Quản trị dự án trên máy tính - Bài 7: Quản lý chi phí dự án

Quản trị dự án trên máy tínhvới Microsoft ProjectKhoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà NộiLộ trình môn họcBài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự ánBài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project(MSP)Bài 3: Quản lý yêu cầu dự ánBài 4: Xây dựng lịch trình công việcBài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịchBài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lựcBài 7: Quản lý chi phí dự ánBài 8: Các kỹ thuật giám sát dự ánBài 9: Ôn tập và kiểm traBÀI 7QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁNNội dung chínhCác loại hình chi phíThiết đặt tiền tệKhai báo chi phí các loạiPhân biệt Std. / Ovt. / Cost.UsePhân biệt cách tính Prorated / Start / EndNhập chi phí theo công việcThí nghiệm các tình huống tính chi phíBảng dữ liệu chi phíLọc, xếp, đánh dấu và nhóm công việc theo chi phíIn bảng tiến độ giải ngânIn các báo cáo tổng hợp chi phíTheo dõi chi phí thực tếXây dựng biểu đồ chi phíBiểu diễn kế hoạch dự ánTimeline viewĐặt task vào timeline Tạo milestoneĐưa milestone vào timelineCopy timeline gửi các bênMenu format chuẩnFormat theo resource sheetFormat theo tracking ganttCác dạng format khácCái gì là chi phí?Những chi phí trọng yếu nhất trong bất kỳ dự án nào đều là chi phí nhân công làm việc cho dự án, cũng như phí tư vấn và các chi phí thuê ngoài các đối tác mà chúng ta ký hợp đồng.Cũng có các chi phí gắn với vật tư, như xi măng, gạch ngói, vôi vữa, giáo hay các máy móc thi công. Và nếu bạn lên kế hoạch để đi công tác, bạn cũng cần quan tâm đến các chi phí vé máy bay, đi lại, khách sạn, công tác phí bổ sung vào chi phí dự án.Các loại hình chi phíStd. Rate (Standard Rate)Chi phí nhân công hoặc chi phí máy móc làm việc trong khung thời gian đã đăng kýOvt. Rate (Overtime Rate)Chi phí nhân công hoặc chi phí máy móc làm việc ngoài khung thời gian đã đăng ký Cost/UseChi phí một lần tính theo lần phân công sử dụng của nguồn lựcFixed CostChi phí cố định gắn với từng công việc chứ không phải gắn với nguồn lựcCách tính chi phíProratedTính chi phí theo số giờ hoặc số đơn vị phát sinh sử dụng cho công việc dự án. Dùng tới đâu tính tới đóStartTính chi phí vào thời điểm bắt đầu sử dụng nguồn lực. Chi phí trả trướcEndTính chi phí vào thời điểm kết thúc sử dụng nguồn lực. Chi phí trả sau.Thiết đặt tiền tệChọn menu File \ Options \ Display để thiết đặt tiền tệ riêng cho dự ánCó thể đặt riêng loại tiền, số chữ số thập phân cũng như cách viết số tiền cho dự ánCurrency : Loại tiềnDecimal Digits: Số chữ số sau dấu thập phânSymbol: biểu tượng tiềnPlacement: các viết số tiềnCác thiết đặt hỗ trợ quản lý chi phí khácChọn menu File \ Options \ ScheduleCách tính chi phíĐơn vị tínhResource SheetGiá trong giờGiá ngoài giờHướng dẫn thao tác nhập chi phíNhập mức chi phí theo giờ cho nguồn lực dạng workNhập chi phí một lần cho nguồn lực dạng workNhập chi phí cố định cho một công việcNhập chi phí thực tế theo một hạng mụcNhập chi phí theo đơn vị (unit) cho nguồn lực dạng materialNhập chi phí một lần cho nguồn lực dạng materialChi phí cố địnhChi phí theo giờBảng chi phíThời gian bắt đầu hiệu lực5 bảng chi phí khác nhau cho cùng 1 nguồn lực: A, B, C, D, EKhai báo chi phí theo khoảng thời gianBài tập nhập chi phí#Đề bàiHướng dẫn1Lập dự án “Tuần lễ Hướng về biển Đông” bắt đầu thứ 6 đầu tháng với các công việc: In treo băng rôn Chương trình văn nghệ 3 ngày In treo bản đồ chủ quyền2Nhập các hạng mục chi phí cho việc “In treo băng rôn”, “In treo bản đồ” + Chi phí thiết kế => 500.000 VND+ Chi phí in ấn => 2.000.000 VND+ Tình nguyện viên => 100K/ngày, 30K/h3Nhập các hạng mục chi phí cho việc “Chương trình văn nghệ 3 ngày” gồm: - Tình nguyện viên, Đạo diễn, Diễn viên, Âm thanh, Ánh sáng, Tiền điện, Tiền vận chuyển, Tiền vật tư trang trí, Nước uống, Bánh mỳ4Lập bảng chi phí Đạo diễn: Thứ 2-6 giá 1tr/ngày, thứ 7 1.5tr/ngày, CN 2tr/ngày. Tiền thuê Âm thanh, Ánh sáng T2-6 : 2tr / ngày T7-CN: 4tr/ngày5Tính tổng chi phí toàn bộ chương trình6Tính chi phí các ngày thứ 7 và chủ nhậtCác dạng bảng nhập liệu của MSPCostBảng nhập và theo dõi chi phí kế hoạch, thực tếEntryBảng kế hoạch ban đầuScheduleBảng nhập và theo dõi lịchWorkBảng nhập và theo dõi nhân côngSummaryBảng tổng hợpTrackingBảng hỗ trợ theo dõi dữ liệu thực tếUsageBảng theo dõi mức độ sử dụng nguồn lựcBài tập lọc, nhóm và đánh dấu chi phí#Bài tậpĐáp án1Tìm các công việc có chi phí lớn nhất, nhỏ nhất2Lọc các công việc có chi phí > 2 triệu3Đánh dấu các công việc có chi phí từ 1-3 triệu4Nhóm các công việc theo chi phí5Đánh dấu đỏ các công việc có chi phí vượt quá 3 triệu6Lọc các công việc có chi phí còn lại >0 7 Đánh dấu các công việc đã có chi phí thực tế phát sinh >0In bảng tiến độ giải ngân12345Lập biểu đồ chi phí1234Theo dõi chi phí thực tếChọn Table TrackingKiểm kê chi phí thực tế từng công việc và nhập vào cột Act. CostCác loại báo cáo chi phíCash FlowBáo cáo dòng tiền tiến độ giải ngân của dự ánBudgetBáo cáo ngân quỹ dự trù của dự ánOverbudget TasksBáo cáo các công việc có chi phí vượt dự trùOverbudget ResourceBáo cáo các nguồn lực có chi phí vượt dự trùEarned ValueBáo cáo độ lệch chi phí dự án theo phương pháp Earned ValueTrình bày kế hoạch dự án trên Timeline+ Click chuột phải+ Chọn Add to TimelineHướng dẫn thao tácTạo Summary TaskTạo task lặp đi lặp lại Recurring TaskTạo MilestoneĐưa Milestone vào TimelineCopy Timeline gửi các bên liên quanCopy cho E-mailCopy cho trình chiếuCopy Full-sizeKết hợp Timeline và Gantt ChartCác màn hình FormatCác màn hình Format