Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý nhà nước

hức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế.   Điều 6. Soạn thảo văn bản 1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 12 tháng 11 năm 1996 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 16 tháng 12 năm 2002. 2. Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau: a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo. b) Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; - Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.   Điều 7. Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt 1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. 2. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét, quyết định.   Điều 8. Đánh máy, nhân bản Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau: 1. Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó; 2. Nhân bản đúng số lượng quy định; 3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.   Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. 2. Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.   Điều 10. Ký văn bản 1. Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. 2. Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể a) Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức; Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. b) Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định tại khoản 1 của Điều này. 3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. 4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức. 5. Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.   Điều 11. Bản sao văn bản 1. Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục. 2. Thể thức bản sao được quy định như sau: Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận. 3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính. 4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. CHƯƠNG IIIQUẢN LÝ VĂN BẢN, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU MỤC 1. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 12. Trình tự quản lý văn bản đến Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; 2. Trình, chuyển giao văn bản đến; 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Điều 13. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.   Điều 14. Trình, chuyển giao văn bản đến 1. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. 2. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.   Điều 15. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. 2. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. 3. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau: a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; b) Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết; c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.   Điều 16. Nghiệp vụ quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI Điều 17. Trình tự quản lý văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) Văn bản đi là văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành. phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản; 2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); 3. Đăng ký văn bản đi; 4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; 5. Lưu văn bản đi.   Điều 18. Chuyển phát văn bản đi 1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. 2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.   Điều 19. Việc lưu văn bản đi 1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. 2. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng ký. 3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơ quan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.   Điều 20. Nghiệp vụ quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. MỤC 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP TÀI LIỆUVÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC Điều 21. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 1. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: a) Mở hồ sơ; b) Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; c) Kết thúc và biên mục hồ sơ. 2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; b) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; c) Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.   Điều 22. Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức 1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức a) Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này. b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm. c) Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm. 2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau: a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc; b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức; c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán; d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc. 3. Thủ tục giao nộp Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và hai bản "Biên bản giao nhận tài liệu". Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản. Điều 23. Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình. 2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính, người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ: a) Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới; b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan, tổ chức mình. 3. Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức. 4. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc đó.   Điều 24. Nghiệp vụ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.   MỤC 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 25. Quản lý và sử dụng con dấu 1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và các quy định của Nghị định này. 2. Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; d) Không được đóng dấu khống chỉ. 3. Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau: a) Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; b) Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.   Điều 26. Đóng dấu 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. 2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. 3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục. 4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. CHƯƠNG IVQUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Điều 27. Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm: 1. Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư; 2. Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; 3. Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; 4. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; 5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; 6. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; 7. Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.   Điều 28. Trách nhiệm quản lý công tác văn thư 1. Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư theo những nội dung quy định tại Điều 27 của Nghị định này. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư. 2. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và Uỷ ban nhân dân các cấp có trách nhiệm: a) Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư; b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền; c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư; d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; đ) Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnh vực và địa phương. Điều 29. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan, tổ chức 1. Căn cứ khối lượng công việc, các cơ quan, tổ chức phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố trí người làm văn thư (sau đây gọi chung là văn thư cơ quan). 2. Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau: a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; c) Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật; e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu; h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác.   Điều 30. Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật. CHƯƠNG VKHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO Điều 31. Khen thưởng Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư được khen thưởng theo quy định của pháp luật.   Điều 32. Xử lý vi phạm Người nào vi phạm các quy định của Nghị định này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.   Điều 33. Khiếu nại, tố cáo 1. Tổ chức, cá nhân có quyền khiếu nại đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư. 2. Cá nhân có quyền tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư. 3. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. CHƯƠNG VIĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 34. Hiệu lực thi hành 1. Nghị định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo. 2. Bãi bỏ Mục I - Công tác công văn, giấy tờ của Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ và những quy định trước đây trái với quy định tại Nghị định này.   Điều 35. Hướng dẫn thi hành Bộ trưởng Bộ Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc thi hành Nghị định này. Điều 36. Trách nhiệm thực hiện Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này. 2. Nghị định về quản lý và sử dụng con dấu CHÍNH PHỦ Số: 58/2001/NĐ- CP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ––––––––––––––––––––––– Hà Nội, ngày 24 tháng 8 năm 2001 NGHỊ ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CHÍNH PHỦ Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992; Xét đề nghị của Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ và Bộ trưởng Bộ Công an, NGHỊ ĐỊNH: Chương INHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1. Con dấu được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam (dưới đây gọi tắt là cơ quan, tổ chức) và một số chức danh nhà nước. Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước. Con dấu được quản lý theo quy định của Nghị định này. Điều 2. Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong Nghị định này áp dụng đối với con dấu có hình Quốc huy và con dấu không có hình Quốc huy được sử dụng dưới dạng con dấu ướt, con dấu nổi, dấu xi. Dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký, không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định này. Điều 3. Các cơ quan tổ chức và chức danh nhà nước dưới đây được dùng con dấu có hình quốc huy. 1. Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng Dân tộc và các ủy ban của Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 2. Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ; 3. Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ và các cơ quan thuộc Chính phủ; 4. Văn phòng Chủ tịch nước; 5. Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân địa phương, các Viện Kiểm sát quân sự; 6. Toà án nhân dân tối cao, các Toà án nhân dân địa phương, các Toà án quân sự và các Toà án khác do luật định; 7. Hội đồng nhân dân và ủy ban nhân dân các cấp; 8. Cơ quan thi hành án dân sự; 9. Phòng Công chứng các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 10. Cơ quan đại diện nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên chính phủ và Cơ quan lãnh sự (kể cả lãnh sự danh dự), Cơ quan đại diện thực hiện chức năng đại diện cho Nhà nước Việt Nam trong quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn do luật pháp quy định; 11. Các cơ quan thuộc Bộ Ngoại giao : Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân, ủy ban người Việt Nam ở nước ngoài và Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh; 12. Một số tổ chức khác do Thủ tướng Chính phủ cho phép. Điều 4. Các cơ quan, tổ chức dưới đây được sử dụng con dấu không có hình Quốc huy: 1. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; 2. Các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Toà án nhân dân, Toà án quân sự các cấp; 3. Các cơ quan chuyên môn và tổ chức sự nghiệp trực thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; 4. Tổ chức chính trị, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức xã hội - nghề nghiệp, các hội hữu nghị, các tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; các tổ chức phi chính phủ khác được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động; 5. Các tổ chức tôn giáo được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động; 6. Các tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng đại diện của các tổ chức kinh tế này; 7. Một số tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập cho phép. 8. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. Chương IIQUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA CƠ QUAN,TỔ CHỨC ĐƯỢC DÙNG CON DẤU Điều 5. Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 3, Điều 4 của Nghị định này có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định. Điều 6. Việc quản lý và sử dụng con dấu phải tuân theo các quy định sau đây : 1. Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước quy định tại Điều 3, Điều 4 của Nghị định này chỉ được sử dụng một con dấu. Trong trường hợp cần có thêm con dấu cùng nội dung như con dấu thứ nhất thì phải được sự đồng ý bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền thành lập và phải có ký hiệu riêng để phân biệt với con dấu thứ nhất; Các cơ quan, tổ chức có chức năng cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh thì được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ nhưng phải được cấp có thẩm quyền cho phép và nội dung con dấu phải giống như con dấu ướt mà cơ quan, tổ chức đó được phép sử dụng. 2. Con dấu khắc xong phải được đăng ký mẫu tại cơ quan công an, phải nộp lệ phí do Bộ Tài chính quy định và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu". Cơ quan, tổ chức khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới. 3. Việc đóng dấu vào các loại văn bản giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật. 4. Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình. Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan. 5. Mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ. 6. Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu bị mất. 7. Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ. 8. Cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải tạo điều kiện để các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý và sử dụng con dấu. Điều 7. Cơ quan, tổ chức nói tại Điều 3, Điều 4 Nghị định này, khi có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Trong trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết. Chương IIITHẨM QUYỀN QUY ĐỊNH MẪU DẤU, THỦ TỤC KHẮC DẤU,CẤP PHÉP KHẮC DẤU VÀ ĐĂNG KÝ MẪU DẤU Điều 8. Bộ Công an quy định thống nhất mẫu các loại con dấu và việc khắc biểu tượng trong con dấu hoặc chữ nước ngoài trong con dấu; cấp giấy phép khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; quản lý hoạt động khắc dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng con dấu và thực hiện các công việc khác theo quy định của Nghị định này. Điều 9. Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định như sau : 1. Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu con dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương; cấp giấy phép khắc dấu cho các cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan đại diện bên cạnh các tổ chức Quốc tế liên Chính phủ của nước ngoài tại Việt Nam; cấp giấy phép mang con dấu vào Việt Nam sử dụng cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam. 2. Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức địa phương, một số cơ quan, tổ chức Trung ương đóng tại địa phương theo phân cấp của Bộ Công an; đăng ký mẫu dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho các cơ quan, tổ chức nước ngoài khác không phải là đại diện ngoại giao đã được phép mang vào Việt Nam để sử dụng. Điều 10. Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu gồm có : 1. Các chức danh nhà nước, các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu có hình Quốc huy, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ : a) Đối với các cơ quan, tổ chức và chức danh nhà nước, các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp : Phải có quyết định về thành lập tổ chức theo quy định đối với từng loại cơ quan, tổ chức. Trong trường hợp quyết định chưa quy định cho phép cơ quan, tổ chức được dùng con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải có văn bản riêng cho phép dùng con dấu của cơ quan thẩm quyền thành lập ra tổ chức đó. b) Các tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, hội quần chúng, hội nghề nghiệp : Phải có "Điều lệ về tổ chức và hoạt động" đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; các tổ chức khoa học phải có "Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động". 2. Các tổ chức kinh tế : a) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh; giấy phép thầu, giấy phép đặt Văn phòng đại diện tại Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh, đầu tư nước ngoài). b) Các tổ chức kinh tế là doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, ngoài các giấy tờ quy định tại điểm a khoản 2 Điều này còn phải có quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền. 3. Trường hợp các cơ quan, tổ chức hay các chức danh nhà nước muốn khắc lại con dấu bị mất hoặc dấu bị mòn, hỏng thì phải có văn bản nêu rõ lý do và đề nghị cơ quan công an khắc lại con dấu mới mà không cần phải có thêm các loại văn bản nào khác. 4. Trong thời gian không qúa 7 ngày, kể từ ngày nhận được hồ sơ của cơ quan, tổ chức theo quy định, cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và giới thiệu đến cơ sở khắc dấu theo quy định. Điều 11. 1. Các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự và Cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế liên chính phủ tại Việt Nam; các bộ phận lãnh sự, bộ phận tuỳ viên quân sự và các bộ phận khác trực thuộc Cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài tại Việt Nam trước khi sử dụng con dấu của cơ quan mình phải thông báo và đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Ngoại giao Việt Nam. 2. Các cơ quan nước ngoài khác và các tổ chức quốc tế phi chính phủ có đại diện tại Việt Nam muốn mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam để sử dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu con dấu tại Bộ Công an Việt Nam. 3. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài không phải là Cơ quan đại diện ngoại giao mang con dấu từ nước ngoài vào Việt Nam sử dụng cần có văn bản gửi Bộ Công an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng con dấu, kèm theo mẫu con dấu, giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam, đồng thời phải đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng. Chương IVKHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM Điều 12. Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có thành tích trong việc thực hiện các quy định về quản lý và sử dụng con dấu thì được khen thưởng theo quy định chung của nhà nước. Điều 13. Người nào có hành vi vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu, thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự. Chương VĐIỀU KHOẢN THI HÀNH Điều 14. 1. Căn cứ vào các quy định của Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an quy định cụ thể mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng các loại con dấu dùng trong lực lượng Quân đội nhân dân và Công an nhân dân. 2. Bộ Công an phối hợp với Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định thống nhất mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các hệ thống tổ chức đó. 3. Bộ Công an phối hợp với Ban Tôn giáo của Chính phủ, cơ quan Trung ương của các tổ chức tôn giáo tại Việt Nam quy định thống nhất mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu trong các tôn giáo. 4. Việc quản lý và sử dụng con dấu của các cơ quan, tổ chức dùng trong công tác đối ngoại thực hiện theo quy định của Nghị định này và các quy định cụ thể của Bộ Công an sau khi trao đổi với Bộ Ngoại giao. Điều 15. Nghị định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng 9 năm 1993 của Chính phủ. Điều 16. 1. Bộ trưởng Bộ Công an và Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của Nghị định này. 2. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức có sử dụng con dấu chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này. TM.CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG (Đã ký) Phan Văn Khải 3. Nghị định của Hồi đồng Bộ trưởng ban hành “Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước” HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG Số: 84/HĐBT CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ----- o0o ----- Hà Nội , Ngày 09 tháng 03 năm 1992 NGHỊ ĐỊNH CỦA HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG Ban hành "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước" HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG Căn cứ luật Tổ chức Hội đồng Bộ trưởng ngày 4 tháng 7 năm 1981; Căn cứ vào khoản 2 Điều 11 Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28 tháng 10 năm 1991; Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.   NGHỊ ĐỊNH: Điều 1. - Nay ban hành kèm theo Nghị định này "Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước"; Điều 2. - Nghị định này thay thế Nghị định số 69/CP ngày 14 tháng 6 năm 1962 của Hội đồng Chính phủ và có hiệu lực kể từ ngày ban hành. Những quy định trước đây trái với Nghị định này đều bị bãi bỏ. Điều 3. - Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra việc thi hành Nghị định này. Điều 4. - Người đứng đầu cơ quan Nhà nước, đơn vị vũ trang, đoàn thể nhân dân, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế và mọi công dân chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này. QUY CHẾ BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC (Ban hành kèm theo Nghị định số 84-HĐBT ngày 9 tháng 3 năm 1992 của Hội đồng Bộ trưởng) Điều 1. - Lập danh mục bí mật Nhà nước. Căn cứ vào phạm vi bí mật Nhà nước quy định tại các Điều 6, 7, 8 Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28 tháng 10 năm 1991, trong chức năng công tác, quản lý của mình. Người đứng đầu cơ quan Nhà nước cấp trung ương, Uỷ ban trung ương Mặt trận tổ quốc Việt Nam, Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam, Trung ương Hội nông dân Việt Nam, Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ Việt Nam, Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm: Lập danh mục bí mật Nhà nước xác định độ "Tuyệt mật" và "Tối mật" trình Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng quyết định, và quyết định danh mục bí mật Nhà nước độ "Mật" trình Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng phê duyệt. Vào quý I hàng năm, đề xuất việc sửa đổi, bổ sung danh mục bí mật Nhà nước độ "Tuyệt mật", "Tối mật", và quyết định việc sửa đổi, bổ sung danh mục bí mật Nhà nước độ "Mật" của cơ quan, đoàn thể, địa phương mình, trình lên Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng. Trong quá trình hoạt động nếu phát sinh bí mật Nhà nước ngoài danh mục đã lập, hoặc có thay đổi độ mật và giải mật phải báo cáo ngay lên Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng. Tất cả các danh mục, báo cáo, đề xuất về bí mật Nhà nước của các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, địa phương quy định tại điều này, khi trình lên Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng đều phải đồng gửi Bộ Nội vụ. Điều 2. - Đăng ký các phát minh, sáng chế, giải pháp hữu ích có nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước. Cơ quan, tổ chức, công dân có các phát minh, sáng chế, giải pháp hữu ích có nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải đăng ký tại cơ quan quản lý khoa học và công nghệ Nhà nước. Cơ quan quản lý khoa học và công nghệ Nhà nước có trách nhiệm xem xét, xác định độ mật trình lên Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, đồng gửi Bộ Nội vụ, nếu có liên quan đến lĩnh vực quốc phòng phải có ý kiến của Bộ Quốc phòng. Sau khi được Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng quyết định hoặc phê duyệt, thì thông báo cho các Bộ, ngành có liên quan để thực hiện. Điều 3. - Soạn thảo, in ấn, sao chụp tài liệu bí mật Nhà nước. Việc soạn thảo, in ấn, sao chụp tài liệu bí mật Nhà nước phải theo đúng các quy định sau đây: Phải tổ chức thực hiện ở nơi bảo đảm an toàn, do người đứng đầu cơ quan quy định; Người thực hiện phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định đối với người làm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước; Không được đánh máy, in sao chụp thừa số bản đã được quy định. Sau khi đánh máy, in, sao chụp xong phải kiểm tra lại và huỷ ngay bản thảo (nếu không cần lưu) và những bản đánh máy, in thử, hỏng, thừa, giấy than, giấy nến, bản in, có sự chứng kiến của cán bộ bảo mật. Tài liệu đánh máy, in, sao chụp ra phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in ấn, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát tài liệu. Các dấu độ mật, thu hồi theo mẫu thống nhất do Bộ Nội vụ quy định; Việc sao chụp hoặc chuyển sang dạng mang tin khác phải được nơi ban hành tài liệu gốc đồng ý bằng văn bản ghi cụ thể số lượng được thực hiện đối với tài liệu "Tuyệt mật" "Tối mật"; phải do người đứng đầu cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu mật đó quyết định đối với tài liệu độ "Mật". Điều 4. - Địa điểm, phương tiện, vật thuộc phạm vi bí mật Nhà nước. Đối với những địa điểm, phương tiện, vật được xác định thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải đánh số, đặt bí số, bí danh hoặc ký hiệu mật và tổ chức thực hiện đầy đủ chế độ quản lý, bảo vệ theo quy định của Quy chế này. Điều 5. - Phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng bí mật Nhà nước. Việc phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng bí mật Nhà nước được thực hiện theo nguyên tắc: Đúng phạm vi đối tượng quy định; Tổ chức ở nơi bảo đảm an toàn, do người đứng đầu cơ quan quy định; Chỉ được ghi chép, ghi âm, ghi hình, quay phim khi được phép của người đứng đầu cơ quan trực tiếp quản lý bí mật đó, phải ghi vào sổ công tác mật, ghi theo đúng hướng dẫn của người phổ biến - sổ công tác mật do bộ phận bảo mật của cơ quan cấp phát và quy định việc quản lý, sử dụng; các băng ghi âm, ghi hình, phim ảnh đã quay phải quản lý, bảo vệ như tài liệu gốc. Người được giao nhiệm vụ phổ biến phải thực hiện đúng nội dung do tổ chức hoặc của người giao nhiệm vụ quy định; Người được giao nhiệm vụ tìm hiểu những nội dung tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải có giấy chứng minh thư kèm giấy giới thiệu của cơ quan ghi rõ nội dung, yêu cầu tìm hiểu, và phải được người đứng đầu cơ quan trực tiếp quản lý bí mật đó đồng ý. Người được phổ biến, sử dụng bí mật Nhà nước phải triệt để tuân thủ các quy định về quản lý, bảo vệ bí mật Nhà nước. Điều 6. - Vận chuyển, giao nhận bí mật Nhà nước. Mọi bí mật Nhà nước khi vận chuyển, giao nhận phải bảo đảm an toàn tuyệt đối, theo quy định sau đây: Vận chuyển, giao nhận bí mật trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật, lực lượng giao thông của các ngành hoặc lực lượng giao thông của các ngành giao thông thuộc tổ chức Bưu điện đặc biệt thực hiện; Vận chuyển, giao nhận giữa các cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức của Nhà nước Việt Nam ở nước ngoài do lực lượng giao thông ngoại giao thực hiện; Mọi trường hợp qua các đơn vị giao thông vận chuyển, giao nhận phải thực hiện theo nguyên tắc gửi kín, niêm phong cẩn mật. (Việc xử lý trong khâu công tác văn thư hành chính thực hiện theo quy định của Bộ Nội vụ); Khi vận chuyển phải có đủ phương tiện và lực lượng bảo quản, bảo vệ an toàn; Nơi gửi và nơi nhận phải tổ chức kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý kịp thời; Cán bộ đi công tác chỉ được mang những tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật Nhà nước có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao, phải được người đứng đầu cơ quan duyệt và cấp giấy, đăng ký với bộ phận bảo mật, có kế hoạch bảo vệ trong thời gian mang đi và khi hoàn thành nhiệm vụ phải cùng với bộ phận bảo mật kiểm tra và nộp lại cơ quan. Điều 7. - Thống kê, cất giữ bảo quản bí mật Nhà nước. Từng cơ quan, đoàn thể, tổ chức phải thống kê bí mật Nhà nước của mình theo trình tự thời gian và từng độ mật, bao gồm những bí mật hiện có, mới phát sinh và được tiếp nhận. Mọi bí mật Nhà nước phải được cất giữ bảo quản nghiêm ngặt. Tài liệu, mẫu vật độ "Tuyệt mật", "Tối mật" tổ chức cất giữ riêng, có đủ điều kiện, phương tiện bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn. Nơi cất giữ do người đứng đầu cơ quan, đoàn thể, tổ chức quyết định. Điều 8. - Thanh lý, tiêu huỷ các bí mật Nhà nước. Việc thanh lý hoặc tiêu huỷ các bí mật Nhà nước "Tuyệt mật", "Tối mật", "Mật" do người đứng đầu cơ quan cấp bộ, ngành, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quyết định và báo cáo Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng (đối với tài liệu mật mã có quy định riêng). Mọi trường hợp thanh lý hoặc tiêu huỷ các bí mật Nhà nước đều phải do hội đồng gồm người đứng đầu cơ quan, người trực tiếp quản lý các bí mật được thanh lý hoặc tiêu huỷ và cán bộ bảo mật thực hiện, Hội đồng thanh lý, tiêu huỷ các bí mật Nhà nước phải lập biên bản thống kê đầy đủ, nói rõ phương thức tiến hành, người thực hiện. Trong quá trình thực hiện phải tuyệt đối bảo đảm yêu cầu không làm lộ, không để lọt ra ngoài các bí mật Nhà nước, nếu thanh lý phương tiện hoặc vật thì phải làm thay đổi hình dạng và tính năng tác dụng, nếu tiêu huỷ tài liệu thì phải đốt, xé, hoặc nghiền nhỏ tới mức không thể chắp lại được. Biên ban thanh lý, tiêu huỷ lưu tại bộ phận bảo mật của cơ quan. Trong trường hợp không có điều kiện tổ chức tiêu huỷ quy định nói trên, nếu không được tiêu huỷ ngay bí mật Nhà nước sẽ gây hậu quả nghiêm trọng cho an ninh, quốc phòng hoặc các lợi ích khác của đất nước, thì người nắm giữ bí mật đó được quyền tự tiêu huỷ, nhưng phải báo cáo bằng văn bản ngay sau khi tiêu huỷ với người đứng đầu cơ quan, đơn vị và cơ quan công an có trách nhiệm cùng cấp và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu việc tiêu huỷ không có lý do chính đáng. Điều 9. - Bảo vệ khu vực cấm, nơi cất giữ, nơi tiến hành các hoạt động có nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước. Các khu vực cấm thuộc phạm vi bí mật Nhà nước, nơi cất giữ bí mật Nhà nước, nơi tiến hành các hoạt động có nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước (bao gồm nơi in ấn, sao chụp tài liệu; nơi hội họp, phổ biến các vấn đề bí mật; nơi dịch mã, chuyển nhận những thông tin mật; nơi nghiên cứu, thử nghiệm các công trình khoa học có nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước...) phải bảo đảm an toàn, có chế độ nội quy bảo vệ, người không có phận sự không được tiếp cận, cán bộ đến liên hệ công tác phải có giấy chứng minh thư kèm giấy giới thiệu, và được bố trí tiếp, làm việc ở phòng dành riêng. Tuỳ tính chất và yêu cầu bảo vệ của từng nơi mà tổ chức lực lượng chuyên trách hoặc bán chuyên trách bảo vệ, tổ chức tuần tra canh gác, kiểm soát ra vào chặt chẽ, bố trí phương tiện kỹ thuật bảo vệ. Cán bộ công nhân viên làm việc ở những nơi này phải bảo đảm tin cậy về chính trị, do người đứng đầu cơ quan tuyển chọn. Điều 10. - Bảo vệ bí mật mật mã quốc gia. Mật mã là ngành cơ mật đặc biệt thuộc lĩnh vực an ninh quốc gia. Ban Cơ yếu có chức năng tham mưu cho Hội đồng Bộ trưởng và quản lý Nhà nước về mọi mặt công tác của ngành Cơ yếu, có trách nhiệm nghiên cứu sản xuất, cung cấp mật mã và đào tạo cán bộ nhân viên làm công tác mật mã trong cả nước. Ngoài Ban Cơ yếu ra, không một cơ quan, đoàn thể, tổ chức, công dân nào được nghiên cứu sản xuất mật mã; nếu có nhu cầu sử dụng mật mã phải đăng ký với Ban Cơ yếu và do Ban Cơ yếu cung cấp, quản lý và hướng dẫn sử dụng. (Việc quản lý, bảo vệ bí mật kỹ thuật nghiệp vụ mật mã và chế độ sử dụng điện mật có quy định riêng). Điều 11. - Bảo vệ bí mật trong thông tin liên lạc. Tin tức bí mật Nhà nước chuyển đi bằng phương tiện thông tin liên lạc vô tuyến, hữu tuyến, hoặc bằng bất cứ phương tiện kỹ thuật nào khác đều phải mã hoá theo quy định của Nhà nước về công tác cơ yếu. Cơ quan, đoàn thể, tổ chức kinh tế, xã hội và công dân nếu sản xuất, mua bán, lắp đặt, sử dụng phương tiện phát sóng phải đăng ký và chịu sự quản lý của các ngành chức năng (Bộ Nội vụ, Bộ Quốc phòng, Bộ Giao thông vận tải và Bưu điện) theo quy định của Pháp luật. Điều 12. - Bảo vệ bí mật trong quan hệ tiếp xúc với tổ chức nước ngoài, người nước ngoài. Cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam trong quan hệ tiếp xúc với tổ chức nước ngoài, người nước ngoài không được tiết lộ bí mật Nhà nước. Trường hợp thi hành công vụ mà nội dung quan hệ tiếp xúc có liên quan đến bí mật Nhà nước, thì chỉ được thông tin những nội dung đã được người đứng đầu cơ quan duyệt, phải ghi biên bản nội dung tiếp xúc báo cáo với người đã duyệt và nộp lưu tại bộ phận bảo mật. Điều 13. - Việc cung cấp những thông tin có liên quan đến bí mật Nhà nước cho tổ chức quốc tế, nước ngoài. Cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam trong việc thực hiện chương trình hợp tác quốc tế trên mọi lĩnh vực, khi có yêu cầu phải cung cấp những thông tin có liên quan đến bí mật Nhà nước cho tổ chức quốc tế, nước ngoài, phải được xem xét, cân nhắc kỹ theo nguyên tắc: Bảo đảm lợi ích đất nước; Chỉ cung cấp những bí mật được các cấp có thẩm quyền xét duyệt như sau: "Tuyệt mật" do Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng duyệt; "Tối mật" do Bộ trưởng Bộ Nội vụ duyệt, (riêng thuộc lĩnh vực quốc phòng phải được Bộ trưởng Bộ Quốc phòng duyệt); "Mật" do người đứng đầu cơ quan cấp bộ, ngành, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương duyệt. Cơ quan, tổ chức, người thực hiện chỉ được cung cấp đúng nội dung đã được duyệt, cấm không được tiết lộ cho bên thứ ba. Điều 14. - Thực hiện cam kết bảo vệ bí mật Nhà nước. Tất cả những người được giao nhiệm vụ tiếp xúc với bí mật Nhà nước dưới mọi hình thức (được nghe phổ biến, lưu giữ, sử dụng bí mật Nhà nước và cán bộ làm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước) phải nắm chắc quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và cam kết bảo vệ bí mật Nhà nước. Người tổ chức, người trực tiếp giao nhiệm vụ có trách nhiệm tổ chức thực hiện bằng cách hướng dẫn, yêu cầu người được mình giao nhiệm vụ nghiên cứu nắm chắc Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước và ký vào bản cam kết (do cơ quan chức năng bảo vệ bí mật Nhà nước in sẵn) và nộp cho bộ phận bảo mật của cơ quan lưu giữ, theo dõi việc thực hiện. Điều 15. - Việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác bảo vệ bí mật Nhà nước. Việc xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong từng bộ, ngành, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện như sau: Xây dựng nhỏ và mua sắm các phương tiện, thiết bị thông dụng, do người đứng đầu cơ quan cấp bộ, ngành, Chủ tịch Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định (sử dụng kinh phí hành chính sự nghiệp); Xây dựng lớn và mua sắm các phương tiện, thiết bị đặc biệt phải có báo cáo luận chứng trình Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng duyệt, đồng gửi Bộ Nội vụ. Điều 16. - Thanh tra, kiểm tra về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước. Thanh tra, kiểm tra định kỳ và đột xuất về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước được tiến hành đối với từng việc, một số việc hoặc toàn diện đối với từng cá nhân, từng khâu công tác, từng cơ quan, tổ chức trong phạm vi cả nước: Bộ Nội vụ có nhiệm vụ tổ chức thực hiện thanh tra Nhà nước về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước đối với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức cấp trung ương, và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Việc thanh tra toàn diện đối với từng cơ quan, đoàn thể, tổ chức cấp trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải được thực hiện ít nhất 2 năm một lần. Người đứng đầu cơ quan, đoàn thể, tổ chức thực hiện việc kiểm tra về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong từng cơ quan, đoàn thể, tổ chức trong phạm vi quản lý của mình. Việc kiểm tra toàn diện đối với từng đơn vị cơ sở phải được thực hiện ít nhất mỗi năm 1 lần. Bộ Quốc phòng tổ chức thực hiện việc thanh tra, kiểm tra về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Quốc phòng quản lý. Thanh tra, kiểm tra về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước phải thực hiện yêu cầu đánh giá đúng những ưu điểm, khuyết điểm, phát hiện những thiếu sót sơ hở và kiến nghị các biện pháp khắc phục. Sau mỗi lần thanh tra, kiểm tra có biên bản lưu và gửi cơ quan cấp trên trực tiếp theo hệ thống dọc, đồng gửi cơ quan công an cùng cấp để theo dõi. Điều 17. - Báo cáo về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước. Người đứng đầu cơ quan, đoàn thể, tổ chức các cấp phải thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong phạm vi quản lý của mình theo 2 hình thức: Báo cáo những vụ, việc đột xuất xẩy ra gây phương hại đến bí mật Nhà nước hoặc biết được hành động đó đang hình thành như thông báo, chuyển giao, tiết lộ dưới mọi hình thức cho người nước ngoài hoặc người không có phận sự, tạo điều kiện cho người khác biết bí mật Nhà nước, vi phạm Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước... Báo cáo phải kịp thời khi sự việc xẩy ra, nêu đầy đủ, cụ thể tình tiết của sự việc, đồng thời tiến hành ngay các biện pháp xác minh, truy xét, thu hồi, ngăn chặn những tác hại có thể xẩy ra. Báo cáo toàn diện về công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong năm (mỗi năm một lần), thời gian báo cáo từ 1 tháng 11 năm trước đến 31 tháng 10 năm sau, theo mẫu do Bộ Nội vụ quy định. Hai loại báo cáo trên phải gửi theo quy định sau đây: Báo cáo của cơ quan, tổ chức ở địa phương gửi cấp trên trực tiếp theo hệ thống dọc, đồng gửi Uỷ ban Nhân dân và cơ quan Công an có trách nhiệm cùng cấp; Báo cáo của cơ quan, đoàn thể, tổ chức cấp trung ương và của Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương gửi Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, đồng gửi Bộ Nội vụ. Điều 18. - Hệ thống tổ chức chuyên trách bảo vệ bí mật Nhà nước. Bộ Nội vụ có một bộ phận trực thuộc Bộ trưởng. Các bộ, ngành, các đoàn thể cấp trung ương, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tuỳ theo tính chất, đặc điểm nội dung công việc mà bố trí cán bộ làm công tác mật chuyên trách hoặc bán chuyên trách trực thuộc lãnh đạo với nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định của Pháp Lệnh. Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước trong phạm vi bộ, ngành, đoàn thể, địa phương mình. Nhiệm vụ cụ thể về biên chế do bộ, ngành, Uỷ ban Nhân dân tỉnh, thành phố quy định. Điều 19. - Tiêu chuẩn cán bộ làm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước. Cán bộ làm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước phải có phẩm chất tốt (trung thành với Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật) có trình độ chuyên môn nghiệp vụ và năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao, khi tuyển dụng và chuyển làm công tác khác phải có sự trao đổi với cơ quan Công an cùng cấp có trách nhiệm. Điều 20. - Khen thưởng Cơ quan, tổ chức, công dân nào có một trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo chế độ chung của Nhà nước: Hoàn thành xuất sắc việc thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà nước theo chức trách được giao. Gặp khó khăn không sợ nguy hiểm, bảo vệ được bí mật Nhà nước. Tìm được tài liệu, vật thuộc bí mật Nhà nước bị mất; ngăn chặn hoặc hạn chế được hậu quả tác hại do việc làm lộ, làm mất bí mật Nhà nước mà người khác gây ra. Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi dò xét, chiếm đoạt, mua bán, tiêu huỷ trái phép bí mật Nhà nước. Điều 21. - Xử lý vi phạm. Người nào vi phạm một trong những tội làm lộ bí mật Nhà nước, chiếm đoạt, mua bán, làm mất tài liệu bí mật Nhà nước, lợi dụng việc bảo vệ bí mật Nhà nước để che dấu hành vi vi phạm pháp luật, tiêu huỷ trái phép bí mật Nhà nước, gây ảnh hưởng có hại đến công cuộc bảo vệ an ninh, quốc phòng, phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội của quốc gia thì tuỳ theo mức độ, phải bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bị truy tố theo quy định của luật hình sự./. HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG   (Đã ký)  Võ Văn Kiệt