Quản lý shop thời trang

KHẢO SÁT BÀI TOÁN 1. Hiện trạng cửa hàng Nguồn hàng nhập về của cửa hàng chủ yếu qua 2 mối chính là: Nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cần (có hóa đơn chứng từ ban giao hàng hóa, tiền và các giấy tờ đi kèm sản phẩm khác đầy đủ) 2. Mục tiêu hàng nhập: Các mặt hàng được tiêu thụ mạnh theo mùa trong năm(theo tháng). Các mặt hàng hợp thị hiếu. Từ các nguồn nhập có giá thành nhập thấp. Các mặt hàng của các cơ sở sản xuất hay người giao hàng có lượng sản phẩm lỗi ít. Các yếu tố của sản phẩm được chủ cửa hàng kiểm tra là: Số lượng của sản phẩm, chất lượng của sản phẩm. 3. Loại sản phẩm. Giá thành của các sản phẩm và cập nhật sự thay đổi về giá nhập. Xem xét các thông số kỹ thuật. Các giấy tờ đi kèm của sản phẩm. Các thông tin về số lượng, chất lượng, giá nhập, nơi nhập được lưu vào sổ theo dõi hàng. Hóa đơn nhập hàng theo bảng mẫu sau: 4. Bán hàng dựa trên hai hình thức bán lẻ và sỉ: Theo thể thức trao nhận tiền hàng trực tiếp tại cửa hàng giữa khách hàng và nhân viên cửa hàng có sổ thống kê các sản phẩm đã bán ra. Các yếu tố được kiểm tra trước khi bán là: Số lượng, chất lượng, loại hàng. Hoàn thiện các giấy tờ đi kèm của sản phẩm(khuyến mãi). Thuế của sản phẩm dựa trên các thuế được đánh vào cửa hàng. Các khách hàng nợ hàng đều được lưu trong sổ nợ. Các sản phẩm sau khi được bán đi sẽ được thay đổi lại số lượng trong sổ theo dõi hàng. Lưu theo dõi hàng. Các thông số về số lượng, lượng hàng trả lại của các sản phẩm trong theo dõi hàng đều được lưu lại trong sổ theo dõi hàng. Các thông số thường được chủ cửa hàng thống kê: Các mặt hàng bán chậm, các mặt hàng tồn theo dõi tháng quá lâu. Các mặt hàng bị trả lại hay bảo hành quá nhiều. Cửa hàng có hai loại là khách hàng vẳng lai và tiềm năng (tùy theo mỗi khách hàng có sự ưu đãi khi mua hàng khác nhau). Các yếu tố được thống kê, các yêu cầu của khách hàng về các loại sản phẩm. Các mặt hàng hợp thị hiếu, tổng hợp các khách hàng quen của cửa hàng. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG PHÁP GIẢI QUYẾT Để khắc phục các nhược điểm của mô hình hoạt động của shop thời trang ta phân chia hệ thống hoạt động ra các bước sau: 1. Quản lý danh mục: Các danh mục cần quản lý: Khách hàng. Hàng. Nhà cung cấp hàng. Danh sách khách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau: Tên khách hàng. Địa chỉ. Số điện thoại(nếu có). Bảng mẫu sau: STT Tên khách Điện thoại Địa chỉ Danh sách hàng được nhập vào gồm các thông tin sau: Tên hàng. Loại hàng. Đơn vị. Số lượng. Giá nhập. Giá bán. Ghi chú. Bảng mẫu sau: Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi chú Danh sách nhà cung cấp hàng được nhập vào gồm các thông tin sau: Tên nhà cung cấp. Địa chỉ. Số điện thoại. Bảng mẫu sau: Mã ncc Tên nhà cung cấp Điện thoại Địa chỉ 2. Nhập hàng: Nhập hàng từ nguồn cung cấp là người giao hàng hay là cơ sở sản xuất đều được nhập vào một một khung quy định mang đầy đủ thông tin về sản phẩm đã nhập(theo mẫu hóa đơn nhập). Các thông tin điền vào đây được lấy từ danh sách hàng, nhà cung cấp, và từ theo dõi hàng nếu có xuất hiện mặt hàng mới hay nhà cung cấp sản phẩm mới thì các thông tin về sản phẩm và nhà cung cấp sẽ thêm vào theo danh sách theo hai bảng sau: Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi chú Mã ncc Tên nhà cung cấp Điện thoại Địa chỉ Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi nhập hàng định kỳ theo bảng sau: Và sau khi nhập số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng theo bảng sau: Thông tin hàng được lưu ở kho hàng nào đều được lưu trong bảng này thông qua thông tin các kho của bảng kho theo bảng sau: Mã kho Địa chỉ Tên kho 2. Xuất hàng: Khi giao hàng nhân viên giao hàng sẽ điền đầy đủ thông tin về giao dịch vào hóa đơn mẫu bảng sau: Các thông tin về sản phẩm được tìm ở danh sách ở bảng sau: Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi chú Để giới thiệu cho khách hàng các thông tin về khách hàng mua hàng sẽ được tìm trong danh sách khách và có thể có các ưu đãi cần thiết. Nếu có xuất hiện khách hàng mới thông tin về khách sẽ thêm vào theo danh sách theo bảng sau: STT Tên khách Điện thoại Địa chỉ Thông tin về hàng trả lại cũng sẽ được kiểm tra và được lưu vào sổ theo dõi thong qua hai bảng sau: Các thông tin được nhập vào các bảng nói trên được lưu lại qua sổ theo dõi xuất hàng theo định kỳ theo bảng sau: Để có những quyết định trong các sản phẩm kinh doanh sắp tới cũng như phương thức hoạt động của cửa hàng. Thuế của các sản phẩm được định ra từ các hóa đơn thuế của cửa hàng theo mẫu bảng sau: Khi xuất số lượng của từng mặt hàng sẽ được thay đổi trong sổ theo dõi hàng theo mẫu bảng sau: 3. Các thông số được thống kê là: Danh sách khách hàng mua nhiều nhất được thống kê dựa vào danh sách xuất. Danh sách nhà cung cấp sản phẩm ít bị lỗi nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa. Danh sách mặt hàng bán chạy nhất thống kê dựa vào danh sách xuất. Danh sách mặt hàng bị lỗi nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng và danh sách hàng hóa. Danh sách mặt hàng tồn theo dõi hàng nhiều nhất dựa vào sổ theo dõi hàng. III. XÁC LẬP DỰ ÁN Lên kế hoạch Việc cần làm: Theo dõi hoạt động của cửa hàng (thời gian từ 2-3 ngày). Đưa ra các đánh giá và các cách thức để giải quyết các vấn đề tồn tại trong cửa hàng(thời gian thực hiện 2 ngày). Tìm hiểu các bảng biểu của cửa hàng(thời gian thực hiện 3-4 ngày). Tạo lập các sơ đồ luồng dữ liệu(thời gian thực hiện 3 ngày). IV. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG 1. Môi trường Bài toán quản lý shop cỡ vừa này được vận hàng bởi nhân viên bán hàng trong môi trường bán hàng trực tiếp Cơ cấu tổ chức: Chủ cửa hàng. Nhân viên bán hàng. Chức năng nhiệm vụ của từng vị trí Chủ cửa hàng: Chịu trách nhiệm kiểm kê hàng hóa nhập vào cả về số lượng, chất lượng kèm theo các thông tin về sản phẩm nhập vào vì vậy người chủ cửa hàng sẽ tham gia trực tiếp (thêm, sửa, xóa, tìm kiếm, thống kê ) vào các thông tin của danh sách nhập hàng, chịu trách nhiệm giám sát việc xuất hàng của cửa hàng người này sẽ kiểm tra thông qua bảng thống kê các hóa đơn bán hàng trong thời gian định kỳ và có thể thay đổi mọi thông tin. Kiểm tra các thông tin tổng hợp được để đề ra chiến lược phát triển. Chịu trách nhiệm trong việc nhập xuất sản phẩm ra và vào theo dõi hàng. Người chủ cửa hàng này sẽ làm trực tiếp trên thông tin bảng theo dõi hàng. Là người được xem và và thay đổi cũng như thêm mới mọi thông tin trên hệ thống. Nhân viên bán hàng: Người này chỉ được phép tìm kiếm các thông tin về sản phẩm trong bảng theo dõi hàng để biết thông tin chung về sản phẩm bán ra (số lượng, chất lượng, xuất sứ, loại, mã hàng ). Các thông tin này sẽ được nhân viên bán hàng sử lý trực tiếp (thêm, sửa, xóa) trên hóa đơn bán hàng sau khi bàn giao sản phẩm thì có nhiệm vụ thêm vào bảng thồng kê hóa đơn bán hàng định kỳ (chỉ được thêm, sửa, xóa mới). Nhân viên bán hàng có nhiệm vụ nhận lại các sản phẩm bị lỗi và tham gia trực tiếp vào dựa trên các thông tin có được từ bảng theo dõi hàng để điền vào bảng dưới Mã ncc Tên nhà cung cấp Điện thoại Địa chỉ Thông tin trong bảng theo dõi hàng gồm các thông tin mã hàng, tên hàng, số lượng còn, chất lượng, xuất sứ. V. HỆ THỐNG SHOP THỜI TRANG 1. Tính năng: Các thông tin bán hàng cũng như nhập hàng được kiểm kê rất chuẩn xác các sản phẩm ra và vào đều được kiểm soát toàn phần. Bất kỳ một giao dịch nào cũng đều có các hóa đơn chứng từ chuẩn của cửa hàng là đảm bảo. Các thông tin bán hàng được cập nhật rõ ràng giúp cho việc kiểm tra và giám sát của cửa hàng hoàn toàn dễ dàng, tránh thất thoát. Các thông tin cần thiết trước khi có bài toán được thống kê rất có ý nghĩa với cửa hàng như khách hàng nào là tiềm năng cho cửa hàng, các khách hàng lâu dài của cửa hàng, cơ sở sản xuất nào hay bị lỗi, quy chế cho các sản phẩm ra sao..v.v...Đây là một mặt mạnh của hệ thống giúp cửa hàng luốn nhập được mặt hàng có chất lượng tốt và có cách thức giao tiếp với khách hàng hợp lý. 2. Khảo sát nghiệp vụ của bài toán Quản lý danh mục Hóa đơn bán lẻ Danh mục khách hàng STT Tên khách Điện thoại Địa chỉ Hóa đơn nhập Danh mục hàng hóa Mã hàng Tên hàng Loại Đơn vị Ghi chú Hóa đơn nhập Danh mục nhà cung cấp sản phẩm Nhập hàng 1.Có hóa đơn Lập phiếu nhập(bảng 2.1) sửa Sổ theo dõi hàng 2.Người giao hang lưu Sổ nhập Xuất hàng 1.Khách hàng Lập hóa đơn bán sửa Sổ theo dõi hàng (bảng 2.4) 2.Biên lai thuế lưu Sổ xuất(bảng 2.3) Thống kê, báo cáo 1.Hóa đơn bán 2.Hóa đơn nhập `3.Sổ xuất Các danh sách thống kê 4.Sổ nhập 5.Sổ theo dõi hàng Bảng xuất hàng. Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi xuất. Bảng mẫu dữ liệu sổ theo dõi hàng. Bảng mẫu thuế. VI. CÁC SƠ ĐỒ LẬP ĐƯỢC KHI KHẢO 1. Chức năng quản lý Ta có cửa hàng cần quản lý các danh sách như hàng hóa, khách, nhà cung cấp. Ta cần lập ra chức năng quản lý danh mục bao gồm các thông tin chung là: khách hàng, hàng, nhà cung cấp. Các công việc chính của cửa hàng bao gồm: Nhập hàng Xuất hàng Quản lý hàng trong kho Ta lập ra các chức năng tương ứng quản lý đó là: Quản lý nhập hàng. Quản lý xuất hàng. Quản lý hàng. Chức năng quản lý nhập hàng bao gồm nhập hàng vào cửa hàng và in ra phiếu nhập nhằm tạo sự giằng buộc chịu trách nhiệm đối với sản phẩm của người cung cấp sản phẩm. Các nhiệm vụ cần có trong hệ thống nhập hàng bao gồm: Nhập In phiếu nhập Chức năng quản lý việc xuất hàng bao gồm các công việc xuất hàng, in phiếu xuất để khẳng định sản phẩm này là của cửa hàng bán ra để thuận tiện trong việc bảo hành cho khách hàng ngoài ra việc xuất hàng còn bao gồm công việc bảo hành và vận chuyển. Các nhiệm vụ cần có trong hệ thống xuất hàng bao gồm: Xuất. In phiếu xuất. Bảo hành. Vận chuyển. Các thông tin của cửa hàng cần phải được tìm kiếm và thống kê để những người có ảnh hưởng tới hệ thống có thể xem các thông tin cần thiết.Ta cần tạo lập chức năng tìm kiếm và thống kê. Từ phân tích trên ta có sơ đồ phân cấp chức năng sau. 2. Sơ đồ phân cấp chức năng Quản lý danh mục Mục tiêu: Chức năng quản lý danh mục là bao gồm quản lý các thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp và khách hàng. Có các chức năng thêm, sửa, xóa, tìm. Chức năng chỉ làm việc với các thông tin đầy đủ. Các thông tin này sẽ được truy xuất trực tiếp hỗ trợ cho việc nhập hàng xuất hàng thuận lợi và nhanh chóng. Đầu vào: Với thông tin khách hàng được lấy từ hóa đơn xuất , mặt khác ban đầu được lấy từ việc hỏi trực tiếp khách hàng và được cập nhật trực tiếp trên giao diện của chức năng. Với thông tin về hàng được lấy từ phiếu nhập của cửa hàng. Với thông tin về nhà cung cấp được lấy từ phiếu nhập của cửa hàng. Đầu ra: Các thông tin về khách hàng được lưu vào nguồn dữ liệu khách hàng. Các thông tin về hàng được lưu vào nguồn dữ liệu hàng. Các thông tin về nhà cung cấp được lưu vào nguồn dữ liệu nhà cung cấp Quản lý nhập hàng Mục tiêu: Tạo lập ra chức năng này để dễ dàng trong quản lý việc nhập một cách chính xác và chi tiết và in ra phiếu nhập nhằm tạo sự giằng buộc chịu trách nhiệm đối với sản phẩm của người cung cấp sản phẩm. Các dữ liệu được nhập vào đây được trực tiếp xử dụng để tạo lập ra danh sách nhập theo dõi theo định kỳ. Giúp cho cửa hàng dễ dàng theo dõi việc nhập hây rút ra xu thế hàng hóa và các đánh giá khác. Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm. Đầu vào: Đầu vào của chức năng này là phiếu nhập của cửa hàng, sổ kho, và cơ sở của danh mục lập được về hàng hóa và nhà cung cấp Đầu ra: Đầu ra của chức năng này là nhập vào cơ sở dữ liệu nhập Quản lý xuất hàng Mục tiêu: Nhằm đơn giản hóa chức năng bán hàng này và in ra phiếu xuất của cửa hàng để xác định xuất xứ của sản phẩm do cửa hàng mình cung cấp để phục vụ cho công việc bảo hành. Xác định các yêu cầu vận chuyển, bảo hàng. Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm. Đầu vào: Đầu vào của in phiếu xuất và xuất là hóa đơn xuất, sổ kho. Đầu vào của bảo hành bao gồm: hóa đơn xuất của cửa hàng, sổ theo dõi hàng. Đầu vào của vận chuyển là hóa đơn xuất Đầu ra: Đầu ra của quản lý xuất là hai cơ sở dữ liệu đó là xuất và bảo hành Quản lý hàng Mục tiêu: Quản lý các thông tin chung về hàng hóa hiện có trong cửa hàng(kho)như: số lượng, giá nhập, giá xuất. Các mặt hàng đã có thời gian trong kho lâu sẽ được lưu vào danh sách tồn kho. Có các chức năng thêm, sửa, xóa và tìm kiếm. Đầu vào: Đầu vào của chức năng này là phiếu nhập, phiếu xuất, danh sách bảo hành Đầu ra: Cơ sở dữ liệu quản lý hàng hóa và quản lý tồn kho Tìm kiếm, thống kê Mục tiêu: Giúp người dung nhanh chóng tìm thấy những thông tin mà họ cần tìm. Đầu vào: Đầu vào của chức năng này là tất cả các cơ sở dữ liệu đã lập được từ các chức năng trên Đầu ra: Danh sách các thông về các mặt khác nhau mà người dùng cần tìm Sơ đồ luồng dữ liệu Chức năng: Được biểu diễn bằng Oval có ghi tên chức năng. Tên chức năng = Động từ + Bổ ngữ Tên chức năng Biểu diễn: Các luồng dữ liệu: Là dòng chuyển dời thông tin vào ra của một chức năng nào đó Tên luồng = Danh từ + Tính từ Biểu diễn: Tên luồng dữ liệu Kho dữ liệu: Kho dữ liệu là thông tin cần lưu lại trong khoảng thời gian, để sau đó một hay vài chức năng xử lý hoặc tác nhân trong sử dụng. Nó bao gồm một nghĩa rất rộng các dạng dữ liệu lưu trữ. Tên kho = Danh từ + Tính từ Biểu diễn: Tác nhân ngoài: Là một thực thể ở bên ngoài hệ thống, nhưng có chức năng trao đổi thông tin với hệ thống. Tác nhân trong: = Động từ +Bổ ngữ Biểu diễn: Sơ đồ luồng dữ liệu hoạt động bán hàng của shop thời trang Sơ đồ luồng dữ liệu nhập hàng của shop thời trang 1. Mức 0: DFD mức khung cảnh (mức 0): Đây là mô hình hệ thống ở mức tổng quát nhất, ta xem cả hệ thống như một chức năng. Tại hệ thống này chỉ có duy nhất một chức năng. Các tác nhân ngoài và đồng thời các luồng dữ liệu vào ra từ tác nhân ngoài hệ thống là xác định. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 của quản lý shop thời trang 2. Mức 1: DFD mức đỉnh (mức 1) : Được phân rã từ DFD mức khung cảnh với các chức năng phân rã tương ứng mức 2 của DFD. Các nguyên tắc phân rã: Các luồng dữ liệu được đảm bảo an toàn. Các tác nhân ngoài bảo toàn. Có thể xuất hiện các kho dữ liệu. Bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội tại nếu cần thiết Sơ đồ 1 của quản lý shop thời trang 3. Mức 2: DFD dưới mức đỉnh phân rã từ DFD mức đỉnh. Các chức năng được định nghĩa riêng từng biểu đồ hoặc ghép lại thành một biểu đồ trong trường hợp biểu đồ đơn. Sơ đồ mức 2 của quan lý danh mục. Sơ đồ mức 2 của quản lý nhập hàng. Sơ đồ mức 2 của quản lý xuất hàng. Sơ đồ mức 2 của quản lý theo dõi hàng. VII: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ DỮ LIỆU A. Các mô hình và phương tiện biểu diễn dữ liệu Mô hình thực thể liên kết (ER) 1. ER kinh điển Trong ER kinh điển, có hai ràng buộc phải được thỏa mãn đối với kiểu thuộc tính: Giá trị duy nhât: mỗi thuộc tính của một thực thể có thể lấy một và chỉ một giá trị duy nhất. Giá trị sơ đẳng: giá trị thuộc tính không thể chia tách thành các thành phần nhỏ hơn (nghĩa là không thể định nghĩa một kiểu thuộc tính từ các kiểu thuộc tính khác, bằng cách hợp thành hay rút gọn). Thực thể được biểu diễn bởi một hình chữ nhật, gồm hai ngăn: ngăn trên chứa tên của kiểu thực thể, ngăn dưới chứa danh sách các thuộc tính của nó. Các kiểu thuộc tính hợp thành khóa của kiểu thực thể được gạch dưới và đặt lên đầu danh sách Các thực thể Biểu diễn các kiểu liên kết: Liên kết đệ quy: Là kiểu liên kết giữa một kiểu thực thể với chính nó, tức là kết nối các cặp phần tử trong cùng một kiểu thực thể. Nhiều kiểu liên kết giữa hai kiểu thực thể: Phải vẽ chúng riêng rẽ (không được nhập vào nhau) Kiểu liên kết có thuộc tính: Ghi danh sách các thuộc tính bên cạnh hình thoi. Cũng có thể vẽ thêm một hình chữ nhật hai ngăn (như một kiểu thực thể) ngăn tên có thể chứa tên kiểu liên kết hay bỏ trống, ngăn thuộc tính chứa danh sách các thuộc tính, bổ sung các thuộc tính khóa của kiểu thuộc tính tham gia liên kết. Hình chữ nhật này được nối với hình thoi bằng một hình đứt nét. Kiểu liên kết nhiều ngôi: Ít gặp hơn, nhưng cũng khó thể hiện hơn. Sơ đồ ERD kinh điển ER mở rộng Các điểm mở rộng đối với mô hình ER ( 3 điểm mở rộng) Các kiểu thuộc tính đa trị: là kiểu thuộc tính mà giá trị của nó đối với một thực thể có thể là một dãy hay một tập các giá trị đơn. Các kiểu thuộc tính phức hợp: Hướng mở rộng ho phép dùng các kiểu thuộc tính phức hợp, tạo thành bởi sự kết tập từ nhiều kiểu thuộc tính khác. Mặc định thì mỗi giá trị của kiểu thuộc tính phức hợp là sự ghép tiếp các giá trị của các kiểu thuộc tính sơ đẳng. Các kiểu thực thể con: Xuất hiện bởi yêu cầu khái quát hóa hay chuyên biệt hóa khi cần phân cấp các sự vật: Chuyên biệt hóa: Nếu trong một kiểu thực thể A, ta chỉ ra một tập B là tập con của A, mà các thực thể trong B vừa mang các kiểu thuộc tính chung của các thực thể trong A, lại vừa thêm một số các kiểu thuộc tính mới, ta nói đó là sự chuyên biệt hóa. B được gọi là kiểu thực thể con của kiểu thực thể A. Các kiểu thuộc tính của B bao gồm mọi kiểu thuộc tính của A cộng thêm các kiểu thuộc tính riêng của nó. ”B thừa kế các thuộc tính của A”. Khái quát hóa: Từ nhiều kiểu thực thể B,C,… ta rút ra các kiểu thuộc tính chung để lập một kiểu thực thể A (với các kiểu thuộc tính chung đó) sao cho B,C,… đều là kiểu thực thể con của A. Ø Nếu B là kiểu thực thể con của kiểu thực thể A, trong biểu diễn đồ họa, ta vẽ một mũi tên từ B tới A. Sơ đồ ERD mở rộng ER hạn chế Mô hình ER hạn chế tuy bị hạn chế nhiều về các hình thức diễn tả (do đó vận dụng khó hơn), nhưng lại rất gần với mô hình quan hệ và do đó dễ chuyển sang cài đặt với một hệ Quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ hơn. Các hạn chế: Đối với kiểu liên kết hai ngôi dạng: hay hay đều được chuyển về dạng: hay (không quan tâm đến min của lực lượng tham gia quan hệ) Đối với kiểu liên kết hai ngôi dạng: hay hay đều được chuyển về dạng: hay Đối với các kiểu liên kết nhiều ngôi (số ngôi >= 3) dạng: Với những hạn chế trên, trong mô hình ER hạn chế chỉ còn là một tập hợp các kiểu thực thể kết nối với nhau bởi các kiểu liên kết 1 - nhiều. Sơ đồ ERD hạn chế Sơ đồ ERD quan hệ