Modul 5: Sử dụng bảng tính cơ bản - Bài 3: Thao tác đối với ô (Cell) .

Modul 5. Sử dụng bảng tính cơ bảnBài 3 THAO TÁC ĐỐI VỚI Ô (CELL) 2NỘI DUNGNhập dữ liệuBiên tập dữ liệuThao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cộtSử dụng công cụ điền nội dung tự độngThao tác sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ôThêm/bớt ô, dòng, cộtThao tác với các trang bảng tínhSử dụng tiện ích sắp xếp và lọc dữ liệuGvc, ThS. Võ Minh Đức3Nhập dữ liệuCác kiểu dữ liệu trong Excel Kiểu Number: Kiểu văn bản – Text: Kiểu công thứcGvc, ThS. Võ Minh Đức4Nhập dữ liệuCác kiểu dữ liệu trong ExcelKiểu Number: Ký tự nhập vào là số, ở chế độ mặc định dữ liệu dạng số sẽ hiển thị ở phía bên phải của ô. Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch ngang (-) hay gạch đứng (/). Kiểu thời gian: (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59Gvc, ThS. Võ Minh Đức45Nhập dữ liệuCác kiểu dữ liệu trong ExcelKiểu văn bản – Text: Nếu trên dòng nhập dữ liệu có chứa ít nhất một chữ hoặc một kí tự dạng *, !, &, #, ? hoặc dấu cách (space) trở lên thì Excel tự động hiểu dữ liệu nhập vào có kiểu text. Ví dụ: 123?, #78965, ...Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là kí tự thì phải gõ bắt đầu bằng dấu ('). Ví dụ: Nếu muốn gõ một xâu kí tự là các chữ số 12345 thì phải gõ '12345.Gvc, ThS. Võ Minh Đức56Nhập dữ liệuCác kiểu dữ liệu trong ExcelKiểu công thứcCông thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán tử. Công thức phải bắt đầu bởi một trong các dấu: dấu bằng (=), dấu cộng (+).Dạng tổng quát của công thức: = Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó.Gvc, ThS. Võ Minh Đức67Địa chỉ tương đối, tuyệt đốiĐịa chỉ tuyệt đốiChỉ đến một ô hay các ô cụ thểCó thêm ký tự $ trước phần địa chỉ cột và dòng, chẳng hạn $A$15, $B$10:$D$25Không thay đổi khi sao chép hoặc di chuyển công thứcNhập dữ liệuGvc, ThS. Võ Minh Đức8Nhập dữ liệuĐịa chỉ tương đối, tuyệt đốiĐịa chỉ tương đối Chỉ đến một ô hay các ô trong sự so sánh với vị trí nào đó Thay đổi theo vị trí ô mà ta copy công thức tớiGvc, ThS. Võ Minh Đức9Nhập dữ liệuĐịa chỉ tham chiếu hỗn hợpCó một thành phần là tuyệt đối, thành phần còn lại là tương đốiĐể chuyển đổi giữa các loại địa chỉ: Bấm phím F4 hoặc cho ký tự $ trực tiếp vào phần địa chỉ mong muốnGvc, ThS. Võ Minh Đức10Địa chỉ tương đối, tuyệt đốiSao chép công thứcNhắp chọn ô chứa công thức muốn sao chépĐặt con trỏ chuột vào góc phải dưới của ôBiểu tượng chuột chuyển thành hình dấu thập mầu đen nét đơnNhấn phím trái, kéo và di chuyển chuột theo dòng hoặc theo cột đến các ô cần sao chépGvc, ThS. Võ Minh Đức11Nhập dữ liệuNhập dữ liệu kiểu sốMặc định được căn theo lề phải của ôDữ liệu kiểu số: Bắt đầu là một chữ số..Ví dụ: 789, -789, 7.89, 7.89E+08 Số âm: gõ dấu “-” trước số hoặc đưa số đó vào cặp dấu ngoặc đơn - “( số )”Dấu “.” để ngăn cách giữa phần nguyên và phần thập phânGvc, ThS. Võ Minh Đức12Nhập dữ liệu Nhập dữ liệu kiểu sốDữ liệu kiểu ngày thángCách thức nhập được quy định trong mục Regional and Language trong cửa sổ Control Panel Chú ý: phải nhập giá trị ngày tháng theo đúng quy định được đặt trong mục Regional and Language (chọn mục Additionals Settings)Gvc, ThS. Võ Minh Đức13Nhập dữ liệuNhập dữ liệu kiểu văn bảnMặc định được căn theo lề trái của ô: Kí tự đầu tiên là chữ cái (hoặc trong cặp dấu nhấy kép như “10AA109” nếu nhập trong công thức) Sử dụng dấu nháy đơn “ ‘ ” như ‘232323 được hiểu là một xâu ký tự có nội dung 232323Gvc, ThS. Võ Minh Đức14Biên tập dữ liệuSửa nội dung đã có trong ôNhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửaDi chuyển con trỏ chuột đến vị trí chỉnh sửaThực hiện chỉnh sửaẤn phím Enter để kết thúc chỉnh sửaGvc, ThS. Võ Minh Đức15Biên tập dữ liệuThay thế nội dung đã tồn tại trong ôNhắp chuột vào ô có dữ liệu muốn thay thếNhập nội dung mới cho ôẤn phím Enter để kết thúcGvc, ThS. Võ Minh Đức16Biên tập dữ liệu Lệnh Undo và RedoUndo: quay trở lại kết quả đã có trước khi sửa đổi hoặc hành động: Ctrl + z hoặc click vào Redo: thực hiện lại hành động đã bị hủy bỏ bởi lệnh Undo: Ctrl + y hoặc click vào Gvc, ThS. Võ Minh Đức17Biên tập dữ liệuThao tác chọnChọn ô: nhắp chuột vào ô muốn chọnChọn vùng ô liền nhauB1. Nhắp chuột vào ô trái trên cùng của vùngB2. Giữ phím Shift và nhắp chuột vào ô phải dưới cùng của vùngThả phím Shift để kết thúc việc chọnCó thể sử dụng chuột để thay cho các thao tác ở trênGvc, ThS. Võ Minh Đức18Biên tập dữ liệuThao tác chọnChọn vùng ô rời rạcB1. Chọn một ô hoặc 1 vùng ô liên tục hình chữ nhậtB2. Giữ phím Ctrl trong khi chọn các ô hoặc các vùng ô tiếp theoThả phím Ctrl để kết thúc việc chọnGvc, ThS. Võ Minh Đức19Biên tập dữ liệuThao tác chọnChọn một cột: nhắp chuột vào tên cột có trên đường viền ngang: chẳng hạn chọn A, B, Chọn dãy cột kề nhau:Nhắp chuột vào tên cột đầu tiên bên trái hoặc bên phảiGiữa phím Shift và nhắp vào tên cột cuối cùngThả phím ShiftGvc, ThS. Võ Minh Đức20Biên tập dữ liệuThao tác chọnChọn dãy cột rời rạcChọn cột hoặc dãy cột liền nhauGiữ phím Ctrl trong khi chọn cột hoặc dãy cột tiếp theoThả phím CtrlThực hiện các thao tác tương tự để chọn hàngGvc, ThS. Võ Minh Đức21Biên tập dữ liệuThao tác chọnChọn toàn bộ bảng tínhNhắp vào ô giao nhau của đường viền ngang và đường viền dọcHoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + AGvc, ThS. Võ Minh Đức22Biên tập dữ liệuHủy chọnNhắp chuột vào một ô bất kỳ trên bảng tínhGvc, ThS. Võ Minh Đức23Công cụ điền nội dung tự độngĐiền tự động số thứ tựNhập số đầu tiên vào ô đầu tiên của vùng muốn điền số tự động, ví dụ: nhập vào ô A1 số 1 Nhấn giữ phím CtrlChuyển con trỏ chuột vào hình vuông nhỏ ở góc phải dưới của ô, con trỏ chuyển thành hình dấu “+” cộng có mũ “+”. Nhấn và kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốn(cách 2)Gvc, ThS. Võ Minh Đức24Công cụ điền nội dung tự độngĐiền tự động theo chuỗi dữ liệuNhập 2 chuỗi cho 2 ô đầu tiên theo quy luật, ví dụ: 05TC0001, 05TC0002Chọn 2 ô vừa nhậpĐưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọnNhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốnGvc, ThS. Võ Minh Đức25Công cụ điền nội dung tự độngĐiền tự động theo cấp số cộngNhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp số cộng, ví dụ: 1, 4Chọn 2 ô vừa nhậpĐưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọnNhấn vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốnGvc, ThS. Võ Minh Đức26Công cụ điền nội dung tự độngĐiền tự động theo cấp số nhânNhập giá trị cho 2 ô đầu tiên theo quy luật cấp số nhân, ví dụ: 1, 4Chọn 2 ô vừa nhậpĐưa con trỏ chuột vào hình vuông ở góc phải dưới của vùng vừa chọnNhấn phải chuột vào kéo chuột theo chiều dọc, ngang như mong muốnĐến ô cuối cùng nhả chuột phảiChọn Growth TrendGvc, ThS. Võ Minh Đức27Các đối tượng hay dùngSao chép, di chuyển, xóa, chèn các ôGvc, ThS. Võ Minh Đức28Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ôSao chép các ôChọn các ô muốn sao chépNhấp nút Copy hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+CChuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định sao chépNhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+VThực hiện tương tự khi sao chép các ô sang trang bảng tính khácGvc, ThS. Võ Minh Đức29Di chuyển các ôChọn các ô muốn di chuyểnNhấp nút Cut hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+XChuyển con trỏ ô đến ô trái trên của vùng định chuyển tớiNhấn nút Paste hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl+VThực hiện tương tự khi chuyển các ô sang trang bảng tính khácSao chép, di chuyển, xóa, chèn các ôGvc, ThS. Võ Minh Đức30Xóa nội dung các ôChọn các ô cần xóaTrên thanh thực đơn chọn Edit  Clear  Contents Hoặc bấm phím DeleteSao chép, di chuyển, xóa, chèn các ôGvc, ThS. Võ Minh Đức31Thêm/bớt ô, dòng, cộtThêm dòngChọn dòng muốn chèn dòng mới lên trên nóTrên thanh thực đơn chọn Insert  Rows Thêm cộtChọn cột muốn chèn cột mới bên trái nóTrên thanh thực đơn chọn Insert  Column Gvc, ThS. Võ Minh Đức32Thêm/bớt ô, dòng, cộtThêm ôChọn ô muốn thêm ô mới bên cạnh nóTrên thanh thực đơn chọn Insert  CellXuất hiện hộp thoạiChọn Shift cells right: chèn ô trống và đẩy ô hiện tại sang phảiChọn Shift cells down: chèn ô trống và đẩy ô hiện tại xuống dướiChọn Entire row: chèn một dòng mới lên trênChọn Entrire column: chèn cột mới sang tráiGvc, ThS. Võ Minh Đức33Thêm/bớt ô, dòng, cộtXóa vùng ôChọn vùng ô muốn xóaTrên thanh thực đơn chọn EditDelete Xuất hiện hộp thoạiChọn Shift cells left: xóa các ô và đẩy ô bên trái sangChọn Shift cells up: xóa các ô và đẩy các ô bên phải sangChọn Entire row: xóa các dòng có ô đang chọnChọn Entrire column: xóa các cột có ô đang chọnGvc, ThS. Võ Minh Đức34Thêm/bớt ô, dòng, cộtThay đổi chiều rộng cột/ cao dòngThay đổi chiều rộng cộtChuyển con trỏ chuột vào cạnh phải của tiêu đề cột, biểu tượng chuột có dạngNhấn và kéo di chuột sang phải/ trái để tăng/giảm kích thước chiều rộng cột Nếu muốn thay đổi chiều rộng của nhiều cột thì trước tiên chọn các cột muốn thay đổi có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổiGvc, ThS. Võ Minh Đức35Thêm/bớt ô, dòng, cộtThay đổi chiều rộng cột/ cao dòngThay đổi chiều cao dòngChuyển con trỏ chuột vào cạnh dưới của tiêu đề dòng, biểu tượng chuột có dạngNhấn và kéo di chuột xuống dưới/lên trên để tăng/giảm độ cao dòng Nếu muốn thay đổi chiều cao của nhiều dòng thì trước tiên chọn các dòng muốn thay đổi độ cao có cùng kích thước và sau đó thực hiện các thao tác thay đổiGvc, ThS. Võ Minh Đức36Thêm/bớt ô, dòng, cộtThay đổi chiều rộng cột/ cao dòngĐiều chỉnh tự động độ rộng cộtNhắp đúp chuột vào cạnh phải của cộtĐặt độ rộng bằng nhau cho nhiều cộtChọn các cột muốn đặt độ rộng bằng nhauTrên thanh thực đơn chọn Format  Column  Width Nhập độ rộng cột vào hộp Column widthNhấn nút OKGvc, ThS. Võ Minh Đức37Thêm/bớt ô, dòng, cộtThay đổi chiều rộng cột/ cao dòngĐiều chỉnh tự động độ cao dòngNhắp đúp chuột vào cạnh dưới của dòngĐặt độ cao bằng nhau cho nhiều dòngChọn các dòng muốn đặt độ cao bằng nhauTrên thanh thực đơn chọn Format  Row  Height Nhập độ cao hàng vào hộp Row HeightNhấn nút OKGvc, ThS. Võ Minh Đức38Thêm/bớt ô, dòng, cộtẨn/hiện cộtẨn cộtChọn các cột muốn ẩnTrên thanh thực đơn chọn Format  Column  HideHiện cộtChọn vùng cột chứa các cột đang bị ẩnTrên thanh thực đơn chọn Format  Column  Unhide Gvc, ThS. Võ Minh Đức39Thêm/bớt ô, dòng, cộtẨn/hiện dòngẨn dòngChọn các dòng muốn ẩnTrên thanh thực đơn chọn Format  Row  HideHiện dòngChọn vùng chưa các dòng đang bị ẩnTrên thanh thực đơn chọn Format  Row  Unhide Gvc, ThS. Võ Minh Đức40Thao tác với trang bảng tínhChèn một trang vào bảng tínhCách 1: Trên thanh thực đơn chọn Insert  Worksheet Cách 2: Nhấp phải chuột vào tên trang bảng tính bất kỳ, chọn InsertNhấn nút OKGvc, ThS. Võ Minh Đức41Thao tác với trang bảng tínhĐổi tên trang bảng tínhNhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn thay đổiChọn RenameNhập tên mới cho trang bảng tínhBấm phím Enter để kết thúcGvc, ThS. Võ Minh Đức42Thao tác với trang bảng tínhXóa một trang bảng tínhCách 1: trên thanh thực đơn chọn Edit  Delete Sheet, chọn OKNhấn phải chuột vào tên trang bảng tính muốn xóa, chọn Delete, chọn OKGvc, ThS. Võ Minh Đức43Thao tác với trang bảng tínhSao chép trang bảng tínhChọn tên trang bảng tính cần sao chépGiữ phím Ctrl + nhấn phím chuột trái và kéo – thả trang bảng tính sang vị trí mớiGvc, ThS. Võ Minh Đức44Thao tác với trang bảng tínhSao chép nhiều trang bảng tính sang bảng tính khácChọn các trang bảng tính cần sao chépTrên thanh thực đơn chọn Edit  Move or Copy Sheet Chọn bảng tính nhận các trang sao chép trong hộp To book:Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before SheetNhấn chọn ô Create a copyNhấn OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức45Thao tác với trang bảng tínhDi chuyển trang bảng tínhNhắp chọn tên trang cần di chuyểnKéo – thả trang bảng tính sang vị trí mớiGvc, ThS. Võ Minh Đức46Thao tác với trang bảng tínhDi chuyển nhiều trang bảng tínhChọn các trang bảng tính cần di chuyểnTrên thanh thực đơn chọn Edit  Move or Copy Sheet Chọn bảng tính nhận các trang di chuyển tới trong hộp To book:Chọn vị trí đặt các trang bảng tính trong hộp Before SheetBỏ chọn ô Create a copyNhấn OK để hoàn tấtGvc, ThS. Võ Minh Đức47Sắp xếp và lọc dữ liệuSắp xếp bảng tính theo các cộtChọn vùng dữ liệu cần sẵp xếpTrên thanh thực đơn chọn DataSort Short by: chọn tên cột làm chỉ số sắp xếp mức 1, Ascending – tăng dần, Descending – giảm dầnThen by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 2Then by: chọn cột làm chỉ số sắp xếp mức 3Chọn Header row nếu vùng sắp xếp đã chọn chứa cả dòng tiêu đề, ngược lại chọn No header rowNhấn OK để sắp xếpGvc, ThS. Võ Minh Đức48Sắp xếp và lọc dữ liệuSử dụng tiện ích lọc dữ liệuChuyển con trỏ ô về ô trong vùng dữ liệu muốn lọcTrên thanh thực đơn chọn Data  Filter  AutoFilter Nhắp chuột vào mũi tên bên cạnh các tiêu đề của vùng dữ liệu để lọcGvc, ThS. Võ Minh Đức49Sắp xếp và lọc dữ liệuSử dụng tiện ích lọc dữ liệuGiải thích các điều kiện lọcAll: lấy tất cảTop 10: lấy các dòng có giá trị là 1 trong 10 giá trị đầu tiênCustom: lọc theo điều kiện chúng ta tự xác địnhCó thể chọn một giá trị cụ thể để lọc chỉ theo giá trị đóGvc, ThS. Võ Minh Đức50Sắp xếp và lọc dữ liệuSử dụng tiện ích lọc dữ liệuNếu Custom xuất hiện hộp thoại Custom AutoFilterÝ nghĩa của các điều kiện lọcEquals: bằngDoes not equals: không bằngIs greater than: lớn hơnIs greater than or equal to: lớn hơn hoặc bằngBên cạnh là ô để nhập hoặc chọn giá trị cụ thểGvc, ThS. Võ Minh Đức51Sắp xếp và lọc dữ liệuBỏ lọc tự độngTrên thanh thực đơn chọn Data  Filter  AutoFilter (bỏ chọn bên cạnh AutoFilter) Nếu chưa ở chế độ lọc thì về chế độ lọc và ngược lạiGvc, ThS. Võ Minh Đức52Bài tập thực hànhHọc viên làm các bài tập thực hành sau mỗi phầnLàm bài tập tổng hơp trong trang 24, 25, 26 của giáo trìnhGvc, ThS. Võ Minh ĐứcGvc, ThS. Võ Minh Đức53