Quản lý dự án phần mềm - Chương 3: Quản lý tổng thể dự án

08/09/2012 1 Chương 3: Quản lý tổng thể dự án 1 3.1. Quản lý tổng thể dự án 3.1.1 Xác định các nội dung trong QLDA 3.1.2 Xác định thành phần tham gia dự án 3.1.3 Xác định vai trò của các thành phần 2  Xác định nội dung 3.1.1 Xác định nội dung  Phạm vi dự án  Thời gian  Chi phí  Chất lượng  QL Nhân lực  QL Giao tiếp  QL Rủi ro  QL Mua sắm, thuê mướn Product Process Project People 4P 3  Xác định thành phần tham gia dự án – Người tài trợ dự án (PS- Project Sponsor). – Người quản lí dự án (PM- Project Manager) – Ban lãnh đạo (Senior Mangement) – Tổ dự án (PT - Project team). – Khách hàng – Các nhóm hỗ trợ 3.1.2 Xác định thành phần 4  Vai trò của các thành phần tham gia dự án: Người tài trợ cho dự án – Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho dừng (thất bại) giữa chừng. – Bổ nhiệm người quản lí dự án. – Thiết lập các mục tiêu nghiệp vụ của dự án và đảm bảo rằng những mục tiêu này được đáp ứng. – Ký các hợp đồng pháp lí. 3.1.3 Vai trò của các thành phần 5  Vai trò của các thành phần tham gia dự án: Người quản lý dự án – Hoàn thành dự án. – Hiểu yêu cầu của khách hàng. – Quản lí dự án để hoàn thành các mục đích và mục tiêu đã đề ra. – Báo cáo hiện trạng dự án cho người tài trợ dự án và những đơn vị liên quan. – Xác lập và tổ chức đội hình thực hiện dự án. – Đảm bảo chất lượng và nội dung của tất cả sản phẩm bàn giao. – Quản lí mọi thay đổi của dự án. – Quản lí và kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất lượng và chi phí. 6 3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt) 08/09/2012 2  Vai trò của các thành phần tham gia dự án: Tổ dự án – Hỗ trợ cho PM để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ năng (skill) và năng lực (talent). – Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực hiện dự án, các công việc phải làm, các sản phẩm chuyển giao, và các ước lượng. – Hoàn thành các công việc như được xác định trong bản kế hoạch dự án. – Báo cáo hiện trạng cho người quản lí dự án. – Xác định những thay đổi. 7 3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)  Vai trò của các thành phần tham gia dự án: Khách hàng – Thụ hưởng kết quả dự án. – Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án. – Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án. – Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo thành công. – Nghiệm thu và ký nhận sản phẩm bàn giao. 8 3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)  Vai trò của các thành phần tham gia dự án: Thành công phụ thuộc vào yếu tố con người. 9 3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt)  Lập ma trận trách nhiệm Công việc Tên Công việc X Công việc Y Công việc Z ... Ng Văn A A A A Lê thị B P I R Cao văn C I P I Vũ văn D C R N Phạm văn E R R N Trần thị F R C P A (Approving): Xét duyệt P (Performing): Thực hiện R (Reviewing): Thẩm định I (Informing): Báo cho biết C (Contributing): Đóng góp N (No) 10 3.1.3 Vai trò của các thành phần (tt) 3.2.1 Xác định mục đích và mục tiêu dự án 3.2.2 Xây dựng tài liệu phác thảo dự án (SOW - Statement of Work) 3.2.3 Tài nguyên dự án 3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng 3.2.5 Chất lượng 3.2.6 Kết luận 3.2. Lập kế hoạch chiến lược và lựa chọn dự án 11  Xác định mục đích và mục tiêu – Mục đích (Goals) là những mô tả dự án sẽ đạt tới cái gì. Mục đích nói chung không đo được. – Mục tiêu (Objectives) là các tập hợp con (có thể đo được) của mục đích. Việc đạt tới một mục tiêu sẽ nói lên rằng việc đạt tới mục đích tổng thể của dự án đã đi đến mức nào. 3.2.1 Xác định mục đích & mục tiêu (tt) C¸c môc tiªu §éi dù ¸n 12 08/09/2012 3 Xác định mục đích và mục tiêu – Ví dụ: Dự án xây dựng cầu o Mục đich: Xây dựng một cái cầu hiện đại qua sông Trà Khúc giữa cầu Trường Xuân và cầu Trà Khúc 1 trong khoảng thời gian và trong phạm vi ngân sách. o Các mục tiêu hỗ trợ cho mục đích này:  Cầu chở được xe ô tô có tải trọng tối đa 15 tấn  Trọng lượng cầu cần nhẹ hơn 20% so với các cây cầu hiện nay có cùng chiều dài  Tuổi thọ của cầu phải đảm bảo trên 50 năm  Đảm bảo cho 4 làn xe ô tô chạy, 2 làn xe máy, 2 làn người đi bộ  Kinh phí cấp phát 5 triệu đô la  Cầu sẽ xây xong trước ngày 2 tháng 9 năm xxxx.  v.v... 3.2.1 Xác định mục đích và mục tiêu (tt) 13  Xác định mục đích và mục tiêu – Ví dụ: Đề án TH hoá QLHC Nhà nước, 2001- 2005 o Mục đích: Xây dựng và đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử của Đảng và Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả điều hành của Chính phủ. o Các mục tiêu dự án  Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ  Đào tạo tin học cho lực lượng cán bộ viên chức trong các cơ quan quản lý nhà nước  Xây dựng các cở sở dữ liệu quốc gia  Kinh phí: 1000 tỉ đồng  Thời gian: hoàn thành trong 5 năm, từ 2001 - 2005 3.2.1 Xác định mục đích và mục tiêu (tt) 14  Tài liệu phác thảo dự án (SOW - Statement of Work): gồm các nội dung sau – Đề cương dự án: nêu vấn đề để cấp trên hoặc khách hàng chấp nhận – Nghiên cứu khả thi: chứng minh rằng dự án có thể thực hiện được về mặt kinh tế - kỹ thuật. Mục đích là được cấp trên hoặc khách hàng thông qua – Tài liệu yêu cầu: làm rõ các yêu cầu, trên cơ sở đó mới có thể ước lượng được chi phí và thời gian. – Danh sách rủi ro để dự phòng, đối phó – Đề xuất: ước lượng ban đầu về thời hạn, giá thành, sản phẩm 3.2.2 Tài liệu phác thảo dự án 15  Là tài liệu đầu tiên nhằm phác thảo nên một dự án để thuyết phục cấp trên hoặc khách hàng xem xét để đi đến một dự án.  Nội dung: nhấn mạnh vào lợi ích có thể có, Không đi sâu vào kỹ thuật, không đi sâu vào tính khả thi (vì không phải là lúc quyết phải đầu tư như thế nào), dự toán có thể không chính xác.  Cần lưu ý rằng khi viết đề cương thì ta đang đứng với vai trò người đầu tư, nhưng trên thực tế thì người xây dựng đề cương rất có thể là người đang nhằm sau này sẽ là người thực hiện dự án này. Đề cương dự án 16 Đề cương dự án (tt)  Mẫu đề cương của một dự án  Tên dự án  Đơn vị chủ trì  Các căn cứ  Căn cứ pháp lý  Tình hình: nhiệm vụ liên quan đến dự án, hiện trạng (về thiết bị, tổ chức con người, quy trình, phần mềm, thông tin), yêu cầu)  Tính cần thiết của dự án  Mục tiêu  Phạm vi  Nội dung  Chức năng cần đạt được  Hạng mục cần thực hiện  Mô tả hiệu quả dự kiến  Hiệu quả nghiệp vụ  Hiệu quả kinh tế - xã hội  Dự toán sơ bộ và lịch trình sơ bộ  Kết luận: Về lợi ích, khả năng thực hiện và kiến nghị cấp trên cho triển khai dự án  Các phụ lục: Làm rõ thêm dự án nhưng không để trong dự án làm rối. 17  Mục tiêu của nghiên cứu khả thi là chứng minh tính khả thi của dự án để thuyết phục người đầu tư hoặc lãnh đạo đầu tư triển khai dự án.  Phân biệt dự án khả thi và hồ sơ (tài liệu) nghiên cứu khả thi. – Hồ sơ nghiên cứu khả thi làm rõ công việc có nên làm hay không và có làm được hay không (khả thi) về các phương diện kinh tế, kỹ thuật. Nếu được thì chi phí bao nhiêu và lợi ích ra sao. Hồ sơ nghiên cứu khả thi xem căn cứ pháp lý, tính cần thiết của dự án, mục tiêu phạm vi là đã được nêu và được chấp thuận. – Dự án khả thi sẽ bao gồm một phần nội dung như ở đề cương dự án ví dụ tên, đơn vị chủ trì (đơn vị phối hợp), kinh phí, thời hạn, cơ sở pháp lý, tình hình hiện tại, sự cần thiết, mục tiêu, phạm vi của dự án và hồ sơ nghiên cứu khả thi. Nghiên cứu khả thi 18 08/09/2012 4 Nghiên cứu khả thi (tt)  Mẫu HS nghiên cứu khả thi của một dự án  Đặt vấn đề  Hiện trạng và yêu cầu  Một số giải pháp kỹ thuật  Chức năng  Giải pháp kiến trúc  Giải pháp môi trường  Đánh giá các giải pháp về mặt kỹ thuật và tài chính (có thể trình bày đan xen trong trình bày giải pháp)  Lựa chọn giải pháp tối ưu đồng thời chỉ ra tính khả thi về kỹ thuật  Tính khả thi về tổ chức  Đưa ra phương thức tổ chức triển khai thông qua đó thể hiện tính khả thi  Cũng có thể dự kiến lịch trình triển khai  Khả thi về tài chính (chi phí):  Không phải nêu trong hồ sơ vì chi phí sẽ được cấp trên hoặc đơn vị chủ trì quyết định. Về nguyên tắc người lập hồ sơ là cung cấp thông tin về chi phí chứ không thể quyết định  Tuy nhiên phải lập dự toán  Kết luận  Phụ lục (nếu cần thiết) 19  Nếu như đề cương dự án và nghiên cứu khả thi để thuyết phục đầu tư thì tài liệu yêu cầu nhằm cho người sử dụng và người phát triển.  Mục đích: – Xác nhận yêu cầu với khách hàng. – Chuẩn bị cho người phân tích và thiết kế hệ thống. – Làm tài liệu kiểm thử.  Tài liệu cần viết rõ ràng, sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ. Tài liệu yêu cầu 20  Mẫu hồ sơ tài liệu yêu cầu  Giới thiệu chung: giới thiệu về nhiệm vụ, tổ chức, lịch sử phát sinh vấn đề, môi trường  Mục tiêu của dự án  Các ràng buộc  Mô tả các chức năng chính và tính năng  Các yêu cầu khác: tần suất giao dịch, khối lượng thông tin xử lý, người sử dụng thông tin,  Đầu vào: nêu các dữ liệu đầu vào. Có thể chưa đầy đủ và cần khảo sát thêm.  Đầu ra: xác định các thông tin cung cấp cho khách hàng, các báo cáo, các tài liệu, tương tác với các hệ thống khác  Ảnh hưởng: sự thay đổi về tổ chức hay nghiệp vụ khi triển khai hệ thống Tài liệu yêu cầu (tt) 21  Rủi ro khách quan  Rủi ro chủ quan  Rủi ro là điều không thể tránh khỏi: – Phòng ngừa hơn là chữa trị. – Đánh giá rủi ro theo thời kỳ trong suốt vòng đời dự án. – Kết hợp chặt chẽ một quy trình liên tục về xác định rủi ro, phân tích, quản lý và rà xét. – Không đi quá giới hạn và kết thúc không chính xác. – Mức hợp lý của quản lý rủi ro chuẩn sẽ không tốn những nỗ lực vô lý. Danh sách rủi ro 22  Rủi ro dự án là mối đe doạ cho kế hoạch dự án: cá nhân (nhân viên, tổ chức), tài nguyên, khách hàng, và những yêu cầu và ảnh hưởng của chúng.  Rủi ro nghiệp vụ là mối đe doạ khả năng tồn tại của sản phẩm được xây dựng. – Thị trường – Chiến lược – Quản lý – Ngân sách  Rủi ro kỹ thuật là mối đe doạ chất lượng và tính đúng đắn của sản phẩm được sản xuất. Rủi ro kĩ thuật được tìm ra trong thiết kế, cài đặt, giao diện, sự kiểm tra, và vấn đề bảo trì. Danh sách rủi ro (tt) No Tên rủi ro Xác xuất Xảy ra Mức độ ảnh hưởng Theo dõi Biện pháp giảm nhẹ 1. 2. n. 23  Ước lượng – Thời gian – Giá thành – Sản phẩm Đề xuất Product Process Project People 4P 24 08/09/2012 5  Trang thiết bị, phụ kiện.  Nguồn lực. 3.2.3 Tài nguyên dự án 25  Ngày bắt đầu  Ngày kết thúc  Kế hoạch  Mốc thời gian quan trọng: – Mốc thời gian hoàn thành công việc – Mốc thời gian bắt đầu một công việc 1987 2002 2000 1998 1992 3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng 26 3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng (tt) M1 Mn Mn-1 M3 M2 27 Milestone 3.2.5 Chất lượng 1987 2002 2000 1998 1993 1992 Mục đích Phương pháp luận Chất lượng Chuẩn hóa Công cụ Vậy thế nào là chất lượng của một sản phẩm? Đo chất lượng như thế nào? Làm thế nào để có một sản phẩm chất lượng? Chất lượng” là một trong những yếu tố quan trọng mà NSD đánh giá hệ thống thông tin. 28 3.2.6 Kết luận  Xác định các thành phần và vai trò của các thành phần tham gia dự án. – Con người quyết định sự thành công.  Định hướng là điều sống còn cho hoàn thành mọi công việc.  Cách tốt nhất là bắt đầu dự án bằng: Mục đích, mục tiêu.  Quản lý dự án cần chính thức hoá chúng bằng văn bản gọi là tài liệu phát thảo dự án. 29