Kỹ năng điều hành quản lý tập thể

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH QUẢN LÝ TẬP THỂ Trình bày: ThS. Trịnh Phước Nguyên - Bí thư Đoàn Trường ĐT: 0979.503.496; Email: tpnguyen@agu.edu.vn Vị trí vai trò của lãnh đạo tập thể lớp học, chi đoàn Lãnh đạo Chi đoàn, lớp là cánh tay nối dài của Khoa, Đoàn trường Là người bạn của các bạn đoàn viên, sinh viên đề đạt các nguyện vọng, kiến nghị đối với nhà trường. Như vậy, việc điều phối, hỗ trợ hài hòa các mối quan hệ giữa trường, lớp và các thành viên đòi hỏi người cán bộ đoàn phải có bản lĩnh. Sự cần thiết của tư duy lãnh đạo điều hành Có đường lối đúng đắn. Tầm nhìn chiến lược Sự tin cậy , sự bình dị, sự bình tĩnh, rõ ràng và tự chủ Thực hiện công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Có cái tâm của người làm công tác phong trào Lãnh đạo của 1 lớp học Biết cách tổ chức lớp Tổ chức hội họp Có kỹ năng trình bày Có kỹ năng làm việc nhóm Có sự tin cậy Khả năng nắm bắt và truyền đạt thông tin Hòa đồng Các công việc hàng ngày của lãnh đạo lớp Tổ chức triển khai các hoạt động của cấp trên, xây dựng kế hoạch hoạt động của lớp Thực hiện các hoạt động Theo dõi,quản lý các thành viên Báo cáo tình hình của lớp Theo dõi thu chi tài chính Minh bạch trong tất cả hoạt động Các bước thiết lập các quy định của lớp có sự tham gia Tham khảo nội quy của trường, của khoa Họp ban cán sự lớp, thống nhất các nội dung, bầu thư ký cuộc họp. Đưa ra những tiêu chí tại cuộc họp lớp Hỏi các thành viên xem có nhất trí không Ghi vào biên bản hoặc nghị quyết của lớp Theo dõi và thực hiện. Danh sách thông tin thành viên trong lớp Cần càng nhiều thông tin càng tốt Chia ra 2 phần: TT cá nhân, TT gia đình Cần phải có: Tên, địa chỉ gửi thư, ĐT, email (của cá nhân và gia đình) Sổ tay ghi chép Nhật ký làm việc Để theo dõi được công việc hàng ngày. Có sự kế thừa nếu thay đổi nhân sự. Chứng minh được các công việc đã làm trong quá khứ. Khai thác và sử dụng Internet trong quản lý điều hành Truyền thông tin nhanh có hiệu quả Có thể lập email chung của lớp hoặc thu thập email của tất cả các thành viên. Thiết lập nhóm trên facebook, đăng thông tin trên facebook. Những điều cần biết khi viết 1 lá thư điện tử Ghi đầy đủ các thông tin Không được viết tắt Không được viết hoa hoặc không viết hoa tùy tiện Chữ in hoa chỉ dành cho những thông tin nóng, nhấn mạnh Một dòng không nên viết quá dài Nhớ ký tên mình khi viết thư Lập thư điện tử ntn? Chữ viết thường Phải có tên mình, sau đó mới ghi các TT khác (VD: nguyentrinhphuoc@gmail.com) Password dễ nhớ Tránh: Lấy một địa chỉ thư mơ hồ, gây sốc, thiếu thiện cảm. Lập email nặc danh để thực hiện hành vi thiếu lành mạnh Dùng lời lẽ thô tục trên diễn đàn, facebook, adua sự việc. Ví dụ về thư điện tử Chào các bạn lớp DH14PN! Tôi là ……, lớp trưởng lớp DH14PN. Ngày 14/12/2014, đúng 15h30, mời các bạn đến Hội trường 600 để nghe thông tin về đăng ký học phần. Vậy tôi xin thông báo để các bạn được rõ. Nhất thiết không được vắng mặt. Thay mặt lớp DH14PN Lớp trưởng: ……. ĐT: Những kiểu quản lý không hiệu quả Người quản lý độc tài Người quản lý lười biếng Người quản lý lạm dụng quyền lực Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp 1.1 Chuẩn bị cho cuộc họp Xác định sự cần thiết phải tổ chức cuộc họp Xác định rõ mục tiêu cuộc họp Xác định nội dung cuộc họp Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp Xác định thời gian, địa điểm Thành phần Phân công viết biên bản, hậu cần Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 2. Bắt đầu cuộc họp Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu Thông báo chương trình, mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp. Làm rõ những cách thức tham gia thảo luận trong cuộc họp, kêu gọi mọi người tham gia ý kiến. Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 3. Dẫn dắt cuộc họp Trình bày nội dung các báo cáo Đề xuất các vấn đề cần thảo luận, xin ý kiến Duy trì, cổ vũ sự tham gia ý kiến của các thành phần dự họp Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên rối rắm. Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 4. Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch. Lưu ý đối với những người nói nhiều, nói ít Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 5. Kết thúc Tổng hợp các ý kiến tham gia Lựa chọn, biểu quyết các vấn đề còn có ý kiến khác nhau Vạch lộ trình tổ chức thực hiện Mẹo sử dụng những khuyến khích không dùng tiền hoặc ít tiền Khen ngợi; nhận xét tích cực về công việc; mỉm cư­ời; cảm ơn Mời đi ăn; Mời uống trà hoặc cà phê; Gửi thiệp chúc mừng; tặng phần thưởng; tặng một huy hiệu/ cài áo/ cà vạt; tặng sách; Tặng vé xem phim/kịch Xin lời khuyên; ghi nhận tr­ước đông đảo thành viên Trao công việc với trách nhiệm cao hơn; đ­ược trình bày báo cáo điển hình Nguyên tắc về sự kết nối * Các kỹ năng khi làm chủ tọa Nắm rõ nội dung cần giải quyết của buổi họp Biết điều khiển mọi thành viên thảo luận theo từng chủ đề, theo thời gian cho phép nhất định Duy trì thảo luận, có trọng tâm Giúp nhóm ra các quyết định * Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt) Có kỹ năng quan sát mọi người xung quanh về các hành vi phản ứng của họ Khuyến khích mọi người tham gia thảo luận Tóm tắt được các ý kiến vừa được thống nhất từ các thành viên Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt) Phải khuyến khích mọi người cùng tham gia họp Năng khiếu nhất định khuyến khích sự tham gia đóng góp ý kiến Đưa ra các kỹ thuật giúp nhóm đi đến quyết định chung mang tính khoa học Điều hành buổi họp nhóm Một số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn 1. Bắt tay: khi gặp mặt và chia tay Người chìa tay ra trước: phụ nữ, người lớn tuổi, người có chức vụ cao, chủ nhà Cần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hững hờ, lắc quá mạnh, giữ quá lâu Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ Giới thiệu: trẻ với già, địa vị xã hội thấp với người cao hơn, nam với nữ, khách với chủ… Một số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn 2. Ứng xử với phụ nữ: Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ Lối đi hẹp nhường phụ nữ đi trước Chỗ khó đi phải đi trước mở đường Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ khó Lên cầu thang, phụ nữ đi trước; xuống cầu thang, phụ nữ đi sau Kéo ghế mời phụ nữ ngồi Không chạm vào phụ nữ khi chưa được phép Một số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn 3. Điện thoại Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi? Người nhận thể hiện sự sẵn sang nghe Hãy mĩn cười khi nói chuyện điện thoại Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ rằng mình vẫn đang cầm máy, có thể yêu cầu xem mình có thể gọi lại cho họ được không? Sẵn sàn ghi chép khi điện thoại Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện Mối quan hệ của sinh viên Giảng viên Bạn học Sinh viên Bạn chơi Nhà trọ -KTX Người yêu Các QH XH khác Ứng xử thế nào với các mối quan hệ đó Xác định vị trí, vai trò của mình trong XH. Phải có lập trường tư tưởng đúng đắn Bình tĩnh trước mọi tình huống Luôn luôn làm những công việc minh bạch, rõ ràng, tạo niềm tin cho mọi người Tìm hiểu tâm lý, tính cách của người giao tiếp Không bị lôi kéo. Biết chịu áp lực  Các yếu tố tác động đến quá trình giao tiếp Yếu tố tâm lý Động cơ hành vi cá nhân Cảm xúc tình cảm Tính cách Khí chất Quy luật lây lan tâm lý Tháp nhu cầu MASLOW Yếu tố xã hội Biết mình là ai? Làm thế nào để sống hài hòa với những người xung quanh? Mối quan hệ Thái độ - Hành vi Thái độ TA Thái độ NK Hành vi TA Hành vi NK Thích Ghét Kỹ năng lắng nghe “Nói là bạc,im lặng là vàng,lắng nghe là kim cương” Thế nào là người biết lắng nghe Sử dụng giao tiếp bằng mắt hợp lý Chú ý biểu hiện bằng lời và không bằng lời của người nói Kiên nhẫn không ngắt lời người nói Đặt câu hỏi với giọng thích hợp Tóm lượt nội dung nghe Cung cấp thông tin phản hồi Sự đồng cảm Thể hiện sự tôn trọng Người không biết lắng nghe Ngắt lời người nói Không giao tiếp bằng mắt Không chú ý đến người nói Không hoặc ít thông tin phản hồi Luôn thay đổi đề tài Luôn phê bình Nói quá nhiều Bận tâm vào việc riêng Đưa ra lời khuyên không được mong đợi Kỹ năng nói Khi ta nói: ta là chủ của lời nói Khi ta nói rồi: Lời nói là chủ của ta!!! Giao tiếp với người khó tính Đặc điểm của người khó tính Hay chỉ trích, phàn nàn Hay cằn nhằn, không biết người nghe có phản ứng gì không Muốn giải quyết vấn đề một cách hoàn hảo, hợp lý Tự coi mình là quan trọng, hay đòi hỏi Thường tỏ ra không hài lòng Giao tiếp với người khó tính Giữ thái độ bình tĩnh, biết chịu đựng và kiềm chế cảm xúc Cho họ biết ta đang lắng nghe và cố giải quyết vấn đề Đồng ý quan điểm của họ là hợp lý nhưng cũng trình bày quan điểm của mình Theo dõi và giải quyết chu đáo vấn đề của họ Cam kết và biết giữ lời hứa Kiên nhẫn, sẵn sang giúp đỡ họ, tạo niềm tin Đặc điểm của người nóng tính Tốc độ nói rất nhanh, thường gằn giọng Lớn tiếng và có thể không kìm chế được bản thân Không cả nể Nói liên tục không để người khác đáp lại Giao tiếp với người nóng tính Luôn giữ thái độ bình tĩnh và kiên nhẫn Để cho họ giải bày hết sự tức giận của họ Khéo léo hạ giọng và thể hiện sự đồng cảm Đừng đổ lỗi cho người khác, sẵn sang xin lỗi họ Đừng cảm thấy xúc phạm vì sự thô lỗ của họ Cam kết thực hiện đúng những gì hứa với họ Đặc điểm của người hay lý sự Điềm đạm, có nội tâm Muốn sắp xếp mọi việc một cách chu đáo Không thẳng thắn hay quả quyết Rất kiên nhẫn Giao tiếp với người hay lý sự Tính chính xác Không vội vã Nên cho họ thời gian để họ quyết định Trình bày phải xúc tích, khoa học Trả lời câu hỏi có dẫn chứng cụ thể Hãy biết lắng nghe nhu cầu của họ Đặc điểm của người quyết đoán Thích hành động cụ thể Thẳng thắn và đi thẳng đến vấn đề mà họ quan tâm Muốn làm sáng tỏ vấn đề họ quan tâm Thiếu kiên nhẫn Tốc độ nói hơi nhanh Quyết định rất nhanh Chỉ quan tâm đến kết quả Giao tiếp với người quyết đoán Nên nhớ họ chỉ quan tâm đến kết quả Tăng tốc độ nói chuyện Đừng hiểu nhầm tính quyết đoán với sự giận dữ Đi thẳng vào vấn đề Đừng cảm thấy xúc phạm Đặc điểm của người ba hoa, dông dài Nhàn rỗi, nhiều chuyện Nhiệt tình, sôi nỗi vượt quá giới hạn Không đi vào trọng tâm Ít tự ái Giao tiếp với người ba hoa, dong dài Không dễ dãi Hướng họ đi vào trọng tâm Tiết kiệm thời gian Nên kết thúc cuộc nói chuyện càng sớm càng tốt Nhận định, đánh giá người khác qua giao tiếp Cần tế nhị, tinh tế, không nên quá vội vàng Tình huống giao tiếp ->nhìn->khám phá -> đánh giá Xem xét kỹ hoàn cảnh, môi trường Đánh giá con người phải qua một quá trình giao tiếp Cần khách quan và luôn nhớ rằng không ai hoàn thiện Biểu hiện của người nói dối Che miệng (bằng cả bàn tay hoặc ngón cái, giả vờ ho) Sờ mũi Dụi mắt Gãi cổ Đỏ mặt hoặc căng thẳng trên cơ mặt Nháy mắt nhiều lần khi nói Một số lưu ý khi thuyết trình Chuẩn bị bài thuyết trình kỹ càng tại nhà Tập thuyết trình một mình Chuẩn bị trang phục, tác phong Chọn vị trí đứng hợp lý Ngôn ngữ lời nói Ngôn ngữ cử chỉ Nghe và trả lời câu hỏi rõ ràng  Những lưu ý cần tránh khi thuyết trình Ăn mặc lôi thôi hoặc không phù hợp với đối tượng nghe Nói quá to hoặc quá nhỏ. Tay chân khua múa lung tung. Mắt không nhìn vào người nghe. Quá nhiều hư từ ê a. Run, thiếu tự tin. Đặt những câu hỏi bâng quơ.  Thứ tự của phần trình bày Trước tiên tôi xin trình bày vấn đề A. Trong phần này có 1-2-3 Tiếp theo tôi xin trình bày vấn đề B… Và cuối cùng là vấn đề C… Trên đây, tôi vừa trình bày Kỹ năng tìm kiếm tài liệu. Cám ơn các bạn đã chú ý lắng nghe. Bây giờ xin các bạn đặt câu hỏi. Kết thúc Ngôn ngữ cơ thể * Nụ cười Ngôn ngữ cơ thể Nụ cười Bề ngoài Ngôn ngữ cơ thể Nụ cười Bề ngoài Ngôn ngữ cơ thể Nụ cười - Nhấn giọng - Nhịp điệu (Tốc độ lời nói của bạn) - Âm vực - Âm lượng - Ngắt giọng Bề ngoài Ngôn ngữ cơ thể * Nụ cười Nhìn thẳng Nhìn theo hình vòng tròn Nhìn điểm Nhìn lướt Bề ngoài Ngôn ngữ cơ thể * Nụ cười www.google.com.vn/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CB8QFjAA&url= Bề ngoài Ngôn ngữ cơ thể Nụ cười Bề ngoài Ngôn ngữ cơ thể * Nụ cười Đứng yên như tượng Di chuyển quá nhiều Di chuyển với mức độ vừa phải Bề ngoài Một số phương pháp giải quyết mâu thuẫn Tìm hiểu nguyên nhân sự việc Dựa vào cảm nhận về tính cách, tâm lý của mọi người Phân tích kỹ tình huống, nghe 2 tai. Giải quyết trên tinh thần hợp tác và thương lượng Không tư thù cá nhân Bình thường hóa mọi vấn đề. Làm thế nào để lãnh đạo có hiệu quả? Có mục tiêu, kế hoạch, phương hướng rõ ràng Biết cách tổ chức và giao việc Quản lý, theo dõi, báo cáo Động viên kịp thời Phê bình khéo léo Biết lắng nghe. Khả năng quyết đoán, giải quyết vấn đề. Chia sẻ Khó khăn của bạn là gì? Câu chuyện về công việc của bạn. Các tình huống đã gặp và biện pháp giải quyết.  Cảm ơn sự theo dõi của các bạn!