Quy trình tổ chức đấu thầu công trình xây lắp

1.Mục đích Đảm bảo tuân thủ các quy chế, quy định và hướng dẫn của Nhà nước về công tác quản lý đầu tư, xây dựng và công tác đấu thầu. Đảm bảo thực hiện đầu tư các dự án của Tổng Công ty theo đúng nội dung đã được phê duyệt. Đảm bảo đầu tư kịp thời, hiệu quả cho các dự án của Tổng Công ty. Quy định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của các Phòng ban, các đơn vị liên quan trong công tác đấu thầu. Các thành viên tham gia vào công tác đấu thầu nắm bắt được cơ bản các bước trong quy trình đấu thầu mua sắm hàng hoá theo đúng pháp quy. Thống nhất được trình tự các bước thực hiện quy trình để đưa ra được biện pháp kiểm soát quá trình tối ưu nhất. 2. Phạm vi áp dụng Trình tự này được áp dụng để lựa chọn các Nhà thầu cho các gói thầu mua sắm hàng hóa, cho các dự án của Tổng Công ty được tổ chức đấu thầu và thực hiện tại Việt nam. áp dụng cho tất cả các gói thầu mua sắm hàng hóa thuộc các dự án do Công ty thực hiện. Bao gồm: Các dự án đầu tư xây dựng mới hoặc cải tạo, sửa chữa lớn, nâng cấp mở rộng các dự án đã đầu tư xây dựng. Các dự án không mang tính chất đầu tư để mua sắm tài sản, trang thiết bị, máy móc không cần lắp đặt. 3. Tài liệu liên quan Luật Đầu tư số 59/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Luật Đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Nghị định số 108/2006/NĐ-CP ngày 22/9/2006 của Chính phủ về việc quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Đầu tư; Nghị định số 111/2006/NĐ-CP ngày 29/9/2006 của Chính phủ về việc hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng Phụ lục nghị định 111/2006/NĐ- CP Bổ sung thêm văn bản pháp quy liên quan đến đấu thầu xây lắp ? (tuấn) 4. Định nghĩa và thuật ngữ Dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của Tổng Công ty : là dự án sử dụng vốn được hình thành từ các nguồn: Vốn hỗ trợ từ vốn ngân sách nhà nước hoặc vốn có nguồn gốc từ ngân sách; Vốn do Tổng Công ty tự tích lũy; Vốn tín dụng thương mại để đầu tư phát triển; Quỹ đầu tư phát triển; Vốn khấu hao tài sản cố định; Quỹ phúc lợi (sử dụng cho đầu tư các công trình phúc lợi); Các khoản thu của Nhà nước để lại cho Tổng Công ty tái đầu tư. Bên mời thầu là Công ty Viettel Transmission Đấu thầu trong nước là quá trình đấu thầu trong đó chỉ có các Nhà thầu Việt Nam tham dự. Đấu thầu quốc tế là quá trình đấu thầu trong đó ngoài các Nhà thầu Việt Nam còn có sự tham dự của các Nhà thầu nước ngoài. Thương thảo hợp đồng là quá trình tiếp tục thương thảo hoàn chỉnh nội dung chi tiết của hợp đồng với Nhà thầu trúng thầu. Bảo lãnh dự thầu là việc Nhà thầu đặt một khoản tiền (tiền mặt, séc, bảo lãnh của ngân hàng hoặc hình thức tương đương) với một thời gian xác định theo quy định trong Hồ sơ mời thầu để đảm bảo trách nhiệm của Nhà thầu đối với Hồ sơ dự thầu. Bảo lãnh thực hiện hợp đồng là việc Nhà thầu trúng thầu đặt một khoản tiền (tiền mặt, séc, bảo lãnh của ngân hàng hoặc hình thức tương đương) với một thời gian xác định theo quy định trong Hồ sơ mời thầu và kết quả đấu thầu để đảm bảo trách nhiệm thực hiện hợp đồng đã ký. 5. Nội dung 5.1 Lưu đồ Trách nhiệm Lưu đồ Mô tả/Biểu mẫu Phòng Đầu tư Tiếp nhận HS Thiết kế kỹ thuật thi công và Dự toán kinh phí Thành lập tổ chuyên gia đấu thầu Đăng tải thông tin đấu thầu Lập Hồ sơ mời thầu và Danh sách Nhà thầu tham dự Phát hành hồ sơ mời thầu Tiếp nhận hồ sơ mời thầu Thông báo kết quả đấu thầu Không Phê duyệt Ký kết Hợp đồng Thông báo trúng thầu Thẩm định Báo cáo kết quả xét thầu Xét thầu Mở thầu Thương thảo hợp đồng Mục 5.2.1 Phòng đầu tư Mục 5.2.2 Tổ chuyên gia đấu thầu Mục 5.2.3 Tổ chuyên gia đấu thầu Mục 5.2.4 Tổ chuyên gia đấu thầu Mục 5.2.5 Tổ chuyên gia đấu thầu Mục 5.2.6 Tổ chuyên gia đấu thầu Mục 5.2.7 Tổ chuyên gia đấu thầu Mục 5.2.8 Tổ chuyên gia đấu thầu Mục 5.2.9 Hội đồng thẩm định TCT, Tổng Giám Đốc Mục 5.2.10 Phòng Đầu tư Công ty Mục 5.2.11 Công ty Truyền dẫn, Đối tác Mục 5.2.12 Tổng Giám đốc hoặc Giám đốc đã được ủy quyền Mục 5.2.13 6.25.2 Mô tả Bỏ hai bước 6.2.2 Và 6.2.3, đẩy các bước khác lên kế tiếp 5.2.1 Tiếp nhận hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công (TKKTTC) và dự toán kinh phí (DTKP) a Đơn vị thực hiện : Các phòng ban chức năng và các trung tâm khu vực. b Nội dung : Căn cứ vào hồ sơ TKKTTC và DTCKKP được phê duyệt các trung tâm khu vực, Các phòng ban chức năng và trung tâm khu vực lập đề xuất vật tư thiết bị gửi phòng đầu tư. 5.2.2 Lập tổ chuyên gia đấu thầu: a. Đơn vị thực hiện: Phòng đầu tư Công ty. b. Nội dung: Phòng đầu tư có trách nhiệm đề xuất Danh sách Tổ chuyên gia đấu thầu trình lên Giám đốc. Tuỳ theo tính chất phức tạp của gói thầu, Danh sách Tổ chuyên gia đấu thầu gồm các chuyên gia về: Kỹ thuật, công nghệ; Tài chính, thương mại; Pháp lý và các vấn đề khác. Tiêu chuẩn với các thành viên Tổ chuyên gia đấu thầu: Am hiểu pháp luật về đấu thầu; Có trình độ chuyên môn liên quan đến gói thầu; Am hiểu các nội dung cụ thể của gói thầu; Có kinh nghiệm trong công tác quản lý thực tế hoặc nghiên cứu; Tổ chuyên gia đấu thầu có trách nhiệm: Chuẩn bị các tài liệu pháp lý, soạn Hồ sơ mời thầu; Tiếp nhận và quản lý Hồ sơ dự thầu; Phân tích, đánh giá, so sánh và xếp hạng các Hồ sơ dự thầu; Tổng hợp tài liệu trong quá trình xét thầu và lập báo cáo kết quả chấm thầu; Bảo mật thông tin liên quan đến gói thầu và quá trình đấu thầu. c. Thời gian: Sau khi tờ trình xin chủ trương đầu tư mua sắm trang thiết bị, vật tư được phê duyệt. 5.2.3 Đăng tải thông tin đấu thầu: Đơn vị thực hiện: Tổ chuyên gia Nội dung: Căn cứ vào các quy định của luật đấu thầu và nghị định 111- CP , tổ chuyên gia đăng tải các thông tin cần thiết theo các biểu mẫu của bộ kế hoạch và đầu tư. Thời gian: với hồ sơ CHCT, thời gian đăng tải là tối thiểu 05 ngày và thời gian chuẩn bị hồ sơ của các nhà thầu tối thiểu là 03 ngày. với hồ sơ thầu, thời gian đăng tải tối thiểu là 10 ngày và thời gian chuẩn bị hồ sơ của các nhà thầu tối thiểu là 15 ngày. 5.2.4 Lập Hồ sơ mời thầu và Danh sách Nhà thầu: a. Đơn vị thực hiện: Tổ chuyên gia đấu thầu. Nội dung: * Căn cứ lập Hồ sơ mời thầu gồm: TT xin chủ trương đầu tư đã được Tổng giám đốc phê duyệt. Thiết kế kỹ thuật, dự toán hoặc tổng dự toán được duyệt (nếu có, riêng với gói thầu xây lắp là bắt buộc). Các quy định về đấu thầu của Nhà nước. Các chính sách có liên quan khác của Nhà nước như thuế, tiền lương, ưu đãi Nhà thầu trong nước hoặc chính sách khác. * Hồ sơ gói thầu mua sắm hàng hoá bao gồm: Thư mời thầu; Mẫu đơn dự thầu; Chỉ dẫn đối với Nhà thầu; Các điều kiện ưu đãi (nếu có); Các loại thuế theo quy định của pháp luật; Các yêu cầu về công nghệ, vật tư, thiết bị, hàng hoá, tính năng kỹ thuật và nguồn gốc; Biểu giá; Tiêu chuẩn đánh giá (bao gồm cả phương pháp và cách thức quy đổi về cùng một mặt bằng để xác định giá đánh giá); Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng; Mẫu bảo lãnh dự thầu; Mẫu thoả thuận hợp đồng; Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng. * Danh sách Nhà thầu: Trong trường hợp tổ chức đấu thầu hạn chế, Tổ chuyên gia đấu thầu còn phải thu thập thông tin về các Nhà thầu và lập Tờ trình Danh sách Nhà thầu tham gia đấu thầu trình phê duyệt cùng với Hồ sơ mời thầu. Thời gian: Trong vòng 07 ngày sau khi Tổ chuyên gia đấu thầu được thành lập. 5.2.5 Phát hành hồ sơ mời thầu: a. Đơn vị thực hiện: Tổ chuyên gia đấu thầu thực hiện sau khi hồ sơ mời và danh sách các nhà thầu được(đối với các gói thầu hạn chế) phê duyệt bởi cấp có them quyền. Nội dung: Khi phát hành Hồ sơ mời thầu cho các Nhà thầu, Tổ chuyên gia đấu thầu lập Biên bản bàn giao Hồ sơ mời thầu và thu lệ phí hồ sơ theo quy định. Thời gian: Thời gian phát hành Hồ sơ mời thầu là sau 5 ngày kể từ ngày đăng tải số báo đầu tiên và thời gian chuẩn bị hồ sơ của các nhà thầu là 03 ngày đối với gói CHCT với các gói thầu rộng rãi, phát hành sau 10 ngày kể từ ngày đăng tải số báo đầu tiên thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu là 15 ngày. 5.2.6 Tiếp nhận hồ sơ dự thầu: Đơn vị thực hiện: Tổ chuyên gia đấu thầu. Nội dung: Khi tiếp nhận Hồ sơ dự thầu của các Nhà thầu, Tổ chuyên gia đấu thầu tiến hành lập Biên bản bàn giao và quản lý Hồ sơ dự thầu theo chế độ bảo mật. Sau thời gian đóng thầu quy định trong Hồ sơ mời thầu, Tổ chuyên gia đấu thầu không nhận bất kỳ Hồ sơ dự thầu hay tài liệu bổ sung nào của Nhà thầu. Thời gian: Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự thầu tối thiểu là 15 ngày đối với đấu thầu trong nước và 30 ngày đối với đấu thầu quốc tế, kể từ ngày phát hành Hồ sơ mời thầu. 5.2.7 Mở thầu: Đơn vị thực hiện: Tổ chuyên gia đấu thầu. Nội dung: Việc mở thầu được tiến hành công khai với sự có mặt của đại diện các Nhà thầu. Khi mở thầu, Tổ chuyên gia đấu thầu đọc các thông tin chính trong Hồ sơ dự thầu của các Nhà thầu theo quy định, lập Biên bản mở thầu và ký thông qua đại diện các Nhà thầu sau khi mở thầu xong. Thời gian: Ngay sau thời điểm đóng thầu. 5.2.8 Xét thầu: Đơn vị thực hiện: Tổ chuyên gia đấu thầu. Nội dung: Kiểm tra tính hợp lệ và xem xét sự đáp ứng cơ bản của Hồ sơ dự thầu: Giấy đăng ký kinh doanh, giấy phép bán hàng hoặc ủy quyền của nhà sản xuất (nếu có); Số lượng bản chính, bản sao Hồ sơ dự thầu theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu; Đơn dự thầu, bảo lãnh dự thầu; Biểu giá Năng lực và kinh nghiệm Nhà thầu; Các tài liệu kèm theo khác theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu. Làm rõ Hồ sơ dự thầu (nếu có): trong trường hợp Hồ sơ dự thầu có những điểm chưa rõ, Tổ chuyên gia đấu thầu phải yêu cầu Nhà thầu làm rõ và phải được thể hiện bằng văn bản. Loại bỏ Hồ sơ dự thầu: Hồ sơ dự thầu bị loại bỏ khi không đáp ứng về tính hợp lệ, các yêu cầu cơ bản được coi là các điều kiện tiên quyết nêu trong Hồ sơ mời thầu. Các điều kiện tiên quyết thường gồm các nội dung sau: Tên Nhà thầu không có trong danh sách đăng ký tham dự và danh sách mua Hồ sơ mời thầu; Hồ sơ dự thầu nộp không đúng địa điểm, thời gian quy định trong Hồ sơ mời thầu; Không có Bảo lãnh dự thầu hoặc có nhưng không hợp lệ; Số lượng bản chính, bản sao không theo đúng yêu cầu của Hồ sơ mời thầu; Không nộp đủ các giấy tờ hợp lệ theo yêu cầu của Hồ sơ mời thầu; Đơn dự thầu thiếu chữ ký hợp lệ; Hồ sơ dự thầu đưa ra các điều kiện trái với yêu cầu của Hồ sơ mời thầu; Hồ sơ dự thầu chào 2 mức giá hoặc giá có kèm điều kiện; Nhà thầu có tên trong 2 hoặc nhiều Hồ sơ dự thầu của cùng gói thầu dù với tư cách độc lập hay liên danh; Không đáp ứng yêu cầu về năng lực và kinh nghiệm theo yêu cầu trong Hồ sơ mời thầu; Các điều kiện đặc thù khác nêu trong Hồ sơ mời thầu. * Đánh giá chi tiết: Đánh giá kỹ thuật để chọn danh sách ngắn: Dựa trên các tiêu chí trong tiêu chuẩn đánh giá được phê duyệt, Tổ chuyên gia đấu thầu tiến hành đánh giá Hồ sơ dự thầu; Các Hồ sơ dự thầu đạt yêu cầu về mặt kỹ thuật như nêu trong Hồ sơ mời thầu sẽ được chọn vào danh sách ngắn để đánh giá tiếp. Đánh giá về tài chính, thương mại để xác định giá đánh giá: Sửa lỗi: Tổ chuyên gia tiến hành sửa lỗi số học, lỗi đánh máy, nhầm đơn vị và thông báo cho các Nhà thầu biết. Nhà thầu nào không chấp nhận sửa lỗi thì Hồ sơ dự thầu đó bị loại. Trường hợp lỗi số học sai khác quá 10% thì Hồ sơ dự thầu đó cũng bị loại. Hiệu chỉnh sai lệch: Tổ chuyên gia tiến hành bổ sung hoặc điều chỉnh các nội dung chào thừa hoặc thiếu so với yêu cầu của Hồ sơ mời thầu và hiệu chỉnh các sai lệch. Hồ sơ dự thầu sai lệch quá 10% cũng sẽ bị loại. Quy đổi về đồng tiền chung: Tất cả Hồ sơ dự thầu được đưa về cung một đồng tiền theo quy định trong Hồ sơ mời thầu. Đưa về cùng mặt bằng để xác định giá đánh giá: Việc đưa về một mặt bằng để xác định giá đánh giá gồm các nội dung nêu trong tiêu chuẩn đánh giá đã được phê duyệt. Nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất được đề xuất là đơn vị trúng thầu. * Báo cáo xét thầu: Tổ chuyên gia đấu thầu lập các báo cáo xét thầu về mặt pháp lý và năng lực kinh nghiệm; báo cáo xét thầu về mặt kỹ thuật và báo cáo xét thầu về mặt thương mại, tài chính, gửi lên Hội đồng thẩm định thầu TCT phê duyệt kết quả đấu thầu. c. Thời gian: Trong vòng 45 ngày với đấu thầu trong nước và 60 ngày với đấu thầu quốc tế. Báo cáo kết quả xét thầu: Đơn vị thực hiện: Bên mời thầu. Nội dung: Căn cứ vào các báo cáo xét thầu của Tổ chuyên gia đấu thầu, Bên mời thầu lập Tờ trình xin phê duyệt Kết quả đấu thầu trình Tổng Giám đốc Tổng Công ty. Hồ sơ trình duyệt kết quả đấu thầu: Tờ trình xin phê duyệt kết quả đấu thầu, nội dung gồm: Cơ sở pháp lý của việc tổ chức đấu thầu và nội dung gói thầu; Quá trình tổ chức đấu thầu; Kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu; Đề nghị phê duyệt kết quả đấu thầu, trong đó nêu rõ tên Nhà thầu được đề nghị trúng thầu, giá đề nghị trúng thầu, loại hợp đồng và thời gian thực hiện. Tài liệu kèm theo tờ trình: Quyết định đầu tư hoặc các văn bản pháp lý tương đương; Văn bản phê duyệt các nội dung cơ bản của quá trình đấu thầu; Quyết định thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu; Biên bản mở thầu, các văn bản liên quan đến việc yêu cầu Nhà thầu làm rõ Hồ sơ dự thầu (nếu có); Báo cáo xét thầu của Tổ chuyên gia đấu thầu; Các tài liệu khác có liên quan. Thời gian: Ngay sau khi xét thầu xong. 5.2.9. Phê duyệt kết quả đấu thầu: Đơn vị thực hiện:Ban mua sắm Tổng Công ty. Nội dung: Căn cứ vào Báo cáo kết quả đấu thầu của Công ty, Ban mua sắm Tổng Công ty tiến hành thẩm định, lập biên bản họp ban mua sắm về thẩm định kết quả đấu thầu và báo cáo Tổng Giám đốc Tổng Công ty. Tổng giám đốc phê duyệt kết quả đấu thầu. Thời gian:Trong vòng 07 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Thông báo kết quả đấu thầu: - Đơn vị thực hiện:Phòng đầu tư Công ty. - Nội dung:Phòng đầu tư Công ty tiến hành công bố kết quả đấu thầu bằng văn bản tới tất cả các Nhà thầu tham dự.Trong trường hợp không có Nhà thầu nào trúng thầu hoặc huỷ đấu thầu, Bên mời thầu cũng phải tiến hành thông báo cho các Nhà thầu biết. - Thời gian: Sau khi phê duyệt kết quả đấu thầu hương thảo hợp đồng: - Đơn vị thực hiện:Phòng đầu tư Công ty và Công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu (nếu cần). - Nội dung: Sau 30 ngày kể từ khi gửi thông báo kết quả đấu thầu cho Nhà thầu trúng thầu mà không nhận được thư chấp nhận thương thảo hợp đồng, Bên mời thầu cần báo cáo Tổng Giám đốc Tổng Công ty xem xét, quyết định. Trước khi ký kết hợp đồng chính thức, Bên mời thầu cần cập nhật những thay đổi về năng lực của Nhà thầu cũng như các thông tin khác có liên quan đến Nhà thầu. Nếu phát hiện thấy có những thay đổi làm ảnh hưởng tới khả năng thực hiện hợp đồng, Bên mời thầu phải kịp thời báo cáo Tổng Giám đốc Tổng Công ty xem xét, quyết định. Trong quá trình đàm phán, thương thảo hợp đồng, Phòng đầu tư Công ty và Công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu lập Biên bản đàm phán hợp đồng. - Thời gian:Theo lịch biểu thống nhất với Nhà thầu trúng thầu. Ký kết hợp đồng: - Đơn vị thực hiện:Tổng Giám đốc Tổng Công ty hoặc Người được ủy quyền. - Nội dung: Tổng Giám đốc Tổng Công ty hoặc người được ủy quyền ký kết hợp đồng với Nhà thầu trúng thầu. Bên mời thầu và Công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu nhận Bảo lãnh thực hiện hợp đồng của Nhà thầu trúng thầu (nếu có) trước khi ký hợp đồng. Bên mời thầu chỉ hoàn trả Bảo lãnh dự thầu khi nhận được Bảo lãnh thực hiện hợp đồng của Nhà thầu trúng thầu. Đối với những Nhà thầu không trúng thầu nhưng không vi phạm Quy chế đấu thầu, kể cả khi không có kết quả đấu thầu, Bên mời thầu hoàn trả bảo lãnh dự thầu cho Nhà thầu trong thời gian không quá 30 ngày kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu. - Thời gian:Sau khi đàm phán, thương thảo hợp đồng. 7.0 Hồ sơ lưu STT Loại hồ sơ Trách nhiệm Thời hạn lưu Ghi chú Quyết định thành lập Tổ chuyên gia đấu thầu PĐT Hồ sơ mời thầu PĐT Tờ trình xin phê duyệt Danh sách Nhà thầu (nếu có) PĐT Thông báo mời thầu hoặc Thư mời thầu và Biên bản bàn giao Hồ sơ mời thầu PĐT Công văn yêu cầu làm rõ HSMT và công văn làm rõ HSMT (nếu có) Biên bản bàn giao Hồ sơ dự thầu Biên bản mở thầu PĐT Công văn yêu cầu làm rõ HSDT và công văn làm rõ HSDT (nếu có) PĐT Báo cáo kết quả chấm thầu PĐT Biên bản họp Ban mua sắm Tổng Công ty về việc thẩm định kết quả đấu thầu PĐT Thông báo kết quả đấu thầu PĐT Biên bản đàm phán hợp đồng PĐT Hợp đồng. PĐT Các biểu mẫu: STT Tên biểu mẫu Mã hiệu Ghi cụ thể các biểu mẫu