Kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý hành chính

Kỹ thuật soạn thảo Văn bản quản lý hành chính * luukiemthanh@yahoo.com * TS. Lưu Kiếm Thanh HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH CQ: 04-8357083; 7730849NR: 04-8636227DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com * luukiemthanh@yahoo.com * KTST VĂN BẢN QUẢN LÝ I - Tổng quan về hệ thống văn bản quản lý II - Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo III – Soạn thảo VBHC cá biệt III – Soạn thảo VBHC thông thường * luukiemthanh@yahoo.com * I - Tổng quan về hệ thống văn bản quản lý Chủ thể ban hành Nội dung chuyển đạt Đối tượng áp dụng Quy trình, thủ tục Tính thực hiện * luukiemthanh@yahoo.com * 2. Văn bản pháp luật 1. Nghị định 110/2004/NĐ-CP, 08-4-2004 về công tác văn thư 2. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP, 06-5-2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản * luukiemthanh@yahoo.com * HỆ THỐNG PHÂN LOẠI * luukiemthanh@yahoo.com * Phân loại Điều4, Nghị định 110/2004/NĐ-CP * luukiemthanh@yahoo.com * II. Yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo Nội dung Ngôn ngữ Thể thức Quy trình * luukiemthanh@yahoo.com * 1. Những yêu cầu nội dung Tính mục đích Tính khoa học Tính phổ thông Tính thực hiện Tính khả thi xem * luukiemthanh@yahoo.com * a) Tính mục đích Chủ đề Phạm vi điều chỉnh Mức độ điều chỉnh * luukiemthanh@yahoo.com * b) Tính khoa học Thông tin Tính lôgic Bố cục * luukiemthanh@yahoo.com * Đơn giản Ngắn gọn Dễ hiểu c) Tính phổ thông * luukiemthanh@yahoo.com * Ý chí mệnh lệnh nhà quản lý Dứt khoát d) Tính thực hiện * luukiemthanh@yahoo.com * Thực tế Hợp lý e) Tính khả thi * luukiemthanh@yahoo.com * 2. Những yêu cầu ngôn ngữ Văn phong Từ ngữ Cú pháp Chính tả * luukiemthanh@yahoo.com * a) Văn phong hành chính-công vụ Chính xác Khách quan Trang trọng Phổ thông Khuôn mẫu * luukiemthanh@yahoo.com * Dùng từ đơn nghĩa Nghĩa đen Nghĩa bóng Nghĩa biểu cảm Nghĩa sở dụng * luukiemthanh@yahoo.com * Từ ngữ Đúng văn phong Từ phổ thông, địa phương Từ lóng, thông tục Từ nghề nghiệp Từ mượn, Hán-Việt Từ mới, từ cổ, từ lịch sử Từ láy Từ thi ca, từ sách vở, hội thoại Thuật ngữ Thành ngữ Viết tắt * luukiemthanh@yahoo.com * Cú pháp Câu đúng ngữ pháp Câu đơn nghĩa Câu mơ hồ Câu trần thuật Câu chủ động-bị động * luukiemthanh@yahoo.com * Chính tả Bảng chữ cái Dấu giọng Phụ âm đầu Viết hoa Dấu câu * luukiemthanh@yahoo.com * 3. Những yêu cầu về thể thức & kỹ thuật trình bày * luukiemthanh@yahoo.com * Ngày ký: 06-5-2005 Ngày có hiệu lực: 05-6-2005 3 Phần, 5 phụ lục Thông tư liên tịch Bộ Nôi vụ - Văn phòng Chính phủ số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP * luukiemthanh@yahoo.com * 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng Thông tư này hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức). I. HƯỚNG DẪN CHUNG * luukiemthanh@yahoo.com * 2. Thể thức văn bản Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại Thông tư này. I. HƯỚNG DẪN CHUNG * luukiemthanh@yahoo.com * 3. Kỹ thuật trình bày văn bản Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Thông tư này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản (như Microsoft Word for Windows) và in ra giấy; có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác. I. HƯỚNG DẪN CHUNG * luukiemthanh@yahoo.com * 4. Phông chữ trình bày văn bản Phông chữ sử dụng để trình bày văn bản phải là các phông chữ tiếng Việt với kiểu chữ chân phương, bảo đảm tính trang trọng, nghiêm túc của văn bản. Đối với những văn bản dùng trong trao đổi thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng các phông chữ của bộ mã ký tự chữ Việt (phông chữ tiếng Việt Unicode) theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001. I. HƯỚNG DẪN CHUNG * luukiemthanh@yahoo.com * II. THỂ THỨC VĂN BẢN 1) Quốc hiệu 2) Tên cơ quan 3) Số và ký hiệu 4) Địa danh, ngày tháng 5) Tên loại, trích yếu 6) Nội dung văn bản 7) Thẩm quyền ký 8) Con dấu 9) Nơi nhận 10) Dấu chỉ mức độ mật, khẩn 11) Các thành phần thể thức khác 12) Thể thức bản sao xem * luukiemthanh@yahoo.com * III. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY 1. KHỔ GIẤY, KIỂU TRÌNH BÀY VÀ ĐỊNH LỀ TRANG VĂN BẢN 2. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN 3. KỸ THUẬT TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC BẢN SAO * luukiemthanh@yahoo.com * III - Soạn thảo văn bản HC cá biệt 1. Nghị quyết 2. Quyết định 3. Quy chế 4. Chỉ thị * luukiemthanh@yahoo.com * 1. Nghị quyết Dùng để ghi những kết luận và quyết nghị của hội nghị tập thể về những vấn đề chủ trương, chính sách, kế hoạch, biện pháp và được thông qua theo trình tự thủ tục nhất định. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục nghị quyết 1) Phần mở đầu: Quốc hiệu, tiêu ngữ. Tên cơ quan. Số và ký hiệu: Số .../NQ-viết tắt CQ-HĐQTVí dụ: Số: 38/NQ-ĐLVN-HĐQT (Nghị quyết của Hội đồng quản trị Tổng công ty Điện lực)Số 46/NQ-CTBM-ĐHCĐ (Nghị quyết của Đại hội cổ đông Công ty cổ phần Bình Minh) Địa danh, ngày tháng. Tên loại văn bản: nghị quyết. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục nghị quyết Căn cứ ban hành - những lý do hợp pháp và hợp lý ban hành, nhằm nâng cao sự nhất trí và tự giác thực hiện cho các chủ thể thi hành, được trình bày ngắn gọn, vừa đủ, không biện luận dài dòng, như: cần phải giải quyết những tình hình thực tế cấp bách đặt ra ; những phản ánh hoặc nguyện vọng của đông đảo quần chúng; hoặc việc phải triển khai thực hiện chủ trương, chính sách từ cơ quan lãnh đạo, v.v... Cũng có thể nêu thành phần tham gia, thời gian và địa điểm tổ chức hội nghị. Loại hình mệnh lệnh: quyết nghị. * luukiemthanh@yahoo.com * 2) Phần khai triển: Nội dung thảo luận, những quyết định và giải pháp mà hội nghị đã biểu quyết và các biện pháp tổ chức thực hiện, tập trung nêu những vấn đề trọng tâm như: những nhiệm vụ phải làm, các mục tiêu cần đạt tới, các biện pháp cụ thể để thực hiện các mục tiêu đó. Bố cục nghị quyết * luukiemthanh@yahoo.com * 2) Phần khai triển: Mục tổ chức thực hiện: nêu rõ các chủ thể có trách nhiệm tổ chức thực hiện, các chủ thể phối hợp thực hiện, chủ thể kiểm tra, giám sát. Cần xác định cụ thể nghĩa vụ, quyền hạn của từng cấp, ngành, tổ chức, cá nhân, đồng thời quy định những biện pháp về vật chất và tinh thần bảo đảm việc thực hiện thành công các mục tiêu và nhiệm vụ nghị quyết đã đặt ra. Bố cục nghị quyết * luukiemthanh@yahoo.com * 2) Phần khai triển: Nội dung cần thể hiện sự nhất trí của tất cả hoặc đại đa số đại biểu. Thông thường được trình bày theo thể văn nghị luận (văn xuôi pháp luật) với cách hành văn dứt khoát (thường dùng các từ ngữ như: nhiệt liệt, hoàn toàn, kiên quyết, triệt để, cực lực, nghiêm khắc ...; tránh dùng những từ ngữ như: nói chung, về đại thể, về cơ bản . ..). Lúc này văn bản không chia thành các điều, mà thành các điểm I, II, III, v.v... hoặc 1, 2, 3 , v.v... Bố cục nghị quyết * luukiemthanh@yahoo.com * 2) Phần khai triển: Kết cấu đặc thù: Đề cập tới nhiều nội dung khác nhau, từ chính tới phụ có liên quan như: thực trạng tình hình, nguyên nhân của tình hình đó ... Khi viết bằng văn nghị luận đòi hỏi thường xuyên lập luận, dùng câu từ chuyển tiếp để đảm bảo tính lô gíc, nội dung của mỗi chủ điểm được trình bày riêng thành đề mục. Bố cục nghị quyết * luukiemthanh@yahoo.com * 2) Phần khai triển: Trong trường hợp, khi đặt ra nội quy, quy chế, các văn bản phụ khác, hoặc áp dụng để giải quyết những công việc cụ thể thuộc thẩm quyền của cơ quan ban hành như bầu các chức danh, bãi bỏ, huỷ bỏ những văn bản sai trái của đơn vị cấp dưới, v.v. .. nghị quyết cần được viết bằng văn điều khoản. Bố cục nghị quyết * luukiemthanh@yahoo.com * 2) Phần khai triển: Điều khoản thi hành: nêu đầy đủ, rõ ràng, cụ thể các cơ quan, tổ chức cá nhân có liên quan trực tiếp; hiệu lực về thời gian và việc xử lý văn bản trước đú. Bố cục nghị quyết * luukiemthanh@yahoo.com * 3) Phần kết: Thẩm quyền ký: người đứng đầu ký thay mặt tập thể (TM.) Con dấu hợp pháp, nơi nhận và các yếu tố khác (nếu có). Bố cục nghị quyết * luukiemthanh@yahoo.com * * luukiemthanh@yahoo.com * 2. Quyết định Quyết định chủ đạo - quyết định các chủ trương, Quyết định quy phạm - đưa ra các biện pháp lãnh đạo, điều hành hoạt động; quy định chế độ làm việc với các đơn vị, bộ phận trực thuộc và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền. * luukiemthanh@yahoo.com * 2. Quyết định Quyết định cá biệt - giải quyết các vụ việc cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ các tổ chức, cá nhân trực thuộc trên cơ sở áp dụng pháp luật đối với những đối tượng cụ thể, được bảo đảm thực hiện bằng cưỡng chế nhà nước hoặc xuất phát từ những thoả thuận đã hợp đồng, như lên lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, phê duyệt dự án, v.v.... * luukiemthanh@yahoo.com * 2. Quyết định Quyết định có thể trình bày trực tiếp nội dung quy định, hoặc thông qua những văn bản phụ như điều lệ, quy chế, quy định ... và các phụ lục kèm theo (nếu có). * luukiemthanh@yahoo.com * Yêu cầu đối với quyết định  Yêu cầu hợp pháp Được ban hành đúng pháp luật; Đúng thẩm quyền; Có những căn cứ hoặc lý do xác thực; Đúng hình thức và thủ tục pháp luật. áp dụng mẫu hoá triệt để nghiêm túc. * luukiemthanh@yahoo.com * Yêu cầu đối với quyết định  Yêu cầu hợp lý Hài hoà lợi ích Nhà nước, tập thể và cá nhân. Cụ thể và phù hợp với vấn đề, đối tượng thực hiện. Càng xuống dưới càng phải cụ thể. Ban hành đúng lúc, phù hợp nhu cầu quản lý. Có tính hệ thống toàn diện, các biện pháp đề ra phải phù hợp, đồng bộ với các biện pháp trong các quyết định có liên quan. Viết rõ ràng, chính xác, dễ hiểu và ngắn gọn. * luukiemthanh@yahoo.com * Yêu cầu đối với quyết định  Yêu cầu xử lý kịp thời Mọi quyết định sai trái (không hợp pháp hoặc/và không hợp lý) cần được xử lý kịp thời. Mọi quyết định xử lý phải được thể hiện bằng văn bản tương ứng theo quy định của pháp luật. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục quyết định 1) Phần mở đầu: Quốc hiệu, tiờu ngữ. Tên cơ quan. Số và ký hiệu: Số .../QĐ-viết tắt CQVí dụ: Số: 18/QĐ-ĐLVN Địa danh, ngày tháng. Tên loại văn bản: quyết định. Trích yếu nội dung. Căn cứ ban hành. Loại hình quyết định: quyết định. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục quyết định 2) Phần khai triển: Nội dung quyết định: viết bằng văn điều khoản. Các điều được trình bày cô đọng, không dùng các câu và từ chuyển tiếp, được sắp xếp theo trình tự lô gíc nhất định. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục quyết định 2) Phần khai triển: Khi ban hành kèm theo văn bản phụ thì thường không quá 5 điều, trong đó điều 1 thường là: "Ban hành kèm theo Quyết định này Điều lệ ... ". * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục quyết định 2) Phần khai triển: Điều khoản thi hành: cần nêu rõ, cụ thể (những) đối tượng chịu trách nhiệm thi hành, hiệu lực về thời gian. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục quyết định 3) Phần kết: Thẩm quyền ký: thủ trưởng ký hoặc phó thủ trưởng ký thay; Con dấu của cơ quan ban hành; Nơi nhận. * luukiemthanh@yahoo.com * * luukiemthanh@yahoo.com * QUYẾT ĐỊNH Về việc tuyển dụng và phân công công tác TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY… C¨n cø QuyÕt ®Þnh cña .... sè .../Q§-.. ngµy ... th¸ng ... n¨m .... vÒ viÖc thµnh lËp ...........; C¨n cø QuyÕt ®Þnh cña .... sè .../Q§-.. ngµy ... th¸ng ... n¨m .... vÒ viÖc ®iÒu ®éng ¤ng (Bµ)......... vÒ c«ng t¸c t¹i ..........; XÐt ®¬n xin vµo lµm viÖc t¹i ..... cña ¤ng (Bµ) ...... ; XÐt ®Ò nghÞ cña Tr­ëng phßng Tæ chøc-Nh©n sù, * luukiemthanh@yahoo.com * QUYẾT ĐỊNH: §iÒu 1. TuyÓn dông ¤ng (Bµ): ..............., sinh ngµy ..., quª qu¸n ...... vÒ c«ng t¸c t¹i ....... kÓ tõ ngµy ....... §iÒu 2. ¤ng (Bµ) ....... ®­îc h­ëng ..... % møc l­¬ng khëi ®iÓm cña ng¹ch . ........ m· sè ..... hÖ sè ....... vµ c¸c kho¶n phô cÊp theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh. §iÒu 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. §iÒu 4. Tr­ëng c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã liªn quan vµ ¤ng (Bµ) ................... chÞu tr¸ch nhiÖm thi hµnh QuyÕt ®Þnh nµy./. * luukiemthanh@yahoo.com * QUYẾT ĐỊNH Về việc n©ng bËc l­¬ng TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY… C¨n cø QuyÕt ®Þnh cña .... sè .../Q§-.. ngµy ... th¸ng ... n¨m .... vÒ viÖc thµnh lËp ...........; C¨n cø QuyÕt ®Þnh cña .... sè .../Q§-.. ngµy ... th¸ng ... n¨m .... vÒ viÖc..........; XÐt nhu cÇu c«ng t¸c vµ n¨ng lùc nh©n sù; XÐt ®Ò nghÞ cña Chñ tÞch Héi ®ång xÐt l­¬ng, * luukiemthanh@yahoo.com * QUYẾT ĐỊNH: §iÒu 1. N©ng bËc l­¬ng ®èi víi ¤ng (Bµ): ..............., gi÷ chøc vô ....... ®­îc h­ëng møc l­¬ng míi lµ ........... ..........kÓ tõ ngµy ....... th¸ng ... n¨m ...... §iÒu 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. §iÒu 3. Tr­ëng c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã liªn quan vµ ¤ng (Bµ) ................... chÞu tr¸ch nhiÖm thi hµnh QuyÕt ®Þnh nµy./. * luukiemthanh@yahoo.com * QUYẾT ĐỊNH Về việc khen th­ëng TỔNG GIÁM ĐỐC TỔNG CÔNG TY… C¨n cø QuyÕt ®Þnh cña .... sè .../Q§-.. ngµy ... th¸ng ... n¨m .... vÒ viÖc thµnh lËp ...........; C¨n cø QuyÕt ®Þnh cña .... sè .../Q§-.. ngµy ... th¸ng ... n¨m .... vÒ viÖc ban hµnh Quy chÕ khen th­ëng; C¨n cø biªn b¶n cuéc häp b×nh xÐt thi ®ua …; XÐt ®Ò nghÞ cña Chñ tÞch Héi ®ång thi ®ua khen th­ëng, * luukiemthanh@yahoo.com * QUYẾT ĐỊNH: §iÒu 1. Nay tÆng b»ng khen (danh hiÖu ...) cho nh÷ng ¤ng (Bµ) cã tªn sau ®©y: 1. ................................ 2. ................................ V× ®· cã thµnh tÝch c«ng t¸c trong n¨m ..... §iÒu 2. Nh÷ng ¤ng (Bµ) cã tªn nªu t¹i §iÒu 1 ®­îc h­ëng .... theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh. §iÒu 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. §iÒu 4. Tr­ëng c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã liªn quan vµ ¤ng (Bµ) cã tªn nªu t¹i §iÒu 1 chÞu tr¸ch nhiÖm thi hµnh QuyÕt ®Þnh nµy./. * luukiemthanh@yahoo.com * QUYẾT ĐỊNH: §iÒu 1. Nay tÆng b»ng khen (danh hiÖu ...) cho nh÷ng tËp thÓ vµ c¸ nh©n ®· cã thµnh tÝch xuÊt s¾c trong n¨m ..... (Cã Danh s¸ch kÌm theo). §iÒu 2. Nh÷ng ¤ng (Bµ) cã tªn tại Danh s¸ch nªu trªn ®­îc h­ëng .... theo quy ®Þnh cña ph¸p luËt hiÖn hµnh. §iÒu 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. §iÒu 4. Tr­ëng c¸c ®¬n vÞ trùc thuéc cã liªn quan vµ ¤ng (Bµ) cã tªn nªu t¹i Danh s¸ch kÌm theo t¹i §iÒu 1 chÞu tr¸ch nhiÖm thi hµnh QuyÕt ®Þnh nµy./. * luukiemthanh@yahoo.com * 3. Quy chế Toàn bộ những quy định về nghĩa vụ và quyền hạn của tập thể và cá nhân trong tổ chức. VÒ h×nh thøc: quy chÕ; ®iÒu lÖ; quy ®Þnh; néi quy, ... * luukiemthanh@yahoo.com * Điều lệ Văn bản pháp quy dưới luật được ban hành để làm cơ sở pháp lý thống nhất cho việc điều hành một lĩnh vực công tác nhất định như điều lệ khen thưởng, điều lệ công tác chính trị trong QĐND Việt Nam. Văn bản quy phạm của một cơ quan, đoàn thể, hội, công ty gồm những điều quy định bắt buộc nêu rõ tôn chỉ, mục đích, tổ chức hoạt động, kỷ luật nội bộ của tổ chức đó. Ví dụ: điều lệ của MTTQVN, điều lệ của Hội khoa học Kinh tế Việt Nam, điều lệ công ty. v.v… * luukiemthanh@yahoo.com * Quy chế làm việc Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cá nhân, đơn vị, bộ phận. Quan hệ công tác trong và ngoài cơ quan. Chế độ ban hành, quản lý văn bản. Chế độ công tác. Chế độ hội họp; tiếp khách. Những chế độ khác. * luukiemthanh@yahoo.com * Văn phong quy chế Văn điều khoản Văn phong pháp luật-hành chính * luukiemthanh@yahoo.com * 4. Chỉ thị Văn bản truyền đạt quyết định của chủ thể ban hành tới cơ quan, đơn vị thuộc quyền (có mối quan hệ trực thuộc về tổ chức với chủ thể ban hành) nhằm chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động; để kiện toàn tổ chức, chấn chỉnh công tác. Chỉ thị có thể là văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản cá biệt. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục chỉ thị 1) Phần mở đầu: Quốc hiệu, tiờu ngữ. Tên cơ quan. Số và ký hiệu: Số .../CT-viết tắt CQVí dụ: Số: 18/CT-ĐLVN Địa danh, ngày tháng. Tên loại văn bản: chỉ thị. Trích yếu nội dung. Căn cứ ban hành. Loại hình quyết định: chỉ thị; yêu cầu... * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục chỉ thị 2) Phần khai triển: Nội dung viết bằng văn nghị luận. Cú thể nhận xột về ưu khuyết điểm, thuận lợi, khú khăn, nhận định phỏt triển của tỡnh hỡnh một cỏch khỏi quỏt, cụ đọng, sau đú là mệnh lệnh, chủ trương hoặc giao nhiệm vụ, mục tiờu cần đạt được, cũng cú thể là đụn đốc để tăng nhanh tiến độ thực hiện. Nếu xột thấy cần thiết cũng cú thể đưa ra một số quy định để cấp dưới thi hành cỏc chủ trương chớnh sỏch phỏp luật đú được đỳng hướng và khẩn trương hơn. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục chỉ thị 2) Phần khai triển: Hành văn dứt khoỏt, nhưng khụng cứng nhắc. Từ ngữ dễ hiểu, giọng văn cú tớnh thuyết phục cao, vừa thể hiện tớnh nghiờm tỳc, mệnh lệnh, vừa phỏt huy tớnh tự giỏc thực hiện, tớnh sỏng tạo của cấp dưới. Điều khoản thi hành: cần xỏc định rừ trỏch nhiệm thi hành cho cỏc chủ thể chủ thể chịu trỏch nhiệm chớnh, cỏc tổ chức, cỏ nhõn phối hợp... về chế độ bỏo cỏo thỉnh thị, cụng tỏc sơ kết, tổng kết theo từng giai đoạn. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục chỉ thị 3) Phần kết: Thẩm quyền ký: thủ trưởng ký hoặc phó thủ trưởng ký thay; Con dấu của cơ quan ban hành; Nơi nhận. * luukiemthanh@yahoo.com * * luukiemthanh@yahoo.com * IV. Soạn thảo văn bản HCTT 1. Công văn 2.Thông báo 3. Báo cáo 4. Tờ trình 5. Biên bản 6. Kế hoạch * luukiemthanh@yahoo.com * 1. Công văn Văn bản không có tên loại, dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác, v.v... giữa các chủ thể có thẩm quyền nhằm giải quyết các nhiệm vụ có liên quan. Còn gọi là công thư. * luukiemthanh@yahoo.com * 1. Công văn Có các loại như: hướng dẫn, giải thích, phúc đáp, đôn đốc, giao dịch, đề nghị, đề xuất, thăm hỏi, cảm ơn, chối từ ... Không nhầm lẫn với thông báo, đề án, dự án hoặc tờ trình, v.v... * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục công văn Đặt vấn đề: nêu lý do, cơ sở ban hành. Thông thường được bắt đầu bằng các cụm ngữ sau: "Phúc công văn số ..." "Công ty chúng tôi đã nhận được công văn của quý ... số: ... ngày ... tháng ... năm ... Về vấn đề nêu trên, chúng tôi xin có ý kiến như sau: ...." "Vừa qua nhân dịp kỷ niệm ... ngày thành lập Công ty ... và đón nhận Huân chương ... Công ty chúng tôi đã nhận được nhiều thư, điện chúc mừng và quà tặng của cơ quan, cá nhân gửi tới. " * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục công văn Giải quyết vấn đề: Trình bày yêu cầu giải quyết. Nội dung cần trình bày cụ thể, rõ ràng, đi thẳng vào trọng tâm vấn đề đặt ra (được nêu ở trích yếu, theo hướng viện dẫn, giải quyết và kết luận vấn đề. Cách hành văn cần phù hợp từng loại công thư, song phải luôn bảo đảm tính thuyết phục nhằm làm cho người đọc có thể tin vào những điều công văn đã nêu ra, tạo điều kiện thuận lợi cho nghiên cứu giải quyết. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục công văn Kết luận vấn đề: Viết ngắn gọn, khẳng định thêm những nội dung đã nêu, hoặc làm sáng tỏ thêm, yêu cầu thực hiện, nhấn mạnh trách nhiệm giải quyết. Có thể mang sắc thái biểu cảm, dù thực chất chỉ mang tính hình thức, như: "Rất mong sớm nhận được văn bản của quý cơ quan góp ý kiến cho bản đề án của chúng tôi. Xin chân thành cảm ơn!" "Chúc các đồng chí sớm khắc phục được hậu quả nặng nề của đợt bão lũ vừa qua để dần dần ổn định đời sống nhân dân, tiếp tục phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế-xã hội tỉnh nhà. Xin gửi tới các đồng chí lời chào thân ái!" * luukiemthanh@yahoo.com * 2. Thông báo Thông tin về: Một (một vài) vấn đề trong hoạt động của tổ chức theo quy định của pháp luật; Hoạt động đang thực hiện hoặc dự kiến xẩy ra, thí dụ việc triển khai hoạt động khuyến mại... Kế hoạch mới, đề nghị mới lên cấp trên; Kế hoạch điều động nhân sự, cho nghỉ hưu, v.v... * luukiemthanh@yahoo.com * 2. Thông báo Nội dung thông báo: Đối với thông báo truyền đạt chủ trương, chính sách, quyết định, chỉ thị cần nhắc lại tên văn bản được truyền đạt, tóm tắt nội dung cơ bản của nó và yêu cầu quán triệt, triển khai, thực hiện. * luukiemthanh@yahoo.com * Thông báo kết quả hội nghị, cuộc họp Nêu ngày giờ họp, thành phần tham dự, người chủ trì; tóm tắt nội dung hội nghị, các quyết định, nghị quyết nếu có của hội nghị, cuộc họp đó. . Kết luận của cấp có thẩm quyền: nêu rõ họ tên cấp thẩm quyền, nội dung cuộc họp, thành phần báo cáo viên, kết luận, chỉ rõ trách nhiệm thi hành. * luukiemthanh@yahoo.com * Thông báo nhiệm vụ được giao Nêu rõ, ngắn gọn, đầy đủ nhiệm vụ, những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ, các biện pháp cần áp dụng để triển khai, thực hiện. * luukiemthanh@yahoo.com * Thông báo về hoạt động triển khai Nêu rõ nội dung hoạt động quản lý, lý do tiến hành và thời gian tiến hành hoạt động đó. * luukiemthanh@yahoo.com * Thông báo đặc thù theo quy định pháp luật Thông báo lập chi nhánh Mẫu MTB-1 (Ban hành kèm theo thông tư số 03/2000/TT-BKH ngày 02/3/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư) Thông báo lập văn phòng đại diện Mẫu MTB-2 (Ban hành kèm theo thông tư số 03/2000/TT-BKH ngày 02/3/2000 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư) * luukiemthanh@yahoo.com * 2. Thông báo Kết thúc thông báo: có thể nhắc lại nội dung chính, trọng tâm cần nhấn mạnh, lưu ý người đọc, hoặc một nội dung xã giao, cám ơn nếu xét thấy cần thiết. * luukiemthanh@yahoo.com * Hành văn của thông báo Ngắn gọn, cụ thể, dễ hiểu, đủ lượng thông tin cần thiết. * luukiemthanh@yahoo.com * 3. Báo cáo Văn bản trình bày những kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm giúp cho việc đánh giá tình hình thực tế quản lý, lãnh đạo, là căn cứ để cấp trên ra quyết định quản lý phù hợp. * luukiemthanh@yahoo.com * 3. Báo cáo Nội dung khai triển: Kiểm điểm những việc đã làm, đã hoàn thành, chưa hoàn thành, những ưu khuyết điểm của quá trình thực hiện; đánh giá kết quả, chỉ ra nguyên nhân thành công và thất bại, được viết trung thực, không thêm bớt, không bóp méo hoặc xuyên tạc sự thật, khách quan đánh giá tình hình, có thông tin cụ thể, trọng điểm. * luukiemthanh@yahoo.com * 3. Báo cáo Nội dung mô tả chứ không suy luận (không đưa ra những luận giải mang tính sáng tạo, kiến nghị như tờ trình), mà trình bày đánh giá, nhận định trên kết quả khảo sát. Các vấn đề được mô tả cụ thể, đầy đủ, chính xác và có tính khái quát. Hành văn ngắn gọn, rõ ràng, mạch lạc, không cầu kỳ, khoa trương, sa vào chi tiết rườm rà. Có thể viết theo mẫu quy định * luukiemthanh@yahoo.com * 3. Báo cáo Kết luận: kiến nghị những phương hướng, giải pháp khắc phục tồn tại trong hoạt động tiếp theo, nhận định triển vọng, nêu kiến nghị nếu có. Một báo cáo có chất lượng là phải có đủ hai yếu tố: tường trình vấn đề và kiến nghị về vấn đề. * luukiemthanh@yahoo.com * Các loại báo cáo Báo cáo tháng. Báo cáo 6 tháng đầu năm. Báo cáo năm. Báo cáo quý. Báo cáo tuần. Báo cáo đột xuất. Báo cáo chuyên đề. V.v… * luukiemthanh@yahoo.com * Báo cáo đặc thù theo quy định pháp luật Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi Báo cáo nghiên cứu khả thi Báo cáo đầu tư … * luukiemthanh@yahoo.com * 3. Báo cáo Có thể dùng biểu mẫu, sơ đồ, bản đối chiếu v.v... (biểu đồ) để minh hoạ, nhằm tăng thêm độ tin cậy. Đó là cách trình bày thuận tiện để tổng hợp dữ liệu, đồng thời làm cho báo cáo dễ đọc hơn và đỡ nhàm chán hơn. * luukiemthanh@yahoo.com * Lưu ý sử dụng biểu đồ Trình bày xen kẽ hoặc riêng rẽ với nội dung mô tả. Được trình bày có thể hiểu được ngay và càng ít phải diễn giải bằng lời càng tốt. Kích thước lớn hơn một nửa trang giấy - trình bày riêng một trang. Cần đánh thứ tự: phía trên biểu mẫu; phía dưới hình vẽ. Nếu được trình bày theo chiều ngang - đề tên tại lề phía lề gáy đóng. Những nội dung về thời gian trình bày ở trục ngang. * luukiemthanh@yahoo.com * 4. Tờ trình Văn bản đề xuất với cấp trên phê duyệt một vấn đề mới. Đó có thể là một chủ trương, phương án công tác, chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc đề nghị, bổ sung, bãi bỏ một văn bản, quy định lỗi thời, hoặc là những vấn đề thông thường trong điều hành và quản lý như mở rộng quy mô, thay đổi chức năng hoạt động, xây dựng thêm cơ sở vật chất. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục tờ trình Đặt vấn đề: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt, phân tích những căn cứ thực tế làm nổi bật các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục tờ trình Nội dung tờ trình: tóm tắt đề nghị mới, các phương án khả thi. Viết cụ thể, rõ ràng, thuyết minh rõ nội dung chính có luận cứ, khách quan, không phân tích chung chung, chủ quan, thiên vị. Cần kèm theo tài liệu có thông tin trung thực, độ tin cậy cao. Phân tích phản ứng có thể xảy ra nếu đề nghị được áp dụng; khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện. * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục tờ trình Kết thúc tờ trình: Nêu những kiến nghị cấp trên xem xét chấp thuận đề xuất mới đã nêu để sớm được triển khai thực hiện. Có thể nêu một vài phương án để cấp trên duyệt, nhằm khi cần thiết có thể chuyển đổi phương án. Kiến nghị phải xác đáng. * luukiemthanh@yahoo.com * Lưu ý về tờ trình Có thể đính kèm văn bản để minh hoạ cho các phương án được đề xuất trong tờ trình. Có thể mẫu hoá tờ trình đối với những công việc thông dụng như trình duyệt văn bản; kế hoạch sản xuất-kinh doanh ngắn hạn, v.v... Đối với những công việc hàng ngày, đơn giản thì nên làm phiếu trình. Không dùng tờ trình thay thế cho những văn bản khác như báo cáo, công thư, v.v... * luukiemthanh@yahoo.com * Lưu ý về tờ trình Tất cả các tờ trình ban giám đốc được tập trung qua văn phòng giám đốc (phòng tổng hợp - thư ký; bộ phận tổng hợp) để trình theo khối phụ trách. Nơi đề gửi ghi chung là "Kính gửi: Giám đốc .....” , không ghi trực tiếp tên lãnh đạo. * luukiemthanh@yahoo.com * Lưu ý về tờ trình Thực hiện đúng các quy định hành chính, nội dung trình phải rõ ràng. Trường hợp không đúng các quy định hoặc nội dung không rõ, văn phòng giám đốc sẽ trả lại, đơn vị trình phải chịu trách nhiệm về sự chậm trễ đó. * luukiemthanh@yahoo.com * Lưu ý về tờ trình Lãnh đạo các đơn vị, bộ phận phảI ký trình. Văn phòng giám đốc thực hiện việc tóm tắt nội dung trình, kiến nghị của đơn vị trình vào "Phiếu trình giải quyết công việc" để trình lãnh đạo phê duyệt. Các đơn vị căn cứ ý kiến phê duyệt của lãnh đạo trên phiếu trình giải quyết công việc để thực hiện, lưu bản gốc theo quy định. * luukiemthanh@yahoo.com * Lưu ý về tờ trình Tờ trình là văn bản quan trọng, không thể thiếu của nhiều loại hồ sơ công việc. Tờ trình giải quyết công việc chỉ gửi 1 bản, đến một địa chỉ giải quyết chính; nếu cần gửi đến các địa chỉ có liên quan để biết hoặc phối hợp thì ghi tên các địa chỉ đó ở phần dưới tờ trình (mục nơi nhận). * luukiemthanh@yahoo.com * * luukiemthanh@yahoo.com * Đơn từ Dạng tờ trình được sử dụng rộng rãi để trình bày nguyện vọng, đề xuất, mong muốn, v.v... (như xin cấp phép kinh doanh, hành nghề, khiếu nại, tố cáo, đề đạt với các cấp quản lý giải quyết một vấn đề nào đó có liên quanv.v...) như tờ trình, nhưng được viết bởi cá nhân. * luukiemthanh@yahoo.com * 5. Biên bản Văn bản hành chính ghi chép những sự việc đã hoặc đang xảy ra trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức do những người chứng kiến thực hiện. * luukiemthanh@yahoo.com * Các loại biên bản Biên bản hội nghị. Biên bản sự việc xảy ra. Biên bản bàn giao, nghiệm thu công việc. Các loại biên bản khác. * luukiemthanh@yahoo.com * Biên bản hội nghị Loại văn bản hành chính để ghi chép, phản ánh ý kiến thảo luận, kết luận, quyết định của hội nghị. Là cơ sở ban hành văn bản như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, v.v... Là cơ sở để kiểm tra việc thực hiện các quyết định của hội nghị. Là bộ phận hồ sơ hội nghị. * luukiemthanh@yahoo.com * Biên bản hội nghị Phần dẫn: giới thiệu mục đích họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình nghị sự, chủ toạ, thư ký. Phần nội dung: diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu quyết (nếu có) thông qua các văn kiện, lời kết thúc và bế mạc. Nội dung các phát biểu nếu có văn bản kèm theo thì chỉ ghi tên người trình bày và ghi “xem văn bản kèm theo”; nếu không có văn bản thì ghi tóm tắt nội dung. Phần kết: Các chữ ký, v.v… * luukiemthanh@yahoo.com * Biên bản sự việc xảy ra Ghi lại những việc xảy ra đột xuất, bất thường Trong nhiều trường hợp là bắt buộc theo quy định của phỏp luật * luukiemthanh@yahoo.com * Biên bản bàn giao Chức vụ Hồ sơ Nghiệm thu … * luukiemthanh@yahoo.com * Biên bản khác Biên bản ghi nhớ Biên bản hoà giải Biên bản xử lý (BBXL chỉ cú thể là một trong những bằng cứ quan trọng để ban hành những quyết định tương ứng, khụng nờn (và khụng được) sử dụng biờn bản để thay thế cho những văn bản đưa ra quyết định quản lý) v.v... * luukiemthanh@yahoo.com * Phương pháp ghi BB Đầy đủ Diễn biến chính Kết quả * luukiemthanh@yahoo.com * Cấu trúc Phần dẫn Phần diễn biến Phần kết Điều 18. Biên bản cuộc họp và thông báo kết quả cuộc họp 1. Nội dung diễn biến của cuộc họp phải được ghi thành biên bản. Trong trường hợp cần thiết, thì tổ chức ghi âm, ghi hình cuộc họp. Biên bản cuộc họp phải gồm những nội dung chính sau đây: a) Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại cuộc họp; b) Những vấn đề được trình bày và thảo luận tại cuộc họp; c) Ý kiến phát biểu của những người tham dự cuộc họp; d) Kết luận của chủ toạ cuộc họp và các quyết định được đưa ra tại cuộc họp. (QUYẾT ĐỊNH CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ SỐ 114/2006/QĐ-TTg NGÀY 25-5-2006 BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHẾ ĐỘ HỌP TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC) * luukiemthanh@yahoo.com * Bố cục Biên bản hội nghị Phần dẫn: chủ đề cuộc họp, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự (chủ toạ, thư ký, đại biểu chớnh thức và khụng chớnh thức), chương trình nghị sự. Phần nội dung: diễn văn khai mạc, báo cáo, tham luận, ý kiến thảo luận, biểu quyết (nếu có) thông qua các văn kiện, lời kết thúc và bế mạc. Nội dung các phát biểu nếu có văn bản kèm theo thì chỉ ghi tên người trình bày và ghi “xem văn bản kèm theo”; nếu không có văn bản thì ghi tóm tắt nội dung. Phần kết: thời gian kết thỳc và cỏc chữ ký. mẫu * luukiemthanh@yahoo.com * Cấu trúc Biªn b¶n sự việc xảy ra Ghi thời gian và địa điểm lập BB Thành phần tham dự Diễn biến vụ việc xảy ra Kết luận bước đầu về nguyên nhân xảy ra sự việc, ai là người chịu trách nhiệm chính. * luukiemthanh@yahoo.com * Biên bản họp hội đồng quản trị Quy định của pháp luật * luukiemthanh@yahoo.com * 6. Kế hoạch Văn bản dự kiến về một chuỗi những hoạt động được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. * luukiemthanh@yahoo.com * 6. Kế hoạch Bản hướng dẫn: cho ai đó thực hiện việc gì đó trong một giai đoạn đã định với một nguồn vốn * luukiemthanh@yahoo.com * 6. Kế hoạch Phân bổ thời gian Xem xét các khả năng thành công Lường trước hậu quả có thể Tìm cách ngăn chặn rủi ro hoặc tận dụng cơ may * luukiemthanh@yahoo.com * 6. Kế hoạch Kế hoạch là dự kiến hành động, nhưng không là chính hành động. * luukiemthanh@yahoo.com * 6. Kế hoạch Định hướng để tiến hành công việc nào đó: Những điều cần làm Người thực hiện Thời gian thực hiện * luukiemthanh@yahoo.com * CÔNG CỤ LKH THỜI BIỂU GANTT(Henry Laurence Gantt, 1861-1919) Một chuỗi các biểu đồ dạng thanh ngang trình bày mối liên quan về thời gian giữa các phần việc; thường nêu thời gian, số ngày công, trị giá. * luukiemthanh@yahoo.com * Tháng 12 Tháng 01 Tháng 02 * luukiemthanh@yahoo.com * CÔNG CỤ LKH THỜI BIỂU PERT PROGRAM EVALUATION (AND) REVIEW TECHNIQUEPROJECT EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE(SƠ ĐỒ THEO DÕI ĐÁNH GIÁ ĐỀ ÁN) Trình bày các công việc cần thực hiện và mối liên hệ giữa các công việc: số liệu, thời gian hòan thành, trình tự công việc, thời điểm khởi đầu và kết thúc. * luukiemthanh@yahoo.com * * luukiemthanh@yahoo.com * LỊCH CÔNG TÁC ĐƠN VỊTuần từ … đến …. * luukiemthanh@yahoo.com * LỊCH CÔNG TÁC CÁ NHÂNTuần từ … đến …. * luukiemthanh@yahoo.com * CHƯƠNG TRÌNH HỌPChủ đề:Thời gian:Địa điểm * luukiemthanh@yahoo.com * V. Soạn thảo thư từ giao dịch Thư biên tập kỹ lưỡng nhằm xác định: Mục tiêu rõ hay chưa? Ngôn ngữ sử dụng có lịch thiệp và dễ hiểu hay không? Nội dung có tính lô-gic không? Đã đúng ngữ pháp và chính tả hay chưa? * luukiemthanh@yahoo.com * Để viết dễ hiểu nên: - Dùng câu đơn, tránh câu phức hợp hoặc quá dài, tốt nhất câu không nên quá 20 từ. - Sử dụng từ thông dụng. - Tránh từ trừu tượng, thuật ngữ chuyên ngành sâu; sử dụng thừa từ. - Dùng câu chủ động, hạn chế dùng câu bị động. - Cố gắng viết tương ứng với khả năng nhận thức của người đọc. - Tránh viết sáo mòn, dập khuôn. - Cống gắng thể hiện ý tưởng, tránh giọng răn dạy, giáo huấn. * luukiemthanh@yahoo.com * Thí dụ: “Kính thưa Ông, Tôi hết sức vui mừng khi được biết Ông là Chủ tịch Hội đồng thẩm định những dự án mở rộng sản xuất của các doanh nghiệp thuộc Bộ, trong đó doanh nghiệp của chúng tôi. Cách đây không lâu tôi đã gửi cho một thành viên trong Hội đồng của ông một số kiến nghị hết sức quan trọng và đúng đắn về những văn bản thẩm định của các ông. Đáng tiếc là đến nay chúng tôi vẫn chưa được hồi âm. Là một trong những chuyên gia am hiểu và có nhiều kinh nghiệm, phải nói thật rằng những kết quả thẩm định của các ông còn quá nhiều sai sót nghiêm trọng cần được chỉnh lý kịp thời. Tôi rất mong nhận được sự thông cảm nhạy bén của ông và hy vọng được tham gia vào công việc quan trọng của các ông. Kính thư!” * luukiemthanh@yahoo.com * Thư hỏi thông tin Đi thẳng vào vấn đề; Hỏi cụ thể, tránh hỏi mơ hồ: Các ông có thể nói gì với tôi về mặt hàng mới đó của mình? Giải thích ngắn gọn lý do hỏi. Bỏ những chi tiết lan man. Mỗi câu hỏi đặt trong một đoạn riêng và nên đánh thứ tự. Thể hiện sự mong muốn được hồi âm kịp thời * luukiemthanh@yahoo.com * Thưa Quý Công ty, Vừa qua chúng tôi nhận được catalô quảng cáo sản phẩm máy vi tính thế hệ mới của Quý Công ty, vậy xin vui lòng cho chúng tôi biết một số điều sau đây về máy tính hiệu “Con rồng thế kỷ”: Màn hình có sắc nét và rõ không sau khi sử dụng liên tục trong vòng một vài tháng? Cần lau màn hình như thế nào? Việc sử dụng màn hình trong nhiều giờ liên tục có gây ra hại mắt và nhức đầu không? Mới đây có mấy tờ báo đã cảnh báo về điều này và điều đó thật là phiền phức. Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu nhận được những thông tin giải đáp trong vòng hai tuần, vì việc trang bị máy tính thế hệ mới cho Công ty chúng tôi đã trở nên cấp bách hơn bao giờ hết. Kính thư! * luukiemthanh@yahoo.com * Thư hẹn gặp gỡ: Viết đúng thời gian hẹn, tạo thói quen kiểm tra lịch – không nên dựa hoàn toàn vào trí nhớ, thuyết phục về tính cần thiết của cuộc hẹn. Thứ, ngày tháng Thời gian Địa điểm Mục đích cuộc gặp * luukiemthanh@yahoo.com * Thưa Ông, Tôi muốn giới thiệu với ông về … tại văn phòng của chíng tôi vào ngày thứ … tháng…, lúc 3 giờ chiều. Ông có thể thẩm tra những tính năng ưu việt tân tiến của … như đã mô tả trong catalô màu kèm theo đây. Tôi xin phép được gọi điện thoại cho ông vào tuần tới để được Ông vui lòng cho biết bảo đảm ngày và giờ này thích hợp với thời gian biểu của Ông. Kính thư! * luukiemthanh@yahoo.com * Thư kiến nghị: Trình bày kiến nghị ngắn gọn. Ngay câu đầu tiên đi thẳng vào bản chất vấn đề. Lập luận về tính thiết thực của kiến nghị. Bày tỏ sự tin tưởng và biết ơn về việc người đọc có thể thông cảm, hiểu ra vấn đề và có biện pháp giải quyết thoả đáng. Tránh giọng văn mỉa mai, thô bạo và hằn học. * luukiemthanh@yahoo.com * Th­a «ng, Do rçi r·i c«ng viÖc, qua qu¶ng c¸o cña h·ng «ng trªn truyÒn h×nh h«m thø n¨m võa ræi chóng t«i ®­îc biÕt vÒ nh÷ng s¶n phÈm th«ng giã cña c¸c «ng. Chóng t«i nhËn thÊy r»ng ®ã chÝnh lµ thø mµ chóng t«i ®ang hÕt søc cÇn ®Õn, nhÊt lµ trong ®iÒu kiÖn lµm viÖc hiÖn nay t¹i c«ng ty cña chóng t«i khi cã qu¸ nhiÒu nh©n viªn hót thuèc l¸ trong giê lµm viÖc ngay t¹i v¨n phßng. Tuy nhiªn, chóng t«i rÊt b¨n kho¨n kh«ng biÕt nªn chän nh÷ng mµu g× ®Ó phï hîp víi mµu s¬n mçi phßng lµm viÖc ë ®©y, ®ång thêi còng kh«ng lµm ¶nh h­ëng ®Õn bè côc chung cña néi thÊt vèn cã khi ph¶i ®ôc t­êng ra. Chóng t«i ®ang cã ý ®Þnh chän mµu x¸m, kh«ng biÕt nh­ vËy cã phï hîp hay kh«ng? Sau khi trao ®æi, ®­îc sù ®ång ý cña l·nh ®¹o c«ng ty chóng t«i nhËn thÊy gi¸ c¶ c¸c «ng ®­a ra cã lÏ h¬i cao, liÖu cã thÓ gi¶m bít phÇn tr¨m nµo ®ã hay kh«ng? Hy väng lµ c¸c «ng sÏ cã sù tr¶ lêi sím nÕu ®­îc ®Ó chóng t«i cã thÓ tiÕn hµnh nh÷ng thñ tôc ®Æt hµng. KÝnh th­! Thông tin thừa không cần thiết Dài dòng, kể lể không liên quan đến thực chất vấn đề Đặt vấn đề, song vẫn hơi dài và thiếu những thông tin cụ thể về chủng loại, kích thước, v.v... * luukiemthanh@yahoo.com * Thư khiếu nại - Ngắn gọn, tách đoạn hợp lý. - Trình bày rõ ràng bản chất sự việc, mọi chi tiết liên quan. - Đề xuất những phương án giải quyết hợp lý, hợp tình. - Nêu rõ phương thức liên lạc. - Kiềm chế ngôn từ, thái độ nóng giận, hằn học, đe dọa. - Lưu giữ bản sao. - Gửi kèm theo bản sao những giấy tờ, tài liệu có liên quan. * luukiemthanh@yahoo.com * Địa chỉ người nhận Địa chỉ liên hệ (nếu trùng với địa chỉ trên thì không ghi) Ngày ... tháng ... năm ... Số và ký hiệu (nếu có) Thưa ......... , Ngày ... tháng ... năm ... tôi mua (hoặc: thuê, thuê sửa chữa ... ) chiếc xe máy (hoặc: bất kỳ dịch vụ hay mặt hàng nào đó) số khung, chủng loại tại Cửa hàng đại lý xe Honda số .... (địa chỉ chi tiết), hoá đơn số (và các chi tiết quan trọng khác nếu có). Đáng tiếc, chiếc xe (hoặc dịch vụ hay mặt hàng tương ứng nào đó) có nhiều khiếm khuyết (khuyết tật, v.v...) như sau: .... (nêu rõ nội dung những vấn đề khiếu nại). Để giải quyết vấn đề tôi có mong muốn .... (chỉ rõ phương thức đề xuất như đổi lại; nhận lại tiền; sửa chữa, v.v...). Tôi xin gửi Ông những giấy tờ, tài liệu sau đây làm bằng cứ: 1/.............................. 2/.............................. Tôi rất mong đợi sự hồi đáp của Ông và cảm phiền Ông giải quyết trước ..... (Nêu rõ thời hạn). Tôi thiết nghĩ rằng Ông cũng không thích thú gì khi phải mất thời gian làm việc những cơ quan chức năng bảo vệ quyền lợi của khách hàng. Xin Ông liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ nêu trên hoặc theo số điện thoại sau đây vào giờ hành chính: ........ Xin chân thành cảm ơn. Kính thư! Ghi chú: Sao gửi: (những địa chỉ được sao gửi nếu có) Thông tin về dịch vụ, mặt hàng Vấn đề khiếu nại Đề xuất phương án giải quyết Liệt kê giấy tờ, tài liệu có liên quan Thời hạn giải quyết và biện pháp dự phòng Địa chỉ liên hệ Giữ lại bản sao bức thư, bản chính giấy tờ, tài liệu * luukiemthanh@yahoo.com * Thư cảm ơn Để xây dựng thiện cảm cho doanh nghiệp của mình chúng ta thường viết thư cảm ơn đối tác hay khách hàng nhân dịp đặc biệt nào đó, thí dụ: - Có một khách hàng mới, vừa đặt hàng lần đầu tiên. - Đối tác hay khách hàng vừa đáp ứng một đề nghị, yêu cầu nào đó. - Đối tác hay khách hàng đưa ra một đề nghị, đề xuất có lợi cho doanh nghiệp của bạn. - Khách hàng mua hàng đều đặn và trả tiền đúng hạn, v.v... Thư cảm ơn cần viết ngắn gọn, giọng văn chân thành và hướng khách hàng tới sự tiếp tục hợp tác trong tương lai. Thư cảm ơn không nên dùng hình thức bưu thiếp, mẫu in sẵn, vì như vậy làm cho tính chân thành của thư bị giảm sút đáng kể. * luukiemthanh@yahoo.com * Thưa Quý Ông, Nhân dịp năm mới, Công ty Huy Hoàng chúng tôi xin cảm ơn Ông về sự hợp tác đầy hiệu quả trong thời gian qua. Việc mở rộng kinh doanh của Công ty chúng tôi trong những năm tới rất cần sự nhiệt tình ủng hộ và những hoạt động thiết thực của những khách hàng như Quý Ông. Nguyên tắc bất di bất dịch của chúng tôi là “Phục vụ khách hàng ở mức cao nhất có thể”. Xin chúc Quý Ông một năm mới tràn đầy hạnh phúc và thành đạt. Vì một sự hợp tác bền vững và hiệu quả! Kính thư! * luukiemthanh@yahoo.com * Thưa Ông, Xin chúc mừng Công ty của Ông và bản thân Ông nhân dịp được nhận phần thưởng cao quý của Nhà nước trao tặng - Huân chương Lao động hạng nhất vì đã có những đóng góp to lớn cho sự phồn thịnh của nền kinh tế nước nhà. Những sản phẩm của Quý Công ty đã trở thành niềm vinh dự của nền công nghiệp nước nhà và là đồ vật thân quen của nhiều gia đình chúng ta. Là một trong những khách hàng quen thuộc, một đối tác nhiệt thành của Quý Công ty, chúng tôi luôn luôn coi sự thành công của mình là một hệ quả tất yếu của sự hợp tác với những công ty thành đạt và đáng tin cậy như Quý Công ty. Chúc Quý Công ty và bản thân Ông làm ăn ngày càng thịnh vượng. Kính thư! * luukiemthanh@yahoo.com * Thưa ......... , Một tá cây con khoẻ mạnh mà hôm nay Ông nhận được là hoàn toàn miễn phí. Trong những điều kiện bình thường cây con do Mùa xuân vĩnh cửu có thể vượt qua được mọi thử thách khắc nghiệt mà bất kỳ mọi loại cây kém chất lượng khác sẽ bị héo tàn nhanh chóng. Trong nhiều năm qua cây con của Mùa xuân vĩnh cửu được chuyển tới khách hàng với những điều kiện sinh trưởng tối ưu và tới 99% trường hợp thoả mãn tốt nhất những nhu cầu khắt khe của khách hàng. Nếu không tin Ông hãy thử trồng ngay chúng vào đất ẩm theo đúng những chỉ dẫn kèm theo trong vòng 24 tiếng đồng hồ sau khi nhận được cây. Sự đâm chồi nảy lộc của chúng sẽ là minh chứng tốt nhất và tin rằng sẽ đem lại hương vị thiên nhiên ngọt ngào và nồng ấm cho ngôi nhà của Ông. Từ ngày hôm nay hàng tháng Ông sẽ nhận được với giá khấu trừ cao phân trăm phát hành phí Nguyệt san “Quà tặng thiên nhiên” của chúng tôi , mà trong đó sẽ có nhiều đề xuất bổ ích để làm vườn cây của Ông mãi mãi xanh tươi. Xin chân thành cảm ơn. Kính thư! Khiếu nại được giải quyết ngay Khẳng định sự cố chỉ là hy hữu Nhắc nhở khách hàng đảm bảo kỹ thuật sử dụng dịch vụ Đề xuất khéo về sự hợp tác trong tương lai * luukiemthanh@yahoo.com * * luukiemthanh@yahoo.com * Biên tập * luukiemthanh@yahoo.com * Xin trân trọng cảm ơn! TS. Lưu Kiếm Thanh HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA77-Nguyễn Chí Thanh, Hà NộiCQ: 04.8357083NR: 04.8636227; DĐ: 0913045209E-mail: luukiemthanh@yahoo.com