Modul 5: Sử dụng bảng tính cơ bản - Bài 1: Kiến thức cơ bản về bảng tính

Modul 5. Sử dụng bảng tính cơ bảnBài 1 Kiến thức cơ bản về bảng tínhKIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ BẢNG TÍNH2Nội dung 1. Khái niệm bảng tính 2. Phần mềm bảng tính31. Khái niệm bảng tínhBảng tính là tên gọi chung cho các phần mềm xử lý thông tin được trình bày dưới dạng bảng. Chức năng chính: Biểu diễn dữ liệu dưới dạng bảng; Tính toán tự động dựa trên công thức cho người dùng nhập vào; Biểu diễn số liệu dưới dạng đồ thị, biểu đồ; Sắp xếp và sàng lọc dữ liệu; Tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn.Ứng dụng của bảng tính: Bảng tính được ứng dụng rất rộng rãi: Các công việc văn phòng, hành chính; các công việc kế toán; công việc quản lý; công việc phân tích và thiết kế 41. Khái niệm bảng tính (2)Các bước để xây dựng bảng tính:Nhập và biên tập dữ liệuTính toán trên dữ liệu bằng cách áp dụng các phép tính, biểu thức, hàmBiểu diễn trực quan dữ liệu dưới dạng biểu đồThực hiện một số ứng dụng cao cấp như phân tích dữ liệu, dự báoIn ấn và phân phối các bảng tính. 52. Phần mềm bảng tínhKhái niệm: Là phần mềm được thiết kế để giúp ghi lại và trình bày thông tin dưới dạng bảng. Các phần mềm bảng tính thông dụng: Microsoft Excel ; Apple iWorks – Apple Numbers; Open Office – Calc; LibreOffice Calc; Google Sheet: phần mềm trực tuyến62. Phần mềm bảng tính (2)Các thao tác thường thực hiện với một phần mềm bảng tính: Nhập, cập nhật, biên tập dữ liệu; áp dụng các phép tính, công thức, các hàm lên dữ liệu; xây dựng biểu đồ; in kết quả; trao đổi với các ứng dụng khác.Các thành phần chính tạo nên bảng tính: Ô (cell), dòng (row), cột (column), vùng (range), trang tính (worksheet), tập bảng tính (Workbook). Modul 5. Sử dụng bảng tính cơ bảnBài 2 Sử dụng phần mềm bảng tính MS-Excel 20108Nội dungNhững thao tác đầu tiên với MS-Excel Thao tác cơ bản trên bảng tínhBài tập91. Những thao tác đầu tiên với MS-ExcelKhởi động MS-Excel Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc địnhMở một tệp đã ghi trên ổ đĩa Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩaGhi lưu bảng tính dưới một tên khácGhi bảng tính theo kiểu tệp tin khácĐóng bảng tính, đóng chương trình MS-Excel10Cách 1: Nhắp chuột vào nút Start  All Programs  Microsoft Office ->Microsoft Excel 2010Cách 2: Nhắp đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Excel 2010 có trên màn hình DesktopKhởi động MS-Excel1. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel11Giới thiệu bảng tính của Excel1. Những thao tác đầu tiên với MS-Excel12Tạo bảng tính mới theo mẫu mặc địnhCách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng New trên thanh công cụCách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + NCách 3: Vào menu File/New/Blank Workbook Những thao tác đầu tiên với MS-Excel13Những thao tác đầu tiên với MS-ExcelMở một tệp đã ghi trên ổ đĩa (Open)C1: Kích chuột vào biểu tượng Open trên customizeC2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+OC3: Vào menu File/Open1. Chọn nơi chứa tệp2. Chọn tệp cần mở3. Bấm nút Open để mở tệpBấm nút Cancel để hủy lệnh mở tệp14Những thao tác đầu tiên với MS-ExcelGhi tệp vào ổ đĩa (Save)C1: Kích chuột vào biểu tượng Save trên Toolbar.C2: Ấn tổ hợp phím Ctrl+S.C3: Vào menu File/Save.Nếu tệp đã được ghi trước từ trước thì lần ghi tệp hiện tại sẽ ghi lại sự thay đổi kể từ lần ghi trước (có cảm giác là Excel không thực hiện việc gì).Nếu tệp chưa được ghi lần nào sẽ xuất hiện hộp thoại Save As, chọn nơi ghi tệp trong khung Save in, gõ tên tệp cần ghi vào khung File name, ấn nút Save.15Ghi lưu bảng tính dưới một tên khácNhắp chuột vào thực đơn lện File  Save asChọn thư mục chứa tệp tin trong hộp Save in Nhập tên mới vào hộp File nameNhấn nút Save để ghiNhững thao tác đầu tiên với MS-Excel1. Chọn nơi ghi tệp2. Gõ tên mới cho tệp3. Bấm nút Save để ghi tệpBấm nút Cancel để hủy lệnh ghi tệp16Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khácFile\Save as, Chọn thư mục trong hộp Save in Nhập tên mới vào hộp File nameChọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as typeNhấn nút Save để ghiNhững thao tác đầu tiên với MS-Excel1. Chọn nơi ghi tệp2. Gõ tên mới cho tệp4. Bấm nút Save để ghi tệp3. Chọn kiểu tệp tin Để ghi17Sử dụng bảng tính mẫuNhắp chuột vào thực đơn lệnh File New Chọn On My computerChọn thẻ Spreadsheet SolutionsNhắp đúp vào 1 mẫu tùy ý Bảng tính mới theo mẫu vừa chọn được mở ra Những thao tác đầu tiên với MS-Excel18Ghi bảng tính như một tệp tin mẫuNhắp chuột vào thực đơn lện File  Save asTrong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File nameTrong hộp Save as type chọn Template(*.xlt)Nhấn nút Save để ghiNhững thao tác đầu tiên với MS-Excel19Ghi bảng tính để có thể đưa lên trang webNhắp chuột vào thực đơn lện File  Save asTrong hộp Save in chọn thư mục chứa tệp Nhập tên cho tên tệp tin mẫu vào hộp File nameTrong hộp Save as type chọn WebPage (*.htm:*.html) Nhấn nút Save để ghiNhững thao tác đầu tiên với MS-Excel20Đóng bảng tínhNhắp chuột vào thực đơn lệnh File  CloseĐóng chương trình MS-ExcelC1: Ấn tổ hợp phím Alt+F4C2: Kích chuột vào nút Close ở góc trên cùng bên phải cửa sổ làm việc của Excel.C3: Vào menu File\ExitNhững thao tác đầu tiên với MS-ExcelNếu chưa ghi tệp vào ổ đĩa thì xuất hiện 1 Message Box như hình bên, chọn:Yes: ghi tệp trước khi thoát,No: thoát không ghi tệp,Cancel: huỷ lệnh.21Thao tác cơ bản trên bảng tínhDi chuyển con trỏ trong ôMở một hoặc nhiều bảng tínhChuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tínhTrang hiện hành, ô hiện hànhSử dụng công cụ phóng to, thu nhỏChe giấu / hiển thị các thanh công cụCố định dòng tiêu đề / cột tiêu đề 22Di chuyển con trỏ ô: di chuyển sang ô bên phải: di chuyển sang ô bên trái: di chuyển lên ô trên : di chuyển xuống ô dướiPage Up, Page Down: di chuyển con trỏ ô đi sang một trang màn hình Ctrl +  : di chuyển con trỏ lên dòng đầu tiênCtrl +  : di chuyển con trỏ xuống dòng cuối cùngCtrl +  : di chuyển con trỏ về cột đầu tiên bên tráiCtrl +  : di chuyển con trỏ về cột cuối cùng bên phảiHome : di chuyển về đầu dòngEnd : di chuyển về cuối dòng23Thao tác cơ bản trên bảng tínhMở một bảng tínhB1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng OpenB2. Di chuyển đến tệp tin muốn mở rồi nhấn Enter hoặc nhắp đúp chuột vào tên tệp tin để mở.24Thao tác cơ bản trên bảng tínhChọn và mở nhiều tệp tin kề nhauB1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng OpenB2. Chọn tệp tin đầu tiên trong danh sách, giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên tệp tin cuối cùng.B3. Nhấn nút Open25Thao tác cơ bản trên bảng tínhChọn và mở nhiều tệp tin không kề nhauB1. Nhắp chuột vào thực đơn lệnh File  Open hoặc nhắp chuột vào biểu tượng OpenB2. Chọn tệp tin đầu tiên, giữ phím Ctrl và nhắp chuột vào tên các tệp tin khácB3. Nhấn nút Open26Thao tác cơ bản trên bảng tínhChuyển trạng thái hiện hành giữa các bảng tínhCách 1: Nhắp chuột vào biểu tượng bảng tính có trên thanh tác vụ của Windows, chọn tệp tin cần làm việc.Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + Tab cho đến khi tệp được chọn.27Thao tác cơ bản trên bảng tínhTrang hiện hànhTrang hiện hành: là bảng tính hiện tại đang được thao tácThay đổi trang hiện hành: nhắp chuột vào phần chứa tên của trang bảng tínhÔ hiện hànhÔ hiện hành là ô đang được thao tác: A1,..Thay đổi ô hiện hành: nhấn chuột vào ô hoặc sử dụng các phím mũi tên28Thao tác cơ bản trên bảng tínhNhận dạng con trỏCon trỏ ô: xác định ô nào là ô hiện hành, có đường bao đậm xung quanhCon trỏ soạn thảo: hình thanh đứng mầu đen, nhấp nháy xác định vị trí nhập dữ liệu cho ôCon trỏ chuột: thay đổi hình dạng tùy thuộc vào vị trí của nó trên trang29Thao tác cơ bản trên bảng tínhCách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bảnCác phím thường dùngTab: di chuyển con trỏ ô sang phải một cộtEnter: di chuyển con trỏ ô xuống dòng dưới và kết thúc nhập dữ liệu,,,: chuyển sang ô phía trái, phải, trên, dưới ô hiện tạiCtrl + home: chuyển con trỏ về ô A130Thao tác cơ bản trên bảng tínhCách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bảnNhập dữ liệuChuyển con trỏ ô đến ô cần nhập dữ liệuDelete, Backspace để xóa ký tựHome, End, Ctrl+home, Ctrl+End (tự tìm hiểu)Esc: kết thúc nhưng không lấy dữ liệu đã nhậpEnter: để chấp nhận dữ liệu vừa nhập và kết thúc việc nhập cho ô đó31Thao tác cơ bản trên bảng tínhCách nhập, chỉnh sửa dữ liệu cơ bảnChỉnh sửa dữ liệuNhắp đúp chuột vào ô có dữ liệu muốn chỉnh sửaThực hiện các thao tác chỉnh sửaNhấn phím Enter để chấp nhận và kết thúc chỉnh sửa32Thao tác cơ bản trên bảng tínhCố định dòng tiêu đề, cột tiêu đềLà các dòng và các cột sẽ hiển thị cố định khi sử dụng thanh cuộn:Nhắp chuột vào ô đầu tiên của vùng dữ liệu muốn thay đổi theo thanh cuộnChọn thực đơn View  Freeze Panes -> Freeze PanesGỡ bỏ việc cố định tiêu đề Chọn thực đơn View  Freeze Panes -> UnFreeze Panes33câu hỏi và bài tậpNêu các cách khởi động và thoát khỏi Excel.Mở cửa sổ Excel, quan sát và học thuộc tên các phần tử trong bảng tính Excel.Phân biệt sự khác nhau giữa một Workbook và một Worksheet.Số hàng và số cột trong các phiên bản khác nhau của Excel có giống nhau hay không?Nêu chức năng của các lệnh New, Save, Save As, Open, Close và Exit trên thực đơn File.Nêu sự giống và khác nhau giữ hai lệnh Save và Save As.