Phần 3: Microsoft Excel - Nguyễn Dũng

Microsoft Excel Giáo viên: Nguyễn Dũng Khoa Công nghệ Thông tin Giáo viên: Nguyễn Dũng Khoa Công nghệ Thông tin 2 Nội dung Giới thiệu về Microsoft Excel 1 Một vài thao tác cơ bản Tính toán trong Excel 2 3 Một số hàm thường dùng 4 Quản lí dữ liệu trong Excel 5 3 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Excel 1. Giới thiệu về Microsoft Excel[1] Giới thiệu MS Excel •Phần mềm xử lý bảng tính của hãng Microsoft •Chuyên dùng cho công tác kế toán, văn phòng (thiết kế các bảng lương, bảng thống kê, dự toán,...) •Có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp, phân tích kèm biểu đồ, hình vẽ minh họa,... Khởi động Microsoft Excel Có thể thực hiện một trong các cách sau: •Kích đôi chuột lên biểu tượng MS Excel trên Desktop •Start  Programs  Microsoft Excel. •Start  Run  Ở mục Open gõ: Excel 4 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Excel  Màn hình làm việc của MS Excel Thanh công thức (Formula Bar) Sheet Tab ) Vùng làm việc (Work Space) 1. Giới thiệu về Microsoft Excel[2] 5 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Excel  Vùng làm việc (Work Space): Đó là vùng bảng tính gồm: • 256 cột, đặt tên là A,B,C,...AA, BB,...IV, từ trái qua phải • 65536 dòng đặt tên là 1,2,3,... từ trên xuống dưới. • Các dòng và cột giao nhau tạo thành các ô (cell). Một ô được xác định bởi địa chỉ gồm tên cột và tên dòng tạo ra nó Ví dụ: Ô có địa chỉ là C6 tức là ô giao của cột C và dòng 6. 1. Giới thiệu về Microsoft Excel[3] 6  Các khái niệm cơ bản  WorkBook: Một File dữ liệu do Excel tạo ra tưng ứng với một WorkBook. Gồm từ 1 đến 255 WorkSheet.  Sheet: Nếu xem WorkBook là quyển sách thì WorkSheet là một trang sách.  Địa chỉ ô: Địa chỉ tương đối: địa chỉ ô được viết bình thường dạng cột, dòng; có thể thay đổi khi ta thao tác sao chép hoặc tính toán trong bảng tính Địa chỉ tuyệt đối: địa chỉ ô được viết kèm theo ký hiệu $ với ý nghĩa cố định địa chỉ, không thay đổi khi ta thao tác sao chép hoặc tính toán trong bảng tính Ví dụ: D5, $D5, D$5, $D$5 1. Giới thiệu về Microsoft Excel[4] 7 1. Giới thiệu về Microsoft Excel[5]  Kiểu dữ liệu trong Excel: Có 2 loại dữ liệu cơ bản:  Hằng (Constant value): bao gồm chữ hoặc số  Công thức (Formula value): bao gồm biểu thức trong đó chứa địa chỉ hoặc tên của một số ô hoặc vùng khác của bảng tính. Để gõ công thức phải bắt đầu bằng dấu "=" hoặc dấu "+".  Ngoài 2 kiểu dữ liệu cơ bản trên, còn có kiểu Logic bao gồm các giá trị TRUE và FALSE hoặc các hàm số mang giá trị logic. 8  Mở file mới: Có thể sử dụng một trong các cách sau: • Thực hiện lệnh [Menu] File  New • Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + N • Kích chuột vào nút New trên thanh công cụ.  Mở file đã có: Để mở một file Excel trên đĩa, có thể sử dụng một trong các cách sau: • Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O • Kích chuột vào nút Open trên thanh công cụ • Thực hiện lệnh [Menu] File  Open 2. Một số thao tác cơ bản[1] 9 2. Một số thao tác cơ bản[2]  Chèn Sheet: [Menu]Insert  WorkSsheet hoặc kích phải chuột tại vùng tên Sheet rồi chọn mục Insert.  Copy Sheet: [Menu]Edit  Move or Copy Sheet.. Hoặc kích phải chuột tại vùng tên Sheet rồi chọn mục Move or Copy...  Di chuyển Worksheet: Tương tự Copy nhưng không đánh dấu vào mục Create a copy 10  Lưu file: Có thể thực hiện một trong các cách sau:  Thực hiện lệnh [Menu] File  Save.  Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S.  Kích chuột vào nút Save trên thanh công cụ.  Thực hiện lệnh [Menu] File  Save As hoặc nhấn phím F12.  Đóng file và kết thúc làm việc với Excel:  Đóng Workbook: thực hiện lệnh [Menu]File/Close hoặc Ctrl+F4.  Thoát khỏi MS Excel: thực hiện lệnh [Menu]File/Exit hoặc Alt+F4. 2. Một số thao tác cơ bản[3] 11 1/31/2018 Bài giảng Microsoft Excel 11 3. Tính toán trong bảng tính Excel[1]  Công thức trong Excel: Công thức trong Excel có thể tạo bằng cách:  Di chuyển thanh trỏ về ô muốn nhập công thức (Dùng phím hoặc chuột)  Gõ vào ô đó dấu = để bắt đầu công thức.  Gõ địa chỉ những ô liên quan chứa giá trị cần được tính toán cùng các phép tính: + (cộng), - (trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa). Ví dụ: =(C16*2+D16+E16)/4  Kết thúc bằng phím Enter. Kết quả sẽ hiển thị ngay trên ô đó. 12  Các loại toán tử đối với dữ liệu dạng số  Các toán tử số học: + (Cộng); - (Trừ); * (Nhân); / (Chia); ^ (Luỹ thừa). Độ ưu tiên của các toán tử: theo thứ tự như sau: ^; *, /; +, -. Các toán tử có cùng độ ưu tiên thì thứ tự thực hiện là từ trái sang phải. Để thay đổi thứ tự ưu tiên, sử dụng các dấu ngoặc. Ví dụ 1: = 4 + 10 * 2 = 4 + 20 = 24 Ví dụ 2: = (4 + 10) * 2 = 14 * 2 = 28 3. Tính toán trong bảng tính Excel[2] 13  Các loại toán tử đối với dữ liệu dạng số Các toán tử luận lý (logic): NOT (phủ định); AND (và); OR (hoặc). Biểu thức toán tử luận lý chỉ có hai giá trị True (đúng) và False (sai). Các toán tử quan hệ: Dùng để so sánh các kết quả. Giá trị Đúng hoặc Sai tuỳ thuộc vào cách xem xét các điều kiện. =; =; >; Ví dụ: = B4 > 10 sẽ cho giá trị true nếu giá trị trong ô B4 lớn hơn 10, còn không sẽ cho giá trị false 3. Tính toán trong bảng tính Excel[3] 14  Các loại toán tử với dữ liệu dạng chuỗi:  Các toán tử quan hệ: = , ,  Các toán tử nối chuỗi: & Ví dụ: =“Nguyen Van A” & “K32”cho kết quả “Nguyen Van A K32”  Đối với dữ liệu ngày tháng: có thể sử dụng các phép toán số học (cộng, trừ) và các phép toán quan hệ. 3. Tính toán trong bảng tính Excel[4] 15  Biến đổi công thức thành giá trị: Khi cần kết quả của một công thức hơn là công thức, ta biến đổi giá trị của công thức thành giá trị thực: Các bước thực hiện như sau: • Đưa hộp điều khiển đến ô cần biến đổi đó; • Bấm F2 hoặc kích đúp chuột trong ô đó. • Bấm phím F9. Excel sẽ thay đổi công thức trong ô đó bằng giá trị mà công thức đó tính ra. 3. Tính toán trong bảng tính Excel[4] 16  Lỗi trong công thức: Khi nhập công thức tính toán cho một ô nào đó, nếu đúng thì kết quả sẽ xuất hiện, ngược lại Excel sẽ thông báo lỗi. Một số lỗi thường gặp: # DIV/0! Công thức gặp trường hợp chia cho số không #N/A Xãy ra khi giá trị không dùng được # NAME? Công thức có dùng tên mà Excel không nhận ra được. # NUM! Công thức dùng một số không đúng. #VALUE! Công thức dùng một đối số hoặc toán tử sai kiểu 3. Tính toán trong bảng tính Excel[5] 17  Sử dụng các hàm trong Excel: Các hàm của Excel là những công cụ tính toán được lập sẵn để thực hiện các tính toán phức tạp. Có thể gõ các hàm trực tiếp vào ô hoặc [Menu] Insert  Functions...  Cú pháp chung của hàm. Cú pháp: = () Các đối số cách nhau dấu "," hay “;” (phụ thuộc quy định trong Control Panel) Các đối số: các hằng số, địa chỉ khối, tên khối hoặc một hàm khác,... 3. Tính toán trong bảng tính Excel[6] 18 3. Tính toán trong bảng tính Excel[7] Ví dụ: Tại ô A10, cần tính tổng từ ô A3 đến A9.  Đặt hộp điều khiển tại ô A10, gõ hàm tính tổng như sau: =Sum(A3:A9)  Hoặc đặt hộp điều khiển tại ô A10, sử dụng [Menu] Insert  Function...  Hộp thoại Insert Function xuất hiện, lựa chọn nhóm hàm và hàm cần chèn.  Nhập các đối số của hàm theo chỉ dẫn và nhấn nút OK để kết thúc. 19 4. Một số hàm thường dùng[1]  Hàm tính toán thống kê  Hàm Sum  Cú pháp: SUM(danh sách đối số)  Chức năng: tính tổng các số  Hàm Max  Cú pháp: MAX(danh sách đối số)  Chức năng: tìm giá trị lớn nhất  Hàm Min  Cú pháp: MIN(danh sách đối số)  Chức năng: tìm giá trị nhỏ nhất 20 4. Một số hàm thường dùng[2]  Hàm tính toán thống kê  Hàm Average  Cú pháp: Average(danh sách đối số)  Chức năng: giá trị trung bình cộng  Hàm Round  Cú pháp: Round(số,số_chữ_số)  Chức năng: làm tròn số  Ví dụ:  Round(21.546,2) = 21.55  Round(21.546,0) = 22  Round(21.546,-1) = 20 21 4. Một số hàm thường dùng[1]  Hàm tính toán thống kê  Hàm Int  Cú pháp: Int(số)  Chức năng: trả về số nguyên nhỏ hơn cạnh nó  Ví dụ: Int(2.75) = 2 Int(-3.14) = -4  Hàm Mod  Cú pháp: Mod(số_bị_chia,số_chia)  Chức năng: tính số dư trong phép chia nguyên  Ví dụ: Mod(13,4) = 1 vì 13 chia 4 được 3 dư 1  Hàm Count  Cú pháp: Count(danh sách đối số)  Chức năng: Đếm số các giá trị là số trong danh sách đối số, bỏ qua các ô rỗng và ô khác số 22 4. Một số hàm thường dùng[1]  Hàm tính toán thống kê  Hàm CountA  Cú pháp: CountA(danh sách đối số)  Chức năng: Đếm số các giá trị là trong danh sách đối số, bỏ qua các ô rỗng  Hàm Rank  Cú pháp: Rank(Num,Ref [,order])  Num: giá trị cần xếp hạng  Ref: Tập giá trị tham chiếu xếp hạng (Thường là địa chỉ tuyệt đối)  Order: phương pháp sắp xếp  0: giảm dần (mặc định)  1: tăng dần  Chức năng: trả lại thứ hạng của Num trong tập giá trị Ref 23 4. Một số hàm thường dùng[1]  Hàm tính toán thống kê  Hàm SumIf  Cú pháp: SumIf(range,criteria [,sum_range])  range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh  criteria: mô tả điều kiện  sum_range: vùng được tính tổng. Nếu không có sum_range thì vùng range sẽ được tính  Chức năng: tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện  Ví dụ1: Tính tổng lương của NV nữ cho ở bảng bên  = sumif(A2:A6,”Nữ”,B2:B6) = 3200 24 4. Một số hàm thường dùng[1]  Hàm tính toán thống kê  Hàm CountIf  Cú pháp: CountIf(range,criteria)  range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh  criteria: mô tả điều kiện  Chức năng: đếm số đối số trong range thõa mãn điều kiện criteria  Ví dụ1: cho biết có bao nhiêu người là Nữ  = countif(A2:A6,”Nữ”) = 3 25 4. Một số hàm thường dùng[2]  Hàm Logic  Hàm And  Cú pháp: And(danh sách biểu thức logic)  Chức năng: trả về true nếu tất cả biểu thức logic là true, bằng false trong các trường hợp khác  Ví dụ: = And(5 > 3, 7-4=3) = true 26 4. Một số hàm thường dùng[2]  Hàm Logic  Hàm Or  Cú pháp: Or(danh sách biểu thức logic)  Chức năng: trả về false nếu tất cả biểu thức logic là false, bằng true trong các trường hợp khác  Ví dụ: = Or(5 > 3, 7-4 > 3) = true 27 4. Một số hàm thường dùng[2]  Hàm Logic  Hàm Not  Cú pháp: Not(biểu thức logic)  Chức năng: đổi ngược giá trị biểu thức logic  Ví dụ: = Not(false) = true 28 4. Một số hàm thường dùng[2]  Hàm Logic  Hàm If  Cú pháp: If(bt_logic,value1,value2)  Chức năng: cho giá trị là value1 nếu giá trị biểu thức logic là true, ngược lại cho giá trị là value2.  Ví dụ: = if(A2>5,”Đậu”,”Rớt”) = Đậu 29 4. Một số hàm thường dùng[3]  Hàm chuỗi  Hàm Len  Cú pháp: Len(text)  Chức năng: trả lại độ dài của text  Ví dụ: = len(“đậu”) = 3  Hàm Left  Cú pháp: Left(text,num)  Chức năng: trả lại num kí tự bên trái nhất của text  Ví dụ: = left(“AC025”,2) = AC 30 4. Một số hàm thường dùng[3]  Hàm chuỗi  Hàm Right  Cú pháp: Right(text,num)  Chức năng: trả lại num kí tự bên phải nhất của text  Ví dụ: = right(“AC025”,2) = 25  Hàm Mid  Cú pháp: Mid(text,pos,num)  Chức năng: trả lại num kí tự kể từ pos  Ví dụ: = mid(“AC025”,2,3) = C02 31 4. Một số hàm thường dùng[3]  Hàm chuỗi  Hàm Upper  Cú pháp: Upper(text))  Chức năng: trả lại text dạng in hoa  Ví dụ: = upper(“hoa”) = HOA  Hàm Lower  Cú pháp: Lower(text)  Chức năng: trả lại text dạng thường  Ví dụ: = lower(“HOA”) = hoa 32 4. Một số hàm thường dùng[3]  Hàm chuỗi  Hàm Proper  Cú pháp: proper(text))  Chức năng: trả lại text với chữ cái đầu in hoa  Ví dụ: = proper(“nguyen van a”) = Nguyen Van A  Hàm nối chuỗi  Cú pháp: text1 & text2  Chức năng: trả lại text mới là hợp của text này  Ví dụ: = “nguyen” & “van” & “a” = nguyen van a 33 4. Một số hàm thường dùng[4]  Hàm ngày giờ  Hàm Day  Cú pháp: Day(dãy số kiểu ngày))  Chức năng: trả lại giá trị ngày (1..31)  Ví dụ: = Day(“07/21/1988”) = 21  Hàm Month  Cú pháp: Month(dãy số kiểu ngày)  Chức năng: trả lại giá trị tháng (1..12)  Ví dụ: = Month(“07/21/1988”) = 7 34 4. Một số hàm thường dùng[4]  Hàm ngày giờ  Hàm Year  Cú pháp: Year(dãy số kiểu ngày))  Chức năng: trả lại giá trị năm (1..31)  Ví dụ: = Year(“07/21/1988”) = 1988  Hàm Now  Cú pháp: Now()  Chức năng: trả lại ngày giờ hiện tại của hệ thống  Ví dụ: = Now() 35 4. Một số hàm thường dùng[4]  Hàm ngày giờ  Hàm Hour  Cú pháp: Hour(dãy số kiểu giờ)  Chức năng: trả lại giá trị giờ (1..24)  Hàm Minute  Cú pháp: Minute(dãy số kiểu giờ)  Chức năng: trả lại giá trị phút (1..60)  Hàm Second  Cú pháp: Second(dãy số kiểu giờ)  Chức năng: trả lại giá trị giây (1..60) 36 4. Một số hàm thường dùng[5]  Hàm tìm kiếm và tham chiếu  Hàm Columns  Cú pháp: Columns(khoảng tham chiếu)  Chức năng: trả lại số cột  Ví dụ: = columns(A5:C10) = 3  Hàm Rows  Cú pháp: Rows(khoảng tham chiếu)  Chức năng: trả lại số dòng  Ví dụ: = rows(A5:C10) = 6 37 4. Một số hàm thường dùng[5]  Hàm tìm kiếm và tham chiếu  Hàm VLookup  Cú pháp: Vlookup(gt_tìm,bảng_tìm,cột_gt,cách_tìm)  Cách_tìm = 1: cột đầu tiên của giá trị tìm phải đước sắp xếp tăng dần. Ngược lại thì không cần sắp xếp.  Chức năng: dò tìm trong cột đầu tiên của bảng_tìm một giá trị hợp lệ so với gt_tìm. Nếu tìm thấy sẽ lại giá trị tương ứng theo hàng ở cột_gt Ví dụ1: = Vlookup(“DHS1234”,A2:D6,2,0) = 6 Ví dụ2: = Vlookup(“DHS1234”,A2:D6,3,0) = 7 Ví dụ3: = Vlookup(“DHS1234”,A2:D6,4,0) = 8 38 4. Một số hàm thường dùng[5]  Hàm tìm kiếm và tham chiếu  Hàm HLookup  Cú pháp: Hlookup(gt_tìm,bảng_tìm,hàng_gt,cách_tìm)  Cách_tìm = 1: hàng đầu tiên của giá trị tìm phải đước sắp xếp tăng dần. Ngược lại thì không cần sắp xếp.  Chức năng: dò tìm trong hàng đầu tiên của bảng_tìm một giá trị hợp lệ so với gt_tìm. Nếu tìm thấy sẽ lại giá trị tương ứng theo hàng ở hàng_gt Ví dụ1: = Hlookup(“Pascal”,B1:D4,2,0) = 30 Ví dụ2: = Hlookup(“Pascal”,B1:D4,3,0) = 30 Ví dụ3: = Hlookup(“Pascal”,B1:D4,4,0) = 45 39  Một số lưu ý khi sử dụng hàm:  Địa chỉ của các ô khi sử dụng vào hàm sẽ bị thay đổi khi ta thực hiện copy, vì vậy cần chú ý sử dụng địa chỉ tuyệt đối và tương đối cho thích hợp. Nếu dữ liệu trong một ô nào đò mà áp dụng cho việc tính toán của các ô khác trong khi copy thì phải lấy địa chỉ tuyệt đối.  Khi thay đổi dữ liệu trong ô liên quan đến các địa chỉ trong hàm thì kết quả sẽ thay đổi.  Có nhiều loại hàm, gây nên sự khó nhớ cú pháp. Có thể sử dụng sự trợ giúp của Excel bằng cách gõ dấu bằng, gõ tên hàm, tiếp theo là dấu "(", rồi bấm đồng thời tổ hợp phím Ctrl + Shift + A, lúc đó cú pháp hàm sẽ được Excel gợi ý để thực hiện. 4. Một số hàm thường dùng[5] 40 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[1]  Cơ sở dữ liệu (CSDL): là tập hợp các dữ liệu trong một khối trên bảng tính mà trong khối đó không chứa các dòng hoặc cột trống và dòng đầu tiên chỉ gồm các tiêu đề, gọi là các trường (field) của dữ liệu. Từ dòng thứ 2 trở đi là số liệu của cơ sở dữ liệu hiện thời, mỗi dòng gọi là một bản ghi. Quản lý dữ liệu trong Excel bao gồm:  Sắp xếp,  Tìm kiếm,  Kết xuất,  Các thao tác trực tiếp với bản ghi và trường của CSDL. 41 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[2]  Sử dụng mẫu dữ liệu (DataForm): Thuận tiện trong việc nhập và điều chỉnh các bản ghi trong một danh sách. Có thể sử dụng mẫu để thao tác trực tiếp với CSDL như thêm bản ghi, xoá bản ghi, tìm kiếm bản ghi. Để thao tác với Data Form, thực hiện như sau:  Đưa con trỏ vào vùng danh sách  Thực hiện lệnh [Menu]DataForm, hộp thoại xuất hiện: 42  Sắp xếp dữ liệu. Trong Excel việc sắp xếp dữ liệu trong một phạm vi được chọn của bảng tính có thể thực hiện một cách độc lập với các ô khác ngoài khu vực chọn. Đưa con trỏ vào danh sách cần sắp xếp (chọn các bản ghi để sắp xếp).  Thực hiện lệnh [Menu]DataSort. Hộp hội thoại Sort xuất hiện: 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[2] 43  Lọc và kết xuất dữ liệu  Cấu trúc tổng quát của hàm CSDL Dfunction(database,field,criteria)  Database: là một CSDL dạng danh sách của Excel  Field: là tên nhãn cột  Criteria: là vùng điều kiện  Chức năng: hàm CSDL tác động lên trường dữ liệu (Field) của database theo điều kiện được xác định bởi vùng điều kiện criteria. 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[3] 44  Lọc và kết xuất dữ liệu  Tạo vùng điều kiện (criteria) Dạng tổng quát 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[3] Tên trường (nhãn cột) Điều kiện Lương >=500000 Trong ô điều kiện có thể chứa các toán tử quan hệ, hoặc kí tự thay thế (?,*) 45  Lọc và kết xuất dữ liệu  Tạo vùng điều kiện (criteria): Vùng điều kiện có thể chứa nhiều ô tên trường và nhiều điều kiện khác nhau có thể đặt cùng hàng hoặc khác hàng. Các điều kiện ở cùng hàng mang ý nghĩa toán tử AND, khác hàng mang ý nghĩa OR 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[3] Lương <=700000 >=500000 TĐVH Lương Đại học <=700000 46  Lọc và kết xuất dữ liệu  Một số hàm CSDL thông dụng Dsum(database,field,criteria): tính tổng cột field trong database theo điều kiện được chỉ ra bởi criteria Dmax, Dmin, Daverage: tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, trung bình cộng của cột field trong database theo điều kiện được chỉ ra bởi criteria Dcount(database,field,criteria): đếm các ô có chứa giá trị là số DcountA(database,field,criteria): đếm các ô có khác trống của cột field trong database theo điều kiện được chỉ ra bởi criteria 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[3] 47  Cho bảng thống kê như hình bên  Cho biết số lượng theo loại mặt hàng  Cho biết số lượng các mặt hàng theo loại sách/vở có đơn giá nhỏ hơn 52000  Xây dựng các vùng điều kiện  Điền công thức  C10: =DSUM(A1:C7,B1,C13:C14)  D10: =DSUM(A1:C7,B1,D13:D14)  C11: =DSUM(A1:C7,B1,C15:D17)  D11: =DSUM(A1:C7,B1,C19:D20) 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[3] 48 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[4]  Lọc tự động (AutoFilter):  Chọn miền dữ liệu chuẩn bị lọc (kể cả dòng tiêu đề).  Thực hiện lệnh [Menu]DataFilterAutoFilter. Lúc đó Excel sẽ chèn các mũi tên vào bên phải các tên trường.  Kích chuột vào mũi tên tại cột chứa dữ liệu dùng làm tiêu chuẩn để lọc. Chọn một trong các mục:  All: Hiển thị toàn bộ các bản ghi  Custom...: Chỉ hiển thị các bản ghi theo tiêu chuẩn  Các giá trị của bản ghi trong cột đó: Chọn giá trị muốn lọc.  Blanks: Chỉ hiển thị các bản ghi trống  NonBlanks: Chỉ hiển thị các bản ghi không trống  Nếu chọn Custom... Hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện như sau: 49 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[4]  Đặt tiêu chuẩn trong hộp thứ nhất và hộp thứ hai  Chọn toán tử so sánh  Ghi giá trị cần so sánh  Kích chọn And hay Or để thực hiện hội hay tuyển 2 tiêu chuẩn này  Nhấn OK để hoàn thành. Toán tử so sánh Giá trị cần so sánh 50 Kích vào đây nếu muốn chỉ hiển thị 1 bản ghi khi trùng nhau 5. Quản lý dữ liệu trong Excel[5]  Lọc nâng cao (Advanced Filter...): Để thực hiện việc lọc với các điều kiện phức tạp hơn, bắt buộc phải sử dụng vùng tiêu chuẩn.  Tạo vùng tiêu chuẩn  Chọn miền dữ liệu chuẩn bị lọc (kể cả dòng tiêu đề)  Thực hiện lệnh [Menu]DataFilterAdvanced Filter...Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện:  Filter the list, in place: Lọc tại chỗ  Copy to another location: Copy sang vùng khác.  List range: Vùng dữ liệu cần lọc  Criteria range: Vùng tiêu chuẩn  Copy to: Vùng trích xuất 51  Tự định dạng ô: [Menu]FormatCell...  Định dạng cho số (Number).  Dóng hàng dữ liệu (Aglignment).  Định dạng font chữ (Font)  Tạo khung viền cho các ô (Border)  Tạo màu nền cho các ô (Patterns)  Định dạng theo Style: [Menu]FormatStyle...  Điều chỉnh các thông số của kiểu  Gán kiểu cho một ô hoặc khối ô  Định dạng tự động: [Menu]Format Autoformat... 6. Định dạng bảng tính 52 7. Biểu đồ[1]  Các thành phần của biểu đồ  Vùng dữ liệu: được tổ chức theo hàng hay cột. Mỗi ô tạo thành một điểm dữ liệu trên bản đồ  Trục tọa độ: hệ thống các đường thẳng xác định tỉ lệ biểu diễn các điểm dữ liệu  Hộp ghi chú: chứa các dấu hiệu biểu diễn các dãy số liệu biểu diễn trên biểu đồ  Tiêu đề: tạo nhãn cho biểu đồ và các trục 53 7. Biểu đồ[2]  Chart Wizard  Bước 1: Chọn vùng dữ liệu  Bước 2: Click vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ hoặc Insert | Chart. Ở bước này ta chọn mẫu biểu đồ thích hợp. Nhấn Next. 54 7. Biểu đồ[3]  Chart Wizard  Bước 3: Chọn vùng dữ liệu  Bước 2: Click vào biểu tượng Chart Wizard trên thanh công cụ hoặc Insert | Chart. Ở bước này ta chọn mẫu biểu đồ thích hợp. Nhấn Next. 55 7. Biểu đồ[3]  Chart Wizard  Bước 3: Chọn lại cách thể hiện dữ liệu theo hàng hay cột  Rows: Mỗi dòng là một chuỗi dữ liệu để tạo đồ thị. Mỗi giá trị trong một dòng sẽ tương ứng với một cột của đồ thị  Columns: Mỗi cột là một chuỗi dữ liệu để tạo đồ thị 56 7. Biểu đồ[4]  Chart Wizard  Bước 4: Khai báo tiêu đề đồ thị, các trục, các đường lưới, chú thích, 57 7. Biểu đồ[5]  Chart Wizard  Bước 5:  As new sheets: xem đồ thị ở bảng tính khác  As object in: xem đồ thị trong bảng tính hiện hành  Nhấn Finish để hoàn thành