Tài liệu Quản lý cộng đồng - Cuốn 2: Quy trình thực hiện Quản lý cộng đồng

................... 2 Các từ viết tắt ......................................................................................................................................... 3 Giải thích một số khái niệm ................................................................................................................... 3 Ông Biềng kể về việc thực hiện quản lý cộng đồng ............................................................................... 4 Các nguyên tắc cơ bản trong quản lý cộng đồng .................................................................................... 4 Quy trình thực hiện quản lý cộng đồng .................................................................................................. 5 Bước 1: Họp cộng đồng, thảo luận về mục tiêu của QLCĐ và bình bầu NNC .................................. 5 Bước 2: NNC học hỏi các kỹ năng quản lý cộng đồng ...................................................................... 6 Bước 3: NNC hướng dẫn người dân lập hồ sơ cộng đồng và lựa chọn các ưu tiên ........................... 6 Bước 4: Thành lập các NCĐ để thực hiện các dự án phát triển.......................................................... 7 Bước 5: Xây dựng đề xuất tiểu dự án ................................................................................................. 7 Bước 6: Thẩm định và phê duyệt tiểu dự án ....................................................................................... 7 Bước 7: Thông báo dự án được duyệt cho các thành viên cộng đồng ................................................ 8 Bước 8: Thực hiện, theo dõi và giám sát dự án .................................................................................. 8 Bước 9: Đánh giá dự án ...................................................................................................................... 8 Giám sát việc thực hiện các dự án cộng đồng ........................................................................................ 9 Khái niệm giám sát ............................................................................................................................. 9 Các cách tiếp cận của giám sát ........................................................................................................... 9 Quy trình giám sát dự án .................................................................................................................. 10 Mối liên quan giữa giám sát, công tác lập kế hoạch, thực hiện và và đánh giá dự án ...................... 10 Các lưu ý trong giám sát dự án ......................................................................................................... 11 Các chủ đề nâng cao năng lực trong quản lý cộng đồng ...................................................................... 12 Tính bền vững của quản lý cộng đồng ................................................................................................. 13 Các phụ lục ........................................................................................................................................... 15 Phụ lục 1: Hồ sơ cộng đồng .............................................................................................................. 15 Phụ lục 2: Đề xuất tiểu dự án ............................................................................................................ 17 Phụ lục 3: Quy trình thẩm định Tiểu dự án cộng đồng ..................................................................... 18 Phụ lục 4: Biên bản thẩm định TDA ................................................................................................ 20 Phụ lục 5: Biên bản đánh giá kết thúc dự án .................................................................................... 21 Phụ lục 6: Biểu mẫu giám sát ........................................................................................................... 23 Phụ lục 7: Biên bản giám sát tại hiện trường .................................................................................... 24 Phụ lục 8: Báo cáo giám sát .............................................................................................................. 25 2 Lời nói đầu – DWC «Quản lý cộng đồng - QLCĐ” là một phương pháp quản lý mà ở đó người dân là chủ thể, họ có quyền và biết cách xác định các vấn đề ưu tiên, biết lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và đánh giá các hoạt động phát triển một cách công khai minh bạch và có trách nhiệm giải trình. QLCĐ chú trọng tới việc chính quyền lắng nghe tiếng nói của người dân đồng thời người dân có quyền và trực tiếp tham gia vào quá trình ra quyết định tại địa phương. Dự án “Thúc đẩy quản lý cộng đồng tại Việt nam » (PCM - Promoting Community Management in Vietnam) được Cơ quan Hợp tác và Phát triển Thụy Sỹ (SDC) hỗ trợ đã giúp người dân và chính quyền tại địa bàn dự án nâng cao năng lực, có cái nhìn sâu rộng về các cách tiếp cận trong phát triển và có các kỹ năng, phương pháp QLCĐ. QLCĐ là một minh chứng cho tính hiệu quả và hiệu suất của các hoạt động phát triển khi mà người dân thực sự làm chủ. Dự án PCM đã tập trung vào nâng cao trách nhiệm xã hội cho người dân và chính quyền địa phương, thúc đẩy quá trình trao quyền cho cộng đồng, khuyến khích phương thức làm việc theo hướng công khai, minh bạch, và có trách nhiệm giải trình. Các hoạt động cộng đồng được thực hiện với sự tham gia của mọi tầng lớp nhân dân, đặc biệt chú trọng tới nhóm người thiệt thòi như người nghèo và phụ nữ. Áp dụng phương pháp QLCĐ, được dự án hỗ trợ một phần kinh phí, người dân tại địa bàn dự án đã tự huy động thêm các nguồn lực từ trong cộng đồng, từ các nhà hảo tâm, từ chính quyền và từ các doanh nghiệp để tạo ra các giá trị gia tăng và tạo ra các thay đổi đáng kể trong cộng đồng. Nhóm cán bộ dự án PCM biên soạn Bộ tài liệu gồm 04 cuốn về các nội dung liên quan đến Quản lý cộng đồng nhằm trình bày với độc giả giá trị của QLCĐ, toàn bộ quá trình thực hiện, các phương pháp, các kỹ năng cần thiết trong QLCĐ và các bài học rút ra từ thực tiễn quản lý cộng đồng. Hy vọng bộ tài liệu này sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích cho các độc giả trong quá trình thúc đẩy phát triển cộng đồng bền vững tại Việt Nam. Bùi Thị Kim – Giám đốc DWC Giám đốc dự án PCM 3 Các từ viết tắt NCĐ Nhóm cộng đồng NNC Nhóm nòng cốt PCM Dự án “Thúc đẩy quản lý cộng đồng tạ Việt Nam” QLCĐ Quản lý cộng đồng SDC Cơ quan hợp tác và phát triển Thụy Sỹ TDA Tiểu dự án TĐV Thúc đẩy viên Giải thích một số khái niệm Cộng đồng Là một nhóm người chia sẻ chung giá trị hoặc lợi ích, sẵn sàng cùng nhau thực hiện những hành động tập thể nhằm tạo dựng, bảo vệ giá trị và lợi ích chung của cả cộng đồng. Cộng đồng không phải là một đơn vị hành chính. Dự án PCM coi cấp tổ/thôn/xóm là cộng đồng (quy mô trung bình từ 60 đến 80 hộ). Để dễ dàng hơn trong công tác quản lý, các tổ/thôn/xóm có quy mô dân số lớn có thể chia thành các cụm dân cư. Khi đó mỗi cụm dân cư sẽ là một cộng đồng. Nhóm nòng cốt (NNC) NNC do cộng đồng lựa chọn dựa vào các tiêu chí được cộng đồng thống nhất (khoảng 10 người cho một cộng đồng). NNC đại diện cho cộng đồng đứng ra tổ chức các hoạt động phát triển chung của cộng đồng. Trong dự án PCM, NNC được tham gia vào các khóa tập huấn về các phương pháp và kỹ năng thực hiện QLCĐ. Thúc đẩy viên (TĐV) Một số người nổi trội trong NNC tiếp tục được nâng cao năng lực để trở thành các thúc đẩy viên. Trong dự án PCM, các thúc đẩy viên là những người đi chia sẻ và nhân rộng phương pháp QLCĐ tại các cộng đồng ngoài dự án. Nhóm cộng đồng (NCĐ) NCĐ là một nhóm người dân tự nguyện đứng ra xây dựng và thực hiện các TDA phát triển cộng đồng. Trong dự án PCM, mỗi TDA sẽ do một NCĐ xây dựng và thực hiện. NCĐ có từ 05 người trở lên. Trong nhóm tự phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân để đảm bảo TDA được thực hiện hiệu quả, hiệu suất và có trách nhiệm giải trình. Tiểu dự án (TDA) TDA (dự án nhỏ) nhằm giải quyết các vấn đề bức xúc của cộng đồng, được Nhóm cộng đồng (NCĐ) đứng ra xây dựng và tổ chức thực hiện. TDA được xây dựng dưới dạng Khung lô gic (xem mẫu TDA trong Cuốn 2). Ban quản lý quỹ Trong số các thành viên NNC, ba người được bầu vào Ban quản lý quỹ: 01 Trưởng nhóm, 01 kế toán và 01 thủ quỹ. Trong dự án PCM, Ban quản lý quỹ, đại diện cho cộng đồng tiếp nhận nguồn ngân sách hỗ trợ từ dự án và chuyển ngân sách cho các NCĐ theo kế hoạch hoạt động đã được cộng đồng thông qua. Ban quản lý quỹ chịu trách nhiệm quyết toán các hóa đơn chứng từ đối với số tiền nhận tài trợ từ dự án. 4 Ông Biềng kể về việc thực hiện quản lý cộng đồng «Vừa rồi dân xóm tôi viết được 04 cái TDA và dự án hỗ trợ được 40 triệu đồng. Đến nay cả bốn cái TDA của xóm đã làm xong. Những khái niệm như mục tiêu, kết quả, chỉ số giờ đã trở nên quen thuộc. Để thực hiện được mấy cái TDA này nó công phu lắm. Chúng tôi đã làm theo QLCĐ, tức là dân tự thành lập nhóm, tự lập kế hoạch, tự thực hiện, giám sát và đánh giá mọi công việc. Mọi việc đều do dân tự bàn bạc, tự quyết định. Xóm đã họp, bàn nhau xem trong xóm đang còn những khó khăn gì, rồi mình có thế mạnh gì. Phức tạp nhất là khi đã chọn ra được đến chục vấn đề muốn làm rồi mà không biết chọn cái nào làm trước, cái nào làm sau. Cũng may dự án hướng dẫn cho cách “chấm điểm” rất công bằng. Ai cũng được chấm điểm theo ý mình. Sau đó cộng lại, cái nào điểm cao thì làm trước. Xóm chọn ra được bốn vấn đề, mọi người thống nhất ưu tiên thực hiện trước. Cái anh quản lý tài chính cũng khá phức tạp. Trước đây đi chợ mua gạo, mua rau, mua vật liệu xây nhà, dân chỉ đưa tiền, rồi người ta giao hàng là xong. Còn bây giờ, làm theo QLCĐ là phải học cách ghi chép thu chi, lấy chứng từ, hóa đơn, hợp đồng, báo cáo kinh phí hẳn hoiTuy có hơi khó nhưng rồi dân chúng tôi vẫn tự học và làm được.” - Theo lời kể của ông Nguyễn Văn Biềng - xóm Lũng Hang, xã Mông Hóa, huyện Kỳ Sơn, Hòa Bình. Các nguyên tắc cơ bản trong quản lý cộng đồng Cộng đồng hoạt động dựa vào các nguyên tắc tự nguyện, đoàn kết, cùng có lợi, quản lý và lãnh đạo bằng uy tín cá nhân. Để đảm bảo tính hiệu quả và để mọi thành viên trong cộng đồng tham gia và được nâng cao năng lực, các dự án phát triển thực hiện theo QLCĐ cần chú ý một số các nguyên tắc sau:  Các dự án phát triển cộng đồng nhằm để cải thiện điều kiện sống cho cả phụ nữ và nam giới trong cộng đồng;  Người thiệt thòi được tham gia và hưởng lợi: Nhóm người thiệt thòi (bao gồm phụ nữ, người nghèo, người khuyết tật, người già neo đơn) là những người dễ bị tổn thương. QLCĐ chú trọng rằng nhóm người thiệt thòi không chỉ hưởng lợi mà cần tham gia tích cực vào các hoạt động cộng đồng và tham gia vào việc ra quyết định trong cộng đồng;  Chú trọng việc xây dựng năng lực cho các thành viên trong cộng đồng: nhờ tham gia tích cực vào các hoạt động phát triển cộng đồng và thông qua các chia sẻ kinh nghiệm, các thành viên trong cộng đồng sẽ được nâng cao năng lực và tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm trong phát triển cộng đồng;  Nhạy cảm giới: Chú trọng tham gia và hưởng lợi bình đẳng của cả phụ nữ và nam giới;  Tính bền vững và tính sở hữu cộng đồng: Bên cạnh việc huy động các nguồn lực bên ngoài (từ chính quyền, từ các nhà hảo tâm, từ các doanh nghiệp, từ các nhà tài trợ quốc tế), QLCĐ phát huy tối đa các điểm mạnh, các kinh nghiệm và nguồn nội lực trong cộng đồng, chú trọng đến công tác duy tuy bảo dưỡng các thành quả mà cộng đồng đã tạo ra;  Công khai minh bạch và trách nhiệm giải trình: Quá trình quản lý và thực hiện các dự án phát triển cộng đồng phải công khai, minh bạch đối với tất cả các thành viên trong cộng đồng. Trong QLCĐ cần có sự phân công trách nhiệm rõ ràng giữa các thành viên trong mọi công việc chung của cộng đồng. Những người được cộng đồng uy tín giao 5 nhiệm vụ, có trách nhiệm giải trình rõ ràng với mọi thành viên trong cộng đồng khi được yêu cầu. Quy trình thực hiện quản lý cộng đồng QLCĐ trong dự án PCM đã thực hiện thành công theo quy trình 09 bước sau: Bước 1: Họp cộng đồng, thảo luận về mục tiêu của QLCĐ và bình bầu NNC Chủ trì cuộc họp này là người đã được cộng đồng bầu làm lãnh đạo (tổ trưởng, trưởng thôn hoặc trưởng cụm dân cư). Toàn bộ các hộ dân trong tổ thôn đều được mời tham dự. Chú ý các thành viên được mời họp không phải là chủ hộ mà là đại diện hộ gia đình (có cả nam và nữ, khuyến khích cả vợ và chồng cùng tham gia). Trong cuộc họp các thành viên cùng thảo luận để hiểu sâu về mục tiêu, lợi ích và các nguyên tắc của QLCĐ1. Sau đó cộng đồng bàn bạc về tiêu chí lựa chọn thành viên NNC (khoảng 10 người). NNC là những người đại diện cho cộng đồng và thường được người dân bình bầu dựa vào các tiêu chí như: tự nguyện, nhiệt tình, tâm huyết, 1 Tham khảo cuốn 1”Cách tiếp cận và các giá trị của quản lý cộng đồng” 1. Họp dân thảo luận về mục tiêu của QLCĐ và bầu NNC 2. NNC học hỏi các kỹ năng và phương pháp QLCĐ 3. NNC hướng dẫn người dân lập hồ sơ cộng đồng và lựa chọn các ưu tiên để xây dựng TDA 4. Thành lập NCĐ để xây dựng và thực hiện các TDA 5. NCĐ xây dựng đề xuất TDA với sự hỗ trợ của NNC 6. Thẩm định và phê duyệt các TDA để thực hiện 7. Thông báo TDA được phê duyệt tới các thành viên trong cộng đồng 8. Thực hiện, theo dõi và giám sát TDA, chia sẻ học hỏi kinh nghiệm 9. Đánh giá TDA rút ra các bài học kinh nghiệm Tham gia của người dân trong cộng đồng 6 có tín nhiệm, có thời gian, có trình độ văn hóa (biết đọc và biết viết), đảm bảo cân đối số lượng nam và nữ Trong NNC nên bầu ba người điều hành NNC gọi là Ban quản lý quỹ (Trưởng NNC, thủ quỹ và kế toán). Bước 2: NNC học hỏi các kỹ năng quản lý cộng đồng Để thúc đẩy cộng đồng phát triển hiệu quả, NNC cần có các kỹ năng và phương pháp QLCĐ. NNC cần học hỏi các kỹ năng huy động sự tham gia và thực hiện các dự án phát triển như: Pháp lệnh dân chủ cơ sở, cách tiếp cận dựa trên quyền, đánh giá nhu cầu có sự tham gia, kỹ năng thúc đẩy, thiết kế dự án dựa trên khung lô gic, bình đẳng giới, quản lý tài chính một cách minh bạch công khai Dự án PCM đã tổ chức các khóa tập huấn liên quan cho NNC thuộc các tổ/thôn dự án. Tuy nhiên, các kỹ năng và phương pháp này có thể được học hỏi thông qua nghiên cứu các tài liệu sẵn có và học hỏi kinh nghiệm từ các cộng đồng đã có kinh nghiệm2. Bước 3: NNC hướng dẫn người dân lập hồ sơ cộng đồng và lựa chọn các ưu tiên Sau khi đã có các kiến thức, các kỹ năng và phương pháp QLCĐ, phối hợp với tổ trưởng/trưởng thôn, NNC tổ chức họp dân bằng phương pháp tham gia để thảo luận và phân tích về các thông tin cơ bản, các cơ hội và thách thức trong cộng đồng (công cụ PRA)3, ghi chép thành Hồ sơ cộng đồng (tham khảo ví dụ trong Phụ lục 1). Hồ sơ cộng đồng giúp cho toàn bộ các thành viên trong cộng đồng nhìn nhận đúng đắn về hiện trạng cộng đồng, về các điểm mạnh và các tồn tại trong cộng đồng. Hồ sơ cộng đồng cần được lưu trữ bởi tổ trưởng/trưởng thôn hoặc Trưởng NNC và nên có một số thông tin như sau :  Dân số, trong đó tỷ lệ nam/nữ;  Thành phần dân tộc;  Nguồn thu nhập chính;  Tỷ lệ hộ nghèo theo chuẩn quốc gia;  Phân loại kinh tế hộ: Danh sách hộ dân được chia thành các nhóm hộ khá, trung bình, cận nghèo và nghèo theo cách nhìn của cộng đồng (do người dân thảo luận và tự sắp xếp);  Danh sách và mức độ ảnh hưởng của các cơ quan tổ chức đóng trên địa bàn đối với quá trình phát triển cộng đồng;  Các điểm mạnh, yếu, cơ hội và cản trở trong việc thực hiện các dự án phát triển cộng đồng;  Liệt kê và xếp thứ tự ưu tiên các vấn đề muốn giải quyết về cơ sở hạ tầng, kinh tế, văn hóa, xã hội, môi trường và đề xuất các giải pháp tháo gỡ ;  v.v.. 2 Tham khảo các tài liệu và kinh nghiệm về quản lý cộng đồng trong Bộ tài liệu về Quản lý cộng đồng tại trang Website: www.cmm.com.vn 3 PRA: Participatory Rural Appraisal 7 Cộng đồng có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên các vấn đề đã liệt kê bằng phương pháp cho điểm4, sau đó dựa vào các giải pháp đã được bàn bạc, dựa vào các nguồn lực sẵn có và các nguồn tài chính có thể huy động được từ bên ngoài, cộng đồng rà soát lại để chọn ra khoảng 3 đến 4 vấn đề ưu tiên mà cộng đồng đủ khả năng và nguồn lực giải quyết trước. Mỗi vấn đề ưu tiên sẽ được giải quyết thông qua một dự án phát triển cộng đồng, hay còn gọi là TDA (dự án nhỏ). Bước 4: Thành lập các NCĐ để thực hiện các dự án phát triển Như đã nêu ở trên, các vấn đề ưu tiên được cộng đồng thống nhất giải quyết trước sẽ được thực hiện thông qua các TDA. Mỗi TDA sẽ do một NCĐ đứng ra đảm nhiệm. Mỗi NCĐ nên có từ 5 người trở lên, bao gồm các thành viên tự nguyện tham gia, có kinh nghiệm hơn trong lĩnh vực mà TDA muốn can thiệp, chú ý có sự tham gia của cả phụ nữ, nam giới và người nghèo. Mỗi NCĐ được NNC hướng dẫn và hỗ trợ trong toàn bộ quá trình xây dựng và thực hiện TDA. Bước 5: Xây dựng đề xuất tiểu dự án Để tạo ra các thay đổi tích cực, đảm bảo tính hiệu quả, hiệu suất và tính bền vững, cách thức mà cộng đồng muốn giải quyết một vấn đề phải được lập kế hoạch trước và được xây dựng thành một đề xuất TDA (dựa vào khung lô gic đơn giản, tham khảo ví dụ trong Phụ lục 2). Đề xuất TDA này sẽ do NCĐ viết với sự hướng dẫn của thành viên NNC. Đây là một quá trình người dân tự xây dựng năng lực cho nhau. Viết một đề xuất TDA theo mẫu khung lô gic, hiểu được các khái niệm cơ bản như mục tiêu, kết quả, chỉ số, hoạt động, giả định, rủi ro và cách giảm thiểu, tính bền vững, sau đó lập kế hoạch ngân sách chi tiết và lập kế hoạch hoạt động theo thời gian sẽ giúp các thành viên trong NCĐ hiểu được bản chất của một dự án phát triển. Xóa dần quan niệm thực hiện dự án là việc tiêu tiền. Hiểu rằng thực hiện dự án là phải có phương pháp tổ chức thực hiện các hoạt động phát triển một cách minh bạch, công khai để đạt được mục tiêu và các kết quả mà dự án đã đề ra. Bước 6: Thẩm định và phê duyệt tiểu dự án Trước khi thực hiện, các đề xuất TDA nên được phê duyệt bởi Ban thẩm định. Thành phần Ban thẩm định nên bao gồm toàn bộ các thành viên của NNC và đại diện một số hộ dân (trong đó phải có phụ nữ và hộ nghèo). 4 Ví dụ về xếp thứ tự ưu tiên bằng cách cho điểm: chia cộng đồng thành các nhóm khoảng 10 người. Mỗi nhóm có một danh sách các vấn đề mà cộng đồng đã liệt kê. Mỗi người chỉ có tối đa 10 điểm và có thể chia 10 điểm này cho các vấn đề theo ý kiến riêng (vấn đề cho là ưu tiên nhất được cho nhiều điểm nhất), chú ý rằng tổng số điểm cho vấn đề của mỗi người phải bằng 10Tập hợp số điểm của toàn cộng đồng cho từng vấn đề và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Ghi chú: Các thông tin của Hồ sơ cộng đồng nên được ghi chép vào giấy A4 (chứ không ghi vào sổ riêng như các thành viên cộng đồng hay làm) và lưu trữ vào một kẹp file do Trưởng NNC quản lý. Kẹp file này giúp cho các thành viên cộng đồng dễ tra cứu khi cần và đảm bảo lưu giữ được đầy đủ các thông tin. Lưu ý rằng các thông tin cũ hơn được sắp xếp ở phía dưới, còn các thông tin mới được đặt lên phía trên. 8 Ban thẩm định các TDA sẽ không chú trọng vào khó khăn bức xúc mà NCĐ muốn giải quyết, vì các vấn đề này đã được người dân thông qua (trong bước 3). Ban thẩm định tập trung vào việc xem xét :  Các TDA có tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của QLCĐ hay không?  Chất lượng kỹ thuật có đảm bảo hay không?  Việc xây dựng kế hoạch ngân sách có hợp lý không?  Việc tổ chức thực hiện có sự tham gia hay không?  Công tác giám sát được thực hiện như thế nào?  Có biện pháp để duy trì các thành quả của dự án để đảm bảo tính bền vững hay không? (Chi tiết về quy trình thẩm định TDA tham khảo Phụ lục 3 và Biên bản thẩm định TDA tham khảo Phụ lục 4). TDA nào chưa giải trình đủ các yêu cầu nêu trên thì phải tổ chức họp lại NCĐ, rà soát và chỉnh sửa lại đề xuất TDA cho phù hợp và gửi lại cho Ban thẩm định... Quá trình này cũng là một quá trình để NCĐ nâng cao năng lực trong việc xây dựng dự án và tuân thủ các nguyên tắc của QLCĐ. Bước 7: Thông báo dự án được duyệt cho các thành viên cộng đồng Sau khi một TDA được Ban thẩm định phê duyệt, NCĐ có trách nhiệm thông báo với người dân trong cộng đồng và đảm bảo người dân nắm được các nội dung cơ bản của TDA. Việc thông báo được thực hiện phù hợp với hoàn cảnh của từng cộng đồng (họp dân, thông báo qua loa đài, niêm yết công khai trong cộng đồng...). Bước 8: Thực hiện, theo dõi và giám sát dự án Sau khi TDA được thông báo đến người dân trong cộng đồng, NCĐ bắt đầu triển khai thực hiện TDA theo kế hoạch. NCĐ cần chú ý rằng việc ký kết các hợp đồng dịch vụ, hợp đồng nhận tài trợ, việc nhận kinh phí và chuyển kinh phí cho các bên liên quan phải được thực hiện theo đúng pháp luật, công khai minh bạch, có sự giám sát của Ban quản lý quỹ và Ban giám sát do cộng đồng bầu ra (xem mục giám sát dự án). Bước 9: Đánh giá dự án Khi các TDA hoàn thành, NNC tổ chức các cuộc họp đánh giá các TDA với sự tham gia của đại diện người dân trong cộng đồng, đặc biệt là các nhóm người được hưởng lợi trực tiếp. NNC nên mời đại diện Chính quyền địa phương tham dự các buổi họp đánh giá kết quả các TDA để tăng tính cam kết và sự hỗ trợ của Chính quyền đối với cộng đồng. Nội dung buổi đánh giá (tham khảo Phụ lục 5) tập trung vào việc so sánh mục tiêu, các kết quả và chỉ số giữa kế hoạch và thực hiện, rút ra các bài học kinh nghiệm để phục vụ cho việc thực hiện tốt hơn các TDA tiếp theo. 9 Giám sát việc thực hiện các dự án cộng đồng Khái niệm giám sát Giám sát nghĩa là quan sát, thu thập và ghi chép thường xuyên các thông tin về tiến độ và chất lượng các hoạt động đang diễn ra của dự án. Mục tiêu của giám sát là giúp những người thực hiện dự án phát hiện kịp thời các khó khăn và có các đề xuất giải quyết phù hợp, đảm bảo dự án đi đúng hướng và sẽ đạt các kết quả và mục tiêu đã đề ra. Ngoài ra, giám sát còn cần thiết để có thể cung cấp kịp thời các thông tin cho các bên liên quan (ví dụ cho các thành viên trong cộng đồng hoặc cho các nhà tài trợ) về tiến độ, chất lượng và hiệu quả của các hoạt động đang diễn ra của dự án. Giám sát là một hoạt động rất quan trọng và không thể thiếu của bất kỳ dự án phát triển nào. Quan sát bằng mắt khi tham gia giao thông bạn có thể biết mình đi đúng đường hay không, cần đổi hướng hoặc cần đi nhanh hay đi chậm hơn để không gây tai nạn. Việc quan sát khi tham gia giao thông quan trọng như thế nào thì việc giám sát dự án phát triển quan trọng như thế. Giám sát tốt sẽ giúp cộng đồng kiểm soát và nâng cao chất lượng, hiệu quả của dự án đồng thời giúp cộng đồng sử dụng các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, thời gian, tài chính một cách hợp lý và tiết kiệm. Các cách tiếp cận của giám sát Cách tiếp cận thực thi Cách tiếp cận thực thi của giám sát tập trung vào các hoạt động, đầu vào và đầu ra của dự án. Cách tiếp cận này nhằm trả lời các câu hỏi như:  Nhóm cộng đồng đã huy động các đầu vào cần thiết chưa?  Nhóm cộng đồng đã thực hiện các hoạt động dự án chưa?  Nhóm cộng đồng đã cung cấp được các đầu ra nào? Cách tiếp cận này không giúp các bên liên quan hiểu được sự thành công cũng như thất bại của dự án. Cách tiếp cận dựa trên kết quả Cách tiếp cận dựa trên kết quả sẽ cung cấp thông tin phản hồi về các kết quả thực tế và mục tiêu đạt được của các hoạt động. Cách tiếp cận này nhằm trả lời các câu hỏi như:  Mục tiêu cụ thể mà dự án cần đạt là gì?  Các mục tiêu này có đạt được hay không và nhờ có các kết quả cụ thể nào?  Làm thế nào để chứng minh rằng các kết quả đã đạt được? Khi thực hiện giám sát các TDA cộng đồng, Ban giam sát cần chú ý đến cả hai cách tiếp cận đã nêu và cần thu thập đầy đủ thông tin để trả lời các câu hỏi sau:  Các hoạt động và các sản phẩm đầu ra nêu trong bản kế hoạch dự án có được thực hiện đúng tiến độ và đạt chất lượng không? Nếu không thì tại sao? 10  Những ai chịu trách nhiệm cho hoạt động nào và trong thời gian bao lâu?  Các nguồn lực đầu vào phục vụ cho việc thực hiện TDA được sử dụng như thế nào?  Các vấn đề, khó khăn, trở ngại nào mà dự án đã gặp phải và cách giải quyết như thế nào?  Các đề xuất thay đổi nào là cần thiết để đảm bảo dự án đi đúng hướng và sẽ đạt các kết quả đề ra? Quy trình giám sát dự án Công tác giám sát được thực hiện bởi Ban giám sát mà thành viên là do người dân bầu chọn. Trong thành phần Ban giám sát phải có đại diện của người hưởng lợi và một số người am hiểu về dự án. Giám sát TDA cộng đồng phải được thực hiện thường xuyên và xuyên suốt thời gian thực hiện dự án, bắt đầu từ khi lập kế hoạch các hoạt động đến khi hoàn thành xong hết các hoạt động của TDA. Sau khi có bản kế hoạch các hoạt động (theo sơ đồ Gantt), NCĐ cần xây dựng một Biểu mẫu giám sát, trong đó ghi rõ các hoạt động cần giám sát cho từng chỉ số kết quả, thời gian giám sát (theo định kỳ hay ngay trong lúc hoạt động xảy ra), cách giám sát như thế nào (gọi là công cụ giám sát) và người thực hiện giám sát (tham khảo Phụ lục 6). Giám sát bao gồm 3 bước: (i) Thu thập số liệu; (ii) Phân tích và xử lý số liệu và (iii) Viết báo cáo:  Ban giám sát thu thập các số liệu theo yêu cầu trong Biểu mẫu giám sát bằng nhiều cách (đã liệt kê trong mục công cụ giám sát trong Biểu mẫu giám sát ở Phụ lục 6): quan sát tại nơi diễn ra hoạt động dự án; cân đong đo đếm (nếu được), phỏng vấn, thảo luận nhóm với những người thực hiện dự án, người hưởng lợi và các bên có liên quan; đọc nhật ký các hoạt động và nghiên cứu các biểu mẫu ghi chép hoạt động của dự án. Khi cần thiết có thể lập Biên bản giám sát (tham khảo Phụ lục 7);  Dựa trên các số liệu thu thập được, Ban giám sát phân tích các số liệu, so sánh với bản kế hoạch, phát hiện các sai lệch và các nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó. Trong khi thu thập số liệu, Ban giám sát phải ghi chép vào giấy và nộp các ghi chép này cho Trưởng NNC để lưu vào hồ sơ cộng đồng;  Viết báo cáo giám sát, đưa ra các kiến nghị điều chỉnh và thảo luận với người dân và các bên liên quan về các kết quả giám sát. Các báo cáo này cũng phải được lưu vào hồ sơ cộng đồng (tham khảo Phụ lục 8). Mối liên quan giữa giám sát, công tác lập kế hoạch, thực hiện và và đánh giá dự án Bản kế hoạch và các chỉ số đo kết quả và mục tiêu mà cộng đồng đã xây dựng trong bản đề xuất dự án là cơ sở cho công tác giám sát. Trong bản kế hoạch có đầy đủ các thông tin về các hoạt động theo thời gian và người chịu trách nhiệm. Vì vậy, ngay trong khi lập kế hoạch, cộng đồng cần thảo luận và thống nhất các tiêu chí giám sát (về số lượng, chất lượng và thời gian) và ghi vào Biểu mẫu giám sát (Phụ lục 6). Vì vậy bản kế hoạch dự án kèm biểu mẫu giám sát được coi là kim chỉ nam cho các hoạt động giám sát. Khi thực hiện dự án, cộng đồng cần huy động và sử dụng hợp lý mọi nguồn lực (vật chất, nhân lực, tài chính và thời gian) để thực hiện kế hoạch đề ra nhằm đạt các kết quả và mục tiêu, nhưng cũng cần linh hoạt xem xét và điều chỉnh lại bản kế hoạch một cách hợp lý phù hợp với 11 hoàn cảnh thực tiễn. Trong quá trình thực hiện dự án, những người được phân công giám sát cần theo dõi ghi chép đầy đủ các thông tin về các hoạt động dự án vào biểu mẫu giám sát. Người giám sát có trách nhiệm phát hiện và đề xuất các điều chỉnh để đảm bảo dự án đi đúng hướng thông qua bản báo cáo giám sát. Ở giai đoạn đánh giá dự án, cần xem xét và chỉ rõ mục tiêu dự án đề ra đã đạt được ở mức độ nào, tác động định trước và không định trước của dự án đối với từng nhóm đối tượng ra sao, tìm ra những yếu tố cản trở hay thúc đẩy việc đạt các kết quả... Đánh giá cũng xem xét và phân tích các chi phí đã bỏ ra so với lợi ích mà dự án đem lại. Đặc biệt, đánh giá cần rút ra các bài học kinh nghiệm để phục vụ việc thực hiện các dự án khác tốt hơn. Nếu so sánh giám sát với đánh giá thì giám sát nghĩa là thường xuyên quan sát, thu thập và ghi chép các thông tin dự án trong khi đánh giá lại là hoạt động chỉ tiến hành vào một thời điểm nhất định (thường chỉ đánh giá vào giữa kỳ, nếu dự án dài hạn hoặc cuối kỳ của dự án). Các kết quả và các báo cáo giám sát là cơ sở dữ liệu quan trọng cho việc đánh giá. Tóm lại, mối liên hệ giữa lập kế hoạch, thực hiện, giám sát và đánh giá là hết sức chặt chẽ:  Lập kế hoạch sẽ mô tả cách thực hiện dự án và cách giám sát dự án;  Thực hiện dự án và giám sát dự án được dẫn dắt bởi bản kế hoạch;  Giám sát dự án cung cấp thông tin phục vụ trở lại cho việc lập kế hoạch và thực hiện dự án;  Giám sát cung cấp thông tin cho đánh giá dự án. Các lưu ý trong giám sát dự án  Dự án cần có mục tiêu rõ ràng kèm theo các chỉ số đo đạc cụ thể và có bản kế hoạch chi tiết;  Ban giám sát cần có Biểu mẫu giám sát, nêu rõ thời gian biểu giám sát và cách giám sát;  Sau khi giám sát, người giám sát có trách nhiệm điền kết quả giám sát vào Biểu mẫu giám sát, viết báo cáo giám sát và lập biên bản giám sát (khi cần) và thông báo kịp thời với các bên liên quan để có biện pháp giải quyết kịp thời các vướng mắc;  Ban giám sát cần lưu giữ cẩn thận các thông tin, tài liệu thu thập được khi giám sát, sắp xếp tài liệu một cách ngăn nắp, quy củ để có thể tra cứu thông tin vào bất cứ thời điểm nào. 12 Các chủ đề nâng cao năng lực trong quản lý cộng đồng Để QLCĐ thực hiện hiệu quả, dự án PCM đã tập huấn cho NNC về các kiến thức, kỹ năng trong quản lý dự án và các phương pháp, kỹ năng huy động sự tham gia. Mỗi khóa tập huấn thường kéo dài từ 01 đến 02 ngày. Các thành viên đã được tập huấn sẽ hướng dẫn lại cho người dân và các nhóm cộng đồng áp dụng vào thực tế quản lý các dự án/tiểu dự án. Sau đây là các chủ đề tập huấn mà dự án PCM đã thực hiện cho NNC của các tổ/thôn dự án: STT Nội dung tập huấn Để làm gì ? 1. Pháp lệnh dân chủ cơ sở và cách tiếp cận dựa trên quyền Hiểu quy định pháp luật của Nhà nước có liên quan đến quyền tham gia của người dân; Có cách nhìn nhận mới rằng tham gia là quyền và mục tiêu của phát triển. 2. Quản lý cộng đồng - QLCĐ Hiểu rõ các nguyên tắc, lợi ích và quy trình thực hiện QLCĐ. 3. Đánh giá nhu cầu bằng phương pháp tham gia và lập hồ sơ cộng đồng Biết cách các định các ưu tiên trong cộng đồng bằng phương pháp tham gia; Nắm rõ các thông tin trong cộng đồng và nâng cao tính trách nhiệm với cộng đồng. 4. Thiết kế dự án theo khung lô gíc và chu trình quản lý dự án có sự tham gia Biết cách lập kế hoạch/thiết kế dự án (bao gồm cả kế hoạch ngân sách) với mục tiêu, kết quả và các chỉ số đo đạc cụ thể, có phân tích sự rủi ro và đề ra biện pháp giảm thiểu, thảo luận về các biện pháp duy trì thành quả đảm bảo tính bền vững. Lập kế hoạch hoạt động và kế hoạch giám sát cụ thể, phân công trách nhiệm cho các bên liên quan. 5. Kỹ năng thúc đẩy và đối thoại Biết cách điều hành các cuộc họp bằng phương pháp tham gia và biết huy động sự tham gia tự nguyện của cộng đồng; Biết cách đối thoại với chính quyền địa phương trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau và tìm cách giải quyết các vấn đề phù hợp với bối cảnh. 6. Giới và dự án phát triển Hiểu khái niệm bình đẳng giới thực chất và biết cách lồng ghép giới vào các dự án phát triển cộng đồng. 7. Quản lý tài chính trong QLCĐ Biết cách lập kế hoạch ngân sách; Sử dụng hiệu quả và hiệu suất ngân sách dự án; Hiểu các quy định về tài chính của Nhà nước; Biết cách thu thập các hóa đơn chứng từ hợp lý và hợp lệ ; Đảm bảo minh bạch về tài chính; Biết cách lập các báo cáo tài chính khi kết thúc dự án. Ghi chú: Tài liệu tập huấn các chủ đề nêu trên có thể tải về từ trang Website của dự án: www.cmm.com.vn Các lưu ý khi thực hiện các khóa tập huấn nâng cao năng lực cho người dân Chất lượng các khóa tập huấn phụ thuộc rất nhiều vào tập huấn viên. Đối với các tập huấn nâng cao năng lực cho cộng đồng, cần tuyển chọn tập huấn viên có kỹ năng tập huấn bằng phương pháp tham gia, biết cách trình bày trực quan các nội dung quan trọng, dành phần lớn thời gian 13 để các nhóm thảo luận và thực hành; biết cách khuyến khích tham gia và khơi dậy khả năng sáng tạo của tất cả thành viên tham dự; chú trọng đến kiến thức thực tế hơn là lý thuyết. Thời điểm tổ chức tập huấn cần phù hợp (ví dụ tránh tổ chức vào thời điểm mùa vụ). Thời gian cho một khóa tập huấn không nến kéo dài quá 02 ngày để người dân dễ tiếp thu và không bị mệt mỏi. Tính bền vững của quản lý cộng đồng Để đảm bảo tính bền vững của phương pháp QLCĐ, các yếu tố sau cần được lưu ý:  Tính sở hữu của cộng đồng;  Có sự hỗ trợ về chính sách;  Quy trình thực hiện phù hợp với thực tiễn;  Chú trọng các yếu tố văn hóa xã hội;  Thúc đẩy bình đẳng giới;  Chú trọng bảo vệ môi trường;  Năng lực quản lý phù hợp và được thể chế hóa;  Khả năng đáp ứng về tài chính. Để đảm bảo tính bền vững của QLCĐ, dự án PCM đã đề ra một số nguyên tắc tối thiểu cho việc phê duyệt và thực hiện các tiểu dự án phát triển cộng đồng nhằm đảm bảo sự tham gia và hưởng lợi của người nghèo và người thiệt thòi, đảm bảo nhạy cảm giới, có sự đóng góp của địa phương (chính quyền và người dân) một cách hợp lý để tạo tính sở hữu, đảm báo tính công khai, minh bạch và có trách nhiệm giải trình. Các NCĐ được hình thành trên cơ sở tự nguyện. Những người trong NCĐ là những người có chung mối quan tâm và cùng muốn giải quyết vấn đề đang tồn tại thông qua bản đề xuất TDA. Nếu đề xuất TDA được nhóm thẩm định dự án (bao gồm cả người dân) nhất trí thông qua (gọi là được phê duyệt) thì NCĐ sẽ tự tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện, đảm bảo đạt các kết quả đã đề ra trong đề xuất TDA, sau đó các NCĐ tự đánh giá dự án để rút ra các bài học kinh nghiệm. Bởi vậy ngay từ khi bắt đầu hình thành ý tưởng TDA, các NCĐ đã bắt đầu gặp gỡ để học hỏi lẫn nhau và huy động công sức và các nguồn lực sẵn có tại địa phương để thực hiện các hoạt động cải thiện sinh kế, y tế, giáo dục, môi trường, cơ sở hạ tầng quy mô nhỏ... Thông qua đó, năng lực của cộng đồng được xây dựng và củng cố, đặc biệt là người nghèo, người có hoàn cảnh khó khăn đã tự tin hơn, họ có thể lập kế hoạch và quản lý các dự án phát triển quy mô nhỏ để cải thiện cuộc sống cho chính họ. Quá trình thực hiện tiểu dự án được công khai, minh bạch và có sự tham gia của người dân đã tạo lòng tin ở người dân và thắt chặt quan hệ xã hội tại cộng đồng. Mạng lưới thúc đẩy viên nòng cốt bao gồm những thành viên tích cực và tâm huyết với QLCĐ được thiết lập và được trang bị các kiến thức phát triển, các kỹ năng, phương pháp để thúc đẩy áp dụng QLCĐ trên địa bàn của mình và chia sẻ kinh nghiệm, nhân rộng sang các địa phương khác. Phương pháp và quy trình thực hiện QLCĐ đã liên tục được rút kinh nghiệm qua nhiều năm nên đã được đơn giản hóa để áp dụng dễ dàng hơn ở cấp cộng đồng, kể cả đối với cộng đồng dân tộc thiểu số (như ở huyện Kỳ Sơn, tỉnh Hòa Bình). Về mặt tài chính, chính quyền địa phương cho rằng họ có thể sử dụng một phần nguồn vốn ngân sách hiện có và huy động các nguồn nội lực khác để áp dụng QLCĐ, song để làm được điều đó rất cần sự nhiệt tình của cán bộ lãnh đạo và sự đóng góp của đội ngũ nòng cốt trong cộng đồng. Đối với một số công trình xây dựng quy mô lớn, yêu cầu có hồ sơ đầu thầu thì việc áp dụng QLCĐ sẽ khó khăn vì người dân cần được đào tạo về lĩnh vực đầu thầu. Khi thẩm định các tiểu dự án, ngoài việc phân tích tiểu dự án sẽ cải thiện điều kiện sống cho người dân như thế nào, nhóm thẩm định còn tập trung vào phân tích các yếu tố nhạy cảm giới, 14 thân thiện với môi trường, đảm bảo sự tham gia của các nhóm thiệt thòi và đảm bảo quá trình nâng cao năng lực cho các bên liên quan. Hơn nữa, dự án PCM tiếp tục thúc đẩy việc thể chế hóa cách tiếp cận của QLCĐ tại cấp huyện/tỉnh để QLCĐ trở thành một hợp phần bắt buộc trong các dự án phát triển tại địa phương, đặc biệt đối với các dự án và chương trình với quy mô nhỏ được đầu tư từ ngân sách của Nhà nước. 15 Các phụ lục Phụ lục 1: Hồ sơ cộng đồng (Ví dụ của Xóm Dụ 6, xã Mông Hóa, huyện Kỳ Sơn, tỉnh Hòa Bình) 1. Thông tin chung về cộng đồng STT Thông tin Số liệu 1 Tổng diện tích đất tự nhiên: 50.000 m2 Nông nghiệp 17.000 m2 Lâm nghiệp 33.000 m2 Khác (thổ cư, ao hồ, đường ) 0 2 Dân số: Tổng số hộ 42 Tổng số khẩu 182 Số nam 82 Số nữ 100 3 Tỷ lệ dân tộc (%) Mường 99.4 Kinh 0.6 Khác 0 4 Tôn giáo: Không 5 Trình độ văn hóa Không có người mù chữ 6 Tổng số hộ nghèo theo tiêu chí của xã 2 7 Tỷ lệ hộ nghèo theo tiêu chí của xã 4.8 % 8 Số hộ thiệt thòi: 5 Hộ nghèo 2 Hộ cận nghèo 0 Hộ già neo đơn 0 Phụ nữ làm chủ hộ, độc thân, khuyết tật (có hoàn cảnh khó khăn) 3 9 Sinh kế chính (ngành nghề sản xuất) Trồng trọt (lúa, ngô) 10 Nghề thủ công/nghề phụ Không 11 Tỷ lệ thất nghiệp (%) 0 12 Tỷ lệ thiếu việc làm thường xuyên (%) 70 13 Các nguồn vay vốn Ngân hàng NN&PTNT Ngân hàng chính sách 14 Các dự án/công trình đã/đang thực hiện Dự án PCM 15 Các loại Quỹ cộng đồng Quỹ xóm, quỹ của các đoàn thể 16 Các tổ chức cộng đồng (ngoài các đoàn thể xã hội) Tổ hòa giải 17 Nội quy/hương ước Có hương ước 18 Tệ nạn xã hội Không 19 Tranh chấp/mâu thuẫn Không có tranh chấp mâu thuẫn lớn 20 Các chương trình tập huấn IPM, kỹ thuật chăn nuôi lợn.. 21 Cách thức trao đổi thông tin Họp xóm, loa truyền thanh, bảng tin 22 Công việc chung của cộng đồng Làm đường bê tông, nhà văn hóa 23 Số hộ đã được cấp sổ đỏ 39 24 Số hộ chưa được cấp sổ đỏ 3 25 Tổng diện tích đất cho công trình công cộng (nơi vui chơi, giải trí) 340 m2 2. Phân tích hiện trạng cộng đồng (cơ sở hạ tầng, kinh tế, vệ sinh môi trường, y tế, giáo dục, văn hoá xã hội). 16 Điểm mạnh Điểm yếu  Nhân lực lao động dồi dào  Có chuồng trại chăn nuôi  Có nguồn vốn vay từ ngân hàng  Có phong trào văn hóa, văn nghệ thể dục thể thao phát triển mạnh  Có hệ thống loa đài truyền thanh  Có đường bê tông kiên cố  Điện sinh hoạt: 100 %  Có y tá thôn bản  Trẻ em trong độ tuổi đi học đều được đến trường.  Thiếu việc làm ngoài nghề nông  Thiếu con giống, cây trồng  Thiếu kỹ thuật mới  Đất nông nghiệp bị thu hẹp  Chưa có nhà văn hóa  Chưa có sân bóng chuyền, bóng đá  Trình độ dân trí người dân không đồng đều  Thiếu kinh phí đầu tư cho văn hóa – xã hội  Chưa có đường nhánh bê tông  Mương bai chưa kiên cố  Trường mầm non ở xa xóm  Thiếu nước sạch  Ô nhiễm môi trường nước. Cơ hội Thách thức  Hỗ trợ một phần ngân sách từ nhà nước để xây nhà văn hóa  Sự hỗ trợ từ dự án PCM.  Thất nghiệp có xu hướng tăng  Tệ nạn xã hội xuất hiện sau khi bị thu hồi đất nông nghiệp. 3. Xác định vấn đề khó khăn, lựa chọn ưu tiên TT Các vấn đề Giải pháp Tổng điểm Thứ tự ưu tiên 1 Thiếu việc làm Tổ chức các khóa đào tạo nghề. 232 3 2 Các hộ nghèo thiếu vốn đầu tư con giống, cây trồng Hỗ trợ vốn mua con giống, cây trồng. 197 4 3 Chưa có nhà văn hoá Huy động nguồn lực của các bên xây dựng nhà văn hóa. 333 1 4 Chưa có sân vui chơi, giải trí Xây dựng sân vui chơi 187 6 5 Trình độ dân trí người dân còn hạn chế Bản thân người dân phải không ngừng học hỏi. Con em cần có hướng học lên cao hơn. 149 9 6 Chưa có mương bai Đầu tư xây dựng mương bai. 123 10 7 Thiếu nước sinh hoạt Khoan 2 giếng nước ở 2 khu. 317 2 8 Trường mầm non ở xa, con em đi lại vất vả Phương tiện đi lại 109 11 9 Ô nhiễm môi trường nước Khoan giếng, cải tạo nguồn nước. 192 5 10 Thiếu đường nhánh bê tông Xin kinh phí hỗ trợ, đổ đường nhánh bê tông. 168 7 11 Thiếu kiến thức khoa học - kĩ thuật mới Tổ chức các lớp tập huấn chuyển giao KHKT. Chia sẻ kinh nghiệm Tự tìm hiểu trong sách vở, trên Tivi. 157 8 Dựa trên các ưu tiên trên, phân tích nguồn lực có thể huy động được, các NCĐ được thành lập và mỗi NCĐ xây dựng một đề xuất TDA để giải quyết một vấn đề. 17 Phụ lục 2: Đề xuất tiểu dự án Tổ/Thôn: ............................. Phường/Xã : ....................... 1. Tên tiểu dự án: Nêu rõ mục tiêu, địa điểm, nhóm hưởng lợi từ dự án (không chỉ nêu tên hoạt động) 2. Bối cảnh và lý do thực hiện tiểu dự án: Phân tích ngắn gọn về lý do muốn thực hiện dự án, dự định giải quyết vấn đề đang tồn tại nào tại địa phương? Giới thiệu nhóm viết đề xuất TDA (thành phần gồm những ai, bao nhiêu nữ?) và nêu rõ vấn đề cần phải giải quyết có liên quan thế nào với các tiêu chí của QLCĐ? 3. Mục tiêu của tiểu dự án: Nêu rõ thay đổi mà tiểu dự án sẽ đạt được. 4. Đối tượng hưởng lợi: Những ai? Bao nhiêu người? Tách biệt theo nam/nữ. 5. Ban quản lý tiểu dự án bao gồm (bao nhiêu nữ?): a).... b).... c).... 6. Các kết quả/đầu ra và các chỉ số đo: Các kết quả/đầu ra Chỉ số để đo kết quả/đầu ra (định tính, định lượng và thời gian) 1 2 3 ...... 7. Các giả định: các điều kiện cần thiết để dự án thành công. 8. Các rủi ro đối với tiểu dự án và cách khắc phục: STT Các rủi ro Cách giảm thiểu/khắc phục 9. Tính bền vững của tiểu dự án: Các kết quả mà dự án tạo ra sẽ được duy trì như thế nào sau khi dự án kết thúc? 10. Tóm tắt ngân sách: Nêu rõ phần đóng góp của người dân và phần hỗ trợ từ chính quyền, doanh nghiệp và nhà tài trợ (nếu có). 11. Phụ lục Kế hoạch hoạt động (theo sơ đồ Gantt) 12. Phụ lục ngân sách chi tiết (xem mẫu ở cuốn 3 - quản lý tài chính). Ví dụ: Kế hoạch hoạt động (theo sơ đồ Gantt): T là thời gian theo lịch (tuần, tháng v.v..) Tên hoạt động T 1 T 2 T 3 T4 ... Người chịu trách nhiệm Hoạt động 1 x x Hoạt động 2 x Hoạt động 3 x Hoạt động 4 ..... 18 Phụ lục 3: Quy trình thẩm định Tiểu dự án cộng đồng Thẩm định các TDA là bước thứ 6 trong quy trình thực hiện QLCĐ gồm có 9 bước. 1. Mục tiêu: Rà soát lại các TDA và xem xét các TDA có đạt các tiêu chí và nguyên tắc của QLCĐ hay không. 2. Tiến trình thực hiện Giai đoạn trước thẩm định :  Trưởng NNC chịu trách nhiệm tổ chức cuộc họp lựa chọn ưu tiên tại thôn/tổ/xóm. Vào cuối cuộc họp này các NCĐ quan tâm đến các vấn đề cần giải quyết ở cộng đồng được thành lập ;  TĐV (cùng cán bộ dự án) hỗ trợ các NCĐ viết đề xuất TDA;  NNC hướng dẫn và giúp các thành viên NCĐ có liên quan rà soát lại đề xuất TDA ;  Đại diện NNC (cùng cán bộ dự án) kiểm tra hiện trạng nơi dự kiến thực hiện TDA. Họp thẩm định TDA Thành phần tham gia:  Toàn bộ các thành viên NNC;  Đại diện NCĐ: ít nhất 02 thành viên cho một TDA,  Đại diện nhóm người thiệt thòi hưởng lợi;  Đại diện chính quyền địa phương (với vai trò là quan sát viên và cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho các hoạt động TDA không trùng với các chương trình dự án khác);  Các bên liên quan khác (nếu cần). Công tác chuẩn bị:  Các NCĐ có TDA thẩm định cần chuẩn bị tóm tắt các thông tin của TDA bằng trực quan;  Các đề xuất TDA được copy và phát cho các thành viên tham gia trong cuộc họp. Nội dung: Rà soát các TDA cộng đồng dựa trên các tiêu chí sau: a. Đáp ứng mục tiêu và các nguyên tắc cơ bản của QLCĐ, cụ thể là:  Cải thiện điều kiện sống của cộng đồng nơi TDA thực hiện;  Người nghèo và người thiệt thòi được tham gia và hưởng lợi;  Quá trình thực hiện TDA là quá trình nâng cao năng lực và trao quyền cho các cộng đồng;  Nhạy cảm giới và trao quyền cho phụ nữ;  Có sự đóng góp của địa phương để đảm bảo tính sở hữu và bền vững;  Công khai, minh bạch và có trách nhiệm giải trình: kế hoạch giám sát thực hiện TDA được thể hiện như thế nào; TDA không thuộc kế hoạch của Chính quyền địa phương để tránh đầu tư lãng phí. b. Đảm bảo chất lượng và các yêu cầu về kỹ thuật:  Đề xuất tiểu dự án có hoàn chỉnh và rõ ràng không?  Đề xuất TDA được lập theo yêu cầu và quy trình của QLCĐ không?  Các chỉ số kỹ thuật có đảm bảo yêu cầu chất lượng hay không?  Có bản vẽ kỹ thuật đối với các công trình xây dựng không?  Có yêu cầu cung cấp dịch vụ tư vấn/kỹ thuật từ bên ngoài cộng đồng hay không?  Việc giám sát được thực hiện như thế nào để chắc chắn rằng quá trình thực hiện đảm bảo chất lượng và kỹ thuật đã đề ra? c. Có chi phí hợp lý:  Ngân sách TDA được lập chi tiết và đầy đủ hay chưa?  Các khoản chi phí có hợp lý không?  Tỷ lệ đóng góp của các bên có đảm bảo yêu cầu hay chưa? Nguồn nội lực được huy động và sử dụng như thế nào?  Giá cả/chi phí có hợp lý không?  Báo giá cho các hạng mục đầu vào đã đầy đủ chưa? 19 Cách thức thực hiện:  Trưởng NNC chịu trách nhiệm mời đầy đủ các thành phần tham gia và chủ trì cuộc họp thẩm định TDA;  Khi tiến hành thẩm định, đại diện các NCĐ trình bày các TDA thông qua các công cụ trực quan. Nội dung trình bày chính bao gồm tên TDA, mục tiêu, các kết quả chính, các chỉ số đo, việc tổ chức giám sát quá trình thực hiện, kế hoạch và nguồn lực cho việc duy tu bảo dưỡng các thành quả của TDA và các mục ngân sách chính.;  Các thành viên trong cuộc họp đánh giá và cho ý kiến trên cơ sở các tiêu chí cụ thể và các câu hỏi đã nêu ở phần trên;  Trưởng NNC lấy ý kiến thống nhất về những TDA đạt và chưa đạt các tiêu chuẩn của QLCĐ, TDA nào cần bổ sung và hoàn chỉnh hơn về các mục nào?  Kết quả cuộc thẩm định phải được lập thành biên bản với sự đồng thuận cuối cùng của các thành viên tham gia. Nội dung của biên bản là các đề nghị bổ sung, chỉnh sửa của các TDA và thống nhất các TDA đạt và không đạt trong buổi thẩm định (tham khảo Phụ lục 4).  Sau buổi thẩm định, kết quả thẩm định phải được thông báo cho cộng đồng. 20 Phụ lục 4: Biên bản thẩm định TDA Thôn/tổ: ....................... Phường/xã: ........................... Số hộ thiệt thòi trong thôn/tổ: ............................... Số người tham dự thẩm định:., trong đó có .. phụ nữ và ..... người nghèo và thiệt thòi Thời gian họp: .......................... Địa điểm họp: .............................. Các tiêu chí thẩm định TDA 1 TDA 2 TDA 3 Tổng kinh phí (VND) Đóng góp từ cộng đồng (VND) Huy động từ các nguồn khác (VND) Tổng số người hưởng lợi trực tiếp, trong đó:  Người nghèo và thiệt thòi  Phụ nữ Lĩnh vực cải thiện điều kiện sống Các thành phần tham gia thực hiện Công tác giám sát Tính bền vững của dự án Các tác động khác? Nhận xét chung về từng tiểu dự án:  TDA 1: ................................................  TDA 2: ...............................................  TDA 3: ............................................................ Kết luận:  TDA đủ điều kiện để thực hiện: ...........................  TDA cần tiếp tục hoàn thiện (về những mục nào): ...................... ...., ngày. tháng.. năm ....... Đại diện các thành phần dự họp ký tên: Trưởng NNC Trưởng các NCĐ 21 Phụ lục 5: Biên bản đánh giá kết thúc dự án Thôn/tổ: ..................... Phường/xã: .................................. Ngày họp: Số người dự họp đánh giá dự án: Thành phần Số người Trong đó số nữ là Nhóm nòng cốt Người nghèo/thiệt thòi Đại diện người hưởng lợi Đại diện Chính quyền Tên dự án: So sánh giữa kế hoạch và thực tế Nội dung Kế hoạch Thực hiện Giải thích chênh lệch Thời gian thực hiện Tổng kinh phí Dân đóng góp Chính quyền và các nhà tài trợ khác Số người hưởng lợi trực tiếp, trong đó:  Số người nghèo và thiệt thòi  Phụ nữ Lĩnh vực cải thiện điều kiện sống Các chỉ số kết quả: Kết quả 1: .. Kết quả 2: .. .. Mục tiêu của dự án Nhận xét về việc thực hiện dự án: (ghi rõ các nhận xét của tất cả các thành viên về quá trình thực hiện dự án)  Các kỹ năng, phương pháp đã được áp dụng khi thực hiện dự án?  Công tác giám sát đã được thực hiện như thế nào?  Huy động sự tham gia của người dân như thế nào?  Tỷ lệ tham gia của phụ nữ và người nghèo?  Kết quả dự án sẽ được duy trì như thế nào?  Dự án cải thiện điều kiện sống cho những ai?  Các đề nghị thay đổi để dự án mang lại nhiều lợi ích hơn cho cộng đồng? .... 22 Các bài học kinh nghiệm rút ra từ các TDA: 1. 2. 3 Đại diện các thành phần ký tên 23 Phụ lục 6: Biểu mẫu giám sát Ví dụ : Các hoạt động cần giám sát Thời gian giám sát Công cụ giám sát Người giám sát Tóm tắt kết quả giám sát 1 2 3 4 5 1. Số lượng, giá cả và chất lượng xi măng Lúc nhập kho và lúc xuất kho Đếm số bao, xem nhãn mác, hóa đơn, giá cả Ông A và Bà B Điền sau khi giám sát 2. Chất lượng bê tông Lúc trộn và đổ bê tông Quan sát thực tế về tỷ lệ trộn bê tong, thời điểm đổ bê tông Điền sau khi giám sát 3. 4. Ghi chú: Biểu mẫu giám sát nên có 5 cột như trong Bảng, nội dung từ cột 1 đến cột 4 được ghi rõ ngay trong thời gian lập kế hoạch (sau khi bàn bạc cụ thể trong NCĐ) để đảm bảo tất cả các hoạt động quan trọng đều được giám sát kịp thời. Nội dung cột 5 sẽ được điền và cập nhật sau mỗi lần giám sát. 24 Phụ lục 7: Biên bản giám sát tại hiện trường Ngày .. Tháng . Năm .. Bên giám sát: 1. .. 2. .. 3. .. Ngày giờ lập biên bản: ................................................... Địa điểm giám sát: ........................................................................................................................... Nội dung giám sát: . Các bên liên quan (bên bị giám sát): 1. .. 2. .. 3. .. Các phát hiện: 1. . 2. .. 3. .. 4. .. Bên giám sát (Ký và ghi rõ họ tên) Bên bị giám sát (Ký và ghi rõ họ tên) 25 Phụ lục 8: Báo cáo giám sát Người giám sát: o .. o .. o .. Ngày giám sát: ................................................... Địa điểm giám sát: ........................................................................................................................... Nội dung giám sát: . Các bên liên quan (bên bị giám sát): o .. o .. o .. Các phát hiện và kết luận (Xem biên bản giám sát – nếu có): o o o o .. Đề xuất cách giải quyết: 1. . 2. .. 3. .. 4. .. Ngày Tháng . Năm. (Ngày viết báo cáo) Người giám sát (Ký và ghi rõ họ tên)