Quản lý dự án IT - Bài 6: Kết thúc dự án

Quản lý Dự ỏn CNTT Thạc Bỡnh CườngGiới thiệuKết thỳc dự ỏn*Nội dung Khoỏ họcBài 1. Giới thiệu chungBài 2. Xỏc định dự ỏn Bài 3. Lập kế hoạch thực hiện dự ỏn Bài 4. Cỏc cụng cụ phục vụ quản lý dự ỏn Bài 5. Quản lý, kiểm soỏt việc thực hiện dự ỏn Bài 6. Kết thỳc dự ỏn Giới thiệuKết thỳc dự ỏn*Bài 6. Kết thỳc dự ỏn1. Nhập đề 2. Thống kờ lại dữ liệu và Rà soỏt3. Hạ cỏnh (WINDING DOWN )Kết thỳc dự ỏn*Muc tiêu bài họcHiểu được cỏc nhân tố căn bản và phương pháp thực hiện đối với giai đoạn hoàn thiện dự ánHiểu được tầm quan trọng của Việc rà xét Sau thực hiệnKết thỳc dự ỏn*1. Nhập đề Một dự ỏn phải kết thỳc, sớm hay muộn. Cỏc lớ do kết thỳc dự ỏnĐó hoàn thành cỏc yờu cầuChưa hoàn thành cỏc yờu cầu, nhưng ......Kinh phớ đó hết, khụng thể cấp thờmThời hạn đó hết, khụng cho phộp gia hạn thờmBan Quản lý và nhà tài trợ quyết định chấm dứtNhững lý do đặc biệt khỏcKết thỳc dự ỏn*Hoàn tất dự án là việc giải thể tổ chức và môi trường dự án theo phương thức đã được ấn định sau khi đã đạt được các mục tiêu của dự án và tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch làm việc chi tiết được hoàn thành.Hoàn thiện dự ánKết thỳc dự ỏn*Quy trình hoàn thiện dự ánRà xét và cập nhật kế hoạch quản lýXây dựng kế hoạch chi tiết hoàn tất dự ánTiến hành rà xét các hoạt độngKết thúc hợp đồng với các nhà thầu phụChuẩn bị các báo cáo dự án cuối cùngLập văn bản và giữ các kết quả bàn giao Đóng văn phòng dự ánGiải thể tổ chức dự ánTiến hành các cuộc họp kết thúc dự ánTiến hành rà xét sau thực hiệnThiết lập lại việc phân bổ nhân sựKết thỳc dự ỏn*2. Thống kờ lại và Rà soỏt Cần thống kờ lại cỏc số liệu "lịch sử" về chi phớ, thời gian thực hiện, chất lượng cụng việc, chất lượng sản phẩm. So sỏnh giữa kế hoạch và thực tế Tỡm nguyờn nhõn (kể cả trong trường hợp mọi sự là hoàn hảo)Kết thỳc dự ỏn*Nguyên tắcQuy trình đối với việc hoàn tất dự án cần được lập kế hoạch với sự chú ý vào từng chi tiết giống như các giai đoạn vai trò và trách nhiệm con người trải qua sự thay đổi lớn vào thời điểm cuối cùng của dự ánCác kế hoạch đối với việc hoàn tất dự án cần lên lịch các hoạt động yêu cầu của Rà xét sau thực hiệnRỳt bài học kinh nghiệmKết thỳc dự ỏn*Đề cương BC kinh nghiệmI. Giới thiệu chung về dự ỏn A. Mục đớch B. Phạm viII. Tỡnh hỡnh/hiện trạng trước khi thực hiện dự ỏnIII. Túm tắt nội dung cụng việc của dự ỏnIV. Những điểm đó đạt được/thành cụng A. Cỏc thành cụng B. Thảo luận về từng thành cụngV. Cỏc vấn đề gặp phải trong khi thực hiện dự ỏn A. Thảo luận về từng vấn đề B. Cỏch khắc phục vấn đềVI. Cơ hội cho cụng việc tương laiRỳt bài học kinh nghiệmKết thỳc dự ỏn*Cỏc nguồn tài liệu tham khảo để viết tài liệuYờu cầu kiểm soỏt thay đổiBản ghi chi phớPhỏng vấn với cỏc thành viờn tổ, Ban lónh đạo và khỏch hàngBiờn bản cỏc cuộc họpLịch biểu thời gianPhỏc thảo dự ỏn và những sửa đổiTài liệu thống kờViết tài liệu cuối/ngay sau khi kết thỳc DARỳt bài học kinh nghiệmKết thỳc dự ỏn*Tài liệu này là khụng cú lợi khi nào?PM khụng đủ trỡnh độ, khụng đủ thụng tin => viết ra một tài liệu khụng chớnh xỏc.Mục đớch chớnh trị của tài liệu: Tài liệu khụng phản ảnh sự thật, hoặc để cụng kớch người khỏcKhụng phổ biến cho ai, hoặc khụng cho ai đọc.Kết thỳc dự ỏn*Tiến hành các cuộc họp kết thúc dự ánXem xét các yêu cầu dự áncác mục tiêu dự ánphạm vi dự ánCác kết quả bàn giao chínhphương pháp tiếp cận dự ánlịch trình ở mức caoXem xét các thành quả dự ánnền tảngkết quả bàn giaođặc tính nổi bậtcác lợi ích lớn đã đạt đượcThực trạng cuối cùngkế hoạch so với thực tếphân tích sự khác nhau và thảo luậnXem xét các khoản mục mởdanh mục nổi bậtdanh mục các vấn đề thay đổikhái quát các bước tiếp theohoàn tất lịch trình chuyển đổicác mục tiêu/ kế hoạch đối với rà xét sau thực hiệnLịch trìnhKết thỳc dự ỏn*Tiến hành rà xét sau triển khaiQuy trình và việc hoàn tất dự ánLợi ích kinh doanh/ tính hiệu quả của dự ánTiến hành vài tháng sau khi triển khai Thực hiện và theo dõi ngoài dự ánKết thỳc dự ỏn*Kiểm điểm sau khi bàn giao ... Mục đớch: Khảo sỏt hiệu suất phục vụ của sản phẩm và cỏc hoạt động duy trỡ, bảo trỡ, hỗ trợ khỏch hàng.Xỏc định xem mục đớch và mục tiờu của dự ỏn cú đạt được khụng?Khẳng định sản phẩm cú đỏp ứng nhu cầu của khỏch hàng khụng?Đỏnh giỏ ớch lợi thực sự của sản phẩm?Khỏch hàng cú thực sự thoả món?Thảo luận sự hỗ trợ tiếp tụcKết thỳc dự ỏn*Kiểm điểm sau khi bàn giao Khi họp kiểm điểm, nờn ...Mời tư vấn độc lậpKhoanh vựng những nội dung cần họp bàn, trỏnh đi lan man, cói vóCần khoảng 3-6 thỏng chuẩn bị cho cuộc họp (tuỳ độ lớn của dự ỏn)Tổng kết những điểm mới (sỏng kiến, kinh nghiệm, ...) trong dự ỏnKết thỳc dự ỏn*3. Hạ cỏnh (WINDING DOWN)Thải bớt người, phõn cụng lại cụng việcXỏc nhận và cụng bố những cỏ nhõn/đơn vị đó làm tốt (động viờn tinh thần, hoặc kốm theo vật chất - dự nhiều/ớt)Lấy xỏc nhận từ phớa khỏch hàng (một cỏch để PM tự bảo vệ mỡnh)Kết thỳc dự ỏn*Các nhân tố thành côngKế hoạch làm việc toàn diện được xây dựngViệc đánh giá quá trình triển khai được tiến hànhCác báo cáo dự án cuối cùng được phát hành, các kết quả bàn giao được lưu giữGiải thể chính thức tổ chức của dự ánViệc rà xét toàn diện sau triển khai được tiến hànhKết thỳc dự ỏn*Kết luậnViệc giải thể yêu cầu sự cẩn thận không kém việc xây dựng dự ánRà xét sau thực hiện là một cơ hội tốt đối với nghiên cứu của cá nhân cũng như tổ chức Nhưng...Nó phải được lập kế hoạch và tiến hành đảm bảo tập trung tích cực vào các mục tiêu kinh doanh của dự án và tổ chứcKết thỳc dự ỏn*Kết luận toàn khoỏ họcLập kế hoạch dự ỏnDanh sỏch cụng việcước lượngLờn lịch biểuLờn ngõn sỏchXỏc định dự ỏnXõy dựng Phỏc thảo cụng việcCụng bố dự ỏnTổ chức dự ỏnLập tài liệu dự ỏn và hoạt động quản lý dự ỏnLập tổ dự ỏnPhõn bổ tài nguyờnXỏc định cỏch làm lạiKhụngKiểm soỏt dự ỏnQuản lớ dự ỏnTheo dừi và quản lý tiến độPhõn tớch khỏc biệtLập kế hoạch lại?Xỏc định sửa đổi cần thiếtThực hiện sửa đổi Kết thỳcdự ỏnCúKết thỳc dự ỏnQỳa trỡnh quản lớ dự ỏnKết thỳc dự ỏn*Tài liệu tham khảoProject Management Methodology - A Practical Guide for the Next Millenium, Ralph L. Kliem, Irvin S. Ludin, Ken L. Robertson, Marcel Dekker, Inc., 1997Managing Information Technology - What Managers Need to Know, E. Wainright Martin et al., Second Edition, Prentice Hall, 1994Software Project Management : A Unified Framwork, Walker Royce, Addition-Wesley, 1998A Guide to the Project Management - Body of Knowledge, William R. Duncan, PMI Standard Committee, 1996Roger S. Pressman, Software Engineering - A Practitioner's approach, fifth edition. McGraw Hill, 2001.Một số Website cú ớch