Những yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày

23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Những yêu cầu về thể thức & kỹ thuật trình bày 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Ngày ký: 06-5-2005 Ngày có hiệu lực: 05-6-2005 Thông tư liên tịch Bộ Nôi vụ - Văn phòng Chính phủ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). I. HƯỚNG DẪN CHUNG 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 2. Thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này. I. HƯỚNG DẪN CHUNG 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 3. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. I. HƯỚNG DẪN CHUNG 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4. Phông chữ trình bày văn bản Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. I. HƯỚNG DẪN CHUNG 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * II. THỂ THỨC VĂN BẢN 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 1) Quốc hiệu, tiêu ngữ (tiêu đề) CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 2) Tên cơ quan CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 2) Tên cơ quan Viết theo quyết định thành lập Chỉ đề một cấp chủ quản Trình bày nhấn mạnh CQBH Không viết tắt, trừ … ? Bên dưới có gạch liền dài 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 3) Số & ký hiệu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/2005/VTTL-VTCQ Số: …/2005/VTTL-VTCQ Số: 04/2005/QĐ-TTg Số: 09/2005/NĐ-CP Số: 15/2005/NQ-HĐND Số: 151/2005/QĐ-UBND 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 3) Số & ký hiệu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/VTTL-VTCQ Số: …/VTTL-VTCQ-VTĐV* Số: 04/QĐ-BNV-TC Số: 09/TB-UBND-VP Số: 04/QĐ-BNV Số: 09/TB-UBND 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 3) Số & ký hiệu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/VTCQ-VTĐV Số: …/VTCQ-VTĐV Số: 02/TTg-VX Số: 05/BNG-LS Số: 06/HĐND-VP Số: 18/UBND-VP 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 3) Số & ký hiệu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/VTCQ-VTĐV Số: …/VTCQ-VTĐV Số: 02/TTg Số: 05/BNG Số: 06/HĐND Số: 18/UBND 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 3) Số & ký hiệu Số ghi theo năm từ 01-01  31-12 Số dưới 10 thêm số 0 vào trước Ký hiệu có tính khu biệt (TT-TTr; CT-CTr; TC-TCCB-TCH) Trình bày đúng cấu trúc quy định 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4) Địa danh, ngày tháng CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Hà Nội, ngày …tháng … năm 2006 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4) Địa danh, ngày tháng a) Địa danh ghi trên VB là tên gọi chính thức của đơn vị HC (tên riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với những đơn vị HC được đặt tên theo tên người hoặc bằng chữ số thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị HC đó… 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * b) Ngày, tháng, năm ban hành văn bản Ngày, tháng, năm ban hành VBQPPL do QH, UBTVQH, HĐND ban hành là ngày, tháng, năm văn bản được thông qua. Ngày, tháng, năm ban hành VBQPPL khác và VBHC là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành VB phải được viết đầy đủ ngày ... tháng ... năm …; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4) a- Địa danh Như văn bản thành lập Ghi TPTW, tỉnh, huyện, xã… Đúng chính tả Dùng dấu phẩy để ngắt 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 4) b- Ngày tháng Theo tính chất văn bản: tập thể, cá nhân, thông thường Ghi đủ các chữ ngày tháng năm Không dùng dấu ngắt Ngày dưới 10, tháng dưới 3 thêm số 0 Cuối không có dấu chấm 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) a1-Tên loại/ a2- Nơi đề gửi; b- Trích yếu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/VTTL-VTCQ Hà Nội, ngày …tháng … năm 2005 TÊN LOẠI 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) Tên loại và trích yếu nội dung a) Tên loại VB là tên của từng loại VB do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành vbqppl và VBHC, đều phải ghi tên loại, trừ công văn. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) a1- Tên loại Chỉ dùng tên loại pháp luật quy định Sau quyết định không ghi thẩm quyền ban hành 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/QĐ-…… …., ngày …tháng … năm 2005 QUYẾT ĐỊNH Về việc ……………………………… GIÁM ĐỐC ……… 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) a2- Nơi đề gửi Yếu tố của công văn Phiếu gửi; giấy mời… Tờ trình?!!! Bắt đầu bằng – Kính gửi: … Ghi trực tiếp rõ ràng một địa chỉ 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) a2- Nơi đề gửi CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/VTCQ-ĐVST Hà Nội, ngày …tháng … năm 2005 Kính gửi:……….. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) a2- Nơi đề gửi CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/TTr-VTCQ Hà Nội, ngày …tháng … năm 2005 TỜ TRÌNH Về việc……………… Kính gửi: ……………… 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) a2- Nơi đề gửi CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/TTr-VTCQ Hà Nội, ngày …tháng … năm 2005 TỜ TRÌNH Về việc……………… Kính gửi: ……………………. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) b- Trích yếu b) Trích yếu nội dung của VB là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của VB. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) c- Trích yếu Thông thường bắt đầu bằng “Về việc…” Trình bày riêng một dòng bên dưới tên loại VB có tên loại hoặc SKH công văn 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) b- Trích yếu CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/VTTL-VTCQ Hà Nội, ngày …tháng … năm 2004 TÊN LOẠI Về việc……………… 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 5) b- Trích yếu CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CƠ QUAN CHỦ QUẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Số: …/VTCQ-VTĐV Hà Nội, ngày …tháng … năm 2005 V/v Tập huấn V/v Tập huấn 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6) Nội dung văn bản a) Nội dung văn bản Nội dung VB là thành phần chủ yếu của một VB, trong đó, các quy phạm pháp luật (đối với vbqppl), các quy định được đặt ra; các vấn đề, sự việc được trình bày. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6) Nội dung văn bản Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau: - Phù hợp với hình thức VB được sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật; - Các quy phạm pháp luật, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác; 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6) Nội dung văn bản - Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản; 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6) Nội dung văn bản - Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong VB thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt; 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6) Nội dung văn bản - Khi viện dẫn lần đầu VB có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung VB; số, ký hiệu VB; ngày, tháng, năm ban hành VB và tên cơ quan, tổ chức ban hành VB (trừ trường hợp đối với luật và pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, có thể ghi tên loại và số, ký hiệu của VB đó. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6) Nội dung văn bản b) Bố cục của văn bản Tuỳ theo thể loại và nội dung, VB có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6) c- Bố cục nội dung văn bản Văn điều khoản (Hiến pháp; Luật; Pháp lệnh; Nghị định; Quyết định; Nghị quyết*; Quy chế; Hợp đồng...) Văn nghị luận(Văn xuôi pháp luật) 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Bố cục “văn điều khoản” Phần I Chương I Mục 1. Điều 1. (Khoản) 1. (Điểm) a) (Tiết) - Có tiêu đề Có/không tiêu đề Không tiêu đề 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Bố cục “văn điều khoản” Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Mục 1. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Điều 1. Phạm vi áp dụng 1. ………….. a) ……………… - ………………….. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Bố cục “văn nghị luận” Phần I. Chương I. (Mục) I. 1. a) - + * Có tiêu đề Có/không tiêu đề Không tiêu đề 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Những cách đánh thứ tự khác Phần I. Chương I. (Mục) I. 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.1. ….. Có tiêu đề Có/không tiêu đề Không tiêu đề 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Bố cục “văn điều khoản” Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Mục I. PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG Điều 1. Phạm vi áp dụng 1.1. ………….. 1.1.1 ……………… 1.1.1.1. ………………….. 1.2. ………….. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 6) b4- Điều khoản thi hành Hiệu lực về thời gian Hiệu lực về không gian Hiệu lực về đối tượng áp dụng Xử lý văn bản cũ 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP *   7) Thẩm quyền ký - NĐ 110- Thông tư 55 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 7) Thẩm quyền ký Thể thức đề ký Chức vụ người ký Chữ ký, họ và tên 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * a- Thể thức đề ký Trực tiếp Chứng thực Thay mặt: TM. Ký thay: KT. Thừa lệnh: TL. Thừa ủy quyền: TUQ. Quyền: Q. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Thể thức đề ký VBĐ Thay mặt: T/M Trực tiếp (ban tham mưu g/v) Ký thay: K/T Thừa lệnh: T/L (không K/T) Quyền: Q. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * b- Chức vụ người ký Ghi đúng quyết định bổ nhiệm Không ghi tên cơ quan (- 2 TQK) Ghi một chức danh hay hai? 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * c- Chữ ký, họ và tên Ký rõ ràng Bằng bút mực màu sẫm (trừ đỏ) Trước họ và tên không ghi danh hiệu cao quý, học hàm, học vị 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 8) Con dấu Đóng đúng dấu Ngay ngắn Đúng màu mực dấu Trùm lên chữ ký (1/3) 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 9) Nơi nhận Để báo cáo Để thực hiện Để phối hợp Lưu: VT (01); ĐVST (01) 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 10) Dấu chỉ mức độ mật, khẩn Dấu khẩn Dấu mật 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 11) Các thành phần thể thức khác Mức độ phổ biến Người đánh máy, số bản PH Địa chỉ chi tiết 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * 12) Thể thức bản sao a) Hình thức sao bao gồm một trong các dòng chữ “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục”. Việc xác định hình thức bản sao được thực hiện theo quy định tại các khoản 4, 5 và 6 Điều 2 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * b) Tên cơ quan, tổ chức sao VB là tên của cơ quan, tổ chức thực hiện việc sao VB; c) Số, ký hiệu bản sao bao gồm số thứ tự đăng ký được đánh chung cho các loại bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết tắt tên loại bản sao theo Bảng chữ viết tắt tên loại VB và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I). Số được ghi bằng chữ số ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * d) Các thành phần thể thức khác của bản sao VB gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao VB và nơi nhận được thực hiện theo hướng dẫn tại các khoản 4, 7, 8 và 9 Mục II của Thông tư này. 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * III. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY 1. KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY VÀ ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢN 2. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN 3. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Đặt lề: trên/dưới: 20-25trái: 30-35phải: 15-20 Mặt sau: trái/phải ngược lại 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức VB Phụ lục II sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản (Trên một trang giấy khổ A4: 210mmx297mm) (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ à Văn phòng Chính phủ) 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Hình thức trình bày Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ Đánh số trang Phụ lục, sơ đồ, bảng biểu 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Phụ lục IV 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Bản sao Đúng thể thức Photocopy? 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * PHỤ LỤC III SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO VĂN BẢN (TRÊN MỘT TRANG GIẤY KHỔ A4: 210 MM X 297 MM) (KÈM THEO THÔNG TƯ LIÊN TỊCH SỐ 55/2005/TTLT-BNV-VPCP NGÀY 06THÁNG 5 NĂM 2005 CỦA BỘ NỘI VỤ VÀ VĂN PHÒNG CHÍNH PHỦ) 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Mẫu 3.1. Phụ lục V 23/02/2005 DrLuuKiemThanh/HVHCQG-VP * Xin trân trọng cảm ơn! TS. Lưu Kiếm Thanh HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH77-Nguyễn Chí Thanh, Hà NộiCQ: 04.8357083; 04.7730849NR: 04.8636227; DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com