PDCA trong hoạt động nhóm

PDCA TRONG HOẠT ĐỘNG NHÓMWELCOME TEAM LEADERSĐÁNH GIÁ ViỆC LẬP KHCL CỦA CBNSTTNHẬN XÉTSỐ LƯỢNG (17)  SL%1Chưa phân tích tình trạng 15.882Không đưa ra nguyên nhân 423.533Nguyên nhân đưa ra không cụ thể15.884Không đưa ra giải pháp529.415Giải pháp đưa ra không phù hợp với nguyên nhân529.416Giải pháp đưa ra không cụ thể15.887Không đưa ra mục tiêu tổng thể529.418Không đưa ra mục tiêu của từng giai đoạn423.539Trình bày không rõ ràng, mạch lạc15.8810Lạc đề ( cách XD kế hoạch, XD kế hoạch tổng thể)211.76MỤC TIÊUPDCANắm được các bước trong chu trình PDCAThực hành phân tích và lập KHCL theo PDCAVận dụng 1 số kỹ thuật sơ đồ xương cá, bản đồ tư duy, phương pháp 20/80 1Giới thiệuCác bước của chu trình2Giải thích các bướcP-D-C-A3Bài tập thực hành NỘI DUNGPDCA là công cụ hữu hiệu, phương pháp luận khoa học để giải quyết vấn đềĐược thiết kế để áp dụng liên tục, nhiều lầnBao gồm các hoạt động theo vòng khép kínNâng cao kiến thức cá nhân khi đánh giá nguyên nhân của vấn đềMục đích cuối cùng của chu trình PDCA là cải tiến liên tục làm cho khách hàng hài lòngKhi thực hiện cần:Dữ liệuBằng chứng về việc dữ liệu và số liệu liên quan đến vấn đề Phân tích khách quan và tư duy phê phán xung quanh vấn đềGiới thiệuP – Plan - Lập kế hoạch D – Do - Thực hiện C – Check - Kiểm tra A – Act - Hành độngProf. Edwards Deming (1900 – 1993)QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀP: Xác định vấn đề và đặt ra mục tiêu P: Xác định nguyên nhânP: Xác định nguyên nhân chính, nguyên nhân gốc rễ của vấn đềP: Tìm, phát triển các giải pháp, lập kế hoạch hành độngD: Thực hiện kế hoạch hành độngC: Xác định hiệu quả của kế hoạchA: Chuẩn hoá các kết quả, tổ chức triển khai thực hiện ở toàn đơn vị, ở các lĩnh vực có liên quanKHÁI NIỆM: Là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những mục tiêu đóVAI TRÒ: “Không lập kế hoạch là lập kế hoạch cho thất bại” Là chức năng quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động quản trị của các nhà quản lýP - Lập kế hoạch1Xác đinh, Đo lường vấn đề24Xác định mục tiêu cho giải phápLập kế hoạch3Đề xuất giải pháp Phân tích nguyên nhânKhi gặp bất cứ vấn đề gì, chúng ta thường đặtra các câu hỏi:What: Vấn đề là gì? Where: Nguyên nhân ở đâu?Why : Tại sao nảy sinh vấn đềHow : Chúng ta phải giải quyết nó như thế nàoLập kế hoạchDOCHECKACTØØPLANBài tập 1Trong thời gian qua nhóm bạn có 1 số vấn đề cần giải quyết. Trong thời gian 2 tháng tới bạn ưu tiên giải quyết vấn đề số 1 ( handout1). Là cán bộ nhóm các bạn hãy phân tích các nguyên nhân và đánh giá, xác định nguyên nhân chủ yếu dẫn đến vấn đề của nhóm bạn.Hỗ trợ từ cơ quanXây dựng chương trình giảng dạyThiết kế khóa họcHỗ trợ tài năngHỗ trợ sinh viên (đào tạo kỹ thuật)Môi trường vật chấtSự thỏa mãn cao hơnHiểu biết rộng hơnTỉ lệ tiêu hao thấpPHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN  SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ ( FISH BONE)People/Man/Con người: Bất cứ ai tham gia quá trình phục vụ Methods/ Phương pháp: Quá trình thực hiện và những yêu cầu đặc biệt để tiến hành quá trình đó như các chính sách, qui trình, luật, lệ, qui định Machines/ Máy móc: Any equipment, computers, tools etc. required to accomplish the job (Bất cứ công cụ, máy tính, dụng cụ,v.v nào cần thiết để hoàn thành công việc) Materials/ Vật liệu: Vật liệu thô, các bộ phận, bút, giấy,v.v.. được sử dụng để tạo nên thành phẩm cuối cùngMeasurements/ Đo lường: Dữ liệu được thu thập từ quá trình được dùng để đánh giá chất lượng của quá trình đó Environment/ Môi trường: Các điều kiện, như địa điểm, thời gian, nhiệt độ và văn hóa nơi mà quá trình diễn raBài tập 2Với các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến vấn đề của nhóm bạn, bạn hãy đề xuất các giải pháp khắc phục.ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP )ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)Gợi nhớ ( Hồi tưởng): Bất cứ khi nào thông tin được xuất hiện từ trong bộ não, thì mind maps cho phép các ý tưởng được ghi lại rất nhanh .Sáng tạo: Mind maps sẽ giúp bạn giải phóng cách suy diễn cổ điển theo phương thức ghi chép sự kiện theo dòng, cho phép các ý tưởng mới được hình thành nhanh chóng theo luồng tư duy xuất hiện.Giải quyết vấn đề: Mind maps có thể giúp bạn nhìn nhận tất cả các vấn đề và làm thế nào để liên kết chúng lại với nhau. Nó cũng giúp bạn có được cái nhìn tổng quát là bạn có thể nhìn nhận vấn đề dưới những góc độ nào và sự quan trọng của nó.Lập kế hoạch: Mind maps giúp bạn có được tất cả các thông tin liên quan vào một nơi và tổ chức nó một cách thật đơn Trình bày: Giúp ta tổ chức các ý kiến hợp lý, dễ hiểu để trình bày mả không cần phải nhìn vào biên bản có sẵn.ĐỀ XUẤT GiẢI PHÁP ( BẢN ĐỒ TƯ DUY - MIND MAP)Làm thế nào để mind map?!?- Tư duy hai chiều (phản biện)Sử dụng những từ chính hoặc những hình ảnh cần thiết.- Bắt đầu từ trung tâm và triển khai ra.- Tạo cho trung tâm một hình ảnh rõ ràng và “mạnh” miêu tả được nội dung tổng quất của toàn bộ mind map.- Tạo các trung tâm nhánh và các chi tiết nhánh.- Đặt những từ trọng tâm vào những hàng mà làm tăng kết cấu của các ghi chú.- Những trường hợp sau phải phân biệt rõ hơn những trường hợp trước.- Những gì không có trong trình bày thì không nên đưa vào mind map.- Sử dụng mũi tên, biểu tượng hoặc những hình ảnh để chỉ ra sự liên kết.- Đừng để bị tắc ở một khu vực. Nếu cạn kiệt suy nghĩ thì chuyển sang nhánh khác- Ghi ngay ý tưởng vào nơi hợp lý ngay khi nghĩ ra nó. Đừng lưỡng lự.- Phá vỡ ranh giới. Khi hết giấy để trình bày thì đừng nên thay một tờ giấy khác to hơn mà sử dụng thêm các tờ khác ghép vào.- In ra giấy hơn là viết tay vì làm cho dễ đọ và dễ nhớ hơn.- Sử dụng màu sắc để làm nổi bật vấn đề.- Hãy sáng tạo.- Bắt tay vào và HAVE FUN.Bài tập 3Với tất cả các giải pháp đã đề ra bạn hãy lựa chọn những giải pháp chính cho phù hợp với điều kiện nguồn lực, khả năng của nhóm bạn và đặt mục tiêu cho các giải pháp đó.LỰA CHỌN GiẢI PHÁP ( PHƯƠNG PHÁP 20/80)Richard Kock, người sáng lập ra Bain & Co và BCG Consultant, từng khẳng định rằng: “20% việc chúng ta làm tạo ra 80% kết quả, nhưng 80% công việc còn lại chỉ tạo được 20% kết quả cuôi cùng mà thôi. Chúng ta đang phí phạm 80% thời gian của mình vào những việc kém hiệu quả”. Vậy lời khuyên của Koch là, thay vì cật lực theo đuổi tất cả các cơ hội sẵn có, chúng ta hãy bình tĩnh hơn, làm việc ít hơn và tập trung định hướng vào những mục tiêu có giá trị nhất dựa trên cách suy nghĩ của quy luật 20/80”.Specific - cụ thể, dễ hiểuMeasurable - đo lường đượcAchievable - vừa sức, có thể đạt đượcRealistics - thực tếTimebound - có thời hạn.Xác định mục tiêuXác định mục tiêuSMARTPhương pháp xác định 5W - 1HWhyWhatWhereWhen WhoHowLập kế hoạch chất lượngBài tập 4TTNội dung công việcMTThời gian thực hiện ( theo tháng/tuần/ngày)Nguồn lựcT1T2T3T4T5T6T71Căn cứ mô tả, HDCV23Căn cứ các phân tích trên ( nguyên nhân, giải pháp, mục tiêu) nhóm bạn hãy lập bản KHCL THTại mỗi khâu Plan – Do – Check - Act đều lần lượt đi qua các quy trình con với đầy đủ các bước P – D – C – A DO - THỰC HIỆNDO: Tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề raMục đích: - Truyền thông tới toàn bộ những người có liên quan trong kế hoạch - Cung cấp cho họ kiến thức, kỹ năng những nhiệm vụ, công việc phải làm để đạt mục tiêu chung của tổ chứcVai trò:Thử nghiệm các giải phápXem xét, đo lường, phân tích kết quảĐánh giá các giải phápCHECKACTØØDOPLANDO - THỰC HIỆN Triển khai thực hiện kế hoạch phải đảm bảo mọi người trong tổ chức:Nắm được kế hoạchBiết và hiểu rõ nhiệm vụ của mình Thấy được tầm ảnh hưởng của kết quả công việc của từng cá nhân đối với kết quả của chungDO - THỰC HIỆNĐể làm tốt khâu DO phải: Plan: Làm gì trước, sau (When) Làm như thế nào, cách thức (How)Do: Triển khai thực hiện theo PlanCheck:Kiểm tra, giám sát các bước DO đã làm đúng?Act: Tự khắc phục những sai sót trong quá trình DO để hoàn thiệnDOBài tập 5Bạn hãy bổ sung hoặc chỉnh sửa vào bản KHCL ở bài tập 4 các kế hoạch/công việc liên quan đến phần tổ chức thực hiệnCHECK - KIỂM TRACHECK - Kiểm tra lại những việc đã làm xem đã đúng chưa, có phù hợp không và có sai sót gì không?Vai trò: - Giúp phát hiện những điểm chưa phù hợp để kịp thời điều chỉnh DOACTØØPLANCHECKCHECK - KIỂM TRAĐo lường để hợp thức hoá và thẩm định những thay đổiSo sánh kết quả với yêu cầuNếu có thay đổi, tìm hiểu lý do Xem xét, đánh giá sự thay đổi đó theo chiều hướng tốt hơn, tồi hơn hay vẫn vậy.CHECK - KIỂM TRA Cần thiết phải có 1 chu trình con để chuẩn bị về phương pháp và công cụ Plan - Lập kế hoạch kiểm tra : 5W – 1H Do - Thực hiện kiểm tra theo Plan Check - Kiểm tra lại mức độ chính xác của kết quả kiểm tra và đánh giá lại hiệu quả của phương pháp, công cụ kiểm tra đã áp dụng Act - Khắc phục và cải tiến khâu kiểm tra để hoàn thiệnCHECK - KIỂM TRACHECK - KIỂM TRACÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRAKiểm tra chéoĐánh giá thực tếKiểm tra trong suốt quá trình Kiểm tra theo kết quả, hồ sơ Bài tập 6Bạn hãy bổ sung hoặc chỉnh sửa vào bản KHCL ở bài tập 5 các kế hoạch/công việc liên quan đến phần kiểm tra thực hiệnÁp dụng các tiêu chuẩn mới, đã cải tiếnHuấn luyện mọi người các phương phápCập nhật các số liệu, qui trình cải tiến theo yêu cầuChia sẻ các tiêu chuẩn mớiTiếp tục áp dụng PDCA ACT – HÀNH ĐỘNGCHECKDOØØPLANACTACT – HÀNH ĐỘNGKhắc phục và phòng ngừa những sai sót, những điểm không phù hợp cần: Có một Plan cụ thể cho việc khắc phụcKhắc phục theo đúng PlanKiểm tra lại kết quả khắc phục Tiếp tục khắc phục để cải tiếnNếu kết quả không tốt thực hiện lại PLANNếu đạt kết quả tốt cần huấn luyện mọi người các phương pháp mới, qui trình chuẩnACT – HÀNH ĐỘNGACT – HÀNH ĐỘNGTrước khi đưa ra một hành động, một mục tiêu mới cần :Cân nhắc, xem xét và phân tích các số liệu.Đảm bảo các số liệu, kết quả thu được là số liệu thực, chính xácBài tập 7Giả sử trong quá trình thực hiện kế hoạch đã đề ra khi đánh giá kết quả không được như mục tiêu, bạn sẽ làm gì?Bài tập 8Hoàn thiện kế hoạch CL tổng thể của nhóm bạn cho cả quá trình P-D-C-A để giải quyết vấn đề của nhóm bạn (tiếp bài tập 6) Yêu cầu:Xác định vấn đề: nguyên nhân và các giải pháp cho vấn đề trênThiết lập mục tiêu cho từng giải phápLập bảng kế hoạch chi tiết cho từng bước P-D-C-AThực hiện theo chu trình PDCABạn phải :Được cấp trên đồng ýCó nhóm trưởngCó điều kiện, nguồn lực để thực hiệnCó các thành viên trong nhóm BÀI TẬP VỀ NHÀ – DÀNH CHO NHÓM THỰC TÊÁp dụng kiến thức đã được trao đổi, bạn hãy lập kế hoạch chất lượng cho nhóm của mình để giải quyết vấn đề quan trọng nhất mà nhóm bạn đã xác định.Thời gian: 30/9Phương thức: Làm trên máy và gửi mail đến địa chỉ: luuhienninh.pvhk1@niags.com.vnThank You !