Quản trị dự án trên máy tính - Bài 8: Theo dõi dữ liệu và giám sát dự án

Quản trị dự án trên máy tínhvới Microsoft ProjectKhoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà NộiLộ trình môn họcBài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự ánBài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)Bài 3: Quản lý yêu cầu dự ánBài 4: Xây dựng lịch trình công việcBài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịchBài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lựcBài 7: Quản lý chi phí dự ánBài 8: Các kỹ thuật giám sát dự ánBài 9: Ôn tập và kiểm traBÀI 8THEO DÕI DỮ LIỆU VÀ GIÁM SÁT DỰ ÁNNội dung chínhKhái niệm và quy trình giám sát dự ánKhái niệm BaselineThiết lập BaselineKhái niệm Status DateThiết lập Status DateCập nhật trạng thái Task trên toolbarCập nhật trạng thái Task đúng tiến độCập nhật task bằng Form Cập nhật dữ liệu dự án bằng Table \ TrackingSử dụng BaselineTổng hợp các tính năng lọcKết hợp lọc+nhóm+đánh dấuLọc tự động và sắp xếpCác cấp hiển thịPhương pháp giám sát Earned ValueBài toán ví dụTính BCWS, BCWP, ACWP trong MSPTính SPI, CPI trong MSPBáo cáo Earn ValueGiám sát và điều chỉnh dự ánGiám sát dự án là công tác thu thập, đo lường các dữ liệu dự án nhằm đánh giá tình trạng hoàn thành công việc, nhân công và chi phí tiêu hao.Mục tiêu của giám sát dự án là tìm ra các sai lệch (variance) về năng suất, chất lượng, kết quả so với kế hoạch.Các sai lệch sẽ là cơ sở để xác định các vấn đề cần giải quyết nhằm điều chỉnh cho dự án đạt được các mục tiêu đã đề raQuy trình giám sát dự ánGiám sát dự án với MSPLập kế hoạchCân đối nguồn lực và chi phíThiết lập BaselineThiết lập Status DateCập nhật số liệu thực tế dự án% Hoàn thành công việcNgày công thực tếThời gian bắt đầu kết thúc thực tế% sản phẩm hoàn thànhChi phí thực tếĐánh giá và điều chỉnh kế hoạchBáo cáo tình hình dự ánStatus DateBaselineKhái niệm BaselineBaseline là một bản ghi (ảnh chụp) các công việc, phân công, nguồn lực, lịch trình của dự án tại một thời điểmDữ liệu trong Baseline sẽ được dùng để so sánh các biến động hiện tại của dự án so với kế hoạch tại thời điểm trước đâyBaseline là công cụ cơ sở để giám sát và đánh giá các thay đổi trong dự án so với một thời điểm trong quá khứ (thời điểm chốt baseline)Người ta thường thực hiện chốt baseline kế hoạch dự án sau khi bản kế hoạch được trao đổi và thống nhất với các bên.Thiết lập BaselineThiết lập Baseline vào một trong 11 “ô” sẵn có của MSP“Chụp” / ghi dữ liệu toàn dự án hoặc chỉ ghi các công việc được chọnXóa bỏ BaselineKhái niệm Status DateStatus Date là ngày theo dõi trạng thái dự ánĐược thiết lập để theo dõi tiến độ dự án, cho hệ thống biết thời điểm giám sát dự án là ngày nàoCác số liệu thực tế nhập vào sẽ được tính là số liệu đến ngày Status DateStatus Date ảnh hưởng đến các tính toán tự động của MSP và được đặt mặc định là ngày hiện tạiTab Project \ Status DateThiết lập Status Date123458769Cập nhật trạng thái công việcCập nhật bằng nút bấm trên RibbonCập nhật bằng FormCập nhật trạng thái task đúng tiến độ theo Status DateViệc đúng lịchCập nhật việc có phát sinhTạm hủy công việc Cập nhật tình trạng hoàn thànhNgày bắt đầu/kết thúc thực tếNgày công thực tếNgày công còn lại% hoàn thànhMọi việc đúng hạn đến ngày 22/5Cập nhật đúng hạn mọi công việc đến một thời điểmCập nhật dữ liệu thực tế dự án bằng Table \ Tracking Thời gian KẾT THÚC thực tếThời gian bắt đầu thực tế% hoàn thành công việc (tính theo giờ làm)% hoàn thành công việc tính theo sản phẩmNgày công thực tếNgày công Còn lạiChi phí thực tếGiờ công thực tếSử dụng BaselineBaseline có thể sử dụng với Tracking Gantt để xem xét các sai lệch trực quanBaseline cũng được sử dụng trong các Variance Table hoặc Form cập nhật cho biết nội dung kế hoạch chốt lần cuối Các số liệu đã chốt trong Basline cũng được thể hiện trong các báo cáo và là cơ sở để tính sai lệchKế hoạch hiện tạiKế hoạch ban đầu lưu trong BaselineView \ Tables \ VarianceCác tính năng View hỗ trợ giám sát HighlightĐánh dấu các công việc cần chú ý giải quyết trên bảng danh sách côngviệcFilterLọc các công việc và nguồn lực, chỉ hiển thị các công việc, nguồn lực theo tiêu chí đã địnhGroup byHiển thị toàn bộ các công việc, nguồn lực nhưng nhóm theo các tiêu chí đã định giúp quản lý và giám sát dễ dàngĐánh dấu các công việc cần chú ýNhóm các công việc, nguồn lựcLọc công việc, nguồn lựcCác tiêu chí Lọc và Đánh dấuActive TasksLọc các công việc đang có hiệu lực thực hiệnCompleted TasksLọc các công việc đã hoàn thànhCriticalCác công việc trọng yếu trên đường GăngDate RangeCác công việc trong khoảng thời gianIncompleted TasksLọc các công việc chưa hoàn thànhLate tasksCác công việc bị muộnMilestonesLọc riêng các điểm mốc của dự ánTask With Estimated DurationLọc công việc có thời gian ước lượngUsing Resource Lọc các công việc theo một nguồn lựcTạo Lọc và Đánh dấu tùy biếnXóa lọcTạo lọcDanh sách lọcHiển thị lọc tự độngXóa đánh dấuTạo đánh dấuDanh sách đánh dấuCác tiêu chí NhómActive v. InactiveNhóm riêng công việc hiện tại và việc tạm hủyAuto Schedule v. Manually ScheduledNhóm riêng việc đặt lịch tự động / bằng tayComplete and Incomplete TasksNhóm riêng việc đã xong, chưa xongConstraint TypeNhóm riêng việc theo kiểu ràng buộcCriticalNhóm riêng việc trọng yếu và không trọng yếu (Găng, không găng)DurationNhóm theo số ngày côngDuration and PriorityNhóm theo số ngày công và mức ưu tiênMilestonesNhóm theo các điểm mốc dự ánPriorityNhóm theo mức ưu tiênResourceNhóm theo nguồn lực sử dụngBài tập kết hợp lọc + nhóm + đánh dấuTTBài tậpĐáp án1Hãy lọc ra các công việc chưa hoàn thành2Đánh dấu các công việc gần xong (> 70% complete)3Lọc các công việc sử dụng “Bàn xoay”, “Thợ nặn”, “Thợ vẽ”4Đánh dấu các công việc có chi phí > 3 triệu5Lọc các công việc bắt đầu trong tuần đầu tháng 56Nhóm các công việc theo ngày thực hiện7Nhóm các công việc theo % hoàn thành & chi phí (cao -> thấp)Sắp xếp các công việcby Start DateXếp theo ngày bắt đầuby Finish DateXếp theo ngày kết thúcby PriorityXếp theo giá trị ưu tiênby CostXếp theo chi phíby IDXếp theo mãLọc, nhóm và sắp xếp tự động213Sắp xếp TĂNG DẦN theo các giá trị trên cột hiện tạiSắp xếp GiẢM DẦN theo các giá trị trên cột hiện tạiNHÓM theo các giá trị trên cột hiện tạiGỡ bỏ NHÓM theo các giá trị trên cột hiện tạiXóa LỌC tự động đang áp dụng theo cột hiện tạiCác cấp hiển thị+/- Ẩn hiện các công việc chi tiếtAll SubtasksHiện tất các các cấp công việcOutline Level XHiển thị các công việc đến cấp XPhương pháp giám sát Earned ValueEarned Value là phương pháp giám sát dự án bằng định lượng dựa trên chi phíHoạt động của dự án thực hiện nhiều/ít  chi phí phát sinh nhiều/ít => thông qua giám sát chi phí kế hoạch, chi phí theo sản phẩm hoàn thành và chi phí thực tế sẽ giám sát được tiến độ dự ánDự án được coi là đạt tiến độ nếu lịch trình và chi phí đạt các mục tiêu ban đầu đặt raStatus DateBaselineDự án X1000 - may áo gửi Trường SaMay gia công 1000 áo línhThời gian thực hiện: 10 ngàyChi phí dự án: 100.000 / 1 thợ / 1 ngày & sử dụng 10 thợ. Chi phí: 1 triệu/ngàyTổng chi phí: 10 triệuLộ trình dự án X1000Chi phí thu được theo sản phẩm dự kiến: 10.000 / áo EV – BCWP Sản lượng dự kiếnChi phí theo lịch trình dự kiến – PV – BCWS Giám sát dự án vào cuối ngày thứ 3PV – BCWS = 3 triệu EV – BCWP = 2 triệu (200 áo x 10.000 đ)AC – ACWP = 2.3 triệu (bảng theo dõi)Hết ngày thứ 3 số sản phẩm làm ra 200/300 = 67% so với dự địnhChỉ số đánh giá lịch – SPI = BCWP/BCWS = 0.67Làm ra 200 cái áo, tiêu 2.3 tr, chi phí thực tiêu lớn hơn dự kiếnChỉ số đánh giá chi phí – CPI = BCWP/ACWP = 0.87Phân tích tương quan dữ liệu% Thời gian30% (3 ngày)Chi phí tg ứng: 3 triệu% Sản phẩm20% (200 áo)Chi phí tg ứng: 2 triệu% Chi phí23% (2.3 triệu)Chi phí tg ứng: 2.3 triệuSPI = 0.67 1CPI = 0.87 1Nhỏ hơn 1 là xấuDự báo thời gian và chi phíDự báo tiến độ Duration / SPI 10 ngày / 0.67 = 15 ngàyDự báo chi phíEAC = Cost / CPI = 10 tr / 0.87 = 11.5 trDự án có khả năng chậm 5 ngày và vượt ngân quỹ 1.5 triệu dựa trên những số liệu thu thập được vào ngày thứ 3Cần tăng năng suất để SPI > 1 và cắt giảm chi phí 1.5 triệu cho 7 ngày tiếp theo để CPI > 1 nhằm đảm bảo mục tiêuTra cứu các chỉ tiêu theo phương pháp Earned ValueSVCVStatus Date =Earned Value trên MSP : Lập kế hoạch123456Earned Value trên MSP : Thiết lập Basline & Status Date1234Earned Value trên MSP : Cập nhật dữ liệu thực tế214567Hết 3 ngày côngLàm 200 áo = 20%Chi phí thực tếBắt đầu đúng KH3Earned Value trên MSP : Đánh giá dự án2156734Chi phí theo lịch tiến độ dự kiến vào ngày thứ 3Chi phí theo sản phẩm dự kiến từ đầu (200 áo x 10.000 = 2 triệu)5Chi phí thực tếChi phí dự báoCPI tiêu nhiều vượt ngân sáchSPI chậm tiến độLưu ý:+ Earned Value Method = Physical % Complete+ Nếu hệ thống không tự tính CPI, SPI: - Thay đổi giá trị Physical % Complete - Chọn Status Date tăng thêm 1 ngày sang 22/5 để khử sai số lịchBài tập Earned Value#Bài tập (Các công việc trên đều kéo dài 10 ngày, giám sát ngày 3, cp 1tr/ngày)Đáp án1Công việc nào có khả năng chậm tiến độ?2Công việc nào có khả năng vượt mức chi phí? Dự báo vượt bao nhiêu?3Công việc nào có khả năng hoàn thành sớm?4Công việc nào có khả năng tiêu tốn chi phí ít hơn dự kiến?5Dự báo số ngày hoàn thành của việc số 5?Báo cáo Earned Value1234