Quản lý dự án - Phần 1: Tổng quan về quản lý dự án

háp sx: + Bản chất của kỹ thuật sản xuất. + Tay nghề của người lao động, khả năng tiếp thu kỹ thuật. + Yêu cầu NVL, năng lượng sử dụng. + Khả năng chuyển sang sx các mặt hàng khác. + Nhà cung cấp, cách cung cấp và quyền SHCN. + Yêu cầu về vốn và ngoại tệ b. Lựa chọn kỹ thuật và pp sản xuất: 64 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3.3. Máy móc và thiết bị ØMáy móc được lựa chọn theo các tiêu chuẩn: ü Phù hợp với quy trình công nghệ ü Chất lượng tốt. üGiả cả phải chăng, hợp với vốn đầu tư. ü Tuổi thọ và công suất phù hợp. ü Phù tụng thay thế (10-20% chi phí TB), chi phí sửa chữa. 65 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3.4. Công suất của dự án ØKhái niệm: Là số sản phẩm sx được trong một đơn vị thời gian. ØViệc xác định công suất dựa vào: üNhu cầu tiêu thụ sản phẩm üKỹ thuật sản xuất và máy móc thiết bị üKhả năng cung ứng nguyên vật liệu üChi phí đầu tư và sản xuất o Phân biệt các loại công suất: thực tế, danh nghĩa,.. Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 66 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3.5. Nguyên vật liệu Bao gồm các nguyên vật liệu chính, phụ, vật liệu bao bì đóng gói. Nghiên cứu: ØLoại NVL được sử dụng trong dự án. ØĐặc tính và chất lượng. ØNguồn và nhu cầu cung cấp. ØGiá mua ØKế hoạch cung ứng và chuyên chở 67 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3.6. Cơ sở hạ tầng ØNăng lượng. ØNước. ØHệ thống giao thông, thông tin liên lạc. ØHệ thống xử lý chất thải, khí thải bảo vệ môi trường. ØHệ thống an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy. > ảnh hưởng đến vốn đầu tư và chi phí sản xuất của dự án 68 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3.7. Lao động, trợ giúp kỹ thuật nước ngoài ØLao động: üNhu cầu và nguồn lao động. üLương, chế độ lao động, tiền lương đp. üĐiều kiện sống, BHXH. üTrình độ, tay nghề của người lao động. ØSự trợ giúp của chuyên gia nước ngoài khi tiếp nhận kỹ thuật, thiết kế, thi công lắp đặt, chạy thử máy, đào tạo CN 69 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3.8. Địa điểm thực hiện dự án Căn cứ vào 4 yếu tố sau: ØChính sách nhà nước. ØVấn đề cung cấp nguyên vật liệu và tiêu thụ sản phẩm. ØCơ sở hạ tầng. ØMôi trường tự nhiên, kinh tế xã hội. Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 70 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3.9. Đất đai và xây dựng nhà xưởng ØXây dựng các công trình nhằm tạo điều kiện và đảm bảo cho dây chuyền thiết bị sản xuất, công nhân hoạt động có hiệu quả và an toàn 3.10. Xử lý chất thải gây ô nhiễm môi trường ØNghiên cứu nguồn gốc chất thải. ØKhả năng thu hồi, điều hoà lưu lượng ØPP xử lý thích hợp ØChi phí thực hiện xử lý chất thải 71 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 4. Nghiên cứu về tài chính ØThông qua phân tích tài chính, ta xác định quy mô đầu tư, cơ cấu các loại vốn, nguồn tài trợ cho dự án; tính toán thu chi lỗ lãi, những lợi ích mang lại cho chủ đầu tư. ØPhân tích tài chính là quá trình nghiên cứu đánh giá dự án trên góc độ lợi ích của chủ đầu tư cho dự án 72 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 4. Nghiên cứu về tài chính 1. Xác định tổng vốn đầu tư,cơ cấu vốn đầu tư, nguồn tài trợ và chi phí vốn. 2. Xác định các khoản thu, chi, lợi nhuận 3. Xác định các chỉ tiêu hiệu quả đầu tư 4. Phân tích khả năng huy động vốn và thanh toán của dự án 5. Phân tích độ nhạy của dự án 73 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phân tích tài chính Xác định tổng vốn đầu tư,cơ cấu vốn đầu tư, nguồn tài trợ và chi phí vốn. Tổng mức đầu tư của dự án: - Vốn cố định - Vốn lưu động - Dự phòng vốn đầu tư - Lãi trong thời gian xây dựng - Thuế VAT Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 74 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phân tích tài chính Xác định tổng vốn đầu tư, cơ cấu vốn đầu tư, nguồn tài trợ và chi phí vốn. - Nguồn tài trợ, chi phí nguồn vốn dự án WACC (Weighted Average Cost of Capital) - WACC = (E/V) * Re + ( D/V ) * Rd * (1-Tc) - Nguồn vốn chủ sở hữu. Chi phí vốn chủ sở hữu là chi phí cơ hội. - Nguồn vốn vay. Chi phí là lãi vay 75 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Dòng tiền dự án (CF) ü Biểu đồ Trục hoành: các mốc thời gian của dự án Trục tung : các giá trị của dòng tiền dự án Chiều âm (hướng xuống): chi phí Chiều dương (hướng lên): doanh thu 0 1 2 3 4 5 t 76 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Dòng tiền dự án (CF) ü Bảng 77 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Cách tính n Lợi nhuận trước thuế: CFBT = Bt – Ct n Lợi nhuận sau thuế: = CFBT – IT n Thuế thu nhập: IT = TI * r n Thu nhập chịu thuế: TI = CFBT – khấu hao n Thuế suất thu nhập: r Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 78 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Chỉ tiêu đánh giá nNPV (Net Present Value): Giá trị hiện tại thuần (ròng) (ko/có chiết khấu) n IRR (Internal Rate of Return): tỷ suất nội hoàn nThời gian hoàn vốn 79 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Bảng qui đổi giá trị dòng tiền 80 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án80 Dòng tiền tài chính DAĐT trường hợp không vay vốn Vốn đầu tư TSCĐ: 500 Dòng tiền trước thuế Thuế suất ts : 20% Khấu hao đều trong 5 năm Hệ số chiết khấu 10% 82 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 5. Nghiên cứu tổ chức và quản lý ØQuy chế pháp lý của nhà đầu tư ØCơ cấu tổ chức dự án ØKhả năng của ban giám đốc dự án Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 83 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 6. Nghiên cứu (phân tích) kinh tế xã hội ØPhân tích Kinh tế dự án là việc xem xét đánh giá chi phí và lợi ích mà dự án mang lại cho toàn bộ nền kinh tế (chính là việc đánh giá hiệu quả của dự án trên quan điểm toàn bộ nền kinh tế). ØGiống như phân tích tài chính, phân tích kinh tế cũng là việc so sánh lợi ích và chi phí của dự án, nhưng trên cơ sở đóng góp cho các mục tiêu phát triển của nền kinh tế ØKhác với phân tích tài chính ? 84 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phân tích kinh tế xã hội ØMục đích: Nhằm thuyết phục các cấp chính quyền, các tổ chức tài trợ quyết định tài trợ hay cho phép thực hiện dự án ØMục tiêu của phân tích kinh tế xã hội là xác định vị trí cụ thể của dự án trong tổng thể kế hoạch phát triển nền kinh tế quốc dân ØTrong từng giai đoạn, các mục tiêu có thể thay đổi, do vậy các tiêu chuẩn đánh giá kinh tế xã hội cũng thay đổi 85 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phạm vi áp dụng ØPhân tích kinh tế thường được sử dụng để đánh giá và lựa chọn các dự án sau: üCác dự án mang mục đích công ích üCác dự án có liên quan đến sự tài trợ của nhà nưóc, hay của các tổ chức viện trợ phát triển của quốc tế. ØVì vậy nhà nước cũng như các cơ quan có thẩm quyền cũng sử dụng phân tích kinh tế để thẩm định các dự án đầu tư. 86 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Nội dung phân tích KT-XH Nội dung nghiên cứu (phân tích) KT-XH thường đề cập đến: ØKế hoạch và chiến lược phát triển nền KT. ØTổng sản phẩm xã hội. ØNgoại thương. ØViệc sử dụng các yếu tố sản xuất ØCải thiện cơ cấu kinh tế. ØPhát triển địa phương, xã hội Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 87 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các chỉ tiêu đánh giá sự đóng góp của dự án với sự phát triển nền KT ØGiá trị sản phẩm gia tăng (trực tiếp và gián tiếp). ØHiệu quả kinh tế vốn đầu tư. ØMức độ sử dụng nhân công trong nước ØĐóng góp cho ngân sách nhà nước. ØTiết kiệm ngoại tệ và tăng thu ngoại tệ. Ø ảnh hưởng của dự án đối với môi trường sinh thái. 88 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phần 3 Tổ chức dự án 89 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tổ chức dự án n Cấu trúc tổ chức bên trong và bên ngoài dự án n Các công cụ trong tổ chức dự án n Quản lý các bên liên quan (stakeholders) n Xung đột và giao tiếp trong dự án 90 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Cấu trúc tổ chức dự án n Trong phạm vi tổ chức mẹ, một dự án cụ thể có thể được tổ chức theo : lCơ cấu chức năng lCơ cấu các (nhóm) dự án riêng biệt lCơ cấu ma trận n Sự khác nhau giữa các cấu trúc này : lQuyền hạn và trách nhiệm được giao cho nhóm dự án lKênh phối hợp, thông tin và yêu cầu lQuan hệ giữa nhóm dự án và các đơn vị chức năng trong tổ chức mẹ Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 91 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tổ chức kiểu chức năng Giám đốc điều hành Đvị quản lý chức năng Đvị quản lý chức năng Đvị quản lý chức năng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Điều phối Dự án 93 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tổ chức kiểu dự án Giám đốc Điều hành Ban quản lý Dự án X Dự án Y Dự án Z Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Điều phối Dự án 95 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tổ chức kiểu ma trận yếu Giám đốc điều hành Đvị quản lý Chức năng Đvị quản lý Chức năng Đvị quản lý Chức năng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Điều phối dự án Nhân viên Nhân viên 96 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tổ chức kiểu ma trận cân bằng Giám đốc điều hành Đvị quản lý Chức năng Đvị quản lý Chức năng Đvị quản lý Chức năng Nhân viên Nhân viên Quản lý dự án Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Điều phối dự án Nhân viên Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 97 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tổ chức kiểu ma trận mạnh Giám đốc điều hành Đvị quản lý các dự án Đvị quản lý Chức năng Đvị quản lý Chức năng GĐ dự án GĐ dự án GĐ dự án Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Điều phối dự án Nhân viên 99 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tính liên tục trong cấu trúc dự án Thành viên Part-time Thành viên Full-time Chức năng Ma trận Dự án điều phối quản lý giám đốc 100 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Lựa chọn tổ chức cho dự án n Mỗi cấu trúc tổ chức dự án đều có các ưu và nhược điểm. Các điều tra nghiên cứu có khuynh hướng ủng hộ cho cấu trúc dự án và ma trận n Sự lựa chọn tốt nhất phải cân bằng được lợi ích giữa dự án và tổ chức mẹ, và lựa chọn theo các yếu tố: l Lợi ích của chiến lược quản lý cấp cao trong dự án lCác đặc điểm của dự án: quy mô, yêu cầu kỹ thuật, nguồn lực, áp lực về thời gian và chi phí, sự khác biệt... lRủi ro của dự án và khả năng ảnh hưởng lYêu cầu bên ngoài lVăn hóa tổ chức của DN 101 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Bên liên quan của dự án Bên liên quan của dự án là những cá nhân hoặc tổ chức n Có quan tâm sâu sắc tới sự thành công (hay thất bại) của dự án · Có ảnh hưởng quan trọng tới kết quả của dự án (và các hoạt động của dự án) · Một vài bên liên quan có thể xác định dự án thực hiện thành công hoặc không, chấp nhận kết quả hoặc không, và toàn dự án trở nên thành công hay thất bại. • Do vậy nhận dạng và hiểu rõ bên liên quan là yêu cầu cấp thiết của quản lý để thực hiện thành công dự án Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 102 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Bên liên quan của dự án n Bên liên quan bên trong: lNhà quản lý dự án và nhóm dự án lCác nhà quản lý cấp cao của tổ chức mẹ lNhà quản lý các đơn vị chức năng của tổ chức mẹ n Bên liên quan bên ngoài lKhách hàng – đối tác – người sử dụng cuối cùng lNhà tài trợ - người cho vay lChính quyền địa phương – các nhóm quan tâm khác lNhà thầu/ thầu phụ / nhà cung cấp l Tư vấn và giám sát l Phương tiện thông tin đại chúng 103 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phân tích các bên liên quan n Nhận dạng các bên liên quan: l Liệt kê các người, nhóm và tổ chức quan trọng (bên liên quan) ảnh hưởng đến mục tiêu hoàn thành dự án. Phân biệt các nhóm theo các tiêu thức khác nhau. l Nhận dạng các lợi ích của mỗi bên liên quan trong quan hệ với dự án. l Nhóm các bên liên quan thành các nhóm. l Sắp xếp thứ tự ưu tiên theo tầm quan trọngcác nhóm. n Phân tích bên liên quan quan trọng: l Các đặc tính chung: lợi ích, điểm mạnh, yếu, sự e ngại l Các quan tâm và vi trí của họ trong dự án l Các tác động có thể tới hoàn thành dự án l Họ tiếp nhận và ảnh hưởng tới dự án và thành công của nó như thế nào 104 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Sơ đồ bên liên quan 105 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phân tích bên liên quan n Quan tâm của bên liên quan tới dự án là gì? n Dự án đáp ứng được như thế nào mối quan tâm của họ? n Họ cần thông tin gì? Tại sao? Dưới hình thức nào? Cung cấp thế nào? n Làm thế nào có được yêu cầu đó? n Chúng ta cần gì ở các bên liên quan: quyết định? Sự ủng hộ? Phê duyệt? Chấp nhận? n Chúng ta có thể thu được các yêu cầu như thế nào từ các bên liên quan? Và chúng ta có thể thu được sự hồi đáp các nhu cầu như thế nào từ họ? Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 106 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Quản lý bên liên quan n Là một hình thức thay đổi của kiểu quản lý: quản lý ra ngoài và quản lý lên trên nDựa trên sự phân tích các bên liên quan, quản lý các bên liên quan bao gồm: lQuản lý sự mong đợi của các bên liên quan lQuản lý quan hệ của các bên liên quan lQuản lý sự hỗ trợ của các bên liên quan lQuản lý sự chấp nhận vào dự án và kết của của dự án đối với các bên liên quan 107 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phạm vi dự án n Khi mà các nhiệm vụ đã được đưa ra, thì công việc quan trọng của nhà quản lý dự án là xác định rõ ràng phạm vi công việc cần đạt được. n Xác định và quản lý phạm vi dự án thường được xem là trách nhiệm quan trọng nhất của nhà quản lý dự án. n Phạm vi dự án là xác định và miêu tả công việc phải được thực hiện theo trật tự hoàn thành dự án: l Phạm vi dự án cần phải bao gồm tất cả các hoạt động cần thiết l Phạm vi dự án không bao gồm các hoạt động không cần thiết. n Phạm vi dự án cần bao gồm, theo hồ sơ biểu mẫu, các yếu tố sau: l Tình trạng mục tiêu, bao gồm lúc hoàn thành và các tiêu chuẩn chấp nhận được lMiêu tả các yếu tố thực hiện chính, bao gồm cả các yêu cầu kỹ thuật l Liệt kê danh sách và miêu tả các hoạt động của dự án với lộ trình lXác định rõ các giới hạn và sự loại trừ 108 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Quản lý phạm vi dự án bao gồm: n Xác định phạm vi: lXác định phạm vi dự án và phương tiện xác minh lNhận dạng các bên liên quan quan trọng và sự chấp thuận, hỗ trợ của họ trong phạm vi dự án đã xác định l Thiết lập tài liệu quy mô dự án n Quản lý sự thay đổi phạm vi: l Loại bỏ các yếu tố rủi ro và sự thay đổi cũng như nguồn hình thành chúng l Thiết lập quy trình và thiết lập các chỉ tiêu cho yêu cầu thay đổi và phê chuẩn l Lập hồ sơ thủ tục và tiêu chuẩn cũng phê chuẩn chúng bởi các bên liên quan chủ yếu 109 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các kỹ thuật của tổ chức dự án n Phân tích công việc: mô tả công việc, kết quả mong đợi, kỹ năng và nguồn lực yêu cầu n Biểu đồ trách nhiệm: n Sơ đồ tổ chức n Sơ đồ dòng thông tin n Họp dự án: n Tài liệu Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 110 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phân tách công việc WBS (Work Breakdown Structure) n WBS là công cụ quan trọng nhất trong quản lý dự án, nó đưa ra một danh sách các hoạt động của dự án trên cơ sở đầu vào: lXác định phạm vi và quản lý l Lịch trình hoạt động l Trách nhiệm quy định lNguồn lực và ngân sách dự kiến l Theo dõi thực hiện dự án n WBS là sự phân tách một cách lần lượt dự án thành các bộ phận (gói công việc) thành phần. Mục tiêu là: lChia dự án thành các mức độ chi tiết phù hợp lNhận dạng tất cả các nhiệm vụ với việc miêu tả chi tiết công việc và các đặc điểm điểm đầu ra lCung cấp cấu trúc để ước lượng các nguồn lực và kỹ năng cần thiết. l Phân công trách nhiệm thực hiện 111 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Xây dựng WBS của dự án n Dự án có thể được chia nhỏ theo đầu ra hoặc theo chức năng yêu cầu n Ở tất cả các bước cần đảm bảo rằng việc phân chia công việc là toàn diện và tách biệt n Mỗi bước không được chia một hoạt động thành quá nhiều các hoạt động nhỏ n Có thể dừng quá trình khi thu được mức độ chi tiết cần thiết (phụ thuộc vào mục đích của WBS và giai đoạn dự án). Thông thường ở cấp độ thấp nhất, ngân sách, thời gian và các ước tính nguồn lực khác. lMiêu tả chi tiết gói công việc (phạm vi, mục tiêu, các chỉ số kỹ thuật khi hoàn thành) l Xác định nhân sự chính hoặc đơn vị chịu trách nhiệm với gói công việc l Ước tính thời gian và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành gói công việc 113 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án WBS dạng cây 114 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án WBS dạng liệt kê 1. Dự án hệ thống xử lý nước thải 1.1 Thiết kế: 1.1.1 thiết kế dân dụng 1.1.2 thiết kế kiến trúc 1.1.3 thiết kế cấu trúc 1.1.4 thiết kế cơ khí... 1.1.4.1 hạng mục 1 1.1.4.2 hạng mục 2 1.1.4.3 hạng mục 3 1.2 Mua sắm . 1.3 Tái định cư . 1.4 Xây dựng . Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 115 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án VD giới thiệu sản phẩm mới vào thị trường n Sau khi nghiên cứu phát triển, một công ty bánh kẹo bắt đầu sản xuất một dòng sản phẩm mới. Các cấp lãnh đạo xem xét việc giới thiệu sản phẩm mới đó vào thị trường như một dự án độc lập làm nổi bật sự ra đời đó. n Phạm vi dự án bao gồm việc thiết lập các nỗ lực bán hàng, mạng lưới phân phối và quảng cáo. Quá trình sản xuất không là một phần trong phạm vi dự án nhưng việc đóng gói sản phẩm – bao gồm cả thiết kế bao bì và thiết lập phương tiện đóng gói lại thuộc phạm vi dự án. n Thiết lập WBS cho dự án giới thiệu sản phẩm nói trên. 118 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Biểu đồ trách nhiệm trực tuyến (LRC) n LRC là công cụ quản lý và lập kế hoạch. Nó phân công trách nhiệm về các hoạt động của dự án cho các thành viên dự án nCấu trúc thông dụng của LRC là một ma trận trong đó cột dọc ghi các thành viên dự án và hàng ngang ghi các gói công việc lấy ra từ WBS nCác loại quy ước trách nhiệm hay sử dụng: chính, hỗ trợ, phê duyệt, thông báo, giám sát, ... 119 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Ví dụ LRC 120 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Những kỹ năng quan trọng đối với giám đốc dự án •Kỹ năng lãnh đạo •Kỹ năng giải quyết vấn đề •Kỹ năng giao tiếp •Kỹ năng đàm phán •Kỹ năng quản lý thời gian •Kỹ năng xây dựng ngân sách & quản lý chi phí •Kỹ năng lập kế hoạch & thời biểu •Kỹ năng chuyên môn (kỹ thuật) Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 122 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 4. Quản lý xung đột và giải quyết các vấn đề trong quản lý dự án 1. Xung đột và Quản lý xung đột trong dự án 2. Kỹ năng giao tiếp quản lý 123 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Quản lý xung đột n Xung đột: Là hành vi của một cá nhân, một nhóm, hay một tổ chức nhằm ngăn cản hoặc hạn chế (ít nhất là tạm thời) một cá nhân hoặc tổ chức khác đạt được mục đích mong muốn. 124 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các kiểu xung đột nCá nhân: giữa người này với người khác nNhóm: giữa hai hoặc nhiều phòng ban/ tổ chức nNội bộ: Xung đột giữa các cá nhân và hoặc nhóm trong cùng một tổ chức n Bên ngoài: Xung đột giữa một người (hoặc một nhóm, hoặc nhiều người) với một người (hoặc một nhóm hoặc nhiều người) khác từ bên ngoài dự án 128 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các nguyên nhân xung đột n Giao tiếp/hiểu biết l Mục tiêu l Quy tắc/ chuẩn mực l Trình tự n Giá trị l Cá nhân l Nghề nghiệp l Địa phương/ Dân tộc/ Tôn giáo n Quyền lợi l Các ý tưởng và niềm tin khác nhau l Mối quan tâm đến kết quả n Con người l Tính cách l Tình cảm l Những vấn đề/xung đột chưa được giải quyết trong quá khứ Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 129 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các cách giải quyết xung đột Rút lui Rút lui khỏi bất đồng đang có hoặc sắp xảy ra Làm dịu Làm giảm hoặc tránh tập trung vào các điểm khác biệt, nhấn mạnh tới những điểm tương đồng Ép buộc Áp đặt quan điểm của một bên Thỏa hiệp Tìm những giải pháp mang lại sự hài lòng nhất định cho các bên tham gia, đặc trưng bởi quan điểm “cho và nhận” Đối mặt Đối mặt trực tiếp với xung đột bằng cách giải quyết vấn đề, làm cho các bên liên quan vượt qua những bất đồng của mình 130 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tóm tắt các giải pháp giải quyết xung đột % các Giám đốc dự án từ chối sử dụng giải pháp này để giải quyết xung đột % các Giám đốc dự án thích dùng giải pháp này để giải quyết xung đột 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% ĐỐI MẶT THOẢ HIỆP LÀM DỊU ÉP BUỘC RÚT LUI 131 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phần 4 Lập kế hoạch và điều phối dự án 132 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Lập kế hoạch và điều phối dự án 1. Tổng quan về lập kế hoạch dự án 2. Các công cụ cơ bản trong việc lập kế hoạch cho dự án 3. Biểu đồ Gantt 4. Phương pháp CPM và PERT 5. Lập kế hoạch, điều phối dự án với chi phí và nguồn lực hạn chế Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 133 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 1. Tổng quan về lập kế hoạch dự án · Lập kế hoạch: là quá trình dự kiến trước các vấn đề, phân tích chúng, ước lượng các tác động có thể xảy ra của chúng, và xác định các hành động hướng dẫn chúng đạt những kết quả, mục tiêu và mục đích mong muốn. · Lập kế hoạch dự án: Là quá trình xác định trước các hoạt động trong môi trường dự báo trước để hoàn thành theo đúng trật tự các mục tiêu của dự án. Chức năng quan trọng nhất của quản lý dự án 134 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tại sao phải lập kế hoạch dự án ØĐảm bảo đạt được mục tiêu ØĐảm bảo trình tự công việc ØNâng cao khả năng sử dụng hiệu quả các nguồn lực ØXác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng ØGiúp việc kiểm tra và theo dõi ØĐể truyền thông tin, giao tiếp và phối hợp tốt hơn ØKhuyến khích động viên ØHuy động vốn, tìm nguồn tài chính cho dự án Ø Cung cấp dữ liệu 136 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các bước lập kế hoạch dự án Ø Xác định các hoạt động của dự án (Phạm vi công việc, các tiêu chuẩn và kết quả mong đợi, các nguồn lực mong đợi và thời gian yêu cầu) Ø Bổ nhiệm nhân sự chính (Lựa chọn, trách nhiệm và quyền hạn được giao, tóm tắt dự án) Ø Lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực (Lập kế hoạch tài chính, công nghệ, thiết bị) Ø Lập thời gian biểu cho các hoạt động (Biểu đồ Gantt, biểu đồ các công việc chính, biểu đồ CPM/PERT) Ø Lập kế hoạch kiểm soát (Cơ cấu giám sát, các mục tiêu ngắn hạn và các chỉ số, hệ thống thông tin) Ø Phân tích rủi ro và lên kế hoạch dự phòng sự cố 138 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tổ chức nXác định nhân sự cần thiết n Tuyển dụng nhà quản lý dự án và nhóm dự án n Tổ chức nhóm dự án n Thiết lập công việc/trách nhiệm/quyền hạn cho các thành viên trong nhóm dự án n Lập kế hoạch phối hợp hoạt động và thông tin với các bên liên quan đến dự án n Công cụ: biểu đồ trách nhiệm, sơ đồ cơ cấu tổ chức, sơ đồ dòng thông tin (báo cáo) Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 139 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Lập kế hoạch tài chính và nguồn lực nƯớc tính nguồn lực cần thiết cho mọi hoạt động và xây dựng ngân sách dự án n Thiết lập hệ thống kiểm soát tài chính (thước đo, trách nhiệm,) n Lập kế hoạch tài trợ (khi nào, ở đâu, bao nhiêu và vì cái gì) nXây dựng dòng tiền dự án n Công cụ: phân tích dòng tiền, phân tích rủi ro 140 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Lập lịch trình, tiến độ n Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi hoạt động n Xác định mối quan hệ trình tự giữa các hoạt động n Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động. Kiểm tra các nguồn lực khác cần thiết để hoàn thành mỗi công việc theo lịch trình. Xác định biểu đồ lộ trình cho dự án. n Nhận dạng các hoạt động tới hạn và rủi ro tiến độ n Xác định mối quan hệ qua lại giữa thời gian và chi phí n Các công cụ: biểu đồ Gantt, CPM, PERT 141 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Cơ sở lập lịch trình dự án nMục đích: đưa các hoạt động của dự án vào một khung thời gian: lĐảm bảo có thực hiện được lĐảm bảo hoàn thành nhanh nhất có thể lGiúp đỡ theo dõi và kiểm soát việc thực hiện n Đầu vào: lDanh sách các hoạt động (hay WBS) lThời gian hoàn thành hoạt động ước tính lQuan hệ trước của công việc:độc lập hay trước sau n Các giả thiết: đầu vào đã biết và xác định, nguồn lực là sẵn sàng không giới hạn 142 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Kết quả của lịch trình n Kết quả chính của lịch trình CPM lBiểu đồ Gantt các hoạt động với lịch trình thời gian hoàn thành dự án nhanh nhất có thể lThời gian dự trữ cho mỗi công việc lDanh sách các công việc tới hạn n Các kết quả khác: lLịch trình nguồn lực sử dụng (hoặc biểu đồ nguồn lực) lLịch trình chi phí lCác kế hoạch lịch trình khác (lịch trình kiểm soát, phân công nhân sự, biểu đồ vượt quá nguồn lực...) Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 143 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Lập kế hoạch kiểm soát dự án n Xác định lịch trình và đo lường sự tiến triển ở các giai đoạn n Xác định cơ chế giám sát, theo dõi: lAi, khi nào và làm như thế nào để theo dõi sự tiến triển và hoàn thành dự án lCác tiêu chuẩn đo lường sự tiến triển, chất lượng và thành quả lCách thu thập dữ liệu để đo lường và đánh giá lBáo cáo kết quả theo dõi và cơ chế hành động điều chỉnh n Kế hoạch các nguồn lực để kiểm soát các hoạt động n Hoạt động quản lý rủi ro: nhận dạng và phân tích rủi ro gặp phải, đề xuất phương án phản ứng với rủi ro 144 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Nội dung kế hoạch dự án nCác thành phần của kế hoạch dự án lXác định và phân tích công việc lCơ cấu tổ chức lLịch trình dự án lTài khoản chi phí và ngân sách lHệ thống theo dõi và kiểm soát n Tất cả các thành phần đều có thể đưa ra thành các biểu mẫu 145 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Yêu cầu của kế hoạch tốt Ø Nội dung: KH phải rõ ràng, không mơ hồ n Có thể hiểu được: mọi người có thể dễ dàng hiểu được mục tiêu của mỗi công việc và thực hiện nó như thế nào. n Có thể thay đổi được: KH dự án hiệu quả là nó dễ dàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi. n Có thể sử dụng được: KH phải tạo điều kiện dễ dàng cho việc kiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin. 146 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tại sao kế hoạch thất bại ØKế hoạch được xây dựng dựa trên các số liệu không đầy đủ hoặc thiếu chính xác ØMục đích dự án không được hiểu thấu đáo ở tất cả các cấp. ØKế hoạch không hiểu những người thực hiện dự án. ØKế hoạch do một người làm còn việc thực hiện thì bởi người khác ØKế hoạch không có phần theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh. ØKế hoạch thiếu những chỉ số tiến độ cụ thể, hoặc có nhưng sai lệch Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 147 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 2.Công cụ cho việc lập kế hoạch dự án ØDanh sách các hoạt động (checklist) ØCấu trúc phân tích công việc (WBS) ØBiểu đồ trách nhiệm trực tuyến (LRC) ØBiểu đồ Gantt và biểu đồ lộ trình (milestone) ØCác phương pháp sơ đồ mạng (CPM - PERT) 148 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3. Biểu đồ Gantt a. Giới thiệu về sơ đồ GANTT - Là một kỹ thuật trực quan để lập kế hoạch dự án, theo dõi quá trình sử dụng các nguồn lực, tiến độ thực hiện các công việc của dự án. - Ra đời vào năm 1918 bởi HENRY GANTT. - Nội dung của phương pháp là việc xác định một cách tốt nhất thứ tự thực hiện các công việc khác nhau của một dự án trong một thời kỳ xác định. 149 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3. Biểu đồ Gantt nPhương pháp xây dựng: ØMỗi cột biểu diễn các đơn vị thời gian ØCác dòng tương ứng với các công việc cần thực hiện. ØTrên bảng mỗi vạch ngang biểu diễn một công việc, độ dài của vạch ngang tỷ lệ với độ dài của công việc, vị trí của vạch ngang trên biểu đồ phụ thuộc vào mối liên hệ giữa các công việc. ØĐây là công cụ thường dùng nhất trong lập kế hoạch, quản lý thời gian hoạt động và kiểm soát dự án 150 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3. Biểu đồ gantt Ø Dựa trên biểu đồ, ta có thể sắp xếp các hoạt động theo phương thức triển khai chậm hoặc triển khai sớm. ØTriển khai sớm cho phép các hoạt động có thể bắt đầu càng sớm càng tốt miễn là không ảnh hưởng đến các hoạt trước chúng. Ta sẽ có được thời hạn sớm nhất có thể hoàn thành dự án. Mốc thời gian này được sử dụng như yêu cầu về thời hạn hoàn thành cho trường hợp triển khai muộn. ØTrong cách triển khai chậm, các hoạt động có thể đẩy lùi lại tùy ý sao cho thời hạn sớm nhất có thể hoàn thành dự án không bị ảnh hưởng. Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 154 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 3. Biểu đồ Gantt Ø Ưu điểm Ø Dễ học, dễ nhận biết tình trạng thực tế của từng công việc cũng như của toàn bộ dự án. Ø Dễ xây dựng, do đó được sử dụng khá phổ biến Ø Thấy được tình hình nhanh chậm của các công việc, tính liên tục của chúng. Từ đó có thể tái sắp xếp lại công việc để đảm bảo tín liên tục và tái phân phối lại nguồn lực cho từng công việc nhằm đảm bảo tính hợp lý, đẩy nhanh tiến độ. Ø Theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch sản xuất, xác định được thời gian thực hiện chương trình sản xuất đó, xác định được độ dài thời gian thực hiện của dự án, và khoảng thời gian dự trữ của từng công việc. 155 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án ØNhược điểm: Đối với các dự án phức tạp: biểu đồ không chỉ ra đủ sự tương tác và mối quan hệ giữa các loại công việc. Trong trường hợp phải điều chỉnh lại biểu đồ thì công việc khó khăn và phức tạp. Không chỉ ra được sự khác biệt và ý nghĩa các loại thời gian dự trữ. ØPhạm vi áp dụng: + Sử dụng đối với các dự án tương đối đơn giản + dự án nhỏ 3. Biểu đồ Gantt 156 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án VD: Xét dự án có thời gian thực hiện các công việc và mối quan hệ giữa chúng được thực hiện cho trong bảng sau. Xây dựng biểu đồ GANTT cho dự án và xác định thời gian hoàn thành sớm nhất có thể của dự án. 157 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án VD: Biểu đồ gantt – triển khai sớm Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 158 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 162 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 4. Phương pháp CPM và PERT n Critical Path Method (CPM): Đường tới hạn l1957 lCác dự án bảo trì nhà máy cho công ty DuPont lTập trung vào mối quan hệ giữa chi phí và thời gian n Project Evaluation and Review Technique (PERT): Kỹ thuật đánh giá và xem xét lại dự án l1958 lUS Navy’s Polaris Missile System Program lTập trung vào dự đoán thời gian không chắc chắn 163 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Sơ đồ mạng cho CPM và PERT n Căn cứ vào bảng liệt kê các điều kiện trước, sau của mỗi công việc n Sơ đồ mạng hoạt động trên nút AON (Activity-on-node): là một sơ đồ mạng mà lCác nút là các công việc lCác dây cung nối giữa các nút thể hiện mối quan hệ trước sau của các công việc n Sơ đồ mạng công việc trên dây cung AOA (Activity-on-arc): là sơ đồ mạng mà lCác dây cung biểu diễn các công việc lCác nút (đầu và cuối các dây cung) biểu diễn các sự kiện quan hệ trước sau (bắt đầu hay kết thúc các công việc) 164 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Ví dụ: sơ đồ mạng - AON A2 C6B10 J6 D13 H9 I6 F4 G7 E6 L4K2 M10 Bắt đầu Kết thúc Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 165 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án 1. Thời gian dự trữ tự do: Là khoảng thời gian một công việc có thể chậm trễ hay trì hoãn việc thực hiện mà không làm ảnh hưởng đến các công việc phía sau nó Tsj – Tsi – dij 2.Thời gian dự trữ toàn phần: Là khoảng thời gian mà một công việc có thể chậm trễ hay trì hoãn việc thực hiện mà không làm thay đổi thời gian hoàn thành dự án nhanh nhất có thể Tmj – Tsi – dij 3. Thời gian dự trữ chắc chắn: Là khoảng thời gian một công việc chắc chắn có thể chậm trễ hay trì hoãn việc thực hiện nó mà không làm thay đổi thời gian hoàn thành dự án nhanh nhất có thể, ngay cả khi các công việc phía trước nó đã dùng hết thời gian dự trữ Tmj – Tmi – dij Thời gian dự trữ 166 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Vd: Xây dựng sơ đồ mạng cho dự án STT Công việc Điều kiện tiên quyết Tg thực hiện (tuần) 1 A - 5 2 B A 2 3 C A 8 4 D C 3 5 E B 6 6 F E, D 1 7 G A 4 8 H G 9 9 I H, B 12 10 J I, F 3 172 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án RÚT NGẮN KẾ HOẠCH ØĐối với một vài công việc của dự án, ta có thể biết: üDự báo thời gian hoàn thành và chi phí trong điều kiện làm việc bình thường üKhả năng đẩy nhanh các công việc bằng những chi phí phụ trội (làm việc thêm giờ, thuê nhân công tạm thời, gia tăng thiết bị) ØKhó khăn trong việc rút ngắn thời gian hoàn thành với chi phí phụ trội thấp nhất. Ø Công cụ quyết định chủ yếu là biểu đồ liên hệ giữa thời gian và chi phí 173 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Ví dụ về rút ngắn kế hoạch §Tìm lịch trình bình thường, chi phí và thời gian hoàn thành. §Xác định lại lịch trình các hoạt động nếu thời gian hoàn thành dự án giảm đi 1 tuần, giảm đi 2 tuần. §Thiết lập biểu đồ quan hệ chi phí thời gian Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 175 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Quan hệ chi phí và thời gian hay rút ngắn lịch trình n Đối với một số hoạt động của dự án, chúng ta có thể biết: l Ước lượng thời gian và chi phí hoàn thành trong điều kiện làm việc bình thường l Khả năng rút ngắn hay đẩy nhanh hoạt động và chi phí phát sinh (làm thêm giờ, thêm máy móc thiết bị, thời gian overtime, nhân công trì hoãn) n Yêu cầu rút ngắn thời gian hoàn thành dự án với chi phí tăng thêm là nhỏ nhất. n Công cụ ra quyết định chủ yếu là biểu đồ quan hệ chi phí - thời gian. n Dữ liệu đầu vào: l Biểu đồ/ bảng mô tả quan hệ trước sau của dự án l Chi phí và thời gian hoàn thành các hoạt động trong điều kiện bình thường l Thời gian và chi phí ước tính để đẩy nhanh (rút ngắn) (thường tính cho việc rút ngắn một đơn vị thời gian) 176 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Quy trình rút ngắn kế hoạch 1. áp dụng thuật toán CPM sử dụng thời gian dự báo để tìm ra đường găng. Tính tổng chi phí của tất cả các công việc để đưa ra tổng chi phí khi thực hiện kế hoạch bình thường. 2. Trên đường găng, chọn một công việc với thời gian thực hiện ngắn hơn 1 ngày có chi phí phụ trội nhỏ nhất. Điều chỉnh lại sơ đồ mạng bằng việc giảm thời gian thực hiện của công việc lựa chọn 1 ngày và cộng thêm vào chi phí phụ trội. 3. Tính toán lại biểu đồ CPM để tìm ra đường găng mới. 4. Lặp lại bước 2 và 3 nếu cần thiết 5. Thiết lập biểu đồ quan hệ thời gian và chi phí cho việc rút ngắn thời gian 177 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Lập lịch trình dự án với nguồn lực giới hạn n Mục đích: lập lịch trình các hoạt động mà yêu cầu sử dụng các nguồn lục trong một số trường hợp là không được chấp nhận n Hướng dẫn: lVẽ sơ đồ với nguồn lực bị vượt quá cho nguồn lực bị tới hạn. lKhi một nguồn lực yêu cầu vượt quá khả năng cung cấp, cố gắng điều chỉnh lịch trình của công việc với các thời gian dự trữ. lNếu như có nhiều hơn một nguồn lực cần điều chỉnh, hãy làm từng nguồn lực. n Ghi nhớ: lập lịch trình với nguồn lực bị giới hạn với phần mềm MS Project là phù hợp nhất 178 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Ví dụ vượt quá nguồn lực n Số công nhân có thể: 10 n Xác định lịch trình có thể thực hiện. Thời gian hoàn thành dự án? Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 179 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Biểu đồ nguồn lực vượt quá 182 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án PERT lNhận dạng các hoạt động và quan hệ trước sau lVới mỗi hoạt động đưa ra ba thời gian dự kiến: thời gian thường gặp nhất, tốt nhất và xấu nhất. Thời gian kỳ vọng sẽ là trung bình trọng số của ba thời gian trên (với trọng số 4, 1, 1, theo quy luật phân phối xác suất beta) lÁp dụng quá trình lập lịch trình với thời gian trung bình tính toán được kỳ vọng thời gian hoàn thành của dự án. lTổng các phương sai của đường tới hạn là phương sai thời gian hoàn thành dự án dự kiến , theo quy luật phân phối chuẩn. 183 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Trình tự thực hiện -Đánh giá phân bố xác suất cho mỗi hoạt động K . Xác định a k ;b k ; m k -Tính các thông số như phương sai, kỳ vọng cho mỗi hoạt động -Xác định độ dài đường găng với các giá trị kỳ vọng -Xác định tổng chiều dài đường găng và tổng phương sai -Xác suất dự án sẽ hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định (t) theo phân bố chuẩn: E (X ) = d 1 + d 2 + ..... + d k + s 2 + ..... + s kV (X ) = s1 222 t - E(X ) )P(X < t ) = P(Z < s 184 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Hạn chế của phương pháp CPM/PERT ØĐòi hỏi phải có những giả định (nhiều khi không thưc tế). Ví dụ như: ØDự án được xác định hoàn toàn, theo một trình tự công việc nhất định và biết trước mối quan hệ giữa các công việc độc lập ØThời gian thực hiện các công việc là độc lập và có thể dự báo được Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 185 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Phần 5 Kiểm soát dự án 186 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Kiểm soát dự án 1. Khái niệm và nội dung kiểm soát dự án 2. Các dạng kiểm soát dự án 3. Các bước trong quá trình kiểm soát 4. Phương pháp kiểm soát truyền thống theo chi phí 5. Phương pháp giá trị làm ra 187 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Khái niệm và nội dung kiểm soát Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước: n Thu thập thông tin (Thu thập dữ liệu và thông tin về việc thực hiện dự án và các thay đổi về môi trường): + Tiến độ + Chi phí + Thành quả (các yêu cầu về kỹ thuật) n So sánh các thông tin này với kế hoạch và các yêu cầu đã đề ra n Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra 188 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các bước trong quá trình kiểm soát Bước 1: Thiết lập các tiêu chuẩn yêu cầu đối với dự án + Các đặc trưng kỹ thuật (nằm trong hồ sơ thiết kế nếu có sửa đổi phải được bàn bạc và ghi thành văn bản) + Ngân sách của dự án + Các chi phí + Các nguồn lực yêu cầu Bước 2: Giám sát (monitoring) + Quan sát các công việc đã được thực hiện trong thực tế Bước 3: So sánh, dự báo + So sánh các tiêu chuẩn yêu cầu về các công việc đã được thực hiện trong thực tế tính cho đến ngày thực hiện kiểm tra. + Ước tính thời gian và chi phí để hoàn thành các công việc còn lại để hoàn tất toàn bộ dự án. Bước 4: Điều chỉnh + Thực hiện các biện pháp sửa chữa, hiệu chỉnh khi các kết quả thực tế có sự khác biệt so với các tiêu chuẩn đã đề ra. Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 189 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Khái niệm và nội dung kiểm soát Kiểm soát dự án còn bao gồm các khái niệm: n Theo dõi dự án: là quá trình thu thập thường xuyên các dữ liệu chính xác theo thời gian về việc thực hiện dự án. Đôi khi, trong những dự án phát triển, được sử dụng theo nghĩa kiểm soát dự án n Đánh giá dự án: là quá trình xác định tính hiệu quả và tác động các hoạt động của dự án dựa trên mục tiêu, mục đích của dự án (một cách hệ thống và khách quan) 190 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các dạng kiểm soát n Theo thành phần kiểm soát dự án Có 3 thành phần của kiểm soát dự án: thời gian (time), chi phí (cost) và yêu cầu kỹ thuật (technical requirements) à có 3 dạng kiểm soát tương ứng là: Ø Kiểm soát thời gian (tiến độ) Ø Kiểm soát chi phí Ø Kiểm soát các yêu cầu về chất lượng Chú ý: mỗi quan hệ giữa các chỉ tiêu kiểm sóat 191 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các dạng kiểm soát n Bên quy định và thực hiện kiểm soát: + Kiểm soát bên trong (internal control): hệ thống và quy trình giám sát do phía thực hiện dự án + Kiểm soát bên ngoài (external control): các quy trình và tiêu chuẩn kiểm soát được ấn định bởi khách hàng. n Mô hình của hệ thống kiểm soát: + Hệ thống đơn giản (simple system) có một chu trình phản hồi thông tin + Hệ thống phức tạp, cao cấp (high level system): nhiều chu trình phản hồi thông tin, có thể điều chỉnh mục tiêu/tiêu chuẩn các hệ thống giám sát phụ 192 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Hệ thống kiểm soát dự án Đầu vào Hoạt độngDự án Đầu ra Theo dõi So sánh Kế hoạch Thực hiện Dự án Môi trường Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 193 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Tại sao cần kiểm soát dự án? n Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đã lập kế hoạch hoặc chấp nhận được về thời gian, ngân sách và chất lượng hoàn thành.. Phát hiện sớm các vấn đề hành động nhằm có thể nắm bắt được chúng n Hỗ trợ sự giải trình, thông tin với các bên liên quan, đồng thời làm tăng lên sự tham gia và đóng góp của họ. n Động viên nhân viên và tái khẳng định đóng góp và o mục tiêu của dự án. n Thu được các bài học cho các dự án khác (hiện tại và tương lai) n Tăng cường sự hiểu biết của các bên tham gia, đồng thời giúp họ xây dựng năng lực 195 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Cơ chế và yêu cầu kiểm soát dự án cơ bản n Cơ chế kiểm soát phổ biến: l Báo cáo tiến trình theo thời kỳ: thực hiện dự án hiện nay và kế hoạch (báo cáo bởi thực hiện), các thay đổi của môi trường l Tổ chức họp kiểm tra tiến trình đều đặn: e kíp dự án, các bên liên quan chính trong và ngoài. l Thảo luận không chính thức,tham quan cơ sở, kiểm toán, kiểm tra bên trong... n Yêu cầu thông tin cho kiểm soát dự án: l Tính thời gian: dễ chuẩn đoán, đo lường l Rõ ràng: dễ dàng trong việc hiểu của các bên liên quan l Phát hiện: quyền ưu tiên l Đúng đắn: liên kết dữ liệu và thông tin, giữ cái thời gian bị giữ lại 196 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các thành phần của kiểm soát dự án n Kiểm soát phạm vi, thành quả và chất lượng: l Phạm vi và chất lượng công việc, đặc trưng và tiêu chuẩn đầu ra l Thay đổi phạm vi, vấn đề về chất lượng, nguyên nhân, hành động đều được ghi nhận n Kiểm soát tiến trình l So sánh kế hoạch và tiến trình thực tế: trì hoãn, nguyên nhân và hoạt động điều chỉnh l Dự báo thời gian hoàn thành dự án n Kiểm soát chi phí l So sánh kế hoạch và chi phí thực tế: vượt chi hay dưới dự chi, các nguyên nhân và hoạt động điều chỉnh l Kiểm soát ngân sách và bổ sung l Dự báo chi phí thực tế khi hoàn thành n Theo dõi môi trường: l Sự thay đổi các điều kiện làm việc bên trong và bên ngoài, các tác động hiện tại và tương lai với thành quả của dự án l Kiểm tra các giả thiết thiết kế dự án l Quan hệ với các bên liên quan 197 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Kiểm soát phạm vi, thành quả và chất lượng n Kiểm soát phạm vi (hay quản lý phạm vi): lKế hoạch cho các thay đổi phạm vi có thể (cơ chế yêu cầu và phê quyệt) lNhận dạng, loại trừ và theo dõi sự thay đổi phạm vi lBáo cáo sự thay đổi n Quản lý chất lượng và thành quả: l Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng (công việc và đầu ra) lKế hoạch theo dõi và kiểm soát chất lượng lNhận dạng, loại bỏ và giải quyết vấn đề chất lượng lBáo cáo chất lượng và thành quả, sự chấp nhận của bên liên quan Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 198 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Kiểm soát quá trình n Kiểm soát lịch trình: lĐánh giá tiến trình dự án và biểu đồ lộ trình, sự khác biệt với lịch trình cơ sở lXác định các yếu tố tạo nên sự thay đổi lịch trình, ảnh hưởng của các yếu tố đó lDự báo tiến trình và ngày hoàn thành trong tương lai n Công cụ: l Lịch trình cơ bản trong biểu đồ lộ trình l Lịch trình hiện tại lPhân tích sai lệch 199 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Kiểm soát chi phí n Hoạt động của kiếm soát chi phí: lĐo lường chi phí thực hiện dự án (chi phí hiện tại và chi phí được lập kế hoạch) của các tài khoản dự án (nhóm hoặc gói công việc chia sẻ với trách nhiệm chi phí) và của dự án lXác định các yếu tố tạo ra thay đổi chi phí và ảnh hưởng của các yếu tố đó lDự báo chi phí tương lai và bổ sung hoạt động kiềm chế cần thiết n Hoạt động kiểm soát ngân sách và chi tiêu (để đảm bảo rằng chi phí là phù hợp, hữu hạn với ngân sách được phê duyệt): lKế hoạch và kiềm chế chi phí dự án: • Yêu cầu chi phí và cơ chế phê duyệt • Yêu cầu thay đồi và cơ chế phê duyệt lNhận dạng, loại bỏ và theo dõi sự thay đổi chi phi n Báo cáo và ghi nhận tất cả các kết quả và hoạt động 200 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Kiểm soát lịch trình với MS Project 201 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Các phương pháp kiểm soát chi phí 1. Phương pháp kiểm soát chi phí truyền thống 2. Phương pháp kiểm soát chi phí/lịch trình – kiểm soát theo giá trị làm ra Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 202 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Kiểm soát dự án truyền thống và quản lý giá trị làm ra n Theo truyền thống, lịch trình và chi phí được theo dõi và kiểm soát một cách độc lập. Các kết quả có thể giới thiệu thành quả dự án hiện tại hoặc sử dụng để dự báo sự hoàn thành trong tương lai của dự án n Kiểm soát chi phí/ lịch trình hay quản lý giá trị làm ra của dự án: lĐánh giá và dự báo lịch trình dự án và chi phí hoàn thực hiện tại cùng một thời điểm l Theo dõi tiến trình dự án nhưng không chỉ ngày của lịch trình (và thời điểm bắt đầu và kết thúc của dự án) mà cả chi phí hiện tại, phần trăm công việc hoàn thành hoặc lịch trình hoàn thành l Tất cả các đo lường đều thể hiện dưới dạng tiền tệ, sử dụng chi phí được lập ngân sách của các hoạt động cơ sở đầu vào. 204 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án n Nội dung: Đối với mỗi tài khoản chi phí, phân tích chênh lệch được thực hiện theo từng giai đoạn để xem số thực chi nhiều hơn hay ít hơn số dự chi. Sau đó tập hợp cho toàn dự án. n Nhược điểm: lChỉ phân tích chênh lệch về chi phí (là không đủ) lKhông chỉ ra bao nhiêu phần công việc đã hoàn thành. lKhông chỉ ra chi tiêu trong tương lai sẽ là bao nhiêu. Phương pháp kiểm soát chi phí truyền thống 205 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Kiểm soát chi phí truyền thống Chi phí kế hoạch: 150 (100%) Chi thực tế: 120 Chi kế hoạch: 150 (100%) Chi thực tế: 150 Chi kế hoạch: 150 (75%) Chi thực tế: 150 Chi kế hoạch :0 Chi thực tế: 0 206 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Kiểm soát chi phí / lịch trình: các câu hỏi được giải đáp n Tình trạng hiện nay của dự án là như thế nào về lịch trình hay chi phí? n Dự kiến sẽ cần thêm bao nhiêu chi phí để hoàn thành dự án? n Khi nào thì dự án sẽ hoàn thành (hay lịch trình xem xét lại)? n Tại sao và ở đâu có các nguyên nhân khiến chi phí hay lịch trình vượt? n Có thể thu được gì từ các chi phí đã tiêu hao? n Có thể nhận dạng và điều chỉnh các vấn đề tiềm ẩn chi phí và lịch trình trước khi quá muộn? Tài liệu môn Quản trị Dự án - Trường ĐH Bách Khoa HN 207 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Kiểm soát chi phí theo giá trị làm ra Chi phí kế hoạch:150(100%) Chi phí thực tế: 120 Giá trị làm ra: 150 (100%) Chi phí kế hoạch: 150 (100%) Chi phí thực tế: 150 Giá trị thu được: 50 (33%) Chi phí kế hoạch: 150 (75%) Chi phí thực tế: 150 Giá trị làm ra: 170 (85%) Chi phí kế hoạch: 0 Chi phí thực tế: 0 Giá trị thu được: 0 221 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án Ví dụ: Dự án ABC Kế hoạch : nCần chế tạo 1000 sản phẩm n Trung bình chế tạo 20 SP mỗi tháng nChi phí dự kiến để chế tạo mỗi SP là 500 $ Thực tế sau 10 tháng: nChế tạo được 150 SP n Tổng chi phí đã chi là 90.000 $ => thời gian & chi phí hoàn thành toàn bộ dự án? 225 Viện Kinh tế & Quản lý, Trường ĐH Bách Khoa HN Quản lý dự án THE END