Quản lý hành chính nhà nước - Chương 4: Chức năng, phương pháp, hình thức của hành chính nhà nước

CHƯƠNG 4: CHỨC NĂNG, PHƯƠNG PHÁP, HÌNH THỨC CỦA HCNN Chức năng hành chính nhà nước Phương pháp thực hiện chức năng hành chính nhà nước Hình thức hoạt động của hành chính nhà nước I. Chức năng hành chính nhà nước Tổng quan về chức năng HCNN Nội dung chức năng hành chính nhà nước 1. Tổng quan về chức năng HCNN Khái niệm chức năng HCNN Phân loại chức năng HCNN 1.1. Khái niệm Nguồn gốc hình thành chức năng HCNN: Chức năng HCNN hình thành từ quá trình phân công chuyên môn hóa trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Chức năng HCNN là những phương diện hoạt động chủ yếu được hình thành thông qua quá trình phân công, chuyên môn hóa lao động của nền hành chính nhà nước nhằm thực thi quyền hành pháp. Lưu ý Chức năng HCNN phụ thuộc vào mối quan hệ giữa hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước với các cơ quan khác trong bộ máy nhà nước; Chức năng HCNN do Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm khác quy định; Phân định chức năng HCNN tổng quan và chức năng của từng cơ quan HCNN cụ thể. 1.2. Phân loại chức năng HCNN Mục đích phân loại: GT Các cách phân loại Các cách phân loại chức năng HCNN Dựa vào phạm vi thực hiện chức năng: CN đối nội CN đối ngoại Dựa vào tính chất hoạt động: CN lập quy CN hành chính Dựa vào các lĩnh vực cơ bản: CN chính trị CN kinh tế CN văn hóa – xã hội… Các cách phân loại CNHCN (tiếp) Dựa vào đối tượng phục vụ của HCNN: CN đối với nhân dân CN đối với nền kinh tế thị trường CN đối với xã hội… Dựa vào nhóm hoạt động CN bên trong CN bên ngoài 2. Nội dung của chức năng HCNN Chức năng bên trong (nội bộ, vận hành) Chức năng bên ngoài (điều tiết, can thiệp) 2.1. Chức năng bên trong của HCNN Lập kế hoạch Tổ chức bộ máy HC Nhân sự Ra quyết định HCNN Lãnh đạo Phối hợp Tài chính Báo cáo Kiểm soát (1) Chức năng lập kế hoạch Khái niệm: Lập kế hoạch là một tiến trình xác định mục tiêu, nhiệm vụ và cách thức tốt nhất để thực hiện mục tiêu của tổ chức HCNN. VD: KH hoạt động trong quý I năm 2011 của UBND tỉnh A. KH triển khai xây dựng nhà tình nghĩa của UBND huyện B (1) Lập kế hoạch (tiếp) Vai trò của lập kế hoạch: - Thống nhất mục tiêu - Kiểm soát hoạt động dễ dàng - Đối phó được với những biến động bên trong và bên ngoài tổ chức - Giảm thiểu rủi ro, tiết kiệm nguồn lực (1) Lập kế hoạch (tiếp) Quá trình lập kế hoạch: XD chương trình hành động XĐ mục tiêu Thẩm định XĐ nguồn lực XĐ nhu cầu xã hội Dự báo xu thế phát triển của TC XĐ các giải pháp tối ưu để đạt mục tiêu XD các bước đi cụ thể Lựa chọn người thẩm định Lựa chọn cách thức thẩm định XĐ các giải pháp tối ưu để đạt mục tiêu XD các bước đi cụ thể Lựa chọn người thẩm định Lựa chọn cách thức thẩm định (2) Chức năng tổ chức Khái niệm: Là một tiến trình gồm các hoạt động nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức hành chính hợp lý, phù hợp với mục tiêu, với nguồn lực, với môi trường và những mối quan hệ trong tổ chức. (2) Chức năng tổ chức (tiếp) Nội dung cơ bản: Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý Gọn nhẹ Tiết kiệm Thông suốt Phân công công việc cho cá nhân, bộ phận trong tổ chức Xây dựng mối quan hệ bên trong, bên ngoài tổ chức Quản lý sự thay đổi của tổ chức (3) Chức năng nhân sự` Khái niệm: Là quá trình tuyển dụng, sử dụng, phát triển, đánh giá nhằm tạo mọi điệu kiện thuận lợi cho con người trong các cơ quan HCNN đạt được mục tiêu đã đặt ra. Bản mô tả công việc Tên công việc Nhân viên cần báo cáo công việc cho ai Nhân viên này phụ trách ai Tóm tắt nhiệm vụ và trách nhiệm công việc Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho công việc. (4) Ra quyết định HCNN Ra quyết định bao gồm các công việc - Xác định vấn đề. - Điều tra, nghiên cứu, thu thập và xử lý thông tin - Phân tích, đánh giá tình hình làm căn cứ cho việc ra quyết định. - Dự đoán, lập phương án và lựa chọn phương án tốt nhất - Soạn thảo quyết định. - Thông qua quyết định. - Ban hành quyết định (5) Chức năng lãnh đạo Khái niệm: Là tiến trình gồm các hoạt động chỉ huy, hướng dẫn và thúc đẩy mọi người làm việc vì mục tiêu chung (5) Chức năng lãnh đạo (tiếp) Chỉ huy, hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc: - Xây dựng các chỉ dẫn cụ thể để nhân viên thực hiện các quyết định của cấp trên (bằng chỉ thị, mệnh lệnh). - Lên kế hoạch chi tiết cho từng hoạt động với tiến độ thực hiện cụ thể. Động viên, khuyến khích, tạo cơ hội cho nhân viên tham gia các hoạt động của tổ chức. (5) Chức năng lãnh đạo (tiếp) Các kỹ năng của nhà lãnh đạo - Kỹ năng quản lý thời gian - Kỹ năng giao tiếp - Kỹ năng thuyết trình - Kỹ năng quản lý theo tình huống - Kỹ năng uỷ quyền - Kỹ năng ra quyết định… Kỹ năng ủy quyền Các mức độ uỷ quyền: - Uỷ quyền hoàn toàn - Uỷ quyền chủ yếu - Uỷ quyền giới hạn - Uỷ quyền tối thiểu - Không uỷ quyền gì cả Uỷ quyền mang lại lợi ích gì cho nhà lãnh đạo? - Uỷ quyền gải phóng thời gian; - Uỷ quyền có thể phát triển nhân viên; - Uỷ quyền biểu hiện sự tin cậy và tin tưởng; - Uỷ quyền nâng cao chất lượng các quyết định; - Uỷ quyền tạo ra sự quyết tâm gắn bó, nguồn động viên và tinh thần hăng hái trong nhân viên. Điều gì ngăn cản việc uỷ quyền? Theo sự biện hộ của bạn: - Họ không đáng được uỷ quyền; - Họ không muốn có thêm việc; - Họ đã bằng lòng với những gì đang làm; - Họ đã được trả lương hậu để làm công việc của họ; - Họ có thế làm việc đó chừng nào họ trở thành nhà quản lý. Còn bây giờ thì không Điều gì ngăn cản việc uỷ quyền? Theo sự biện hộ của bạn: - Họ không đáng được uỷ quyền; - Họ không muốn có thêm việc; - Họ đã bằng lòng với những gì đang làm; - Họ đã được trả lương hậu để làm công việc của họ; - Họ có thế làm việc đó chừng nào họ trở thành nhà quản lý. Còn bây giờ thì không Điều gì ngăn cản việc uỷ quyền? Bạn có nỗi sợ hãi riêng: Nếu họ làm sai, tối sẽ bị khiển trách; Nếu họ làm tốt hơn tôi, có thể tôi sẽ không còn cần thiết nữa. Tôi có thể mất tiếng tăm mà tôi hiện có. Một số vấn đề khi uỷ quyền: -Xác định ủy quyền cái gì, không uỷ quyền cái gì - Uỷ quyền cho ai? - Kiểm soát việc uỷ quyền như thế nào? Kỹ năng hướng vào nhân viên Kỹ năng lắng nghe Kỹ năng khen ngợi và phê bình Kỹ năng động viên (6) Chức năng phối hợp Khái niệm: Là chức năng điều hòa hoạt động của các đơn vị lệ thuộc, thiết lập một sự liên lạc đơn giản nhưng hợp lý giữa các cá nhân, đơn vị trong cơ quan HCNN Chức năng phối hợp bao gồm các hoạt động: - Xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận trong cơ quan và các cơ quan hữu quan khác (nội quy, quy chế) - Thiết lập mối quan hệ liên lạc, thông tin đơn giản, hiệu quả giữa các bộ phận trong cơ quan (họp giao ban định kỳ, thông báo, báo cáo)... (7) Chức năng tài chính Khái niệm: Là quá trình tiến hành các hoạt động liên quan đến việc hình thành và sử dụng các nguồn tài chính trong cơ quan HCNN. (7) Chức năng tài chính (tiếp) Nội dung của chức năng: - Nuôi dưỡng và khai thác nguồn thu, nhất là thuế. - Dự trù kinh phí hoạt động hàng năm theo các chương trình, dự án được duyệt. - Sử dụng ngân sách một cách có hiệu quả, tiết kiệm. - Ngân sách được cấp đúng chế độ, đúng chủ trương phân cấp. - Quản lý chặt chẽ công sản bao gồm cơ sở vật chất, phương tiện làm việc và những vật tư cần thiết khác (8) Chức năng báo cáo: Khái niệm: Báo cáo là một phương tiện chủ yếu để nhà quản lý duy trì sự kiểm soát trách nhiệm và quyền hành đã ủy quyền cho cấp dưới Chức năng báo cáo là thiết lập các báo cáo định kỳ (tháng, quý, năm) và các báo cáo tổng kết dài hạn (2 năm, 5 năm, 10 năm) của cấp dưới trình lên cấp trên. Nó là cơ sở để cấp trên đánh giá hoạt động của cấp dưới. Nội dung báo cáo: Đánh giá việc thực hiện mục tiêu Số lượng, chất lượng, hiệu quả thực hiện công vụ. Hình thức báo cáo: Báo cáo chuyên đề Báo cáo thống kê Báo cáo bằng văn bản Báo cáo bằng miệng… (9) Chức năng kiểm soát Khái niệm: Là sự đo lường, đánh giá kết quả những công việc đã thực hiện so với những tiêu chuẩn quy định và áp dụng các biện pháp điều chỉnh cần thiết để tối thiểu hóa những sai lệch so với tiêu chuẩn (9) Chức năng kiểm soát (tiếp) Mục đích của kiểm soát: - Nhằm xác định rõ những kết quả đạt được; - Dự đoán chiều hướng vận động của từng bộ phận và toàn hệ thống; - Phát hiện những sai lệch so với tiêu chuẩn trong quá trình thực hiện những hoạt động hành chính; - Đồng thời áp dụng các biện pháp khắc phục, điều chỉnh kịp thời. (9) Chức năng kiểm soát (tiếp) Để thực hiện tốt chức năng này cần phải: - Thiết lập hệ thống kiểm tra có đủ thẩm quyền. - Công việc theo dõi, giám sát, kiểm tra, có tính toàn diện, liên tục, thuyết phục, công khai. - Phải phản ánh trung thực hiện trạng, góp phần nâng cao hiệu lực và hiệu quả hành chính nhà nước. 2.2. Chức năng bên ngoài của HCNN Chức năng đối với các ngành, các lĩnh vực trong xã hội. Chức năng cung ứng dịch vụ công. (1) Chức năng đối với các ngành và các lĩnh vực trong xã hội ĐÞnh h­íng ph¸t triÓn: x©y dùng vµ ban hµnh chiÕn l­îc, qui ho¹ch, kÕ ho¹ch ĐiÒu chØnh: t¹o m«i tr­êng ph¸p lý phï hîp (ban hµnh c¸c v¨n b¶n quy ph¹m ph¸p luËt, c¸c qui t¾c qu¶n lÝ, c¸c tiªu chuÈn, c¸c ®Þnh møc kinh tÕ kÜ thuËt) 1) Chức năng đối với các ngành và các lĩnh vực trong xã hội (tiếp) Chøc n¨ng khuyÕn khÝch, hç trî, ®iÒu tiÕt c¸c ngµnh, lÜnh vùc b»ng hÖ thèng c¸c c«ng cô vÜ m« nh­ ban hµnh chÝnh s¸ch, thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng tµi trî, qui ®Þnh h¹n ngh¹ch, nghiªn cøu, ®µo t¹o... Chøc n¨ng kiÓm tra, thanh tra: nh»m ph¸t hiÖn, ng¨n ngõa, xö lÝ vµ kh¾c phôc nh÷ng yÕu tè tiªu cùc ph¸t sinh trong ph¹m vi qu¶n lÝ cña ngµnh, lÜnh vùc (2) Chức năng cung ứng dịch vụ công Khái niệm Tính chất Phân loại Vai trò của HCNN trong cung ứng dịch vụ công. Rửa xe máy Chiếu sáng thành phố Gội đầu Vui chơi ở công viên Cung cấp nước cho người dân Chăm sóc sức khoẻ người già Giáo dục mầm non ở trường học tư Khái niệm Dịch vụ công là những dịch vụ phục vụ các lợi ích chung, thiết yếu, các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân và các tổ chức trong xã hội; do Nhà nước trực tiếp hoặc chuyển giao cho các tổ chức ngoài Nhà nước cung ứng Tính chất Phục vụ lợi ích chung, thiết yếu, quyền và lợi ích hợp pháp; Do Nhà nước chịu trách nhiệm: trực tiếp cung ứng hoặc chuyển giao cung ứng Đảm bảo sự công bằng và hiệu quả Phân loại Dịch vụ công gồm: - Dịch vụ công cộng; - Dịch vụ hành chính công. Dịch vụ công cộng: phục vụ lợi ích chung, thiết yếu của người dân, cộng đồng - Dịch vụ sự nghiệp: phục vụ nhu cầu về trí lực và thể lực (giáo dục, y tế, thể dục thể thao, vui chơi, giải trí) - Dịch vụ kinh tế - kỹ thuật (giao thông vận tải, điện nước, bưu chính viễn thông…) Dịch vụ hành chính công: xuất phát từ yêu cầu quản lý nhà nước trong việc thực hiện đáp ứng quyền và yêu cầu thực hiện nghĩa vụ của công dân. - Dịch vụ cho phép, cấp phép (cấp phép kinh doanh, xây dựng…) - Dịch vụ cấp đăng ký (khai sinh, kết hôn,…) - Ngăn chặn, phòng ngừa: kiểm tra tạm trú, tạm vắng… - Dịch vụ công chứng, chứng thực. Vai trò của HCNN trong cung ứng DVC 1. Định hướng hoạt động cung ứng dịch vụ công bằng chủ trương, chính sách (lĩnh vực nào NN trực tiếp cung ứng, lĩnh vực nào không). Các lĩnh vực NN trực tiếp cung ứng Có tiềm lực kinh tế và nguồn nhân lực lớn Các chủ thể ngoài NN ko muốn cung ứng vì lợi nhuận thấp Chủ thể ngoài NN cung ứng ko hiệu quả Nhà nước chưa thể chuyển giao Liên quan đến bí mật quốc gia 2. Điều tiết, can thiệp việc cung ứng dịch vụ công của các chủ thể ngoài NN 3. Kiểm soát chặt chẽ việc cung ứng dịch vụ công của chủ thể ngoài NN II. Hình thức hoạt động của HCNN Đọc tài liệu IV. Phương pháp thực hiện chức năng HCNN Khái niệm Nội dung các phương pháp thực hiện chức năng HCNN 1. Khái niệm Phương pháp thực hiện chức năng hành chính nhà nước là cách thức điều hành để đảm bảo việc thực hiện thẩm quyền của chủ thể hành chính nhà nước. Yêu cầu đối với PP QLHCNN Đa dạng và thích hợp Có tính khả thi Áp dụng mềm dẻo và linh hoạt Phù hợp với pháp luật 2. Nội dung các phương pháp QLHCNN Phương pháp giáo dục, thuyết phục; Phương pháp kinh tế; Phương pháp hành chính; Phương pháp tổ chức… 2.1. Phương pháp giáo dục thuyết phục Khái niệm: Là cách thức tác động của chủ thể quản lý hành chính nhà nước vào nhận thức, tình cảm nhằm nâng cao tính tự giác và khả năng làm việc của đối tượng quản lý. Hình thức thực hiện Thông qua phương tiện truyền thông Các sinh hoạt, hoạt động cộng đồng Hình thức giáo dục cá biệt Ưu điểm - Tính nhân văn cao - Hiệu quả cao - Tác dụng lâu dài Nhược điểm - Tác động chậm - Yêu cầu cao đối với chủ thể thuyết phục, giáo dục - Tốn kém 2.2. Phương pháp hành chính Khái niệm: Là cách thức điều hành của chủ thể quản lý hành chính nhà nước bằng việc đưa ra mệnh lệnh hành chính dứt khoát, bắt buộc thưc hiện đối với đối tượng quản lý Hình thức thực hiện Đưa ra quy tắc xử sự chung trong QLHCNN Quy định quyền và nghĩa vụ cho chủ thể QLHCNN Kiểm tra việc chấp hành pháp luật, thực hiện nhiệm vụ của đối tượng quản lý Thực hiện các biện pháp cưỡng chế nếu cần thiết Ưu điểm: - Tác dụng nhanh - Hiệu lực tức thì - Đảm bảo kỷ luật, trật tự của tổ chức Nhược điểm: - Cứng nhắc - Hạn chế tính sáng tạo, linh hoạt - Hiêu quả đôi khi không đảm bảo 2.3. Phương pháp kinh tế Khái niệm Là cách thức tác động của chủ thể quản lý hành chính nhà nước lên lợi ích của đối tượng quản lý thông qua việc sự dụng các đòn bẩy kinh tế. Hình thức Thưởng, phạt bằng lợi ích vật chất; Khuyến khích bằng chính sách thuế, trợ giá… Ưu điểm: - Tác dụng nhanh; - Hiệu quả cao; - Tăng tính tự giác và khả năng sáng tạo Nhược điểm: Không phải lúc nào cũng thực hiện được; Con người sẽ chạy theo lợi ích kinh tế, xem nhẹ đạo đức xã hội và trách nhiệm công dân. (Giải phóng mặt bằng làm đường ở các vùng quê)