Kỹ năng quản lý thời gian

ảKỹ năng qu n lý thời gian Bộ môn CNPM Khoa CNTT- ĐHKHTN TPHCM 2012 Nội dung • Nguyên nhân lãng phí thời gian • Thói quen dùng thời gian • Các thế hệ quản lý thời gian • Quản lý thời gian thế hệ 4 Ma trận quản lý thời gian• • Quy trình • Nguyên tắc • Công cụ 2 Thảo luận Th b ó hữ ê hâ à â• eo ạn, c n ng nguy n n n n o g y lãng phí thời gian? à ệ ô ó ế• L m vi c kh ng c k hoạch • … 3 Nguyên nhân lãng phí thời gian 1 Là iệ khô ó kế h h. m v c ng c oạc 2. Mục đích không rõ ràng (?) 3 Q á hiề iê (?). u n u mục t u 4. Lo lắng thái quá 5. Giám sát quá chặt chẽ (?) 4 !!! Lo lắng giống như ngồi xích đu . Ta rất nỗ lực nhưng không đưa ta đến đâu cả. 5 Nguyên nhân lãng phí thời gian 6 Có á hiề iệ iấ tờ. qu n u v c g y 7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo (?) 8 Vò. ng vo 9. Sửa sai 10. Trì hoãn công việc 6 !!! Khô là ũ đượng m c ng c Không làm Không làm không được Làm ngay tức thì 7 Nguyên nhân lãng phí thời gian 11. Mất thời gian chờ đợi 12 á ộ h ô bổ. Dự c c cu c ọp v 13. Nghỉ sớm (?) 14. Tức giận (?) 15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội (?) 8 Thói quen dùng thời gian à ái hí h ớ ái khô hí h• L m c t c trư c, c ng t c sau • Làm cái biết cách làm trước Là ái dễ là t ớ• m c m rư c • Làm cái tốn nhiều thời gian trước Là ái à ồ lự ẵ ó t ướ• m c m ngu n c s n c r c 9 Thói quen dùng thời gian Phản ứng lại yêu cầu của người khác• • Làm việc gấp trước việc quan trọng Chờ đến hạn cuối cùng mới làm• • Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn • Cái gì đến trước làm trước Bạn có thói quen nào? 10 Quản lý thời gian – Thế hệ 1 Cơ ở Nhắ iệ• s : c v c • Khuynh hướng: Dòng chảy Dù ổ liệ kê đầ iệ hà à• ng s tay t u v c ng ng y • Kết quả: hô ê đầ iệ• K ng qu n u v c • Dồn việc sang ngày hôm sau Việc quan trọng là việc trước mắt• 11 Quản lý thời gian – Thế hệ 2 C ở Lậ kế h h• ơ s : p oạc • Khuynh hướng: Trù hoạch tương lai • Công cụ hiện đại hơn • Kết quả: • Không quên đầu việc • Có thời hạn bắt đầu và kết thúc cho mỗi việc Việ t là iệ ằ t lị h t ì h• c quan rọng v c n m rong c r n 12 Quản lý thời gian – Thế hệ 3 Cơ ở Lậ kế h h ư tiê hó• s : p oạc , u n a • Khuynh hướng: Xác định giá trị, ưu tiên Dù ô lậ kế h h• ng c ng cụ p oạc • Kết quả: ộ iê h hời i• Đ ưu t n t eo t g an • Lạm dụng chữ “Khẩn” 13 Nhận xét 3 thế hệ Là đượ hiề iệ hơ ới thời i ít hơ• m c n u v c n v g an n • Việc quan trọng chưa được dành thời gian Thế hệ thứ 4? 14 Quản lý thời gian – Thế hệ 4 h ộ í h ủ k ệHai t u c t n c a sự i n Quan trọng & Khẩn cấp 15 Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp I IIQuan trọng III IV Không quan trọng 16 Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp I - Khủng hoảng - Vấn đề cấp bách II - Việc chiến lược - Xây dựng quan hệ Quan trọng - Dự án đến hạn - Công việc tồn đọng - Tìm kiếm cơ hội - Lập kế hoạch III IV Không - Việc đột xuất - Email - Họp hành - Vấn đề cấp bách - Việc vô bổ - Điện thoại - Tán gẫu - Hoạt động “giải trí” quan trọng 17 Ma trận quản lý thời gian Khẩn cấp Không khẩn cấp I IIQuan trọng Làm ngay Làm sau, nhưng kiên quyết III Giao cho IV Chỉ làm nếu Không quan trọng người khác có thời gian 18 Quy trình quản lý thời gian Đặt mục tiêu Lên lịch làm việc Lập kế h hoạc Tạo danh sáchXếp độưu tiên công việc Giám sátĐánh giá 19 Quy trình quản lý thời gian • Giám sát - Timelog Hoạt động Giá trị Áp lực Có trong Gián đoạn lịch 7h Æ 7h30 Đọc sách Cao Không Có Điện th ioạ 7h30 Æ 8g … 20 Quy trình quản lý thời gian Đá h iá• n g • Khắc phục thói quen không tốt • Điều chỉnh lịch biểu Tí h lũ ki h hiệ ề lậ lị h• c y n ng m v p c 21 Quy trình quản lý thời gian • Đánh giá – Phân tích timelog Thường Dùng Bao nhiêu hoạt động ó iá ị gián đoạn? Nguyên nhân gián Áp lực? Thực hiện lịch biểu như thế thời gian vào việc gì? c g tr cao? Giá trị thấp? đoạn thường gặp? Lịch căng? nào? Việc đột xuất? Hoạt Giá trị Áp lực Có trong Gián động lịch đoạn 7-7h30 22 Nguyên tắc quản lý thời gian Liệt kê ô iệ ầ thự hiệ t à• c ng v c c n c n rong ng y • Đặt độ ưu tiên N ă ắ• g n n p • Làm nhiều việc không quan trọng một lúc (?) • Có các việc nhẹ nhàng xen kẽ (?) • Chia nhỏ các công việc lớn 23 Nguyên tắc quản lý thời gian • Xác định 20% việc quan trọng • Dành thời gian tốt cho việc quan trọng • Dành một thời gian không bị quấy rầy • Không trì hoãn Đặt ra hạn cuối cùng• • Luôn để ý thời gian Làm gì đó lúc chờ đợi• 24 Quản lý thời gian – Thế hệ 4 • Việc quan trọng nhất ở vị trí số một (vùng II) • Việc quan trọng nhất phải được hoàn thành tốt nhất • Lập ưu tiên cho các việc trong lịch • Lập lịch cho các việc ưu tiên 25 Công cụ quản lý thời gian • Công cụ hiện đại • Điện thoại di động • Các phần mềm quản lý thời gian • Mozilla Sunbird 0.3a2 A ti d kt l d• c ve es op ca en ar • Sticky Note • Google calendar • Microsoft Outlook Express 26 Công cụ quản lý thời gian • Công cụ đơn giản: bút và sổ • Cách ghi sổ • Viết ra mọi mục tiêu cần đạt • Liệt kê tất cả việc cần làm • Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên • Chia sổ làm 2 phần • Việc cần làm phía bên phải Thời gian cho mỗi việc phía bên trái• • Gạch đi những việc hoàn tất 27 Công cụ quản lý thời gian Hã hĩ đế iệ hiệ t i• y ng n v c n ạ • Mẫu bút chì hơn trí nhớ tốt (?) 28 Kết luận Ai ũ ó ù tài ả 1440 hút / à• c ng c c ng s n: p ng y • Cách sử dụng tài sản đó làm nên sự khác biệt iữ ười ià à kẻ hè ười thà h ôg a ng g u v ng o, ng n c ng và kẻ thất bại Kỷ l ật là tự d (!)• u o • Hãy tôn trọng thời gian của người khác 29 Chia sẻ • Thói quen sử dụng thời gian • Thời điểm làm việc tốt nhất trong ngày? • Bạn dành bao nhiêu thời gian cho những hoạt động? CÂN NHẮC 30 Chia sẻ • Thói quen sử dụng thời gian B dà h b hiê thời i h hữ h t độ ?• ạn n ao n u g an c o n ng oạ ng NÊN 31 Nguồn tham khảo • Tâm Việt • Ebook: Life Skills - Time Management - Academic Development.pdf • Success Secret: Better Time Management - Jan Yager, PhD reprinted from Bottom Line/Business January 1 2001 , , • Mcgraw-Hil - Time Management Ebook-Ddu.pdf 32