Phần mềm trình diễn Microsoft Powerpoint

CHƯƠNG V : PHẦN MỀM TRÌNH DIỄN MICROSOFT POWERPOINT Microsoft PowerPoint (gọi tắt: PowerPoint) là một phần mềm trình diễn (presentation) chuyên nghiệp có nhiều tiện ích để trình bày vấn đề có hình thức đẹp và sinh động, dễ sử dụng, đầy hiệu quả. Bạn có thể sử dụng PowerPoint để tạo các trình diễn phục vụ đông đảo khán thính giả với nhiều mục đích khác nhau. Trình diễn là phương tiện để truyền đạt thông tin, thuyết phục, giáo dục khán giả. PowerPoint cung cấp cho bạn các công cụ để tạo các minh họa cho phần thuyết trình trong các hội thảo, hội nghị, seminar, báo cáo luận văn, Ngoài ra nó cũng được sử dụng phổ biến trong công tác giảng dạy. Mỗi trang thể hiện nội dung, hình ảnh, âm thanh, được gọi là một Slide. PowerPoint có thể sử dụng để trình bày một vấn đề theo các cách sau: + Trình bày trực tiếp bằng máy tính: máy tính sẽ được nối với một máy Projector hoặc máy Datashow. + Trình bày gián tiếp: bằng cách in ra các trang Slide rồi sử dụng máy Overhead. BÀI 1. GIỚI THIỆU VỀ POWERPOINT 1.1. Khởi động Microsoft PowerPoint Cách 1: Chọn lệnh Start/ Programs/ Microsoft PowerPoint Cách 2: Kích đúp vào biểu tượng PowerPoint trên màn hình nền (Desktop). Cách 3: Kích đúp vào tập tin PowerPoint có sẵn trong máy. 1.2. Màn hình của PowerPoint 1.2. 1. Cửa sổ PowerPoint Sau khi khởi động, cửa sổ PowerPoint xuất hiện như hình sau: Tự thiết kế một trình diễn mới. Tạo một trình diễn theo mẫu đã có Tạo một trình diễn theo trợ giúp Wizard 1 Lựa chọn trình diễn đã có Ô tác vụ Slide Phần phác thảo Cửa sổ của PowerPoin gồm hai phần: Phần bên trái là các lựa chọn để mở các kiểu thiết kế, phần bên phải là nội dung để ta soạn thảo. 1.2.2. Các thành phần Thanh tiêu đề: Thanh thực đơn ngang Thanh công cụ (Tools Bar) Thanh trạng thái Vùng trình bày Hộp ghi chú (note) Phần phác thảo 1.3. Các chế độ hiển thị của PowerPoint PowerPoint có 2 chế độ trình bày và một chế độ trình diễn. Để chọn chế độ hiển thị, Bạn có thể vào menu View hoặc chọn nút chế độ hiển thị ở góc dưới bên trái trang màn hình. Chế độ bình thường Chế độ xem thứ tự Chế độ trình diễn Lưu ý: Chúng ta có thể nhấn phím F5 để hiển thị chế độ trình diễn theo trình tự hoặc SHIFT + F5 để trình diễn từ slide hiện tại. 1.4. Thoát khỏi Powerpoint Cách 1: Click vào nút Close Cách 2: Chọn lệnh File/ Exit. Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4. BÀI 2: NHẬP VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN TRONG TỜ CHIẾU 2.1. Thêm văn bản vào tờ chiếu Cách 1: Nhập trên các Text box có sẵn của Slide Nhập các nội dung vào đây Cách 2: Tạo Text box của riêng mình: Nhấn Chuột vào biểu tượng trên thanh công cụ vẽ một hộp Text box, sau đó nhập dữ liệu vào khung đó. 2.2. Thay đổi Font chữ cho các Slide Bạn có thể áp dụng các định dạng văn bản trong PowerPoint tương tự như Word: định dạng ký tự (Font, Size, Font style, ). Ngoài ra, bạn còn có thể thực hiện thay đổi các Font chữ mặc định của các Slide theo ý muốn của người dùng. Cách thực hiện: - Vào menu Format/ Replace Font, nhập font mới trông ô with. - Kích chọn Replace để thay thế, chọn Close để đóng hộp thoại. 2.3. Thay đổi khoảng cách giữa các dòng, đoạn văn bản Vào menu Format/ Line Spacing, xuất hiện hộp hội thoại: Khoảng cách giữa các dòng, giá trị mặc nhiên là 1 (Lines). Khoảng cách so với đoạn ở phía trên, mặc nhiên là 0 (Lines). Khoảng cách so với đoạn ở phía dưới, mặc nhiên là 0 (Lines). - Thay đổi các giá trị cần và chọn OK Căn lề văn bản Thực hiện các lựa chọn sau đề căn lề cho văn bản trong slide: Lề trái Căn giữa Căn giữa Căn giữa BÀI 3: QUẢN LÝ CÁC SLIDE VÀ QUẢN LÝ BẢN TRÌNH CHIẾU 3.1. Quản lý các Slide 3.1.1. Thêm Slide mới Chức năng này cho phép thêm Slide mới vào bản trình diễn. Cách thực hiện: − Vào menu Insert/New Slide hoặc Kích chuột vào nút trên thanh công cụ Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + M − Chọn cách trình bày Slide Chú ý: Bạn có thể tạo Slide mới giống như Slide hiện hành bằng cách vào menu Insert/ Duplicate Slide. 3.1.2. Chèn Slide từ bản trình diễn khác Thao tác: -Vào Insert chọn Slides from files, xuất hiện hộp thoại - Nhắp nút Browse..., lựa chọn bảng trình chiếu có slide cần chèn - Danh sách các tờ chiếu của bản trình diễn được hiển thị trong phần Select slides - Chọn một hoặc nhiều tờ chiếu rồi nhắp Insert (Nhắp Insert All nếu muốn chèn tất cả các tờ chiếu) 3.1.3. Chọn các Slide - Chọn một Slide: Nhắp chuột vào Slide. - Chọn các Slide liên tục:Chọn Slide đầu ấn giữ phím Shift đồng thời chọn Slide cuối. - Chọn các Slide không liền kề: Ấn phím Ctrl đồng thời chọn các Slide cần. 3.1.4. Xoá bỏ Slide Chức năng này cho phép xoá bỏ Slide không sử dụng trong bản trình diễn. Cách thực hiện: - Chọn các Slide cần xóa. - Vào menu Edit\Delete Slide hoặc nhấn chuột phải chọn Delete Slide hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ. 3.1.5. Sao chép Slide Cách thực hiện: − Chọn Slide cần sao chép. − Đưa các Slide đã chọn vào vùng nhớ đệm: Vào menu Edit\Copy hoặc kích vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + C hoặc nhấn chuột phải chọn Copy. − Chọn vị trí dán − Dán các Slide ra: Vào menu Edit\Paste hoặc kích chuột vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc nhấn chuột phảo chọn Paste. 3.1.6. Di chuyển các Slide Chức năng này cho phép sắp xếp lại các Slide trong bản trình diễn cho đúng với trình tự nội dung. Cách thực hiện: − Chọn Slide cần thay đổi vị trí. − Vào menu Edit\Cut hoặc kích vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + X. − Click chọn vị trí mới cho Slide. − Dán các Slide ra: Vào menu Edit\Paste hoặc Click vào nút trên thanh Standard hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Chú ý: bạn có thể thực hiện nhanh bằng thao tác Kéo-di chuột như sau: chọn Slide cần thay đổi vị trí, dùng chuột Kéo tới vị trí mới. 3.1.7. Ẩn các Slide Chức năng này cho phép ẩn Slide trong chế độ trình diễn (Slide Show) nhưng không xóa hẳn Slide đó khỏi bản trình diễn hiện hành. Cách thực hiện: + Chọn Slide muốn ẩn. + Chọn Slide Show/ Hide Slide. Chú ý: muốn hiện lại các Slide này, chọn Slide Show/ Hide Slide một lần nữa. 3.2. Quản lý bản trình chiếu Bản trình chiếu chính là tệp tin PowerPoint. 3.2.1. Tạo một tập tin mới Bước 1: C1: Chọn menu File / New chọn Blank presentation C2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl+ N. C3: Kích chuột vào biểu tượng Bước 2: Chọn mẫu trình bày trong cửa sổ Slide Layout, lớp Content Layouts. Bước 3: Thiết lập nội dung trình bài trong Slide và sau đó bạn thiết lập thông số hiệu ứng cho chúng. 3.2.2. Mở một tập tin có sẵn Chọn File / Open hoặc clik biểu tượng trên thanh công cụ. 3.2.3. Cách lưu một file trình chiếu Bước 1: Thực hiện 1 trong các cách sau: C1: Vào menu File, chọn Save C2: Ấn Ctrl + S C3: Nhấn vào biểu tượng Bước 2: Thực hiện tìm vị trí tập tin cần lưu, gõ tên nội dung tập tin cần lưu trong hộp thoại. BÀI 4: LÀM VIỆC VỚI BẢN TRÌNH DIỄN 4.1. Thêm các đối tượng vào Slide 4.1.1. Chèn bảng biểu Chức năng này cho phép tạo ra các bảng biểu (Table) để nhập dữ liệu tương tự như bảng biểu trong Word. Cách thực hiện: Chúng ta có thể thực hiện theo một trong các cách sau: Cách 1: - Chọn nút New Slide trên thanh công cụ chuẩn hoặc chọn Insert/ New Slide. - Chọn loại Slide có chứa Table. - Click OK. - Một AutoShape mới xuất hiện trong Slide, kích đúp vào biểu tượng bảng, đánh số dòng, cột để tạo bảng mới Biểu tượng bảng Cách 2: - Vào menu Insert/ Table, xuất hiện hộp thoại: - Chọn số hàng, số cột. - Click OK. Cách 3: - Click vào nút công cụ trên thanh công cụ Standard, di để chọn số hàng, số cột. Ghi chú: + Thực hiện các thao tác trên bảng tương tự như trong Word. + Nếu trong Word hoặc Excel có chứa những bảng giống như bảng cần tạo ra trong PowerPoint, bạn có thể sao chép các bảng đó qua PowerPoint. 4.1.2. Chèn biểu đồ Chức năng này cho phép chèn biểu đồ vào bản trình diễn. Cách thực hiện - Chọn loại Slide có chứa biểu đồ trong hộp thoại New Slide. - Vào menu Insert/ Chart hoặc kích vào nút công cụ trên thanh công cụ. - Nhập số liệu vào bảng dữ liệu và nhấn chuột lên vùng soạn thảo để kết thúc Lưu ý:1. Ta có thể sao chép biểu đồ từ Word hoặc Excel sang. Các bước tiến hành thực hiện tương tự như đối với Word. 2. Để thay đổi số liệu trong bảng dữ liệu ta nhắp đúp chuột lên vùng biểu đồ và tiến hành sửa. 3. Để thay đổi hình dạng của biểu đồ: ta nhắp đúp chuột lên vùng biểu đồ, nhắp chuột phải lên biểu đồ chọn Type và chọn loại biểu đồ cần. Chọn OK 4.1.3. Chèn hình ảnh, chữ nghệ thuật, đối tượng vẽ vào slide Chức năng này thực hiện tương tự như trong Word. 4.1.4. Chèn phim và âm thanh - Bước 1: Insert/Movies and Sound: Lựa chọn chèn phim, âm thanh hay ghi âm - Bước 2: Trong hộp thoại tại Look in: Chọn file fim, âm thanh muốn chèn - Bước 3: Kích vào File cần chèn và ấn OK. (Lưu ý: Nếu chèn âm thanh thì biểu tượng chỉ là 4.1.5. Tạo tiêu đề đầu, tiêu đề cuối (Header, Footer) Để tạo tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho slide ta thực hiện như sau: Chọn View àHeader and Footer chọn thẻ Thẻ Slide, xuất hiện hộp thoại : Thông tin ngày giờ, nếu chọn có thể nó sẽ được chèn vào cuối trang Tự động chèn số trang vào tiêu đề cuối Gõ một trang bất kỳ vào tiêu đề cuối Thẻ Notes and Handouts cho phép thiết lập một số các thông tin lên tiêu đề đầu và tiêu đề cuối trang in (thông tin này chỉ hiển thị khi bạn in ra máy in). Chèn ngày tháng Nhập văn bản cho tiêu đề đầu trang Chèn số thứ tự vào cuối trang Nhập văn bản cho tiêu đề chân trang 4.1.6. Liên kết giữa word, Excel và powerpoint a. Liên kết giữa word và powerpoint Cách 1: - Vào Insert à Object à Microsoft Word Document à Create from file à Browse - Chọn tệp MS Word cần chèn Cách 2: - Trong MS Word, đánh dấu đoạn ký tự cần chèn. - Vào Edit à Copy - Trở về PowerPoint - Vào Edit à Paste Special à Microsoft Word Document Object b. Liên kết giữa Excel và powerpoint Chèn bảng Excel vào PowerPoint: Trong Excel, chọn bảng cần chèn Chuyển về PowerPoint Vào Edit à Paste Special à Paste Link à Microsoft Excel Worksheet Object - Chèn đồ thị từ Excel vào PowerPoint: tương tự như bảng biểu 4.2. Định dạng Slide trong bản trình chiếu 4.2.1. Thay đổii màu nền (giữ nguyên mẫu thiết kế) Vào Format –> Slide Design Chọn Color Schemes Bấm chuột phải vào mẫu cần chọn. - Muốn thay đổi tất cả các Slide chọn Apply to All. - Chỉ thay đổi Slide hiện tại chọn Apply to Selected Slide. 4.2.2. Tuỳ chỉnh màu nền từng slide Vào Format – Background hay click phải vào một nơi bất kỳ (ngoại trừ các khung văn bản có sẵn) trên slide mà bạn muốn thay đổi và chọn Background từ menu. Từ danh sách các lựa chọn Background Fill, bạn có thể chọn màu bạn muốn (Chọn More Colors để chọn một màu theo ý bạn). Chọn Apply To All để áp dụng kiểu nền mới này trên tất cả các slide trong trình diễn hay chọn Apply nếu bạn chỉ muốn áp dụng cho riêng slide hiện tại. 4.2.3. Thay đổi slide theo mẫu thiết kế sẵn Cách thực hiện - Vào menu Format\Design Template - Nhắp chọn các mẫu có sẵn, hoặc nhắp chọn các mẫu khác. - Bấm chuột phải và lựa chọn: Áp dụng cho mọi Slide Áp dụng cho các Slide đã chọn THỰC HÀNH Câu 1: Tạo 1 phiên trình bày mới và lưu phiên trình bày thành tập tin Baitap1.ppt. Sau đó, tạo Slide đầu tiên và nhập nội dung bên dưới vào: (Lưu ý: chọn phông chữ Unicode dựng sẵn Arial, Tahoma, ) GIÁO TRÌNH POWERPOINT ỨNG DỤNG BIÊN SOẠN BÀI GIẢNG ĐIỆN TỬ Câu 2: Tạo thêm 2 Slide mới với nội dung là “Mục lục” và “Tóm tắt”. Sau đó nhập nội dung cho mỗi Slide. (Lưu ý chọn kiểu dấu đầu mục (Bullets and Numbering)) Câu 3: Mở tập tin Baitap1.ppt & lưu lại với tên Baitap2.ppt (Save as). Trong slide 1 định dạng Font Arial, size 40, đậm, bóng, đỏ. Trong slide 2, khung Mục lục định dạng Font Arial, size 44, đậm, bóng, xanh. Khung nội dung định dạng màu đỏ, chọn nền & viền khung. Trong slide 3, khung tóm tắt định dạng Font Arial, size 54, đậm, bóng, tím. Khung văn bản canh giữa, đậm. Câu 4: Chọn Định dạng nền tuỳ thích, riêng lẻ cho từng Slide. Copy 3 slide mới từ 3 slide trên. Chọn định dạng nền cho 3 slide mới Câu 5: Tạo tập tin Baitap5.ppt và tạo 6 slide mới vào tâp tin này. Dùng các công cụ thực hiện từng slide như hình mẫu. Tạo các đối tượng, thao tác với đối tượng. Làm việc với đối tượng Vẽ cho trước (AutoShapes) Làm việc với đối tượng Bảng (Table) Làm việc với đối tượng Chữ nghệ thuật (Word Art) Làm việc với đối tượng Hình ảnh (Picture) Làm việc với đối tượng Clip Art. BÀI 5: THIẾT LẬP HIỆU ỨNG CHO SLIDE 5.1. Thêm hiệu ứng hoạt hình 5.1.1. Áp dụng hiệu ứng có sẵn cho các Slide Chọn một hoặc nhiều Slide muốn áp dụng hoạt hình. Vào menu Slide Show/Animation Schemes... Các kiểu hoạt hình Áp dụng cho mọi slide Chạy thử để xem Trình chiếu thử - Chọn một kiểu hoạt hình có sẵn, nhấn Apply to All slide. Chú ý: để chọn hiệu ứng khác thực hiện lại lệnh trên một lần nữa, để bỏ hiệu ứng ta chọn No Animation 5.1.2. Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong Slide Chọn đối tượng muốn tạo hiệu ứng, có thể là Text Box hoặc đối tượng đồ họa. Vào menu Slide Show/ Custom Animation, khi đó màn hình có dạng: Lựa chọn các thông tin, khi đó hiệu ứng sẽ áp dụng cho Slide hiện tại Chú ý: - Có các loại hiệu ứng: Hiệu ứng xuất hiện Hiệu ứng nhấn mạnh Hiệu ứng biến mất Hiệu ứng di chuyển - Một đối tượng có thể thiết lập được nhiều hiệu ứng. - Để xóa bỏ hiệu ứng ta chọn hiệu ứng cần xóa và nhấn Remove 5.2. Tạo hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide Chức năng này cho phép tạo hiệu ứng khi chuyển từ Slide này sang Slide khác. 5.2.1. Tạo hiệu ứng chuyển dịch Thao tác: Vào menu Slide Show/Slide Transition, khi đó màn hình có dạng: Các hiệu ứng Tốc độ chuyển dịch Hành động thực hiện chuyển dịch Áp dụng cho mọi Slide Âm thanh chuyển dịch (wav) - Lựa chọn hiệu ứng, tốc độ chuyển dịch, hành động thực hiện chuyển dịch giữa các Slide. 5.2.2. Xóa bỏ hiệu ứng chuyển dịch Thao tác: - Chọn Slide muốn xóa hiệu ứng chuyển dịch. - Thực hiện như trên và chọn No Transition THỰC HÀNH Soạn nội dung theo mẫu. Định dạng các Slide theo yêu cầu: Slide 1: Thiết kế mẫu nền kiểu Compass, Hiệu ứng hai tranh cùng xuất hiện khi ta kích chuột. Slide 2: Thiết kế mẫu nền kiểu Profile, dòng đầu tiên không có hiệu ứng. Các đoạn khác chỉ xuất hiện khi ta kích chuột. Slide 3: Thiết kế mẫu nền kiểu Watermark, dòng đầu tiên chữ mầu xanh không có hiệu ứng, các đoạn khác chỉ xuất hiện khi ta kích chuột. Slide 4: Mẫu nền trắng, dòng chữ “TẦM QUAN TRỌNG CỦA MÁY VI TÍNH” có mầu đỏ, tranh xuất hiện khi ta kích chuột. Slide 5: Dòng đầu tiên không có hiệu ứng, chữ mầu xanh. Khi ta kích chuột thì từng hình1, hình 2 xuất hiện. Silde 6: Hiệu ứng chữ nghệ thuật và tranh tự động xuất hiện. BÀI 6: CÁC SIÊU LIÊN KẾT 6.1. Thiết lập liên kết trong Slide 6.1.1. Tạo liên kết trong Slide - Chọn đối tượng cần tạo liên kết - Vào Insert/Hyperlink hoặc chọn nút => xuất hiện hộp thoại: Tới một vị trí trong tài liệu hiện tại Tạo một đối tượng mới và liên kết tới nó Liên kết tới một địa chỉ Email Tới một file khác hoặc web khác 6.1.2. Điều chỉnh siêu liên kết Bấm chuột phải vào siêu liên kết cần điều chỉnh, chọn Edit Hyperlink Xuất hiện hộp thoại làm tương tự như trên. 6.1.3. Loại bỏ siêu liên kết Bấm chuột phải vào siêu liên kết cần điều chỉnh, chọn Edit Hyperlink Xuất hiện hộp thoại chọn Remove Hyperlink 6.2. Thiết lập hành động cho một đối tượng Chức năng này cho phép chúng ta gắn một thao tác của chuột vào một đối tượng PowerPoint (hộp văn bản, đối tượng đồ hoạ, nút hành động, ), chúng ta có thể chuyển sang một Slide khác, mở một tập tin ứng dụng khác, khởi động một chương trình ứng dụng, mở một trang Web, bằng cách Click chuột hoặc đơn giản hơn là chỉ cần đưa trỏ chuột “đi” ngang qua đối tượng được chọn. Cách thực hiện: Chọn đối tượng muốn gán hành động. Vào menu Slide Show/ Action Settings, hộp thoại xuất hiện như hình Thẻ Mouse Click: Chọn đặt hành động thi hành khi Click chuột lên đối tượng Thẻ Mouse over: Chọn đặt hành động thi hành trỏ chuột “đi” ngang qua đối tượng Chọn Slide hoặc tập tin liên kết từ hộp kéo thả. Khi hành động được thi hành, PowerPoint sẽ chuyển đến Slide hoặc mở tập tin này. Khởi động một chương trình ứng dụng khi hành động được thi hành. Chọn âm thanh khi hành động được thi hành - Lựa chọn thông số cần và nhấn OK để kết thúc 6.3. Tạo nút hành động Chức năng này cho phép chúng ta gắn một thao tác vào một nút lệnh cụ thể. Nút hành động là một đối tượng được xác định trước, được gán vào một thao tác thông qua tùy chọn trong hộp thoại Action Settings ở trên. Cách thực hiện: Cách 1: - Vào menu Slide Show/Action Buttons, đưa trỏ chuột vào thanh tiêu đề rồi kéo ra khỏi menu, ta có thanh công cụ Actions Buttons như hình bên. - Chọn một nút từ thanh công cụ Actions, kéo chuột để vẽ nút lệnh vào Slide. Khi đó sẽ xuất hiện hộp hội thoại Action Settings Cách 2: Bấm AutoShapes -> Actions Buttons, chọn hình cần và vẽ vào Slide => xuất hiện hộp hội thoại Action Settings Thực hiện tương tự như mục 2 ở trên. THỰC HÀNH 1. Soạn nội dung theo mẫu. 2. Định dạng các Slide theo yêu cầu: Slide 1: Thiết kế mẫu nền kiểu Compass, Hiệu ứng hai tranh cùng xuất hiện khi ta kích chuột. Slide 2: Thiết kế mẫu nền kiểu Profile, dòng đầu tiên không có hiệu ứng. Các đoạn khác chỉ xuất hiện khi ta kích chuột. Slide 3: Thiết kế mẫu nền kiểu Watermark, dòng đầu tiên chữ mầu xanh không có hiệu ứng, các đoạn khác chỉ xuất hiện khi ta kích chuột. Slide 4: Mẫu nền trắng, dòng chữ “CÁC THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ GIÁO DỤC ” có mầu đỏ. Tranh xuất hiện khi ta kích chuột. Slide 5: Dòng đầu tiên không có hiệu ứng, chữ mầu xanh. Khi ta kích chuột thì từng hình1, hình 2 xuất hiện. Silde 6: Hiệu ứng chữ và tranh tự động xuất hiện. Trên Slide này có nút để quay lại trang đầu tiên. ANHANHANHF Câu 1:Soạn các Slide theo mẫu: Yêu cầu: Slide 1: - Định dạng kiểu chữ, bố cục theo mẫu - Hai dòng đầu không có hiệu ứng - Chữ nghệ thuật chữ màu xanh, xuất hiện khi kích chuột - Ba dòng tiếp theo chữ màu đỏ, hiệu ứng lần lượt tự xuất hiện. - Slide có màu xanh dương Slide 2: - Định dạng kiểu chữ theo mẫu, Font chữ Times New Roman, cỡ chữ 20, khung có màu đường kẻ là màu xanh - 3 dòng đầu không có hiệu ứng, khung và các đoạn trong khung lần lượt xuất hiện khi kích chuột. Slide 3: - Dòng đầu tiên có nền màu vàng. - Khi kích chuột sẽ lần lượt hiện ra các nội dung, - Mẫu Slide là Crayons.pot - Chèn tiêu đề dưới theo mẫu - Tranh khi kích chuột sẽ hiện ra, kích chuột lần nữa sẽ tịnh tiến đi lên theo một đường thẳng. - Tranh được liên kết đến Slide 4 Slide 4: - Định dạng bảng theo mẫu - Dùng chức năng vẽ biểu đồ, vẽ được biểu đồ ra Slide - Bảng có hiệu ứng tự hiện ra, biểu đồ xuất hiện khi kích chuột. - Tạo nút quay lại Slide 1 BÀI 7: KỸ THUẬT TRÌNH DIỄN VÀ IN ẤN 7. 1. Thực hiện một buổi trình diễn 7.1.1. Thiết kế một cuộc trình diễn Chức năng này cho phép bạn thay đổi các tùy chọn cho buổi trình diễn. Cách thực hiện: - Vào menu Slide Show/ Set Up Show,: Tùy chọn Show type: cách thực hiện trình diễn. + Presented by a speaker (full screen): cho phép thực hiện trình diễn ở chế độ toàn màn hình. + Browsed by an individual (window): cho phép trình diễn ở chế độ màn hình bình thường, và tự điều khiển việc trình diễn của PowerPoint theo nhu cầu riêng. + Browsed at a kiosk (full screen): cho phép thực hiện trình diễn ở chế độ toàn màn hình, diễn ra một cách tự động, và được lặp đi lặp lại. + Loop continuously until ‘Esc’: cho phép trình diễn lặp đi lặp lại liên tục đến khi nhấn phím Esc, tùy chọn này là mặc định khi sử dụng chế độ Browsed at a kiosk. + Show without narration: cho phép tắt phần thuyết minh đi kèm. + Show without animation: cho phép tắt các hiệu ứng. Tùy chọn Slide: Chọn các Slide cho buổi trình diễn. + All: trình diễn tất cả các Slide. + From To : trình diễn một nhóm Slide liên tục. + Custom show: cho phép chọn phương án trình diễn riêng. Tùy chọn Advanced Slides: các tùy chọn nâng cao. + Manually: chế độ chuyển trang thủ công (nhấn phím hoặc Click chuột để qua Slide khác). + Using timings, if present: chế độ chuyển trang tự động (sau một khoảng thời gian nào đó). 7.1.2. Định thời gian trình diễn PowerPoint có thể giúp bạn xác định khoảng thời gian của từng slide cũng như tính toàn bộ khoảng thời gian cần thiết để trình bày hết. Để sử dụng tính năng Rehearse Timings, bạn thực hiện theo các bước sau: F  Chọn Slide Show ® Rehearse Timings. Khi trình diễn ở dạng toàn màn hình xuất hiện, thanh công cụ Rehearsal đếm theo từng giây của từng slide trên màn hình. Nếu bạn chuyển qua slide tiếp theo, PowerPoint sẽ thiết lập lại bộ đếm thời gian ở giữa thanh công cụ đếm thời gian của slide hiện hành. F   Để ngừng việc tập luyện và trở về Normal view, nhấn Esc hay click phải chuột và chọn End Show. Lúc đó PowerPoint sẽ hiển thị một hộp thoại thông báo thời gian cho trình diễn và hỏi bạn có muốn lưu lịch thời gian này không. F   Nếu bạn chọn Yes, PowerPoint sẽ lưu lại thời gian đã thu cho từng slide này và hiển thị các slide trong Slide Sorter View cùng với các thời gian đã thu ở bên dưới từng slide. 7.1.3. Thực hiện một buổi trình diễn Trình diễn là quá trình thể hiện nội dung các slide đã thiết kế được trong tệp trình diễn lên toàn bộ màn hình. Có nhiều cách để thực hiện trình diễn các slides: F   Nhấn chuột lên nút Slide Show ở góc phải, cuối màn hình F   Mở trình đơn Slide Show ® View Show F   Bấm phím F5 trên bàn phím F   Mở trình đơn View ® Slide Show Các thao tác cơ bản trong quá trình trình diễn Chuyển qua trang tiếp theo: nhấn SPACE BAR, ENTER, PAGE DOWN, phím N, phím mũi tên phải, phím mũi tên xuống hoặc chuột trái. Trở về trang trước: nhấn BACKSPACE, PAGE UP, phím P, phím mũi tên trái hoặc phím mũi tên lên . Đến một Slide bất kỳ: gõ số thứ tự của Slide và nhấn Enter. Hoặc nhấn chuột phải chọn Go to Slide, chọn slide cần đến. Kết thúc trình diễn: nhấn phím Esc, phím ‘-‘ hoặc tổ hợp phím Ctrl + Break. Để giấu con trỏ và nút lệnh ở góc trái bên dưới: nhấn phím A hoặc phím ‘=’. Bật/ tắt chế độ bôi đen toàn màn hình: nhấn phím B hoặc phím ‘.’. Bật/ tắt chế độ làm trắng toàn màn hình: nhấn phím W hoặc phím ‘,’. Sử dụng menu lệnh: trong chế độ trình diễn, bạn có thể Click chọn nút lệnh ở góc trái bên dưới hoặc kích chuột phải lên màn hình và chọn lệnh như menu sau: Chuyển tới Slide kế tiếp. Hiển thị hộp thoại cho phép chọn Slide chuyển tới. Hiển thị hộp thoại cho phép chọn Slide chuyển tới. Kết thúc biểu diễn. Về Slide trước. By Title: Liệt kê các Slide trong trình diễn và cho phép chọn Slide chuyển tới. Custom Show: Cho phép chọn phương án riêng Previous Viewed: Về Slide đã xem trước đó 7.2. In các Slide 7.2.1. Xem trước khi in Print Preview cho khả năng xem trước bài trình diễn trước khi in. Để sử dụng chức năng Print Preview, bạn chọn trình đơn File ®Print Preview. Nếu dùng máy in đen trắng để in bản trình diễn màu, bạn có thể kiểm tra bản in bằng cách xem trong dưới dạng thuần đen trắng (Pure Black and White) hay xám (Grayscale). 7.2.2 . In bài trình bày Định dạng trang in Để định dạng trang in, mở mục chọn File ® Page setup, hộp thoại Page Setup xuất hiện: Chọn kích thước trong danh sách Slides sized for. F   Mục Width và Height để nhập vào chiều rộng và chiều cao khổ giấy in (chỉ sử dụng mục này khi khổ giấy in của bạn không nằm trong danh sách Slides sized for). F   Mục Orientation để thiết lập hướng in: Portrait – in theo chiều dọc hoặc Landscape – in theo chiều ngang. Trong đó: Slides - thiết lập hướng in dữ liệu trên các Slides; Notes, handout & outline – thiết lập hướng in cho phần chú thích đi kèm các slide. In bản trình diễn trên giấy F  Mở bài trình diễn muốn in. F  Chọn Print từ trình đơn File hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + P. Hộp thoại Print sẽ được hiển thị Mục Printer để chọn máy in sẽ in. ·        Mục Print range- chọn phạm vi in, trong đó: All- in toàn bộ các slide; Current slide- chỉ in slide hiện tại; Slides - in một phạm vi các slide nào đó. Ví dụ: 1,3,5-12 – tức là sẽ in ra các slide 1, slide 3 và các slide từ 5 đến 12. ·        Mục Copies - để chọn số bản in. ·        Print Hidden Slides được chọn nghĩa là các slide bị ẩn cũng được in. ·        Mục Print what - chọn kiểu in nội dung trên các slide: F  Cuối cùng nhấn nút Print để thực hiện lệnh in. BÀI 8: LƯU VÀ ĐÓNG GÓI TỆP TIN 1. Lưu tệp tin Khi thiết kế xong, để tiện sử dụng trong việc trình diễn, bạn nên lưu tập thành dạng PowerPoint Show như sau: Chọn File \ Save as Trong hộp thoại Save As, chọn dạng tập tin PowerPoint Show (.pps) trong khung Save as Type Sau đó kích nút Save Tập tin dạng .pps chính là tập tin bạn dùng để trình diễn, vì khi chạy tập tin này ban không cần mở lại PowerPoint. Để đưa chương trình đi trình diễn ở máy tính khác, bạn chỉ cần chép theo tập tin dạng .pps (máy tính trình diễn cần phải có sẵn chương trình MS. PowerPoint, nếu không bạn phải đóng gói tập tin - xem kế tiếp) 2. Tạo biểu tượng cho tập tin: Để việc trình diễn có tính chuyên nghiệp, bạn nên tạo cho tập tin cần trình diễn một biểu tượng trên màn hình Windows, khi muốn trình diễn chỉ cần kích vào biểu tượng này là chương trình có thể bắt đầu ngay. Các bước tạo biểu tượng như sau: Kích chuột phải tại khoảng trống màn hình Windows và chọn New\ Shortcut. Kích nút Browse và tìm chọn tên tập tin dạng.pps muốn trình chiếu (trong cửa sổ Browse bạn nhớ chọn mục All File trong khung File of Type để hiển thị tên tập tin dạng.pps).Kích chuột vào nút Next. Nhập tên cho biểu tượng trong khung Select A Name for the Shortcut (nếu muốn đổi tên) sau đó kích chuột nút Finish. Biểu tượng vừa tạo sẽ hiển thị trên màn hình Windows, kích vào biểu tượng này để bắt đầu chạy chương trình. 3. Chuyển tập tin thành Web Để dễ dàng chuyển tải những trang trình diễn của PowerPoint lên Internet bạn sẽ chuyển các trang này thành dạng trang Web (dạng .htm). Trước khi chuyển tập tin thành dạng Web bạn có thể xem các Slide dưới dạng Web bằng cách chọn File\ Web Page Preview. Chuyển tập tin thành dạng Web. Chọn File \ Save as. Trong hộp thoại File\ Save as, chọn dạng Web Page (*.htm, *.html). Click OK để bắt đầu chuyển đổi Khi chuyển đổi xong, chương trình sẽ tạo ra 02 phần chính: 01 tập tin xxx.htm(xxx là tên tập tin PowerPoint bạn đã chuyển thành dang Web). Tập tin này giống trang chủ của một Website, mỗi lần cần chạy chương trình bạn chạy từ tập tin này 01 thư mục nằm cùng thư mục chứa tập tin nói trên, thư mục naỳ chứa các thành phần cần thiết để chạy chương trình. 4. Sử dụng tập tin.htm Tập tin dạng.htm thông thường được mở bằng các phần mềm trình duyệt Web như Internet Explorer, Nescape... Có thể mở tập tin bằng cách Click chuột và tên tập tin trong cửa sổ Window Explorer hoặc từ các phần mềm trình duyệt Web bình thường. Tập tin PowerPoint hiển thị ở dạng Web cũng giống như thể hiện trong màn hình thiết kế của PowerPoint. Các thao tác trình duyệt các trang giống như các trang Web bình thường. Để trình diễn các trang Web của PowerPoint trong môi trường Web bạn click nút Full Screen Slide Show ở góc phải dưới màn hình trình duyệt Web, các trang Web sẽ trình diễn giống như trong PowerPoint. BÀI 9: XUẤT TỆP TIN 1. Tạo thành tập tin ảnh: Có thể chuyển các Slide trong PowerPoint thành các tập tin ảnh bằng cách sau: Chọn File\ Save as Chọn dạng tập tin ảnh trong khung Save as Type Các dạng tập tin ảnh có thể xuất hiện như: .bmp, .tif, .gif,... Sau khi click chuột vào nút OK, chương trình sẽ hỏi: Bạn có muốn chuyển các Slide thành dạng ảnh hay không ? Nếu đồng ý, click chuột vào nút Yes. Chỉ chuyển Slide hiện hành thành dạng ảnh, Click chuột vào nút No Nếu bạn chọn Yes, PowerPoint sẽ tạo ra một thư mục cótên trùng với tên của tập tin, và các tập tin ảnh vừa tạo sẽ được lưu trong đó 2. Gửi email trong Microsoft PowerPoint Để gửi một tài liệu vào e-mail trực tiếp từ PowerPoint, đơn giản bạn chỉ cần kích vào nút E-mail. Một thông báo (message) xuất hiện cho phép bạn gửi tài liệu PowerPoint bằng một trong hai cách sau: Gửi một bản sao chép một slide đơn: Khi bạn gửi một bản sao chép của một slide trong e-mail, slide được gửi đi dưới dạng HTML là phần chính của message. Người nhận thư có thể xem slide của bạn trong các chương trình e-mail mà có thể đọc các thông báo e-mail dưới dạng HTML. Người nhận thư không cần cài PowerPoint trên máy của họ để xem slide, dù vậy thì vẫn có một vài yêu cầu về hệ thống cho việc xem slide cũng như là gửi, định hướng, hay gửi một slide hoặc toàn bộ dữ liệu. Khi bạn gửi bản sao chép của một Slide, thì message header được hiển thị trong PowerPoint để cho phép bạn nhập địa chỉ và các lựa chọn khác. Sau khi gửi slide , message header đóng lại và trở về màn hình soạn thảo PowerPoint. Danh sách người nhận, cùng với các lựa chọn và cách tập tin đính kèm được ghi cùng với tài liệu. Nếu bạn gửi lại slide, các thông tin cũ sẽ được hiển thị lại trong phần message header. Điều này rất hữu ích nếu bạn gửi các cập nhật định kỳ của slide cho những người nhận đó. Nếu người nhận đang sử dụng Micrrosoft Office 2003 hoặc sớm hơn, tốt hơn hết là nên gửi slide như là một thành phần đính kèm trong một e-mail message. Nếu bạn gửi slide như là một thân của message, thì các định dạng sẽ bị mất đi. Gửi tài liệu trong e-mail có thể không làm việc thông qua cổng mail điện tử. Gửi bản sao của toàn bộ tài liệu: Khi gửi toàn bộ tài liệu, bạn phải gửi nó như một tập tin đính kèm trong một e-mail message. Bạn cũng có thể muốn làm điều này khi người nhận không có chương trình e-mail tương thích HTML. Để xem tài liệu đính kèm bạn gửi, người nhận cần có PowerPoint 2003 hoặc các phiên bản mới hơn. THỰC HÀNH Đối với slide 2 bạn tự thiết lập hiệu ứng Bài 8: Tạo câu hỏi trắc nghiệm. Chẳng hạn có câu hỏi: Thiết bị nào sau đây là bộ nhớ ngoài của máy tính Ổ đĩa cứng ROM (Read Only Memory) RAM (bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên) Bộ xử lý trung tâm – CPU Khi nhấn chọn các đáp án nếu đúng hay sai đều có thông báo. Thực hiện: Bước 1: Tạo 6 hình chữ nhật, 1 cho câu hỏi, 4 cho 4 đáp án và 1 cho thông báo kết quả. Thêm nội dung vào 6 hình chữ nhật đó (Add text). Bước 2: Chọn hiệu ứng entrance cho mục thông báo kết quả, Nhấn chuột phải vào hiệu ứng, chọn Effect options, chọn thẻ Timing và chọn Trigger. Trong khung Start effect on click of: chọn khung chứa đáp án đúng (Khung A). Vậy là khi click vào khung a sẽ hiện thông báo “Chúc mừng bạn đã chọn đúng”. Bước 3: Add thêm hiệu ứng biến mất cho thông báo trên (Exit), rồi chọn Start là After Previous, chọn thẻ Timing và Delay khoảng 3,4 giây tùy ý để mất thông báo đó đi. Cũng như vậy làm 3 hình chữ nhật ghi thông báo " Bạn đã chọn sai", và làm Triggers cho từng hình khi click vào các khung câu B, C, D.Và cũng làm hiệu ứng biến mất (Exit). Vậy khi bạn click vào khung câu B sẽ hiện thông báo " Bạn đã chọn sai", rồi biến mất câu thông báo, câu C, D cũng vậy. còn câu A sẽ hiện thông báo "Chúc mừng bạn đã chọn đúng". ----------------------------------------