Quản lý dự án trong quá trình thực hiện

QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN Lập kế hoạch dự án Công cụ lập kế hoạch Quản lý nguồn lực Kiểm soát dự án Điều chỉnh dự án NỘI DUNG Lập kế hoạch Khái niệm Xác lập thời gian biểu cho các nguồn lực cần thiết dể thực hiện dự án Mục đích Khi nào hoàn thành dự án? Hoạt động nào găng? Hoạt động nào có thể đẩy lùi và đẩy lùi bao lâu? Khi nào các hoạt động bắt đầu và kết thúc? Có thể tăng cường chi phí để rút ngắn thời gian của một số hoạt động hay không? Tại từng thời điểm của dự án, lượng tiền cần thiết là bao nhiêu? Lập kế hoạch Thông tin cần thiết cho lập kế hoạch Thời gian hoàn thành dự án dự tính Thứ tự các hoạt động Các mức kinh tế kỹ thuật Giới hạn về nguồn lực và tài chính Công cụ lập kế hoạch Sơ đồ Gantt Đơn giản Các dự án ít công việc Ứng dụng Cho biết thứ tự, độ dài, thời điểm bắt đầu và kết thúc từng hoạt động Tổng thời gian cần thiết để thực hiện dự án SƠ ĐỒ GANTT Thời gian hoàn thành dự án nhanh nhất là 22tuần VÍ DỤ Công cụ lập kế hoạch Sơ đồ Pert Công cụ mô tả mối quan hệ và thứ tự giữa các hoạt động về thời gian Khái niệm Mỗi hoạt động được biểu diễn bằng 1 và chỉ 1 mũi tên Hai hoạt động không thể trùng sự kiện đầu và sự kiện cuối Để đảm bảo logic của sơ đồ, mỗi hoạt động đưa vào mạng phải xác định được: Các hoạt động hoàn thành trước nó Các hoạt động tiến hành sau nó Các hoạt động xuất hiện đồng thời với nó Nguyên tắc xây dựng Công cụ lập kế hoạch Sơ đồ Pert Thời gian hoàn thành dự án nhanh nhất Là khoảng thời gian ngắn nhất từ sự kiện bắt đầu đến sự kiện j Là khoảng thời gian dài nhất từ sự kiện bắt đầu đến sự kiện j Thời gian sớm nhất của sự kiện j (Tjs ) Thời gian muộn nhất của sự kiện j (Tjm ) Ts bắt đầu = 0 Tskết thúc = Tmkết thúc = TG hoàn thành dự án nhanh nhất Tij: thời gian thực hiện công việc ij  Thời gian bắt đầu sớm công việc ij Early Start ESij = Tis Thời gian kết thúc sớm công việc ij Early Finish EFij = ESij + Tij = Tis + Tij Thời gian kết thúc muộn của công việc ij Late Finish LFij = Tjm Sơ đồ Pert Công cụ lập kế hoạch Thời gian bắt đầu muộn công việc ij Late Start LSij = LFij – Tij = Tjm – Tij Thời điểm bắt đầu và kết thúc công việc  Thời gian dự trữ tự do của công việc ij Free Slack Khoảng thời gian có thể trì hoãn thực hiện ij mà không ảnh hưởng đến sự kiện j FSij =Tjs - Tis –Tij Thời gian dự trữ toàn phần của công việc ij Total Slack Khoảng thời gian có thể trì hoãn tối đa của công việc ij TSij = LSij – Esij = LFij - Eij Sơ đồ Pert Công cụ lập kế hoạch Thời gian dự trữ của công việc B=3 D=7 A=5 C=8 F=4 G=5 E=7 Sơ đồ Pert  Sơ đồ Pert VÍ DỤ Thời gian dự trữ của công việc 6 6 1,4 E 1 1 3,4 D 3 2 1,3 B TS FS Ký hiệu Công việc Quản lý nguồn lực Theo dõi và kiểm tra nguồn lực sử dụng trong quá trình thực hiện dự án Tính sẵn có của các nguồn lực Phân bổ ngân sách Thời hạn hoàn thành công việc Quản lý nguồn lực Quản lý nguồn lực có tính đến thời hạn của dự án Phân bổ các nguồn lực có tính đến các điều kiện giới hạn Cân bằng nguồn lực Quá trình phân bổ lại khoảng trống của các hoạt động để giảm độ giao động trong việc huy độngcác nguồn lực Quản lý nguồn lực Quan hệ giữa thời gian và chi phí trong quản lý dự án Phương pháp giảm tổng chi phí của chương trình đẩy nhanh Các bước thực hiện Vẽ PERT và xác định đường găng trong chương trình đẩy nhanh Xác định thời gian dự trữ cho các công việc không găng Xác định thời gian có thể kéo dài các công việc không găng Xác định tổng chi phí có thể giảm được Quản lý nguồn lực Quan hệ giữa thời gian và chi phí trong quản lý dự án Phương pháp rút ngắn thời hạn hoàn thành dự án với chi phí tăng tối thiểu Các bước thực hiện Vẽ PERT và xác định đường găng trong chương trình bình thường Chọn trên đường găng công việc mà chi phí đẩy nhanh một đơn vị thời giantăng lên ít nhất để rút ngắn thời gian Xem có thay đổi đường găng không, nếu có phải xác định đường găng mới Lặp lại bước 3,4 cho đến khi thực hiện được mục tiêu của dự án Ví dụ Quan hệ giữa thời gian và chi phí trong quản lý dự án Quan hệ giữa thời gian và chi phí trong quản lý dự án VÍ DỤ 31.000 Phương pháp rút ngắn thời hạn hoàn thành dự án với chi phí tăng tối thiểu Quan hệ giữa thời gian và chi phí trong quản lý dự án VÍ DỤ Phương pháp rút ngắn thời hạn hoàn thành dự án với chi phí tăng tối thiểu Tổng chi phí thực hiện là = 49.000 - 5.000 =44.000$ Kiểm soát dự án Xác định sai lệch giữa kế hoạch đề ra và quá trình thực tế. Tiến độ thực hiện dự án SV = Ckl – Ckh SI = Ckl / Ckh SV > 0; SI >1 Vượt tiến độ SV = 0; SI=1 Đúng tiến độ SV 0; CI >1 Tiết kiệm chi phí CV = 0; CI=1 Chi đúng kế hoạch CV < 0; CI<1 Vượt chi phí Lập báo cáo Báo cáo theo cấu trúc công việc Làm rõ tình hình thực hiên từng công việc của dự án Lập báo cáo Báo cáo theo cấu trúc tổ chức Làm rõ tình hình thực hiên từng dự án của từng bộ phận tham gia dự án  Phương pháp dự tính ban đầu Phương pháp điều chỉnh Chi phí hoàn thành dự án Chtđc Điều chỉnh dự án Xác định lại thời hạn và chi phí hoàn thành dự án Giả định các công việc chưa thực hiện sẽ diễn ra đúng như kế hoạch ban đầu Giả định các công việc chưa thực hiện sẽ thay đổi Chtđc = Ctt+Ctđ = Chtkh - Ckl Thời gian hoàn thành dự án Thtđc Chtđc = Ctt+Ctđ (Ctt/ Ckl) Thtđc = Tkh+ Tkd Ví dụ Ngân sách của dự án Dòng tiền trong kế hoạch triển khai sớm 31.000 6.100 29.560 1.440 28.120 1.440 … … … … 10.398 1.827 8.571 1.114 7.457 1.114 6.343 2.114 4.229 2.114 2.114 2.114 Ví dụ Ngân sách của dự án Kế hoạch phân chia ngân sách cho các đơn vị Ví dụ Kiểm soát dự án Dự kiến thời hạn và chi phí cho các hoạt động trong tháng 1 Ví dụ Kiểm soát dự án Tình hình thực hiện trong tháng 1 Ví dụ Kiểm soát dự án Xác định chi phí thực tế, kế hoạch theo khối lượng thực hiện trong tuần của tháng 1 Ví dụ Kiểm soát dự án Giá trị của SI và CI cho tuần 1 - 4 Ví dụ Giá trị của SI và CI cho tuần 1 - 4 Kiểm soát dự án Ví dụ Lập báo cáo Báo cáo theo cấu trúc tổ chức Ví dụ Lập báo cáo Báo cáo theo cấu trúc công việc Điều chỉnh kế hoạch Ví dụ Dự tính chi phí hoàn thành kế hoạch Theo phương pháp dự tính ban đầu Chtđc = 7.400 + (31.000 – 6.128) = 32.272$ Theo phương pháp điều chỉnh Chtđc = 7.400 + 24.827*(7.400/6128) = 37.435$ Dự tính thời gian hoàn thành kế hoạch Theo báo cáo Công việc B thực hiện đúng tiến độ Công việc A vượt tiến độ 1 tuần Công việc E chậm tiến độ 2 tuần Thời gian hoàn thành dự án điều chỉnh là 21 tuần