá trị hồ sơ, tài liệu, nên vẫn bảo quản toàn bộ hồ sơ theo quy định. Tuy nhiên, một số Tòa án nhân dân tỉnh như Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Tòa án nhân dân thành phố Hải Phòng, Tòa án nhân dân tỉnh Nam Định đã có Công văn gửi Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao đề nghị cho tiêu hủy những hồ sơ, tài liệu từ những năm 1987 trở về trước. Qua khảo sat thực tế khối hồ sơ, tài liệu này không còn sử dụng hoặc sử dụng ít, nếu có chủ yếu khai thác các Bản án, phần lớn những hồ sơ tài liệu này giấy đã cũ nát... Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao đã đồng ý với đề nghị của các tỉnh và đã cho tiêu hủy hồ sơ, tài liệu. Thủ tục tiêu hủy được thực hiện theo đúng hướng dẫn của Tòa án nhân dân tối cao và có sự tham gia của cán bộ Phòng Lưu trữ Hồ sơ thuộc Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao. Tòa án nhân dân tối cao đã Dự thảo Bảng thời hạn bảo quản Phông lưu trữ Tòa án nhân dân địa phương và Quy chế công tác văn thư lưu trữ ngành Tòa án nhân dân. Đề nghi Tòa án nhân dân các địa phương góp ý kiến vào Dự thảo sớm để Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao có căn cứ trình Lãnh đạo ban hành. Nếu 02 văn bản trên được ban hành, đề nghị Tòa án nhân dân các cấp căn cứ vào đó để xác định giá trị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và tiến hành tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản theo quy định chung. * C¨n cø vµo tÝnh ®Æc thï cña khèi hå s¬, tµi liÖu cña ngµnh Toµ ¸n nh©n d©n th× tr×nh tù, thñ tôc tiªu huû hå s¬, tµi liÖu hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n l­u tr÷ ®­îc quy ®Þnh nh­ sau: 1. C«ng v¨n cña Ch¸nh ¸n Toµ ¸n nh©n d©n tØnh cã hå s¬, tµi liÖu xin tiªu huû göi L·nh ®¹o Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao (kÌm theo Danh môc hå s¬, tµi liÖu xin tiªu hñy); 2. Tê tr×nh cña V¨n phßng Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao vÒ nh÷ng hå s¬, tµi liÖu xin tiªu hñy göi L·nh ®¹o Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao; 3. C«ng v¨n tr¶ lêi vÒ viÖc cho tiªu huû nh÷ng hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n, l­u tr÷ cña Ch¸nh ¸n Toµ ¸n nh©n d©n tèi cao; 4. QuyÕt ®Þnh thµnh lËp Héi ®ång tiªu huû hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n l­u tr÷ cña Toµ ¸n nh©n d©n tØnh cã hå s¬, tµi liÖu xin tiªu huû (c¨n cø vµo §iÓm b, §iÓm c; Kho¶n 3; §iÒu 11 NghÞ ®Þnh 111/2004/N§-CP ngµy 08.4.2004); 5. Biªn b¶n häp Héi ®ång tiªu huû hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n, l­u tr÷ ; 6. Tê tr×nh xin tiªu huû hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n, l­u tr÷ cña Héi ®ång tiªu hñy; 7. QuyÕt ®Þnh cho phÐp tiªu hñy hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n, l­u tr÷ cña Ch¸nh ¸n Toµ ¸n nh©n d©n tØnh cã hå s¬, tµi liÖu xin tiªu hñy; 8. Hîp ®ång tiªu hñy hå s¬, tµi liÖu ®· hÕt thêi h¹n b¶o qu¶n, l­u tr÷ (l­u ý khi tiªu hñy hå s¬, tµi liÖu ph¶i hñy hÕt c¸c th«ng tin vµ b»ng ph­¬ng ph¸p t¸i chÕ); 9. Biªn b¶n tiªu hñy hå s¬, tµi liÖu theo QuyÕt ®Þnh cho phÐp tiªu hñy hå s¬, tµi liÖu cña Ch¸nh ¸n Toµ ¸n nh©n d©n tØnh cã hå s¬, tµi liÖu xin tiªu hñy. 4. Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu: Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành Tòa án nhân dân phải được bảo quản an toàn trong kho lưu trữ theo quy định; Hồ sơ, tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho phải được để trong hộp, cặp, sắp xếp trên giá, tủ một cách khoa học, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng. Kho lưu trữ hoặc Phòng lưu trữ hồ sơ phải được xây dựng và bố trí đúng theo tiêu chuẩn quy định. Kho lưu trữ phải đặt ở vị trí cao ráo, thông thoáng không bố trí ở tầng 1, tránh xa những nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi, kho xăng dầu và những nơi có vật liệu dễ cháy nổ; Thường xuyên thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy, nổ, chống thiên tai, địch họa, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ; Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản an toàn hồ sơ lưu trữ; Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với kho lưu trữ; Kho lưu trữ phải được vệ sinh thường xuyên, thực hiện các biện pháp phòng, chống con trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu; Tu bổ, phục chế đối với những hồ sơ, tài liệu cũ có giá trị bị hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng; Cần thực hiện chế độ bảo hiểm hồ sơ, tài liệu lưu trữ đối với những hồ sơ, tài liệu đặc biệt quý hiếm. * Lưu ý: Hiện nay tại Tòa án nhân dân một số địa phương do trụ sở chật hẹp không có phòng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Do đó, hồ sơ, tài liệu vẫn bó gói hoạc đóng vào bao tải để ở tầng1, xếp thành đống, để ở góc hội trường, góc phòng, chiếu nghỉ cầu thang..., không có Mục lục thống kê hồ sơ; tình trạng hồ sơ mục, nát, bay chữ, côn trùng và nấm mốc xâm hại... Đối với những tỉnh hồ sơ đang trong tình trạng nêu trên đề nghị Lãnh đạo cơ quan có biện pháp khắc phục để đảm bảo công tác lưu trữ đi vào nề nếp. Đối với Tòa án nhân dân một số tỉnh chuẩn bị xây dựng trụ sở mới cần có phương án xây kho lưu trữ theo tiêu chuẩn được quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng. Vì hiện nay có rất nhiều Tòa án nhân dân địa phương có trụ sở làm việc khang trang nhưng không có kho lưu trữ do đó hồ sơ, tài liệu vẫn được bảo quản trong các phòng làm việc hoặc tận dụng tầng áp mái để làm kho lưu trữ hồ sơ. 5. Hệ thống công cụ tra cứu. Công cụ tra cứu khoa học hồ sơ tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra, tìm thông tin của các phòng và kho lưu trữ, nhằm cung cấp những thông tin cần thiết trong tài liệu lưu trữ cho các cơ quan và cá nhân. Việc xây dựng công cụ tra cứu cần phải đảm bảo giới thiệu được đầy đủ và toàn diện về thành phần, nội dung, ký hiệu tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ phục vụ nhanh chóng có hiệu quả cho việc khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả. Công cụ tra cứu hiện hay tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao bao gồm: Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu và tra tìm trên hệ thống máy vi tính. Mục lục thống kê hồ sơ tài liệu được biên mục đầy đủ chính xác. Công cụ này được dùng để thống kê các hồ sơ, đơn vị bảo quản trong Phông lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao và nó cố định vị trí của hồ sơ, đơn vị bảo quản trong Phông lưu trữ đó. Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu của Tòa án nhân dân địa phương chủ yếu là Mục lục thống kê truyền thồng. Hầu hết Tòa án nhân dân địa phương chưa nhập Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu lên máy vi tính, do đó rất hạn chế cho việc bảo quản và sử dụng có hiệu quả khối hồ sơ, tài liệu mà đơn vị đang quản lý. Tuy nhiên cũng có một số Tòa án nhân dân các thành phố lớn đã bước đầu tiến hành việc nhập Mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu vào máy tính như: Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Tòa án nhân dân thành phố Đà Nẵng... Mục lục thống kê hồ sơ là công cụ tra cứu truyền thống đơn giản và dễ xây dựng. Việc lập Mục lục thống kê hồ sơ có ưu điểm: giới thiệu được thành phần và nội dụng của hồ sơ, cố định trật tự hồ sơ đã được hệ thống hóa theo phương án phân loại trong Phông lưu trữ cơ quan; thống kê các hồ sơ trong một đơn vị, tổ chức của Phông lưu trữ cơ quan. Mục lục thống kê hồ sơ cung cấp cho cán bộ làm công tác lưu trữ những thông tin cần thiết để có thể tra tìm hồ sơ, tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ làm công tác lưu trữ. 6. Công tác tổ chức, khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Công tác khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải thực hiện kịp thời theo đúng quy định của pháp luật, những quy định của ngành của cơ quan, phải đảm bảo những quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước và thực hiện đúng quy định của Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ngành Tòa án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 của Tòa án nhân dân tối cao. - Đối tượng được khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu bao gồm: + Đối tượng được nghiên cứu và sao hồ sơ, tài liệu tại chỗ: các đơn vị thuộc cơ quan Tòa án; cơ quan công Công an; cơ quan Thi hành án; Viện kiểm sát nhân dân ; các tổ chức cá nhân có liên quan theo quy định của pháp luật; + Đối tượng được mượn hồ sơ để giải quyết công việc theo quy định của Luật tố tụng; + Đối tượng được mượn và rút bản gốc (bản chính) trong hồ sơ: cá nhân có tài liệu thuộc về nhân thân mà được Quyết định của bản án tuyên trả để đảm bảo thi hành án, các cơ quan có liêm quan khi cần tài liệu để đối chứng, giám định (cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân...) Lưu ý: khi cho mượn hay cho rút bản gốc (bản chính) tài liệu có trong hồ sơ, cán bộ làm công tác lưu trữ phải lập Biên bản giao nhận tài liệu, ký rõ họ tên, thời gian trả lại tài liệu đối với trường hợp xin mượn tài liệu và lưu Biên bản vào hồ sơ; (phải phôtô lại những tài liệu đã cho rút hoạc mượn lưu vào hồ sơ). Nhất thiết những trường hợp rút, mượn tài liệu phải có văn bản của người có thẩm quyền ký, đóng dấu, hoạc đơn xin mượn, rút tài liệu đối với những tài liệu thuộc về nhân thân. - Thủ tục khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ: đối với cơ quan nhà nước khi đến khai thác hồ sơ, tài liệu phải xuất trình giấy giới thiệu công tác; phiếu mượn, phiếu yêu cầu xin sao hồ sơ; đối với cá nhân, người có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan phải xuất trình giấy tờ tùy thân, đơn xin sao hồ sơ có xác nhận của chính quyền địa phương nơi cư trú (kèm Chứng minh nhân dân). - Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu: Căn cứ vào các Quyết định của bản án, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân địa phương duyệt những trường hợp xin rút lại bản gốc, những tài liệu thuộc về nhân thân, tài liệu liên quan đến tang vật vụ án; tài liệu liên quan đến sử dụng động sản, bất động sản; tài liệu liên quan đến việc thực hiện các nghĩa vụ; những tài liệu dùng để giám định... Trưởng phòng, Chánh Văn phòng Tòa án nhân dân cấp tỉnh cho phép sử dụng và khai thác những loại hồ sơ, tài liệu thông thường khác. Đối với những yêu cầu khai thác và nghiên cứu hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật ngành Tòa án thì phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan và không vi phạm Quy chế bảo vệ bí mật ngành Tòa án. - Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm lập các loại sổ sách để quản lý và theo dõi việc khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu theo đúng hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và theo quy định riêng của ngành; - Trách nhiệm của người đến khai thác hồ sơ, tài liệu: các cơ quan, đơn vị, cá nhân đến khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn hồ sơ, tài liệu; không được viết, tẩy xóa, làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự bút lục trong hồ sơ; không được tự ý sao chép hoặc mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi phòng và kho lưu trữ khi chưa được sự đồng ý của Lãnh đạo hoặc cán bộ làm lưu trữ. - Các hình thức khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu: Rút bản gốc; sao chụp tài liệu; mượn và nghiên cứu tại chỗ. 7. Những quy định về mức độ mật đối với tài liệu của ngành Tòa án nhân dân dân: + Theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 của Thủ tướng Chính phủ quy định về Danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật của ngành Tòa án nhân dân gồm có: 1. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc xét xử các vụ án về các tội xâm phạm an ninh quốc gia. Các báo cáo, thống kê án tử hình, các vụ án được xét xử kín theo định của pháp luật chưa công bố; 2. Nội dung chỉ đạo, kế hoạch xét xử các vụ án quan trọng, các vụ án điểm, các vụ ám phức tạp theo quy định của cơ quan có thẩm quyền. + Theo quy định tại Điều 1, Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) của Bộ trưởng Bộ Công an ngày 08/01/2004 quy định về danh mục bí mật Nhà nước độ Mật của ngành Tòa án gồm những tin trong phạm vi sau đây: 1. Kế hoạch phối hợp công tác liên ngành về đấu tranh phòng chống tội phạm, kế hoạch bảo về an toàn các phiên tòa quan trọng; 2. Quan điểm của các thành viên trong Hội đồng xét xử của các cấp Tòa án khi nghị án; 3. Báo cáo tổng kết, báo cáo chuyên đề về công tác xét xử, chương trình công tác của Tòa án nhân dân tối cao chưa công bố; 4. Kế hoạch, tài liệu chuẩn bị đàm phán với nước ngoài hoặc với các tổ chức quốc tế về hợp tác quốc tế của ngành Tòa án nhân dân chưa công bố; 5. Các đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước về xây dựng, thi hành và áp dụng pháp luật, các đề án về đổi mới phương thức hoạt động của ngành Tòa án về công tác xét xử chưa công bố; 6. Nội dung về kiểm tra công tác xét xử, công tác thi hành án của Tòa án nhân dân tối cao đối với các Tòa án nhân dân và Tòa án quân sự các cấp chưa công bố; 7. Hồ sơ cán bộ chủ chốt của ngành Tòa án bao gồm hồ sơ Chánh án, Phó Chánh án Tòa án nhân dân và Tòa án quân sự các cấp; hồ sơ tuyển chọn Thẩm phán tòa án nhân dân và Tòa án quân sự các cấp; 8. Kế hoạch quy hoạch cán bộ Lãnh đạo chủ chốt của Tòa án nhân dân và Tòa án quân sự các cấp; 9. Hồ sơ, tài liệu, thanh tra, kiểm tra các vấn đề nội bộ trong ngành Tòa án nhân dân chưa được cấp có thẩm quyền công bố; 10. Các tài liệu, thông tin liên quan đến việc đấu thầu xây dựng, sửa chữa trụ sở làm việc, mua sắm trang thiết bị làm việc cho các Tòa án nhân dân mà theo quy định của pháp luật chưa công bố; 11. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc thiết kế mạng hệ cơ sở dữ liệu ngành Tòa án nhân dân. Đến nay công tác giải mật những hồ sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật Nhà nước của ngành Tòa án chưa được quan tâm và chỉ đạo thực hiện, do đó có rất nhiều tài liệu thuộc Danh mục bí mật của ngành đã hết thời hạn mật nhưng chưa được giải mật mà vẫn bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng theo quy định về chế độ đối với tài liệu mật. Vì vậy gây khó khăn cho việc khai thác và sử dụng những loại tai liệu này. Công tác chỉnh lý hồ sơ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ của ngành Tòa án nhân dân còn quá bất cập và hạn chế chưa thể đáp ứng yêu cầu và đòi hỏi hiện nay. Lưu ý: Đề nghị trang cấp máy phôtô để phôtô tài liệu đảm bảo việc bảo vệ bí mật nhà nước (không được mang hồ sơ, tài liệu ra khỏi cơ quan để phô tô). 8. Công tác bảo quản hồ sơ án: Bảo quản hồ sơ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của hồ sơ án. Trong đó cần sử dụng các điều kiện tốt nhất để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của hồ sơ, tài liệu, việc xây dựng, sửa chữa kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, lắp đặt hệ thống phòng chống cháy nổ và việc áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo những tiêu chuẩn quy định về khoa lưu trữ hồ sơ được Tòa án nhân dân đặc biệt chú trong. Hồ sơ của ngành Tòa án nhân dân là nguồn tài liệu hết sức quan trọng cần được bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ. Nhận thức được tầm quan trọng, ý nghĩa của hồ sơ án nên Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao và Lãnh đạo Tòa án nhân dân địa phương rất quan tâm đến hệ thống kho tàng quản lý hồ sơ, tài liệu. * Tại Tòa án nhân dân tối cao: Toàn bộ hồ sơ án khi nhận lưu vào kho lưu trữ được bảo quản trong kho lưu trữ chuyên dụng. Hồ sơ tài liệu hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao được xác định từ năm 1955-2011. Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao đã đầu tư nhiều tỷ đồng để mua sắm và thường xuyên cung cấp các trang thiết bị cho kho lưu trữ như giá, hộp, bìa hồ sơ, bình bọt, đặc biệt là là lắp đặt hệ thống báo cháy tự động. Hiện nay, Tòa án nhân dân tối cao có 04 kho lưu trữ tại Hà Nội, Đà Nẵng, thành phố Hồ Chí Minh lưu trữ trên 12.000 hồ sơ án. Kho lưu trữ được lắp đặt các thiết bị như quạt thông gió, máy hút bụi, đặc biệt tại 02 kho lưu trữ tại Hà Nội các hồ sơ khi thu về lưu trữ tại kho đều được khử trùng, kho thường xuyên được chống mối, diệt chuột, nên hồ sơ được bảo quản an toàn, không bị mối và côn trùng xâm hại. Tuy nhiên, kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao tại Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh không phải là kho lưu trữ chuyên dụng nên không đủ điều kiện để đảm bảo tuổi thọ của tài liệu. Một số hồ sơ án cũ tài liệu bị phân hủy theo thời gian khó khăn cho việc tra cứu (như giấy pôluya, giấy bản, có nhiều loại kích thước không đồng nhất, được đánh máy chữ, viết tay, nên rất khó khăn trong việc bảo quản, nếu không được xử lý và bảo quản theo chế độ đặc biệt, kịp thời thì số tài liệu trên có nguy cơ bị hỏng không còn sử dụng được nữa). Hiện nay Tòa phúc thẩm tối cao tại thành phố Hồ Chí Minh đang xây dựng trụ sở làm việc mới đã có phương án xây kho lưu trữ, thời gian tới kho lưu trữ được đưa vào sử dụng thì việc lưu giữ hồ sơ sẽ đảm bảo đúng quy định. Tòa án nhân dân tối cao đang khẩn trương tiến hành xây kho lưu trữ chuyên dụng tại Hà Nội. Dự kiến năm 2014 sẽ đưa vào hoạt động. * Tòa án nhân dân cấp tỉnh: Qua kiểm tra thực tế trên 40 tỉnh và thành phố trực thuộc Trung ương cho thấy Tòa án nhân dân cấp tỉnh chưa có kho lưu trữ chuyên dụng mà chỉ bố trí từ 2-4 phòng làm việc dành làm kho lưu trữ. Phần lớn các kho lưu trữ đều trang bị bình bọt chống cháy, quạt thông gió và hệ thống giá, kệ để xếp hồ sơ án. Hồ sơ đã được lên Mục lục thống kê, đánh số bó đưa lên giá thuận tiện cho việc bảo quản và khai thác, sử dụng. Tuy nhiên còn một số Tòa án nhân dân tỉnh Lãnh đạo chưa thực sự quan tâm đến công tác lưu trữ vì vậy một số kho lưu trữ vẫn bố trí ở tầng I không đảm bảo an toàn và dễ bị nấm mốc, bị côn trùng xâm hại; hệ thống phòng chống cháy nổ chưa được quan tâm; giá tủ đựng hồ sơ còn thiếu nên có tình trạng hồ sơ bó gói, đựng trong bao tải để trên nóc tủ hoặc để xếp đống vẫn còn tồn tạiviệc tra cứu gặp nhiều khó khăn, không đảm bảo an toàn. Phần lớn hồ sơ án không được khử trùng nên bị côn trùng và nấm mốc xâm hại; đường điện đi trong kho lưu trữ không được thiết kế theo quy định của công tác bảo quản hồ sơ, nên không đảm bảo an toàn dễ sảy ra cháy nổ. 100% trụ sở mới được xây dựng ở cấp tỉnh không có kho lưu trữ chuyên dụng. Đây là một vấn đề hết sức bất cập chưa được Lãnh đạo Tòa án nhân dân các cấp quan tâm. * Tòa án nhân dân cấp huyện: Các Tòa án nhân dân cấp huyện, thị xã mới xây dựng do diện tích rộng nên đều bố trí từ 1 đến 2 phòng làm việc để làm kho lưu trữ. 100% Tòa án nhân dân cấp huyện, thị xã không có cán bộ làm lưu trữ chuyên trách mà phần lớn là Thư ký Tòa án làm kiêm nhiệm, vì vậy cán bộ làm lưu trữ không có chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ, phần lớn hồ sơ lưu trữ không được lên Mục lục thống kê đầy đủ; hồ sơ không được phân loại, sắp xếp khoa học nên rất khó tra tìm. Thậm chí một số Tòa án nhân dân cấp huyện coi nhẹ công tác quản lý hồ sơ án nên không bố trí kho lưu trữ mà hồ sơ khi thu về chỉ bó gói hoặc cho vào bao tải xếp thành đống để ở góc khuất Một số Tòa án nhân dân huyện hồ sơ cũ và hồ sơ do cơ quan sáp nhập, tách, bị mối xông hoặc thất lạc không hề lập biên bản mà cũng không quan tâm, nhất là hồ sơ sáp nhập, chia tách huyện. Do đó cán bộ làm công tác lưu trữ không nắm được trong kho lưu trữ có bao nhiêu hồ sơ án; nhiều cán bộ lưu trữ cấp huyện nhận hồ sơ nộp lưu vào kho không đếm số bút lục nên dẫn đến tình trạng một số hồ sơ thiếu nhiều bút lục nhưng không xác định được bút lục đó ở đâu. 9. Công tác tổ chức, sử dụng hồ sơ án Công tác tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ án trong ngành Tòa án nhân dân được thực hiện thường xuyên và đạt kết quả cao. Do yêu cầu về nghiệp vụ, hàng năm số lượng người đến khai thác và sử dụng hồ sơ án ngày càng tăng; có những hồ sơ được đưa ra phục vụ thường xuyên, nhiều lần. Đối với các hồ sơ có nhiều bị cáo đang bị truy nã, hồ sơ khiếu kiện nhiều như đất đai, thừa kế, thường xuyên phục vụ các cơ quan và cá nhân khai thác và sử dụng, nhất là phục vụ cho công tác xét xử. * Tại Tòa án nhân dân tối cao: Công tác phục vụ khai thác và sử dụng hồ sơ án được thực hiện đúng quy định, hồ sơ được đưa ra phục vụ nhanh chóng, kịp thời đáp ứng được yêu cầu công tác hiện nay. Đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ tại Tòa án nhân dân tối cao được đào tạo cơ bản về chuyên môn, vì vậy hồ sơ án khi thu về được chỉnh lý và sắp xếp khoa học rất thuận lợi cho việc bảo quản, tra cứu. Tòa án nhân dân tối cao đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ án. Phòng Lưu trữ hồ sơ được trang bị các loại phương tiện phục vụ khai thác hồ sơ rất đầy đủ như máy vi tính, máy potocopy nên công tác phục vụ thuận tiện, chính xác, không nhầm lẫn, thất lạc tài liệu và đảm bảo được tính bí mật của tài liệu. Hiện nay, kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao rất chật, không có chỗ để bố trí phòng đọc riêng cho người đến khai thác, cán bộ đến nghiên cứu hồ sơ ngồi chung với cán bộ làm việc. Công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu tại kho lưu trữ hồ sơ gồm Mục lục thống kê hồ sơ và cơ sở dữ liệu trên máy vi tính. Số lượt người đến khai thác hồ sơ, tài liệu trong những năm gần đây tại kho lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao rất lớn, cụ thể: Năm 2009: phục vụ 10.350 lượt người, với tổng số 52.472 hồ sơ, tài liệu; Năm 2010: phục vụ 11.052 lượt người, với tổng số 53.618 hồ sơ, tài liệu; Năm 2011: phục vụ 10. 817 lượt người, với tổng số 55.231 hồ sơ, tài liệu. + Tòa Phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Hà Nội phục vụ: 1.270 lượt người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Trong số đó sao cấp: 1.130.812 trang tài liệu; mượn 405 hồ sơ vụ án các loại; rút tài liệu trong hồ sơ: 172 trang tài liệu và giấy tờ tùy thân là bản gốc. + Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Đà Nẵng phục vụ: 1.001 lượt người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Trong đó sao cấp: 110.003 trang tài liệu; mượn về nghiên cứu: 178 hồ sơ, vụ án các loại; rút tài liệu trong hồ sơ: 136 trang tài liệu và giấy tờ tùy thân là bản gốc. + Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại thành phố Hồ Chí Minh phục vụ 2.107 lượt người đến khai thác hồ sơ. Trong đó sao cấp: 1.470.618 trang tài liệu; mượn về nghiên cứu: 235 hồ sơ các loại; rút tài liệu là bản gốc có trong hồ sơ: 165 trang tài liệu và giấy tờ tùy thân là bản gốc. Tại kho lưu trữ Tòa phúc thẩm Tòa án nhân dân tối cao tại Đà Nẵng và thành phố Hồ Chí Minh chỉ bố trí 1 đến 2 cán bộ làm công tác lưu trữ chuyên trách, nên hồ sơ chưa được nhập dữ liệu vào máy vi tính mà chỉ lên Mục lục thống kê vào sổ để theo dõi và tra cứu nên việc tra cứu còn thủ công, không được nhanh chóng, kịp thời, chính xác; hồ sơ án chưa được chỉnh lý theo quy định. Hiện nay kho lưu trữ tại Tòa phúc thẩm Hồ chí Minh đã hết chỗ để thu hồ sơ mới, hồ sơ xếp thành đống, trụ sở Tòa đang sửa chữa nên việc bảo quản hồ sơ đang rất bất cập. * Tại Tòa án nhân dân cấp tỉnh: Hàng năm Tòa án nhân dân cấp tỉnh phục vụ một số lượng lớn cán bộ và nhân dân đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu. Cán bộ lưu trữ Tòa án nhân dân cấp tỉnh phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ đạt hiệu quả cao, đảm bảo được bí mật Nhà nước. Quan kiểm tra các tỉnh đều có máy potocopy tài liệu, máy tính phục vụ cho công tác bảo quản khai thác và sử dụng. Hồ sơ án khi đưa ra khai thác đều có ý kiến của Lãnh đạo cơ quan hoặc Lãnh đạo Văn phòng. Các tài liệu mật được xử lý đúng quy trình về tài liệu mật và các quy định về chế độ bảo vệ bí mật của nhà nước, chế độ bảo vệ bí mật của ngành Tòa án nhân dân. Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ đạt hiệu quả cao nhất là khâu cấp sao bản án, báo cáo thống kê... Một số Tòa án nhân dân tỉnh đã sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ án. Tuy nhiên do chưa nắm chắc thành phần và các loại tài liệu mật có trong hồ sơ theo quy định nên khi sao chụp những tài liệu mật có trong hồ sơ vẫn thực hiện như những loại tài liệu thông thường khác có trong hồ sơ. Ví dụ: Biên bản nghị án trong hồ sơ có quan điểm riêng của từng thành viên trong hội đồng xét xử. Theo quy định đây là tài liệu mật nhưng thực tế không được đóng dấu mật, do đó khi phục vụ khai thác cán bộ làm công tác lưu trữ không thực hiện theo quy định về chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước. Nhìn chung Tòa án nhân dân cấp tỉnh đã bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, đáp ứng tốt cho nhu cầu của xã hội và giải quyết các khiếu kiện của công dân. Tuy nhiên, còn một số Tòa án nhân dân tỉnh cán bộ làm công tác lưu trữ chưa được đào tạo về chuyên môn nên công tác thống kê, chỉnh lý hồ sơ chưa thực hiện đúng, vì vậy việc sắp xếp hồ sơ chưa được khoa học, hồ sơ chưa được chỉnh lý nên việc phục vụ khai thác còn chậm, thậm chí còn nhầm lẫn, thất lạc Một số Tòa án nhân dân tỉnh chưa bố trí đủ kho lưu trữ và giá, tủ, kệ để xếp hồ sơ khi thu về nên hiện tượng hồ sơ chất đống, đóng bao tải, xếp lên nóc tủ Do đó, việc khai thác, sử dụng hồ sơ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí một số tòa án nhân dân tỉnh bố trí phòng đọc cho độc giả ngay trong kho lưu trữ vừa không đúng quy định vừa không thuận tiện cho độc giả đến nghiên cứu hồ sơ. * Tòa án nhân dân cấp huyện: Các Tòa án nhân dân cấp huyện thường xuyên phục vụ khai thác hồ sơ án. Các hồ sơ đưa ra phục vụ đều có ý kiến của Lãnh đạo Tòa án nhân dân huyện. Cán bộ làm công tác lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp huyện 100% là kiêm nhiệm nên không có thời gian đầu tư cho công tác lưu trữ; hồ sơ nộp lưu thường không được kiểm đếm bút lục; hồ sơ thu về không được thống kê theo trình tự quy định mà mang nặng tính thủ công, hồ sơ thường được bó thành từng bó, đưa vào tủ; giá, kệ đựng hồ sơ còn thiếu; máy móc trang thiết bị dùng cho công tác khai thác, sử dụng hồ sơ còn thiếu như không được trang bị máy phôtô riêng cho công tác này, nhiều huyện khi phô tô hồ sơ phục vụ độc giả cán bộ lưu trữ phải mang tài liệu ra ngoài phôtô, vì vậy không đảm bảo được được tính an toàn và bí mật. Một số Tòa án nhân dân cấp huyện hồ sơ cho vào bao tải để chồng thành đống rất khó khăn cho việc khai thác và làm hư hỏng tài liệu, có tình trạng nhầm lẫn hồ sơ hoặc lẫn tài liệu trong hồ sơ án giữa vụ này với vụ án khác, có trường hợp hồ sơ bị mất không tìm thấy gây khó khăn cho việc giải quyết khiếu kiện của dân, dẫn đến tình trạng dân bức súc Cũng như tình trạng quản lý và phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu ở Tòa án nhân dân cấp tỉnh cán bộ làm công tác lưu trữ cấp huyện cũng không nắm vững quy trình xử lý đối với tài liệu mật. 10. Công tác nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp: Khối hồ sơ án được hình thành trong quá trình hoạt động của Tòa án nhân dân tối cao có từ năm 1960 cho đến nay đã được nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III theo đúng quy định. Hiện nay theo quy định các hồ sơ vụ án có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phòng Lưu trữ hồ sơ đã nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm lưu trữ quốc gia III, Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước). Năm 2007: nộp lưu 34,6m giá hồ sơ, tài liệu (Phông lưu trữ Trọng tài kinh tế Nhà nước đã giải thể); Năm 2008: nộp lưu 414 ĐVBQ (khối hồ sơ xét xử về các tội xâm phạm an ninh quốc gia giai đoạn từ năm 1958-1995); 890 ĐVBQ (hồ sơ Ủy ban thẩm phán xét xử từ năm 1997-1998); Năm 2009: nộp lưu 525 ĐVBQ (hồ sơ Ủy ban thẩm phán xét xử năm 1999); 75 ĐVBQ (tài liệu QLNN từ năm 1997-1999); Năm 2011: nộp lưu 3.973 ĐVBQ (hồ sơ Ủy Ủy ban thẩm phán xét xử từ năm 2000-2006). Các loại hồ sơ đã hết thời hạn bảo quản phòng Lưu trữ hồ sơ đã làm thủ tục tiêu hủy theo quy định chung và quy định riêng của ngành. Đối với Tòa án nhân dân cấp Tỉnh do chưa ban hành được Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, nên các hồ sơ án chưa nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ tỉnh mà vẫn lưu giữ tại kho lưu trữ của Tòa án nhân dân cấp tỉnh (trừ Tòa án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Tòa án nhân dân thành phố Hải Phòng, Tòa án nhân dân tỉnh Nam Định đã nộp lưu vào các Trung tâm lưu trữ tỉnh). Tòa án nhân dân cấp Quận, Huyện, Thị xã (sau đây gọi tắt là Tòa án nhân dân cấp Huyện) hồ sơ án vẫn lưu trữ tại đơn vị chưa thực hiện chế độ nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ cấp huyện. III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ, LƯU TRỮ HỒ SƠ VỤ ÁN 1. Những thành tựu đã đạt được Do nhận thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác lưu trữ và gía trị tài liệu của hồ sơ án nói riêng, tài liệu lưu trữ nói chung, Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao thường xuyên quan tâm đến công tác lưu trữ. Những năm gần đây Lãnh đạo ngành tòa án nhân dân nói chung đã giành một phần kinh phí đáng kể để mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ. Ngành Tòa án nhân dân đã giành một diện tích tương ứng để làm kho lưu trữ; các trụ sở Tòa án xây mới đều thiết kế hệ thống phòng chống cháy nổ cho toàn bộ trụ sở làm việc, hệ thống đường điện được thiết kế theo quy định nhằm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ được học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ. Lãnh đạo Tòa án nhân dân các cấp thường xuyên cử cán bộ làm công tác lưu trữ đi tham gia các lớp tập huấn do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước mở. Vì vậy, đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ đã được tăng cả về số lượng và chất lượng. Công tác nghiệp vụ lưu trữ được chú trọng thường xuyên, đặc biệt là đội ngũ cán bộ lưu trữ làm công tác lưu trữ tại Tòa án nhân dân tối cao được đào tạo bài bản, bảo đảm đủ số lượng. Các chính sách, chế độ đối với cán bộ làm công tác lưu trữ được Lãnh đạo ngành thực sự quan tâm và thực hiện đầy đủ. Phòng Lưu trữ hồ sơ tòa án nhân dân tối cao thường xuyên cử cán bộ đi kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ cho cán bộ lưu trữ Tòa án nhân dân cấp tỉnh và cấp huyện. Chánh án Tòa án nhân dân tối cao đã ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ cho toàn ngành.. Công tác thu thập hồ sơ được tiến hành thuờng xuyên; hàng năm các kho lưu trữ thu về khoảng 90% hồ sơ án đã xét xử có hiệu lực pháp luật thi hành; các hồ sơ, tài liệu thu về được bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu hiện nay. 2. Những tồn tại và hạn chế: Công tác quản lý hồ sơ án của ngành Tòa án nhân dân đã đạt được một số thành tựu đáng khích lệ, nhưng do việc nhận thức chưa đầy đủ của một số Lãnh đạo ngành Tòa án nhân dân về tầm quan trọng của công tác quản lý hồ sơ án nên công tác này còn bộc lộ một số thiếu sót sau: + Công tác cán bộ - Cán bộ làm công tác lưu trữ của ngành còn thiếu và yếu về chuyên môn; cán bộ làm công tác lưu trữ tại Tòa án nhân dân địa phương phần lớn không được đào tạo; không qua thi tuyển công chức theo đúng chuyên môn, nghiệp vụ. Đặc biệt đối với cấp Tỉnh và cấp Huyện hầu như không tổ chức thi tuyển đối với cán bộ làm công tác lưu trữ. - Cán bộ Tòa án nhân dân cấp Huyện làm kiêm nhiệm nên không được đào tạo về chuyên môn; một số Tòa án nhân dân huyện cán bộ làm công tác lưu trữ không ổn định mà chỉ kiêm nhiệm một thời gian ngắn nên không nắm được các khâu nghiệp vụ thậm chí không nắm được số lượng hồ sơ đang lưu trữ tại kho là bao nhiêu; + Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ như kho tàng, giá, kệ, tủ đựng hồ sơ để bảo vệ, bảo quản hồ sơ chưa được quan tâm đúng mức; kinh phí giành cho công tác lưu trữ còn hạn hẹp; việc ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ chưa được thực hiện. Qua kiểm tra thực tế phần lớn các Tòa án nhân dân cấp Tỉnh, Tòa án nhân dân cấp Huyện trụ sở mới được xây dựng khang trang nhưng cũng không thiết kế kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn và không dành kinh phí mua sắm trang thiết bị cho kho lưu trữ. + Công tác phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ án chưa được phát huy đầy đủ nên chưa đáp ứng được yêu cầu công tác và nhu cầu xã hội hiện nay; + Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản lưu trữ đối với Tòa án nhân dân địa phương chưa được thực hiện, do vậy ảnh hưởng không nhỏ đến công tác bảo quản và phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu. + Công tác kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ chưa được Tòa án nhân dân tối cao thực hiện thường xuyên, việc ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thống nhất trong toàn ngành còn chậm, chưa thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ Để đảm bảo khắc phục những tồn tại trên, nhằm “Bảo vệ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ” Ngành Tòa án nhân dân nói chung phải có các giải pháp hữu hiệu để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ. 3. Một số giải pháp: - Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn để nâng cao trình độ và nhận thức đầy đủ về vị trí vai trò của công tác lưu trữ. - Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng trong toàn ngành Tòa án nhân dân để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu. - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cần ban hành các văn bản dưới luật để hướng dẫn công tác lưu trữ. Tòa án nhân dân tối cao ban hành các văn bản chỉ đạo về chế độ nộp lưu và Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Tòa án nhân dân địa phương. - Tòa án nhân dân tối cao phải thường xuyên mở các lớp tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ trong toàn ngành để nâng cao trình độ chuyên môn và nhận thức đúng đắn cho về công tác lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ. - Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ ở tòa án nhân dân địa phương và trung ương phải được tổ chức thi tuyển theo đúng quy định của nhà nước; phải có biên chế làm công tác lưu trữ chuyên trách ở tòa án nhân dân các cấp. - Từ trước đến nay cán bộ làm công tác lưu trữ ít được quan tâm, nên cán bộ làm công tác này chưa thực sự yên tâm công tác. Chính sách đối với cán bộ làm lưu trữ còn bất cập như cán bộ làm công tác lưu trữ không được hưởng phụ cấp thâm niên, phụ cấp nghề, không được đào tạo lại, dẫn tới thiệt thòi cho cán bộ làm công tác lưu trữ. Vì vậy, Tòa án nhân dân phải kiến nghị nhà Nước có chính sách thỏa đáng đối với cán bộ làm công tác lưu trữ để động viên họ yên tâm công tác, đồng thời phải tăng thêm kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác lưu trữ. - Phải kiện toàn lại tổ chức lưu trữ trong toàn ngành; nâng cấp hệ thống kho tàng; cải thiện điều kiện làm việc. - phải có phòng đọc giành cho độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu. Hiện đại hóa công cụ tra cứu hồ sơ để phục vụ việc tra cứu nhanh, chính xác, quản lý hồ sơ tốt. IV. KIẾN NGHỊ 1. Đối với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phải thường xuyên chỉ đạo và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của ngành tòa án nhân dân. Sớm ban hành các văn bản dưới luật để tạo hành lang pháp lý cho cán bộ làm công tác lưu trữ hoạt động; - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần quan tâm hơn nữa đến chế độ, chính sách cho cán bộ làm công tác lưu trữ, đặc biệt là chế độ độc hại được hưởng sau khi nghỉ hưu và chế độ bảo hộ lao động; - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phải thường xuyên mở các lớp tập huấn cho cán bộ làm công tác lưu trữ ngành Tòa án nhân dân; - Khối lượng hồ sơ án hình thành trong quá trình xét xử của toàn ngành Tòa án là rất lớn, mang tính đặc thù riêng. Để giải quyết các yêu cầu giải quyết khiếu kiện. Đề nghị Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xem xét cho phép Tòa án nhân dân tối cao được thành lập kho lưu trữ chuyên ngành. 2. Đối với Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao: - Tòa án nhân dân tối cao phải đẩy mạnh công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ làm công tác lưu trữ, đồng thời tổ chức thi tuyển cán bộ đúng trình độ chuyên môn đối với công tác lưu trữ; - Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao phải chỉ đạo Tòa án nhân dân các cấp ở địa phương khi xây dựng trụ sơ mới phải có phương án xây dựng kho lưu trữ đúng với tiêu chuẩn quy định của Bộ Nội vụ; phải giành một khoản kinh phí thỏa đáng đầu tư trang thiết bị và hiện đại hóa công tác lưu trữ; - Đề nghị Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao thường xuyên tổ chức các đoàn khi tham quan, khảo sát học hỏi kinh nghiệm công tác quản lý án và hồ sơ các vụ án của các nước tiên tiến và các nước trong khu vực; - Đề nghị Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao cho xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ án; - Đề nghị Lãnh đạo Tòa án nhân dân tối cao thành lập Trung tâm lưu trữ quản lý hồ sơ lưu trữ của ngành Tòa án nhân dân; chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ nhằm thống nhất công tác lưu trữ trong toàn ngành./. NHỮNG VĂN BẢN HIỆN HÀNH CỦA NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU. 1. Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam; 2. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Thủ tướng Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; 3. Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban thường vụ Quốc hội về Bảo vệ bí mật Nhà nước; 4. Quyết định số 01/2004/QĐ-TTg ngày 05/01/2004 của Thủ tướng Chính phủ quy định về danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật của ngành Tòa án nhân dân; 5. Quyết định số 30/2004/QĐ-BCA(A11) ngày 08/01/2004 của Bộ trưởng Bộ Công an về Danh mục bí mật Nhà nước độ Mật của ngành Tòa án; 6. Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12/8/2004 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao về việc ban hành Quy chế bảo về bí mật Nhà nước của ngành Tòa án nhân dân; 7. Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11/4/2006 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp; 8. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng; 9. Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ Tướng Chính phủ về việc tăng cường và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; 10. Chỉ thị số 03/2008/CT-TATC ngày 09/7/2008 của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao về việc tăng cường công tác nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trong ngành Tòa án nhân dân; 11. Quyết định số 64/2009/QĐ-TANDTC ngày 14/12/2009 của Tòa án nhân dân tối cao về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Phông lưu trữ Tòa án nhân dân tối cao.