Quản lý văn bản trong cơ quan nhà nước

QUẢN LÝ VĂN BẢN TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC I. Quản lý văn bản đến Nguyên tắc quản lý văn bản đến Tiếp nhận và xử lý văn bản đến là một mặt công tác rất quan trọng của quá trình quản lý. Tổ chức nhiệm vụ này thường được bắt đầu ở khâu tiếp nhận tại văn thư cơ quan ( phòng đăng ký văn bản) và kết thúc ở bộ phận chuyên môn sau khi công việc đã được giải quyết. Nguyên tắc chung của việc quản lý văn bản đến là việc chuyển giao các văn bản giữa các bộ phận và cá nhân trong đó phải được thực hiện theo một quy trình hợp lý nhất, đường đi cảu văn bản ngắn nhất với chi phí thời gian tối thiểu. 2. Quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản đến. Bóc bì, đóng dấu đến. Đăng ký vào sổ văn thư. Phân loại văn bản đến, xem xét các thông tin trong văn bản và định hướng giải quyết các nhiệm vụ đặt ra trong phạm vi hoạt động của cơ quan. Xử lý văn bản đến: Chuyển giao văn bản cho bộ phận có trách nhiệm trực tiếp giải quyết hoặc trình cho lãnh đạo cơ quan. Theo dõi kết quả giải quyết văn bản. Chuyển văn bản vào hồ sơ. Để đảm bảo nâng cao năng suất lao động của người lãnh đạo, việc chuyển giao đến cho lãnh đạo xem xét giải quyết cần phải được tính toán hợp lý và kiểm tra thật chặt chẽ. Tránh tình trạng chuyển đến cho lãnh đạo những văn bản không thuộc trách nhiệm hay không đòi hỏi phải có ý kiến lãnh đạo khi giải quyết. Tuy vậy, để tránh cho công việc không bị bỏ sót và lãnh đạo không rơi vào lối làm việc quan liêu, bộ phận xử lý văn bản chung cần thông báo đầy đủ cho lãnh đạo các văn bản quan trọng của cơ quan và của các bộ phận cần theo dõi, kiểm tra. Thư ký lãnh đạo có trách nhiệm giúp lãnh đạo theo dõi các văn bản đến và báo cáo kịp thời cho lãnh đạo những thông tin cần thiết về quá trình giải quyết ở các đơn vị. Ngoài ra trong quá trình tổ chức quản lý văn bản đến, các bộ phận có liên quan cần làm sáng tỏ quan hệ giữa văn bản mới nhận được với các văn bản có trước đó (nếu có). VD: Công việc nhắc nhở tổ chức kiểm kê tài sản thì cần phải gửi đến bộ phận có trách nhiệm thực hiện, đồng thời xác định rõ các văn bản hướng dẫn từ trước về vấn đề này để triển khai kịp thời. Hoặc quyết định thay đổi định mức tiêu hao vật tư đang ứng dụng để có biện pháp thay đổi phù hợp và quy định đơn vị có trách nhiệm thực hiện. II. Quản lý văn bản đi 1/ Nguyên tắc quản lý văn bản đi Văn bản đi phải được chuyển từ khâu xuất hiện đến văn thư để gửi đi theo con đường ngắn nhất và không vi phạm quy chế quản lý. Cần phải hạn chế đến mức tối đa việc chuyển văn bản trở lại nơi mà nó đã chuyển qua một lần. Điều này đòi hỏi các bộ phận giải quyết công việc trong cơ quan phải đựơc bố trí thực sự hợp lý, giảm bớt các khâu trung gian. Trong những trường hợp cần thiết, để tiết kiệm thời gian xem xét và giải quyết một văn bản và đẩy nhanh quá trình chu chuyển đối với chúng có thể sử dụng phương pháp chuyển giao đồng thời (hay còn gọi là chuyển giao song song). Theo phương pháp này, khi một văn bản có liên quan đến nhiều đơn vị, trong cơ quan và đòi hỏi các đơn vị cùng phải có trách nhiệm giải quyết kịp thời thì cần phải sao văn bản đó thành nhiều bản để gửi đi cho các đơn vị. Bộ phận xử lý văn bản ban đầu ở các cơ quan có vai trò quan trọng trong quá trình lựa chọn văn bản để sao gửi cho các đơn vị. Ở những cơ quan không tổ chức bộ phận này thì nhiệm vụ đặt ra sẽ do văn phòng hoặc phòng hành chính tổng hợp giải quyết bộ phận xử lý văn bản ở các cơ quan thực chất là bộ phận điều tiết ban đầu để làm cho văn bản được chuyển giao hợp lý đến các bộ phận liên quan. Tại bộ phận này cần có những cán bộ có trình độ chuyên môn cao, có kinh nghiệm. Quy trình xử lý văn bản đi Soạn thảo xử lý văn bản đi Đánh máy (in) văn bản Ký văn bản Vào số và gửi văn bản đi III. Lập hồ sơ và nộp lưu trữ hồ sơ 1. Khái niệm, tác dụng lập hồ sơ 1.1. Khái niệm hồ sơ Trong công tác hàng ngày của các cơ quan hình thành ra nhiều văn bản, tài liệu, sổ sách...Những văn bản tài liệu đó cần được sắp xếp một cách ngăn nắp, trật tự theo từng vấn đề, từng việc hoặc thành từng tập để không bị thất lạc, mất mát và tìm kiếm được nhanh chóng, thuận tiện phục vụ cho công tác trước mắt cũng như nghiên cứu lâu dài. Việc sắp xếp văn bản, tài liệu thành từng vấn đề, từng việc và từng tập như vậy gọi là lập hồ sơ. Hồ sơ là một nhóm văn kiện được kết hợp với nhau bởi những đặc tính nhất định và có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hay một người. Lê nin nói : “Đối với một việc cũ hay mới đều phải thu thập tài liệu văn kiện lại một cách có hệ thống để bất cứ lúc nào cần tìm những tài liệu cần thiết là thấy ngay được dễ dàng”. Từ đó ta thấy công tác lập hồ sơ là công tác có tính chất khoa học. Cụ thể nếu lập hồ sơ tốt sẽ có những tác dụng sau: 1.2. Tác dụng của việc lập hồ sơ. - Lập hồ sơ có lợi ngay cho công việc của bản thân mõi cán bộ. Bởi vì, lập hồ sơ tốt sẽ giữ đầy đủ văn bản, tài liệu... về công việc để giúp cho việc nghiên cứu, giải quyết công việc có căn cứ vững chắc, có số liệu chính xác, đúng chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước, phù hợp với tình hình thực tế, có cơ sở để rút kinh nghiệm, thừa kế những kinh nghiệm hay, cách làm tốt, đồng thời tránh được những sai lầm, thiếu sót của việc làm trước. Từ đó nâng cao được chất lượng công tác, rút ngắn được thời gian hoàn thành công việc, ngoài ra còn giữ được chứng cứ đầy đủ giúp cho việc tiếp tục kiểm tra, theo dõi và nghiên cứu công việc sau này. Ví dụ : Khi cần truy cứu, tìm nguyên nhân sai lầm và trách nhiệm của cán bộ trong việc đó. - Lập hồ sơ chính là biện pháp tiết kiệm thời gian lao động, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc. Bởi vì văn bản, giấy tờ trong hồ sơ thu thập được đầy đủ, sắp xếp trật tự loại nào ra loại đó, khi cần đến tìm được ngay, không mất nhiều thời gian tìm kiếm, giải quyết công việc được kịp thời. - Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho việc thu thập, quản lý và lưu trữ đầy đủ những tài liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định ra chương trình kế hoạch công tác và đường lối phương châm, chính sách về mọi mặt: chính trị, kinh tế, văn hoá...đồng thời đóng góp vào kho tàng văn hoá và lịch sử vô cùng quý giá của dân tộc. Chính vì những ý nghĩa và tác dụng trên mà công tác lập hồ sơ rất được coi trọng và đã được quy định thành những điều khoản bắt buộc điều lệ về chế độ công văn, giấy tờ và lưu trữ hồ sơ tài liệu của Nhà nước. Điều 21 của bản điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ hồ sơ của Hội đồng chính phủ ban hàng theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 đã ghi “Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và công tác chuyên môn khác, nhưng đôi khi có làm công việc có liên quan đến công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công tác mình đã làm”. 2. Nguyên tắc và phương pháp lập hồ sơ. Để việc lập hồ sơ được tốt, vừa đảm bảo cho việc giải quyết công việc hàng ngày được thuận tiện, vừa đảm bảo yêu cầu tra tìm, nghiên cứu, sử dụng về sau. Khi lập hồ sơ phải theo những nguyên tắc thống nhất sau: 2.1. Nguyên tắc: - Tài liệu trong hồ sơ phải là tài liên hệ chặt chẽ với nhau về một vấn đề, một sự việc cụ thể. Hồ sơ lập ra phải thể hiện được sự hình thành trước sau của tài liệu văn kiện trong vấn đề mà hồ sơ nói đến. Phải biết được tài liệu xuất hiện trước là tài liệu đầu mối của vấn đề và tài liệu nào là tài liệu kết thúc vấn đề hay một sự việc của vấn đề này không để lẫn với sự việc vấn đề khác trong tập hồ sơ. Nguyên tắc này có ý nghĩa là cần bảo đảm sự hình thành khách quan của tài liệu văn kiện. Sở dĩ lập hồ sơ phải đảm bảo nguyên tắc này là vì một sự vật bao giờ cũng có quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc của nó. Nếu hồ sơ lập ra mà tài liệu có liên quan với nhau và phản ánh một sự việc thì hồ sơ đó có tác dụng lớn trong công tác khai thác. Ngược lại, nếu hồ sơ lập ra không đảm bảo yêu cầu trên thì rất khó khăn cho việc khai thác, có khi phản ánh sai vấn đề sự việc. - Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và giá trị tương đối đồng đều. Tài liệu văn kiện thường có nhiều giá trị khác nhau, có giá trị vĩnh viễn, có giá trị lâu dài, có giá trị tạm thời, thậm chí có tài liệu không có giá trị. Vì vậy, khi lập hồ sơ phải xét tài liệu nào có giá trị mới đưa vào hồ sơ. Điều 22 của bản điều lệ về công tác công văn - giấy tờ và công tác lưu trữ có nói : “Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập hồ sơ”. Phân biệt giá trị tài liệu khi lập hồ sơ sẽ làm cho chất lượng hồ sơ khi lập ra được tốt hơn. Sở dĩ cần phân biệt như vậy, bởi vì, những hồ sơ có giá trị vĩnh viễn và lâu dài cần được bảo quản chu đáo để phục vụ cho khai thác. - Tài liệu có giá trị đưa vào hồ sơ phải đồng đều có nghĩa là không được lẫn lộn quá nhiều tài liệu có giá trị cao hơn với tài liệu có giá trị thấp. Chẳng hạn trong một tập báo cáo, không thể để lẫn lộn tất cả báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm vào một hồ sơ. Vì các báo cáo ấy có giá trị khác nhau. Tuy nhiên cũng có thể có hồ sơ do mối liên hệ hoàn chỉnh của tài liệu mà phải có một vài tài liệu có giá trị cao thấp khác nhau. Hồ sơ lập ra là để khai thác, không những hiện tại mà lâu dài nữa. Vì thế, chúng ta cần tập trung làm tốt những hồ sơ có giá trị về khoa học, chính trị và lịch sử. Phân biệt giá trị trong các hồ sơ còn phần phục vụ cho công tác bảo quản thuận lợi. Vì nếu không phân biệt giá trị tài liệu trong hồ sơ thì chính ta phải giữ lại nhiều tài liệu hết giá trị. - Tài liệu của hồ sơ phải hoàn chỉnh, vì vấn đề, sự việc trong hồ sơ phải có đầu có đuôi thì người nghiên cứu mới có sở và hồ sơ mới có giá trị. - Hồ sơ phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ và hoạt động cơ bản của cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ quan đơn vị đều có chức năng, nhiệm vụ riêng do Nhà nước quy định. Tài liệu hình thành trong mỗi cơ quan đơn vị có nhiều loại: loại văn bản do cơ quan đơn vị sản sinh ra là chủ yếu, loại văn bản của cơ quan cấp trên, cơ quan cấp dưới, cơ quan liên quan gửi tới, loại văn bản có tính chất chung, loại để tham khảo... Vì vậy, không phải tài liệu trên đều phải lập hồ sơ mà phải chọn lọc những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình. Nếu có văn bản tài liệu nào không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ hoặc liên quan đến công việc của cơ quan, đơn vị mình giải quyết thì trả cho cơ quan, đơn vị hoặc người nào đó có trách nhiệm giải quyết vấn đề đó lập hồ sơ. Bốn nguyên tắc trên đây của việc lập hồ sơ không trách rời nhau, mà nó có mối liên hệ mật thiệt với nhau. Yêu cầu này làm tiền đề cho yêu cầu kia và ngược lại làm cho hồ sơ lập ra có khả năng phục vụ khai thác và nghiên cứu được chính xác. 2.2. Phương pháp lập hồ sơ. Phương pháp lập hồ sơ nới một cách khái quát là sự vận dụng một cách linh hoạt đặc trưng của tài liệu văn kiện để hình thành hồ sơ phù hợp với tính cách, nhiệm vụ và yêu cầu của việc nghiên cứu khai thác, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình. Sáu đặc trưng cơ bản đó là: a. Đặc trưng tên gọi: “Tên gọi” ở đây là tên gọi của văn bản, tài liệu như : quyết định, chỉ thị, báo cáo biên bản...Các văn kiện có cùng tên gọi có thể lập thành một hồ sơ. VD: Tập hồ sơ thông báo của trường trung học kinh tế kỹ thuật Nghệ An. Đặc trưng tên gọi của hồ sơ trên đây là “Thông báo” việc lập hồ sơ theo “tên gọi” yêu cầu cần phải thuần nhất tên gọi, nhưng nội dung có thể đề cập nhiều vấn đề khác nhau. Cho nên việc lập hồ sơ theo đặc trưng “tên gọi” chỉ có tác dụng trước mắt. Do vậy nên sử dụng hạn hữu, thường chỉ áp dụng cho một số văn kiện của cấp trên gửi về cho đơn vị, cơ quan mình, mà số lượng văn bản hàng năm không lớn lắm. b. Đặc trưng tác giả: Tác giả là tên cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức, cá nhân viết ra văn kiện, văn kiện cùng một tác giả có thể lập thành một hồ sơ dù là nội dung khác nhau. Hồ sơ lập theo đặc trưng “tác giả” thường ở các cơ quan, đơn vị trung bình, nhỏ, khối lượng tài liệu không nhiều, phạm vi hoạt động không rộng lắm. c. Đặc trưng vấn đề: Vấn đề là nội dung văn kiện nêu lên, các văn kiện có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc có thể lập thành hồ sơ. Tuy nhiên, vấn đề ở đây phải các định cho cụ thể, vấn đề nêu thuần nhất không quá phức tạp để tiện cho việc khai thác. Muốn xác định vấn đề cho tốt phải dựa vào chức năng, nhiệm vụ và từng mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị. Trong thực tế hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề là phổ biến vì phương pháp lập hồ sơ theo vấn đề dễ khai thác, nghiên cứu. d. Đặc trưng cơ quan giao dịch: Cơ quan giao dịch chỉ hai bên cơ quan trao đổi văn bản giải quyết các vấn đề công tác. Những văn kiện được hình thành trong quá trình trao đổi với cơ quan hữu quan thì lập thành một hồ sơ. Tuy nhiên, phải là những văn kiện cùng một sự việc mới lập thành một tập hồ sơ. đ. Đặc trưng đại dư: Địa dư chỉ các khu vực hành chính như: tỉnh, huyện, thị xã... Những văn kiện của nhiều tác giả ở cùng một khu vực lập thành một hồ sơ. VD: Kế hoạch sản xuất nông nghiệp 2001 của các xã... Lập hồ sơ theo “địa dư thường” là những khu vực do cơ quan mình chỉ đạo, quản lý. e. Đặc trưng thời gian: Những tài liệu của nhiều tác giả có nội dung về một vấn đề, một sự việc và cùng một thời gian có thể lập thành một hồ sơ. VD: Kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá của tỉnh Nghệ An năm 2002. Trên đây là phương pháp lập hồ sơ theo 6 đặc trưng. Trong thực tế, lập hồ sơ không thể vận dụng đơn thuần một đặc trưng mà cần kết hợp hai, ba đặc trưng, lấy một trong các đặc trưng ấy làm chủ yếu. 2.3. Lập hồ sơ công việc Lập hồ sơ công việc phải qua các bước sau: a. Mở hồ sơ: - Xác định những hồ sơ cần lập trong năm - Ghi tiêu đề hồ sơ vào bìa hoặc cặp đựng hồ sơ. b. Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: là cả một quá trình gắn với công việc: c. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ. + Sắp xếp theo thứ tự thời gian + Sắp xếp theo số công văn + Sắp xếp theo vần chữ cái + Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc d. Biên mục hồ sơ + Đánh số tờ trong hồ sơ + Ghi mục lục văn bản, tài liệu + Viết tờ kết thúc + Viết bìa hồ sơ, đưa mẫu bìa hồ sơ + Đóng hồ sơ 2.4. Lập hồ sơ nguyên tắc a. Yêu cầu của việc lập hồ sơ nguyên tắc: - Các văn bản trong hồ sơ nguyên tắc phải phản ánh từng vấn đề nghiệp vụ cụ thể. - Các văn bản trong hồ sơ phải đầy đủ - Văn bản tập hợp phải chính xác - Văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy b. Phương pháp lập hồ sơ nguyên tắc. - Phải xác định vấn đề nghiệp vụ cụ thể của cơ quan, đơn vị mà lập hồ sơ nguyên tắc cho phù hợp, làm sao có tác dụng cung cấp tài liệu nghiên cứu tham khảo thiết thực. - Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp các văn bản của 1,2,3 năm... - Việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ nguyên tắc thường theo thứ tự thời gian. - Hồ sơ nguyên tắc chỉ cần ghi tiêu đề và mục lục văn bản, không cần thực hiện các bước như lập hồ sơ công việc. - Hồ sơ nguyên tắc không nộp lưu trữ mà để luôn ở đơn vị làm tài liệu tra cứu hàng ngày. * Nộp lưu trữ hồ sơ. .Ý nghĩa của việc nộp lưu trữ hồ sơ .Để tra cứu sử dụng khi cần thiết .Để giữ gìn an toàn và bí mật - Đối tượng và thủ tục nộp lưu trữ hồ sơ .Đối tượng + Nộp lưu trữ hồ sơ công việc, không nộp lưu trữ hồ sơ nguyên tắc + Chỉ nộp lưu trữ hồ sơ công việc đã giải quyết xong .Thủ tục: + Nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan + Nộp hồ sơ vào kho lưu trữ trung ương hay địa phương 3. Công tác lập hồ sơ của cán bộ kế toán DNSX kinh doanh 3.1. Lập hồ sơ nguyên tắc: Gồm tất cả văn bản mang tính chất pháp quy, kể tên các văn bản pháp quy cấn thiết cho cán bộ kế toán doanh nghiệp sản xuất kinh doanh như: điều lệ tổ chức kế toán, hệ thống tài khoản, chế độ ghi chép ban đầu, biểu mẫu báo cáo thông kế kế toán, các thông tư, chỉ thị liên quan. 3.2. Lập hồ sơ công việc: Gồm văn bản, tài liệu mang tính chất công việc, kể tên các loại như: chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán... - Lập hồ sơ công việc: các hồ sơ cần lập trong năm. 4. Lập hồ sơ của cán bộ kế toán đơn vị HCSN 4.1. Lập hồ sơ nguyên tắc: Kể tên các loại văn bản pháp quy cần thiết cho cán bộ kế toán hành chính sự nghiệp : Điều lệ kế toán, hẹ thống tài khoản lập luật và chấp hành ngân sách, các thông tư, chỉ thị có liên quan. 4.2. Lập hồ sơ công việc: Công văn tài liệu mang tính chất công việc, kể tên các loại văn bản: chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, sổ sách kế toán, báo cáo kế toán... lập hồ sơ công việc; các hồ sơ cần lập trong năm. ***************************