Modul 5: Sử dụng bảng tính cơ bản - Bài 5: Biểu thức và hàm

Gvc, ThS. Võ Minh Đức1Modul 5. Sử dụng bảng tính cơ bảnBài 5 BIỂU THỨC VÀ HÀM Gvc, ThS. Võ Minh Đức2NỘI DUNGSỬ DỤNG CÔNG THỨC TRONG EXCELHÀM TRONG EXCELGvc, ThS. Võ Minh Đức3SỬ DỤNG CÔNG THỨC TRONG EXCELPhép toán số họcPhép toán nối chuỗiPhép toán so sánhNhập công thức vào bảng tínhLiên kết dữ liệu giữa các tập tin ExcelGvc, ThS. Võ Minh Đức4Phép toán số họcTên phép toán Kí hiệu Cộng + Trừ - Nhân * Chia / Mũ (lũy thừa) ^ Thứ tự thực hiện các phép toán: *, / ,^ rồi đến +, - từ trái sang phải (trong ngoặc được ưu tiên thực hiện trước)Gvc, ThS. Võ Minh Đức5Phép toán nối chuỗiKí hiệu: &Cú pháp: & & & Trong đó: là các biểu thức kiểu textVí dụ: “Hà nội” & “ Việt nam” = “Hà nội Việt nam”Gvc, ThS. Võ Minh Đức6Các phép toán so sánhTên phép toánKí hiệuLớn hơn>Nhỏ hơn=Nhỏ hơn hoặc bằngGvc, ThS. Võ Minh Đức7Nhập công thức vào trang tínhChọn ô cần chứa kết quả và thực hiện như sau:Gõ dấu “=” trước công thức, ví dụ: =E1+F1Nhấn Enter để kết thúcNội dung công thức được hiển thị trên Formula bar (thanh công thức)Sử dụng cặp dấu “( )” để thay đổi độ ưu tiên của các phép toán trong công thức (tương tự như trong toán học)Gvc, ThS. Võ Minh Đức8Liên kết dữ liệu giữa các tập tin ExcelMở các tập tin muốn liên kết trên cùng một cửa sổ Excel, muốn nhập địa chỉ ô ở một tập tin khác vào công thức, nhập tên tập tin đó (cả phần mở rộng .xls) trong dấu ngoặc vuông [], và tên trang tính (Sheet), tất cả có thể để trong cặp dấu nháy đơn ’’ tiếp theo là ký tự (!) ở trước địa chỉ ô.Ví dụ : =D4+’[ktoan.xls]Sheet1’!D4(ô D4 của bảng tính hiện hành cộng với ô D4 ở Sheet1 của tập tin ktoan.xls)Để chuyển đổi giữa các tập tin trong cửa sổ Excel, chọn trình đơn Window\.Gvc, ThS. Võ Minh Đức9Nhận biết và sửa lỗiCác lỗi thường gặp trong ô:####: không đủ độ rộng của ô để hiển thị,#VALUE!: dữ liệu không đúng theo yêu cầu của công thức#DIV/0!: chia cho giá trị 0#NAME?: không xác định được ký tự trong công thức#N/A: không có dữ liệu để tính toán#NUM!: dữ liệu không đúng kiểu số Sửa lại cho phù hợp với yêu cầuGvc, ThS. Võ Minh Đức10Sao chép công thứcNhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chépĐặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ôBiểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu đen nét đơnNhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chépGvc, ThS. Võ Minh Đức11HÀM TRONG EXCELKhái niệm hàmCách nhập hàm Nhóm hàm sốNhóm hàm thống kêNhóm hàm chuyển đổi kiểuNhóm hàm xử lý chuỗi.Nhóm hàm lôgicNhóm hàm điều kiệnNhóm hàm tìm kiếmGvc, ThS. Võ Minh Đức12Khái niệm hàmCú pháp chung của hàm: ([Đối số])trong đó: được sử dụng theo tên quy ước của Excel.[Đối số] có thể có hoặc không. Đối số có thể là hằng, chuỗi kí tự, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, biểu thức hoặc các hàm khác.Gvc, ThS. Võ Minh Đức13Cách nhập hàmCách 1: gõ trực tiếp vào ô theo dạng “=(đối số 1, đối số 2,, đối số n)”Cách 2:Chuyển con trỏ ô về ô muốn nhập công thứcTrên thanh thực đơn chọn Insert  FunctionChọn loại hàm trong mục Function CategoryChọn hàm trong mục Function name Nhấn nút OK Nhập các đối số cần thiếtNhấn nút OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức14Xem kết quả tính toán nhanhChọn vùng muốn xem kết quả tính toán nhanhXem kết quả hiển thị trên thanh trạng tháiThay đổi lại hàm tính toán nhanh:Kích phải chuột vào chữ kết quả giá trị đang hiển thị trên thanh trạng tháiChọn một hàm khác trong danh sách xuất hiệnGvc, ThS. Võ Minh Đức151. Nhóm hàm sốHàm SQRT Hàm căn bậc hai.Cú pháp: SQRT(number) Trong đó, number là số muốn lấy căn bậc hai. Nếu số có giá trị âm, hàm SQRT trả lại giá trị lỗi #NUM!.Ví dụ: SQRT(16) bằng 4 SQRT(-16) bằng #NUM! SQRT(ABS(-16)) bằng 4Gvc, ThS. Võ Minh Đức161. Nhóm hàm sốHàm ABS Trả lại giá trị tuyệt đối của số.Cú pháp: ABS(number) Trong đó, number là số thực muốn lấy giá trị tuyệt đối.Ví dụ: ABS(2) = 2 ABS(-2) = 2Nếu A1 chứa -16, thì SQRT(ABS(A1)) = 4Gvc, ThS. Võ Minh Đức171. Nhóm hàm sốHàm ROUND: làm tròn sốCú pháp: ROUND(đối số 1, )Đối số 1: số muốn làm trònn: vị trí số thập phân muốn làm tròn:Nếu n= 0 thì làm tròn đến chữ số hàng đơn vị.Nếu n>0 thì làm tròn đến chữ số thứ n ở phần thập phân tính từ trái qua.Nếu n160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)Gvc, ThS. Võ Minh Đức35Các hàm thường dùngCOUNTIFCú pháp: COUNTIF(vùng ước lượng, điều kiện)Đếm theo điều kiệnGvc, ThS. Võ Minh Đức36Biểu đồ, đồ thịSử dụng biểu đồ, đồ thịTạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhauBiên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịBài tập tổng hợpGvc, ThS. Võ Minh Đức37Sử dụng biểu đồ, đồ thịLà một chức năng được ưa thích nhất của MS-ExcelLà hình những hình ảnh minh họa trực quan, đầy tính thuyết phụcHỗ trợ rất nhiều kiểu, phụ thuộc vào dữ liệuGvc, ThS. Võ Minh Đức38Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thịChọn vùng dữ liệu muốn vẽ biểu đồ (cả tiêu đề)Trên thanh thực đơn chọn Insert  Chart Xuất hiện hộp thoại Chart WizardChọn một kiểu biểu đồ cụ thể, nhấn Next, nhấn NextNhập tiêu đề trong hộp Chart titleNhấn NextChọn nơi đặt biểu đồNhấn FinishGvc, ThS. Võ Minh Đức39Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịThêm tiêu đề, chú thích, ý nghĩa các cộtNhắp chọn đồ thịTrên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option Chọn thẻ TittleThực hiện chỉnh sửaNhấn OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức40Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịXóa bỏ tiêu đề, chú thíchNhắp chọn đồ thịNhắp chọn vùng tiêu đề, chú thích muốn xóa bỏẤn phím Delete để xóa bỏGvc, ThS. Võ Minh Đức41Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịHiển thị các đường kẻ ôNhắp chuột vào đồ thịTrên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option Chọn thẻ GridlinesChọn-hiển thị hoặc bỏ chọn- không hiển thị các đường kẻ ô tương ứngNhấn OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức42Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịHiển thị dữ liệu kèm đồ thịNhắp chuột vào đồ thịTrên thanh thực đơn chọn Chart  Chart Option Chọn thẻ Data TableChọn – hiển thị, bỏ chọn – không hiển thị vào ô Show data tableNhấn OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức43Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịThay đổi dạng biểu đồChọn biểu đồ, thanh công cụ Chart xuất hiệnNhấn vào hình tam giác trong nút Chart type  chọn dạng biểu đồ muốn áp dụngGvc, ThS. Võ Minh Đức44Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịCo dãn và xóa biểu đồCo dãn kích thước biểu đồChọn biểu đồXuất hiện các chấm vuông tại các cạnhGiữa và kéo chuột để thay đổi kích thướcXóa biểu đồNhấn chọn biểu đồ muốn xóaNhấn phím Delete trên bàn phím hoặc trên thanh thực đơn chọn Edit  Clear  AllGvc, ThS. Võ Minh Đức45Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịDi chuyển, sao chép biểu đồThao tác copy và sao chép được thực hiện như sao chép và di chuyển các đối tượng khácGvc, ThS. Võ Minh Đức46Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịThay đổi mầu nền biểu đồ, đồ thịNhấn chọn thành phần cấn thay đổi mầu nền trong biểu đồThanh công cụ Chart được hiển thịNhấn nút Format Chart AreaChọn mầu trong bảng AreaCó thể nhấn nút Fill Effects để thiết đặt hiệu ứng nềnNhấn OK để kết thúcGvc, ThS. Võ Minh Đức47Biên tập, sửa đổi biểu đồ, đồ thịThay đổi mầu biểu đồNhấn chọn biểu đồNhắp đúp chuột vào cột đứng, ngang, tròn (tùy loại biểu đồ)Chọn thẻ Patterns Thiết đặt thay đổi viền trong vùng Border Chọn mầu nền trong vùng AreaNhấn nút Fill Effects để đặt hiệu ứngNhấn OK để kết thúcGvc, ThS. Võ Minh Đức485.6 Hoàn tiện trang bảng tính và in ấnBài trí trang inHoàn tất tài liệuIn ấnBài tập tổng hợpGvc, ThS. Võ Minh Đức49Bài trí trang inĐể điều chỉnh trang in trên thanh thực đơn chọn File  Page Setup Xuất hiện hộp hội thoại Page Setup để tùy biếnGvc, ThS. Võ Minh Đức50Bài trí trang inThay đổi lề của trang inTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ Margin  đưa vào các giá trị (thông thường đơn vị đo là inches) choTop: lề trênBottom: lề dướiLeft: lề tráiRight: lề phảiHeader: khoảng cách cho vùng đầu trangFooter: khoảng cách cho vùng chân trangGvc, ThS. Võ Minh Đức51Bài trí trang inThay đổi lề của trang inCenter on page: để căn chỉnh dữ liệu và giữa 2 chiều của trang inHorizontally: theo chiều ngang trang inVertically: theo chiều dọc trang inNhấn nút Print để in ngayNhấn nút Print Preview để xem trướcNhấn nút Options để thiết đặt máy inNhấn nút OK để hoàn tất việc thiết đặt trang inGvc, ThS. Võ Minh Đức52Bài trí trang inThay đổi trang inTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ Page  thiết lập các thông sốOrientation: để thay đổi hướng trang inPortrait: in theo chiều dài trang giấyLandscape: in theo chiều ngang của trang giấyScalling: thay đổi tỉ lệ, kích thước nội dung trang inAdjust to: phóng to thu nhỏ theo tỉ lệ %Gvc, ThS. Võ Minh Đức53Bài trí trang inThay đổi trang inPaper size: chọn khổ giấy như A3, A4Print Quality: chất lượng inFirst Page number: số trang đầu tiên, mặc định là 1Nhấn OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức54Bài trí trang inChỉnh sửa để in vừa trong số trang định trướcThu nhỏ nội dung để in trên 1 trangTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ PageTrong phần Scalling nhấp chọn ô Fit toNhập số 1 vào ô bên cạnhXóa giá trị khỏi ô bên phảiNhấn OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức55Bài trí trang inChỉnh sửa để in vừa trong số trang định trướcThu nhỏ nội dung để in trên một số trangTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ PageTrong phần Scalling nhấp chọn ô Fit toNhập số trang vào ô bên cạnhXóa giá trị khỏi ô bên phảiNhấn OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức56Bài trí trang inThêm đầu trang và chân trangTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ Header and FooterNhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu có sẵnNhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trangNhấn OK để kết thúc Gvc, ThS. Võ Minh Đức57Bài trí trang inThêm đầu trang và chân trangTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ Header and FooterNhấp chuột vào mũi tên trong mục Header và Footer để chọn mẫu có sẵnNhấn nút Custom Header hoặc Custom Footer để đưa vào nội dung tùy ý cho vùng đầu trang và chân trangNhấn OK để kết thúc Gvc, ThS. Võ Minh Đức58Bài trí trang inThêm đầu trang và chân trangNhấn nút Custom Header hoặc Custom FooterĐầu trang và chân trang được chia làm 3 vùngLeft Section: phần bên tráiCenter Section: phần ở giữaRight Section: phần bên phảiNhắp chuột vào từng phần để đưa nội dung tùy ýGvc, ThS. Võ Minh Đức59Bài trí trang inThêm đầu trang và chân trangCác nút hỗ trợ sẵnĐể chọn phông chữThêm số thứ tự trangThêm số chỉ tổng số trangThêm ngày tháng hiện tạiThêm giờ hiện tạiThêm tên tệp bảng tínhThêm tên trang bảng tínhNhấn OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức60Hoàn tất các trang inXem tài liệu trước khi inTrên thanh thực đơn chọn File  Print PreviewCác nút chức năng hỗ trợ khi xem trướcNext: hiển thị trang kế tiếpPrevious: hiển thị trang in trước đóZoom: phóng to, thu nhỏPrint: thực hiện lệnh inSetup: mở hộp thoại Page SetupGvc, ThS. Võ Minh Đức61Hoàn tất các trang inXem tài liệu trước khi inCác nút chức năng hỗ trợ khi xem trướcMargins: điều chỉnh lề và độ rộng các cột Đưa con trỏ chuột vào các chấm vuông trê lề để điều chỉnh nhanhPage Break Preview: đóng cửa sổ và trở về trang bảng tính, bảng tính được hiển thị theo các trang inClose: đóng cửa sổ và trở về màn hình bảng tínhHelp: xem trợ giúpGvc, ThS. Võ Minh Đức62Hoàn tất các trang inBật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòngTrên thanh thực đơn chọn File  Page SetupChọn thẻ SheetPrint Area: để chọn chỉ một vùng in ấnGvc, ThS. Võ Minh Đức63Hoàn tất các trang inBật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòngPrint title: để chọn vùng làm tiêu đề cho trang inRows to repeat at the top: chọn các dòng để làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sauColumns to repeat at the left: chọn các cột làm tiêu đề, được lặp lại ở các trang sauGvc, ThS. Võ Minh Đức64Hoàn tất các trang inBật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòngMục PrintRow and Column heading: bật/tắt chế độ in cả tiêu đề cột (A, B,...) và số thứ tự dòng (1, 2,)Comment: chọn cách in chú thíchCells error as: bật tắt việc in ra các ô chứa thông báo lỗiGridlines: bật tắt việc in đường kẻ ngăn cách ôBlack & White: bật tắt việc in đen trắng, bỏ qua nềnGvc, ThS. Võ Minh Đức65Hoàn tất các trang inBật/tắt việc in ra lưới của các đường kẻ ô, tiêu đề cột, tiêu đề dòngMục Page oderĐể chọn thứ tự inDown, then over: in từ trên xuống, trái qua phảiOver, then down: in từ trái sang phải, trên xuống dướiNhấn OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức66In ấnTrên thanh thực đơn chọn File  PrintHoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + PChọn máy in trong hộp nameNhấn nút Properties để thiết đặt lại thông số cho máy inChọn phạm vi in ấn trong vùng Print rangeAll: in toàn bộ nội dung đã chọnPage(s) From To : chỉ in từ trang nào đến trang nàoNếu muốn in chỉ một trang nào đó thì gõ số thứ tự trang cần in vào hộp FromGvc, ThS. Võ Minh Đức67In ấnChọn nội dung in ấn trong phần Print WhatSelection: chỉ in phần đã chọnActive Sheet(s): chỉ in các bảng tính đang kích hoạtEntire Workbook: in cả sổ bảng tínhPreview: để xem trước các trang sắp inNumber of Copies: chọn số bản inNhấn OK để in ấn